2012年秘书资格考试常识：秘书信息管理

秘书考试的选择题和答案

秘书考试的选择题和答案、选择题(20分)1、会场的大小要根据会议的(c )而定。

A、性质B、时间C、规模D、作用2、会议签到工作是(A )的重要手段。

A、准确统计到会人数B、分发会议文件C、联络感情D、掌握会议报到动态3、秘书要摆正自己与上级的位置，其基本原则是(C )A、为人作嫁衣，甘居人下B、敢于公开指出上级的一切过错C、兢兢业业，甘当无名英雄D、韬光养晦，养精蓄锐4、大中型会议收集文件的方法是(A )A、提前发文件清退目录B、提前逐个登记收集C、与会人员个人交清D、会后逐个收集5、一般研讨会，汇报会，座谈会等小型会议的记录，最好采用(A )记录法。

A、摘要B、详细C、录音D、补充1、C3、C4、A5、A6、了解来宾基本情况，包括(B )、一行人数，以及到达的日期和地点。

A、所在单位、姓名、年龄、级别B、所在单位、姓名、职务、级别C、所在单位、姓名、职称、级别D、所在单位、姓名、性别、级别7、会议文件的分发需要注意要(C )分发。

A、及时尽量B、按时尽量C、适时适量D、随时少量8、大会发言是属于(B )类文书。

A、指导B、主题C、程序D、管理9、会场内的设备，秘书人员应当会( B)A、安装B、使用C、检修D、更换10、拟写会议议程应当( B)A、详细清楚B、简明概略C、具体详实D、简明具体7、C8、B9、B 10、B11、收集简单的、时间性强的信息，更适于采用(D )A、观察法B、问卷法C、购买法D、电话询访法12、存储信息要方便利用，而方便利用的关键是要(A)A、科学编码B、利于检索C、登陆准确D、存放有序13、制约会客室环境的因素中最主要的是(C )因素。

A、经济B、政治C、人的素质修养D、自然外语学习网14、在直接的言谈中应注意谈吐的仪态、言者的表现、听者的反映和(D )。

A、行为的选择B、姿态的选择C、环境的选择D、话题的选择15、信息分类原则中不包括(A )A、排他性B、渐进性C、相斥性D、并置性11、D 12、A 13、C 14、D 15、A-A、适时做出积极反应B、不应有任何反应C、恰如其分的赞美D、不断地随意插话17、保密是秘书必须遵循的一项(D )A、规定B、任务C、原则D、要求18、办公室安排领导参加业务活动时，宜多安排( B)A、德高望重者B、第一线领导C、年青领导D、退休的领导19、办公室工作的重要地位取决于它的(A )A、职能B、角色C、作用D、特点20、在上级身边工作，( C)是职业道德对秘书的一项基本要求。

秘书资格常识知识：秘书工作的基本要求

秘书资格常识知识：秘书工作的基本要求
主要可概括为"四个转变"和"六个要求"
(一)秘书工作的"四个转变"
秘书工作"三服务"(为中央服务;为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务;为人民服务)
秘书工作应该发挥"四个作用"(参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用)
实现"四个转变"
四个转变1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策;
2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息;
3.从被动服务转变为主动服务：
4.从凭老经验办事转变为科学化管理. 这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求, 即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展, 而这也是发达国家
秘书工作的特点.
(二)秘书工作的六个强调
强调调查研究工作
强调信息工作
强调信访工作
强调协调工作
强调督察工作
强调党务、政务服务工作。

秘书资格考试：秘书二级考试题库(强化练习)

秘书资格考试：秘书二级考试题库（强化练习）1、单选()是信息管理活动正常而有效运转的依据和保证。

A.信息流B.人员C.信息机构D.政策与法规正确答案：B2、单选一般活动的周安排，常常()进行A、按工作内容安（江南博哥）排B、按工作布置安排C、按人安排D、按时间安排正确答案：B3、判断题联合行文，主办机关名称应当排列在前，联合下发的文件，应由主办机关盖章。

正确答案：错4、单选在带领客人进入会客室时，通常是()。

A.外开门客先入，内开门己先入B.外开门己先入，内开门客先入C.外开门、内开门都客先入D.外开门、内开门都己先入正确答案：C5、不定项选择正在接听电话时有另外一个来电，这时候应该()。

A.长话短说，结束正在接听的电话，迅速处理另外的来电。

B.记下另外来电的号码，随后再打过去。

C.请另外的来电者随后再打来。

D.先听完已经接听的电话，再理会另外的来电。

正确答案：A6、单选公文的第一要素是()。

A.语言文字B.语法C.逻辑D.体式正确答案：A7、单选“甲乙双方本着平等互利、团结合作的精神，经友好协商，就××事达成如下条款”是()用语。

A.意向书B.备忘录C.合同D.商洽函正确答案：C8、单选接待工作的原则是：诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、俭省节约、()A、实事求是B、忠于职守C、严肃认真D、保守秘密正确答案：C9、单选秘书学，从学科大类来说，属于()范畴。

A.社会科学B.人文科学C.管理科学D.综合科学正确答案：A10、单选()，朝廷中出现了最早的秘书机构一一太史寮。

A.东周B.商末周初C.秦末汉初D.隋末唐初正确答案：B11、单选在会场色彩布置中，宜将()布置成天蓝、绿、米黄等色调。

A.庆典性会议B.严肃的工作会议C.总结交流性会议D.礼节性招待会议正确答案：C12、单选调查人的某一方面观念或某一方面所具有的潜在特征时，宜采用()。

A.观察法B.检索法C. 量表法D.问卷法正确答案：C13、问答题什么是传达范围?正确答案：指可以听到宣读文件的人员范围。

秘书常识：当上司不在的时候

秘书常识：当上司不在的时候
一、上司不在时的工作
上司的工作一般都很忙，经常因开会、外出、出差而不在公司。

当上司不在公司的时候，秘书应注意以下问题：
1、如果上司是出差在外地，那每天应在事先约定好的时间联络。

2、如遇有紧急事件，应马上与上司取得联系，请求指示。

3、在处理上司交办的工作时，严格按上司指示的范围办。

4、如果是替上司处理个人私事，就要替上司严格保密。

5、不要随便将上司的出差地点告诉外人。

6、上司不在时，如果上司有些个人事情需要处理，应与上司的夫人商量。

7、未经上司许可不能在文件上盖章签字。

8、上司回来时将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹的最上面。

二、上司不在时紧急情况的处理
在上司不在时也会有电话来找他。

秘书接到找上司的电话，无论对方是什么事，你都要知道它的紧急程度。

如果事情不急，就等上司回来再说或定时向上司汇报；如果是合同或协议急等上司签字，应马上与上司联系，请上司直接打电话答复对方。

如果是要确认上司是否参会时，秘书不能根据自己的判断答复是否出席；遇到这种时间比较紧急的问题时，应这么答复对方：“我向上司请示以后再与您联系。

”之后挂掉电话，马上与上司取得联系，听取上司的的指示，然后将上司的意思转达给对方。

秘书常识：秘书的日程管理

秘书常识：秘书的日程管理一、日程安排的原则和要求
（一）服从于组织的总目标和整体计划。

（二）区分轻重缓急
（三）随时补充、调整
（四）提示和督促
（五）酌留弹性、劳逸结合
（六）适当保密
二、订约事宜
（一）事先征求领导意见
（二）再次确定，及时提醒
（三）善用台历和备忘录
三、差旅事宜
（一）做好出差的准备工作
1.准备好相关资料。

2.经办旅行的各种必要手续。

3.预先联系。

4.制定出差日程表。

5.预订车票（或机票）、安排住宿。

6.列出携带物品的清单。

（二）做好临行前的工作安排
（三）做好旅途服务工作
１.做好旅途服务工作。

２.注意回避。

３.适当提醒。

（四）随时与本单位联络
思考题：请按材料为厂长安排一周的工作日程，用表格形式表达。

某企业上班时间为上午8:30－12:00，下午1:00－4:30。

每逢周一例会，各车间负责人参加，本周例会讨论的议题为：关于与Ｙ厂联营的事宜。

周三、周四白天（全天），厂长要参加行业协会讨论会（地点：上海会议中心）。

周二下午，本厂召开新产品新闻发布会（下午2:00）
接到Ｙ厂电话约请厂长周三晚上在金贸大厦洽谈业务。

厂长指示，在参加洽谈以前，与Ｙ厂联系一下，厂长要去该厂考察。

Ｙ厂地点在金山。

约企业法律顾问谈话二小时。

Ｚ公司业务经理来访，要求拜访厂长，厂长同意安排半小时接见，具体请秘书安排。

秘书工作常识：上司办公室的管理（1）

秘书是为上司创造决策环境的⼈，因此，管理好上司的办公室是秘书的⼀项重要的⽇常⼯作。

管理好上司的办公室⼀⽅⾯是为了让上司舒适地⼯作，另⼀⽅⾯是为了给来访的客⼈留下美好的印象。

⽇常资料的处理上司每天都要收到⼤量的来信和⽂件资料，它们既有客户发来的传真、电⼦邮件等，也有各部门和分公司送上来的汇报材料和简报；另外，还有各种公开发⾏和不公开发⾏的报刊杂志等。

对于这些形形⾊⾊的东西，秘书必须及时处理；只要稍微拖沓⼀点，它们就可能会在秘书的办公桌上堆成⼀座⼩⼭，这不仅有碍观瞻，⽽且会严重影响⼯作。

如果送给上司的材料很重要，属于存档范围，那就按规定进⾏存档。

但是，每天送给上司的材料⼤部分只是“信息”，如销售部送来的季度销售⼯作汇报，它们经常更新，完全没有保存的价值。

在处理这些材料的时候，秘书必须领会上司的意图，否则该留的扔了，该扔的却留下来了，给上司的⼯作带来⿇烦。

帮助上司及时处理各种⽂件资料，是秘书⼀项重要的⽇常⼯作，对这类⽇常资料的处理可以看出⼀个秘书能⼒的⼤⼩。

⼀、处理原则和⽅法 1、迅速处理有些秘书因为⼯作忙，每天收到信函资料后，总是集中起来⼀次处理。

实际上，这是⼀种不良的⼯作习惯。

让⽂件⽩⽩地堆在办公桌上，就让它们⾃动失去了时效性，特别是⼀些传真和电⼦邮件，它们是不能耽搁，因此，秘书不能积压，应该及时将它们处理，按规定送给上司。

2、妥善存放如果上司需要资料，秘书应能做到随叫随到，因此，这不仅要求秘书必须及时处理收到的材料，⽽且要将它们分门别类地整理出来，妥善地存放。

只有这样，在上司需要资料的时候，你能很快地找出来。

为了便于查找⽂件，⽽且也为了防⽌⽂件丢失，现在⼤多是采⽤⽂件夹保存⽂件；⽂件夹在⽂件柜中都要按⼀定的规则排放。

由于有些⽂件夹供⼏个部门共⽤，因此要制定相应的⽂件夹使⽤规定，保证⽂件夹使⽤完之后都能放回原处。

3、没有保存价值的资料就早毁秘书在处理⽂件过程中，应将那些没有保存价值的资料尽早销毁，这样既可以省地⽅，⼜可以节约办公费⽤。

秘书工作者基础知识

秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。

秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。

以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。

一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。

2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。

3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。

4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。

5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。

6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。

二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。

2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。

3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。

4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。

三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。

2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。

3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。

4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。

5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。

四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。

2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。

3. 具备一定的专业知识和技能，能够胜任日常工作中要求的各项任务。

秘书常识：秘书的知识结构

秘书⼯作的综合性，要求秘书⼈员横向具有较宽⼴的知识⾯；秘书⼯作⼜有⾃⼰的专业特点，这⼜要求秘书⼈员纵向具有较深厚的专业知识。

秘书应有四⽅⾯知识的纵横结合。

1、基础知识
秘书应具有的基础知识分为两个⽅⾯：⼀⽅⾯是社会科学基础知识，即相当于⾼中⽔平的语⽂、政治、历史、地理、外语知识；另⼀⽅⾯是⾃然科学知识，即物理、化学、数学、⽣物等知识。

⾼中⽂化程度，是国家对政府机关⼲部的最低要求，也是秘书⼈员应有知识的基本层次。

2、专业知识
专业知识是指所有秘书⼈员都应具有的秘书业务知识，包括：公⽂和应⽤⽂写作知识，⽂书制作和⽂书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访⼯作知识，信息科学知识，⾏为科学知识和公共关系知识等等。

3、⾏业知识
⾏业知识是秘书⼈员所在⾏业、系统的专业知识，如在政府机关⼯作的必须具有⾏政管理知识，在⼯商企业⼯作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。

其他处在教育、军事、外事、科学、⽂艺、体育、医疗等⾏业系统的秘书⼈员，也应分别具有各⾃的⾏业基础知识。

4、相关知识
这⼀部分是秘书⼈员为适应时代需要，做好⼯作，应加以进修提⾼的知识，是秘书⼈员知识结构中的较⾼层次，有经济学、法学、社会学、⼼理学、传播学、领导科学、统计学等。

学习这些知识，可以使秘书⼈员从更⼴阔的领域去从事秘书⼯作。

有些知识可以使秘书⼈员从更深的⾓度去认识秘书⼯作和秘书活动。

还有些知识可以帮助秘书⼈员从更好更先进的⾓度去考虑和从事秘书⼯作。

《秘书资格证书（二级秘书）》秘书国家工作要求

⼆级秘书职业功能⼯作内容能⼒要求相关知识⼀、商务沟通(⼀)商务谈判1. 能够运⽤商务谈判常识协助主谈者准备谈判2. 能够提出有效建议3. 能够运⽤谈判技巧,避免陷⼊误区1. 谈判的特征、要素和种类2. 谈判的原则和基本过程(⼆)沟通1. 能够组织和引导团队进⾏有效沟通2. 能够解决跨⽂化沟通中的实际问题1. 团队的含义及⾼校团队的特征2. 团队沟通的有效策略3. 跨⽂化沟通的障碍⼆、办公模式与安全运营(⼀)办公模式与安全运营1. 能够根据不同需求选择办公模式2. 能够建⽴并推⾏安全运营机制1. 不同办公模式的特点及选择⽅法2. 组织安全运营的法律要求(⼆)团队管理能够管理团队,激发效能团队管理的基本⽅法(三)办公资源管理1. 能够提出⼤型或批量办公设备的预算2. 能够调配和利⽤办公资源1. 采购⼤型办公设备的程序和要求2. 政府采购与招投标程序3. 资源的调配与合理利⽤的基本要求(四)办公效率和⽬标管理1. 能够根据组织⽬标,提出⾏政部门的⼯作计划2. 能够监督推进各项⽬标的完成1. 拟定⼯作计划的⽅法2. ⽬标管理要点（三）、常⽤事务⽂书常⽤事务⽂书的拟写1．能够拟写合同2．能够拟写可⾏性研究报告1．合同的写作要求2．可⾏性研究报告的写作要求四、会议与商务活动（⼀）会议筹备能够审核⼤型会议的预案⼤型会议预案的审核内容（⼆）会议中的管理1．能够在会议的主持中进⾏有效交流2．能够引导会议决议的形成1．主持会议的技巧与要求2．形成会议决议的技巧（三）会议的善后⼯作能够进⾏会议效果评估会议效果评估要求及⽅法（四）商务活动1．能够组织协调⼤型商务活动2．能够做好商务谈判的辅助⼯作1．⼤型商务活动的程序与内容2．商务谈判辅助⼯作的内容五、信息与档案（⼀）信息管理1．能够利⽤信息辅助决策2．能够科学地管理信息资源1．信息决策服务的基本要求2．信息资源管理的基本要求（⼆）档案管理1．能够提出本组织档案管理模式建议2．能够拟订本组织的档案管理规定1．不同档案管理模式的特点2．档案管理规定的内容。

秘书常识：行政秘书日常工作程序与工作职责每日一练(8月22日)

秘书常识：行政秘书日常工作程序与工作职责每日一练（8月22日）一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)1、秘书机构信息提供的主要对象（）。

A.下级机关B.上级机关领导C.本级机关和上级机关领导D.本级机关2、对企业来说，诚实守信（）A.会增加成本B.是无形资本C.与经济效益无关D.不利于经济竞争3、公司行政部的秘书应对（）进行安全检查。

A.办公环境B.办公设备C.生产车间D.研发部门4、( )是公民道德建设的核心。

A、集体主义B、爱国主义C、为人民服务D、诚实守信5、办公室内人际关系的协调表现为（）A.连续性B.协同性C.有序D.和谐6、公司行政部的秘书应对（）进行安全检查。

A.办公环境B.办公设备C.生产车间D.研发部门7、携带国家秘密文件出国，一般应委托（）。

A.主管领导B.秘书本人C.我国外交信使D.国内邮局8、正确说明了社会主义道德规范与法律规范之间关系的表述( )。

A、二者没有任何关联B、二者完全重合C、法律规范涵盖道德规范D、二者部分重叠9、秘书工作的首要能力主要体现为（）。

A.文字表达B.形象仪表C.参谋D.接待10、下列关于勤劳和节俭的几种说法中，你认可的是( )。

A、个人生活要勤俭，单位之事不多管B、只讲勤劳不尚俭，好比手端没底碗C、心计巧妙睡天明，勤劳节俭事不成D、勤劳节俭旧传统，多挣钱多花钱11、携带国家秘密文件出国，一般应委托（）。

A.主管领导B.秘书本人C.我国外交信使D.国内邮局12、客人的某项要求与拟定的接待计划有冲突时，秘书部门应（）。

A.作些适当调整B.原计划不变C.重新制订计划D.劝放弃要求13、可以接受的目标是谈判的（）。

A.第四级目标B.第一级目标C.第三级目标D.第二级目标14、关于“跳槽”现象，正确的看法是( )。

A、择业自由是人的权利，应该鼓励“跳槽”B、“跳槽”对每个人的发展既有积极意义，也有不利的影响C、“跳槽”与否完全是员工个人的事情，任何企业都无权干涉D、“跳槽”有利而无弊，能够开拓员工的视野，增长他们的才干15、关于“跳槽”现象，正确的看法是( )。

秘书常识：秘书工作的原则

秘书常识：秘书工作的原则一、机要性与群众性相统一秘书工作是一项机要性很强的工作。

汉语"秘书"一词，就包含有"秘密"的意思。

英语中的"secretary"（秘书）一词中的词干"secret"，俄语中的"ceKpemapB"（秘书）一词中的词干"cekpem"，它们的意思都是"秘密"。

这种惊人的相似，恰恰反映出秘书工作都具有机要性。

这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。

特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强。

革命战争年代，我党曾派遣许多地下工作者打入敌方内部，担任敌方党政机关和军队系统的机要秘书，为我党我军提供了大量重要情报，为保护党中央的安全，夺取革命斗争的胜利作出了重要贡献。

秘书部门是一个核心要害部门，秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系。

保密与窃密的斗争，实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现；在经济领域中侧是经济斗争的一种表现形式。

正因为如此，古今中外的在选拔、任用秘书人员时都很慎重，要求政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格的保密纪律，严守各种机密。

我们党和国家对秘书人员的选用条件也是十分严格的，专门制定颁发了机要秘书工作的规定，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于秘书工作的客观需要。

因为办公厅是一个要害部门，是一个核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，机密知道的比较多。

所以，办公厅工作人员要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密纪律。

但是，也必须看到，秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。

许多文件的拟制，许多决策的实施，都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。

秘书常识：自我管理

⾃我管理由于秘书处于⼀个关键⽽⼜敏感的位置，所以，秘书必须在⼯作中随时约束⾃⼰的⾏为，⾃觉地进⾏⾃我管理。

1、学习管理随着企业的发展和市场竞争越来越激烈，企业领导⼈⾯临的各种压⼒也越来越⼤，所以，他们对⾃⼰的助⼿----秘书的要求⾃然也就越来越⾼，因此，秘书必须提⾼⾃我学习能⼒，在⼯作中学习，在实践中总结，注意随时给⾃⼰充电。

秘书⼀般都⼯作繁忙，⽤来学习的时间有限，所以，秘书不能只凭兴趣读书，读书应该有⼀定的⽬的性。

特别是在⼯作⼀段时间之后，知道⾃⼰哪些⽅⾯知识⽋缺，⾃⼰在哪些⽅⾯应该“充电”。

如果有针对性地读书，学习的效果往往事半功倍。

2、时间管理秘书⼯作不仅繁琐，⽽且⼯作的内容变化快，经常同时要做⼏项⼯作，但每⼀项具体⼯作都有时间上的要求，必须在规定的时间内按质按量地完成⼯作，上司不会允许秘书⼯作总是拖拖拉拉。

因此，秘书对⾃⼰的每⼀项⼯作都要清楚它需要花多少时间才能完成。

为了保证⼯作的顺利和效率，在⼯作开始之前，就要对⼯作的步骤和程序确定好，做好⼯作计划。

3、健康管理上司对秘书的要求⾸先是头脑敏捷，秘书⼯作可以说既是脑⼒⼯作也是体⼒⼯作，因此，⾝⼼健康是从事秘书⼯作的先决条件。

作为秘书，不仅要保持⾝体健康，⽽且还要保持⼼理健康。

只有保持⾝⼼健康，才能够在⼯作中保持相当的耐⼒和爆发⼒，出⾊地完成⾃⼰的⼯作，这是作为秘书最基本的条件。

如果你今天头痛上医院，明天发烧在家休息，那你不仅不能完成⾃⼰的本职⼯作，你还会影响你的上司和整个部门的⼯作。

因此，从平时起就要注意运动，每天保持充⾜的睡眠有规律的⽣活，按时定量⽤餐等。

对于年轻的秘书来说，由于收⼊有限，应该根据⾃⼰的实际情况来选择锻炼的⽅式，⽐如，打⽻⽑球或篮球，这类运动不仅实惠；⽽且很容易出汗，锻炼效果很好。

如果⼯作繁忙，抽不出专门的时间进⾏锻炼，那就要见缝插针进⾏锻炼，⽐如在上下班的路上，少坐⼀两站公共汽车，⽤⾛路代替锻炼；为了增加运动量，尽量⾛得快些；平时⼀般不乘电梯和滚梯。

2012年秘书资格考试常识：办公室工作的性质

如果我们能把办公室放入组织整体中去探讨它特定的职能和服务，这会是很有意义的事情。

大家都知道办公室从来都不是单独起作用的，它的存在与组织内其他部门是密不可分的。

它们都表现为以下三个方面的基本特征：
1、从属性
相对于一个组织首要的关注点，办公室始终处于一种次要地位，它的职能是从属性的。

但是这种从属性职能的支持对于任何一个企业又都是必不可少的。

办公室其实是组织整体系统的一个子系统，这就正如组织整体本身就是更大系统或超系统的一个子系统一样。

2、补充性
正因为办公室工作对一个组织首要的工作是从属性的，它的职能也就具有了补充性的特点。

这是因为办公室提供的所有的服务一定是组织内其他部门活动的必要的补充。

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办公室另一个重要作用是它的管理职能。

实际上，对于一个社会组织而言，办公室是实施内部管理的惟一机构。

办公室的控制职能通过一系列检查和次金平衡得以实施。

比如它通过制定严格的预算来管理支出;通过实施打卡上班及弹性合理政策对人员进行管理;它通过建立一系列基本的程序对供应品的发放进行管理等等。

办公室实际上就是一个组织信息处理的中心，它所实施的也基本上是一种信息传递和文件工作的支持的辅助职能，这些职能的实施始终处于一个组织的核心。

它的职能在很大程度上是与各种形式的信息处理相联系。

形象地说，办公室就像联系外界与组织内不同部门之间的媒介物。

现代社会是一个信息社会，信息的泛滥已经成为一个不容忽视的问题，所以现在的焦点已经不再是信息量不足的问题，而是从大量的信息中，鉴别出何种信息是组织工作不同目的所需要的东西，并最大限度地利用它。

《秘书资格证书（三级秘书）》秘书国家工作要求

三级秘书(原⾼级)职业秘书⼯作要求能⼒要求相关知识⼀、商务沟通(⼀)商务礼仪能够进⾏涉外接待1. 涉外接待礼仪2. 涉外交往常识(⼆)接待1. 能够拟订涉外接待计划2. 能够正确安排礼宾次序3. 能够指导安排涉外宴请1. 外事⼯作的原则及要求2. 迎送外宾的要求3. 涉外宴请常识(三)沟通能够选择、运⽤有效的络沟通⼯具,完成内外部的沟通络沟通的特点和形式⼆、办公室事务和管理(⼀)办公环境的管理1. 能够按照需求设置办公环境2. 能够实施办公环境的安全管理3. 能够应对办公环境出现的紧急情况1. 办公环境和办公布局设置要求2. 办公室⼈、财、物、信息的安全管理要求3. 常见的紧急情况应对知识和⽅法（⼆）办公室事务管理1．能够提出改进办公室事务流程的建议2．能够审核⽂稿1．办公事务⼯作流程改进的基本要求2．⽂稿审核的⽅法及相关知识(三)办公⽤品的采购与管理1．能够选择办公设备和办公⽤品的供应商2．能够进⾏库存监督3．能够完成办公设备、办公⽤品的采购⼯作1.办公设备和办公⽤品供应商选择的基本原则2.办公设备和办公⽤品收发及库存管理的监督要求3.采购程序及步骤(四)办公效率和时间管理1. 能够拟订和实施办公室⼯作计划2. 能够建⽴承办周期制度1. 制定和实施办公室⼯作计划的基本要求2. ⽇常办公事务承办周期的要求三、常⽤事务⽂书常⽤事务⽂书的拟写1. 能够拟写市场调查报告2. 能够拟写述职报告3. 能够拟写计划、总结4. 能够拟写招标书、投标书1. 市场调查报告、述职报告的写作要求2. 计划、总结的写作要求3. 招标书、投标书的写作要求四．会议与商务活动(⼀)会议筹备1. 能够拟订会议的筹备⽅案2. 能够提出会议预算1. 会议⽅案的内容2. 会务机构的分⼯3. 会议预算⽅案的内容4. 电话会议及视频会议知识（⼆）会议协调1. 够做好会务协调2. 能够辅导引导会议按计划进展会务协调的基本要求引导会议进程的⽅法（三）会议的善后⼯作能够做好会议的总结⼯作会议总结⼯作的内容与要求（四）商务活动3. 能够组织签字仪式的准备⼯作4. 能够完成典礼仪式的准备与服务5. 能够组织信息发布会1．字仪式的程序2．典礼的程序3．信息发布会的程序（五）商务旅⾏能够拟订⼤型团队旅⾏计划组织实施⼤型团队旅⾏活动的安排要求五、信息与档案（⼀）信息管理1．能够进⾏信息的开发2．能够进⾏信息的利⽤3．能够利⽤信息反馈指导⼯作1．信息开发的基本要求2．信息利⽤的基本要点3．信息反馈的⽬的及特点（⼆）档案管理能够有效利⽤档案1．档案利⽤的概念、意义和⽅法2．档案深层次开发的概念。

秘书常识：秘书办事、办文、办会工作知识汇总

秘书办事、办文、办会工作知识汇总请示报告使用电话陪同首长接待工作处理文电承办会务组织培训请示报告工作请示报告是机关一项经常性工作。

所谓请示，是下级机关在工作中遇到问题，需要上级领导机关给予答复和审批，而向上级领导机关提出的请示；报告是下级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。

请示须在事前或工作进程中进行，待上级批准后执行；报告通常在某项工作完成和结束后进行。

这就是我们常说的“事前要请示，事后要报告”。

（一）请示报告主要形式和程序请示报告主要分书面和口头两种形式。

书面请示有两种：一种是请求批准性请示，指的是在本级对某一事项无权解决或无权做出决策而请求领导或上级给予指示或批准时提出的请示。

另一种是请求解决性请示，指的是在本级对某一事项无力解决而请求领导或上级给予具体帮助时提出的请示。

书面报告分三种：一是工作情况报告。

一项工作完成后，所向领导或上级拟写的专题报告；二是建议性报告。

指的是提出意见和方案，供上级决策参考或报请上级批转有关方面执行的报告；三是检讨性报告。

指本单位发生违纪问题、责任事故、失职行为、群众来信等，向上级做出的报告。

书面请示报告通常有呈批件和制式文书两种，其主要程序有三点：①定题和拟称。

请示或报告的问题，要由主管首长审阅确定，以哪一级名义请示报告，就要由哪一级首长同意后再行起草。

拟称时要按首长的意图表述清楚。

请示和报告的问题应当区分开来，同一份公文中，不能既有请示又有报告，要么是请示要么是报告。

②签发和邮寄。

需要呈报上一级的请示或报告，起草后，要由主管领导审阅签发。

以哪一级的名义请示和报告，就由哪一级主要领导签发。

寄发时要有登记，可以采取特快专递、挂号或由保密室寄发的办法办理，不能用平信，以防丢失和泄密。

请人代捎要办好登记手续，防止遗漏和遗误。

③登记和留存。

书面请示和报告要及时到保密室登记，并一式三份，一份上报，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以备查考。

口头请示报告适用于不是特别重要的问题或临时性、随机性的事情，拟请示报告的对象是直接首长。

秘书常识：信息管理

一、信息的开发（一）基础知识 1.信息开发的特征:信息开发具有多次性。

一般物质资源经过消耗就可能丧失其功效，而信息具有共享的特性，它可以存储，可以被多次传输利用，能够不断地补充、完善和扩散，还可以进行综合和归纳，成为可增值的资源。

2.信息开发的类型有：有一次信息开发、二次信息开发和三次信息开发。

3.信息开发的主要形式有：（1）剪报;(2）索引;（3）目录编制；（4）文摘;（5）信息资料册;（6）简讯;(7）调查报告。

4.信息编写的类型:（1）动态型信息;（2）建议型信息;（3）经验型信息;（4）问题型信息;（5）预测型信息 5.信息开发的要求:信息开发要注重调查研究，通过各种渠道全面、及时获取信息，充分利用信息网络开发系统，运用信息开发技巧，加强对信息的加工、综合分析、提炼和概括，开发出有特色、利用价值大、可信度高的信息。

（二）信息开发的工作程序:1.确定主题;2.分析信息材料;3.选择信息开发方法;4.选择开发信息的形式;5.形成信息产品二、信息的利用（三）基础知识1．信息利用的特点是：周期性、经常性、广泛性和时效性。

2.信息利用的要求:（1）遵守信息法规。

（2）维护信息安全。

(3)最大限度地满足信息需求。

(4)注意对日常信息的积累。

（二）信息利用的工作程序 1.熟悉信息的内容;2．确定利用需求;3.确定信息利用服务途径;4.获取信息;5.提供信息三、信息的反馈（一）基础知识 1.信息反馈的目的:（1）检查输出信息的真实性；（2）对信息传递进行检验和调整；（3）为决策提供依据。

2.信息反馈的特点有：（1）针对性；（2）及时性；（3）连续性。

3.信息反馈的形式:（1）正反馈和负反馈；（2）纵向反馈和横向反馈。

（3）前反馈和后反馈。

4.信息反馈的要求:（1）信息反馈要准确真实。

（2）尽量缩短信息反馈时间，（3）信息反馈要广泛全面，多信源、多通道反馈。

（二）信息反馈的工作程序:1.明确目标;2.获取信息反馈的方法;3．获取反馈信息;4.加工分析反馈信息;5.传递反馈信息6.利用反馈信息。

秘书常识：秘书的保密工作

(⼀)、⼯作措施信息的保密是所有员⼯基本的和重要的职责之⼀，是保证国家、组织利益的起码要求。

从载体上分信息的安全及保密⼯作通常包括： 1、⼝头信息的安全及保密⼯作 2、纸⾯信息的安全及保密⼯作 3、电⼦信息的安全及保密⼯作怎样做好信息的安全，对不同的信息载体可以采⽤不同的措施： 1、做好⼝头信息的安全（1）、员⼯在岗前培训时即被告知不要在组织内部和外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他⼯作⼈员、客户、朋友或亲属；（2）、在没有确认电话对⽅⾝份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、⼿机、答录机给出保密信息；（3）、只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报；（4）、遵照会议的要求传达会议信息。

2、做好纸⾯信息的安全纸⾯信息包括利⽤纸张、各种胶⽚等物质作为载体的⽂字、表格、图形等信息，做好纸⾯信息的安全，可采⽤下述⽅法：（1）、接收任何保密⽂件、资料等都要签收并登记；（2）、⽂件或其他纸⾯保密信息只发给或传阅到被授权的⼈员，并要签收；（3）、在传递保密⽂件或资料时，要放在⽂件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失；（4）、所有保密的信息应归类在专⽤⽂件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防⽕的柜⼦⾥；（5）、离开办公室时，不把机密信息和⽂件留在办公桌上，应锁⼊抽屉或柜⼦，并锁好门窗；（6）、⽤邮电发送保密信息，信封要封⼝，并标记“秘密或保密”；（7）、为了确保安全，⾼密级信息可以由⼯作⼈员亲⾃送交收件⼈；（8）、复印完成后应将保密原件取⾛，不要留在玻璃板上；（9）、当传真保密信息时，须使⽤具有保密功能的技术设备或要求接收⼈等在传真机旁及时收取；（10）、极为重要且不常使⽤的纸⾯信息可以制成缩微胶⽚，保存到银⾏保险柜⾥；（11）、不再需要的保密⽂件要粉碎。

3、做好电⼦信息的安全（1）、计算的显⽰器应放置在他⼈看不到屏幕的地⽅，如果来访者⾛近，应迅速关闭页⾯或关⼩亮度，或保存你的信息关闭显⽰器；（2）、计算机打印保密材料要⼈不离机，负责保存和传递；（3）、在提交电⼦信息之前，应向上级核对，不能给未被授权的⼈；（4）、每⼀个使⽤者应该有⾃⼰的识别码，密码必须保密，经常更换；（5）、应该使⽤密码来保护计算机数据，并定期更换；（6）、计算机必须经常进⾏查毒、杀毒，并为了安全，不要安装借来的程序；（7）、重要的⽂件要做备份，并存储在安全、加锁的地⽅，但要记住磁盘不能保存在过热和过冷的地⽅；（8）、有保密信息的软盘不应该带出单位，以防⽌数据落到不应得到这些信息的⼈⼿上；（9）、有可能计算机应安装警报系统，防⽌信息被盗。

秘书资格考试：秘书二级必看考点

秘书资格考试：秘书二级必看考点1、单选“本合同未尽事宜，由双方协商解决”属于()内容。

A.合同尾部B.正文C.条款D.附则正确答案：D2、问答题现有一页a4幅面的文稿，欲使用静电复印机进行原样复印，应如何（江南博哥）操作?正确答案：操作如下：(1)开机预热。

(2)放置原稿。

(3)设定份数。

(4)选择与安装a4复印纸。

(5)开始复印。

(6)复印结束后，取出复印品和原稿。

3、单选收集简单的、时间性强的信息，更适于采用()A、观察法B、问卷法C、购买法D、电话询访法正确答案：D4、单选由()负责立卷，是公文处理工作与档案工作实行科学分工、互相协作的标志，也是一项行之有效的合理制度。

A.文书部门B.档案部门C.承办人员D.职能部门正确答案：A参考解析：文书部门立卷制度是与机关档案室立卷相对而言的。

5、多选主题词选词规则的要求是()A、选定的词一般应是主题词表中规定使用的正式主题词B、能直接地客观地反映文书所论述的主题C、其书写形式要与词表中的词形一致D、必须用名词正确答案：A, B, C6、填空题从秘书服务对象的社会属性分类我国秘书可分为_________和社会秘书(有的称为民间秘书或私人秘书)两大类。

正确答案：公务秘书7、单选保密是秘书必须遵循的一项()A、规定B、任务C、原则D、要求正确答案：D8、单选同一企业，确定某项任务的承办周期时效期限也不同，例如()承办周期时效期限可不同。

A、复印工作，紧急情况和日常情况B、归档工作，秘书处和生产车间C、客户投诉，电话投诉和信件投诉D、电子邮件，中级秘书和初级秘书正确答案：C9、判断题在同一机关，不可有不同规格的发文机关标识。

()正确答案：对参考解析：发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

10、判断题秘书工作也是一种管理工作，但它是一种特殊的管理活动，即带有领导性质的管理。

正确答案：错11、多选调查研究的主要类型有()A.战略型B.战役型C.轻骑型D.蹲点型E.资料挖掘型正确答案：A, B, C, D, E12、单选?填入下文横线处的关联词正确的一项是()。

秘书实务考试重点

秘书实务考试重点随着现代企业的不断发展，秘书作为企业内部的一份子，除了传统的文秘工作外，还需要承担更多的职责和任务。

为了更好地适应企业需求，提升自身素质，越来越多的秘书开始参加秘书实务考试。

那么，秘书实务考试中的重点都有哪些呢？一、文书处理作为企业日常工作中重要的一环，文书处理是秘书实务考试中的重点之一。

常见的文书类型包括：公务信函、规章制度、通知公告、会议纪要等。

考生需要掌握各种文书的格式要求、语言表达和排版技巧。

同时，还要熟悉常见的公文编制流程和往来文书的处理方式。

二、会务组织企业内部的各种会议、活动等，都需要秘书进行组织和协调。

秘书实务考试涉及的会务组织包括：会议准备、嘉宾接待、会场布置和会后整理等。

在考试中，考生需要掌握会务组织的基本流程，了解预算安排、餐饮安排、礼仪礼节等方面的基本常识，同时也需要学会处理各种突发情况。

三、信息管理随着信息化程度的提高，企业中各类信息流通更加频繁和复杂。

秘书实务考试中的信息管理内容包括：文件档案管理、电子邮件管理、日程计划安排、信息收集和统计分析等。

考生需要掌握信息管理的基本操作技巧，了解信息管理的方法和流程，还需要具备敏锐的信息处理能力和信息分析能力。

四、外语能力随着企业国际化的趋势不断加强，秘书外语能力的重要性也越来越凸显。

秘书实务考试中的外语内容主要包括英语和日语两种。

考生需要具备基本的英语或日语听、说、读、写等能力，能够进行应急口译和书面翻译等工作。

五、社交礼仪在企业内部和外部的各种场合，秘书需要表现出良好的礼仪修养和职业素质。

考试中也会测试考生的礼仪素质，如：应对嘉宾的礼仪、商务谈判的礼仪、电话接听和呼出的礼仪等。

秘书需要掌握社交礼仪的基本流程和要点，具备应急处置能力。

通过以上内容的介绍，我们可以清楚地看出，在秘书实务考试中，重点内容涉及面比较广泛和繁复。

考生需要全面而系统地学习相关知识，不仅要掌握学科知识，还要打好职业技能。

同时，也需要不断提升自身素质和能力，才能更好地胜任职业。