办公费用管理办法

湖南动悦体育办公费用管理办法（讨论稿）

第一章总则

第一条为了规范动悦体育办公费用报销,合理控制费用开支，依据《吉首市动悦体育文化有限公司财务管理制度》及国家相关财经政策、法律法规的规定，特制定本办法。

第二条本办法所说费用是指动悦体育办公日常管理开支的费用，包括办公费、招待费及礼品费、差旅费、通讯费、车辆使用费、研发费、资料费及其他费用等。

第三条动悦体育办公费用实行预算管理、标准控制、集中反映、有效监督的管理原则。

第二章费用管理的一般原则

第四条费用审批权限：动悦体育办公费用开支由股东大会授权总经理实行一支笔审批制度，即在股东大会批准的年度费用预算内的开支全由总经理审批。总经理个人年度费用由股东大会核定，其个人预算内费用开支由副总经理审批，预算外费用需经股东大会核定后开支。

第五条费用报销的流程：报销人填写费用报销单→部门负责人审核→总经理审批→会计审核→出纳审核付款。

第六条费用报销要求

（一）报销发票要求要素齐全，内容无虚假记载，发票要素包括：日期时间、付款单位名称（要填全称）、缴款内容或摘要、小写金额、大写金额、收款单位财务专用章或发票专用章。

（二）报销人必须提供合法票据, 对不符合财务报销制度的发票，财务部一律不予报销，报销时发票正面要有经办人、证明人签名。

（三）经办人分类整理有关原始发票，整齐粘贴在原始凭证粘贴单上，有采购单和专项费用申请单的连同一起附上。

（四）将分类整理后的原始发票附在费用报销单后，注明原始单据张数，并在费用报销单上填写完整相关内容。

（五）现金报销5000元以上的，需提前通知财务部备款。

第七条借支管理

（一）借款分为临时借款和备用金借款两类。临时借款是指遇事临时性借支、事毕报销清账的借款。备用金借款是针对现金使用频繁的岗位核定周转金，预先借支，报销不清账，支付现金，年末清账的借款。

（二）临时借款借支原则为前款不清，后款不借，逾期未归还借支者从其工资中扣回借款；借款金额超过5000元的应提前通知财务部备款；出差借款按审批后的《出差申请表》批准额度办理借款，出差返回10个工作日内办理报账还款手续。

（三）备用金借款额度由现金使用部门提出申请，经副总经理审定，总经理和财务负责人共同核准；备用金借款的额度原则上不得超过借款人月工资的一半，有备用金借款的人员，原则上不得再申请临时借款；用备用金借款开支的费用每月报账一次，无特殊原因不得跨月报账；备用金借

款每年末清帐，下年初重新办理备用金借款手续。年末无特殊原因不主动清帐者，财务从其个人工资中扣回借款。

（四）借款审批流程依费用报销单审批程序，借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、转账或现金。

第三章各项费用管理的具体规定

第八条办公用品、低值易耗品管理

购买办公用品，需填写《采购单》，报销时附购物明细清单，经办人和验收人在清单或发票正面签字证明。

第九条招待费及礼品费规定

（一）动悦体育各部门一般性招待用餐和礼品等费用一次性支出在500元以下的，由副总经理自行把握，严格开支，不得超支。500元以上的必须事前请示总经理批示。

（二）提倡勤俭节约，反对铺张浪费，招待餐须限制陪餐人数，原则上陪同人员不得多于来宾人数。

（三）一般情况下，招待费用和礼品费用发生时，需事前填写《招待费审批单》，经总经理或副总经理审批后方可开支。特殊情况，在外地或急需开支的，也应先口头请示。

第十条差旅费管理

（一）出差审批制度

出差须申请，并填写《出差申请表》，经批准后方可出差，差旅费用报销时须附上《出差申请表》。

（二）出差报销费用标准

差旅费报销采取限额内实报实销制，即长途交通费在标准内据实报销，住宿费和市内交通费在规定标准限额以内凭发票报销，伙食补助按每天定额标准补贴。具体标准如下表：

注：特殊地区指北京、上海、深圳、广州。

（三）出差其他规定

出差起止地有直达火车的必须乘坐火车。

住宿发票需注明人数、住宿天数，三星级（含）以上酒店的，同时提供酒店费用清单，私人费用必须扣除。

伙食补助按算头不算尾的原则计算，出差期间陪同客户或有客户招待的当天不计算伙食补助。

开会和培训等原因出差，已缴纳有关食宿费用的，不再给予伙食补助。

不同职级人员一起出差，适用高职级人员的费用标准。

第十一条通讯费报销规定

（一）手机话费报销按动悦体育核定标准执行，限额内据实报销。报销人需填写《手机通讯费用报销申请单》，经总经理批准后方可报销。报销标准每年清理一次，发生岗位变动的，重新申请核定标准。

（二）手机话费报销标准：总经理400元/月，副总经理300元/月，部门经理200元/月，其他员工100元/月。

（三）动悦体育办公电话费用统一由办公室缴纳并管理。

第十二条车辆费用管理

（一）个人汽车交通费用补贴额度按公司核定标准执行，标准内据实报销。报销人需填写《交通费用报销申请单》，经总经理批准后，方可报销。报销标准每年清理一次，发生岗位变动的，重新申请核定额度。

（二）交通费报销标准：总经理400元/月，副总经理300元/月，部门经理200元/月，其他员工100元/月。享受交通补贴的，市内的士票一律不报销。

（三）公司车辆所有费用开支统一由办公室管理，车辆维修费用需附维修明细清单。

第十三条研发费用管理

（一）研发费用开支由办公室（技术部）集中管理。

（二）办公室（技术部）年初进行研发费用预算，年度内开支控制在预算范围以内，不准超出规模。特殊情况的，需重新申请，经总经理批准后方可增加研发费用开支规模。

（三）系委托科研项目的，需提供委托合同或协议。