协同综合业务管理系统技术方案

2013年协同综合印务管理系统（OPM）技术方案2013年4月目录1.系统设计 (3)1.1.设计思想 (3)1.2.设计原则 (4)1.2.1. 人性化流程定义，颠覆传统方式 (4)1.2.2. 不打破原有的办公习惯 (5)1.2.3. 流程图对比 (6)2.系统角度设计 (6)2.1.公司高层管理 (6)2.1.1. 报表 (6)2.1.2. 员工工作情况 (7)2.1.3. 订单/工单管理 (7)2.2.公司销售部管理 (8)2.3.公司生产部管理 (8)2.4.公司生产部员工 (8)2.5.公司财务部员工 (8)2.6.公司对外关系 (8)3.功能设计 (8)3.1.订单管理 (9)3.2.工单管理 (9)3.3.对外关系管理 (15)3.4.费用管理 (16)3.5.办公管理 (17)3.5.1. 待办事项 (17)3.5.2. 事务处理 (18)3.5.2.1.行政类 (18)3.5.2.2.人事类 (18)3.5.2.3.财务类 (19)3.5.2.4.生产类 (19)3.5.3. 工作日志 (20)3.5.4. 任务交办 (21)3.5.5. 会议通知 (22)3.5.6. 便签 (22)3.5.7. 通知公告 (22)3.5.8. 文档资料 (23)3.5.9. 合同管理 (24)3.5.10. 单位黄页 (24)3.5.11. 我的收藏 (24)3.6.系统管理 (24)1. 系统设计1.1. 设计思想综合业务管理系统支持客户在线登陆下单，也可由销售（业务代表）为客户下订单，订单新建完成后客户信息直接提取到对外关系管理中形成客户档案。

订单管理包括：订单新建、订单审批、生产下达、生产完成等，由销售部员工进行操作，在订单表单中客户名称、订单金额、订单内容为固定值不可定义，其它内容支持自定义。

工单管理包括：生成审批流程、生产下达等，由生产部员工进行查询及管理，在工单表单中不显示客户名称、订单金额，只显示订单内容及数量。

工单下达至生产车间或外协时由相应工作人员进行完成进度及情况填报，提供客户及销售（业务代表）进行订单进度查询。

在系统设计中订单与工单数据关联，工单数据直接从订单数据中提取，减少工作人员手工录入环节，节约管理成本及避免数据误差。

同时，费用管理中的生产费用、管理费用数据可直接通过订单审批、生产车间及外协审批流程进行采集，在订单合同中采集的数据形成合同收付款记录等（如下图所示）。

生产费用 管理费用收付款记录通过审批流程收集数据客户客户销售费用管理系统页内设计主要分为：管理岗、车间、对内、对外四块，管理岗页面主要显示待办事项，工单完成情况、订单完成情况等；车间页面主要显示工单、通知、公告等；对内页面主要显示流程审批及申请、通知、公告、订单管理、工单管理等。

对外页面主要提供客户、销售（业务代表）输入订单号进行订单进度查询等。

在系统中用户根据自身权限查询相应信息及内容等（如下图所示）。

待办事项。

工单完成情况。

订单完成情况。

工单。

通知。

公告。

工单。

通知。

公告员工（审批、申请)[OA 事务]通知/公告订单管理工单管理1.2. 设计原则1.2.1. 人性化流程定义，颠覆传统方式流程定制以原纸质表单以word 绘制后导入系统，添加相应组件生成可自定义流程，根据流程自动生成流程图及流程环节，实施中快速适应公司变化，与日常纸质审批一致实用性高。

1.2.2.不打破原有的办公习惯系统中表单定制以实现的表单一致，按现有的审批表单绘制后导入系统，添加相应控件即可生成，表单中支持常用意见、手写签名等，使经办人不改变原有的审批方式、领导审批简单快捷。

支持手写签名点击<请填写>弹出该对话1.2.3.流程图对比传统模式（软件工程式）新型模式（职能模式）2.系统角度设计2.1.公司高层管理公司领导在系统中能看到报表、员工工作情况、工单/订单管理等。

2.1.1.报表报表包含了财务报表、订单报表(销售)、工单报表（生产）等，在系统中报表可通过图表进行展示（如饼状图、柱状图、折线图）。

公司领导通过图表展示可以了解公司年度、季度、当月的财务收支情况、销售情况、生产情况等。

报表数据以直观、简洁的图表形式显示出来，帮助公司管理层更清晰的了解公司当前状况等，以最快时间内识别风险，实现提早控制和辅助决策的作用。

2.1.2.员工工作情况公司领导通过任务交办及工作日志两个模块了解员工工作情况，在员工填写的工作日志中就可以了解员工当天的工作情况，如：查看销售部员工工作日志，可了解他当天所进行的客户拜访、客户回访等相关情况等；通过任务交办可了解当前订单生产进度、项目进度等。

2.1.3.订单/工单管理公司领导通过订单管理可查看订单情况、订单合同、订单合同收付款情况；通过工单管理查看工单下达情况、生产进度、生产耗损情况等。

2.2.公司销售部管理公司销售部主要负责订单管理、客户管理等。

通过订单管理为客户填写订单信息进行下单，订单合同签定、订单合同款收付等；通过客户管理可对客户进行建档、信息查询及管理等。

2.3.公司生产部管理公司生产部主要负责生产完成情况、生产报表统计、公司外协/外委管理、工单管理等。

通过工序对生产情况进行填报，在已完成的工序上点击完成，便于客户及销售（业务代表）查询订单进度；通过生产报表（如：奖励单、补料单、过失返工单）统计生产废品率等。

2.4.公司生产部员工公司生产部员工可查询工单生产下达情况、工单完成工序填报、待办事项、通知、公告等。

2.5.公司财务部员工公司财务部员工主要对费用报销、支出明细、收入明细等进行管理，同时可对订单合同及合同收、付款情况进行查询等。

2.6.公司对外关系公司客户、业务代表可通过系统进行订单进度查询。

3.功能设计根据印务需求，系统主要由订单管理、工单管理、对外关系管理、费用管理、办公管理、系统管理等模块组成。

3.1.订单管理订单新建：新建客户订单，订单包括客户名称、订单金额、订单内容等，订单表单中除客户名称、订单金额、订单内容外均可自定义。

订单审批：对客户订单进行审批，当客户或销售（业务代表）下单后，由各级领导进行审批，订单审批结束后自动生成工单。

订单台帐：对订单统计、查询等，公司领导、销售、财务等可根据自身权限进行订单查询。

订单状态：订单状态包括生产、完成、待生产、取消、暂停。

订单应收款：订单应收款包括应收款管理及预收款管理，应收款数据及预收款数据从订单中自动提取，用户根据相应权限可进行查询、统计等。

派发工单：订单审批结束后自动提取数据生成工单派发至相应生产部门。

订单查询：通过订单号查询订单进度及相关信息等。

订单出货管理：根据订单内容生成出货（交货）明细单，通过出货明细单进行货品送交。

统计分析：对订单数、订单金额、完成情况进行统计及分析，以图表方式进行展示。

交货明细单3.2.工单管理订单生成工单后派发至相应生产部门，工单分为：内部工单和外委工单，两类工单内容一致属性不同。

工单办理：系统派发工单至相应生产部门，生产部门进行工单签收处理。

工单内容包括订单内容、开料、工艺、机台、印刷要求等。

工单状态：工单状态是显示工单进度，通过工序制作时在已完成的工艺上点击完成后形成工单状态（当前所在工艺步骤），提供公司领导、销售（业务代表）、客户进行订单进度查询。

工单查询：根据工单号查询工单生产进度等。

统计分析：对生产机台、折页机产量、机刀工作记录、废品率等进行统计及分析，以图表方式进行展示。

工艺流程单工艺列表计件记录机刀工作记录机台月统计表后工序部绩效统计表折页机产量统计3.3. 对外关系管理对外关系档案管理：记录了客户、供应商、合作伙伴的相关信息(如：客户类别、等级、名称、所属行业、所在区域、地址、电话、传真等)进行管理。

当客户档案中已记录客户资料时销售或客户下订单时可从客户档案中直接提取相关数据，无需再次录入信息。

关联客户：客户与客户之间可能会有关联，当客户相关联时填写关联描述。

关联活动：列出与该客户关联的所有活动（如：订单、拜访、关怀等）关联数据根据相关权限进行查看。

关联交易：列出与该客户关联的所有交易记录（如：订单、订单金额等）关联数据根据相关权限进行查看。

关联附件：列出跟该客户关联的所有附件，包括从合同审批流程过来的合同文件，关联数据根据相关权限进行查看。

关联费用：列出与该客户关联的所有相关费用，包括从流程审批中自动提取的费用，关联数据根据相关权限进行查看。

流程审批：自动发起如商务接触、投诉、咨询、建议等流程。

我的关系：以我相关的客户、供应商、合作伙伴的档案信息。

信息变动：记录了所有客户信息变动、删除、新增情况等。

从源头收集客户信息形成公司对外关系资源从日志中可自动发起办理流程告知相应负责人3.4.费用管理费用审批：费用报销、招待费用报销、出差报销、借款申请审批、汇款申请、支票领用申请等相关审批流程。

支出明细：指每一笔支出费用的日期、内容、金额、费用科目等以及相关的审批流程单。

收入明细：指每一笔收入来源包括了款项的日期、内容、金额、费用科目等。

采购应付款：对采购应付款及预付款进行管理。

订单应收款：对订单应收、预收款进行管理，应收款数据及预收款数据从订单中自动提取。

统计分析：对相应数据（如：黑单、红单、收款、欠款、付款等）进行分类统计及管理，同时将报表以柱状图或饼状图展示，所有的费用情况都会按比例来显示，可以很直观的看出费用支出、收入对比。

黑单统计欠款清单收款明细表3.5.办公管理3.5.1.待办事项待办事项集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务，如：邮件、消息、审批等。

未办事项：没有办理等待办理的文件；缓办事项：没有办理可暂缓办理的文件；已办事项：已经办理的文件；待阅事项：等待阅读、传阅的文件；已阅事项：已经阅读或已传阅的文件；我的分类：对文件进行分类管理。

3.5.2.事务处理事务处理分为：行政类审批、人事类审批、财务类审批、销售类审批、生产类审批等。

3.5.2.1.行政类行政审批汇集了行政类常用审批流程包括：通用审批、用印申请、采购申请、费用申请、加班申请、值班申请、设备申请等。

3.5.2.2.人事类在系统中人事实现了全过程审批管理，从员工面试、入职、转正、调动、离职等进行相关审批。

人事审批包括：面试意见审批、入职申请、转正申请、人员调动审批、离职审批、停职审批、培训申请、请假审批、行政申诉等。

请假审批表应聘表3.5.2.3.财务类财务审批包括：费用报销、招待费用报销、出差报销、借款申请审批、合同应付款审批、支票领用申请等。

3.5.2.4.生产类生产员工奖惩审批流程生产员工奖惩审批流程包括：奖励单（红单）、过失返工单（黑单）、补料单（绿单），通过奖惩审批流程相关数据与费用管理支出、收入相关联。

奖励红单过失返工黑单补料绿单3.5.3.工作日志写日志：记录当天的工作内容及心得，便于日后查阅和总结；查看日志：呈日历表方式显示，方便以年、月、日方式查看；日志订阅：在工作日志里支持同事之间相互订阅，方便及时查看所关心的工作进展；工作总结：将指定时间段的日志生成总结进行检查分析；日志类型：类型分为日常工作日志、销售（订单）工作日志、任务回复、工单工作日志等；计划：做出工作计划、任务目标等；备注：对重要的事、日期做出标注，类似于备忘录；点评：在工作日志里支持企业领导点评日志，指导工作及对工作提出看法等；交流：在工作日志里支持同事交流，可以通过交流来协调工作处理事项等。