政府办公室事务管理PPT课件

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第四单元 商务活动安排
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一、 开放参观与签约仪式 （一）开放参观活动：
开放参观活动就是企业主动地开放一些项目供外部人员 参观，从而达到宣传、沟通等作用。 1. 开放参观活动的主要项目 2. 开放参观活动的群体 3. 开放参观活动的作用 4. 开放参观活动的操作流程 5. 办公室接待人员在开放参观活动中的职责
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2. 编制领导活动日程表的程序： ⑴ 接受任务； ⑵ 制订方案； ⑶ 方案审批； ⑷ 实施准备； ⑸ 检查落实； ⑹ 组织实施； ⑺ 后续工作。
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（三）编制领导活动日程表的方法 1. 领导活动日程表的类型： 领导的活动安排按时间可分为长期（一年或半年）、中 期（季度或一月）、短期（一周或一天）。 2.领导活动日程表的编制方法： ⑴ 年度日程安排表； ⑵ 月日程安排表； ⑶ 周日程安排表； ⑷ 每日日程安排表。
1. 庆典活动的类型 2. 庆典活动的准备工作 ⑴ 确定庆典出席人员的名单 ⑵ 安排来宾的接待工作 ⑶ 布置举行庆祝仪式的现场 ⑷ 节庆活动的具体程序
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（二）剪彩仪式： 剪彩仪式是指有关单位为了配合组织的一些庆
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二、办公室成本管理与控制 （一）办公设备的申购、使用、管理 （二）利用网络办公
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三、办公室电话事务 电话是现代社会中不可缺少的通讯工具。办公
室人员经常需要与组织内外的相关人员接洽应对。 如果电话处理不好，会给人留下不好的印象，从 而影响组织的整体形象。 （一）电话与传真： 1.电话接打原则：正确、有效、简洁、礼貌。
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第二单元 办公室日常事务管理
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一、值班事务管理 （一）值班工作的含义与任务
1. 值班工作的含义 2. 值班工作的任务：
⑴ 及时传递信息； ⑵ 做好接待工作； ⑶ 承办临时事项； ⑷ 掌握领导的外出活动情况； ⑸ 处理突发事件； ⑹ 确保组织的安全； ⑺ 编写值班材料等。
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（二） 值班工作的具体内容与做法 1. 建立健全值班工作制度 2. 制作好值班安排表 3. 做好值班内容的记录 4. 突发事件处理
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四、接待规格与接待计划
（一）接待规格的种类及确定
1. 接待规格的种类 2. 接待规格的确定 （二）制定接待计划 1. 接待方针 2. 接待规格 3. 接待日程安排 4. 接待形式 5. 接待经费开支
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（三）具体准备接待工作 1. 了解来宾基本情况 2. 拟订接待初步意见 3. 确定陪同人员名单 4. 印发活动日程表 5. 安排好接站及返程票的预订、预购 6. 安排好来宾住宿 7. 安排领导拜访来宾 8. 安排好餐饮及宴请 9. 安排好工作用车
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10. 安排好会谈、参观等事宜 11. 安排观光旅游及文化娱乐活动 12. 安排新闻报道工作 13. 互赠纪念品或合影留念 14. 及时做好接待经费结算 15. 安排好送行事宜 16. 做好总结工作
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五、涉外接待基本规范 （一）国际交往中主要的礼仪原则
1. 信守时间 2. 女士优先 3. 不得纠正 4. 维护个人隐私 5. 以右为尊 （二）接待外宾的工作程序 （三）接待外宾的礼节
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（二）签约仪式： 在商务活动中，通过洽谈产生的正式文件一
般都需要举行签字仪式，这些文件经正式签署 后方能生效。
签字仪式是表明会谈各方对文件约束力的认 可；
体现各方对会谈成果的重视； 签字仪式还具有见证和宣传的作用。
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1. 签字仪式的准备工作 2. 签字仪式的正式程序
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二、庆典活动与剪彩仪式 （一）庆典活动
第三讲 办公室事务管理 第一单元 时间管理和做好 领导工作日程安排
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一、时间管理 1. 时间管理的基本准则 ⑴ 明确目标 ⑵ 有计划、有组织地进行工作 ⑶ 分清工作的轻重缓急 ⑷ 合理地分配时间 ⑸ 与别人的时间取得协作 ⑹ 制定规则，遵守规则
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2. 时间管理上存在的问题 ⑴ 缺少工作计划 ⑵ 组织工作不当 ⑶ 时间控制不够 ⑷ 整理整改不足 ⑸ 进取意识不强等
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六、信访接待工作 信访工作是群众以写信、电子邮件、传真、来电
来访等形式向领导机关或社会组织反映情况、提出 建议、意见或者投诉请求的一种社会活动。
信访工作是指处理人民群众来信来访的工作，既 是领导工作的一部分，也是办公室的经常性业务工 作。
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（一）做好信访工作的意义 （二）信访工作的原则 （三）信访工作的特点 （四）受理来信的程序与要求
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一、 接待工作概述 （一）接待工作的含义 （二）接待工作的原则
1. 热情周到 2. 礼仪大方 3. 俭省节约 4. 安全保密
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二、接待的准备工作 （一）做好接待工作的环境准备 （二）做好接待工作的物质准备： （三）接待心理准备
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三、接待工作的基本程序 （一）亲切迎客 （二）热情待客
1. 引导；2. 引座； 3. 介绍； 4. 送茶。 （三）礼貌送客
（二）印章的管理与使用 1. 印章的保管 2. 印章的使用：
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（三）介绍信（或证明信）的管理和使用： 介绍信（或证明信）是组织因对外联系工作、商
洽事务而由派出人员所持有的凭证性信函。 出具介绍信，就意味着要对被介绍人的行为负责。 1. 介绍信的保管 2. 介绍信的使用
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第三单元 办公室的接待工作
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2. 拨打电话的要点 3. 接听电话的要点 4. 电话的后续处理：
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四、印信与保密工作 “印”即印章，“信”即介绍信（证明信）。 印信工作即是印章及介绍信（证明信）的制发、
保管和使用工作。 印章和介绍信（证明信）是各级各类组织对外
联系的标志和行使用权职权的凭证。
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（一）印章的刻制与启用管理： 1. 印章的刻制 2. 印章的启用
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3. 时间管理的方法和技巧 ⑴ 必须有计划地使用时间 ⑵ 合理使用零碎时间的方法 ⑶ 时间管理的其它方法与技巧
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二、领导活动日程安排 （一）领导活动日程安排的范围和意义
1. 领导活动的范围 2. 领导日程活动安排的意义
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（二）编制领导活动日程表的原则和程序 1.编制领导日程表的原则： ⑴ 注重实效，不搞形式主义； ⑵ 注意张弛有度，劳逸结合； ⑶ 要留有充分的机动时间； ⑷ 要充分尊重领导本人的意见； ⑸ 要注意保守机密。