商务秘书概述.ppt
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她刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下月初到 电视台为《一周财经观察》节目做嘉宾。现在由于时间关系去不了 了。让于雪打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知她， 让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下午下班之前为报名 的最后期限。一上班就遇到这么多事，于雪觉得头都大了，一下子 不知如何下手。
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第一节 秘书 秘书的层次
三、秘书的层次 系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来
的，秘书作为一项职业种类也不例外。 秘书的层次主要指两方 面的内容：一方面秘书人员所在的机关单位，其级别的高低，可 分为中央、省、市、县、基层。另一方面，同一机关、单位秘书 人员的职位也有高低不同，显现不同的层次
三国时曹操高级助手 郭嘉
《三国志》记载，曹操赤壁之战后，“ 叹 曰 ： 郭 奉 孝 在 ， 不 使 孤 至 此 ”。 又 云 ： “ 哀 哉奉 孝 ！ 痛 哉 奉 孝 ！ 惜 哉 奉 孝 ！”
4
第一节 秘书 秘书的含义
(二)指官名。中国自秦汉以来，历 代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书 令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员 向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令 的宣示及官禁的图书等工作。
11
商务活动的特点 交易性
竞争性
利益性
12
商务秘书工作内容的分类
常规事务 性工作
指派性 工作
自主创造 性工作
13
案例一
将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于 销售大幅度滑坡，老总心情不太好。这天上午10点钟左 右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题 与老总交换一下看法。老总正忙得焦头烂额，听秘书说 赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就 是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告 公司赵总的电话？
政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，大部分是厅处级干 部，有些人本身就是领导成员。
中级秘书：一般指任非领导职务的秘书，例如机要秘书、党 务秘书、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等，大 部分是科级以上、处级以下的干部，处于党政或企事业单位办公 室的中层。他们负责起草文稿，办理文书，处理公文，调查研究， 整理信息等工作，其工作成效，以领导决策起重要作用。
6
第一节 秘书 秘书的分类
二、秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。 (一)从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘 书与私人秘书
公务秘书——是指为各级机关、企事业单位、社会体团服务， 由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。
私人秘书——指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及 外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。
15
ABCD工作法
(重要程度)
B 很重要，但不紧急
(紧急程度） A 很重要，也很紧急
D
C
既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要
16
案例三
周红长得并不好看，学历也不太高，在一家房地产公司做文字
7
第一节 秘书 秘书的分类
(二)从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生 活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。）
就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文 字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。
就社会领域分：可分为党政秘书、商务秘书、法律秘书、教 学秘书等。
按秘书人员担任的职务划分： 秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科级干事）、 股长（非正式级别但有实际职务）、科员、办事员七个层次。 职业资格等级可分： 高级秘书；中级秘书；初级秘书。
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第一节 秘书 秘书的层次
例如省市政府机关秘书层次划分： 高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。他们可以参改议
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案例二
于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室 主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交给他，说是下个星期 开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下， 周总就来电话Βιβλιοθήκη Baidu说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部 总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室有给于 雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总 过几天要来本地办事，请接待一下。
第一章 商务秘书概述（一）
你如何看待秘书这一职业?
1
绪 论 认识秘书
联
联合国第一任秘
合 书长赖伊、第二任达
国 格·哈马舍尔德、第
历 三任秘书长吴丹，第
任 秘 书
四任秘书长库尔 特·瓦尔德海姆、第
长 五任秘书长佩雷
斯·德奎利亚尔联合
国第六任秘书长加利、
联合国第七任秘书长
安南和现任联合国秘
书长潘基文。
(三)特指使馆的外交人员，分为一、 二、三等级秘书。
(四)指宫禁藏书。 (五)指图录 。
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尚书令印章
宫禁藏书-文皇帝实录
第一节 秘书 秘书的含义
就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种： 1.秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。 （陈合宜《秘书学》） 2.秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、 社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管 理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组 织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调 等等。”（袁维国《秘书学》） 3.秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服 务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等 为主要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄《秘书学》）
初级秘书：指从事一般日常工作的事务秘书，如接待、联络、 会务、印校、收发与财务等，他与人民群众的联系最密切，其工 作态度与作风，往往影响整个机关的形象。
10
商务秘书,是指在从事各种商务活动的组织中,协
助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务， 负责组织行政事务处理，并协助上司做好决策工作和 信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的 工作人员。
2
毛泽东的 秘书
胡乔木，1941 年2月起任毛泽东 秘书、中共中央政 治局秘书。
田家英，毛泽 东秘书，新中国成 立后，历任中央办 公厅秘书室主任。
3
第一节 秘书 秘书的含义
一、秘书的含义 我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵
义（陈合宜《秘书学》）： (一)指职务名称之一，是领导的助手。
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第一节 秘书 秘书的层次
三、秘书的层次 系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来
的，秘书作为一项职业种类也不例外。 秘书的层次主要指两方 面的内容：一方面秘书人员所在的机关单位，其级别的高低，可 分为中央、省、市、县、基层。另一方面，同一机关、单位秘书 人员的职位也有高低不同，显现不同的层次
三国时曹操高级助手 郭嘉
《三国志》记载，曹操赤壁之战后，“ 叹 曰 ： 郭 奉 孝 在 ， 不 使 孤 至 此 ”。 又 云 ： “ 哀 哉奉 孝 ！ 痛 哉 奉 孝 ！ 惜 哉 奉 孝 ！”
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第一节 秘书 秘书的含义
(二)指官名。中国自秦汉以来，历 代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书 令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员 向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令 的宣示及官禁的图书等工作。
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商务活动的特点 交易性
竞争性
利益性
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商务秘书工作内容的分类
常规事务 性工作
指派性 工作
自主创造 性工作
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案例一
将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于 销售大幅度滑坡，老总心情不太好。这天上午10点钟左 右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题 与老总交换一下看法。老总正忙得焦头烂额，听秘书说 赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就 是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告 公司赵总的电话？
政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，大部分是厅处级干 部，有些人本身就是领导成员。
中级秘书：一般指任非领导职务的秘书，例如机要秘书、党 务秘书、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等，大 部分是科级以上、处级以下的干部，处于党政或企事业单位办公 室的中层。他们负责起草文稿，办理文书，处理公文，调查研究， 整理信息等工作，其工作成效，以领导决策起重要作用。
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第一节 秘书 秘书的分类
二、秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。 (一)从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘 书与私人秘书
公务秘书——是指为各级机关、企事业单位、社会体团服务， 由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。
私人秘书——指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及 外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。
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ABCD工作法
(重要程度)
B 很重要，但不紧急
(紧急程度） A 很重要，也很紧急
D
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既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要
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案例三
周红长得并不好看，学历也不太高，在一家房地产公司做文字
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第一节 秘书 秘书的分类
(二)从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生 活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。）
就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文 字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。
就社会领域分：可分为党政秘书、商务秘书、法律秘书、教 学秘书等。
按秘书人员担任的职务划分： 秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科级干事）、 股长（非正式级别但有实际职务）、科员、办事员七个层次。 职业资格等级可分： 高级秘书；中级秘书；初级秘书。
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第一节 秘书 秘书的层次
例如省市政府机关秘书层次划分： 高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。他们可以参改议
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案例二
于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室 主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交给他，说是下个星期 开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下， 周总就来电话Βιβλιοθήκη Baidu说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部 总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室有给于 雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总 过几天要来本地办事，请接待一下。
第一章 商务秘书概述（一）
你如何看待秘书这一职业?
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绪 论 认识秘书
联
联合国第一任秘
合 书长赖伊、第二任达
国 格·哈马舍尔德、第
历 三任秘书长吴丹，第
任 秘 书
四任秘书长库尔 特·瓦尔德海姆、第
长 五任秘书长佩雷
斯·德奎利亚尔联合
国第六任秘书长加利、
联合国第七任秘书长
安南和现任联合国秘
书长潘基文。
(三)特指使馆的外交人员，分为一、 二、三等级秘书。
(四)指宫禁藏书。 (五)指图录 。
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尚书令印章
宫禁藏书-文皇帝实录
第一节 秘书 秘书的含义
就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种： 1.秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。 （陈合宜《秘书学》） 2.秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、 社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管 理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组 织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调 等等。”（袁维国《秘书学》） 3.秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服 务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等 为主要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄《秘书学》）
初级秘书：指从事一般日常工作的事务秘书，如接待、联络、 会务、印校、收发与财务等，他与人民群众的联系最密切，其工 作态度与作风，往往影响整个机关的形象。
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商务秘书,是指在从事各种商务活动的组织中,协
助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务， 负责组织行政事务处理，并协助上司做好决策工作和 信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的 工作人员。
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毛泽东的 秘书
胡乔木，1941 年2月起任毛泽东 秘书、中共中央政 治局秘书。
田家英，毛泽 东秘书，新中国成 立后，历任中央办 公厅秘书室主任。
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第一节 秘书 秘书的含义
一、秘书的含义 我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵
义（陈合宜《秘书学》）： (一)指职务名称之一，是领导的助手。