PCB制造企业ERP设计-物料采购管理思路

物料采购是生产系统的辅助系统，同时物料采购系统也可以独立于其它系统运行。

在线路板企业中物料采购与其它行业并没有太大的不同，只是在采购物料种类上与其它进销存系统可能存在差异。

不管差异如何，采购系统其主要目的都应该是快速响应请购者合理的需求，保持重要物料的正常库存水平，降低库存积压成本。

物料采购系统另一个方面的功能应该是实现办公自动化，也就是实现从请购到采购的无纸化办公，节约公司成本。

物料采购系统的大体流程是：第一步：各职能部门开请购单，并提交采购部受理。

第二步：采购部受理各职能部门提交的请购单，确认供应商及价格，并再次提交各职能部门经理审批。

第三步：各职能部门经理审批各自部门人员开出的请购单。

第四步：采购部将审批通过的请购单生成采购订单，同时提交采购订单审批。

第五步：仓库按审批通过的采购单接收入库。

下图是采购系统的大体流程图。

4.1、采购管理4.1.1、开请购单开请购单是用户将本部门需要购买的物料输入到系统。

首先介绍一下，请购单分生产物料请购单和非生产物料请购单。

生产物料请购单,是指用户需要购买的物料是在系统中建立过统一的物料编码，且该物料需要仓库保管库存，仓库每月需要提供物料的库存数。

非常生产物料请购单，是指该物料没有进行过统一的物料编码，通常是一次性购买，仓库只是做现进现出，不需要保管库存，月未无需库存数。

例如购买大型生产设备，或者生产设备上的每种特殊零配件等等。

用户进入主程序后，程序自动查询出指定期间内本部门的请购单，每个部门只能看到自己部门数据，无权查询其它部门的数据。

但是通过修改期间、状态可以查询出自己部门更完整的数据。

单击右键菜单‘新建’命令，进入程序的新增界面，在界面中首先需要选择工厂代码，是指需要为那个工厂申购。

请购单的编号是系统自动产生的，用户不能修改，其中前第一、二位与工厂代码关联，第三、四位与请购员所在部门关联。

接下来用户需要输入请购物料的编码，如果是非生产物料申购，那么用户需要手工输入物料的名称和规格。

还需要输入要求到货日期及申购数量，在请购过程中，请购人员不需要知道物料的供应商及价格信息。

请购时物料的项目可以有多项，通常我们建议在请购过程中，所请购的物料清单，具有相同的物料类型。

单击‘保存’按钮完成新建过程，刚刚新建的请购单状态为‘未提交’，且字体颜色为绿色，这时用户仍然可以对请购单进行编辑等操作。

单击右键菜单‘提交授理’命令，请购单的状态和颜色将发生相应的变化。

请购单进入授理阶段。

如果在主界面上看到红色字体的请购单，代表该请购单在授理阶段被退回，双击红色数据，系统将提示退回原因。

4.1.2、请购单授理请购单授理是指采购部将各部门提交上来的请购单确定其供应商、价格等重要信息的过程。

请购单授理可以查询出所有部门的请购单，也可以通过定义部门查询条件只查询某个部门的请购单。

单击右键菜单‘编辑’，进入请购授理主界面，在界面中采购人员需要确定请购者每一项物料的供应商及价格信息。

在授理过程中采购人员可以查询出所需采购物料的历史价格信息、查询出物料的当前库存、以及请购物料的在途数量。

在物料授理时，每一项采购物料可以选择不同的供应商，但是如果是相同的供应商，那么系统要求两款物料的采购地点必须相同。

采购物料的价格，是在‘交付排程’程序中定义的，采购授理人员可修改物料的采购价格，但是所修改的价格只能在‘交付排程’中定的价格以下，无权将采购价格调高。

授理时采购人员还需要注意每项物料的回复交期，该日期默认与请购人员的需求日期一致，采购人员修改后请购人员可以及时查询。

请购单授理的另外一项功能是‘单项退回’。

在请购物料清单数据上单击鼠标右键可以执行该命令，该项命令的功能是：在请购物料清单中，部分物料由于暂时不能确定供应商，价格等信息，但是其它物料可以确定并且可以提前采购。

这时为了不耽误采购进度，授理人员可以将部分物料单项退回。

对于在授理过程中单项退回的物料，将重新创建新的物料请购单，其请购编号将在原请购单的后面增加‘R’和数字符来表示。

新创建的请购单，可以在接下来的工作中继续授理，或者退回给请购者。

单击‘保存’按钮完成授理过程，在程序授理的主界面上，用户可以完成对请购单的退回操作，或者提交审批操作，如果请购单中的请购明细只要有一项没有授理完成，那么采购人员是无法提交给请购部门的管理人员审批的。

请购单授理和请购单申请程序一样，在主界面的菜单命令中还可以查询到每一批请购单的审批信息，及每一批请购单的入库信息。

4.1.3、请购单审批请购单审批是在采购授理完之后进行的。

请购审批者可以看到请购物料清单中每项物料授理时指定的供应商及价格信息。

同时请购审批是严格按照请购单中指定的审批流程代码进行的，审批流程代码是按照请购者所在部门而定义的，每个部门可以定义多个审批流程，审批流程中不但指定了审批人员、审批顺序，同时还指定了每个审批人员可以审批请购总金额的范围。

进入主程序后，程序默认查询出系统用户当前有权审批的请购单。

无权审批的请购单无法看到，通过点击‘审批’单选框中的选项：‘全部’、‘需审批’，可查看到所有需要自己审批的请购单，但是该请购单的审批顺序可能还不是当前用户。

单右键‘批准’命令可以完成订单的审批，同时将请购审批权交给下位审批人员，如果所有人员审批完成请购单的状态将自动变成‘已批准’。

已批准的请购单将自动重新提交到采购部，采购人员可以将请购单自动成生采购单。

在右键菜单‘退回采购部’意思是将请购单退回给采购授理，审批人员可以要求采购授理人员重新授理请购单。

4.1.4、采购单管理采购单程序功能是将通过审批的请购单自动创建成采购单。

在请购时我们介绍过请购单分生产物料请购单，非生产物料请购单，在采购单生成时采购订单同样也区分生产物料采购单，非生产物料采购单。

单击右键菜单‘导入数据’，或者点击右上角按钮‘导入数据’进入请购单查询界面，点击已经通过审批的请购单，系统将自动生成采购单。

系统根据请购单中授理时指定的供应商分别生成采购单，一次可以生成多个采购订单编号。

在采购单生成的界面中，用户可以看到每张采购单所需采购的物料明细，价格等信息，单击右键或以编辑每项物料明细，但在修改价格时和请购授理时一样，价格只能在交付排程中指定的价格以内修改，只能改少，不能改高价格。

生产物料采购单用户不能修改增值税，非生产物料采购的价格、增值税的修改不受系统限制。

采购订单的编号是由系统自动生成的，用户不需要修改。

但是在系统实施初期可以在库存管理→基础数据→工厂设置中，根据国内、国外采购地点分别定义采购订单的初始值。

有时对于一些加急的请购，但请购审批者不能及时将请购单审批完成，采购部可以先手工新增采购单。

在新增时手工输入请购单编号。

等请购单审批完成后，原请购单将导入新增将不成功，系统将自动标识请购单已处理。

新增完成采购订单后，单击右键‘提交审批’命令，采购单进入采购审批流程。

采购审流程在基础数据的‘采购审批流程’中定义的。

采购审批流程只有一个，但流程中可以定义多个采购订单的审批人员，审批顺序，同时还可以定义每个审批人员有权审批采购订单的金额。

采购订单是否可以在审批前打印，是由‘总控制开关’程序是定义的。

但是在采购订单打印前还必须完成菜单中‘询价’命令，在询价时如果所采购的物料超过40天未采购，系统还将自动提示。

采购订单完成收货后状态将自动变成‘已收货’，对于部分采购订单只接收采购数量的一部分，剩下的物料不再继续收货，这时用户可以通过右键菜单‘结束采购订单’命令来强行标识采购订单的状态，以防止继续收货。

4.1.5、采购单审批采购单审批与请购单审批一样，审批的过程是按顺序进行的。

与请购审批不同的是，基础数据定义中‘采购审批流程’只能定义一个审批流程。

也就是说采购单生成后进入审批流程是系统自动指定审批人的，但是审批人员、审批顺序、审批金额范围是可以重新修改的。

只不过重新修改审批流程之后，已经提交还未审批的采购单，要想得到最新的审批顺序，必须由采购部人员重新提交审批。

进入主程序后，程序默认查询出系统用户当前有权审批的采购单。

无权审批的采购单是无法看到的，通过点击右上角‘审批’单选框中的选项：‘全部’、‘全部’，可查看到所有需要自己审批的采购单，但是该采购单的审批顺序不是当前系统用户时，系统用户不能审批。

单击右键‘审核’命令可以完成订单的审批，同时将采购审批权交给下位审批人员，如果所有人员审批完成采购单的状态将自动变成‘已审核’。

已审核的采购单，仓库就可以按采购单入库了。

在右键菜单‘退回采购部’意思是将采购单退回给采购人员，审批人员可以要求采购人员重新修改请购单。

采购订单的审批是采购单是否有效的最后一道流程，审批的工作通常是由采购部管理人员来完成的，审批人员、审批顺序通常不会像请购审批流程复杂。

为了加快工作效率，在允许的情况下采购审批流程应尽可能简单。

4.2、基础数据定义4.2.1、供应商信息定义供应商信息是定义供应商代码的地方。

进入主程序后，程序默认查询出当前所有供应商信息，且数据的显示是按供应商代码进行排序的，在主程序界面用户不但可以通过点击不同数据字段标题栏进行排序，还可以在搜索字段框中通输入查询条件，来查询所有适合条件的供应商信息。

在程序的按钮功能栏中有‘字段’按钮，该按钮的功能是由用户自己定义供应商信息的哪些字段显示出来，哪些信息可以不在主界面中显示。

通过右键‘新建’命令进入供应商新增界面，新增供应商信息时，用户可以输入供应商的众多信息，例如‘供应商代码’、‘名称’‘地址’等等，其中供应商代码是由系统自动编码还是用户自行输入，是由系统控制‘全局控制码设置’程序定义的。

不管由计算编码，还是用户自己编号，供应商代码、缩写信息栏必须是唯一的。

供应商的状态字段是控制该供应商是否仍然有效且可以继续下采购单的地方，如果一个供应商状态是‘无效’，那么采购人员将无法对该供应商下采购单。

供应商信息和客户信息一样，一个供应商可以定义多个装运地点。

且每一个供应商至少需要一个装运地点。

同一个供应商如果所采购的物料可以提供不同的增值税，那么我们建议同一个供应可以新建多个装运地点，每个装运地点可定义相同的增值税。

但是如果同一个供应商可支持多种货币付款，那么我们建议建立不同的供应商代码来加以区分。

这样做是为了将来财务系统与供应商核对应付账款时，不同的货币可以分开对账。

4.2.2、采购需求预算请购需求预算是采购系统中重要的控制项目，也是整个采购系统的特色所在。

请购需求预算是按年度定义的，每个新的年度开始，需要重新建立新的预算代码。

企业中不同的物料种类通常会指定相对固定的请购人员，请购需求预算的作用就是这样，将不同种类的物料事先建立好一个年度预算，评估一下年度内每个月的平均请购金额，这样新建年度预算代码后输入每个月允许的请购金额，同时指定那些用户可以开此类预算的请购需求。