档案登记和统计概述
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• 目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：
▫ 其一，全国档案工作基本情况统计； ▫ 其二，专业系统档案工作情况统计； ▫ 其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本
情况统计； ▫ 其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。
档案统计工作的意义
是认识档案工作的一种重要手段；
可以把定性分析和定量分析结合起来；
格式、统一的计算方法和一定的期限填送报表。
• 6.1.4.2. 专门调查
▫ 专门调查是根据一定的目的要求，临时组织起来的调查，它是统计 报表的一种补充形式。
6.1.5. 档案统计资料整理与统计分析
• 统计分组
▫ 把档案工作中的各种现象分出不同类型的组，加深认识 档案工作总体构成与现象之间的相互关系。
档案专业教育 基本情况指标
普通高校 成人高校 中等学校
学生与师资情 况
学生与师资情 况
学生与师资情 况
6.1.4. 档案统计调查
• 6.1.4.1. 统计报表
▫ 统计报表是下级档案管理机关和档案馆（室），按照统一的规定向 上级机关以表的形式定期报送的文件
▫ 最基本、最常见 ▫ 报表制度的主要特点：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的
第六章 档案登记与统计
第六章 档案登记与统计
6.1.档案登记和统计概述 6.2.档案室的登记和统计工作 6.3 档案室的登记和统计工作 6.4 档案行政管理部门的统计工作
6.1.档案登记和统计概述
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念 6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求 6.1.3. 选定档案统计指标 6.1.4. 档案统计调查 6.1.5. 档案统计资料整理与统计分析 6.1.6. 案卷数量和状况检查 6.1.7. 档案统计标准化
6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求
• 任务：
▫ 对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计 分析， 提供统计资料，实行统计监督。
6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求
• 要求：
▫ 准确性
▫ 及时性
制度化并相互结合 档案统计网络
▫ 科学性
科学的标准和方法 全国通用的档案统计报表，统一的格式、口径和标准，
是档案事业建设的一项重要的基础工作； 可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规 划提供提供依据。
6.1.3. 选定档案统计指标
6.1.3.1. 确定档案统计指标的原则 6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
6.1.3.1. 确定档案统计指标的原则
• 必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起 • 统一性和稳定性 • 可比性 • 运用平均数，必须遵循总体同质性的原则
• 检查工作要严格以全宗为单位进行
• 检查周期要根据全宗的重要程度来确定。
▫ 5年，10年，15年
6.1.6. 案卷数量和状况检查
• 缺卷、编目上的错误和实际损坏，都要计入Fra Baidu bibliotek案卷数量和 状况检查单”。
▫ 检查单在检查过程中要按每个目录分开填写。
▫ 检查案卷数量过程中，不允许在目录上随意做标记，也不允 许打乱案卷的排列次序。
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记
▫ 一种是带有司法行为性质的认证性登记
如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记 等等；
▫ 一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的 工作记录性登记
如会客登记、出入库登记等等。
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记
▫ 对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、 现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作 的过程和状态。
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
不同种类
有关档案馆馆藏 情况指标
档案总量 结构分量 资料数量
不同历史时期 不同保管期限 不同制成材料
不同整理状况
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
有关提供利用 方面的指标
利用者情况 （人次）
利用服务情况
提供利用总量
不同方面利用 分量
编研情况
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
时间序列
• 其内容包括：
▫ 收集与整理某种社会现象的历史资料； ▫ 对这些资料进行检查鉴别，排成数列； ▫ 分析时间数列，从中寻找该社会现象随时间变化而
变化的规律，得出一定的模式； ▫ 以此模式去预测该社会现象将来的情况。
6.1.6. 案卷数量和状况检查
• 目的：
▫ 查明档案的实有数量是否与案卷目录上的登记相符， 发现被损坏的案卷和字迹模糊需要修复，需要重新 装订、消毒和复印的文件。
档案事业经费
有关档案经费及机构 建设方面的指标
机构设置
档案馆基建情况 档案馆（室）库房面
积 档案馆（室）内设备
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
档案工作人员 基本情况指标
人员总量（定 编）
结构分量
不同年龄组
不同文化程度
不同档案专业 程度
不同专业技术 职称
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
• 统计
▫ 较为宏观的定量描述、定量分析的技术方法，用以 认识事物的总体状态、趋势和性质，为领导和决策 行为基础性信息支持。
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记和统计工作的关系
▫ 登记工作是统计工作的基础。 ▫ 登记工作是统计工作的一部分。
• 档案登记与统计涉及档案管理领域所有的重要事 实与数据。
▫ 分组的关键是分组标志
• 档案统计分析
▫ 是对调查获得的大量的经过整理的资料进行分析研究， 从中发现和总结出带有典型性的经验教训。
▫ 动态分析方法
时间序列
• 也叫时间数列、历史复数或动态数列。
• 它是将某种统计指标的数值，按时间先后顺序排 到所形成的数列。
• 时间序列预测法就是通过编制和分析时间序列， 根据时间序列所反映出来的发展过程、方向和趋 势，进行类推或延伸，借以预测下一段时间或以 后若干年内可能达到的水平。
▫ 检查以后在目录上加盖“××××年检查”的戳记。
▫ 作出案卷数量与状况的检查报告
明确统计的范围、内容、项目和要求
• 遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：
▫ 统计指标体系完整化 ▫ 统计分类标准化 ▫ 统计调查工作科学化 ▫ 统计基础工作规范化 ▫ 统计计算和数据传输技术现代化 ▫ 统计服务优质化
• 从统计的对象来看，分为两方面：
▫ Ａ、对档案实体及其管理状况的统计； ▫ Ｂ、对档案事业的组织与管理状况的统计；
▫ 其一，全国档案工作基本情况统计； ▫ 其二，专业系统档案工作情况统计； ▫ 其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本
情况统计； ▫ 其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。
档案统计工作的意义
是认识档案工作的一种重要手段；
可以把定性分析和定量分析结合起来；
格式、统一的计算方法和一定的期限填送报表。
• 6.1.4.2. 专门调查
▫ 专门调查是根据一定的目的要求，临时组织起来的调查，它是统计 报表的一种补充形式。
6.1.5. 档案统计资料整理与统计分析
• 统计分组
▫ 把档案工作中的各种现象分出不同类型的组，加深认识 档案工作总体构成与现象之间的相互关系。
档案专业教育 基本情况指标
普通高校 成人高校 中等学校
学生与师资情 况
学生与师资情 况
学生与师资情 况
6.1.4. 档案统计调查
• 6.1.4.1. 统计报表
▫ 统计报表是下级档案管理机关和档案馆（室），按照统一的规定向 上级机关以表的形式定期报送的文件
▫ 最基本、最常见 ▫ 报表制度的主要特点：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的
第六章 档案登记与统计
第六章 档案登记与统计
6.1.档案登记和统计概述 6.2.档案室的登记和统计工作 6.3 档案室的登记和统计工作 6.4 档案行政管理部门的统计工作
6.1.档案登记和统计概述
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念 6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求 6.1.3. 选定档案统计指标 6.1.4. 档案统计调查 6.1.5. 档案统计资料整理与统计分析 6.1.6. 案卷数量和状况检查 6.1.7. 档案统计标准化
6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求
• 任务：
▫ 对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计 分析， 提供统计资料，实行统计监督。
6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求
• 要求：
▫ 准确性
▫ 及时性
制度化并相互结合 档案统计网络
▫ 科学性
科学的标准和方法 全国通用的档案统计报表，统一的格式、口径和标准，
是档案事业建设的一项重要的基础工作； 可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规 划提供提供依据。
6.1.3. 选定档案统计指标
6.1.3.1. 确定档案统计指标的原则 6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
6.1.3.1. 确定档案统计指标的原则
• 必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起 • 统一性和稳定性 • 可比性 • 运用平均数，必须遵循总体同质性的原则
• 检查工作要严格以全宗为单位进行
• 检查周期要根据全宗的重要程度来确定。
▫ 5年，10年，15年
6.1.6. 案卷数量和状况检查
• 缺卷、编目上的错误和实际损坏，都要计入Fra Baidu bibliotek案卷数量和 状况检查单”。
▫ 检查单在检查过程中要按每个目录分开填写。
▫ 检查案卷数量过程中，不允许在目录上随意做标记，也不允 许打乱案卷的排列次序。
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记
▫ 一种是带有司法行为性质的认证性登记
如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记 等等；
▫ 一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的 工作记录性登记
如会客登记、出入库登记等等。
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记
▫ 对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、 现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作 的过程和状态。
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
不同种类
有关档案馆馆藏 情况指标
档案总量 结构分量 资料数量
不同历史时期 不同保管期限 不同制成材料
不同整理状况
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
有关提供利用 方面的指标
利用者情况 （人次）
利用服务情况
提供利用总量
不同方面利用 分量
编研情况
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
时间序列
• 其内容包括：
▫ 收集与整理某种社会现象的历史资料； ▫ 对这些资料进行检查鉴别，排成数列； ▫ 分析时间数列，从中寻找该社会现象随时间变化而
变化的规律，得出一定的模式； ▫ 以此模式去预测该社会现象将来的情况。
6.1.6. 案卷数量和状况检查
• 目的：
▫ 查明档案的实有数量是否与案卷目录上的登记相符， 发现被损坏的案卷和字迹模糊需要修复，需要重新 装订、消毒和复印的文件。
档案事业经费
有关档案经费及机构 建设方面的指标
机构设置
档案馆基建情况 档案馆（室）库房面
积 档案馆（室）内设备
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
档案工作人员 基本情况指标
人员总量（定 编）
结构分量
不同年龄组
不同文化程度
不同档案专业 程度
不同专业技术 职称
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
• 统计
▫ 较为宏观的定量描述、定量分析的技术方法，用以 认识事物的总体状态、趋势和性质，为领导和决策 行为基础性信息支持。
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记和统计工作的关系
▫ 登记工作是统计工作的基础。 ▫ 登记工作是统计工作的一部分。
• 档案登记与统计涉及档案管理领域所有的重要事 实与数据。
▫ 分组的关键是分组标志
• 档案统计分析
▫ 是对调查获得的大量的经过整理的资料进行分析研究， 从中发现和总结出带有典型性的经验教训。
▫ 动态分析方法
时间序列
• 也叫时间数列、历史复数或动态数列。
• 它是将某种统计指标的数值，按时间先后顺序排 到所形成的数列。
• 时间序列预测法就是通过编制和分析时间序列， 根据时间序列所反映出来的发展过程、方向和趋 势，进行类推或延伸，借以预测下一段时间或以 后若干年内可能达到的水平。
▫ 检查以后在目录上加盖“××××年检查”的戳记。
▫ 作出案卷数量与状况的检查报告
明确统计的范围、内容、项目和要求
• 遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：
▫ 统计指标体系完整化 ▫ 统计分类标准化 ▫ 统计调查工作科学化 ▫ 统计基础工作规范化 ▫ 统计计算和数据传输技术现代化 ▫ 统计服务优质化
• 从统计的对象来看，分为两方面：
▫ Ａ、对档案实体及其管理状况的统计； ▫ Ｂ、对档案事业的组织与管理状况的统计；