高效时间管理——中层主管培训讲义

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原则三、 原则三、分清工作的轻重缓急
喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情 花费时间少的事情 已排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情 不喜欢做的事情 不熟悉的事情 难做的是事情 花费时间多的事情 未排定时间的事情 资料不齐全的事情 未经筹划的事情 自己的事情 枯燥的事情 不紧急的事情
M3
非 重 要
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<1%
15%
原则四、 原则四、合理地安排时间 采用80/20原则来设定优先级：
完成20％的目标可能获得80％的效果， 如果你每天的行事历上有十个事项要 做，你只要能圆满达成其中最重要的 两个项目，就可以得到八成的效果。
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找出自己最有效率的时段 以安排工作内容
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一份专家建议的时间安排表 生理专家研究，人的效率会随着时间不同 而不同，顺其自然安排工作内容，工作效率 才会高。
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原则五、与别人的时间取得协作 原则五、
任何人类的组织，不论大小，都有着 周而复始的节奏性和周期性，而我们作为社 会或团体组织中的一员，毫无疑问地要与周 边的组织或个人发生必然的联系。 在这种情况下，我们需要互相尊重对 方的时间安排，也就是说要与别人的时间取 得协作。
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原则六、制定规则， 原则六、制定规则，遵守纪律
1. 将有联系的工作进行分类处理。 将有联系的工作进行分类处理。 2. 将整理好的各类事务按流程和轻重缓急进行排列。 将整理好的各类事务按流程和轻重缓急进行排列。 3. 按排列顺序进行处理。 按排列顺序进行处理。 4. 为制定上续方案需要安排一个考虑的时间。 为制定上续方案需要安排一个考虑的时间。 5. 由于工作能够有计划的进行，自然就能看到这些工 由于工作能够有计划的进行， 作应该按什么次序进行，哪些工作可以同时进行。 作应该按什么次序进行，哪些工作可以同时进行。
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误区一、 误区一、工作缺乏计划
工作缺乏计划的后果： 工作缺乏计划的后果： 工作目标不明确 没有工作归类的习惯 做事缺乏轻重缓急的顺序 没时间分配的原则
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误区二、 误区二、工作组织不当 主要表现： 主要表现：
职责权限不清， 职责权限不清，工作内容重复 事必躬亲， 事必躬亲，亲力而为 沟通不良 工作时断时续
8：00～10：00 10：00～12：00 13；00～14：00 14：00～16：00 16：00～17：00 精力颠峰，适合做规划。 注意力及短暂记忆力最强，适合脑力激荡会议、训 练。 昏昏欲睡，比较适合进行互动沟通的工作。 开始清醒，长期记忆力最强，适合阅读、思考。 适合技术性工作、处理冲突问题。
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什么是时间管理？ 什么是时间管理？ 时间管理的对象是什么？ 时间管理的对象是什么？ 时间管理是面对时间进行的“ 时间管理是面对时间进行的“管 理者的管理” 自我管理” 理者的管理”，即“自我管理”
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自我检查
1、我是否难以说清一天里干了些什么？ 2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？ 3、我是否做了实际上不需要做的事？ 4、我是否常常越权处理？ 5、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？ 6、我是否难以按时赴约？ 7、我是否经常会忘记接下去准备做的事？
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美国人统计平均一个人活到60岁 美国人统计平均一个人活到 岁， 时间上的分配为： 时间上的分配为： 睡觉 20年 ；吃饭 6年；娱乐 8年 年 年 年 穿衣打扮 5年；旅行、堵车 5年； 年 旅行、 年 生病 3年；打电话 1年；其它 年 年 年 其它2年 其它 1年 年 最后剩余的工作学习时间仅10年 看了上面的数据，你有何感受？？ 看了上面的数据，你有何感受？？
学了容易忘
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误区五、 误区五、进取意识不强
人最大的敌人就是自己。 人最大的敌人就是自己。
有些人之所以能够让时间白白流逝，而无悔痛之 意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对 工作和生活的责任感和认真态度。 具体表现为： 个人的消极态度 做事拖拉，找借口 做梦指望“天上会掉馅饼”
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记住过去 把握现在 放眼未来
要 不 重 要
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偏重各类事务的结果： 偏重各类事务的结果：
重 紧急 Ⅰ 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局 Ⅲ 不 重 要 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，抱怨 人际关系浮泛，破 裂 不紧急 Ⅱ 有远见 平衡 纪律 自制 少有危机 Ⅳ 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会 机构维生
此原则的核心主要体现在如下几个方面：
在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工 作应于何时截止。 即使外部没有规定何时截止，自己也要树立 一个何时完成目标。 由于不得已的原因而不能按期完成的，一定 要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在 最小范围内。
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时间管理三步曲
1、记录自己的时间，追踪流向，诊断并 分析时间运用的状况。 2、订定目标并拟订计划，使时间的应用 更具效率。 3、切实执行计划，研究造成时间浪费的 因素，并即时改掉浪费时间的习惯， 成为掌握时间的人。
要
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优先矩阵
重要
多投资时 间在M2 间在M2 M2 M1 尽量避免 扩大M1 扩大M1
重要 非紧急
M4 M3
重要 紧急
尽量减少 M3事情 M3事情
尽量避免 M4事情 M4事情
非重要 非紧急
非重要 紧急
紧急
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高 效 能 组 织
非 紧 急 重 M2 要
M1
紧 急
6565-80%
M4
2020-25%
时 间 管程目标
帮助学员对时间管理的概念、误区 和原则有一些基本而清楚的认识，同时 还能够在工作和生活中灵活地运用时间 管理的方法和技巧。
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课程大纲
什么是时间？ 时间的独特性 什么是时间管理？ 时间管理的误区 时间管理的基本原则
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什么是时间？ 什么是时间？
时间是物质运动的顺序性和持
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误区三、 误区三、时间控制不够 主要表现： 主要表现：
习惯拖延时间 不善处理不速之客的造访 不善处理无端电话的打扰 泛滥的“会议病” 泛滥的“会议病”困扰
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快改变拖延的习惯，实时行动吧 快改变拖延的习惯，
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终结拖延的六个方法： 终结拖延的六个方法：
问自己：现在最重要的是做什么？而非问：我现在最想 做什么？ 先把最令你讨厌、最困难的事解决掉，不要让它一直困 扰你。 将工作分解成几个较小的部份，让工作容易进行。 不要等所有资料都到手才开始工作，有什么就做什么。 找出自己拖延时间的事项，例如聊天、喝咖啡等，规定 自己某段时间内禁止做这些事。 设定诱因激励自己准时不拖延。
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原则一、 原则一、明确目标
目标能唤起你最高尚的才能
如何制定目标？一个完整目标的特征： 如何制定目标？一个完整目标的特征：
具体的 可衡量的 可达成的 与工作相关的 有时间要求的
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原则二、有计划、 原则二、有计划、有组织地进行工作
所谓有计划、有组织地进行工作， 所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正 确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法， 确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法， 最终达成有效成果。通常会体现在以下几个方面： 最终达成有效成果。通常会体现在以下几个方面：
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优先矩阵
重要
M2 M1
重要 非紧急
M4 M3
重要 紧急
非重要 非紧急
非重要 紧急 紧急
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优先矩阵分类表： 优先矩阵分类表：
重 紧急 Ⅰ 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 不紧急 Ⅱ 防患于未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 Ⅲ Ⅳ 不速之客 繁琐的工作 某些电话 某些信件 某些信件和报告 某些电话 某些会议 浪费时间之事 必要而不是重要的 有趣的活动 问题 受欢迎的活动
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误区四、 误区四、整理整顿不足
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你可以这样清理你的办公桌： 你可以这样清理你的办公桌：
挪出一段时间专门来整理你的办公桌。 可以将这个时间再分成几个小段，每小段专心清理一 个抽屉或桌面。 与工作毫无关连的书籍杂物等，都应该立即清掉。 一年半年内不会再用到的东西，考虑把它扔掉。想一 想，扔掉这个东西最坏的结果是什么？如果没什么大 不了，就别犹豫了。 运用5S技巧——整理、整顿、清扫、清洁、养成习惯。 18
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时间管理的误区
一．工作缺乏计划 二．组织工作不当 三．时间控制不够 四．整理整顿不足 五．进取意识不强
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误区一、 误区一、工作缺乏计划
不愿意做计划原因： 不愿意做计划原因：
过分强调“知难行易” 过分强调“知难行易”，认为没必 要在行动前多做思考 认为不作计划也能获得成效 不了解做计划的好处 认为计划赶不上变化 不知如何做计划
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了解自己的生理时钟
在效率最高的时段，你可以集中精力于： 棘手或困难的问题、创造性思考、复杂 的工作、讨论或订定工作计划。 在效率中等的时段，你可以专心做：与 他人交换意见、处理回信、规划行程表。 在效率最差的时段，你可以处理：例行 性事务、电话联络事情、接待访客、基 本行政工作。
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我们无法管理时间， 我们无法管理时间， 只能管理自己与时钟的关系
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昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天是随时可运用的现金
-----请善用它！ 请善用它！
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时间管理的六项基本原则
一． 明确目标 有计划、 二． 有计划、有组织地进行工作 三． 分清工作的轻重缓急 四． 合理地分配时间 五． 与别人的时间取得协作 制定规则， 六． 制定规则，遵守纪律
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让我们大家一起成为 时间的主人吧！！ 时间的主人吧！！
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测试题： 测试题： 1、一个完整的目标是什么样的？请你结合自 一个完整的目标是什么样的？ 己的工作制作一个短期目标（要求包含目标 己的工作制作一个短期目标（ 的五个特征）。 的五个特征）。