第八章会展现场管理与活动策划
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第八章 展会服务与现场管理方案
二、展会证件与门票 根据实际需要， 根据实际需要，展会一般要印制七种 证件： 证件： 1、参展商证 、 2、筹（撤）展证 、 3、专业观众证 、 4、贵宾证 、 5、媒体证 、 6、工作人员证 、 7、车证 、
三、会刊的编印与发放 展会会刊是本届展会所有参展商的有关 信息的汇编。 信息的汇编。 展会会刊一般要收录参展商的以下信息： 展会会刊一般要收录参展商的以下信息： 单位名称、地址、联系人、联系方式、传真、 单位名称、地址、联系人、联系方式、传真、 电子邮件和网址，单位及产品简介， 电子邮件和网址，单位及产品简介，产品主 要面向的市场范围等。 要面向的市场范围等。 会刊通过免费赠送或定价出售两种方式 对外发放。 对外发放。
4、如果现场来不及录入观众的所有信 、 息，可以录入其中主要的信息，其他信息 可以录入其中主要的信息， 在展会后期录入； 在展会后期录入； 5、观众提交的填写好的观众登记表、 、观众提交的填写好的观众登记表、 邀请函和名片等资料要妥善保管， 邀请函和名片等资料要妥善保管，分类整 理，以便以后对录入的观众资料进行核对； 以便以后对录入的观众资料进行核对； 6、现场工作人员的工作态度要好，动 、现场工作人员的工作态度要好， 作要迅速，并对展会有一定的了解， 作要迅速，并对展会有一定的了解，能回 答观众提出的关于展会的一般问题。 答观众提出的关于展会的一般问题。
二、媒体接待与管理 邀请的记者包括新闻记者和摄影记者。 邀请的记者包括新闻记者和摄影记者。
会展现场服务与管理课件
会展现场服务 与管理[精编文
档]
一、展会现场管理工作安排
展前布置 管理
展中现场 管理
会展现场工作 撤展管理
一、展会现场管理工作安排
展ຫໍສະໝຸດ Baidu布置阶段
1．设立场地前台接待 1 负责参展企业报到登记。 2 根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。 3 派发参展企业在参会期间的参会指南。 4 进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。 2．酒店接待处 5 设立前台接待处。 6 进行参展商住宿登记。 7 住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。
8.布置会场。
9.安排翻译。
10.收集媒体的报道。 （1）表演 1. 提前策划。主办单位一定要明确所策划的表演是什么性质的表演。 2. 选择场地。除了开幕、闭幕式上的活动之外，各类与展会主题有关的表演安排在展出现场比较合适，具
体选择什么地点，要根据实际情况而定。 3.现场协调。为确保表演活动的顺利进行，展会主办者对表演现场的调度与服务十分重要。参展商与参展
第四阶段：危机的控制
• 安排专项人员从事危机的处 理和控制工作，将危机损失 降至最小的基础。
• 及时、准确地与自己的组织 成员及客户通报相关信息
• 指定一个人作为展览会主办 方的发言人
四、会展危机管理与关系恢复
1成立会展危机管理委员会，对会展危机进行
档]
一、展会现场管理工作安排
展前布置 管理
展中现场 管理
会展现场工作 撤展管理
一、展会现场管理工作安排
展ຫໍສະໝຸດ Baidu布置阶段
1．设立场地前台接待 1 负责参展企业报到登记。 2 根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。 3 派发参展企业在参会期间的参会指南。 4 进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。 2．酒店接待处 5 设立前台接待处。 6 进行参展商住宿登记。 7 住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。
8.布置会场。
9.安排翻译。
10.收集媒体的报道。 （1）表演 1. 提前策划。主办单位一定要明确所策划的表演是什么性质的表演。 2. 选择场地。除了开幕、闭幕式上的活动之外，各类与展会主题有关的表演安排在展出现场比较合适，具
体选择什么地点，要根据实际情况而定。 3.现场协调。为确保表演活动的顺利进行，展会主办者对表演现场的调度与服务十分重要。参展商与参展
第四阶段：危机的控制
• 安排专项人员从事危机的处 理和控制工作，将危机损失 降至最小的基础。
• 及时、准确地与自己的组织 成员及客户通报相关信息
• 指定一个人作为展览会主办 方的发言人
四、会展危机管理与关系恢复
1成立会展危机管理委员会，对会展危机进行
第8章 会展项目管理策划《会展策划》PPT课件
第八章 会展项目管理策划
8.1会展服务与现场管理策划
8.1.1 会展服务的概念和特征
1）概念
会展服务是指贯穿展览举办前后、为参展商或专业观众提供的便于参展顺利进行的各项活动总 和，一般包括：展具租赁、展台搭建、交通物流、法律保险、鲜花植物、宾馆酒店、旅游娱乐、 翻译订票、传真复印等内容。
2）特征
⑴无形性。从广义上说，会展服务本身即是会展产品。展会服务本质上是抽象的、无形的，在 很多时候参展商和专业观众对展会的服务只能通过感觉感受而不能像触摸实际物品那样触摸得 到。目前展会服务品质的控制我们可以通过合理的员工绩效考核、科学的服务质量评估方法来 管理，也可以通过有计划的企业内训，可以提升员工服务意识，特别是针对性极强的岗位技能 培训，是保障展会服务品质的有效管理工具。 ⑵差异性。作为展会策划者要能认真分析参展商和观众的不同消费心里，提供差异化和个性化 服务，有利于提供展会服务的灵活性。 ⑶不可分割性。而会展服务产品则与之不同，它具有不可分离性的特征，即会展服务的生产过 程与消费过程同时进行，也就是说会展服务人员提供服务于顾客时，也正是顾客消费服务的时 刻，二者在时间上不可分离。 ⑷不可贮存性。基于服务产品的不可感知形态以及服务的生产与消费同时进行，使得展览服务 不可能象有形的消费品和工业品一样被贮存起来。因此，不可贮存性的特征要求展览服务企业 必须重视展会服务时间和空间的布局，尽量避免出现闲忙不均，淡旺季节区分明显的情况，要 充分考虑如何解决服务供求不平衡所导致的各种矛盾。
8.1会展服务与现场管理策划
8.1.1 会展服务的概念和特征
1）概念
会展服务是指贯穿展览举办前后、为参展商或专业观众提供的便于参展顺利进行的各项活动总 和，一般包括：展具租赁、展台搭建、交通物流、法律保险、鲜花植物、宾馆酒店、旅游娱乐、 翻译订票、传真复印等内容。
2）特征
⑴无形性。从广义上说，会展服务本身即是会展产品。展会服务本质上是抽象的、无形的，在 很多时候参展商和专业观众对展会的服务只能通过感觉感受而不能像触摸实际物品那样触摸得 到。目前展会服务品质的控制我们可以通过合理的员工绩效考核、科学的服务质量评估方法来 管理，也可以通过有计划的企业内训，可以提升员工服务意识，特别是针对性极强的岗位技能 培训，是保障展会服务品质的有效管理工具。 ⑵差异性。作为展会策划者要能认真分析参展商和观众的不同消费心里，提供差异化和个性化 服务，有利于提供展会服务的灵活性。 ⑶不可分割性。而会展服务产品则与之不同，它具有不可分离性的特征，即会展服务的生产过 程与消费过程同时进行，也就是说会展服务人员提供服务于顾客时，也正是顾客消费服务的时 刻，二者在时间上不可分离。 ⑷不可贮存性。基于服务产品的不可感知形态以及服务的生产与消费同时进行，使得展览服务 不可能象有形的消费品和工业品一样被贮存起来。因此，不可贮存性的特征要求展览服务企业 必须重视展会服务时间和空间的布局，尽量避免出现闲忙不均，淡旺季节区分明显的情况，要 充分考虑如何解决服务供求不平衡所导致的各种矛盾。
会展策划实务第八章
组展方一定要对会 展活动现场进行安全 检查，安保检查的项 目主要包括消防安全、 人员安全、展品安全 和公共安全。
• 五、知识产权保护工作
（一）会展业知识产权侵权 表现 1.对会展业本身的侵权行为 2.会展业侵犯商标权、专利 权、著作权的行为 （二）知识产权保护措施 1.组展方进行知识产权的保 护和审查 2.与参展商签订保护条款或 合同 3.设立专门的知识产权保护 办公室
《会展策划实务》
• 三、开幕酒会
《会展策划实务》
（四）酒会方式 酒会开幕前可安排鸡 尾酒会。就会正式开始 前可由会展主办单位领 导致简短欢迎辞，并安 排有关领导发表简短讲 话。酒会可采用自助餐 或围餐的形式，席间可 安排表演活动活跃气氛。
• 三、开幕酒会
《会展策划实务》
（五）酒会标准 酒会标准可按每人 或每桌标准来计算， 就会档次要适当，不 能太高或太低。太高 会增加成本，太低会 影响组展方形象。
• 二、开幕仪式
（五）开幕式的一般程序
嘉宾就位
《会展策划实务》
主持人
出场
介绍嘉宾
开幕致辞
领导讲话
奏乐升旗
剪彩鸣炮
仪式结束
观众入场
• 三、开幕酒会
（一）酒会地点 酒会地点最好安 排在离展馆不远的 酒店，选择酒店时 要考虑到酒店的档 次、接待能力、交 通便利性、安全性 等因素。
大型活动策划与管理第八章 大型活动风险管理PPT
悉尼除夕庆典夜人群管理的经验 首先，从减少人员聚集着手，提前将燃放烟 火的时间由午夜时分提前到晚上九点，以促使 合家而来的人群尽早离开; 其次，修改了活动的市场战略和活动规则， 将活动主旨定位为合家欢庆; 第三，将庆祝活动分散化，并加强活动地点 之间的沟通和协调。 第四，针对酗酒滋事等情况，当地政府出台 了禁酒令，禁止将酒精饮料带到聚集场所。 聚众滋事和犯罪活动越来越少，相关报道日 趋正面平和。
五、活动中的常见风险及其应对
〔一〕聚众滋事和犯罪活动风险及其应对 〔二〕自然灾害、平安事故以及疾病风险
的预防和应对 〔三〕人群聚集风险及其流量管理 〔四〕合作风险及其应对 〔五〕员工和志愿者风险及其应对
（一）聚众滋事和犯罪活动风险及其应对 体育赛事、乡村音乐节、啤酒节
• 2008年6月，欧洲足球锦标赛即将开锣，主办国之 一的瑞士当局为防范可能发生的球迷暴动事件，在 日内瓦展览中心，搭建了临时木制牢房，准备关押 “足球流氓”。 • 2010年6月，南非世界杯赛事举办前，南非司法机 关在9个球赛主办城市建立了56个特别法庭。
人流引导
➢人流引导的目的是防止人群过度拥挤，让活动人 群在时间和空间上尽量均衡。 ➢ ➢在现场管理上，通过多开售票口和入口、拓宽出 入口通道、增加餐饮和洗手间等具体服务点、优 化设计特色活动区、设置引导标识等方式引导人 群在空间上的分流；
➢在预警上，通过差别售票、网络预售票、宣传等 方式引导人群在时间上的分流。
第八章会展相关活动策划
? 3.情感目标： 会展相关活动的种类能分别举例说明。
课堂上完成预习案
? 请学科班长总结预习 案完成情况
其余学生质疑，检 查自己在预习案 中有无不解之处
预习反馈 ? 优秀小组是----★
组别 加分 扣分
1
13
2
18
3
1
4
11
5
6
6
18
来自百度文库
总分 优秀小组 ★ ★
三、新课探索
? 举办会展相关活动的作用 ? （1）丰富展会信息 ? （2）强化展会发布 ? （3）扩展展会展示 ? （4）延伸展会贸易 ? （5）活跃展会现场气氛
举办会展相关活动的原则
（1）要切合展会的主题 （2）有助于吸引目标受众 （3）有助于提高展会效果
专题会议策划
? 专业研讨会----专业研讨会是研究行业发展动态为主要内容的 会议。
? 技术交流会----以技术的交流和传播为主要内容的会议。
? 行业会议----是由行业协会或者政府主管部门组织举办，行业 协会会员或者该行业有关企业参加的会议。在策划上有三个中 心任务：即会议的主题、议题和筹备方案。
2.语言精 简
3.判断正 误后需说出 理由再说出 本组答案
探究二答案：
? 第一题：
? 1.拉斯维加斯先进的会展设施 ? 2、良好的综合配套设施
? (1) 配套设施便利：会议、酒店、娱乐设施 ? (2) 拥有全球最多的客房 ? (3) 城市交通便捷 ? (4) 卓越的服务接待能力 拉斯维加斯为会展提供所有语种的口、笔译服务。
课堂上完成预习案
? 请学科班长总结预习 案完成情况
其余学生质疑，检 查自己在预习案 中有无不解之处
预习反馈 ? 优秀小组是----★
组别 加分 扣分
1
13
2
18
3
1
4
11
5
6
6
18
来自百度文库
总分 优秀小组 ★ ★
三、新课探索
? 举办会展相关活动的作用 ? （1）丰富展会信息 ? （2）强化展会发布 ? （3）扩展展会展示 ? （4）延伸展会贸易 ? （5）活跃展会现场气氛
举办会展相关活动的原则
（1）要切合展会的主题 （2）有助于吸引目标受众 （3）有助于提高展会效果
专题会议策划
? 专业研讨会----专业研讨会是研究行业发展动态为主要内容的 会议。
? 技术交流会----以技术的交流和传播为主要内容的会议。
? 行业会议----是由行业协会或者政府主管部门组织举办，行业 协会会员或者该行业有关企业参加的会议。在策划上有三个中 心任务：即会议的主题、议题和筹备方案。
2.语言精 简
3.判断正 误后需说出 理由再说出 本组答案
探究二答案：
? 第一题：
? 1.拉斯维加斯先进的会展设施 ? 2、良好的综合配套设施
? (1) 配套设施便利：会议、酒店、娱乐设施 ? (2) 拥有全球最多的客房 ? (3) 城市交通便捷 ? (4) 卓越的服务接待能力 拉斯维加斯为会展提供所有语种的口、笔译服务。
会展方案策划与管理
会展方案策划与管理
会展方案策划与管理篇1
第一届邯郸影视动漫文化节拟定于20__年8月2至8月3日于邯郸国际会展中心开展。为促进邯郸文化产业兴起与法制邯郸的建设，特于文化节开展期间同期举办邯郸法制多媒体网络平台启动仪式。各项活动简介如下：
一、主会场部分
（一）开幕仪式
1、活动介绍
展会安排高规格开幕仪式，拟邀请邯郸宣传部、文化局、开发区、税务局等相关部门领导、省内相关行业机构、全国各地动漫商（协）会代表、知名参展商和主流媒体等参加。
2、基本概况
时间：20__年8月2日上午10:00-10:30
地点：邯郸国际会展中心正门
3、参加人员
（1）、主办单位、承办单位、特别支持单位领导；
（2）、对展会会贡献较大的市级相关领导；
（3）、支持单位、协办单位、各级政府领导、行业嘉宾、参展商、新闻媒体等。（二）展会主要内容
1、动漫原创企业品牌展示、推广；
2、动漫出版物、动漫作品版权交易、对接，版权合作；
3、文化出版物、周边销售；
4、优秀原创影视动漫作品展示；
5、动漫剧演出；
6、动漫角色扮演活动组织；
7、文化产业版权交易平台；
8、影视动漫企业招商会。
二、展馆安排（略）
三、展位规格及收费标准
1、室内展位
9平方米（3米x3米）。内设三面围板，两只照明灯，一张洽谈桌，两把椅子，一
个220伏、15安电源插座和厂家名称标牌（楣板）。价格：未定
2、室内空地
30平米起租
3、会务费
价格未定，包括工商管理费，展会纪念品，会期午餐、饮料，展会资料，证件等费用。安排运输、交通和住宿等费用自理。
四、招展策划
1、参展商：
影视动漫相关：原创影视动漫、影视动漫出版物、影视动漫产业周边、影视动漫技
会展策划和管理
会展策划和管理
会展是一种重要的商务活动，通过展览、展示和交流促进企业之间的合作与交流。会展策划和管理是确保会展活动顺利进行的关键环节。本文将从策划和管理两个方面，介绍会展的步骤和注意事项。
一、策划阶段
会展策划是确保会展活动顺利进行的基础，下面是策划会展的步骤：
1.明确目标：首先要明确会展的目标，是推广产品、品牌宣传、寻找合作伙伴
还是其他目标。目标明确可以帮助策划团队更好地制定计划。
2.确定主题：根据目标确定会展的主题，主题可以突出企业的特色和优势，吸
引观众的关注。
3.选址与场地布置：选择合适的场地举办会展，并根据主题进行场地布置，创
造与主题相符的氛围。
4.制定预算：策划会展需要考虑到各个环节的费用，包括场地租赁、布置、物流、推广等，制定合理的预算能有效控制成本。
5.招募团队：组建专业的会展策划团队，包括项目经理、设计师、市场营销专
员等，确保团队能够胜任各项工作。
6.制定计划：根据目标和预算制定详细的会展计划，包括时间安排、活动内容、推广策略等。
二、管理阶段
会展管理是保证会展活动顺利进行的重要环节，下面是管理会展的步骤和注意
事项：
1.人员协调：确保团队成员之间的有效沟通和协作，分工明确，各司其职。
2.供应商管理：与场地、设计公司、物流公司等供应商保持良好的合作关系，
确保各项服务的质量和时效。
3.现场布置：按照前期制定的布置方案进行现场布置，包括展位搭建、展品摆
放等，确保展览效果符合预期。
4.活动执行：根据计划进行活动执行，包括开幕式、主题演讲、展示产品等，
保持活动的流程和秩序。
5.媒体推广：利用各种媒体渠道进行会展的宣传和推广，吸引更多的观众和潜
会展服务与管理方案
一、会展管理
4、会展管理组织 1组织委员会 • 职责
– 制定会展活动的目标、任务、主题、规划、规则、程序和各 项具体实施方案,对有关重大问题作出决策
– 确定会展的举办时间和地点 – 组建工作班子,任命工作人员,明确分工 – 负责新闻宣传和公关,吸引与会者、参展商和观众 – 开发会展资源,筹措活动经费,严格财务管理 – 提供会展服务,掌握和协调会展活动的进程,确保会展活动顺利
程的管理
一、会展管理
1、会展管理的含义 2会展管理的含义 • 会展活动的主办者运用科学的决策、规划、组织、
沟通和控制手段,以最佳的时间、景优的形式、 最低的成本和最高的效率,合理配置会展资源,实 现会展活动目标的过程.
一、会展管理
2、会展管理的内容 1会展人力资源管理 • 通过制定会展人力资源战略和人才工作讨划,科学合理
进行和圆满结 – 做好善后工作,总结会展工作经验 – 处理相关的法律事务,承担相关的法律责任
一、会展管理
4、会展管理组织 1组织委员会 • 人员构成
– 主办单位人员：主体 – 相关单位人员：协助 – 专家和知名人士：支持
• 组织架构
– 决策层：主任主席、副主任副主席、秘书长 – 名誉层：名誉主任主席 – 顾问层：以知名度较高的专家或社会人士、领导干部组成 – 执行层：执委会、秘书处、办公室
• 承诺服务 – 展会事先对自己拟向客户提供的服务方式和服务质量向客户 提出承诺,并于展会时履行
会展活动策划与管理
整理课件
定向型
•定向型的观众 会寻找他们感 兴趣的事物， 因此实际大量 的活动可以为 其提供多样性 的选择。
21
划分特殊类型—儿童型
以儿童作为目标观众群体需要更有针对性的设计，以获取乐趣为导向。对图像、语言的描 述的选择应避免成人的观点；展示环境的颜色、设施的材质、硬件的高度尺寸等都需要列入研 究范围。根据儿童认知阶段的变化年龄层（如5-7岁，8-11岁，12-15岁）划分区域或设置专门 的学习渠道。这是发部分儿童博物馆、科技馆等场地常用的手段。
详细精准的平面规划图将确 定展示空间内部各类元素的 位置，包含区域（接待区、 展示区、互动区、休息区、 通道等）、图文内容、多媒 体设备、硬件、安装设施、 灯光等。
同时，还需要注意室内外的 尺度、出入口、紧急通道、 窗、家具配件、布景的尺度 以及主题与功能的确定。
完整备案的各类制图可以为 后续的工作提供高效的支持 。
《观众权利法案》“The Visit整理o课r件 Bill of Rights”
19
划分流程
目标观众角色
目标观众差异
单独个人 情侣 家庭 国内外游客 专业观众 学生团体 儿童 等等
参观动机 期望 身体影响 心理影响
经历 文化背景 性别 年龄 才能 理解方式 等等
8
2.概念发展
团队要以不同的文字、图像、实物形式集结想法，集合 尽可能多的、大范围的创意，通过筛选并提炼最终设计方案。
08第八章 会展相关活动策划2
第 八 章
第一节
会 展 相 关 活 动 策 划
会展相关活动策划的 作用与原则 第二节 会展相关活动的种类 与策划 第三节 会展旅游活动策划 小结和学习重点 前沿问题
第一节
会展相关活动策划的作用与原则
一、举办会展相关活动的作用 二、举办会展相关活动的原则
一、举办会展相关活动的作用
企业参展的目的更多的是要展示企业和产 品形象、获取行业最新信息或者是将展会 作为自己发布新产品的一个重要场所。 在展会举办期间策划一些相关活动，不仅 可以给展会创造更好的气氛，更能够丰富、 完善展会的贸易、展示、信息和发布功能。 会展旅游所运用的手段是根据参会者的不 同需求，为其提供旅游企业擅长的服务， 服务对象应该落实到具体参加会议和展览 的人。
第八章
会展相关活动策划
学习目标 基本概念
学 习 目 标
1．了解会展相关活动策划的作用与原 则； 2．对现代会展相关活动的策划有一 个较全面地认识与理解； 3．把握会展旅游活动的概念与策划 要领。
基 本 概 念
会展相关活动 专题会议 行业会议 表演、比赛活动策划 商务旅游 会展旅游 会议旅游 展览旅游
二、表演、比赛活动策划
1．表演 2．比赛
三、其他相关活动
第三节
会展旅游活动策划
一、会展旅游的概念
1．商务考察 2．观光休闲
第8章 会展相关活动策划与组织
Logo 复习思考题
1. 举办会展相关活动有哪些作用？ 2. 举办会展相关活动应遵循那些原则？ 3. 产品发布会一般可采取哪些类型？ 4．会展比赛活动策划的要点是什么？ 5．会议旅游与展览旅游的差异性主要表现在哪些方面？ 6．简述会展旅游策划书的具体内容。
Logo 分析
会展相关活动类型多种多样，活动目的也各有侧重。活动举办得恰当有助于提升 展会本身的形象。在举行展会相关活动时，活动的主题与活动的创意都是十分重要的。 2006年上海旅游节活动策划，以浦江彩船巡游扮靓了时尚浦江之夜，展现出上海国际 大都市的宏伟气派；把浪漫典雅的玫瑰婚典变成新人们记忆中永不褪色的篇章。小主 人生日游给中外小朋友带来了乐趣；大宁绿地的航空跳伞和激光烟花表演让人们大开 眼界；扬子江德国啤酒节使中外朋友们沉浸于浓郁的德国风情；旅游纪念品消费品博 览会汇集了世界各地的旅游纪念品；在唐韵中秋游园会中品月饼、赏明月、闻桂 香……形式多样的节庆活动使金秋的上海处处洋溢着美好与欢乐。 2006年上海旅游节活动策划既延续了以往“人民大众的节日”主题，又围绕“走 进美好与欢乐”的新主题，活动纷呈，45个主要活动个个有创意，特色鲜明，令人难 忘。
Logo
8．1．2 举办会展相关活动的原则
一般说来，举办展会的相关活动应遵循的原则有： 1）要切合展会的主题 2）有助于吸引目标受众 3）有助于提高展会效果
Logo
第八章会展项目的现场管理 PPT
参观指南内容包括五大方面:
➢ 一就是会展得基本内容; ➢ 二就是会展得简短介绍; ➢ 三就是展区与展位划分与安排; ➢ 四就是相关图表; ➢ 五就是相关活动安排。
20
(六)加强人流物流得疏导
会展活动进展期间,就是人流、物流异常密集得时期,容 易引发各种矛盾与冲突。
首先,会展在短时间内聚集了来自四面八方得人流,所以, 会展主办方需要制定相关得人流管理与疏导计划,加强现 场秩序得控制,安排人群有秩序地登记、参观与购买。
4
第二节 会展项目现场管理得原则与内容
一、管理原则
(一)基础性管理原则
会展项目管理涉及多项基础性工作:会议场所得布置、 会议设备得管理、会议活动得组织、展览区域得划分、 展台得设计布局、展品得登记管理、会议代表及展商 得接待、现场环境得保洁、秩序管理、安全检查等。
(二)综合性管理原
会展项目现场管理不但包括会展目标效益管理,还包括 会展资源、人力配置、参展与会人员得组织协调、现 场环境及文明得管理。
一般在此之前召开撤展会议,将撤展得相关计划与 方案通知各方及各展位负责人,统一协调撤展工作 得展开。
在会展结束后,要做好善后工作,如有序疏散与会人 员、整理会议资料、检查设施设备、归还租赁物 品、清理会场等,使会展活动圆满完成。
23
撤展管理
撤展期间得主要现场管理工作
工作项目 拆除展台
➢ 一就是会展得基本内容; ➢ 二就是会展得简短介绍; ➢ 三就是展区与展位划分与安排; ➢ 四就是相关图表; ➢ 五就是相关活动安排。
20
(六)加强人流物流得疏导
会展活动进展期间,就是人流、物流异常密集得时期,容 易引发各种矛盾与冲突。
首先,会展在短时间内聚集了来自四面八方得人流,所以, 会展主办方需要制定相关得人流管理与疏导计划,加强现 场秩序得控制,安排人群有秩序地登记、参观与购买。
4
第二节 会展项目现场管理得原则与内容
一、管理原则
(一)基础性管理原则
会展项目管理涉及多项基础性工作:会议场所得布置、 会议设备得管理、会议活动得组织、展览区域得划分、 展台得设计布局、展品得登记管理、会议代表及展商 得接待、现场环境得保洁、秩序管理、安全检查等。
(二)综合性管理原
会展项目现场管理不但包括会展目标效益管理,还包括 会展资源、人力配置、参展与会人员得组织协调、现 场环境及文明得管理。
一般在此之前召开撤展会议,将撤展得相关计划与 方案通知各方及各展位负责人,统一协调撤展工作 得展开。
在会展结束后,要做好善后工作,如有序疏散与会人 员、整理会议资料、检查设施设备、归还租赁物 品、清理会场等,使会展活动圆满完成。
23
撤展管理
撤展期间得主要现场管理工作
工作项目 拆除展台
第八章会展时间管理方案
2、将一些事务性的日程安排以表格的形 式通知参展商，帮助参展商及时安排相关事 宜。
3、让参展商确定本次参展的具体负责 人或联络人名单，使展会和参展商能保持及 时的沟通。
第三节 展会招商时间管理
一、展会招商工作的时间要求 1、展会招商计划及工作安排要有统一
的时间规划。 2、把握好展会招商工作的起动时间。 3、招商进度要与招展进度相协调。 4、要善于把握展会招商工作的“黄金
户需求变化的需要。 4、对展会进行时间管理，是保证展会顺
利筹备的需要。 5、对展会进行时间管理，是保证展会各
项工作彼此协调的需要。
6、对展会进行时间管理，是完善展会 管理工作的需要。
三、会展时间管理的基本原理 时间管理一般分为三步：一是目标选择，
即确定自己在某一段时间内计划要达到的目标， 各目标最晚必须在什么时候达到；二是行动排序， 即按照计划目标，对在这段时间内将要采取的各 种行动进行合理排序，分清主次，计划好哪些需 要优先执行；三是过程控制，即对各行动的具体 执行过程进行优化控制，尽量合理规划业务流程， 使各执行过程顺畅。
会展时间管理的主要内容有： 1、招展时间管理； 2、招商时间管理； 3、会展宣传推广时间管理； 4、会展服务时间管理； 5、筹展撤展时间管理； 6、会展整体时间管理。
二、会展业进行时间管理的必要性 1、对展会进行时间管理，是展会业市场
激烈竞争的需要。 2、对展会进行时间管理，是展会适应市
3、让参展商确定本次参展的具体负责 人或联络人名单，使展会和参展商能保持及 时的沟通。
第三节 展会招商时间管理
一、展会招商工作的时间要求 1、展会招商计划及工作安排要有统一
的时间规划。 2、把握好展会招商工作的起动时间。 3、招商进度要与招展进度相协调。 4、要善于把握展会招商工作的“黄金
户需求变化的需要。 4、对展会进行时间管理，是保证展会顺
利筹备的需要。 5、对展会进行时间管理，是保证展会各
项工作彼此协调的需要。
6、对展会进行时间管理，是完善展会 管理工作的需要。
三、会展时间管理的基本原理 时间管理一般分为三步：一是目标选择，
即确定自己在某一段时间内计划要达到的目标， 各目标最晚必须在什么时候达到；二是行动排序， 即按照计划目标，对在这段时间内将要采取的各 种行动进行合理排序，分清主次，计划好哪些需 要优先执行；三是过程控制，即对各行动的具体 执行过程进行优化控制，尽量合理规划业务流程， 使各执行过程顺畅。
会展时间管理的主要内容有： 1、招展时间管理； 2、招商时间管理； 3、会展宣传推广时间管理； 4、会展服务时间管理； 5、筹展撤展时间管理； 6、会展整体时间管理。
二、会展业进行时间管理的必要性 1、对展会进行时间管理，是展会业市场
激烈竞争的需要。 2、对展会进行时间管理，是展会适应市
会展项目的现场管理
• 其次，展览现场的物流管理工作十分繁琐，涉及了展览 所需物品的包装、运输、装卸、搬运等众多工作，需要 规划专门的运输通道并进行引导。
• 另外，还要加强对会展现场交通的疏导工作，包括现场 的交通工具、停车场及线路的规划等。
20
掌握现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流
• 比如出入口处；主道；服务区等观众比较集中。
6
二、会展现场管理的要求
• 展会现场管理是对展会期间各种工作的计 划和管理，现场服务是其最有表现力的环 节，是展会成功与否的直接体现。
1、会展现场服务的基本要求
• 基本要求可归纳为以下四点：
–一是以客户为中心； –二是细节决定成败； –三是以真诚换取信任； –四是树立全程服务思想。
7
2、会展服务礼仪的基本规范
(1)热情周到、观察入微
(3)坦诚相待、守时守信
(2)以人为本、礼貌先行
(4)专业扎实、表达得当
3、会展服务礼仪人员的素质要求
(1)具备团队合作精神
(3)自信进取
(2)精力充沛
(4)解决问题的能力强
8
三、管理内容
（一）合理规划会展场地
1、展览场地的规划
• 指对会展场地的平面划分，包括对展览展示区、登记与 咨询区、接待和洽谈区、休息区、办公区、储存区参观 路线、消防通道等的合理划分与布局。
• 另外，还要加强对会展现场交通的疏导工作，包括现场 的交通工具、停车场及线路的规划等。
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掌握现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流
• 比如出入口处；主道；服务区等观众比较集中。
6
二、会展现场管理的要求
• 展会现场管理是对展会期间各种工作的计 划和管理，现场服务是其最有表现力的环 节，是展会成功与否的直接体现。
1、会展现场服务的基本要求
• 基本要求可归纳为以下四点：
–一是以客户为中心； –二是细节决定成败； –三是以真诚换取信任； –四是树立全程服务思想。
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2、会展服务礼仪的基本规范
(1)热情周到、观察入微
(3)坦诚相待、守时守信
(2)以人为本、礼貌先行
(4)专业扎实、表达得当
3、会展服务礼仪人员的素质要求
(1)具备团队合作精神
(3)自信进取
(2)精力充沛
(4)解决问题的能力强
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三、管理内容
（一）合理规划会展场地
1、展览场地的规划
• 指对会展场地的平面划分，包括对展览展示区、登记与 咨询区、接待和洽谈区、休息区、办公区、储存区参观 路线、消防通道等的合理划分与布局。
第八章 会展现场管理与活动策划
危机处理能力测验
● ●
测验目标：危机处理能力 测验说明：意外事件不是无缘无故就发生 的，它是由于情势与环境所决定的。在紧 急状态下，你的危机处理能力如何？
测验题：
●
1 你的爱人已经上了公共汽车，可是你却 挤不上去；这时公共汽车已经开了，你怎 么办？ A追 B等他下一站回来 2 你从外面回来，发现厨房里有非常 浓厚的瓦斯气味，显然是煤气漏气，这时 你会怎么办？ A 关闭电源开关，通知煤气公司派人 来修 B 自行修理
一、展会现场管理工作安排
撤展阶段管理
当展会按计划的天数进行展览完毕以后，展会就要准备闭幕，展会 闭幕标志着本届展会正式结束。然而，展会闭幕并不意味着展会现场 工作就此结束。展会的撤展工作还需要办理机构的大力介入和进行必 要的管理。展会的撤展工作主要包括展位的拆除、参展商租赁展具的 退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工作。
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●
6 你两只手拿着东西下公共汽车，车门一 关把你的衣服夹住，这时车子开动了，你 怎么办？ A 向司机或售票员大声叫喊并解开衣 服脱掉它 B 用力挣扎 7 你傍晚在海滨游泳，向一个木筏游 去，游到中途的时候，天下雨了，而且雷 电交加，你怎么办？ A 立即游回岸，找个安全的地方躲避 B 继续游向木筏
● ●
●
●
3 夜晚驱车在一条乡间小路上行驶，发现 一辆车停在铁路的交叉道上，车上载着人， 司机在设法发动车。你看到一辆快要驶到 的火车灯光，该怎么办？ A 通知那辆车的人离开 B 不予理会 4 你洗衣服时，有一小孩竟喝了洗衣水， 你应该采取什么措施？ A 打电话叫救护车或送往医院 B 自 行处理 5 你在人行道上散步，一个小孩儿为了拾 皮球，突然从你的面前跑过，冲向街心， 没有留意一辆汽车正飞快驶来，你怎么办？ A 叫住小孩或抓住他 B 拦住汽车
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二、展会现场管理与服务内容
展会现场管理内容与措施
1．展会观众管理 2．展会现场广告管理 3．参展商行为管理 4．安全管理 5．交通、物流管理 6．餐饮管理 7．证件管理 8．参展商和观众投诉处理 9．新闻管理 10．知识产权保护工作 11．现场保洁 12．展览会布展和撤展管理
二、展会现场管理与服务内容
一、展会现场管理
开幕仪式
布展/预展
会展现场活动流程
展示/交流
闭幕/撤展
（1）开幕的时间和地点
开幕式时间和地点要提前决定并尽早通知有关各方。在开幕时间的选择上要考虑当地的交通、气候及工作
习惯等因素。
三、展（2）览开幕期式流程间相关活动策划
1．展会开幕 式策划
1.确定礼仪人员、接待人员分工及任务 2.落实安全保卫人员的布局与分工 3.确定领导和嘉宾的排序并务必核准姓名、性别、职务。
（一）展前布展管理阶段
所谓布展，从参展商的角度看，是指参展商为准备展览而在展会 开幕前Βιβλιοθήκη Baidu展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上的系列工作 ；从办展机构的角度看，是指对展会现场环境进行布置和对参展 商有关工作进行的协调和管理
1. 展台搭建管理 2. 展会开幕式和其他相关现场布置
展会开幕式场所的选择和搭建 展会展馆序幕大厅布置 嘉宾休息室的布置 设置“联络咨询服务中心” 设置“新闻中心”。 设置“专业观众登记柜台”
展会现场管理内容与措施
二、展会现场管理与服务内容
展会现场管理内容与措施
二、展会现场管理与服务内容
展览现场配套服务
1．展会观众管理 2．展会现场广告管理 3．参展商行为管理 4．安全管理 5．交通、物流管理 6．餐饮管理 7．证件管理 8．参展商和观众投诉处理 9．新闻管理 10．知识产权保护工作 11．现场保洁 12．展览会布展和撤展管理
排工作。
一、展会现场管理工作安排
展中现场阶段工作
2．展会召开期间 （1）做好大会的参观人数的统计、分类。 （2）发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发
放）。 （3）协调展会期间研讨会会议组织安排工作，做到研讨会与展览会有
机结合。 （4）做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务。 （5）统计大会的成交额，做好记录。 （6）积极听取参会代表对大会的意见和建议。 （7）根据参会信息，再次邀请参会企业参加下一届的展会。
一、展会现场管理工作安排
展中现场阶段工作
1．展览会的开幕式组织工作 （1）确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。 （2）确定邀请参展企业的记者名录。 （3）开幕式的场地搭建要求。 （4）开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定。 （5）开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安
（2）技术交流会 （1）合理安排会议时间。 （2）不要强挤时间来安排活动。 （3）事前当众宣传会议，这有利于会议登记。 （4）考虑设立“交流会”布告牌。 （5）如果合适，与会议主席或主持人一起为会议构建框架，推进会议的进行。 （6）考虑提供茶点。 （7）不要强迫人们参加讨论交流会。 （8）要考虑到那些也许不属于交流范围内的人。
一、展会现场管理工作安排
展前布置阶段
3．场馆现场协调工作 （1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。 （2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。 （3）为企业协调现场租赁业务。 （4）根据企业报名表，布置安排会场外的广告宣传（一般为参展企业
根据要求而设立的）。 4．交通运输安排及搬运工作 （1）企业运输展品的接待及装卸。 （2）搬运工作协调。
（1）“第九届中国国际摩托车博览会”的现场管理包括哪 些内容？
（2）优秀的展会现场管理人员应该注意展会的哪些环节？
【分析】
展会的管理者是展会现场的协调者，在主办单位和政府各部 门之间进行沟通，从而提供服务、对现场进行管理。现场发 生的问题往往刻不容缓，身为现场管理者，首先必须要尽快 解决最亟待解决的事情，同时也能使他更加重视外部世界-展会现场，而不是内部--现场管理处。只有外部世界才是产 生成果的地方。
4.确定致词人、剪彩人的次序、站位
5.音响、乐队、礼炮等的检查、配合与协调
6.检查嘉宾签到薄、胸花和剪彩用品、礼品
7.妥善安排新闻媒体采访报道
2．展会专题 会议策划
（1）专业研讨会 1.会前简明扼要地向主要发言人与主持人介绍相关情况。 2.事先设计好会议议程。 3.邀请知名人士主持讨论会。 4.使主要发言人明白主办方希望他们做什么。 5.明确讨论会的性质。 6.合理安排讨论会的时间。 7.与主持人讨论议程要求。 8.请演讲者向主办方提交演讲大纲。 9.预先与主持人讨论参加专题讨论的最合适人数。 10.计划最多的互动人数，准备分会场。 11.预计要用到的演示设备。
展会现场管理工作安排 展会现场管理与服务内容 展览期间相关活动策划 会展危机管理与关系恢复
一、展会现场管理工作安排
展前布置 管理
展中现场 管理
会展现场工作 撤展管理
一、展会现场管理工作安排
展前布置阶段
1．设立场地前台接待 （1）负责参展企业报到登记。 （2）根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。 （3）派发参展企业在参会期间的参会指南。 （4）进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。 2．酒店接待处 （1）设立前台接待处。 （2）进行参展商住宿登记。 （3）住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。
案例导入分析
2010年中国第九届国际摩托车博览会管理规定
2010年10月21～24日 本规定是展位订购合同的附件，所有展商均有义务遵守。 规定1：展会时间，地点 规定2：允许的展品 规定3：价格所包含的各种服务 规定4：报名与预付款 规定5：付款条件及取消 规定6：展品和撤展证明 规定7：义务和禁止 规定8：技术规定 规定9：保险 规定10：展位分配 规定11：参展商证件和专业观众门票 规定12：会刊 规定14：其他
一、展会现场管理工作安排
撤展阶段管理
当展会按计划的天数进行展览完毕以后，展会就要准备闭幕，展会 闭幕标志着本届展会正式结束。然而，展会闭幕并不意味着展会现场 工作就此结束。展会的撤展工作还需要办理机构的大力介入和进行必 要的管理。展会的撤展工作主要包括展位的拆除、参展商租赁展具的 退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工作。