商务秘书理论与实务-0206值班与印信管理18页PPT

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秘书理论与实务项目培训课件

领导和领导工作的出现比国家的出现要早得多。
世界最早的文明──美索不达米亚〔Mesopotamia〕文明
苏美尔文明巴比伦文明亚述文明
◆亦称“两河文明〞、“河间文明〞，发源于底格里斯河〔Tigris〕和幼发拉底河〔Euphrates〕之间的流域──苏美尔〔Sumer〕地区〔中下游地区〕。美索不达米亚是古巴比伦〔Babylon〕的所在，在今伊拉克〔Iraq〕共和国境内。
比尔·盖茨和他的秘书
露宝
[引例] 比尔·盖茨：我和微软的成功因为有露宝
创业时微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，但内务却一团糟。
微软的第一任秘书是个年轻漂亮的女大学生，除了自己分内的事，对任何事情都是一副不闻不问的冷漠劲儿。没过多久，比尔·盖茨就要求总经理伍德给他换个秘书。
一天，伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后就连连摇头： “难道就没有比她们更适宜的人选了？〞盖茨理想中的女秘书应该干练、稳重、能干，而不是花瓶式的摆设。伍德犹犹豫豫地拿出份资料递到盖茨面前，“这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕……〞盖茨一目十行地看完了这份应聘资料，表示：“只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行。〞
刘放、孙资在辅政工作中有“四不〞：
●能力高超而不自狂。 ●品行卓越而不显。 ●处世宽容而不偏。 ●待人以诚而不虚。

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3.自主独创性工作自主独创性工作主要是指秘书运用创造性、主动性和积极灵活的工作态度与方法来帮助上司。
第一节商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书工作
(三)商务秘书工作的特点 1.辅助性在商务活动中,秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下。 2.中介性商务秘书是处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理人员, 起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。 3.综合性秘书部门是综合办事部门,商务秘书是为上司的各种商业事务工作服务的,因此商务秘书工作的内容和活动方式必然涉及商业事务工作的各个方面,内容具体而繁杂,因而具有鲜明的综合性。 4.机要性机要性是指秘书工作的机密性和重要性。因为工作需要, 秘书必须了解和掌握这些工作内容,甚至在有些必要的场合,还要代替上司临时实施管理和展开商务活动。
3.专业知识
专业知识是指商务秘书的业务知识和与所在组织归属行业有关的专业知识。
第二节商务秘书的素质要求与行为规范
二、商务秘书的知识结构
(二)获取知识的渠道商务秘书处于今天这样一个变化快且情况复杂的时代,善于学习显得比任何时期都重要。不善于学习的人无法成为合格的秘书。获得知识的渠道有个人自学、组织性学习和培训。
行政级秘书行政级秘书包括办公室主任、行政经理、行政总监、经理私人助理等。其主要工作内容包括参与决策,监督检查,辅助管理,设计工作岗位,制定工作流程,等等。

《秘书理论与实务》PPT课件

《秘书理论与实务》PPT 课件
一、电话事务处理
在秘书日常的公关实务中，电话沟通是不可缺少的形式，很多客户通过电话最先接触和了解对方。正确使用电话，有助于创造良好的沟通气氛，提高办事效率，树立个人和组织的良好形象。
（一）、接听与拨打电话的基本要求
1．表达规范、正确。 2.礼貌热情，语气清晰和婉。 3.简洁。 4.保密。 5.注意时间。
（一）、日程安排的内容
❖ 秘书日程安排的内容是把领导或组织每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门。
❖ 领导或组织日常工作安排一般涉及以下内容：
（一）、日程安排的内容
1. 各种接待、约会。包括接待或会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾。
2. 商务旅行活动。当前各组织领导特别是源自文库业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。
3. 参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，或听取员工的建议，或组织各类表彰会议等等。
（一）、日程安排的内容
4. 到车间进行实际检查或指导。优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运算等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析等过程。
D、重而不急
（三）、日程安排的形式
领导的日程安排可以分为： 1.年计划表。 2.月计划表。 3.周计划表。 4.日程表。

第5章办文工作《秘书理论与实务》PPT课件

5.1 办文工作概述 5.1.1 文书概述 1）文书的概念文书是人们在日常生活、机关公务活动中广泛使用的书面材料，它具有一定的规则和体式。
2）文书的种类（1）公务文书。（2）专用文书（3）事务文书。
5.1.2 办文工作的基本任务和原则 1）办文工作的基本任务（1）文书的制作。（2）文书的传递。（3）文书的办理。（4）文书的立卷归档或销毁。
5.4.2 文稿审核的步骤
文稿审核一般分为两步。第一步为粗阅，即先对文稿送行通读，发现问题用铅笔做上记号。情况不清楚的，应向拟稿部门或有关单位了解。通过粗阅，初步掌握文稿的主要意图、脉络和存在的问题。第二步为细审，即对文稿逐字、逐句、逐条、逐项进行认真审核。审核中发现的问题，按以下要求处理: (1)对不需要行文或者不需以领导机关名义发文而可由职能部门自行发布的文稿，退回拟稿部门处理。 (2)对内容上不成熟，需要作较大修改的文稿，可提出意见后退回拟稿部门修改。 (3)对涉及其他部门工作，但未与有关部门协商一致的文稿，退回拟稿部门补办会签手续，也可由秘书部门出面组织会稿。 (4)一般性文字错误，可由审核人员直接修改。 (5)内容上需作较大改动的，应问明情况并征得拟稿部门的同意，由审核人员进行修改。
2）文书处理的原则（1）准确、及时、保密、统一。（2）实行“党政分开”原则。（3）行文注重时效，反对官僚主义、形式主义、文牍主义。

秘书实务第八章印信保密工作 ppt

印章的作用
落款章
盖在作者的落款处，表明作者的法定性和文件有效性。凡文书应加盖落款章，无印机构可以借印，如调查组等派出机构可以借用所驻机构的印章；如工作组、调查组等派出机构可以借用所驻机构的印章；如在水利局内所设立的防汛指挥部等共体机构，可以借用实体机构（水利局）的印章。印章单独加盖一页时，该页上必须有文字，以防止别有用心之人利用空白页，添加有害文字，使单位造成损失。
公章启用
公章的启用
选定日期、提前发出启用通知、附上“印模” 选定日期、提前发出启用通知、附上“印模” 填写“印模卡”，留存、交上级机关备查填写“印模卡” 留存、
公章的停用与销毁
单位撤消，原公章停用；通知有关单位，附上印模，写明停用日期；及时送交原制发单位，经批准销毁，留下印模备查。
公章的使用
介绍信的保管和使用
专门印制并有编号介绍信与公章由同一人保管，不可缺页丢失领用介绍信须经批准秘书填写领用人姓名等各项内容盖两次公章：落款处、骑缝线上不得将空白介绍信加盖公章后交给领用人
保密工作的要求和内容
保密工作的要求保密工作的内容泄密的追查和处罚
► 即将开庭时，上海公司接到法院送达的天津公司的即将开庭时，
反诉状，要求上海公司给付2003年度天津公司为其反诉状，要求上海公司给付2003 2003年度天津公司为其代销服装承诺给予的奖励款、代销服装承诺给予的奖励款、装修费及广告费共计 50万元依据是2004年元月双方签订的协议：万元。 2004年元月双方签订的协议 50万元。依据是2004年元月双方签订的协议：经天津公司一年的努力和宣传，津公司一年的努力和宣传，上海公司的服装品牌在天津消费群体中的知名度、认同度显著提高，天津消费群体中的知名度、认同度显著提高，为表示感谢，上海公司以天津公司在2003年度销售其品示感谢，上海公司以天津公司在2003 2003年度销售其品牌服装的总销售额的8%作为奖励。 8%作为奖励牌服装的总销售额的8%作为奖励。 ► 开庭时，上海公司对这份2004年元月的协议很诧异，开庭时，上海公司对这份2004年元月的协议很诧异， 2004年元月的协议很诧异说公司根本没有而且不可能签订这份有悖常理的协并对该协议的真假提出质疑。议，并对该协议的真假提出质疑。 ► 后经司法鉴定，认定该协议上的公章确为上海公司后经司法鉴定，的公章。的公章。

第1章绪论《秘书理论与实务》PPT课件

领导或雇主提供的各种综合性、辅助性管理活动的总和。
秘书工作的主体内容归结起来可以分为办公室管理、工作安排、接待、办文、办会、调研、信息、协调、信访、通讯、档案管理、辅助决策等几个方面。
1.1.4 秘书工作的特点 1）从属性 2）辅助性 3）综合性
【补充阅读材料1-1】不管部 4）政策性 5）机要性
1.1.2 秘书的类别 1）按职业性质可分为
（1）政务秘书（2）商务秘书 2）按服务对象可分为（1）公务秘书（2）秘人秘书此外，还可按组织内部分工分为：机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书等。
1.1.3 秘书工作的含义与内容秘书工作是指秘书部门和秘书人员为组织、
1.3.1 办公环境的布置与美化
1）办公环境布置的程序（1）根据部门的工作内容与性质，确定是采用开放式布局还是封闭式布局；（2）按人员职数及其办公所需的空间，设定其空间大小（因工作性质而异，一般而言，人均办公空间大者3～10平方米，普通者1.5～8平方米即可）；（3）明确部门和人员职责，按部门及各员工间的关系，决定其位置；（4）根据工作需要，决定所需的家具、桌椅及相关办公设备并列表记载；（5）绘制办公室座位布置图，报相关领导同意后依图布置。
（10）钻研业务，掌握秘书工作各项技能。【案例分析1-2】爱贪小便宜的秘书
1.3 秘书的办公环境

教学课件秘书实务

（三）秘书的分级
1．初级秘书
初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂务
2．中级秘书
中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，消除领导在决策与管理过程中的各种技术障碍
3．高级秘书
高级秘书是指秘书部门的负责人、助理、首脑机关的专职秘书等
在社会实践中，对于初级秘书、中级秘书和高级秘书的划分方法及相应要求，由于各国国情和管理体制等不同而均有差异。
2．从秘书工作的性质划分从秘书工作的性质划分，可以分为党政秘书、企业秘书、商务秘书等。
党政秘书是辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管理，保障机关各项
工作正常运转的秘书。现在我国通用的秘书工作的各项原则规范，主要是针对党政秘书制定的。
企业秘书是在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项事务而服务的秘书。
从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。
行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书机要秘书是指处理机关机密文件的秘书文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾高层领导、专家生活的秘书会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书

新编秘书实务课件-第1章秘书实务概述(第3版)-PPT课件

第一章
秘书实务概述
第四节秘书工作的方法
3．按事情的相关性原则排序处理根据事情的相关性原则，秘书在同一时间内尽可能地做相同类型的事情，将完成这类事情成为机械运动，或者形成惯性。这就需要秘书首先把工作划分为几个断面，分块。把同一块内容，在相连的时间内完成。这样才能从根本上提高工作效率。 4．按事情的工作属地原则排序处理工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作人员犹为重要。如果这一点处理得好，可避免在现场、自己的办公室、其他单位或部门之间频繁接触。这样既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率。
案例内容（略，请见教材第17-19页）
问题：根据案例，请分析秘书为了提高工作效率，应该如何管理时间？
案例一：秘书的时间管理与工作效率 • 参考答案：根据上文，我们知道，秘书工作琐碎复杂，所以秘书要提高自己的工作效率，充分有效地利用时间，合理安排工作的顺序，注意工作的方法，是非常重要的。要提高时间的效率，首先，做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然。各项工作提前做好计划与准备工作，事情不要积压成堆；其次，要有判断标准，也就是根据事情的重要与紧急性的原则，分清轻重缓急，排出处理的先后顺序。这样才能够更好地提高秘书的工作效率。
案例分析二：
“聪明”的黄科长某地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示： “此稿目前不宜发。”看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。” 黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容的文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。思考题： 1.请分析案例，你认为李自钢的错误主要有哪些？ 2.请进一步分析，你认为李自钢犯错的深层次原因是什么？

新编秘书理论与实务教学课件作者楼淑君主编项目四办公室日常事务管理

任务一印信事务管理
二、印信的管理和使用
1.印章的管理和使用
任务一印信事务管理
任务一印信事务管理
任务一印信事务管理
2.介绍信的使用和管理 (1) 介绍信作为一种简化了的“公文”，起到重要的凭据作用。因此在管理上要严肃认真，要有专人保管，不能随意放在桌面上，而是要存放在安全的地方，随用随取，以免造成不良后果。 (2) 介绍信要有专人负责，通常也就是介绍信的管理人员。开具介绍信必须按有关规定办理，要有一定的审批手续。如由办公室主任批准后才能开具。介绍信存根要存档，一般保存期限为5年。
任务二电话事务管理
任务实施现在我们来解决任务情境中的问题。首先小丽应掌握秘书接打电话的技巧，学会使用秘书接听电话用语。其次应当学会过滤电话，并认真做好电话记录。
任务三邮件事务管理
任务情境郝伊可进入大地春天公司行政部实习不久，因为行政部秘书要外出学习一周，行政部经理就让郝伊可暂时处理一下公司的邮件。周一上午上班时，郝伊可正忙着打电话，第一批邮件到了，她让送信者把信放在办公桌上，自己一边打电话，一边拿过笔签了字。思考：郝伊可接下来该如何处理这些邮件呢？
任务三邮件事务管理
任务分析
一、传统邮件的处理 1.邮件的接收
(1)分类。面对众多的邮件，秘书必须按照轻重缓急的原则予以办理，以保证要件、急件能得到优先处理。为此，就必须对邮件先进行分类工作。按邮件的重要程度，简单地将邮件分为重要邮件和普通邮件；也可以按邮件的性质，把邮件分为公务邮件和私人邮件。公务邮件又细分为重要邮件、普通邮件(即上一种分法中的重要邮件和普通邮件)和报刊、广告、小册子等印刷品。私人邮件既包括寄给组织中具体某一个人的邮件，也包括那些封皮上标有“亲启”、“私人”、“保密”等字样的邮件。对于这类邮件，秘书一般都要将其直接交到收件人手里。另外，还可以按邮件的紧急程度，将邮件分为急件、次急件和普通件。

秘书理论与实务——秘书理论概论(课件)

秘书理论与实务
目录
秘书理论与实务
秘书概念秘书工作秘书工作机构
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
Biblioteka Baidu 秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务
秘书理论与实务

(秘书学课件)第18讲第七章办公室日常事务管理(项目16-20)

应本明象台风、
事件、炸弹威
火灾）胁）
三、危机处理方法
偶发性自然灾害的处置
偶发性人为事故的处置
刑事案件的处置
偶发性政治事件的处置
四、五、事工故伤情情况况记报录告单表
2021/1/13
16
北京社管院老年福祉学院lnlm.bcsa.edu.cn,010-61591716.
2021/1/13
2
北京社管院老年福祉学院lnlm.bcsa.edu.cn,010-61591716.
办公室日常事务管理-1
1.
办公室日常事务
2.
会议室和用车登记
3.
时间管理
4.
上司临时交办事项
5.
文字记录
6.
签收邮件
7.
印章管理
8.
介绍信的使用
9.
值班工作
10.
零用现金管理
2021/1/13
3
北京社管院老年福祉学院lnlm.bcsa.edu.cn,010-61591716.
办公室日常事务管理-2
11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
办
突

秘书学理论与实务课件(PPT 26页)

5.按秘书自身的特长可分为智囊型秘书、事务型秘书、公共关系型秘书、技术型秘书、秀才型秘书和综合型秘书等。
6.按秘书的精力投入情况分，可分为专职秘书和兼职秘书；
7.按工作性质和工作内容分，可分为文字秘书、机要秘书、行政秘书、通信秘书、生活秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科技秘书、外事秘书等。
1.含义 2.作用（三）秘书人际关系环境的类型 1.和谐型 2.淡漠型 3.紧张型
（四）制约秘书人际环境关系的因素 1.信任度 2.和谐度 3.开放度 4.自由度
（五）清除影响秘书职能环境的障碍 1.信任障碍 2.沟通障碍 3.理解障碍
（六）清除影响秘书职能环境的障碍 1.秘书与纵向层次机构的关系 1）与上级领导机构的关系 2）与本组织领导的关系 3）与下级组织机构的关系 2.秘书与横向职能部门机构的关系 3.秘书与公众的人际关系被动形态和主动形态
秘书学理论与实务
第一章绪论
第一节秘书的含义和职业特征
秘书的含义
（一）秘书是在一种职务或者职业
国际职业秘书组织定义：秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果敢、在授权范围内作正确决定的经理助手。
（二）秘书是一种职务名称
不同层次的秘书
官员秘书秘书部门负责人领导人的专职秘书高级秘书中级秘书初级秘书

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《秘书理论与实务》PPT课件

第5章 办文工作 《秘书理论与实务》PPT课件

秘书实务 第八章 印信保密工作 ppt

第1章 绪论 《秘书理论与实务》PPT课件

教学课件 秘书实务

新编秘书实务课件-第1章 秘书实务概述(第3版)-PPT课件

新编秘书理论与实务 教学课件 作者 楼淑君主编 项目四 办公室日常事务管理