浅析档案的全面质量管理

关键词 ： 档案 ； 管理
档案为经济建设服务 ， 这是勿庸置疑的。 业 务 素质 的高 低 ，对 档案 质量 起 着至 关重 要 必需 提 高档案 管理 的 基础 工作水 平 。提高档 档 提 案管 理 的水平 就必 须 实行标 准化 、规 范化 的 但 是为 经济建 设服务 本身 的 内涵是 十 分丰 富 的作 用 。 案工 作人 员要从 搞好 档案 工作 、 即要求 档 案管理 的 收集 、 整 的 ， 括很多 方 面。 它包 我们 不能一 提 到为经 济 高档 案 质 量 的 角度 来加 强 自身 的业 务学 习 。 工作 程序 与方 法 ， 鉴定 、 录 、 管 等各 个 环节 都要 按 照统 著 保 建设 服务 ，就狭 隘地 与获 得多 少经 济 效益 划 领 导要 给 从事 专兼 职档案 工作 的 人员创 造业 理 、 等 号 。因为保 存档案 的 目的不 是 为 了谋求 利 务 学 习和 培训 的机会 ，使 他们 的业 务 知识 能 的 程序 和科 学 的方法进 行 工作 。 ４１全 面普查 案卷 ， 取精 ． 去糟 益 ， 得 利润 ， 是 为 了造 福 于人 类 ， 人 类 更 好 地适 应新 时期 档案工 作 的要求 。 获 而 为 这是实现档案管理标准化、规范化的第 社 会 的 生 存 和 持续 发 展创 造 某 种 基 本 的 条 要 把全 面实 现档 案 的价值 作 为检验 档案 步工作。因为一般 的综合性档案馆由于多 件 ， 以它 的效 益最 终大 多表 现为 社会 效益 。 工 作 质量 的唯一 标 准 。每 个从 事 档案 工作 的 所 要通 更好 档 案质量 是档 案 的生命 线 ，档 案质 量 的好 坏 人 员 ， 过加 强档案 的质量 管理 ， 地 为 年来未做全面的清查加之移交单位划分保管 直 接影 响其效 用 。我 们每 个从 事档 案 工作 的 生产 、 建设 、 教育 、 服 务 ， 进各 项 工作 的 期 限 不准 不可 避免 地存 在许 多重 份或无 查考 科研 促 人 员 必须 树 立档 案 全 面质 量 管理 的 思想 ， 使 质 量 和效 率的 提高 ，从而 实现 档案 的 真正 价 价 值 的文件 所 以首先 要剔 除 这些 无用 的文件 才能避 免今 后 实行计 算机 管 理时 出现重 复与 档 案质量 不断 提高 。 值。 １档 案全 面质量 管理 的含义 和特 点 要 牢 固树 立 “ 下道 工 序是 用 户 ” 的思 想 。 低 效率 的情 况 。 ４２重新 组合 案卷 实 现案卷 规范化 ． 所谓 档案全 面质 量管 理就 是单 位 领导 档 档 案 是 由多部 门 、多 人共 同完 成 的 ，不 同部 案 工作全 体人 员参加 的 ， 学方 法为 手段 ， 门 、不 同工 作人 员之 间 能否密 切 配合 ，上道 以科 将那 些 组卷 过厚 内容 混 杂的 案卷进 行重 工序 ” 否给 下 道 “ 序 ” 能 工 提供 高 质 量 的 “ 半 新 组 卷。重 新组 卷 的原则 是尽 可 能将那 些相 充 分发挥 科学 管理 和专业 技术 的作 用 ，建 立 “ 套贯穿于档案形成 全过程 的质量 保障体 成 品”就成 为提 高档 案 质量 的关键 。如果 每 互存在某种联系的文件组合在一起 。在重组 ， 工 都 工 看 系， 从而保证高质量的档案。 其核心是强调提 个 上 道“ 序 ” 能把 下道 “ 序” 作是 自己 案卷的过程 中还应对那些无页码 、无卷内目 高档 案工 作水 平 ， 证档 案 的高质量 。 具 的 “ 户 ” 为 下 道 “ 序 ” 以保 它 用 ， 工 提供 质量 保证 ， 那 录 、无案 卷 标题 或标 题不 清楚 的案 卷要 重新 么， 档案的质量就有了可靠的保证 。 加 工填 写 以保证 全部 案 卷更 加规 范 。重 新组 有 以下几 个特 点 ： １ ＿ 体人 员参加 １全 要 以预 防为 主 ， 防检 结合 ， 提 高 。优 卷 不仅 可 以优化 馆藏 、科 学保 管 而且 亦 可以 重在 档案 全面 质量管 理要求 档 案形成 过 程 中 良的档 案质 量是 “ 生产 ” 出来 的。根据 这一 基 提 高实行 计 算机 管理 档案后 的利 用效率 。 的所有 人 员 ， 如各 处 （ ） 的领 导 、 室 所 文件 起草 本 道理 ，档案 全 面质量 管 理要求 把 档案 管理 ４ ． ３结合本馆实际规范著录工作 人 员 、定稿 人员 、档案 员等 等人 员 的密 切配 的重 点 ， “ 后把 关 ” 移 到 “ 从 事 转 事先 预 防 ” 上 著录 是实 行计 算 机管 理 的一项重 要基础 合 ，严 格按 照有关 标 准和要 求共 同完 成 公文 来 。从管 结果 转 变为 管 因素 ，做 到 防患 于未 工作 也是 直 接影 响输入 计算 机 数据 与信息 的 处 理 和文件 的归 档及档 案管理 工作 。 立“ 树 档 然 。 准确 性 的一 项重 要 的前 期 工作 。１８ 年 国家 ９６ ３解 决和 改进 档案质 量 问题 的步骤 案 质量 ， 有责 ” 人人 的观念 。 只有这样 ， 能保 才 颁布的《 档案著录规则》 是规范著录工作的最 证 档案 的完整 性 、 统一 性 ， 才能 保证 电子文 也 档案现状不容乐观。有的单位领导对档 基本依据 。但是由于各个档案馆的条件存在 档的及时传输和电子文档 的及时归档。 案工 作不 够重 视 ，觉得 档案 工作 不能 给单 位 差异再加上计算机管理又提 出了新的技术性 １ － ２全过 程控制 带来 效益 ， 只是花钱 不争 钱 ； 管理 人员 没 要求所 以各个 档案馆应该 以《 档案 规则》 为依据 ， 从 公文 的起草 、 核 、 审 印制 、 递 、 传 执行 到 有经 过 系统 的专业 知识 的 培训 ；档案 管理 的 并从 自己的 实际 情况 出发根 据计 算机 管理 的 档 案 的收集 、 整理 、 归档 、 编研 、 发利 用 的整 必备 硬 件 如 档 案室 、 案 柜 、 机 、 案管 理 技术要求制定 出适合本馆著录工作的著录细 开 档 微 档 个 过程 都实行 质量 管理 。 软件 等都 配备 不齐 全 ； 室藏档 案数 量 不完 整 ； 则 。 们 根据 这一 原则 制定 了 Ｂ 市档案馆 我 京 １ 科学 的手段 ． ３ 平 时不 注 意 文 件 、 资料 的收集 、 整理 ； 档案 制 著 录细则 》从 目前 实施 的情 况来 看 已经起 到 采 用数理 统计 方 法 、现代 科 学技 术 和现 度不 完善 ； 的单位 甚 至没有 自己 的《 有 档案 分 了提 高基 础工 作水 平 的作用 并对 我馆 实行档 代 管理 科学来 解决 档案 的 质量 问题 ，不 断提 类大 纲》 档案 保管期 限表 》 《 。 案计 算机 管理 工作 有很 大 的促进 。 高 档案 质量 和档案 工作管 理水 平 。 分析 现状 ， 找出档 案存 在的 质量 问题 。 首 ４ 统一 分类 号保 证 检索查全 率 ． ４ ２ 档案质 量管理 的要求 先要 从公 文拟 撰开始 ， 部 门 、 个工 作人 员 各 各 计算机检索 的显著优势就是能够满足人 必须 牢 固树立 档案 质量 意识 。档 案质 量 必须 经常 地 、 自觉地 树立 档案 质量 意识 ， 找 们族性检索的需要。为了确保检索的完整性 查 的提高 ，与工作人员的质量意识有着密切关 问题 。 分析 产 生档案 质量 问题 的主要 原 因。 我们在分类过程中， 首先根据《 中国档案分类 系。其中， 领导的档案质量意识最为关键， 领 找出影响档案质量的各种因素。 法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细 导通知必须提高认识 ， 转变观念 ， 认清档案管 针对 影 响档 案 质量 的主 要 因素 ，提 出改 则 。例 如 “ 物价 ” 问题 涉 及 的行业 较多我 们就 理 的重要 性 ， 档案 数 字化 是大 势所 趋 ， 认清 要 进计划 ， 并制定解决问题的落实措施。 统一归人“， Ｊ类然后再根据每一文件具体特 ， 高度重视本单位档案 网络信息化、数字化建 组织 实 施解 决和 改进 档案 质量 的措 施或 征 辅 以关键 词标 识加 以区分 。另 外在分 类的 设， 因此要 求从 事档案 工作 的人 员 ， 是各 计 划 。 特别 同计 划 和 目标对 照 ， 检查采 取措 施后 收 过 程 中还应 加强 校 审力 度 以便 及 时校正 分类 级领 导 ， 牢 固树 立档 案 质量 意识 ， 高 的 到的效 果 。总结 经验 ， 固成绩 ， 成功 的经 人 员 的错误 。并 且还 应 经常 组织 大家统 一认 要 用较 巩 把 工作 质量来 促进 档案 质量 。 验 和失 败 的教训 都 吸收 到相应 的制度 、规定 识 统一 标准 尽量 做 到前 后标 引一致 同一 类文 要 不断提 高 档案 人员 素质 ， 管 理 ， 加强 完 中去 ， 防止再 次 发生类 似 的问题 。 对检查 中发 件 标 引一致 从 而达 到标 准化和规 范化 管理 。 善规章制度 ， 内部人员的制约机制 。 建立 良好 现 的 问题 ， 管是 遗 留下来 的还 是 新 出现 的 ， 不 参 考文 献 的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作 再 从第 一 步开始 ， 新一 轮 的改进 ， 续加 【］ 中华． 强档 案 管理 ， 高档案 质量叽． 进行 继 １胡 加 提 江 的基 础 。从 事档 案工作 的人 员要 有 良好 的政 以解决 。 西审 计 。９ ５ １— ０ １９ — ２ ３． 治思 想素 质 。 具体 来说 ， 就是要 有 强烈 的事业 ４提 高 档案 管理 基础 工作 水平 为服 务创 心和高度的责任感， 要有良好的服务意识 ， 要 新 做好 准备 有 默 默无 闻 、 奉献 的档案 人精 神 。 案工 无私 档 档案 管 理的基 础 工作 是发 展档 案管 理创 作 又 是一项业 务 性 比较强 的工 作 ，档案 人 员 新 的前 提 ，为 了确保 档案 管理 水平 的 发展就
摘 要： 当今 ， 息技 术 的飞速发 展 和广 泛应 用 ， 国 民经济 和社会 发展 产 生 了深 刻的影 响 ， 信 对 同时也 给 档案 工作 带 来 了极 大的挑 战和 发 展 的机遇 。只有 紧 紧抓 住这 一挑 战和 机遇 ， 动档 案现代 化 管理 ， 柞 才能使 档案 工作 更好地 服务 于 全 面建设 小康 社会 的宏伟 事业 。