文书档案收集分类及整理讲解2
文书档案管理
办公室 永久
年度
文书
30
全宗号
全宗号:档案馆给立档单位得代码。 档案门类代码·年度:汉语拼音首字母“WS”,文件
形成年度,用四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2017 年。 保管期限:国家档案局8号令颁布后为永久、定期30 年、定期10年,分别以代码Y、 D30 、D10标识 机构(问题):分类方案类目得机构(问题)得简称。汉 语拼音首字母标识 件 号:单件归档文件在分类方案得最低一级类目 内按件排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位 得,在前面又0补足,如0001,0026
2、3、1对文件材料能否转化为档案进行鉴 定。 2、3、2对档案进行保管期限得划分。(永、 长、短;2006年以后:永久、30年、10年) 2、3、3档案得期满鉴定。 2、3、4档案得移交鉴定。
一、 档案工作
2、4保管 档案得保管就就是根据档案得成份和状
况,采取安全有效得防护措施,克服和限制 损毁档案得各种不利因素,维护档案得完整、 准确、系统和安全,最大限度延长档案得寿 命。
一、 档案工作
２、档案工作得基本内容 收集 整理 鉴定 保管 统计 利用
2、1收集 (一)定义: 档案收集工作,就是指基层档案部门和档案馆,根据 国家和专业主管机关得相关法规,通过接收、征集 等方式,把具有保存价值得文件或档案,集中到档案 部门统一管理得一项业务管理活动。
(二)档案得三次集中:
1、文件由业务部门、专业人员向文书部门或 档案专兼职人员得集中。要进行初步得价值鉴定、 分类整理、组卷编目工作,并暂为代管,次年三月 底以前完成。
(二)归档文件收集
1、收集原则
“以我为主”为原则,突出反映本单位基本职能活动 和各项业务工作。本单位得收文,不论就是来自上级 、下级,还就是非隶属关系单位,应以就是否与单位工 作有直接关系、本单位就是否需要办理、本单位日 后就是否查考利用为文件归档得出发点。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理是一项重要的工作，它涉及到对文件资料的分类、整理、归档和保管等工作。
好的文书档案整理方法可以提高工作效率，保证文件资料的完整性和安全性。
下面将介绍一些常用的文书档案整理方法，希望能对大家有所帮助。
首先，文书档案整理的第一步是分类。
在进行分类时，我们可以按照文件的性质、用途、部门、时间等进行分类，将文件资料进行归类整理。
这样可以方便我们在需要查找文件时能够快速找到所需的文件资料，提高工作效率。
其次，整理文件时需要注意文件的编号和标识。
给文件进行编号和标识可以方便我们对文件进行跟踪和管理，确保文件的完整性和准确性。
同时，建立文件档案目录，对文件进行索引，也是一种有效的整理方法，可以帮助我们更加方便地管理文件资料。
另外，文书档案整理还需要注意文件的保管和存储。
在进行文件保管和存储时，我们需要选择合适的文件柜、文件盒等存储设备，确保文件的安全性和可靠性。
同时，对于一些重要的文件资料，我们还可以采取备份的方式，以防止文件的丢失和损坏。
此外，定期清理和更新文件资料也是文书档案整理的重要环节。
我们可以定期对文件进行清理，将一些过期、无用的文件进行销毁或归档，以保持文件资料的整洁和完整。
同时，对于一些需要更新的文件资料，我们也需要及时进行更新，确保文件的时效性和有效性。
最后，文书档案整理还需要注重文件的保密和安全。
在处理文件资料时，我们需要严格遵守文件保密的规定，确保文件的安全性和保密性。
对于一些涉密的文件资料，我们还需要采取相应的措施，以防止文件的泄露和丢失。
总之，文书档案整理是一项需要认真对待的工作，它涉及到文件资料的管理和保管，对工作效率和质量有着重要的影响。
通过采取合理的整理方法，我们可以更加方便地管理和利用文件资料，提高工作效率，保证文件的完整性和安全性。
希望大家能够认真对待文书档案整理工作，做好文件资料的管理和保管工作。
文书档案分类方案范文
文书档案分类方案范文一、引言。
咱要把文书档案分类整理得明明白白，就像把不同口味的糖果分别放进对应的小盒子里一样。
这样找起来方便，看起来也舒服。
下面就是咱的分类方案啦。
二、分类原则。
1. 按来源分。
内部文件：这些就像是咱家里自己做的美食，是咱单位内部产生的各种文件。
像办公室的通知啦，各部门之间的工作联络函之类的。
它们都有着咱单位内部独特的“味道”，是咱日常工作运转的记录。
外部文件：这就是从外面来的“美味”啦。
比如上级部门下达的指令文件，合作伙伴发来的合作意向书或者协议之类的。
就像从外面的餐馆打包回来的特色菜，虽然不是咱自己做的，但对咱也特别重要。
2. 按内容性质分。
行政管理类：这就好比是家里的管家管的那些事儿。
像人员的任免通知啊，单位的规章制度文件呀，办公用品的采购申请和批复之类的。
都是关于怎么管理咱这个大家庭的各种文件。
业务工作类：这是我们的主营业务啦，就像厨师做菜一样重要。
如果咱是个广告公司，那广告策划方案、客户的项目要求文件等就属于这一类。
每个业务都有自己的故事，这些文件就是记录这些故事的。
人事类：这是关于咱单位里每个小伙伴的文件。
从招聘时的简历，到员工的培训记录、绩效考核结果，就像每个人的成长档案一样。
这些文件见证了大家在单位里的成长历程。
财务类：这个就是管钱的啦。
什么预算报表、财务收支凭证、审计报告之类的。
钱的事儿可不能马虎，这些文件就像账本一样，清楚地记录着每一笔进出。
3. 按时间顺序分。
把每年的文件分别放在一起，就像按照年份把不同季节的照片分开存放一样。
比如说2020年的所有文件归为一组，2021年的又归为另一组。
这样在查找特定年份的文件时，就可以像翻日历一样轻松找到啦。
三、具体分类类目及编号。
1. 内部文件（NF）NF 行政管理（NF XZ）NF XZ 01：办公室通知。
NF XZ 02：部门工作联络函。
NF XZ 03：会议纪要（内部会议）NF 业务工作（NF YW）NF YW 01：内部项目策划方案。
文书档案整理分类方法
文书档案整理分类方法在日常生活和工作中，我们经常需要处理各种文书档案，如何有效地整理和分类这些文书档案，成为了一个重要的问题。
合理的整理分类方法不仅可以提高工作效率，还可以方便我们随时查找需要的文书档案。
下面将介绍一些常用的文书档案整理分类方法。
首先，按照文书档案的内容特点进行分类。
这是最基本的分类方法，可以根据文书档案的内容，将其分为不同的类别，比如合同文件、会议记录、报告材料、人事档案等。
这样可以让我们在需要查找某一类文书档案时，能够迅速地找到所需的文件。
其次，按照文书档案的重要性进行分类。
有些文书档案可能是非常重要的，需要长期保存并且定期备份，而有些文书档案可能只是临时使用，可以适当减少保存的数量。
因此，可以将文书档案分为重要文书档案和非重要文书档案两类，对它们进行不同的管理和保存。
再次，按照文书档案的形式进行分类。
文书档案的形式多种多样，可以是纸质文件、电子文件、影像文件等。
我们可以根据文书档案的形式进行分类管理，比如将纸质文件和电子文件分开管理，这样可以更好地保护和保存文书档案。
另外，按照文书档案的时间进行分类也是一种常用的方法。
我们可以将文书档案按照时间顺序进行分类，比如按年份、月份或季度进行分类，这样可以方便我们进行历史文书档案的查找和管理。
最后，可以根据文书档案的用途进行分类。
有些文书档案可能是用于内部管理和参考的，而有些文书档案可能是用于对外交流和展示的。
我们可以将文书档案按照用途进行分类，比如将内部文书档案和外部文书档案分开管理，这样可以更好地满足不同的需求。
总之，文书档案的整理分类方法有很多种，我们可以根据实际情况选择合适的方法进行管理。
通过合理的整理分类，可以提高工作效率，减少文书档案的丢失和混乱，使得我们能够更加方便地管理和利用文书档案。
希望以上介绍的方法能够对大家有所帮助。
文书档案整理规则
文书档案整理规则一、整理前的准备工作。
在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。
首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。
其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。
同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。
二、分类整理。
对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。
按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。
三、建立档案目录。
在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。
档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。
四、整理文书档案。
在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。
五、标注文件信息。
在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。
六、建立档案管理制度。
在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。
制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。
七、定期清理和更新。
对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。
及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。
八、保密工作。
在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。
对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。
以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。
在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。
文书类档案装订整理的步骤和方法
文书类档案装订整理的步骤和方法一、整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。
二、整理的方法1、收集。
收集的对象：反映本单位主要职能活动的，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、，出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
收来文件（收文），本机关收到的从外机关发送来的。
对外文件（发文），本机关对外发出的文件。
内部文件，本机关拟制的，在本机关内部使用的文件。
“白头文件”：（1）、会议文件，本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度。
按文件形成的年度归档，不同年度的文件不得放在一起归档，跨年度的请示与批复应放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
4、分类。
第一种方法：直接分保管期限。
这种方法适用范围广，多数单位按保管期限来分，每年编一个流水号。
第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度---组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用。
文书档案收集整理归档规范（最终版）
文书档案收集整理归档规范（最终版）第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。
本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。
2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。
2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。
2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。
2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。
一、装订《文书档案整理规则》规定:"归档文件应按件装订"，装订中有三个问题需要明确。
1.界定"件"的范围《文书档案整理规则》规定: "件"是“归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件”。
在界定"件"的范围时应注意以下情况：（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件；（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。
2. 确定装订顺序《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;（3）原件在前,复制件在后;（4）转发文在前,被转发文在后;（5）复文在前,来文在后；（6）文件签批单在前，正文在后；（7）汉文本在前，少数民族文本在后；（8）中文本在前，外文本在后。
3. 装订方式和要求（1）去掉原文件金属物。
永久、30年的档案装订前要求去掉金属物，10年的档案不做要求.（2）装订位置要适宜。
永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全.应当注意的是，如左侧装订线内有图文,一般不再贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。
(3)对齐方式要恰当。
与以前不同的是,为简化操作,左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。
(4)装订材料符合要求。
文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或浆糊粘贴（页数少的文件）。
此外，装订要结实美观,无掉页和压字等现象,。
二、分类1、确定分类方法：分类方法通常有以下3种，即：（1）年度分类法;（2）机构(问题)分类法;（3）保管期限分类法。
文书档案的整理方法和步骤
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
10年：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
复式分类法
4、保管期限—年度—机构分类法
永久：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
二、鉴定
确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料
确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
三、立卷及卷内文件排列
根据一定的主题等内部特征和外部特
征把具有密切联系的若干文件组合成一个案
卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保
管。
立卷方法：
按公文的主要特征组卷：
问题、时间、责任者、名称
按公文类型组卷
会议、案件、信访、简报
避免出现以下情况：
归档的文件不齐全完整
归档过细、重复归档
杂卷
卷内文件排列：
卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。
无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即：
正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；
转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后；
有文件处理单的，放在最前面；
方针政策性公文在前、业务性公文在后；
上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；
案件的结论及判决性一、确定分类方案
分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
根据本单位的实际情况，设置分类方案。
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文书档案收集与整理2022
（二） 明确收集要求
应收集文件材料要齐全完整、真实可靠、及时有 效。
⑴齐全完整：是指收集的文件材料能够全面地、系 统地反映本单位的工作面貌。
（二） 明确收集要求
（2）真实可靠：归档的文件材料应当为原件。
（3）及时有效：各机关单位能够按照统一的时间规 定，将纳入归档范围的文件材料完整收集、规范整 理和及时归档。通常情况下，当年形成的文件材料， 应在下一年度的6月底之前完成整理归档工作。
3组件
（二）件内文件排序
件内文件排序时，正文在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复制件在后； 不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本 在后； 中文本在前，外文本在后。 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后； 正本在前，发文稿纸和定稿在后。
4分类
（3）按保管期限分类 保管期限分为永久、定期30年、定期10年。
5排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 不同事由的文件，按办结时间的先后顺序排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6编页码
（1）、纸质归档文件页码以件为单位逐页编制，用黑色铅笔分别标注 在文件正面右上角、背面左上角空白处；有图文的页面均应编制页码， 没有内容的空白页不编页码。 （2）页码采用阿拉伯数字，从“1”开始连续编制，不能出现漏号、 重号。 （3）文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码 相同的，可以保持原有页码不变。（但文件有处理签的要从处理签那 页开始重新编写）
4分类
（2）按机构（问题）分类 按机构（如：办公室、业务科、法规科...）分类的，应根据文件
文书档案整理操作方法
文书档案整理操作方法以下是 6 条关于文书档案整理操作方法：1. 首先啊，咱得把那些文书档案都像宝贝一样收集起来呀！就好比你整理自己心爱的邮票一样，可不能有遗漏哟。
比如说，你的工作合同、成绩单等等，都得一份份找全喽！然后给它们分分类，按照时间或者重要程度，这多简单呀，大家肯定都能做好嘛。
2. 接下来，咱得给这些档案找个合适的“家”呀！就像给你的玩具找个收纳盒一样。
你可以用文件夹、文件盒啥的，把它们整整齐齐地放进去，别乱七八糟地堆着呀！你想想，如果你找个东西半天找不到，那得多恼火呀，是不是？3. 哎呀，标签可太重要啦！这就像是给每个小“家”写上名字一样。
你得清楚地写上档案的类别呀，时间呀之类的信息，这样找起来不就方便多啦？比如说，写上“2023 年工作资料”，那不就一目了然啦，多好呀！你不会这点事儿还做不好吧？4. 然后呢，要定期去检查检查你的这些宝贝档案呀！就像你会时不时看看你的存钱罐少没少钱一样。
看看有没有放错地方的，有没有损坏的，及时处理一下。
不然等要用的时候发现坏了，那不就傻眼啦？可别不当回事儿哟！5. 还有哦，和别人一起分享档案的时候可得小心点呀！可别把重要的东西给弄丢了或者弄混了。
就好比你借别人心爱的书，肯定得小心翼翼地还回去嘛。
尤其是一些敏感信息，更得注意保管好呀，出了问题可不得了，你说呢？6. 最后呀，记住要保持一个好心情去整理档案呀！别觉得这是个苦差事。
把它当成一个有趣的游戏，整理好了会有满满的成就感哟！这样以后再找东西就轻松愉快啦！其实文书档案整理真的不难呀，大家只要用心都能做好哒！我的观点结论：文书档案整理确实需要我们认真对待，掌握好这些方法，就可以让我们的整理工作轻松又高效。
文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设...
文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。
但整理原则是相同。
即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、基本要求：要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《归档文件整理规则实施细则》。
二、基本概念：（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、整理方法：（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
文书档案归档文件收集整理说明
收集
一、发文（正文三份，底稿一份）
1、发文按文号大小号排列整； 2、本处室的工作总结、工作计划以及合同协议要归档； 3、本处室编印的答题卷连同答案两份归档； 4、本处室编写的文件汇编和画册归档两份； 5、查看发文批复、请示、附件以及依据性文件是否齐； 6、如无批复，缺损的依据性文件和附件，要求处室负责领
导签字并注明时间（填写在文件右上角）； 7、批复在前，请示在后； 8、文件底稿要求完整、不少页、不缺印章；
二﹑收文
收集
1、收文与收文本对照无误；
2、如收文已附在发文后或收文已下发等情况的要由经 手人注明收文去向并签字（标注在收文单中）；
3、交通运输厅与外单位联合发文（编外单位文号）的 文件也要归档；
纸上之后才能归档 。
编页
一、保管期限分永久、定期（30年、10年）
分类完毕后，文件要求下齐和左齐，按件编页并填写 档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页，在文件右上角用铅笔编写页数 。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页，在左上角（ 距上1公分，距右1公分）。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘，归档文件目录 一式三份；
4、收文齐全后按来文单位分类如：国务院、交通运输 部等上级单位、省直单位、下级单位等。
整理
一、发文
1、批复、请示和附件中的公处理文单要附在文件后； 2、文件底稿要求完整不少页、不缺印章； 3、表格的表头朝左，表格不能空白无内容； 4、文件按批复在前请示在后下属单位来文在最后的顺 序排列； 6、三份正文分开，一份附在底稿前归档，两份各单独 排列打印文件目录。（整理后一份为副本，一份退处 室查阅）；
文书档案分类及文书档案归类整理方法
文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案简介文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
文书档案分类1）保管期限年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2）保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3）问题年度保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4）年度保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
文书档案作用1）分类是档案整理工作的重要环节；2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。
文书档案原则档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则保管期限我国档案保管期限分为10年、50年和永久。
销毁制度1）制定保管期限表；2）制定销毁档案的审批制度；3）制定销毁档案的监销制度。
编制按照各个全宗分别编制。
每一清册一式两份，一份报批，一份留存。
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。
它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、会计、声像、实物、专门档案进行分类。
在机关文书档案占多数，在企业按照工业企业档案分类表，已经很难分开文书档案和科技档案。
只是十大类中的前四类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的形成规律和文书档案相同，整理档案的方法也要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。
文书档案的收集整理分类组卷鉴定统计方法
文书档案的收集、整理、分类、组卷、鉴定统计方法第一节文书档案的收集工作一、文书档案收集工作的内容，重要性(一) 内容广义讲，包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作.具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围，归档时间和归档要求。
1.归档范围(1)确定归档范围需考虑三个因素a本机关的职能活动b公文办理完毕c具有查考利用价值(2)内容a上级针对本机关的指导性公文b本级机关主要职能活动中形成的公文材料c下级机关呈送的报请类公文d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文(3)注意问题：a 联合办理的公文；B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时C 本机关内部的公文如计划，总结，会议记录2.归档时间一般在第二年6月底之前3.归档要求a 种类，份数以及每份文件的页数b 案卷封面填写，卷内文件排列，编页，目录及备考；C 案卷要系统排列，交接时履行手续；D 字迹材料要符合耐久性要求；E 公文必须是正式的生效的公文(二)收集工作的重要性二、文书档案收集工作的要求(一)归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求1.齐全完整是指归档文件材料在种类，份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整2.质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观，真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。
(二)归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能(三)档案部门要加强收集工作的调查和指导三、文书档案收集工作的方法(一)严格按归档制度规定进行接收(二)建立相关制度加强零散文件的收集1.将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制.2.建立外出开会人员带回材料归档制度.(三)明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整1.通过公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集.2.对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交.3.本单位的综合性文件，如规章制度，计划，总结，报表等应由文书人员负责收集.一般指不走收发文程序的文件.4，对于各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交.第二节文书档案的整理工作一、文书档案整理工作的内容和原则(一)整理工作的内容通常分为系统化和基本编目两个部分.系统化指档案的分类，案卷的排列和档号的编制；基本编目指编制案卷目录(二)整理工作的原则1，充分利用原有的整理基础.2，保持文件之间的历史联系.3，便于保管和利用.二、文书档案整理工作的方法和步骤文书档案的整理方法包括组卷的整理和归档文件整理两种方法.(一)组卷整理法.此时的鉴定工作包括两方面的内容：一是是否留存，也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件.确实定都要依据《归档范围和保管期限表》.文书档案的保管期限有三种：永久，长期，短期，学校有永久，50年，30年，15年，5年5种期限，社区有永久，30年，15年，5年4种期限(1)分类的要求首先，要结合本单位实际，采用适当的分类方法，一经确定，不能随意变动其次，文书档案的分类应采用统一的原则，一个单位内部不能采取两种以上的分类方法.最后，文书的分类应遵循一定的逻辑原则，类目之间不得交叉(2)分类方法文书档案常用的分类方法有三种：年度分类法，组织机构分类法和问题分类法.A，年度分类法B，组织机构分类法C，问题分类法(3)文书档案的复式结构分类法A，年度——组织机构分类法即将全宗内的档案按不同年度分开，在每一年度内再按立档单位内部的组织机构分类.这种方法只适用于机关单位，并且是内部组织机构变化不大的单位.B，年度——问题分类法即将文书档案先按年度分开，在每个年度内再按问题分类.机关采用问题分类法时通常分为党群工作类，行政管理类，业务工作类；企业单位只有这一种分类方法，通常分为党群工作类，行政管理类，经营管理类，生产技术管理类.C，年度——机构——保管期限分类法这种分类方法比较适合采用归档文件进行整理的单位.D，保管期限——年度——组织机构分类法这种方法适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位.以上类别(文件所属的机构和问题)，归档范围和保管期限就构成了一个完整的文书档案归档范围和保管期限表.各单位在修订归档范围和保管期限表时，一定要报区档案局审批备案。
文书档案分类与整理
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文书档案分类与整理文书档案整理工作一、定义文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。
是一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。
3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。
包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。
5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。
档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。
如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等区分不同价值要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。
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30年保管价值的文件，应用彩色打印机输出
归档，有红头红章确保文件的有效性。
作业一：
文书档案的收集范围以本单位《文件材料 归档范围和文书档案保管期限表》为准。
根据省档案局要求，企事业单位要编制 《文书档案归档范围和保管期限表》，于2012 年10月年检年审时，一并报市档案局业务科审 批。
（1）职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留
职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久
（2）人事考核、职称评审工作文件材料
永久
（3）职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的
介绍信及存根
永久
结论：凡不属于专业人事档案（十大类） 的文件材料全部应归档文书档案。政工科为工 作方便只能留存复印件。
电子公文需要归档
12、县处级（含县处级）以上单位表彰文件； 警告以上人事处分、警告以上行政处罚；信 访案件有领导批示处理的。
13、行业年度目标管理、重要的规章制度或 改革方案等材料。
划分保管期限永久的原则
以我为主 以人为本（第11、12条） 以法为重（第1、7、12条） 以产为久（第6条）
二、定期(３０年和１０年)保管的文书档案 （教材P32第八条）
3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
如业务科对有关单位省特级评估材料、档案工 作十佳评选材料、法规科办理的档案执法案件材料、 档案馆接收档案材料、企事业单位产权变动档案处 置材料等。
4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、 批示，重要的报告、总结、综合性统计材料；
重要问题一般指机构编制、人事、基建、审 计等。报告和总结主要是指全年工作报告、总结及 重要的专题性报告，如档案馆建设报告。综合性统 计材料指业务年报、政工年报、财务年报。 5、本机关机构演变、人事任免等文件材料；
份数：2份。
页数：正稿、发文处理笺、底稿， 无缺页。
字迹：圆珠笔、红墨水笔、纯蓝 钢笔、铅笔字迹的易褪色 件要复制。
纸张：复写纸、传真件要复制。
手续：盖章签字等。
收集工作的方法
1、通过公文处理程序运转的文件，不论收发 文均由文书人员负责收集。
2、本单位形成的综合性文件（不走发文程序 的），如规章制度、计划、总结、各类报表等 由文书人员负责收集。
8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的 来函、请示，本机关的复函、批复等文件材 料；
另有：
9、本单位出版物； 志、政策法规汇编、年鉴、大事记、组 织沿革等
10、重大政治学习活动材料； 保先教育材料，科发观材料
11、劳动工资材料，职称认定材料、党团员 组织关系介绍信、行政关系介绍信、党员名 册、干部职工名册、１２月份工资表；
6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同 协议、资产登记等凭证文件材料；
重要的合同协议主要指房产、地产、基建、重大 设备采购、重大经营合作，长期劳动合同等。资产登 记也主要指房地产证。
7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重 要文件材料；
主要指业务主管上级制定的业务法规、方针性文 件材料。当然也有市委办、市政府办或市政府印发的 如现行文件报送办法、表彰通报、民生档案建设年通 知、邵阳市档案管理办法等。
参考：国家档案局8号令（教材P31），邵阳市档 案局《文书档案归档范围和保管期限表》（邵阳档案 信息网），本行业、系统的标准。
二、划分保管期限
作业二：
完成档案业务培训文书立卷操作模 块。
星期四的课上公布正确答案。
文书档案保管期限的划分
一、永久保管的文书档案（教材P31第七条）
1、本机关制定的法规政策性文件材料； 如邵阳市名人档案管理办法、邵阳市家 庭档案管理办法。 2、本机关召开重要会议、举办重大活动等 形成的主要文件材料； 重大会议如全市档案工作会议材料、局务 会、局党组会、党代会、职代会、学会年会 等。重大活动如邵阳市城区规模民营企业建 档经验交流现场会、相约兰台演讲比赛等。
《电子公文归档管理暂行办法》第七条（教 材P97）要求，“电子公文形成单位必须将具有永 久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与 原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立 互联。”
《电子文件归档与管理规范》7.5.2.2归档 （教材P102）中要求，“把带有归档标识的电子 文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套， 一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保
3、会议文件、办公会、党委会会议记录由办 公室主任负责收集。
4、工作会、业务会由承办部门负责人、外出 开会人负责收集。
5、各科室行使职能过程中形成的文件由科室 兼职档案员负责收集。
6、注意收集工作变动人员手中散存的文件 材料。
收集工作的误区
政工科成立小文书档案室
国家档案局8号令规定：（参见教材P35）
４、本机关一般性事务管理文件；
如保密、安全保卫、接待工作等文件可定为３ ０年或１０年。
５、本机关关于一般性问题的请示与上级机关 的批复、批示，一般性工作报告、总结、统 计报表等；
如科室年度计划、总结１０年，月季报表 １０年。民营企业档案工作情况汇报材料３０年。
６、同级机关和下级机关关于一般性业务问题 与本机关来往的请示、批复文件材料；10年
１、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材 料；
如业务科年检年审通知3０年、一般性档案室上 等级评估材料３０年。
2、本机关人事管理工作形成的一般性文件 材料；
如干部考察材料为３０年。机关年度考评（评 优秀、评称职）材料为３０年。
3、本机关召开会议、举办活动等形成的一般 性文件材料；
一是看会议牵头组织单位，是科室为主 的一般为３０年，如召开首批民生档案责任 单位档案工作经验交流会材料。二是看重要 的会议次要文件材料，如全市性档案工作会 议简报、典型发言等。同样有关活动也看是 全局性重大活动的次要文件材料为３０年， 科室上门指导的方案为１０年。
文书档案的归 档整理工作
一、收集工作
收集工作的重要性
一、是文书档案归档整理的前提和基础 二、决定文书档案的归档管理的质量 三、直接影响档案的利用工作
收集工作的原则
以本单位为主。 具有查考价值。 公文办理完毕。 材料齐全完整。
参见教材P31（第三条）。
文件材 料收集 齐全
种类：抽查12类。