办公室管理办法

综合管理办法

一、收发文及印章管理办法

1.综合管理部为公司收文、发文及印章管理归口部门，负责公

司文件收发、归档及印章管理。

2.公司公文处理严格按中铁二十四局集团有限公司有关收发文管理规定执行。

（一）收文管理办法

3.一切外事文、内引文（包括外出会议带来的文件、资料）均

须交公司办公室统一登记、统一分文、统一办存，其他人不得擅自分文或滞留在自己手中。

4.所有内外行文，均须在综合管理部登记并由综合管理部统一

分发，后由办公文员严格按照分文意见及时送达传阅、催办，填写承办结果并做好平时立卷，年终归档。

（二）发文管理办法

5.凡以公司名义的对外行文，须在综合管理部办理登记编号手续。取得行文编号前，办公室要审查发文处理笺的主要内容是否齐全。承办单内容有：领导签发意见、会签部门意见、拟稿人签字、标题附件、主送单位、抄送单位。同时审查文字、文本是否符合统一对外口径及文面格式要求。

6.对外行文的原始草稿与最后定稿及相关附件一并在盖章前交

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公司办公室一份完整资料备存立卷归档。

7.对外行文的范围、份数须在综合管理部登记备案并严格执行。

（三）印章管理办法

8.印章管理的职责如下：

（1）综合管理部为印章的归口管理部门，负责制订和完善管理

办法；负责公司各类印章的启用、回收和销毁；

综合管理部负责电子公文专用章等的管理工作，公司公章由公

司领导指定综合管理部专人进行保管。各部门负责人是部门印章的专管人员。

（2）公司财务专用章和财务负责人印章由指定的财务人员负责

保管和使用。

9.印章的刻制、分发、回收和销毁要求如下：

（1）综合管理部须是刻章授权的具体责任部门，刻制印章并

及时将印模备案；对于将撤销或被更名的印章要及时回收，并办理相关印章的启用或作废。

（2）任何单位和个人不得擅自刻制公司各类印章，否则将追

究其刑事责任。

（3）回收的作废印章交办公室保存，一般印章保存期限为三

年，重要印章保存期限为五年，逾期按档案销毁程序报批后予以销毁。

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10.印章专管人员必须妥善保管印章，专柜存放，不得转借，

严禁擅自用印，以保证印章的绝对安全和正常使用。印章因不慎丢失，要立即向印章刻制批准单位报告，并在新闻媒体上及时刊登遗失公告。

印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章由印章

专管人员的直接上级领导代管，印章专管人员要向代管人员交接工作，交待用印注意事项。

印章专管人员离职时，需及时办理印章移交手续。

11.使用印章必须履行审批登记手续，设立印章使用申请表表，

一事一表，必须将用印时间、用印部门、用印人、用印内容、批准人签批等情况记入，严格按程序办理。

12.涉及重大法律风险的业务需使用公司公章或其它印章的，

须在提交申请表后，所需用印的文件材料一并呈公司主要领导或分管领导批准。公司领导外出时，一般用印可经办公室主任批准；重要用印须由用印人电话请示公司总经理同意，并在事后及时补办签批手续。

13.办公室印章专管人员对印章使用要严格审核，《印章使用申

请表》所载内容必须与所盖章的文件材料相符，否则不予用印。未经领导批准的文件材料不得用印。

14.OA网上制发的公文，经公司主要领导或分管领导签发后，

由办公室使用公司电子公文章。若需另行制作纸质公文报送的，纸质公文使用公司公章。

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15.公司公章原则上不准带出公司机关。确因工作需要将印章

带出使用的，须事先在《印章使用申请表》上载明使用事项、携带人、带出和交回时间，经公司总经理批准，方可携带使用。

印章携带人要严格按照《印章使用申请表》上批准的使用事项

使用印章，严禁擅自超范围使用；要妥善保管印章，不得损坏、丢失，禁止转交他人。

印章携带人擅自超范围使用印章或将印章丢失，造成民事、经

济、法律纠纷和后果的，将追究印章携带人相应责任。

16.公司财务专用章和财务负责人印章的使用，须经公司财务

总监批准。

17.印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，

未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印;经

办人拒绝印章专管人员审核用印内容的，印章专管人员有权拒绝用印。

禁止出现空模，禁止在空白纸张、介绍信、证件、奖状、表格

上用印。

18.任何人员都必须严格依照本办法规定程序使用印章。违反

本办法擅自用印一经发现，严肃处理，给企业造成损失的，由集团

公司对违纪者予以行政处分；造成严重损失或情节严重构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

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二、会议及接待管理办法

（一）会议接待

1.公司日常会议由综合管理部牵头召集，专业对口会由各专业对口部门召集，综合管理部辅助接待。

2.会议及公务接待按对象、目的以及场合，分为以下四类：

A类（特别重要和重大的接待）接待规格可按高档标准执行。

B类（比较重要和重大的接待）接待规格可按较高标准执行。

C类（一般的接待）接待标准可按中档标准执行。

D类（与项目部业务往来）接待标准可按普通标准执行。

3.A、B类会议接待可使用接待室及会议室，B、C类会议接待使用会议室。

(二)接待管理

4.各项接待任务按照对口接待、归口管理的原则组织实施。接

待分工如下：

（1）综合管理部是公务接待的牵头部门。凡需要办公室承办的重要接待任务，由对口业务部门按程序申报。对于综合型重要接待活动，要负责召集相关部门研究接待方案，通知陪同的公司领导及部门负

责人，联系考察地点，落实接待工作座谈会的各项要求，部署、协

调接待工作的各个环节。

（2）来公司检查、指导工作的上级领导，原则上由对口业务部门参照本规定负责接待。

5.接待程序如下：

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（1）接受任务。办公室或对口业务部门收到重要客人来访的信