商务秘书概述.ppt
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254388 商务秘书实务 PPT课件[167页]
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助理级秘书
助理级秘书也常被称为 “见习秘书”,包括接 待员、打字员等,其主 要工作内容是打字、接 待、电传、管理办公用 品、管理办公环境、处 理电话、分送信函、预 定约会等。
文书级秘书
执行级秘书
文 书 级 秘 书 也 常 被 称 为 执行级秘书包括业务秘 “正式秘书”,其主要工作 书、行政秘书等,在一些 内容是起草、打印文稿,收 企业中被称为助理、专 发、处理文书,完成上司临 员、专务等。其工作内 时交办的事项,笔录口授文 容主要是协助上司做办 件,负责会议的记录,为上 公室和业务部门的有关 司的报告和文件的撰拟收 工作 集和组织材料,等等。
二、商务秘书的知识结构
(一)知识构成层次
1.基础知识 基础知识是秘书知识大厦的根基,只有根基坚实宽厚, 才有可能谈到创新能力和应变能力等展现综合素质的 东西。基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科 学基础知识。
2.相关之四海 相关知识包括金融投资、财务处理、税务处理、国际贸 易、企业战略决策、企业资本运作、企业经营管理、企 业法律法规运用、企业危机管理、企业人力资源管理、 商务沟通、商务谈判等方面的知识,还包括经济学等方 面的知识。
利益性
商务活动的任何一方都是以 追求和实现经济利益为目标 和归宿的,离开了经济利益, 商务活动就失去了存在的价 值。
竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘 书熟悉和运用商业原则,准确 地掌握商务秘书的工作内容、 职业技能和职业规范,卓有成 效地将专业知识、综合能力和 实践经验整合运用于商业运作 之中。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
行政级秘书 行政级秘书包括办公 室主任、行政经理、 行政总监、经理私人 助理等。其主要工作 内容包括参与决策,监 督检查,辅助管理,设 计工作岗位,制定工作 流程,等等。
商务秘书ppt课件
学习和积累对于商务秘书来说是一项十分重 要的日常工作。因为商务秘书随时可能遇到突发情况，随 时要准备答复企业管理层的咨询，在有些情况下，商务秘 书没有时间查找资料，只能依靠日常的积累处理突发问题 。
首先秘书要做有心人，在日常工作中必须积 累大量的数据和资料。其次，要提高分析问题和解决问题 的能力，保证参谋服务的及时、准确、适宜、经济。只有 这样，参谋服务的效率才会提高。
秘书要在提高办事效率上下功夫，首先必须树 立
效率意识，把办事效率与公司经营管理效益结合起来 考虑，其次要建立和遵守各类事务处理规范。再次，要 充分运用现代化的办公手段，尽量把办公设备能承担的 事务分离出去，集中时间和精力处理其他事务 。
二、商务秘的管理职能
（二）如何进一步提高商务秘书的管理能力
1、不断加强日常学习和积累
二、商务秘书的管理职能
3、 商务秘书要能够处理企业内部的各项具体事务 办理事务是秘书日常工作的主要内容，是为
上司服务、为公司服务的重要手段，秘书办事的范围相 当广，涉及公司的方方面面和经营管理活动的各个环节 ，具体有文书处理、会务组织、约见接待、通讯联络、 机要保密、档案管理、办公环境管理、设备管理、车辆 管理等。
二、商务秘书的管理职能
2、企业内部应当建立商务秘书定期培训机制
现代企业管理理论认为，企业管理机制中的 奖励机制应该更为灵活，不仅包括物质奖励，还应当侧重 于对员工实施精神奖励，比较有效的精神奖励方式就是对 员工实施职业能力再培训。企业建立针对商务秘书的定期 培训机制是十分必要的，而且培训机制应当注重灵活性， 可以采取多种方式进行。
三、商务秘书的素质
3、良好的知识结构 商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈
判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求，从而 对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构 来看，必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理 、公关等方面的专业人才；从秘书知识要求来看，必须 要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学 、公关学、经济法学、行政管理学等知识。
首先秘书要做有心人，在日常工作中必须积 累大量的数据和资料。其次，要提高分析问题和解决问题 的能力，保证参谋服务的及时、准确、适宜、经济。只有 这样，参谋服务的效率才会提高。
秘书要在提高办事效率上下功夫，首先必须树 立
效率意识，把办事效率与公司经营管理效益结合起来 考虑，其次要建立和遵守各类事务处理规范。再次，要 充分运用现代化的办公手段，尽量把办公设备能承担的 事务分离出去，集中时间和精力处理其他事务 。
二、商务秘的管理职能
（二）如何进一步提高商务秘书的管理能力
1、不断加强日常学习和积累
二、商务秘书的管理职能
3、 商务秘书要能够处理企业内部的各项具体事务 办理事务是秘书日常工作的主要内容，是为
上司服务、为公司服务的重要手段，秘书办事的范围相 当广，涉及公司的方方面面和经营管理活动的各个环节 ，具体有文书处理、会务组织、约见接待、通讯联络、 机要保密、档案管理、办公环境管理、设备管理、车辆 管理等。
二、商务秘书的管理职能
2、企业内部应当建立商务秘书定期培训机制
现代企业管理理论认为，企业管理机制中的 奖励机制应该更为灵活，不仅包括物质奖励，还应当侧重 于对员工实施精神奖励，比较有效的精神奖励方式就是对 员工实施职业能力再培训。企业建立针对商务秘书的定期 培训机制是十分必要的，而且培训机制应当注重灵活性， 可以采取多种方式进行。
三、商务秘书的素质
3、良好的知识结构 商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈
判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求，从而 对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构 来看，必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理 、公关等方面的专业人才；从秘书知识要求来看，必须 要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学 、公关学、经济法学、行政管理学等知识。
秘书工作概述ppt课件
4
刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
5
要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
6
知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性。
成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 “行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会 会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。
11
• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
– 高级、中级、初级
9
秘书工作的“四个转变”：
秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的，具体是： （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理
刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
5
要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
6
知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性。
成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 “行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会 会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。
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• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
– 高级、中级、初级
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秘书工作的“四个转变”：
秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的，具体是： （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理
第一章商务秘书概论
第一章商务秘书概论
(一) (二) (三)秘书信息沟通方法 (四) (五)秘书工作进程调度方法 (六)秘书工作时间调度方法
第一章商务秘书概论
秘书工作时间调度方法
1. 2.弹性管理工作时间方法 3.反馈控制工作时间方法 4.合理使用零碎时间方法
第一章商务秘书概论
二、商务秘书工作现代化
第一ห้องสมุดไป่ตู้商务秘书概论
三、商务秘书工作的性质、作用和原则
1.
2.政策性
3.
4.事务性
5.
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书工作的作用 1.参谋助手作用 2. 3.综合协调作用
第一章商务秘书概论
(三)
1. 2. 3.迅速
第一章商务秘书概论
第二节 商务秘书的职能环境
一、商务秘书职能环境
职能环境是职能活动的基础。正确认识商务秘书职能 环境要素，增强环境意识，有效地调适和改善环境， 排除环境障碍，对提高秘书工作效率和效益是必不可
1. 2.科学决策的程序以及商务秘书在决策活动中的工作 科学的决策是一个完整的过程，它有一定的程序和步 骤：
确定决 拟定 策目标 方案
评估选 择方案
第一章商务秘书概论
典型 试验
普遍 实施
第三节 商务秘书工作方法
商务秘书工作的综合职能和专项业务，二者之间是相 互融合、有机联系的。如秘书的参谋作用，既可以体 现在办事、办文、办会等专项业务中，而在办文、办 会等专项业务中，也需要发挥参谋、协调、信息及督 促检查等综合职能作用。在实践中，必须根据实际需
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书为领导班子服务应把握的关系
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.筛选信息，避免说是道非
第一章商务秘书概论
(一) (二) (三)秘书信息沟通方法 (四) (五)秘书工作进程调度方法 (六)秘书工作时间调度方法
第一章商务秘书概论
秘书工作时间调度方法
1. 2.弹性管理工作时间方法 3.反馈控制工作时间方法 4.合理使用零碎时间方法
第一章商务秘书概论
二、商务秘书工作现代化
第一ห้องสมุดไป่ตู้商务秘书概论
三、商务秘书工作的性质、作用和原则
1.
2.政策性
3.
4.事务性
5.
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书工作的作用 1.参谋助手作用 2. 3.综合协调作用
第一章商务秘书概论
(三)
1. 2. 3.迅速
第一章商务秘书概论
第二节 商务秘书的职能环境
一、商务秘书职能环境
职能环境是职能活动的基础。正确认识商务秘书职能 环境要素，增强环境意识，有效地调适和改善环境， 排除环境障碍，对提高秘书工作效率和效益是必不可
1. 2.科学决策的程序以及商务秘书在决策活动中的工作 科学的决策是一个完整的过程，它有一定的程序和步 骤：
确定决 拟定 策目标 方案
评估选 择方案
第一章商务秘书概论
典型 试验
普遍 实施
第三节 商务秘书工作方法
商务秘书工作的综合职能和专项业务，二者之间是相 互融合、有机联系的。如秘书的参谋作用，既可以体 现在办事、办文、办会等专项业务中，而在办文、办 会等专项业务中，也需要发挥参谋、协调、信息及督 促检查等综合职能作用。在实践中，必须根据实际需
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书为领导班子服务应把握的关系
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.筛选信息，避免说是道非
第一章商务秘书概论
1-4商务秘书概述
你对商务秘书的认识……
• 心目中的你： 请评出你认为最适合做商务秘书的五 个特征，并说出你的理由。
什么样的人适合做商务秘书？
• 个人条件 • 个性要求 • 品质要求
（一） 个人条件
• 学历 • 性别 男人适合做商务 男人适合做商务 秘书工作吗 工作吗？ 秘书工作吗？
讨论： 讨论：
• • • • • 年龄 外貌 体质 视力 听力
（二）个性要求
• • • • • • 守时 谨慎 热情 合群 服从 自信 • • • • • 机智 勤快 整洁 自制 兴趣
（三）品质要求
• • • • • • 忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊
具备的能力：
• 办事能力 操作能力、写作能力、阅读概括、编辑 校对、统计分析 • 沟通能力 交际能力、 口头表达能力、协调能力、 组织能力
专业技能：
• • • • • 打字 速记 写作 编辑 归档 • • • • 统计 复制 使用电讯设备 操作电脑
商务秘书的主要工作：
• • • • • 辅助决策 信息 文书 会务 文书立卷 • • • • 档案管理 查办 勤政事务 上司交待的其他 工作
商务秘书：
年轻貌美身体好，
能干会说不贪功！
第一讲 你适合做商务秘书吗？ 你适合做商务秘书吗？
主要内容： 主要内容：
• 什么样的人员适合做商务秘书？ • 商务秘书需要具备怎样的能力？ • 商务秘书需要掌握的专业技能？ • 商务秘书的主要工作内容？
• 秘书的内涵
国际职业秘书组织（Professional Secretaries International)，给秘书所下的定 义是：“秘书是一位特殊的助手，他具有 熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即 能主动负责、积极进取、果断干练，能在 授权范围内作出正确决定。
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她刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下月初到 电视台为《一周财经观察》节目做嘉宾。现在由于时间关系去不了 了。让于雪打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知她， 让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下午下班之前为报名 的最后期限。一上班就遇到这么多事，于雪觉得头都大了，一下子 不知如何下手。
(三)特指使馆的外交人员，分为一、 二、三等级秘书。
(四)指宫禁藏书。 (五)指图录 。
5
尚书令印章
宫禁藏书-文皇帝实录
第一节 秘书 秘书的含义
就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种： 1.秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。 （陈合宜《秘书学》） 2.秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、 社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管 理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组 织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调 等等。”（袁维国《秘书学》） 3.秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服 务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等 为主要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄《秘书学》）
2
毛泽东的 秘书
胡乔木，1941 年2月起任毛泽东 秘书、中共中央政 治局秘书。
田家英，毛泽 东秘书，新中国成 立后，历任中央办 公厅秘书室主任。
3
第一节 秘书 秘书的含义
一、秘书的含义 我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵
义（陈合宜《秘书学》）： (一)指职务名称之一，是领导的助手。
14
Байду номын сангаас 案例二
于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室 主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交给他，说是下个星期 开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下， 周总就来电话，说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部 总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室有给于 雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总 过几天要来本地办事，请接待一下。
(三)特指使馆的外交人员，分为一、 二、三等级秘书。
(四)指宫禁藏书。 (五)指图录 。
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尚书令印章
宫禁藏书-文皇帝实录
第一节 秘书 秘书的含义
就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种： 1.秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。 （陈合宜《秘书学》） 2.秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、 社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管 理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组 织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调 等等。”（袁维国《秘书学》） 3.秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服 务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等 为主要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄《秘书学》）
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毛泽东的 秘书
胡乔木，1941 年2月起任毛泽东 秘书、中共中央政 治局秘书。
田家英，毛泽 东秘书，新中国成 立后，历任中央办 公厅秘书室主任。
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第一节 秘书 秘书的含义
一、秘书的含义 我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵
义（陈合宜《秘书学》）： (一)指职务名称之一，是领导的助手。
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Байду номын сангаас 案例二
于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室 主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交给他，说是下个星期 开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下， 周总就来电话，说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部 总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室有给于 雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总 过几天要来本地办事，请接待一下。
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书所在组织内部环境
商务秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘
组织内部环境是秘书、秘书机构工作职能的重要基础，是组织生 存、发展的的需要，组织规模、性质、业务范围，组织的结构、 功能、运行的方式，组织的领导体制、管理制度等，对秘书及秘 书群体的工作，均有着直接的影响。
(三)商务秘书所在组织外部环境
组织外部环境，是一个开放的具有层次性的庞大的系 统。既有宏观的国际国内政治、经济、科技、文化等 大环境，又有各组织的行业系统环境、地区环境、市 场环境、协作与竞争环境、社区环境等，均属组织外
商务秘书部门是组织与外部环境沟通、交往的枢纽。
二、商务秘书职能环境要素关系
商务秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书 职能活动中与各有关方面的关系。要素关系， 对秘书职能环境及秘书职能活动都有着不同程
(3)领导工作的全面性，为领导工作提供全面 辅助的秘书部门，必须着眼于全局，淡化部门
(4)不同部类、不同行业、不同层次的秘书部
2.商务秘书部门运转机制的优化
对秘书部门能否正常运转产生影响和制约的因素 很多。从秘书部门自身的角度来说，要优化其
(1) (2)优化工作目标，明确辅助重点 (3)优化工作环境，力争主动服务
1. 2.科学决策的程序以及商务秘书在决策活动中的工作 科学的决策是一个完整的过程，它有一定的程序和步 骤：
确定决 策目标
拟定 方案
评估选 择方案
典型 试验
普遍 实施
第三节 商务秘书工作方法
商务秘书工作的综合职能和专项业务，二者之间是相 互融合、有机联系的。如秘书的参谋作用，既可以体 现在办事、办文、办会等专项业务中，而在办文、办 会等专项业务中，也需要发挥参谋、协调、信息及督 促检查等综合职能作用。在实践中，必须根据实际需
第一章商务秘书概述
假设你就是这位秘书，对于经理的命令，你会怎么做？
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1.2 秘书工作
1.2.1秘书工作内容与形式
•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。 •办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、
会后的善后和落实。 •办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工
作。
11
案例讨论
案例1：某日上午约十一点左右，天骏公司总经理秘书高明 正在办公室起草文件，接到李总电话。李总说下午两点有 重要客人来访，客人喜爱龙井茶，叫行政部准备一下。于 是高明叫新来的秘书小娜去通知行政部的人准备。小娜一 开始打电话给行政部，没人听，于是就亲自去行政部通知， 不久就回来了。下午下班前，李总把高明叫到办公室臭骂 一顿，问为什么不给客人泡龙井，只上普通的袋装茶。高 明回来后问小娜是怎么回事。小娜说，她去行政部时，那 里没人，她就在负责接待的人桌面上留下便条。高明说： “既然负责接待的人员不在，你为什么不能自己准备一下 给客人用的龙井茶？”小娜脱口说：“我是秘书，不是泡 茶的！”这话不久就传到老总那里，几天后，小娜被解雇 了。
13
1.2.2 秘书工作的特点
从属性 是现代秘书工作最根本的属性和特点。 主动性 从秘书工作方法看，必须具有主动性。 事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。 综合性 秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综 合性。 机要性 指秘书工作的机密性和重要性。
14
1.2.3 秘书工作的要求
子。 你的口才不错。 你是不是总在看有什么事情需要做，不等人说，就主动完成。
5
1.1 秘书
1.1.1 秘书历史演变
古代：秘密藏书 民国时期：南京临时政府，设立秘书处 80年代：开始秘书学研究 90年代：秘书职业规范化
10
1.2 秘书工作
1.2.1秘书工作内容与形式
•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。 •办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、
会后的善后和落实。 •办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工
作。
11
案例讨论
案例1：某日上午约十一点左右，天骏公司总经理秘书高明 正在办公室起草文件，接到李总电话。李总说下午两点有 重要客人来访，客人喜爱龙井茶，叫行政部准备一下。于 是高明叫新来的秘书小娜去通知行政部的人准备。小娜一 开始打电话给行政部，没人听，于是就亲自去行政部通知， 不久就回来了。下午下班前，李总把高明叫到办公室臭骂 一顿，问为什么不给客人泡龙井，只上普通的袋装茶。高 明回来后问小娜是怎么回事。小娜说，她去行政部时，那 里没人，她就在负责接待的人桌面上留下便条。高明说： “既然负责接待的人员不在，你为什么不能自己准备一下 给客人用的龙井茶？”小娜脱口说：“我是秘书，不是泡 茶的！”这话不久就传到老总那里，几天后，小娜被解雇 了。
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1.2.2 秘书工作的特点
从属性 是现代秘书工作最根本的属性和特点。 主动性 从秘书工作方法看，必须具有主动性。 事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。 综合性 秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综 合性。 机要性 指秘书工作的机密性和重要性。
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1.2.3 秘书工作的要求
子。 你的口才不错。 你是不是总在看有什么事情需要做，不等人说，就主动完成。
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1.1 秘书
1.1.1 秘书历史演变
古代：秘密藏书 民国时期：南京临时政府，设立秘书处 80年代：开始秘书学研究 90年代：秘书职业规范化
现代秘书基础知识概述(ppt 95页)PPT学习课件
2.会议时间 连续进行最佳时间是3小时之内 一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30
3. 会议地点 ①确认租借的日期和时间 ②确认会场大小是否合适 ③确认会场租金是否在成本内 ④考虑会场的交通是否便利，会场外有无足够的
停车场 ⑤确认会场的各种设备 ⑥确认会场周围是否有配套的餐饮设施等
4.会议文件重点 ①为上司撰写会议文稿 ②为上司准备材料 ③组织好发言人的文稿 ④准备会议文件袋 ⑤拟写并发送会议通知 5. 会议通知包括以下内容 ①会议名称 ②开会起止日期和时间 ③开会地点 ④开会的议题或会议的主题 ⑤筹备会议的负责人姓名和联络方式
5. c. 日程表制作
6. 年度日程表—不能太细，表明重大活动
7. 月内日程表—出差、开会等重大项目
8. 本周日程表—一周之内主要活动
9. 当日日程表—当天重要事项
10. 注意：上司的私人预约要记录在秘书个人笔记本上， 不要
11.
写进分发给其他部门的日程表内
5.上司出差日程安排
d. 制作日程表注意事项 1. 提高效率 2. 内外兼顾 3. 不要懒于确认 4. 时间上留有充分的余地 5. 上司不在是不能接受预约 6. 不能泄露上司隐私
e.注意事项
1.当上司不在办公室时：
会⑤议会资 议①料召-开一如的定时要果间多和打上地印点，司不能外多少地代表出就打差，每天应在约定好的时间与上司联络 Chapte②r 4 如遇到紧急事情，应马上与上司取得联系，请求指示
会务管理
检上查司电 的③脑身内体严需状要况格用不的是按太PP好T文上件司的要求处理他交待的事情 2①. 未经④授权如，在果各部是门送替上来上的报司告上处签字理盖章私事，要严格保密
主席台
①依职务高低，职务最高者居中，再按先左后 右、由前至后一次排列，正式代表前居中， 列席代表后居侧。
商务秘书知识点 ppt课件
六、合资年限为Ｘ年，即Ｘ年Ｘ月－Ｘ年Ｘ月。
七、合资企业其他事宜按《中外合资法》有关规定执行。
八、双方将在各方上级批准后，再行具体协商有关合资事宜。
本意向书一式两份。作为备忘录，各执一份备查。
ＸＸ厂（甲方）
ＸＸＸＸ公司（乙方）
代表：
代表：
Ｘ年Ｘ月Ｘ日
商务秘书知识点
中国黑龙江国际经济技术合作公司（甲方）
二、总投资Ｘ万（人民币），折Ｘ万（美元）。ＸＸ部分投资Ｘ万（折Ｘ万）；ＸＸ部分投资Ｘ万（折 Ｘ万）。
甲方投资Ｘ万（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；
乙方投资Ｘ万（以折美元投入，购买设备）。
三、利润分配：各方按投资比例或协商比例分配。
四、合资企业生产能力：……
五、合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。
五、合资年限为20年，即2004年1月1日至2024年1月1日。
六、合资企业其他事宜按《中外合资法》有关规定执行。
七、未尽事宜，在签订正式合同或协议书时再予以补充。
特别提示：
分条款写明达成的意向性意见，可参照合同或协议的条款排列；语言要准确， 表达要清楚。
“未尽事宜，在签订正式合同或协议书时再予以补充”是正文中的结尾部分，
商务秘书知识点
协议是指当事人双方对设立企业或进行经 济合作的某些要点、原则达成一致意见， 确定双方权利、义务及违约仲裁的书面文 件，与合同同样有法律约束力。
格式：１企业各方的名称、性质。２企业 经营范围（项目、产品）。３各方出资额、 出资方式、比例。４企业的组织机构，各 方席位安排。５产品销售（各方比例）。 ６技术引进（补偿办法）。７利润分配方 式。８违约、仲裁。９合作期限。１０各 方代表签字、时间、地点。
商务秘书实务第一章PPT课件
三、即使江经理没有和她联系，她也应该主动打 电话去问一问是否顺利。（积极主动）
2020/11/13
34
案例分析
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼的 信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘 书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往 来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的 一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于 众！信的内容大致是这样，经理命令秘书立即将 信打印寄走。
14
2、商务秘书的类型
从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型
从职务性质分类 从பைடு நூலகம்职长短分类
行政秘书
专职秘书
专业秘书
兼职秘书
2020/11/13
15
按其责任的大小和能力素质的高低划分
助理文书级秘书，也常被称为“见习秘书” （reception） 文书级秘书，也常被称为“正式秘书” （secretary） 执行级秘书，它包括业务秘书、行政秘书等。
2020/11/13
6
报考时间：
每年两次 5月和11月
考试科目：
商务秘书理论与实务、商务英语和商务电脑实务。 英语过国家四级者可免考商务英语，国家计算机 水平二级通过者可免考商务电脑。
2020/11/13
7
就业前景
随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊 人的速度增长。商务秘书已成为市场经济条件下兴 起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可 缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是中国加 入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高， 他们从官职型向职业型、复合多能型转变。商务秘 书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、 人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、 谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外 经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从 事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。
2020/11/13
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案例分析
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼的 信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘 书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往 来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的 一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于 众！信的内容大致是这样，经理命令秘书立即将 信打印寄走。
14
2、商务秘书的类型
从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型
从职务性质分类 从பைடு நூலகம்职长短分类
行政秘书
专职秘书
专业秘书
兼职秘书
2020/11/13
15
按其责任的大小和能力素质的高低划分
助理文书级秘书，也常被称为“见习秘书” （reception） 文书级秘书，也常被称为“正式秘书” （secretary） 执行级秘书，它包括业务秘书、行政秘书等。
2020/11/13
6
报考时间：
每年两次 5月和11月
考试科目：
商务秘书理论与实务、商务英语和商务电脑实务。 英语过国家四级者可免考商务英语，国家计算机 水平二级通过者可免考商务电脑。
2020/11/13
7
就业前景
随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊 人的速度增长。商务秘书已成为市场经济条件下兴 起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可 缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是中国加 入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高， 他们从官职型向职业型、复合多能型转变。商务秘 书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、 人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、 谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外 经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从 事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。
商务秘书第1课绪论PPT精品文档126页
与领导沟通技巧
1、在与领导沟通时要做到不擅权越位 2、在与领导沟通时要灵活变通与领导之间建
•
写作事务（各种文体的写作）
•
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
•
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
•
其他领导临时交办的任务
商务秘书工作的特点
• 1.中介性 • 2.直接性 • 3.全面性 • 4.服务性 • 5.被动性 • 6.潜隐性 • 7.机密性
中国商务秘书职业 及秘书工作的特点
商务秘书与领导相处的基本原则
• 摆正位置，甘当“配角”的原则 • 维护领导，忠于职责的原则 • 适应领导，有效服务的原则 • 顾全大局，维护领导团结的原则 • 为领导拾遗补漏洞原则
商务秘书与领导班子相处应把握的 基本原则
• 明确职责，单向请示的原则 • 一视同仁，维护团结的原则 • 有主有次，突出重点的原则
•
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、
日程管理、印章管理）
•
接待事务（来访接待、安排服务等）
•
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文
件的处理等）
•
行政事务
•
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
•
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导
选择）
•
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
第1课 绪 论
本讲目标
• 熟悉秘书与商务秘书的定义、等级、类别、 极其角色定位
• 掌握商务秘书工作的内容和特点。（重点） • 熟悉当前商务秘书职业及商务秘书工作面
临的机遇、挑战及发展趋势。
秘书的起源和定义
• 秘书的起源
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11
商务活动的特点 交易性
竞争性
利益性
12
商务秘书工作内容的分类
常规事务 性工作
指派性 工作
自主创造 性工作
13
案例一
将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于 销售大幅度滑坡，老总心情不太好。这天上午10点钟左 右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题 与老总交换一下看法。老总正忙得焦头烂额，听秘书说 赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就 是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告 公司赵总的电话？
8
第一节 秘书 秘书的层次
三、秘书的层次 系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来
的，秘书作为一项职业种类也不例外。 秘书的层次主要指两方 面的内容：一方面秘书人员所在的机关单位，其级别的高低，可 分为中央、省、市、县、基层。另一方面，同一机关、单位秘书 人员的职位也有高低不同，显现不同的层次
政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，大部分是厅处级干 部，有些人本身就是领导成员。
中级秘书：一般指任非领导职务的秘书，例如机要秘书、党 务秘书、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等，大 部分是科级以上、处级以下的干部，处于党政或企事业单位办公 室的中层。他们负责起草文稿，办理文书，处理公文，调查研究， 整理信息等工作，其工作成效，以领导决策起重要作用。
初级秘书：指从事一般日常工作的事务秘书，如接待、联络、 会务、印校、收发与财务等，他与人民群众的联系最密切，其工 作态度与作风，往往影响整个机关的形象。
10
商务秘书,是指在从事各种商务活动的组织中,协
助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务， 负责组织行政事务处理，并协助上司做好决策工作和 信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的 工作人员。
2
毛泽东的 秘书
胡乔木，1941 年2月起任毛泽东 秘书、中共中央政 治局秘书。
田家英，毛泽 东秘书，新中国成 立后，历任中央办 公厅秘书室主任。
3
第一节 秘书 秘书的含义
一、秘书的含义 我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵
义（陈合宜《秘书学》）： (一)指职务名称之一，是领导的助手。
6
第一节 秘书 秘书的分类
二、秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。 (一)从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘 书与私人秘书
公务秘书——是指为各级机关、企事业单位、社会体团服务， 由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。
私人秘书——指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及 外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。
14
案例二
于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室 主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交给他，说是下个星期 开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下， 周总就来电话，说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部 总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室有给于 雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总 过几天要来本地办事，请接待一下。
她刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下月初到 电视台为《一周财经观察》节目做嘉宾。现在由于时间关系去不了 了。让于雪打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知她， 让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下午下班之前为报名 的最后期限。一上班就遇到这么多事，于雪觉得头都大了，一下子 不知如何下手。
15
ABCD工作法
(重要程度)
B 很重要，但不紧急
(紧急程度） A 很重要，也很紧急
D
C
既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要
16
案例三
周红长得并不好看，学历也不太高，在一家房地产公司做文字
第一章 商务秘书概述（一）
你如何看待秘书这一职业?
1
绪 论 认识秘书
联
联合国 格·哈马舍尔德、第
历 三任秘书长吴丹，第
任 秘 书
四任秘书长库尔 特·瓦尔德海姆、第
长 五任秘书长佩雷
斯·德奎利亚尔联合
国第六任秘书长加利、
联合国第七任秘书长
安南和现任联合国秘
书长潘基文。
按秘书人员担任的职务划分： 秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科级干事）、 股长（非正式级别但有实际职务）、科员、办事员七个层次。 职业资格等级可分： 高级秘书；中级秘书；初级秘书。
9
第一节 秘书 秘书的层次
例如省市政府机关秘书层次划分： 高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。他们可以参改议
三国时曹操高级助手 郭嘉
《三国志》记载，曹操赤壁之战后，“ 叹 曰 ： 郭 奉 孝 在 ， 不 使 孤 至 此 ”。 又 云 ： “ 哀 哉奉 孝 ！ 痛 哉 奉 孝 ！ 惜 哉 奉 孝 ！”
4
第一节 秘书 秘书的含义
(二)指官名。中国自秦汉以来，历 代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书 令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员 向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令 的宣示及官禁的图书等工作。
(三)特指使馆的外交人员，分为一、 二、三等级秘书。
(四)指宫禁藏书。 (五)指图录 。
5
尚书令印章
宫禁藏书-文皇帝实录
第一节 秘书 秘书的含义
就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种： 1.秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。 （陈合宜《秘书学》） 2.秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、 社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管 理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组 织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调 等等。”（袁维国《秘书学》） 3.秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服 务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等 为主要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄《秘书学》）
7
第一节 秘书 秘书的分类
(二)从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生 活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。）
就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文 字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。
就社会领域分：可分为党政秘书、商务秘书、法律秘书、教 学秘书等。
商务活动的特点 交易性
竞争性
利益性
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商务秘书工作内容的分类
常规事务 性工作
指派性 工作
自主创造 性工作
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案例一
将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于 销售大幅度滑坡，老总心情不太好。这天上午10点钟左 右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题 与老总交换一下看法。老总正忙得焦头烂额，听秘书说 赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就 是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告 公司赵总的电话？
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第一节 秘书 秘书的层次
三、秘书的层次 系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来
的，秘书作为一项职业种类也不例外。 秘书的层次主要指两方 面的内容：一方面秘书人员所在的机关单位，其级别的高低，可 分为中央、省、市、县、基层。另一方面，同一机关、单位秘书 人员的职位也有高低不同，显现不同的层次
政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，大部分是厅处级干 部，有些人本身就是领导成员。
中级秘书：一般指任非领导职务的秘书，例如机要秘书、党 务秘书、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等，大 部分是科级以上、处级以下的干部，处于党政或企事业单位办公 室的中层。他们负责起草文稿，办理文书，处理公文，调查研究， 整理信息等工作，其工作成效，以领导决策起重要作用。
初级秘书：指从事一般日常工作的事务秘书，如接待、联络、 会务、印校、收发与财务等，他与人民群众的联系最密切，其工 作态度与作风，往往影响整个机关的形象。
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商务秘书,是指在从事各种商务活动的组织中,协
助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务， 负责组织行政事务处理，并协助上司做好决策工作和 信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的 工作人员。
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毛泽东的 秘书
胡乔木，1941 年2月起任毛泽东 秘书、中共中央政 治局秘书。
田家英，毛泽 东秘书，新中国成 立后，历任中央办 公厅秘书室主任。
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第一节 秘书 秘书的含义
一、秘书的含义 我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵
义（陈合宜《秘书学》）： (一)指职务名称之一，是领导的助手。
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第一节 秘书 秘书的分类
二、秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。 (一)从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘 书与私人秘书
公务秘书——是指为各级机关、企事业单位、社会体团服务， 由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。
私人秘书——指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及 外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。
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案例二
于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室 主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交给他，说是下个星期 开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下， 周总就来电话，说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部 总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室有给于 雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总 过几天要来本地办事，请接待一下。
她刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下月初到 电视台为《一周财经观察》节目做嘉宾。现在由于时间关系去不了 了。让于雪打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知她， 让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下午下班之前为报名 的最后期限。一上班就遇到这么多事，于雪觉得头都大了，一下子 不知如何下手。
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ABCD工作法
(重要程度)
B 很重要，但不紧急
(紧急程度） A 很重要，也很紧急
D
C
既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要
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案例三
周红长得并不好看，学历也不太高，在一家房地产公司做文字
第一章 商务秘书概述（一）
你如何看待秘书这一职业?
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绪 论 认识秘书
联
联合国 格·哈马舍尔德、第
历 三任秘书长吴丹，第
任 秘 书
四任秘书长库尔 特·瓦尔德海姆、第
长 五任秘书长佩雷
斯·德奎利亚尔联合
国第六任秘书长加利、
联合国第七任秘书长
安南和现任联合国秘
书长潘基文。
按秘书人员担任的职务划分： 秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科级干事）、 股长（非正式级别但有实际职务）、科员、办事员七个层次。 职业资格等级可分： 高级秘书；中级秘书；初级秘书。
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第一节 秘书 秘书的层次
例如省市政府机关秘书层次划分： 高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。他们可以参改议
三国时曹操高级助手 郭嘉
《三国志》记载，曹操赤壁之战后，“ 叹 曰 ： 郭 奉 孝 在 ， 不 使 孤 至 此 ”。 又 云 ： “ 哀 哉奉 孝 ！ 痛 哉 奉 孝 ！ 惜 哉 奉 孝 ！”
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第一节 秘书 秘书的含义
(二)指官名。中国自秦汉以来，历 代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书 令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员 向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令 的宣示及官禁的图书等工作。
(三)特指使馆的外交人员，分为一、 二、三等级秘书。
(四)指宫禁藏书。 (五)指图录 。
5
尚书令印章
宫禁藏书-文皇帝实录
第一节 秘书 秘书的含义
就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种： 1.秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。 （陈合宜《秘书学》） 2.秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、 社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管 理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组 织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调 等等。”（袁维国《秘书学》） 3.秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服 务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等 为主要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄《秘书学》）
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第一节 秘书 秘书的分类
(二)从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生 活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。）
就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文 字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。
就社会领域分：可分为党政秘书、商务秘书、法律秘书、教 学秘书等。