基于信息空间理论的历史档案数据化及其生存模式研究

基于信息空间理论的历史档案数据化及其生存模式研究作者：郑丹妮来源：《档案管理》2018年第03期摘要：采用文献分析法，以信息空间理论为切入点，从编码、抽象和扩散三个维度解读历史档案的数据化特征。

文章提出突破历史档案生存危机的关键是历史档案知识社会化，强调对数字历史档案的数据化开发和利用。

文章还根据信息空间中知识演化的过程特征，得出两种历史档案生存模式。

关键词：信息空间；历史档案；数据化Abstract： The paper uses literature analysis method. this paper analyzes the data features of historical archives from the three dimensions of coding， abstraction and diffusion. The article points out that the key to breaking through the crisis of historical archives is the socialization of historical archives knowledge， emphasizing the digital development and utilization of digital historical archives. According to the process of knowledge evolution in the information space， the article draws two kinds of historical archives survival mode.Keyword： Information Space；historical archives；Digitization历史档案真实记录和反映着中华民族的集体记忆，不仅是中华先民智慧的结晶，也是中华历史文化遗产不可或缺的重要组成部分。

关于历史档案的定义，冯惠玲、张辑哲认为：“历史档案是指形成时间较早、离现在较久远且主要起历史文化作用的档案。

”[1]李财富认为：“历史档案是指1949年中华人民共和国成立之前的档案，这些档案主要发挥的是非现行价值，面对的利用主体是社会的各个方面。

”[2]杨珩、史江认为：“历史档案主要是指1949年10月中华人民共和国成立以前所形成的档案，包括明代以前、明清档案、民国档案和革命历史档案等。

”[3]从上述定义可以发现，学界主要是从时间角度界定历史档案，历史档案具有形成时间久远、历史文化作用明显等特质。

信息革命之前，历史档案就已经出现生存危机，这种危机源于历史档案形成时间早的特征，体现在历史档案实体上。

信息革命发生后，在数字化技术的帮助下，档案的内容信息从载体上解放出来，在缩微技术、数字化技术的帮助下，得以以模拟形式、数字形式重现，这些技术从一定程度上缓解了历史档案长期保存危机，档案馆也因此有了更多的时间思考如何战胜危机。

然而，信息革命在挽救历史档案实体危机的同时也带来了新的问题。

信息革命后，信息成为与物质、能源同等重要的存在，共同构成起支撑社会发展的三大支柱，世界范围内数据的数量激增，数据的丰富性阻碍了人们对有用信息的捕获能力，成为历史档案生存危机新的源头。

如若历史档案利用无法打破时空界限被社会获取发挥价值，则注定被海量数据掩埋，被迫处于社会边缘状态，为社会所淘汰。

当前，已有学者意识到这一危机。

理论层面，裴燕生提出通过因特网管理和数据库管理提供利用文件是历史档案数字化管理的最终目的。

[4]杨珩、史江提出要对历史档案的潜在信息进行挖掘，强化历史档案在编目、校勘、辑佚等方面的数字化工作，同时建立专题性强且具地方特色的历史档案数据库，并允许用户登录互联网进行目录查询。

[5]实践层面，中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆相继开展历史档案的数字化项目并对其进行开发利用，为理论研究提供经验参考。

显然，档案界将实现历史档案数字化开发利用视为历史档案度过危机的突破口。

立足已有的研究基础，笔者尝试将信息空间理论与历史档案数字时代的生存问题相结合，依托信息空间模型，从编码、抽象和扩散三个维度分析数字时代历史档案的生存特征，继续探索历史档案如何度过生存危机这一核心问题并思考突破策略，为历史档案在数字时代的生存提供新的思路。

1 信息空间理论与历史档案数字生存信息空间（Iinformation space）是英国学者马克斯·H·布瓦索（Max·H·boistz）提出的概念框架，用于研究信息空间框架中编码、抽象和传播三维上数据、信息和知识的转化关系。

布瓦索将数据定义为事物的一种属性，如轻重、黑白等；而知识是行为主体的属性，预先决定了行为主体在特定条件下的行为方式；信息则是事物与行为主体之间建立的一种联系，其转化关系如图1所示[6]。

从图1可以看出，行为主体通过感性或理性工具过滤得到对行为方式有意义的事物的数据子集（信息），这些信息会融入行为主体的知识储备，成为其知识源，在特定条件下影响行为主体。

布瓦索通过信息空间上编码、抽象和扩散三个维度解释了这个过程，信息空间的构成如图2所示。

其中，编码是赋予现象或经验以形式的过程，抽象是构成种种形式之基础的结构的过程，扩散是经过编码和抽象的信息传播给受众的过程[7]。

当前历史档案的生存危机除了实体保存之外，还有因数字时代到来而出现的新危机，即历史档案需要在海量数据环境中获得竞争优势，避免被其他数据掩埋。

针对新的危机，我们需要对历史档案数据进行深入开发并将其转化为易于大众接受的知识为社会所用，换句话说就是实现历史档案知识社会化。

这一点，恰好同信息空间上事物本身的数据通过编码、抽象和扩散三个维度转化为知识的运动过程相类似。

从信息空间理论视角来看，对历史档案的开发合理利用实质上就是对历史档案进行原始数据编码、抽象得到适合大面积扩散的信息集合的过程。

需要强调的是，历史档案本身就是数据、信息和知识的集合体，在数字化的过程中，这种原有的集合体在技术的影响下发生变化，原先感官可捕捉的信息在数字化之后被隐藏，需要额外的描述将其表达出来。

举例来说，明清档案原件字体的大小、字迹颜色、纸张材料及薄厚程度的不同等，如深红色背景黑色字迹，淡黄色背景红色字迹，颜色较浅字迹，以及红、蓝色字迹等因素，会对输出到缩微胶片上信息的清晰度及完整性产生相当大程度的影响，从而造成档案信息丢失。

[8]这种丢失若不采取措施，会随着“模转数”技术被传递到数字形态的历史档案上，影响档案的质量。

因此，重新分析数字化后的历史档案在信息空间编码、抽象、扩散三个维度的特征可以为历史档案生存问题提供更好的方法和思路。

2 基于信息空间三个维度的历史档案数据化解读2.1编码维度。

编码的过程是以其最具一般性的表达方式，创造有助于对现象进行分类的感性的和理性的范畴[9]。

具体来说，就是对事物的数据进行描述的数据处理过程，使其从模糊向清晰转变，比如对于玻璃杯，从视觉角度来看是透明的、触觉角度看是硬的。

“透明”“硬的”这些形容就是对玻璃杯这个事物数据的最初的具体的描述，是个人所接收感官数据被外化和描述的结果。

通过编码这些具体的感官数据可以使用更高级的表达方式，比如语言和文字来建构起某个事物的整体性认识。

对档案来说也是一样的，“文字记注的”“放在库房里”这些是对档案这一事物的直观的描述，通过编码，人们开始使用案牍、册等概念来描述档案这个事物。

因此，编码程度的高低影响着人们对其描述的事物识别的清楚程度。

就历史档案而言，编码维度强调完整性。

从内容上看历史档案本身已经是形成者对档案所记述内容的编码成果，并且这个编码成果是已经经历过抽象和扩散过程，以符合识别标准的结构的状态被呈现出来。

因此，当历史档案从物理形式向数字形式转变时，需要注意历史档案原有的内容信息（编码成功）的完整转移，做到不遗漏，确保历史档案信息价值的发挥不会受到影响。

然而，除了历史档案所记载的内容信息，历史档案的载体材质、记录形式、装具、纹饰等也是不可缺少的信息，这些信息侧面反映了档案形成和流转的时空特质。

当历史档案向数字形式转变，从以原子和分子构成转变为由0和1构成，时间和空间的距离阻断了人们对历史档案这个事物的实体数据的直接捕获，人们所接收的所有信息都依托于数字形式的历史档案，这时历史档案数字化表达的完整性直接影响这部分信息数据的隐现。

若不对被隐藏的数据进行重新编码，则这部分数据可能就此被忽略，造成档案信息丢失。

因此，数字形式的历史档案要想保证完整性，一方面需要保证历史档案从物理形式向数字形式转变后，保有原先物理形式历史档案的全部编码结果；另一方面，还需要在数字化过程中关注历史档案的物理形态信息，对转码过程中被隐藏的信息数据进行额外的编码。

编码过程的完整是历史档案抽象和扩散的基础。

2.2抽象维度。

抽象是通过我们在完成某项特定任务时所需要的类别数最小化，从而实现数据处理上的节约[10]。

简单来说，抽象就是一个简化过程，是一个用少表示多的过程，是对编码后的数据集合进行分类、精简和概括的过程。

可以说编码过程指向历史档案数据完整性，而抽象过程指向历史档案数据描述的可共享性。

比如，关于玻璃杯的描述有玻璃杯大小、重量、颜色、手感、易碎度等多种，如果将所有的特征直接打包进入信息的扩散维度，会出现数据量大和数据冗余的情况，不适合信息（数据集合）的接收者接收和理解。

“档案”这一词汇的产生实质上也是抽象过程发挥作用的结果。

清军入关前，满汉两族各自拥有对“档案”这一事物的描述，比如档子、案牍、册等。

清王朝成立后，在民族融合的推动下，“档案”一词开始逐渐普及开来。

总之，抽象就是对描述进行筛选与合并，在这一过程中与信息的传播最终意图无关的数据的排除，并且以一个具有更高概括度和社会认可度的结构确定下来的过程。

抽象的程度越高，则越容易被不同背景的用户所共享[11]。

历史档案在抽象维度主要经历两个阶段：第一个阶段是对编码的结果进行整理和归纳。

也就是说，要形成具有一定概括性和普及度的类，方便历史档案编码结果的分类和汇总。

第二个阶段是在第一个阶段的基础上，围绕特定主题对结果进行数据过滤，对分类后的数据集合（信息）根据与核心意图的因果关系进行类别的删减，通过数据节约的方式保证数字呈现和传播的结果最优化。

2.3扩散维度。

扩散维度是构成信息空间的三个维度中的第三个维度，扩散维度可参照在不同编码和抽象程度上运作的信息可以达到的特定数据处理的总体的比例来标度[12]。

换句话说，扩散维度衡量的是经历过编码和抽象维度的信息在多大程度上能够被社会各方面的利用者所接收和理解。