物业公司行政人事部规章制度与工作内容

物业服务有限公司
行政人事部规章制度及工作内容
一、规章制度：
1.办公规范管理制度
第一条办公室规范
办公桌面保持整洁干净,除案头用品及电脑外不乱放其它物品。

纸篓放置于适宜位置，随时清理篓内物品。

第二条语言规范
交往语言：您好、请、谢谢、对不起、再见。

电话语言：您好、请问、请找、谢谢、再见。

接待语言：您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、我去联系一下、打扰您一下、好的、行（严禁说“不”）。

第三条行为规范
坚守工作岗位，勤奋工作，上班时间不得擅离工作岗位办私事或无事互串办公室闲聊，不准饮酒上班。

上班时间不得玩游戏、吃零食、嬉戏打闹，严禁大声喧哗,保持办公环境安静。

上班时衣着整洁干净,大方得体，女士严禁披头散发、在办公室化妆，男士严禁留胡子。

未经允许不得随意使用其它部门的电脑。

未经批准，不得索取、打印、复印其它部门的资料。

严格遵守公司的各项规章制度。

2. 办公用品管理制度
第一条办公用品实行先批后买,统一采购,集中管理各部门领用。

第二条办公用品包括：剪刀、订书机、订书针、铅笔、中性笔、刀片、胶水、胶带、大第三条头针、回形针、笔记本、稿纸、信封、橡皮擦、文件夹、票夹、计算器、电池等。

第四条办公用品为消耗品，提倡节约使用，严禁浪费。

办公用品添置每月月初由请购部门填制《办公用品购置申请单》，由总经理审批后，交行政部安排人员统一采购（办公用品除个别零星急需外，各部门一律不得自行采购，未经保管员验收入库，财务部门不得入账报销）。

第五条购入的办公用品，应交保管员入库登记并填制入库清单作为附件，按费用管理办法审批报销。

第六条各部门领用办公用品时，应在“办公用品领用登记薄”上签字，否则，保管员不予发放。

第七条保管员要建立办公用品管理台帐，作好出入库登记，每月清理公布，超额自付。

第八条办公用品严禁带回家里私用。

3.公文打印管理制度
1、公司公文的打印工作由行政部负责
2、禁止在公司打印私人物件
4、工装管理制度
一、管理职责
1.员工在工作时间必须按规定统一着工装，包括衬衣、领带、西装外套、裤（裙）。

各
部门经理负责落实、检查、监督本部门员工的工装着装。

2.行政部负责工装制服预算、样式选定、登记造册、存档、验收、发放，同时负责日常
抽查各部门员工工装着装情况。

3.行政部负责员工离职时工装（工作年限、折旧）结算。

二、着装要求
1、上班时间必须统一穿着公司配发的工装，不得改变服装式样；
2、员工对配发的工装有保管、修补的责任，保持工装整洁，穿着时不得有明显褶皱痕迹，不得出现掉扣、错扣、脱线现象。

不得卷起裤脚；
3、着工服人员应穿着黑色或深色皮鞋，女员工皮鞋高度不得超10CM，须保持鞋面清洁。

4、以公司名义外出会客或办事，应当穿公司配发的工装；
5、工装仅限于工作时间内穿着，每日上下班前，应更换服装，换下的工服应用衣架挂
晾好，以保持服装的洁净和造型；
6、在岗员工上班时间的着装情况是个人的考评内容之一，对不按规定使用及维护工装的，
将在考评记录中备注。

着装不合格经指正后仍不改正者的，将予以警告、记过直至取消上岗资格的处分；
7、换季时间：由行政部根据天气情况另行通知。

三、工装领用、报损、离职管理规定
1、办理转正手续后的员工，由各部门经理报行政部制做工装；
2、工装使用年限为12个月，均从领用之日算起。

（A:自工装发放之日起，工作时间未
满一年离职的员工，工装自留。

凭行政部出具的证明财务全额扣除工装费用；B:自工装
发放之日起，工作时间一年以上离职的员工，公司收回工装。

凭行政部出具的证明财务不再扣工装费用；C:自工装发放之日起，工作时间二年以上离职的员工，公司不收回工装。

凭行政部出具的证明财务不再扣工装费用. ）
3、员工需妥善保管工装，一旦遗失，全部费用由员工承担。

4、对员工离职回收后的工装由部门汇总后上交行政部统一进行处理。

5. 清洁卫生管理制度
为创造一个舒适、优美、整洁的工作坏境，树立公司的良好形象，特制订本公司办公室卫生管理制度。

规定内容如下：
1、各办公室人员每天8:30前搞好卫生。

办公桌、地面以及窗台等卫生；垃圾框筐内的
垃圾每天要清理干净。

2、打印机、电话、文件柜等办公用品摆放整齐，保持干净整洁。

办公室内电线走向美观，
漏出地面的网线、电线需要用防护条防护。

3、办公室严禁堆放与工作无关的物品，办公桌面摆放办公必须物品，其他物品应放在个
人抽屉里面。

4、办公室物品如剪子、胶带、尺子等应摆放整齐并放在固定位置，平时使用，使用后放
回原位，保持桌面整洁或丢失引起工作不便。

5、每天下班前关闭电脑和显示屏，收拾、整理好自己桌上的书籍、文件和资料，整齐的
摆放在办公桌上，门窗锁好，将一切电源切断后即可离开。

6、办公室内禁止用餐、吃零食、抽烟。

二、工作内容：
一、前台接待与来访登记
1.有人员进入办公区域要主动询问来访人员来找何人、是否预约、所在单位、
事由、电话等基本情况登记《来访登记表》（附表1）。

经领导同意后（电话
预
约）来访人员方可进入领导办公室。

2.来访人员进入领导办公室3分钟内及时倒水、离开后及时清理。

3.对不能处理的突发状况及时上报主管领导。

4.次月3日前上交上月《来访登记表》到行政部经理处存档。

二、办公电话接、打规范
电话拨打流程：
1、将要谈的内容及说话的顺序记录下来，并准备必要的文件；
2、确认对方的电话号码，再拔电话；
3、对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名；
4、将要讲的内容，简明扼要地告知对方。

5、讲完后，将重点部分再确认一遍，或请对方再复述一遍；
6、说声“谢谢”的礼貌用语，再轻轻地挂上话筒。

电话接听流程：
1、电话铃响两遍，立即接听；
2、左手持话筒，右手记录对方有价值留言；
3、内线电话，规范接听用语“你好，办公室”；外线电话，规范接听用语“你好，威尔士
梵格物业服务有限公司”
4、询问对方单位、姓名及意图，详细登记电话内容《来电登记表》（附件2）
5、说声“再见”的礼貌用语，再轻轻地挂上话筒；
6、及时通知来电相关关领导或部门，并在《来电登记表》备注。

做好信息反馈。

7、次月3日前上交上月《来电登记表》到行政部经理处存档。

三、文件的打印、复印
A:文件打印情况汇总：
1、领导或部门人员拿文件到办公室打印。

2、部门人员拿U盘到办公室打印。

3、部门人员向办公室人员发送QQ文件打印。

4、领导打电话通知办公室人员到其办公室拿文件打印。

B:文件复印情况汇总：
1.领导或部门人员拿文件到办公室复印。

2.领导打电话通知办公室人员到其办公室拿文件复印。

C:打印、复印完毕检查并督促使用人在《纸张使用登记表》（附件3）登记使用情况。

每月5日前把上月《纸张使用登记表》及汇总情况上报主管领导。

四、办公物品采购
1、购买物品申请部门须填写《采购物品申请单》（附件4）（每月5日前）做好预算、部门经理同意并签字之后，申请单交给行政部。

2、A：行政部经理审核无误后行政专员针对所购买物品做市场调查、比价。

B:行政部经理审核后如物品特殊需上报总经理，如同意，转下条；如不同意，行政经理须告知申请部门，此次采购申请终止。

3、行政专员将调查结果上报部门经理。

4、部门经理同意之后，去财务支取相应费用，交由行政专员采购（购买物品必须有发票）
5、行政专员采购后，上报部门经理，部门经理查验物品及账务清算（支取费用=发票+现金），
6、领用时申请人、申请部门签字领取并登记备案《办公物品领用表》（附件5）。

备注：物品采购3个工作日内。

如有特殊情况，应提前与申请人沟通。

低值易耗品暂不入库。

流程示意图：
（采购物品申请单）审核购买领用（日常物品）
申请部门行政部同意
上报总经理
不同意终止
五、办公用品审批、报账：
1、接到物品采购员的预算清单审核无误后上报总经理审批（特殊办公物品）。

2、总经理同意后到财务部写借支单且预支相应金额，交给物品采购人员。

3、每月3日前整理上月公司采购办公物品的发票，按照财务要求整理粘贴。

4、把粘好的发票拿到财务部审核、验票、签字（每月7号前财务签完）。

5、拿着发票和《*月份格采购清单》（附件6）上报总经理签字（每月月底前上月票签完）。

6、总经理签字后，拿着发票到财务部抽借条。

六、物料入库与领用：
A:物料入库：
1、新购物料入库前进行盘点，检查物品是否有损坏、短缺等。

2、在纸质登记薄以及电子物料明细表上登记入库数量、品名、日期、坏损程度等信息。

3、不定期对物料进行盘点，做到账实相符，对即将耗用完毕的物料及时上报部门经理，以免影响正常使用。

B:物料领用：
1.领用物料人员在登记簿上填写领用物料明细情况并签字。

2.理人员去仓库拿取物料并发放。

3.管理员录入电子物料明细表并对出库物料及时删减（不消原始记录）。

七、办公物品报修、维修、记录存档
1.各办公室物品坏损需要维修的，由部门经理报行政部。

2.行政专员现场核实情况后填写《公物品维修登记表》（附件7），报修的部门经理签字确认。

3.行政专员安排相关维修人员进行修理（更换配件、专业人员维修、产生费用100元以上上报主管领导，领导同意后方可进行）
4.维修完毕，行政部工作人员填写《办公物品维修登记表》，反馈维修情况及修理完毕时间。

维修时间暂定3个工作日。

后期根据执行情况酌情调整。

流程示意图：
部门经理报行政部行政专员现场核实并填表报修部门经理签字维修人员
同意维修
维修费用超过100元的上报主管领导
维修不同意终止维修100元以下的直接维修后填写
办公物品
维修登记表
八、合同管理具体职责：
1、检查已签订的物业服务合同是否合格，有无计算差错。

如不合格或是错误拒绝接收。

2、检查合格正确的物业服务合同接收后，统一按序编号，存档，严禁遗失。

3、业务部门需要查询合同的，在档案室填写《合同查询登记表》（附件8）后，由行政专员提供合同现场查询，提供查询的合同不可拍照、带离档案室。

如有特殊情况需拍照、带离的，《合同查询记录表》上由总经理签字同意方可办理。

4、物业服务合同暂定存档期限10年。

九、证照管理具体职责：
营业执照年报：
（企业应于每年的1月1日至6月30日，通过企业信用信息公示系统向工商行政管理部门报送上一年度年度报告，并向社会公示。

）
1、登陆全国企业信用信息公示系统。

2、进入企业年报系统并登陆。

3、登陆后填写企业信息等内容。

4、按照提示填写完成，提交即可。

资质证书年检工作：
（企业应于每年的1月1日至6月30日，通过“河南省城乡和住房建设厅”网站申请，并向社会公示。

）
1、登陆“河南省城乡和住房建设厅”网站，进入房地产开发行业综合政务管理平台并登陆。

2、登陆后，填写相关企业信息等内容。

3、按照提示填写完成，提交资质延续申报并打印出《房地产开发企业资质申报表》。

4、申请人持相关材料及《房地产开发企业资质申报表》向市建委开发科提交资料，由工作人员进行查验合格后，装订，开发科开始受理。

5、申请人资料齐全，符合法定条件、标准的，建委开发科会在约定期限内依法进行审核，并将审核结果在网上进行公示。

6、公示通过后，领取新的资质证书。

备注：换证：三年换证，流程同上。

企业员工职业资格证的保管、年审告知工作。

十、日常事务，后勤保障：
1.做好上下联络沟通工作，及时向总经理反映情况、反馈信息，安排日常行政事务，协助
总经理处理日常工作，负责总经理的日常活动和外出活动的安排。

2、负责公司总务工作，做好后勤保障。

综合协调各部门物资材料的使用和管理及监督。

建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。

3、责对外联系、协调，平时公司与工商、税务、业务部门的一些事宜的对接处理工作及临时突发事件的危机公关等。