学校质量管理体系文件-文件控制程序.doc

文件控制程序1 目的

对与学校质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本。

2 适用范围

适用于学校质量、环境和职业健康安全管理体系文件及资料（包括印刷版本和电子版本）的控制。

3 职责

3.1 校办为本程序的主控部门，负责本程序的编制、修正并监督实施。

3.2 党委书记兼校长职责

党委书记兼校长负责批准、发布《管理手册》。

3.3 管理者代表职责

管理者代表负责审核《管理手册》，批准、发布程序文件。

3.4 分管校领导职责

分管校领导负责审核相关程序文件，批准相关作业指导书。

3.5 校办职责

负责本校一体化管理体系文件的控制包括登记、发放与管理。负责管理与学校质量、环境和职业健康安全相关的法律、法规文件。

3.6 规划部职责

负责组织《管理手册》、程序文件的编制。

3.7 各部门职责

各部门负责本部门与一体化管理体系有关文件包括作业文件的编制（含

修改）、整理、收集和归档等；各部门贯标工作小组组长负责审核本部门作业指导书。

4 工作程序

4.1 文件分类及管理

4.1.1 《管理手册》和程序文件由校办管理。

4.1.2 作业指导书中的规章制度、岗位说明书、操作规程，由各相关部门自行保管。

4.1.3 外来文件，包括与一体化管理体系有关的政策、法规文件等，由校办统一发放和回收控制。

各类文件之间的关系见《管理手册》4.2。

4.2 文件的编号规则（标识方法）

4.2.1 《管理手册》编号

CQWU/SC—2003 4.2.2 程序文件编号

由规划部（贯标办）在编制《管理手册》时，统一编号，详见《管理手册》附录一：《程序文件清单》。文件编号格式如下：

CQWU/CX□□-2003 程序文件序号

4.2.3 作业指导书编号

CQWU/×××/ZY□□□

部门代码作业指导书序号

4.2.4 记录编号

4.2.4.1 程序文件产生的记录编号详见《记录控制程序》。

4.2.4.2 作业指导书产生的记录编号详见《记录控制程序》。

4.2.5 其他文件编号

其他文件编号，如公文按国家公文管理有关规定执行。

4.3 文件的编写、审核、批准

文件发布前须得到批准，以确保文件是适宜的。

4.3.1 《管理手册》由规划部（贯标办）组织编写，管理者代表审核，校长批准后由校办负责登记、发放。

4.3.2 程序文件由规划部（贯标办）组织相关部门编写，分管校领导审核，管理者代表批准后由校办负责登记、发放。

4.3.3 作业指导书由各部门组织编写，各部门贯标工作小组组长审核，分管校领导批准后由各部门登记、发放。

4.3.4 要确保使用文件的各部门都得到相关文件的有效版本，文件的发放要填写《发文登记表》。

4.3.5 学校公文的拟定、审批、标识和发放管理均按国务院《国家行政机关公文处理办法》进行控制。对承载媒体不是纸质文件的控制也应参照上述规定执行。

4.4 文件的受控状态

4.4.1 文件分为受控和非受控两大类，凡与一体化管理体系运行密切相关，并正在实施的文件均为受控文件，由各部门按规定执行。

4.4.2 所有受控文件必须在该文件封面加盖“受控”章，并注明发放编号。

4.4.3 非受控文件经管理者代表批准后不再跟踪修改，发放时不填写发放编号。

4.5 文件的更改与版号

4.5.1 《管理手册》及程序文件由规划部（贯标办）组织更改，并填写《文件更改审批表》，经管理者代表批准后，须在《手册修改页》或《文件修改控制页》中记录。

4.5.2 作业指导书由各部门组织更改，经分管校领导批准后，须在《文件修改控制页》中记录。

4.5.3 所有被修改的原有文件必须由相应主管部门收回、销毁，以确保有效文件的唯一性。

4.5.4 文件的版本

4.5.4.1 版本采用大写英文字母A、B、C……表示，A表示第一版，B表示第二版，C表示第三版……；修改状态则用阿拉伯数字0、1、2……表示，0表示未修改，1表示第一次修改，2表示第二次修改……。

4.5.4.2 版本与修改状态之间的关系为：每版每个文件可允许修改10次，否则文件须换版，即由A版升为B版（依此类推）。特殊情况下需要换版，由管理评审决定。

4.6 文件的接收与转移

4.6.1 所有进入本部门的文件首先交给本部门秘书，由秘书将文件按4.1进行分类，并建立相应清单，并按照《收文登记表》逐项填写。

4.6.2 秘书建立《文件借阅登记表》，对被借阅的文件在《文件借阅登记表》上进行登记。

4.6.3 文件的转移

4.6.3.1 调离学校的人员所持有的学校文件应由校办收回；