Access数据库应用教程(2010版)-PPT课件第5章 报表

【例5-9】修改“例5-8”创建的“按分类号分组 并按出版社排序的图书报表”，实现报表按“分 类号”字段进行分组统计，并将修改好的报表命 名为“按分类号分组统计并按出版社排序的图书 报表”。


5.3.4 在报表中添加页码
使用“报表向导”创建报表时，报表中会自动添 加页码。 使用“空报表”和“报表设计”创建的报表需要 在报表的“设计视图”中通过手动添加的方式来 添加页码。


5.2.2 使用报表向导创建报表
报表向导是一种创建报表比较灵活和方便的方法。 利用报表向导，用户可以选择报表的样式和布局， 选择报表上显示的字段，还可以指定数据分组和 排序方式，指定报表包含的字段和内容等。 利用报表向导可以创建基于多个表或查询的报表。


【例5-1】使用“报表向导”创建“部门人员分 组报表”。


5.3.3 报表中添加计算型控件
要在报表中显示汇总数据，就必须建立计算字段， 利用计算字段计算所需的数据，并通过报表中添 加的计算型控件显示出来。 计算控件是以表达式为数据来源的控件，表达式 可以使用表或查询中的字段数据。 一般来说，具有“数据来源”属性的控件都可以 作为计算控件，如文本框控件。




在报表中添加计算控件的基本操作步骤如下。
① 打开报表的“设计视图”。 ② 单击“报表设计工具”|“设计”选项卡中“控件”组中 的计算控件（如文本框）。 ③ 单击报表“设计视图”中要放置计算控件的节区域， 将计算控件添加到该节中。 ④ 双击刚添加的计算控件，打开该控件的“属性表”。 ⑤ 在“控件来源”属性框中，输入以“=”开头的表达式， 如“=Date()”、“=Now()”、“=Count([读者编号])”、 “=[单价]*0.8*[数量]”等。

另外，报表中还可以带有图表，增强数据的可读 性。


5.1.2 报表的视图
在Access 2010中，报表有4种视图：报表视图、 设计视图、布局视图和打印预览视图。


5.1.3报表的组成
一个报表由多个部分组成，每个部分被称为节。 一个报表可以由报表页眉、页面页眉、主体、页 面页脚、报表页脚等五个节构成。 每个报表都有主体节，每个节都有特定的用途， 而且按照一定的顺序呈现在页面及报表上。 另外，对于具有对记录数据分组操作的报表，每 个分组还添加了对应的组页眉和组页脚。
5.2.6 创建标签报表
标签是一种类似于名片的信息载体，使用Access 2010提供的“标签向导”可以非常方便、快捷地 创建标签报表。


【例5-6】使用“标签向导”创建“读者标签报 表”。


5.2.7 将窗体另存为报表
打开数据库后，在“导航窗格”中双击打开需要 创建报表的窗体（比如“借阅”窗体），然后在 功能区的“开始”选项卡中，选择“对象另存为” 命令，在弹出的“另存为”对话框的“保存类型” 下拉列表中选择“报表”选项，在名称框中输入 报表名（如“借阅报表”），单击“确定”按钮 即可生成与打开窗体相对应的新报表。


【例5-3】使用设计视图创建“借阅超期报表”。


5.2.5 创建图表报表
数据以图表的形式表示出来会更加直观。 Access 2010提供了使用图表向导创建图表报表 的方法，图表向导功能强大，系统提供了几十种 图表形式供用户选择。

【例5-5】使用“图表向导”创建“图书图表报 表”。



5.2.3 使用“空报表”创建报表
使用“空报表”按钮创建报表是在布局视图中创 建数据报表。 这种“空报表”就像是一张白纸，根据需要从字 段列表中将字段拖到报表中，从而完成报表的创 建工作。


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【例5-2】使用“空报表”按钮创建“图书借阅 详情”报表。


5.2.4 使用设计视图创建报表
使用设计视图可以创建复杂报表，满足用户的更 高要求。 使用设计视图与使用“空报表”创建报表类似， 都是从一个空白报表开始，通过向报表中添加字 段来生成报表，只不过默认使用的报表视图不同。


报表是数据的一种展现方式，是将数据库中的数 据通过打印机输出的手段。 建立报表和建立窗体的过程基本相同，各种窗体 控件也适用于报表。


5.1.1报表的功能
报表主要用来对数据进行统计、汇总等计算，并 通过打印机打印出来。报表的具体功能如下。
◦ 报表不仅可以实现简单的数据浏览和打印功能，还能对 大量的原始数据进行比较、小计、分组和汇总等。 ◦ 报表可设计成目录、发票、购物订单、数据清单和标签 等形式。




5.1.4 报表的类型
在Access 2010中，按照报表的结构可以将报表 分为如下四种类型。 1.纵栏式报表 2.表格式报表 3.标签报表 4.图表报表



5.2.1 自动创建报表
这是一种非常简单的创建报表的方法。打开数据 库后，在“导航窗格”中选择需要创建报表的数 据表或查询作为数据源，单击“创建”选项卡的 “报表”组中的“报表”按钮，即可为该数据表 或查询创建一个基本报表。


5.3.1 报表记录的排序
在前面介绍的使用“报表向导”创建报表的过程 中，“报表向导”（如图5-5所示）提供了最多 可按4个字段对记录进行排序。 在报表的“设计视图”中，可以根据需要灵活地 选择排序字段或表达式，可以设置多于4个关键 字对报表记录进行排序。


【例5-7】将“例5-2”创建的“图书借阅详情” 报表按“工作单位”与“姓名”字段进行排序。


在报表的“设计视图”中，页码的添加可以通过 在报表中添加文本框控件，并设置文本框控件的 “控件来源”属性值来实现，也可以单击“报表 设计工具”|“设计”选项卡的“页眉/页脚”组中 的“页码”按钮，打开“页码”对话框，实现报 表页码的添加操作。


5.3.2 报表记录的分组
为了使输出的报表具有较好的可读性，通常需要 将具有相同特征（如字段值）的记录排列在一起， 并且根据需要还可能对各分组进行相应的统计， 为此，Access 2010提供了对报表记录进行分组 的功能。

【例5-8】以“图书”表为数据源，创建一个按 分类号升序排序并分组、按出版社进行升序排序 的报表，报表名为“按分类号分组并按出版社排 序的图书报表”。