公文管理基础知识ppt

公文起草
一戒照抄照转。有些单位贯彻上级的文 件，不是从本地、本部门实际出发，而 是不管效果，照抄照转。 二戒师出无名。提出一个观点或提出一 项政策，应当“师出有名”，有根有据。 三戒无的放矢。公文为解决问题而制发， 必须讲求针对性。否则，不会有任何实 际作用。
公文起草
四戒朝令夕改。按照马克思主义的观点， 任何事物都不是一成不变的。政策也是 这样，它也要随着时间、地点、条件的 变化而发展变化。但政策又具有相对的 稳定性和一定的连续性，而且这种稳定 性和连续性直接关系全局的稳定、事业 的发展。
公文的种类
4、从文件的制发机关及其性质划分 三类：法规文件、行政文件、党的文件 5、从文件的阅读范围和机密程度划分 三类：公布文件、机密文件、内部文件
公文基础知识
（五）公文的格式 公文的格式，是指公文的各组成部分在 文面上所占的位置，相互的关系及排列 的规定。包括用纸规格、印刷格式、书 面格式等。 书面格式，主要包括：文件头部分、正 文部分和文件尾部分。
公文的种类
公文主要有14种:决议、决定、指示、意 见、通知、通报、公报、报告、请示、 批复、条例、规定、函、会议纪要 “决议”文种适用于用于经会议讨论通 过的重要决策事项 “决定”文种适用于用于对重要事项作 出决策和安排。
公文的种类
“指示”用于对下级机关布置工作，提出开展工 作的原则和要求。 “意见”文种的适用范围是用于对重要问题提 出见解和处理办法。 周知的事“通知”用于发布党的法规、任免干 部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不 相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发 布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者 项。
公文起草
五戒用语失准。用语必须准确，这是起 草公文的基本要求。衡量公文用语是否 准确，主要看概念是不是明确，判断、 推理对不对 。 六戒篇幅过长。篇幅过长是目前许多地 方和部门文件的一个通病。
公文起草
七戒无物无序。与此相对的是有物有序。 有物有序是古人写文章所遵循的两条基 本要求。“有物”就是要有内容，“有 序”就是要有条理。现在一些公文这两 方面都有缺陷。
分
公文的格式
2、正文部分 撰写公文标题要注意的几个问题 （1）标题应准确、扼要、明快地揭示出全文核心内容和 主要目的。 （2）要避免转发文件时文称重叠的现象。转发的公文， 在被转发的文件标题前加上“转发”二字即可，不必再加 上“通知”文称，尽量避免“通知的通知”这类现象。 （3）标题排列组合要美观、匀称。尽量照顾阅读时醒目， 排列整齐美观。字体宜稍大些。排列格式有七种： 两行等长、上短下长、上长下短、倒梯形、上下短中间长、 上下长中间短、正梯形
公文的种类
“通报”用于表彰先进、批评错误、传达 重要精神、交流重要情况。 “公报”用于公开发布重要决定或者重 大事件。 “报告”用于向上极机关汇报工作、反 映情况、提出建议，答复上公文的种类
“批复”用于答复下级机关的请示 “条例”用于党的中心组织制定规范党 组织的工作、活动和党员行为的规章制 度。 “规定”用于对特定范围内的工作和事 务制定具有约束力的行为规范
目
录
二、公文起草、校核、签发
公文起草、校核、签发
（一) 公文起草 （二）公文校核的内容 （三）公文签发流程
公文起草、校核、签发
（一) 公文起草 1、基本要求 1）准确、实际 2）生动、及时 3）简练、明确 4）符合规定体式
公文起草
2、公文起草七戒 公文是传达政令的工具。公文质量的高 低，关键看其内容是否具有科学性。 《史记 楚元王世家》中有这样一句话： “安危在出令”。意思是说，安全和危 险在于发布什么法令。可见，科学设计 文件内容是何等重要。那么，起草文件 应该注意哪些问题呢?归纳了“七戒” 。
公文的格式
1、文件头部分 位于公文首页上端，一般约占16开公文 用纸的三分之一面积，印有发文机关名 称、发文字号、秘密等级、紧急程度、 印数编号和上行文签发人等。
公文的格式
2、正文部分 1）标题 标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文 事由和文件种类三部分组成。如《1+2联合不动产集团关 于召开职业顾问峰会的指示》。从语法结构上看，公文标 题是一个以文种为中心词，以发文机关名称和发文事由为 限制成分的较为复杂的编正词组，其中事由部分一般是由 介词“关于”组成的介词结构。标题中不使用逗号，标题 的最后也不加句号，仅在并例的词或词组中间加顿号或书 名号。 另外按惯例，有些文种的标题结构只有两部分或一部
公文的种类
“函”用于机关之间商洽工作、询问和答 复问题，向无隶属关系的有关主管部门 请求批准等 “会议纪要”用于记载会议主要精神和 议定事项
公文的种类
3、从文件的来源划分 两大类：一类是由外机关发送到本机关 的文件，叫收文。另一类是由本机关制 成的文件，叫发文。（包括内部使用的 文件，如工作计划、总结、规章制度等）
公文的格式
2、正文部分 4）公文签发机关 即公文成文机关名称。落款时要写机关全称， 不得滥用简称。如“河北联合不动产经纪有限 公司”不能写成“河联经纪公司”。几个机关 联合发文，主办机关在先，其它机关按公文内 容涉及面大小依次排列。如党政机关联合发文， 党的机关在先。有固定文件版头的情况下，正 文之末可不写签发机关名称，直接落发文日期 盖章即可。
公文校核的内容
（二）公文校核的内容 公文校核的基本任务是协助机关领导人 保证公文的质量。 （1）报批程序是否符合规定； （2）是否确需行文；
公文校核的内容
（二）公文校核的内容 （3）内容是否符合党的路线、方针、政 策和国家的法律、法规及上级机关的批 示精神，是否完整、准确地体现发文机 关的意图，并同现行有关公文相衔接； （4）涉及有关部门业务的事项是否经过 协调并取得一致意见；
公文的格式
3、文件尾部分 文件尾部分在公文末页下部，用间隔横 线与正文部分加以区别。主要包括主题 词，抄送机关，印发机关和印刷份数等。
公文的格式
3、文件尾部分 1）主题词：公文主题的核心内容，但又不是完全为了 表现主题而确立的，可以从全文的整体中筛选、提炼。 书写排列一般不用考虑语法结构，不一定表达完整的 意思。其位置在文件尾部分横线之上，由左向右排列。 词与词之间空一格，不用标点符号。一般由三至五个 词或词组构成，准确地反映出全文的内容特征和归属 类别。 2）抄送机关。抄送机关是送达的平行机关、下属机关。 3）印刷份数。用阿拉伯数字标明“共印××份”并用 圆括号括上。
公文办理和传递
（三） 传递 秘密公文应当通过机要交通（或机要通 信）传递、密电传输或者计算机网络加 密传输，不得密电明传、明电密电混用。
目
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四、公文行文规则
公文行文规则
1. 行文应当确有需要，注重实效，坚持 少而精。可发可不发的公文不发，可长 可短的公文要短。 2. 向上级机关行文，应当主送一个上级 机关；如需其它相关的上级机关阅知， 可以抄送。不得越级向上级机关行文， 尤其不得越级请示问题；因非凡情况必 须越级行文时，应当同时抄送被越过的 上级机关。
公文的种类
1、按性质和作用划分 1）指令性公文。下级必须严格贯彻执行。 主要文种有：命令、指令、指令性的通 知、通告等。 2）指示性公文。指导下级机关工作，阐 明工作原则、方法和措施，是下级机关 开展工作的依据。主要文种有：指示、 批复、通知、函等。 3）呈请性公文。下级向上级机关汇报工 作，反映情况，请求批准答复时使用的 文件。主要有报告、请示等。
公文管理基础知识
前 言
通过本课的学习使同志们了解公文、 文书管理工作实务，掌握公文起草、办 理和传递的流程，提高公文办理的水平， 使公文真正成为指导工作、信息沟通、 记录历史的有效载体
目
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一、公文基础知识 二、公文起草、校核、签发 三、公文办理和传递 四、公文行文规则 五、请示与报告的区别
目
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公文行文规则
3. 向下级机关的重要行文，应当同时抄送发 文机关的直接上级机关 4. 党委各部门在各自职权范围内可以向下级 党委的相关部门行文。党委办公厅（室）根据 党委授权，可以向下级党委行文；党委的其他 部门，不得对下级党委发布指示性公文。部门 之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下 行文。 5. 同级党的机关、党的机关与其他同级机关 之间必要时可以联合行文。
一、公文基础知识
公文基础知识
（一）什么是公文 （二）公文的特点 （三）公文的作用 （四）公文的种类 （五）公文的格式
公文基础知识
（一）什么是公文 公文是公务文件的简称，所指的是机关办公时 使用的各种 收发文件、电报、报表、会议文 件、调查材料以及各种记录、登记表册等。 公文的定义： 公文是法定机关与组织按照特 定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字 材料，作为传达意图、办理公务与记载工作活 动的一种工具
公文校核的内容
（二）公文校核的内容 （5）所提措施和办法是否切实可行。 （6）人名、地名、时间、数字、引文和 文字表述、密级、印发传达范围、主题 词是否准确、恰当，汉字、标点符号、 计量单位、数字的用法及文种使用、公 文格式是否符合本条例的规定。
公文签发流程
（三）公文签发流程 公文须经本机关领导人审批签发。重要公文应 当由机关主要领导人签发。联合发文，须经所 有联署机关的领导人会签。党委办公厅（室） 根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或 者按照有关规定签发。领导人签发公文，应当 明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅， 则视为同意。
公文的格式
2、正文部分 6）印章 公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的 凭证。印章要盖在公文末尾发文日期处，以印章的下 部边缘骑年压月，上大下小。联合发文的排列顺序应 与文件头上的排列顺利一致，可不压年盖月。 7）附注 公文如要附加说明发至范围，可否登报等，要用圆括 号注明，顶格标在发文日期的左下端。
公文的格式
2、正文部分 5）发文日期 即成文的具体年月日。无论哪种书写形式，均 要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日 一律用汉字书写，一般不用阿拉伯数字。所落 日期，凡一般性公文，以领导签发之日为准； 会议通过的文件，以会议通过之日为准；法规 性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的， 以最后一个机关的领导签发之日为准。