商务秘书理论与实务-0206值班与印信管理18页PPT
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商务秘书知识点 ppt课件
二、总投资Ｘ万（人民币），折Ｘ万（美元）。ＸＸ部分投资Ｘ万（折Ｘ万）；ＸＸ部分投资Ｘ万（折 Ｘ万）。
甲方投资Ｘ万（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；
乙方投资Ｘ万（以折美元投入，购买设备）。
三、利润分配：各方按投资比例或协商比例分配。
四、合资企业生产能力：……
五、合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。
四、合营企业所得毛利润，按国家税法照章纳税，并扣除各项基金和职工福利等， 净利润根据双方投资比例进行分配。
五、乙方所得纯利润可以人民币计收。合作期内，乙方纯利润所得达到乙方投资额 （合括本意）后，企业资产即归甲方所有。
六、双方共同遵守我国政府制定的外汇、税收、合资经营以及劳动等法规。
七、双方商定，在适当的时间，就有关事项进一步洽商，提出具体实施方案。
二、总投资39万元人民币，其中：厂房部分投资10万元人民币，设备部分投资 24万元人民币，其他项目投资5万元人民币。甲方投资8万元人民币(以工厂现 有厂房、水电设施现有设备等折款投入)，乙方投资31万元人民币(主要用于购 买设备)。
三、利润分配：双方按协商比例分配。
四、合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。
甲方代表
乙方代表
Hale Waihona Puke ＸＸＸＸＸＸ商务秘书知识点
拟订意向书的操作步骤 明确该意向书的内容→确定标题的写法个拟写正
文的导语→拟写正丈的主体、结尾+拟写尾部。 通威厂(甲方)与大西洋公司(乙方)愿以合资或合
作的形式建立合资企业，暂定名为大通有限公司。 建设期为3年，即从2004年5月至2007年5月全部建 成。总投资人民币39万元(货币单位下同，略)。 其中：厂房部分投资10万元，设备部分投资24万 元，其他项目投资5万元。通威厂投资8万元(以工 厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入)，大 西洋公司投资31万元(主要用于购买设备)。双方 按协商比例进行利润分配。合资年限为20年，即 2004年1月至2024年1月。你是通威厂的秘书，请 拟订这份合作意向书。
秘书基础与实务PPT课件
二、秘书机构设置的组织模式
由于秘书工作内容任务不同，其机构设置的数量和组织形 式也不一样。
有的秘书机构——办公厅，其下设的部门齐全，层次分明， 分工细致，人员众多，如党中央、国务院办公厅，下面还 设置有秘书局、档案局、信访局、后勤管理局等；
有的机关却事无巨细，由一个秘书机构或一两个人包揽， 如乡镇政府或较小单位只设置一个办公室，总理各种综合 性服务工作。
秘书基础与实务
什么是秘书 什么是秘书工作
协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接 待、办理文书和交办事项的人
第一章 商务秘书概论 第一节 秘书、秘书机构
一、秘书机构的含义与名称 二、秘书机构的组织形式 三、秘书机构的设置原则
一、秘书机构的含义和名称
秘书机构亦称秘书部门，是从属于各级领导机关，直接为各 级领导机关提供综合辅助性服务的办事机构。它是各级机关、 单位的重要组成部分。有广义和狭义之分。
这些差异性是由机关级别的高低，所负职责大小，工作任 务的繁简难易等因素决定的。
反映在秘书机构设置的组织模式上就有 综理制和分理制的区别：
综理制与分理制
（一）综理式：不采用分部门办公形式，而由秘书部门——办 公厅（室）统一分派人员办理机关的一切秘书事务。这适合工 作量不大的机关单位。如大多数企事业单位和市县人大、政协 办公厅。
又分工合作；既不疲劳又不空闲；能在必要的时间完成规定 的各种任务；做到纵向层次尽量少；横向幅度可适当加大。 （二）有序高效原则：根据服从并服务于领导工作需要和 外来人员办事联络需要以及秘书活动范围、工作流程顺序来 合理设计。做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适当、 室内空间适度、座位同向次序排列，合理有序，以免相互干 扰，以提高工作效率。 （三）分级管理原则：凡有权力独立负责某项事务的单位， 凡有一定数量的工作人员和收发文数量，都会设置秘书机构。 如人大、政协、政府、政党、军队等。秘书机构是分级管理， 即各级秘书机构只受直接的领导机构管理，形成封闭的“块 块”关系，而不会也不能形成垂直的“条条”关系。
(中职) 商务秘书实务(第二版)第一章教学课件
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新上任的秘书要做好以下准备（2）
第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职 素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作 的经验教训，做到心中有数，逐步地跟上整个企业的 工作节奏和规律，使各项工作规范化、制度化、程序 化，最终达到科学化。
第四，加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有 序的控制，以统筹平衡急缓、主次，使一切事务的处 理更为高效化 。
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、 商 务
秘 书 工 作 的 主 要 内 容
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（1）日常事务性工作
环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、 电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、
保密工作、档案工作、信访工作等。
（2）上司指派性工作
辅助决策工作、协调沟通工作、督促检 查工作、会议工作、差旅准备工作、操 办事务、应对突发事件等。
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秘书的面试技巧（3）
第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是 申请的职位相关的材料事先要准备好。 第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间 和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘 书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式 要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手 部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、 耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方， 以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。
第二，要事先整理自己的思路，确定如 何表达自己的学历、资格、能力、特点 和爱好，所陈述的内容应和简历上的完 全一致
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秘书的面试技巧（2）
第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如 果对方问及“你对原来的上司如何评价？”“如果你未来的上司 是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么 办？”“你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你 会不会感到不适应？”等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答 的技巧，因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质， 所以要深思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你 对问题的认识。 第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。
第5章 办文工作 《秘书理论与实务》PPT课件
2)会商
会商是指文书内容涉及其他不相隶属关系、平 级关系的组织或部门的职权范围时，发文机关 应依法同其协商，只有征得其同意方可发文。
3)审核
审核也称核稿，是指对草拟好的公文的审查。 凡需以单位名义发布，由主要领导人签发的公 文，在送请领导人签发之前，统一由秘书部门 对其进行审核.
4)签发 签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文 质量与正式效用的最终确认，文稿经签发成为 定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再做 任何修改，否则将负行政或法律责任。签发一 般由得到法定授权的主要领导人或分管领导人 完成。联合行文或内容涉及其他部门的公文， 要实行会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏 写明意见，亲署姓名和日期。
【小思考5-1】接到电话之后
表5-1
来电单位 来电时间 年 回电号码 主要内容 处理情况 备注
电话记录表
来电人
月
日
时
分
2）值班记录 值班记录一般有三种形式：值班日志、接待记 录、电话记录。 （1）值班日志（值班日记）。以一天为单位 或一个班次为单位，记录值班室一天或一个班 次中遇到的情况和经历的主要工作 值班日志一般有四个基本项目：值班员、值班 时间、记事内容、办理情况。 值班工作记录应当填写及时、准确、清楚、简 明。
5.4 文稿审核 5.4.1 文稿审核的意义和重点
1）文稿审核的意义 （1）由秘书部门严把政策关，可减少直至防止与法 律、法规相抵触的文件出台。 (2) 由秘书部门先行把关，可以节省领导人审阅、修 改公文的时间和精力。 (3) 通过秘书部门的沟通协调，避免出现公文相互矛 盾、重复、脱节的情况，有利于克服和防止本位主 义倾向。 (4) 通过审核把关，提高公文的质量，有利于公文更 加准确地传递信息，从而推动工作。
第3章 工作安排 《秘书理论与实务》PPT课件
3．3．3 领导工作安排的注意事项 1）规定性与灵活性相结合 2）效率性与宽容性兼顾 3）长期计划和短期安排相结合 4）注意保密 5）配合领导时间表 6）编制填写要规范 【小思考3-2】 为领导安排约会 【小思考3-3】总经理的一天日程安排 【模拟操作3－1】
3.4 专项性活动安排 3.4.1 各种活动的安排技巧
优先级 ☆☆☆
为某某研讨会准备材料
☆☆
文稿拟定
☆☆
进行办公设备的维护
☆
…
…
完成情况
…
3.3领导日常工作安排 3.3.1 领导日常工作安排的内容及形式 1）领导日常工作安排的内容 （1）各种接待、约会。包括接待或会见本单 位员工、外单位来宾和国外的来宾。
（2）商务旅行活动。 （3）参加各类会议。 （4）到基层进行实际检查或指导。 （5）各类重大活动的安排。 (6) 领导私人活动的安排。
2）领导工作日程安排的形式 （1）年计划表。 （2）月计划表。 （3）周计划表。 （4）日程表。 此外，按照不同的分类标准，还有出差计 划表、旅行计划表等。
3.3.2 日志编写
1）日志
日志是根据周计划表写出的一天内组织领 导活动的计划。日志一般分为两种类型， 即纵横两种方式，所谓纵，是以时间为 线索，上班开始到下班为止，整个过程 中什么时间应做什么事，按照顺序排列。 所谓横，将属于领导必做的事务作为主 线，每一项事务都应该设定处理所需要 的时间。
2）突发性事件的类型 (1) 突发性政治事件。 (2) 突发性群众事件。 (3) 突发性治安事件 (4) 突发性自然灾害。 (5) 突发性责任事故。 (6) 突发性外部危机事件。
3.5.2 常见突发性事件的处理方法 1） 突发性自然灾害的处理
商务秘书实务第二章商务礼仪PPT课件
西装穿着的规矩：“三个三”
第一个三：三色原则 第二个三：三一定律 第三个三：三大禁忌
A.袖子上的商标要拆除 B.穿西装必须打领带
三一定律： 即男人在穿西装的 时候，鞋子、腰带 和公文包应该是一 个颜色，而且应当 首选黑色。
C.袜子与西装要配套
3、男商务秘书着装要领
（1）西装的穿法和礼仪 （2）领带的选择 （3）穿着西装的程序
递送自己的名片一定要用双手呈上名片的字迹要面向对方不要以手指夹着名片给人上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三接待礼仪一接待工作的基本原则1诚恳热情2讲究礼仪3细致周到二接待准备上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三接待礼仪1亲切迎客2热忱待客开门礼仪外开门客先入内开门己先入敬茶礼仪3礼貌送客上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当四电话礼一礼貌1微笑接听2使用礼貌语3礼貌呼应4电话处理5结束礼节上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当二准确何人何时何地何事何因如何做六何上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三高效四处理上司的电话1挡驾2处理上司正在开会外出时的电话上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当电话礼仪1打电话时间适宜内容简练语言规范文明礼貌要秉行尊敬对方的意念上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当电话礼仪1打电话时间适宜内容简练语言规范文明礼貌嘴与话筒之间要保持大约三厘米的距离讲电话时如果发生掉线中断等情况应由打电话方重新拨打并抱歉
秘书学理论与实务课件(PPT 26页)
秘书理论与作风修养
（一）秘书的理论修养 政治理论、经济理论和专业理论修养
（二）秘书的作风修养 思想作风、工作作风和生活作风
秘书的职业道德要求
1.热爱工作，甘于平凡 2.不辞劳苦，不计报酬 3.自尊自重，克己奉公 4.谦虚谨慎，平等待人 5.严守机密，提高警惕
第三节 秘书的心理和性格
秘书个性的心理
第三节 秘书工作的内容、特点和作用
阅读案例“微软秘书—露宝”，说说露宝为 什么受到比尔盖茨等人的欢迎。
说说自己印象中秘书应当承担的工作内容有 哪些？
一、秘书的工作内容
秘书工作，是以为领导者和领导中枢的 工作运转和决策服务为目的，由秘书完 成的一系列综合性、辅助性工作的统称。
秘书工作的主要内容 文书工作(撰文、办文) 会务操办(会前、会中、会后) 信息工作(调查研究、信息采集) 督促检查(决策的执行过程) 综合协调(消除分歧、协商沟通) 信访工作 公务接洽(与其他单位联系) 事务办理(领导交办) 参谋辅助
5.按秘书自身的特长可分为智囊型秘书、事 务型秘书、公共关系型秘书、技术型秘书、 秀才型秘书和综合型秘书等。
6.按秘书的精力投入情况分，可分为专职秘 书和兼职秘书；
7.按工作性质和工作内容分，可分为文字秘 书、机要秘书、行政秘书、通信秘书、生活 秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科 技秘书、外事秘书等。
1.含义 2.作用 （三）秘书人际关系环境的类型 1.和谐型 2.淡漠型 3.紧张型
（四）制约秘书人际环境关系的因素 1.信任度 2.和谐度 3.开放度 4.自由度
（五）清除影响秘书职能环境的障碍 1.信任障碍 2.沟通障碍 3.理解障碍
（六）清除影响秘书职能环境的障碍 1.秘书与纵向层次机构的关系 1）与上级领导机构的关系 2）与本组织领导的关系 3）与下级组织机构的关系 2.秘书与横向职能部门机构的关系 3.秘书与公众的人际关系 被动形态和主动形态
（一）秘书的理论修养 政治理论、经济理论和专业理论修养
（二）秘书的作风修养 思想作风、工作作风和生活作风
秘书的职业道德要求
1.热爱工作，甘于平凡 2.不辞劳苦，不计报酬 3.自尊自重，克己奉公 4.谦虚谨慎，平等待人 5.严守机密，提高警惕
第三节 秘书的心理和性格
秘书个性的心理
第三节 秘书工作的内容、特点和作用
阅读案例“微软秘书—露宝”，说说露宝为 什么受到比尔盖茨等人的欢迎。
说说自己印象中秘书应当承担的工作内容有 哪些？
一、秘书的工作内容
秘书工作，是以为领导者和领导中枢的 工作运转和决策服务为目的，由秘书完 成的一系列综合性、辅助性工作的统称。
秘书工作的主要内容 文书工作(撰文、办文) 会务操办(会前、会中、会后) 信息工作(调查研究、信息采集) 督促检查(决策的执行过程) 综合协调(消除分歧、协商沟通) 信访工作 公务接洽(与其他单位联系) 事务办理(领导交办) 参谋辅助
5.按秘书自身的特长可分为智囊型秘书、事 务型秘书、公共关系型秘书、技术型秘书、 秀才型秘书和综合型秘书等。
6.按秘书的精力投入情况分，可分为专职秘 书和兼职秘书；
7.按工作性质和工作内容分，可分为文字秘 书、机要秘书、行政秘书、通信秘书、生活 秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科 技秘书、外事秘书等。
1.含义 2.作用 （三）秘书人际关系环境的类型 1.和谐型 2.淡漠型 3.紧张型
（四）制约秘书人际环境关系的因素 1.信任度 2.和谐度 3.开放度 4.自由度
（五）清除影响秘书职能环境的障碍 1.信任障碍 2.沟通障碍 3.理解障碍
（六）清除影响秘书职能环境的障碍 1.秘书与纵向层次机构的关系 1）与上级领导机构的关系 2）与本组织领导的关系 3）与下级组织机构的关系 2.秘书与横向职能部门机构的关系 3.秘书与公众的人际关系 被动形态和主动形态
秘书理论与实务项目培训课件.ppt
（5）信息处理开发能力：能够通过各种渠道搜集信息并科 学地管理信息资源，能够策划和进行一般性专题调研和难 度不大的综合调研，能够高效地整合信息资源，以辅助上 司决策。
（6）沟通协调能力：能够有效地进行沟通和协调，讲求沟 通协调的艺术和技巧，并熟练运用于实际（拟真）的秘书 工作之中。能够较好地协调处理日常事务性工作和组织内 外的各种矛盾。
既然我们选择了秘书专业和秘书职业——
• 我们就必须有良好的从事秘书职业的职业道 德；
• 我们就必须能够很好地处理与领导及领导周 围人员的人际关系；
• 我们就必须具有与领导者的工作相关的足够 知识；
• 我们就必须具备为领导当参谋、当助手和为 领导服务的各种本领。
文秘专业的培养目标
文秘专业的目标岗位
三年后，1980年冬季的一个寒夜，在比尔·盖茨 西雅图的办公室，一个熟悉的声音响起，“嗨，我回 来了！”——正是露宝！她先是一个人从亚帕克基来 到西雅图，后又说服丈夫举家迁来。
资料来源：胡亚学《秘书理论与实务》
[ 讨论 ]
• 1、迄今为止，您 对秘书和秘书职业 都有哪些了解和认 识？您认为自己报 考文秘专业的选择 正确吗？
领导和领导工作的出现比国家的出现要早 得多。
世界最早的文明──美索不达米亚 （Mesopotamia）文明
苏美尔文明 巴比伦文明 亚述文明
◆亦称“两河文明”、“河间文明”，发源于 底格里斯河（Tigris）和幼发拉底河 （Euphrates）之间的流域──苏美尔（Sumer） 地区（中下游地区）。美索不达米亚是古巴比 伦（Babylon）的所在，在今伊拉克（Iraq）共
《秘书理论与实务》
主讲人: 阎丽君
秘书——领导的参谋助手
• 近身/直接 /为领导 （上司） 提供综合 性辅助服 务
（6）沟通协调能力：能够有效地进行沟通和协调，讲求沟 通协调的艺术和技巧，并熟练运用于实际（拟真）的秘书 工作之中。能够较好地协调处理日常事务性工作和组织内 外的各种矛盾。
既然我们选择了秘书专业和秘书职业——
• 我们就必须有良好的从事秘书职业的职业道 德；
• 我们就必须能够很好地处理与领导及领导周 围人员的人际关系；
• 我们就必须具有与领导者的工作相关的足够 知识；
• 我们就必须具备为领导当参谋、当助手和为 领导服务的各种本领。
文秘专业的培养目标
文秘专业的目标岗位
三年后，1980年冬季的一个寒夜，在比尔·盖茨 西雅图的办公室，一个熟悉的声音响起，“嗨，我回 来了！”——正是露宝！她先是一个人从亚帕克基来 到西雅图，后又说服丈夫举家迁来。
资料来源：胡亚学《秘书理论与实务》
[ 讨论 ]
• 1、迄今为止，您 对秘书和秘书职业 都有哪些了解和认 识？您认为自己报 考文秘专业的选择 正确吗？
领导和领导工作的出现比国家的出现要早 得多。
世界最早的文明──美索不达米亚 （Mesopotamia）文明
苏美尔文明 巴比伦文明 亚述文明
◆亦称“两河文明”、“河间文明”，发源于 底格里斯河（Tigris）和幼发拉底河 （Euphrates）之间的流域──苏美尔（Sumer） 地区（中下游地区）。美索不达米亚是古巴比 伦（Babylon）的所在，在今伊拉克（Iraq）共
《秘书理论与实务》
主讲人: 阎丽君
秘书——领导的参谋助手
• 近身/直接 /为领导 （上司） 提供综合 性辅助服 务
商务秘书 印信管理课件
• （2）使用介绍信要有明确的规定，即什么事由旆 批，超出规定范围的，应先请示而后办。对于介 绍信的批准人应在存根上做记载。有批条的，应 将批条粘贴在存根上。 • （3）对于一些下属部门较多的单位，办公室工作 人员为下级机关换开领导机关介绍信时，应检查 下级机关介绍信有没有超出职责范围。要把好关 ，必要时，应交单位负责人审批，并把下级机关 的介绍信粘贴在存根上，以备查考。在一般情况 下，不直接为下级机关人员开领导机关介绍信。
介绍信的种类
1
用公用信笺书写的便函式介绍信
2
按固定格式印刷的专用介绍信
便函式介绍信的写作（P116）
介绍信
• 中关村知识产权促进局： • 兹有我单位 同志，前往你处办理申领 专利资助金事宜。 • 请予以接洽。 • （有效期**天） • • 申请人单位（并盖章） • 年 月 日
练一练
• 河源市广生百货有限公司将派出总经理王城 和市场部经理李娜前往韩国广田百货批发公 司考察并洽谈合作事宜。2012年3月19日， 总经理王城到秘书韩梅梅处开介绍信。请你 帮助韩梅梅开具一封介绍信。（无存根）
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专用介绍信
一般按固定格式印刷，装订成册。介绍信 有信文和存根两部分。信文交持有人携带 ，存根留本机关或单位存查。两联正中有 间缝，同时编有号码。
××公司介绍信（存根）
××字第××号
×××等××人，前往××联系×。 （有效期 天） ××××年×月×日 ……………………………××字第××号………………………………
、图案等一并上报。批准后，到组织所在地的公安部门
办理登记手续，再到公安部门指定的场站的刻章单位刻
秘书办公室事务管理印信、值班、邮件管理
待人的承办意见、领导的批办意见、接待人的姓 名） 接待记录表
编号 接待时间 接待人姓名 内容 来访事由 来访人姓名 来访人单位 接待地点 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分
接待人拟办意见：
签字：
主管领导意见：
签字：
处理结果：
值班人员签字：
电话记录（来电时间、来电单位、来电内容、
接电话记录人、领导批示和处理意见）
5、小型电器设备
投影仪、幻灯机、录音机、录像机、照相机、计算器、 计时器等。
6、 其他用品
一些装饰用品、挂图、旗帜、标志、标语等。
6.8 办公用品管理
6.8.2.办公用品管理的原则
建立完善的管理制度 保证工作的需要 讲求节约，物尽其用 及时更新装备，提高工作水平
6.8 办公用品管理
办公用品的管理程序
印章的应用应注意的事项
要求 管理印章要有制度 具体内容 对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什 么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人 管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印 章 要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日 期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、 用章印数等 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不 合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印 要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑 年盖月，印文字迹要端正清晰 须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中， 并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被 盗，要马上报案，并迅速通报有关方面
值班工作的主要任务
传递信息 办理领导临时交办的事项 负责接待工作 处理来函、来电（一般只传达不答复，不随意表态） 掌握领导外出活动情况 确保安全 处理突发事件 承办临时事项
值班记录
编号 接待时间 接待人姓名 内容 来访事由 来访人姓名 来访人单位 接待地点 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分
接待人拟办意见：
签字：
主管领导意见：
签字：
处理结果：
值班人员签字：
电话记录（来电时间、来电单位、来电内容、
接电话记录人、领导批示和处理意见）
5、小型电器设备
投影仪、幻灯机、录音机、录像机、照相机、计算器、 计时器等。
6、 其他用品
一些装饰用品、挂图、旗帜、标志、标语等。
6.8 办公用品管理
6.8.2.办公用品管理的原则
建立完善的管理制度 保证工作的需要 讲求节约，物尽其用 及时更新装备，提高工作水平
6.8 办公用品管理
办公用品的管理程序
印章的应用应注意的事项
要求 管理印章要有制度 具体内容 对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什 么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人 管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印 章 要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日 期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、 用章印数等 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不 合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印 要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑 年盖月，印文字迹要端正清晰 须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中， 并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被 盗，要马上报案，并迅速通报有关方面
值班工作的主要任务
传递信息 办理领导临时交办的事项 负责接待工作 处理来函、来电（一般只传达不答复，不随意表态） 掌握领导外出活动情况 确保安全 处理突发事件 承办临时事项
值班记录
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43、重复别人所说的话，只需要教育； 而要挑战别人所说的话，则需要头脑。—— 玛丽·佩蒂博恩·普尔
44、卓越的人一大优点是：在不利与艰 难的遭遇里百折不饶。——贝多芬
45、自己的饭量自己知道。——苏联
文 家 。汉 族 ，东 晋 浔阳 柴桑 人 （今 江西 九江 ） 。曾 做过 几 年小 官， 后辞 官 回家 ，从 此 隐居 ，田 园生 活 是陶 渊明 诗 的主 要题 材， 相 关作 品有 《饮 酒 》 、 《 归 园 田 居 》 、 《 桃花 源 记 》 、 《 五 柳先 生 传 》 、 《 归 去来 兮 辞 》 等 。
启用
管理
使用
签批、掌握要领
专人保管，不得随意带出
由上一级主管部门印发启用通知，或者 经授权由使用单位印发启用通知。
（四）印信管理人员必备的素质
印信管理人员
专业理论 知识
良好政治 素养
为人民服 务的思想
奉献精神 作风清廉
与时俱进
二、介绍信的管理与使用
介绍信是机关或单位派出人员对外联系 工作、商洽事务时所持有的证明其身份和工 作内容的一种凭证。
（一）介绍信的管理
专人 管理
介绍信与 印章结合 使用才有效不得随意 开介绍信来自（二）介绍信使用的注意事项
填写文字 简洁明确
填写存根 有效期限 骑缝编号 开具日期 加盖印章
严禁开 空白介绍信
妥善保管 不得随意放置
未使用的介绍 信及时收回
三、办公室的值班工作
办公室的值班主要是指节假日以及特殊 情况下安排的机关工作人员和领导的行政值 班，其主要目的是保证在节假日期间组织的 必要运转，防止由于无人负责而影响正常工 作。
（一）秘书安排值班工作的注意事项
提前进行安排，并将值班表公示，通知 每一个值班人员；值班人员实行轮换，并安 排领导带班；实行“全天候”值班，24小时 不得出现空岗；值班人员应具有一定的处理 事务和政务工作的能力；制定值班工作的相 关制度，对值班人员提出纪律要求；设立总 值班长，对值班情况进行监督检查。
商务秘书理论与实务-0206值班与印信 管理
6
、
露
凝
无
游
氛
，
天
高
风
景
澈
。
7、翩翩新 来燕，双双入我庐 ，先巢故尚在，相 将还旧居。
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、
吁
嗟
身
后
名
，
于
我
若
浮
烟
。
9、 陶渊 明（ 约 365年 —427年 ），字 元亮， （又 一说名 潜，字 渊明 ）号五 柳先生 ，私 谥“靖 节”， 东晋 末期南 朝宋初 期诗 人、文 学家、 辞赋 家、散
（二）办公室的值班任务
来访接待
通讯联络
处理突发事件
（三）办公室值班工作的要求
按时交接班
做好值 班记录
接收、登记 传递重 各种来函 要信息
接待来访
检查安保
处理突 发事件
值班
Thank you！
41、学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸 收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹
42、只有在人群中间，才能认识自 己。——德国
1
0
、
倚
南
窗
以
寄
傲
，
审
容
膝
之
易
安
。
第六节 印信与值班管理
2、我国现行各级各类组织的印章
各级各类组织的印章
各级党组织的印章
县级以上和国务院 各部、委、直属机
构的印章
省级以下各级政府、 机构、企事业单位 的公章
（二）印章的作用
标志作用 权威作用 法律作用
（三）印章的管理与使用
刻制
不得私自刻制
44、卓越的人一大优点是：在不利与艰 难的遭遇里百折不饶。——贝多芬
45、自己的饭量自己知道。——苏联
文 家 。汉 族 ，东 晋 浔阳 柴桑 人 （今 江西 九江 ） 。曾 做过 几 年小 官， 后辞 官 回家 ，从 此 隐居 ，田 园生 活 是陶 渊明 诗 的主 要题 材， 相 关作 品有 《饮 酒 》 、 《 归 园 田 居 》 、 《 桃花 源 记 》 、 《 五 柳先 生 传 》 、 《 归 去来 兮 辞 》 等 。
启用
管理
使用
签批、掌握要领
专人保管，不得随意带出
由上一级主管部门印发启用通知，或者 经授权由使用单位印发启用通知。
（四）印信管理人员必备的素质
印信管理人员
专业理论 知识
良好政治 素养
为人民服 务的思想
奉献精神 作风清廉
与时俱进
二、介绍信的管理与使用
介绍信是机关或单位派出人员对外联系 工作、商洽事务时所持有的证明其身份和工 作内容的一种凭证。
（一）介绍信的管理
专人 管理
介绍信与 印章结合 使用才有效不得随意 开介绍信来自（二）介绍信使用的注意事项
填写文字 简洁明确
填写存根 有效期限 骑缝编号 开具日期 加盖印章
严禁开 空白介绍信
妥善保管 不得随意放置
未使用的介绍 信及时收回
三、办公室的值班工作
办公室的值班主要是指节假日以及特殊 情况下安排的机关工作人员和领导的行政值 班，其主要目的是保证在节假日期间组织的 必要运转，防止由于无人负责而影响正常工 作。
（一）秘书安排值班工作的注意事项
提前进行安排，并将值班表公示，通知 每一个值班人员；值班人员实行轮换，并安 排领导带班；实行“全天候”值班，24小时 不得出现空岗；值班人员应具有一定的处理 事务和政务工作的能力；制定值班工作的相 关制度，对值班人员提出纪律要求；设立总 值班长，对值班情况进行监督检查。
商务秘书理论与实务-0206值班与印信 管理
6
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露
凝
无
游
氛
，
天
高
风
景
澈
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7、翩翩新 来燕，双双入我庐 ，先巢故尚在，相 将还旧居。
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嗟
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于
我
若
浮
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9、 陶渊 明（ 约 365年 —427年 ），字 元亮， （又 一说名 潜，字 渊明 ）号五 柳先生 ，私 谥“靖 节”， 东晋 末期南 朝宋初 期诗 人、文 学家、 辞赋 家、散
（二）办公室的值班任务
来访接待
通讯联络
处理突发事件
（三）办公室值班工作的要求
按时交接班
做好值 班记录
接收、登记 传递重 各种来函 要信息
接待来访
检查安保
处理突 发事件
值班
Thank you！
41、学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸 收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹
42、只有在人群中间，才能认识自 己。——德国
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南
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傲
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审
容
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之
易
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第六节 印信与值班管理
2、我国现行各级各类组织的印章
各级各类组织的印章
各级党组织的印章
县级以上和国务院 各部、委、直属机
构的印章
省级以下各级政府、 机构、企事业单位 的公章
（二）印章的作用
标志作用 权威作用 法律作用
（三）印章的管理与使用
刻制
不得私自刻制