文件管理规定

文件管理规定

一、文件管理基本原则

1、紧要文件应当分类存放，并在文件中标明存放地址、责任人

和查阅情况，要保证文件的存放安全和保密；

2、文件的保密级别应与资料内容相适应，紧要的机密文件应当

加密或归档保存；

3、文件应依照时间、序列或主题等方式编号或分类编号，便于

查阅和管理；

4、对于涉及机密的文件，需要进行备份和保护，对于高度机密

的文件，需要实行多种方式进行存储和保护；

5、要建立定期备份机制，确保文件数据的安全性，并备份至不

同的储存介质；

6、要建立严格的文档使用和归档制度，保证每份文档使用期间

的完整性。

二、文件管理流程

1、文件分类：文件管理应首先对全部文件分类，并依据保密性、时效性等因素进行不同的存储。可依照各部门、职能、类型等因素

进行分类存放，便利管理和查找。实在分类方法由各部门自行订立。

2、文件评估：对于每个文件都要进行评估，确定其保密级别、

保存期限及是否需要备份等。对于机密文件，应当加密存储；对于

紧要的文件，要实现备份和保护，以确保数据安全性；对于不需要

保存的文件，要适时销毁。

3、权限管理：针对不同的文件管理权限，应设定不同的操作权限，确保每个人都能够进行文件管理操作。对于紧要数据，应设置

数据权限以限制部分工作人员进行查看和操作。

4、查阅管理：任何人要查阅文件必需经过审核，并依照规定的

流程进行查询，确保文件的保密性和数据的安全性。

5、安全管理：要确保整个文件管理系统的安全性。应加强数据

备份、数据恢复和数据保护，并尽可能多地实行措施防止数据泄露

和文件损毁。

三、模板

1、文件编号：自编号，可采纳阿拉伯数字、序列号等方式进行

编号。

2、文件名称：依照文件的类型和内容命名，确保文件名称简洁

明确。

3、文件说明：说明文件的内容、用途、作者等相关信息。

4、文件保存地址：记录文件保存的地址和储存介质信息。

5、文件保存期限：记录文件的保存期限和修改历史，对于过期

文件适时进行归档或销毁。

6、查阅记录：记录查阅此文件的人员、时间等信息。

四、文件管理评估

1、评估频率：评估应当定期进行，通常为每季度、半年或年度，视实际情况而定。

2、评估标准：评估应当依据文件的保密性、时效性、价值、使

用情况等因素进行评估，对于不安全程度较高的文件，应进行特别

的评估和监管。

3、评估报告：要对每次的评估结果进行记录和总结，以便检查

和改进文件管理制度。

五、文件管理责任

1、各部门的领导应负责管理本部门的文件，保证文件资料不外泄、不遗失、不任意涂改。

2、文件管理人员应对文件进行定期检查，加强对机密文件的安

全保护，并定期进行备份和归档。

3、业务人员应加强对文件资料的录入和保存，并注意文件保密

性和使用规范。

4、档案管理员应保证档案的归档和流转，防止文件遗失和错乱。

六、文件管理流程案例

以一份紧要合同文件为例，分析文件管理流程：

1、文件分类：将合同文件进行按类型分类，规定该类型文件需

要进行必要的保管，可进行归档保存。

2、文件评估：依据合同的保密级别，实行相应的措施进行保密，定期备份和保护。

3、权限管理：限定查阅和操作合同文件权限，确保文件不被泄露。

4、查阅管理：对合同文件进行查看、修改、复制等操作需要进

行审查，确保数据的安全性。

5、安全管理：加强文件备份、恢复、保护和防止泄露，确保数据安全性。

七、文件管理的检查和改进

1、检查频率：定期进行检查，通常每半年或年度一次。

2、检查内容：检查表包括文件备份、数据恢复、文件保护等方面，针对问题进行改进。

3、改进策略：依据实际情况和检查结果，实行较为有效的措施进行改进和优化。例如对于数据备份不足、保护不力的问题，可以考虑加添备份频次和数据加密和管理等方面进行改进。