关于业主工程档案管理的几点问题

档案资料形成五套原件的原因
1、工程竣工后，报财政审核需要部分资料的原件（造价）； 2、工程竣工验收后，需要送厦门市城建档案馆一套档案（详见《建设 单位资料归档范围和保管期限》）； 3、办理竣工备案手续时需要提交以下资料： （1）建设工程施工许可证--复印件2份； （2）勘察、设计、监理、施工单位质量检查报告--原件各2份； （3）城市规划竣工验收认可文件--原件1份、复印件1份； （4）消防、环保、民防验收认可文件--原件1份、复印件1份； （5）档案专项验收认可文件--原件1份、复印件1份； （6）施工单位出具建设单位按合同约定支付工程款证明--原件2份； （7）施工单位出具的工程质量保修书—原件2份； （8）住宅分户验收汇总记录—原件2份；

声像档案的归档：

照片档案应符合以下要求：


（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁； （2）用数码相机直接拍摄的数字照片，其像素应在400万以上，数 字照片归档时，应统一转换为JPEG格式。照片和摄影文件应用文件 夹分类，并刻录在CD-R或者VCD-R光盘上，最后随其他档案一起移 交。 纸质的照片，分类编号后，应用专门的“照片档案盒”盛装，并编 写照片说明和目录，其中，说明要充分体现时间、地点、人物、事 由、背景、摄影者等要素。
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工程项目档案工作的基本原则——集中统一地 管理工程档案，维护工程档案的完整、准确、 系统和安全的基本要求。 立卷——按照一定的原则和方法，将有保存价 值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 归档——档案文件形成单位完成其工作任务后， 将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管 理机构。（档案馆、业主、使用单位等）

4）委托第三方制作工程档案扫描件的，必须选择 取得《国家秘密载体复制许可证》的单位； 5）建设工程文件应按单位工程组卷，以工程准备 阶段、监理、施工、竣工验收文件的顺序进行排列 （市档案局的要求是：准备阶段-施工-监理-竣工验 收），遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的 有机联系，将有保存价值的文件分门别类整理、编 目、立卷。案卷不宜过厚，每卷文字控制在180页、 厚度20mm左右，每卷图纸厚度控制在30mm左右。
二、我司工程档案资料的形成和移交 途径



1、前期准备阶段文件——由建设单位负责收集归档，我司总工办收集 齐全后，移交至我司综合档案室归档； 2、施工过程文件——由施工单位形成、收集、整理、立卷后，移交至 我司综合档案室归档； 3、监理文件——由监理单位负责形成、收集、立卷后移交至我司综合 档案室归档； 4、竣工验收文件及决算文件——由施工单位收集立卷，和施工过程文 件一并移交。 5、电子档案——(原始电子文件或纸质档案扫描件)由施工单位进行收集 移交。 6、声像档案——由施工单位收集整理，和施工过程文件一并移交给我 司综合档案室。 声像档案主要包括：照片、录像。

四、档案管理办法（要点）
施工合同及招标文件中明确档案资料的有关条款， 根据国家档案局有关规定，项目竣工验收后3个月 内必须办理档案移交手续。逾期未移交，我司将按 滞后期扣除相应违约金（具体数额另请商定），同 时要求施工单位配备有相应经验的专职档案管理人 员。 项目经理对各自项目的档案工作负全责 ，对施工、 监理单位的内业资料进行跟踪及定期检查 。 公司档案员须定期去项目施工现场指导、检查档案 资料。
5、建议施工单位自己保留一套原件资料，以便复印给其他需要资料的 相关单位（市政工程管理处）。


特别需要注意：




1、合同——至少需要签8份原件，甲乙双方各4份；建议项 目部保存勘察、设计、监理、施工合同原件，以便办理竣工 备案手续时移交厦门市城建档案馆； 2、监理文件——同一家监理单位监理不同标段时，建议将 监理资料按照标段分开编制，以免归档时文件交叉，原件分 数不够； 3、会议纪要——签到表原件一般要求保留在施工单位手上， 以便归档使用（特别是重点工程项目档案专项验收的时候， 一切资料都需要原件，因此要妥善保管原件资料）。 4、我司项目负责人和档案员、监理人员需要对施工单位进 行监管，确保在施工过程中，档案资料不丢失、不损坏。以 保证项目后期手续的办理进度。同时督促施工单位将档案资 料电子版及时存档，并且备份，以便后续备用。





（9）《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》（住宅工程应提交）-原件2份； （10）有关质量检测和功能性试验资料（市政基础设施应提交）--原件2 份； （11）建设工程竣工验收报告—原件3份； （12）竣工验收备案申请表—原件2份； （13）工程质量监督报告—原件2份； （14）法律法规规定的其它认可文件—原件1份、复印件1份。 4、工程竣工备案完以后我司作为建设单位，需要接收工程档案原件1套 （归档范围见建设单位资料归档范围和保管期限》）；
5、项目档案的移交：
项目整体竣工验收合格后三个月内，建 设单位按照有关要求，向市城建档案馆、业 主单位、使用单位、项目主管部门及有关单 位办理项目档案移交手续。
内容 步骤 1 2
建设工程项目档案（前期、施工、监理、竣工验收、决算） 非重点工程档案 档案文件收集、整理、立卷 重点工程档案（省重点、市重点） 档案文件收集、整理、立卷 各个标段档案汇总，并由我司综合档案 室档案人员审核指导整改 请档案局及城建档案馆有关人员进行检 查指导，整改。 符合要求后，由我司综合档案室向省或 者市档案局提出书面申请，档案局 组织召开档案的专项验收会议（项 目竣工验收前一个月内） 送交厦门市城建档案馆一套原件，并办 理项目竣工备案手续。 档案专项验收通过后三个月内，向城建 档案馆移交档案（按档案馆的要求 进行整理），并办理项目竣工备案 手续 向我司综合档案室移交一套档案原件， 同时向其他有关单位移交档案（复 印件）

录像档案应符合以下要求：

主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳； 需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境等。 编辑后的成品应刻录在光盘上，光盘要求DVD及以上素
质的格式。
三、我司档案管理要求


归档范围参照GB／T50328—2001《建设工程文件归档整理 规范》 、DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求 与档案整理规范》 。 档案整理组卷要求符合GB/T11822-2008《科学技术档案案 卷构成的一般要求》 竣工图须符合《福建省建设工程竣工图编制办法》（闽建法 【2002】104号） 照片档案的收集、归档参照GB/T11821-2002《照片档案管 理规范 》 我司综合档案室接收和归档的档案资料，必须全部是原件。 （施工及竣工资料形成的过程中至少要形成五套原件）

五、建设项目竣工档案的归档与移交 程序
《中共厦门市委办公厅
厦门市人民政府办公 厅关于印发〈厦门市重点建设项目档案管理 暂行办法〉的通知》（厦委办发【2009】31 号）

主要内容： 1、项目档案管理职责：建设单位要确保项目档案完 整、准确、系统、安全和有效利用； 2、建设项目档案的收集归档：勘察、设计、监理、 施工单位各自收集、组卷、移交。建设档案负责汇 总。 3、项目档案管理：新开工的项目必须于项目开工3个 月内向市档案局办理登记，并填报《重点建设项目 档案管理登记表》一式三份。建设单位于项目档案 竣工验收后三个月内向市档案局登记备案，并填报 《重点建设项目档案登记办理表》一式三份。
关于工程档案管理的几点问题
一、工程档案的相关术语

建设工程项目档案——是指建设项目在立项、 招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验 收全过程中形成的以纸质、胶片、磁盘、光 盘等载体形式存在的全部文字、图像、声像 文件，包括前期文件、施工文件（图）和竣 工验收文件等。它的形成反映了该项目从设 计勘察到施工、竣工全过程的真实面貌。
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移交我司综合档案室一套原件，由我司 综合档案室审查核对，符合要求后 接收保管，不合要求的进行整改。 整改后办理移交手续。也同时向其 他有关单位移交档案资料。
关于重点工程档案管理特别注意
1、重点工程项目的准备阶段，我司项目负责
人与档案员应根据相关规范，制定出针对该 项目的档案管理办法并发给各个参建单位， 对该项目档案进行前期介入管理。 2、重点工程项目前期阶段，我司项目负责人 和档案员应邀请厦门市档案局及城建档案馆 的督导员提前指导，以便后续的档案专项验 收工作顺利进行。

4、项目档案的验收： 1）项目档案验收应与项目验收同步进行，未经档 案验收或者验收不合格的项目，不得进行或通过项 目竣工验收； 2）项目档案专项验收由厦门市档案局组织，验收 组人数不少于5人； 3）项目档案专项验收前，项目建设单位应组织项 目勘察、设计、施工、工程监理等参建单位负责人 及有关人员进行档案自检工作，并根据《重点建设 项目档案验收标准》作出档案专项验收自检报告；
建设项目声像档案的收集归档


声像档案收集范围：
领导人和著名人物到重点建设项目视察考察活动的声 像材料； 市领导到重点建设项目现场办公、指导工作和从事其 他重要活动形成的声像材料； 重点建设项目的重要会议和重大活动中形成的声像材 料； 反映重点建设项目的建设质量、消防安全等方面的声 像材料； 反映重点建设项目建设前原始面貌和竣工验收后新貌 状况等新旧对比等方面的声像材料。 重要的、典型的工序、验收过程中产生的声像资料。
4）项目整体竣工验收前一个月，建设单位依照相关 办法，向厦门市档案局提出项目档案专项验收申请， 厦门市档案局收到申请验收的报告后，在10个工作 日内答复； 5）档案专项验收不合格的，进行整改后复验，复验 不合格的，不能进行项目的竣工验收； 6）项目档案专项验收合格后，项目竣工验收主管部 门在项目竣工验收时，通知厦门市档案局作为项目 竣工验收领导小组成员之一参加项目竣工验收，对 项目档案完整、准确、系统情况进行竣工验收。


5、在工程竣工验收之后半个月内，要求施工单位送交一套 档案资料给市政工程管理处（按照城建档案馆的要求整理一 套复印件移交即可），以便工程整体移交给管理处。 6、建设与管理局文件——《厦门市建设与管理局关于施行 建设工程电子文件归档和完善竣工档案工作的通知》厦建办 【2011】11号（关于厦门市城建档案馆归档要求的最新文 件） 主要内容： 1）建设单位在组织竣工验收前，应提请市城市建设档案 馆对建设工程纸质和电子竣工档案进行（预）验收，并书面 授权本单位职工持有效身份证件负责办理相关手续；
2）建设单位提请预验收时，应填报《厦门市建设 工程档案（预）验收申请表》、《案卷总目录》、 《电子文件（扫描件）载体目录表》、《电子档案 质量保证书》、《建设电子档案移交、接收登记表》 等； 3）建设工程文件报送时，应同时提供纸质和电子 档案。电子档案可以是原始电子文件或纸质档案扫 描件。原始电子文件应符合《建设电子文件与电子 档案管理规范》（CJJ/T117-2007）要求，内嵌的 电子签章应合法有效。纸质档案扫描件应符合《工 程档案扫描件质量要求》。