秘书沟通基础思考题

合集下载

第3章沟通基础三级秘书考试

帮助对方反复衡量每个环节的付出和利益。
（2）建议的技巧。建言献策是秘书沟通工作的重要部分，但要掌握适度的建言技巧：
注意开场，有一定的肢体语言，结尾干净利落…
5、电子媒介沟通的技巧：了解网络知识、会使用、商业秘密，特定仪式要求不宜利用，秘密信息不宜在网上传播。
6、其它沟通技巧：（1）说服的技巧。在耐心的基础上遵循以下4步：

进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目的；提出并帮助对方选择解决的办法；
为需要说服者构建一个实施方案；

（二）秘书工作沟通的特点：

非权力支配性：秘书的职位比较特殊，在工作中没有行政的支配权力，无论和什么人进行什么沟通都是非权力支配性的。非职责限定性：秘书在工作中，没有明确规定他一定要做沟通工作，但在具体的工作是，沟通又是必不可少的内容和环节。认同疏导性：是指秘书沟通的方式和方法。秘书在工作中，由于处于非支配性地位，所以只能利用自己的能力来影响别人，使协调的各个方面服从疏导、配合协调，达到结果上的认同。
（B）团队沟通

团队是指按照一定的目的，由两个或两个以上雇员所组成的工作小组。在今天，它更多的是指以任务为中心的有可能跨职能部门的工作小组。团队的特征：（1）团队内所有成员对团队目标都很明确，并能全身心的投入；（2）对团队有强烈的归属感和责任感，成员之间肝胆相照；（3）问题产生时，所有成员都能积极参与，并贡献全部才智；（4）决策时所有成员都能参与，不同意见受到欢迎。秘书在团队沟通中可以起到桥梁和纽带的作用于。

影响团队沟通的主要因素有：
（1）团队成员的角色分担；（2）团队内成文或不成文的规范和惯例；（3）团队领导者的个人风格；（4）团队作出决策的模式。

秘书学课后思考题

第一章绪论1．秘书的涵义和职业特征2．秘书的工作内容有哪些？3．秘书的特点是什么？5．秘书学研究对象和研究方法第二章秘书的素养1．为何说秘书与智囊不同，秘书机构与智囊团也不同？2．秘书的修养包括什么内容？3．秘书须恪守哪些职业道德？5．一般秘书应具备哪些能力？第三章秘书工作机构的职能与工作要求1.秘书工作机构的设置原则2.秘书工作机构的职能3.秘书部门管理包括那些内容？4.秘书人员怎样进行自我管理？5.秘书班子怎样做到群体优化？第四章办公室日常工作（上）1．怎样做好会见的准备工作？2．会见、会谈的区别3．为你的上司设计一个到日本商务旅行的旅程表4．安排约会要遵循什么原则？要注意哪些细节？5．设计一张办公区域图6．安排约会要遵循什么原则？要注意哪些细节？7.设计一张办公区域图8.秘书如何做好口头信息的保密？9.秘书如何做好书面信息的保密？10.秘书如何做好电子信息的保密第五章办公室日常工作（下）1．督查工作应遵循的原则与程序2．秘书应怎样管理公章和介绍信？3．值班工作的基本要求有哪些？4．秘书如何做好口头信息的保密？5．秘书如何做好书面信息的保密？6．秘书如何做好电子信息的保密第六章沟通与协调1.简述秘书沟通协调工作的内容。

2.为什么说秘书部门既要熟悉和研究领导机关或领导者沟通协调工作的内容，又不应该也不可能包揽全部沟通协调工作？3.为什么说秘书沟通协调领导成员之间的关系，既有许多方便条件，又有不少难处？4.秘书沟通协调工作须遵循哪些原则？5.举例说明坚持政策原则并不排斥协调的灵活性。

6.简述秘书协调的主要方式第七章信息与调查研究1.信息同消息、情报、知识、资料等概念有何区别？2.信息有哪些主要特征？3.信息有哪些主要作用？4.信息处理的基本原则有哪些？5.秘书信息工作有哪些基本要求？6.简述秘书信息工作的程序。

7.秘书调查研究的内容有哪几方面？8.概述搜集材料和研究材料的方法。

9.当今的社会调查，出现了哪些趋势？10.怎样进行调查研究方案的具体设计？第八章文档管理1.收文办理程序的各个环节及要求2.发文办理程序的各个环节及要求第九章办公室日常文书写作1.根据所给材料练习写作传真、备忘录、会议记录。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第十章)(编辑定稿)

第十章时间管理和差旅服务思考题及参考答案1.办公室如何避免或消除拖延时间的现象？答：许多人在一定程度上都有拖延时间的惰性。

拖延时间有许多原因。

为了做一件令自己愉快的事情而推迟一件应该做的事情，是拖延时间的主观原因；办公室总有没完没了的事情，是拖延时间的客观原因。

秘书在工作中拖延时间还有许多其他原因。

如不知怎样开始一个工作项目或对自己的工作技能没有信心、害怕失败、过分追求完美等。

秘书要找到自己拖延时间的原因，采取切实行动来改变拖延时间的习惯。

秘书首先要主动与上司沟通，明确当前最重要的工作，将精力和时间集中用在最需要的工作上。

制订一个具体的行动计划是避免拖延的重要手段。

办公室的行动计划是一份具体的待办事项的清单。

有了这样的清单，就不会忘记要做事情。

拟订日程表能让所有的计划变成现实。

根据日程表去进行每项工作，以促使当天的工作任务能按时完成，并尽可能充分利用所有能支配的时间。

2.简述上司日程安排的重要意义及其注意事项。

答：上司日程安排指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行的工作按时间顺序做出合理的计划, 并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。

它有利于上司及组织管理层之间的工作协调，以保障组织正常运转；有利于秘书机构区分轻重缓急，明确事情优先级，理顺事务关系，酌情安排上司的工作活动，避免出现时间冲突；有利于组织内其他相关部门联系工作。

安排上司日程时应该：注重实效,不搞形式主义；注意张驰相间,劳逸结合；要留有充分的机动时间；要充分尊重上司本人的意见；要注意保守机密。

3.简述秘书在上司出差途中和出差返程后应做的工作。

答：出差途中除了为上司出差的主要任务（调研、谈判、参加会议等）提供业务上的服务外，作为差旅服务主要有以下工作：帮助上司安排好时间，落实交通工具；热情接待来访客人；与本机关办公室保持良好的通信联系；注意上司的安全和健康。

出差归来后的工作主要有：处理外出公务活动的资料（考察报告、会议传达提纲等），结算旅差费用。

《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第六章)(编辑定稿)

第六章参谋咨询思考题及参考答案1.为什么说参谋咨询是秘书工作的重要内容？答：（1）就秘书和领导的关系而言，秘书是领导的助手，参谋咨询自古以来就是秘书的职责。

参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时单独出现。

为领导决策事项提供可行性备选方案是最典型的参谋工作。

（2）就秘书的职权范围而言，由于秘书在日常工作中全面协助领导处理各种事务，因而秘书具备为领导提供参谋咨询服务的的主观条件：一是熟悉领导的责权范围、工作内容、组织交流，对于各个工作渠道和各方面信息了如指掌；二是熟悉领导的工作习惯、思想脉络和各个时期的工作重点；三是熟悉所在组织的具体情况，对上级部门的政策、理念和下级部门的工作情况都有所把握。

（3）就秘书和领导的关系而言，由于秘书经常和领导一起工作，因而具有更多提供参谋咨询服务的机会。

领导通过倾听和交流征求秘书机构的意见，拓宽自己的思路、强化自己的想法、（4）就秘书工作本身特点而言，工作的非权力支配性和非职责限定性，掌握的信息不受职能管理的局限，因此秘书的参谋咨询对领导具有更加特殊的意义。

2.简述在领导决策过程各个环节中秘书机构的参谋作用。

答：（1）在发现存在问题中的参谋咨询，秘书机构应该协助领导分析问题的性质和特点，划定它在空间和时间上的界限，并准确地加以说明，按照严格的逻辑推断来寻求问题产生的原因。

（2）在确定决策目标中的参谋咨询，秘书机构要依据领导解决问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考。

（3）在拟订备选方案中的参谋咨询，秘书机构要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映。

与此同时，秘书机构要协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别，将其结果加以综合分析，并可提出自己的建议，报告领导供决策参考。

（4）在选择决策方案中的参谋咨询，秘书机构要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。

秘书选择题及思考题

1．蒙古族传统食品分为白食（牛、羊、马的奶制品）和红食（牛、羊肉食品）两种，（）待客是最高礼遇。

A．白食B．红食C．白、红混合D．红食为主【答案】A2．白族人民在生活中很重“（）”的礼俗。

A．六B．八C．九D．十【答案】A3．诚恳热情的态度是（）。

A．接待工作的起点B．使来访者产生愉悦感C．使来访者产生平等感D．做好接待工作的首要条件【答案】ABCD1．秘书在进行办公室安全检查时，如果发现隐患，以下描述正确的是（）。

A．自己负责给予解决B．在职责范围内排除危险或减少危险C．只要发现隐患，立即报告相关人员，跟进，直至解决D．自己能解决，视为自己的职责【答案】BC【解析】秘书在进行办公室安全检查时，如果发现隐隐患，正确的做法是在职责范围内排除危险或减少危险以及只要发现隐患，立即报告相关人员，跟进，直至解决。

AD的做法是欠妥当的，秘书不能独断解决，应该加强各部门的沟通，协调处理，以便提高效率和更好地解决问题。

2．秘书在值班时，其任务是（）。

A．编好值班管理规定B．登记好值班电话记录C．做好值班接待记录D．记好值班工作日志【答案】BCD【解析】值班工作是保证组织及时获得准确信息，进行正确决策，保障机构安全的经常性工作。

内容为：①记好值班电话记录；②记好值班接待记录；③记好值班日志；④做好信息传递。

3．秘书保管的零用现金不可以用于（）的支出。

A．停车费B．机票费C．快件费D．茶点费【解析】零用现金用以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。

4．秘书在值班时，经常会遇到并要处理的是（）。

A．领导临时交办的事情B．企业内部的突发事件C．上级单位的电话指示D．接待未预约的来访客人【答案】ABC【解析】秘书在值班时，经常会遇到并要处理的是ABC三项的内容，D项不是经常会遇到的，因为是预约所以只是偶尔会发生这样的事情。

1．发文机关标识由发文机关全称或（）后面加“文件”组成。

A．统称B．简称C．规范化简称D．称谓【答案】C2．发文字号位于发文机关标识下（）。

秘书三级沟通基础

五、沟通基础单选1. 会议沟通的显著特点是( )。

A. 沟通对象具有群体性B. 沟通信息具有单向性C. 无沟通环境要求D. 只能使用语言沟通2. 秘书进行纵向沟通的关键是( )。

A. 下行沟通B. 部门间沟通C. 员工间沟通D. 上行沟通3. 秘书在团队沟通中具有( )。

A. 提供信息的作用B. 决策人的作用C. 管理者的作用D. 桥梁和枢纽的作用4. 团队沟通的策略不包括( )。

A. 根据需要调整队员构成，增加积极角色，减少或剔除消极角色B. 强调团队内的规范、惯例对团队来说非常重要，它们有助于减少不确定性C. 团队的领导要及时诊断，把消极影响降到最低程度D. 注意不同沟通策略在不同文化中的作用5. 以下各项不属于沟通渠道的是( )。

A. 面谈沟通B. 书面沟通C. 会议沟通D. 学习沟通6. 不属于上行沟通的作用的是( )。

A. 提供员工参与管理的机会B. 营造民主式管理文化，提高企业创新能力C. 提供员工培训的机会D. 缓解工作的压力7. 有效沟通的原则不包括( )。

A. TC 原则B. 用心去听，不要在乎对方的表达方式C. 积极地去想，分析弦外之音D. 准确判断接受能力8. 进行有效沟通除了要进行正确的引导、了解和说服外，还要( )。

A. 安排各种活动B. 换位思考C. 强调自己的要求D. 注意安全隐患9. 本位主义常常是( )。

A. 客户交流的障碍B. 实现营销目标的障碍C. 横向沟通的障碍D. 纵向沟通的障碍10. 秘书所涉及的沟通工作绝大多数是( )。

A. 与上司的沟通B. 与营销部门的沟通C. 与客户之间的沟通D. 人与人之间以及组织之间的沟通11. 下列不属于以沟通手段分类的沟通形式是( )。

A. 书面语言沟通B. 态势语言沟通C. 口头语言沟通D. 横向沟通12. 管理沟通的最主要形式是( )。

A. 上行沟通B. 现行沟通C. 下行沟通D. 群体沟通13. 能最快获取答案的提问形式是( )。

秘书写作思考题参考答案

第一章作者意识1．解释下列名词。

法定作者：法定作者指写作主体是依法成立并具有法人资格的组织，这一组织必须是依法成立的，能以自己的名义发出公文、能行使相应的权利并承担相应义务的机关和法人代表。

法定作者在撰写文稿时，在内容上必须忠于法定作者的意图，在形式上必须严格遵循规范的行文格式，决不能我行我素，自行其是。

代言作者：代言作者是指以撰稿人的身份参与写作活动的作者类型。

在写作实践中，代言作者实际上存在两种形态。

一种是代言人以助手身份参与写作，如秘书代表法定作者撰写公文，代领导写讲话稿。

一种是代言人以执笔服务者的身份帮助他人完成某项写作任务，常常根据服务对象的要求，记录对方的口述内容。

如代他人起草书信、合同，撰写起诉状、答辩状等。

前一种形态属于秘书写作的范畴，后一种形态属于应用写作的范畴。

读者期待：所谓读者期待，就是在读者阅读前和阅读过程中，由于主观的和客观的、过去的和现时的诸多因素影响，形成的某种认知结构，对文章充满的某种诉求。

这种期待决定或影响着读者接受的方向和层次、接受的质量效果，也制约着作者的审美倾向、思维方式、表达语体。

撰稿者：撰稿者的称谓实际上是在与作者这个概念的比较中产生的。

撰稿者不具备文学作者“率性抒写”的自由度、灵活性，不具有法定作者的“制定、决定”的权利。

从宏观上看，秘书写作的作者实际上就是撰稿者。

当然，秘书作为撰稿者和自由撰稿者不同，秘书是固定的撰稿者，秘书的服务对象是固定的，秘书为其服务的对象写作。

2．简述秘书写作与目标管理的关系。

答：目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。

目标管理认为：管理者应该通过目标对下级进行管理，组织最高层管理者确定了组织目标后，必须对其进行有效分解，转变成各个部门以及各个人的分目标，管理者根据分目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩。

通常，秘书机构、秘书组织、秘书职业都是为了实现组织的管理目标才设立的，秘书工作及秘书写作是组织宏观管理目标的具体分解或转化环节。

《秘书学概论》复习思考题参考问题详解

《秘书学概论》复习思考题参考答案以下按照教材章节的顺序及各章复习思考题的顺序，根据教材内容给出问题的参考答案要点。

这些问题理论性较强，不要求学生死记硬背，而是应该融会理解，逐渐加深对秘书职业、秘书工作的认识。

第1章绪论1．要点：（1）服务领导直接化（2）业务知识专门化（3）工作效益间接化（4）秘书工作职业化（5）资格认定制度化（6）秘书人员女性化（7）从业人数扩大化2．要点：（1）对秘书学基本理论的研究（2）对秘书人员的研究（3）对秘书具体业务的研究（4）对秘书专业技术的研究（5）对中外秘书史的研究（6）研究秘书学与相邻学科的关系的研究3．（1）领导科学是以领导活动为研究对象，探讨领导活动的特点和领导活动产生、变化、发展规律的科学。

它主要是研究领导与被领导之间的关系变化规律，领导如何决策的规律，领导机构的设置、运转、科学化和用人规律，科学的领导方法和领导作风等。

秘书工作历来在领导工作中占有重要地位，虽然领导与秘书的关系是领导与被领导的关系，但秘书的基本职责是领导的参谋与助手，处在一种辅助领导工作的特殊位置上，秘书工作的好坏会直接影响到领导活动的效果。

领导科学与秘书学在研究对象上既不能相互替代，但却又有着许多不可分割的联系。

也就是说，秘书工作不能离开领导工作而独立存在，与领导科学的结合无疑能够更好地促进秘书学研究的发展。

（2）文书学是研究文书的形成与运行规律的科学。

档案学是研究档案的形成与运行规律的科学。

文书学与档案学是两个关系极为密切的学科，文书是档案的前身，档案是文书的归宿，二者的研究对象是同一事物的不同阶段，最后在文书立卷过程中达到有机结合。

而通过文书处理和档案管理来为领导服务正是秘书工作的重要内容，同文书与档案打交道也是秘书人员的基本技能。

因此研究秘书学也同样离不开文书学、档案学。

秘书学可以借鉴文书学、档案学中关于文书的立卷存档、鉴定保护、整理利用等一整套的理论和方法来研究秘书资料的收集和整理；反过来秘书工作中文书处理质量的提高，又会给文书档案工作带来很大方如便利。

秘书沟通与谈判练习题一

秘书沟通与谈判练习题一一、填空题1．沟通是一个、和理解过程。

2．沟通首先是的传递。

3．如果信息接受者对信息内容理解与发送者不一致，就有可能导致和信息失真。

4．有效的沟通，应该是信息经过传递后，接收者所能感知的信息应与发送者发出的信息完全一致。

5．沟通过程中的主要要素有发信者、信息、编码与译码、渠道、、、、。

6．沟通的环境又包括物理环境、、、。

7．组织外部的沟通主要表现为组织与政府的沟通，组织与的沟通，组织与外部顾客的沟通等等。

二、名词解释1．沟通：2．文化环境：三、案例分析1．某公司经理王总交待他的秘书小林处理几封客户邮件。

其中有一封是客户的投诉邮件，总经理特地叮嘱小林，要好好地与客户沟通，解答客户在信件中提出的问题。

小林仔细看了邮件之后，拨打了邮件中客户留下的联系电话，但没人接听。

随后，小林将客户提出的问题做出了书面解释，并用电子邮件的形式回复给客户。

下班前，王总问小林，事情处理得怎么样，小林回答：“我已经很好地与客户做了沟通。

”问题：结合本节所学的内容，说说小林是否已与客户做了完善的沟通？为什么？2．背景材料你所在的公司要举行一次新闻发布会，而你是此次新闻发布会的负责人，在发布会当天，到场的新闻媒体数量远远超过了你们公司的预计，而且许多媒体并没有你们发的邀请函。

由于人数众多，导致会场拥挤、混乱，现场座位不够，事先准备的资料、礼品也不够，影响了发布会的秩序。

此时，你应做哪些方面的沟通？怎样使发布会顺利进行而又维护了企业形象？要求：（1）分小组讨论，将讨论的结果做演示。

（2）思考在与外部沟通时，应注意哪些问题，如果此次发布会的问题处理不好，会对企业形象产生哪些影响？一、填空题1．根据沟通有无反馈沟通类型分为，根据沟通所借用的媒介的不同又可划分为，根据沟通是否需要第三者传递又可划分为。

2．物件操纵也属于沟通的一种，是人们通过物体的运用和环境布置等手段进行的沟通。

3．在组织内部，根据信息流向，可以将沟通分为、、。

秘书基础配套练习（含答案）第六章沟通协调

第六章沟通协调　一、填空题1．能否恰当地分工，和谐地配合，决定着组织的功能和效率。

　2．沟通是信息的传递，是手段；协调则是沟通的目的，是结果。

　3．协调从字面上解释就是同心协力，配合适当的意见，是一种行为状态，也称为协调状态。

　4．从现代管理学的角度讲，协调就是使一系统内各相关的组织与个人的活动趋于同步化与和谐化的一种控制，是一种行为，也可以称为协调行为。

　5．寻求异同主要有以下几种分析方法：差异性分析、共同性分析、因果分析。

6．在保持协调状态的组织内部，各子系统在整体配合条件下发挥出的效能为最大。

7．组织首脑机关与各子系统、各相关方面之间保持畅通无阻的信息沟通，组织才能保持整体协调。

　8．差异性越大，失调越严重。

协调的难度就越大；反之，共同之处越多，协调也就越容易成功。

　9．秘书的沟通协调也就是一种调解矛盾的过程。

　10．命令式协调一般是领导人采用的协调方式。

　11．突变是指原结构顷刻瓦解、由新的结构取而代之。

　12．会签是指会稿以后各相关部门负责人签字认可的过程。

　二、判断题　1．能否恰当地分工，和谐地配合，决定着组织的功能和效率。

（√）2．沟通是信息的传递，是手段；协调则是沟通的目的，是结果。

（√）3．协调仅是一种行为。

（×）4．协调的控制程度没有管理的控制程度强。

（√）5．失调状态都浮在表面。

（×）6．差异性的共同之处越多，协调就越难。

（×）7．寻求异同必须在各相关方面具有可比性的前提下进行才有意义。

（√）8．附属性是秘书沟通协调工作的首要特点。

（√）9．在管理体系内，秘书有法定的支配性权力。

（×）10．秘书的沟通协调工作也就是一种调解矛盾的过程。

（√）三、单选题　1．几个单位领导各执一说，互不相让，这种不协调状态是（B）造成的。

　A．新旧体制矛盾B．权益矛盾C．主观认识矛盾D．历史与现实矛盾　2．秘书依据决策对本单位人力、财力、物力进行统一支配，平衡安排属于（B）。

秘书实务思考题 (2)

3.简述秘书在上司出差途中和出差返程后应做的工作。
4.假如你的上司即将出国旅行，请列一份出国旅行事务办理清单。
第十一章
1.公共关系实务主要包括哪些内容？为什么说公关工作是秘书机构的一项常规工作？
2.公关意识包括哪些内容？
3.秘书应该树立什么样的职业形象？
4.试述公务接待各个环节的礼仪要求。
第十二章
1.秘书值班有哪些具体要求？
4.对调查材料进行研究常用哪些方法？试述各种方法的作用和特点。
5.请选择一个有意义的调研课题，运用本章提供的有关知识，在老师指导下进行一次调研实践(组成调研小组，集体完成调研任务)。
第五章
1.什么是信息?它有哪些主要特征?秘书机构的信息工作有何重要意义?
2.秘书机构的信息工作有哪些基本要求?信息对领导决策有何重要作用？
3.信访工作必须遵循哪些原则？这些原则对秘书提出了哪些要求？
4.根据信访工作的一般程序及其要求，通过计算机网络或书籍查阅各个程序阶段(含对信访信息分类统计、综合研究和专报利用阶段)要求使用的信访文书种类、名称、体式及其内容，分析说明其编写方法和研究分析方法。
5.当前,在我国经济快速发展的同时,却出现了群体上访、越级上访、重复上访空前增多的现象。请您结合第一节中“信访工作的意义”，谈谈做好信访工作的重要性，并从经济社会、行政执法、信访人和信访工作等方面，阐述出现这种现象的原因及应对措施。
3.什么是协调工作？协调工作在管理系统中有何作用？
4.秘书机构协调工作的主要内容有哪些？
5.你在日常生活、工作中都遇到或看到哪些需要协调的现象？你或别人是怎样进行协调的？你认为除了教材介绍的协调方法，还有哪些方法？
第八章
1.什么是信访？信访工作或信访活动的六个基本要素是什么？

秘书实务思考题

第一章文字工作思考题及参考答案1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？答：可以概括为“四性”：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。

2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？答：(1)各种法定公文。

(2)其他通用文书：包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等；规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约；工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。

这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。

(3)商务文书和公关礼仪类文书：包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。

公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。

(4)上司讲话稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。

(5)媒体署名文章：供报刊发表的文章（通常署本单位领导的名或直接署单位名)。

(6)新闻报道。

3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？答：(1)准确反映上司意图。

(2)内容符合法律政策。

(3)观点明确、逻辑严密。

(4)内容实在、篇幅简短。

(5)语言规范、行文得体。

4.简述文稿撰拟的一般过程。

答：(1)文稿起草前的准备（包括思想准备、材料准备、拟定提纲）。

(2)初稿的撰拟。

(3)文本的校核、检查和修改。

(4)文稿的审核、签发和定稿。

5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具体要求？答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。

具体要求有：（1）备好记录工具，准备随时记录，（2）培养倾听和判断能力，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录，（4）科学地制作表格。

三级秘沟通基础

三级秘书——《沟通基础》练习题不定项选择1、网络沟通的主体有（）。

（03.06）（A）管理者（B）员工（C）企业（D）网络沟通环境2、网络沟通包括的主要形式有（）。

（03.05）（A）网络电话（B）网络传真（C）网络新闻发布（D）电子邮件3、网络沟通使组织与企业接收的信息剧增，但伴随而来的问题是（）。

（03.05）（A）信息沟通渠道不畅（B）信息呈超负荷态（C）企业太注重网络沟通（D）企业主导地位被弱化4、管理沟通的最主要形式是（）。

（05.05）（A）上行沟通（B）现行沟通（C）下行沟通（D）群众沟通三级秘书——《沟通基础》练习题参考答案1 ABD2 ABCD3 B4 C2010年5月秘书资格考试(三级)理论知识部分试卷第二部分理论知识(26-125题，共100道题，满分为100分)一、单项选择题（第26题～第85题，每题1分，共60分。

）26. 叙述是表述人物的经历、行为或( )。

A、事件发生的时间、地点B、事物发展变化的结果C、事件发生的原因、结果D、事物发展变化的过程27. 在有重大传染疾病流行时，为避免传染和交叉感染可采用( )。

A、项目团队工作模式B、弹性时间工作模式C、在家工作模式D、交叉工作模式28. 计算机速记与手写速记功能相同的是能够( )。

A、传递信息B、交流语言C、存储语言信息D、记录语言信息29. 关于文章运用语言的标准必须平实的理解，不正确的一项是( )。

A、平易实在B、朴素规范C、明白流畅D、通俗易懂30. 在Excel中，如果输入“0 1/9”，则在单元格中会出现( )。

A、1月9日B、1/9C、# # # #D、FALSE31. 对会议的评估应做到( )。

A、淡化宣传B、避免定论C、科学高效D、澄清事实32. 按新的办公模式要求，不需要与其它员工或客户有太多的接触，可安排在家完成工作内容的人员是( )。

A、行政事务人员B、研发部门的科技人员C、销售人员D、财务人员33. 关于开放式办公室优点的描述，不正确的是( )。

《秘书公关与礼仪》思考题及案例分析参考答案(第八章)(编辑定稿)

1．秘书在办公室中应如何运用礼仪处理好人际关系？答：秘书的日常工作离不开与各类公众的联络交往，人际关系的顺畅是有效开展工作的前提。

秘书在处理与上下左右的公众关系中，必须“礼”字当先，严格遵守真诚尊重的礼仪原则，摆正位置，把握与各类公众交往的不同特点和要求。

第一，要学习运用好与上级领导相处的礼仪。

做到尊敬忠诚领导，维护上级权威；做好本职工作，确保遵章守法；主动请示汇报，出必告返必面；关心上司生活，把握交往尺度；正视上司批评，巧妙参谋补台。

第二，要学习运用好与下级相处的礼仪。

做到责权分明，以身作则；平等尊重，善待下级；明晰下情，沟通协调。

第三，要学习运用好与其它同事相处的礼仪。

珍惜同事友谊，真诚平等交往；树立合作意识，加强沟通协作；淡泊名利奖赏，维护同事利益。

2．名片有哪些用途？要使名片具有推介信的功能，应怎样操作？答：名片是现代社会中一种重要的社交工具，发挥着“社交身份证”等多种作用。

有拜会他人的通报的作用，有初次交往时的介绍自己的作用；有作为通讯档案的作用；有替代介绍信的作用；还有用于业务宣传等用途。

如果介绍自己的友人或下属去见另一人，而自己又不能同行，可以取出一枚自己的名片，并在左上角向内摺角，在姓名的左下方用铅笔写上“敬介”字样，把它放在友人或下属的名片上面，用曲别针别上，然后装入信封，交由友人或下属面呈要见的人。

请他人替自己去见某人，同样可以请其带去一张自己的名片作为介绍。

3．握手应注意哪些礼节与禁忌？答：握手过程中应注意以下几方面：第一，感情比较激动时，可加握双手或抚臂、拍肩等。

但要注意这种握手方式有时会给人以作秀的感觉。

秘书在使用这种方式握手的时候，一定要真诚，发自内心地亲近和激动。

异性之间要避免使用这种动作。

第二，握手时应掌心相对。

只把指尖伸给对方，或只去握对方的指尖，容易给对方以漫不经心、无心交往或盛气凌人的印象。

第三，要适当控制握手力度、时间和动作幅度，“过”与“不及”都失礼。

不要“折筋断骨”式地把对方的手拉过来、推过去，或上下左右不停地抖动；也不能手不摇动、不用力，即俗称的“死鱼式握手”。

秘书学概论杨锋思考题答案 (29)[2页]

7．秘书如何处理与同事的关系？答：秘书处理好与同事的关系必须做到：第一，尊重同事。

尊重是秘书处理好同事关系的基础。

秘书作为领导信任的助手，消息灵通，人际关系广，比起办公室其他同事地位要高。

为此，要防止傲慢、优越感。

当秘书向同事传达领导指令时，要注意态度和语气，不能以“二首长”自居。

秘书对同事的尊重可表现在多方面，如对同事的思想、观念、态度、需求有较强的认识，敏锐地洞察别人的真正需求和真实动机，使别人感到自己善解人意。

又如尊重同事的隐私也是尊重同事的一个方面。

第二，关心同事。

秘书必须认识到，工作要顺利进行并取得成果，领导的信赖固然重要，但同事的支持和合作也必不可少。

秘书要取得同事的支持和合作，就应该主动地、真诚地关心同事。

工作上应多体谅同事的难处，尽力给予帮助。

还应关心同事的生活，多与同事接触，增加了解，消除隔阂，促进友好关系的形成。

第三，宽容随和。

办公室同事年龄、性别、学识、专长、能力、性格各异，导致一方面同事之间通过相互合作，取长补短，可发挥群体智慧和力量，做好工作；另一方面，同事之间在生活和工作中的分歧在所难免。

对此，秘书要宽容，在工作中要耐心倾听同事的意见，采纳正确意见，对不妥的意见应以诚恳的态度与同事商讨，争取使同事接受自己的观点。

同事一时不理解，要允许其保留意见，不应该把自己的见解强加于人。

这样有助于相互之间形成平等、融洽的关系。

第四，乐于助人。

秘书应当乐于助人，平时要与同事互通信息，关注同事的工作进展，必要时热情相助。

在领导面前要多讲同事的优点、长处，避免议论同事的缺点。

当同事与领导或他人发生矛盾时，尽力帮忙疏通化解，不应袖手旁观。

秘书还要多关注同事的工作条件和福利，发现问题，及时向领导提出建议，以改善大家的工作条件和福利待遇。

秘书学概论杨锋思考题答案 (32)[2页]

3．简述秘书协调工作方法的类型。

答：（1）会议协调是一种正式协调方法，是秘书协调工作中最常见、最基本的方法。

会议协调围绕特定主题，面对面地沟通，开拓思维，集思广益。

协调会议吸收与工作有关的组织和人员共同参加，顾及方方面面的权益，防止独断专行。

（2）走访调研协调法对不宜召集会议形式的协调事项, 可直接与被了解的人接触, 就反映的问题或某些工作,耐心听取对方的意见和看法。

通过讨论获得统一或部分统一的结论。

涉及几个部门的事项还应广泛走访分别协商达到统一。

（3）征询协调法也叫转单协调法。

是指对于某些工作,如制订计划、修改文件、协调进度等，都可以通过由有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成协调任务。

一般均由秘书传递转单文件、计划讨论稿、某些商议材料等,秘书还要整理经数个部门领导或有关部门人员阅签后的意见, 集中起来形成相对一致的意见,向领导汇报。

（4）政策法规协调方法，是以系统完备的政策法规体系为依据的协调方法。

政策法规既是各级各类组织开展各种活动的依据和标准，也是管理事务、调整工作活动过程的精神成果。

（5）会稿协调法，指若干相关部门和个人，为处理相关问题，就所认同的内容与合作的事项等共同撰写文稿的过
程。