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秘书工作中的沟通技巧

秘书工作中的沟通技巧

秘书工作中的沟通技巧秘书工作中的沟通技巧:把握好角色,不越权越位秘书工作中的沟通技巧:把握好方法,不以权压人在协调过程中利用领导人的影响力是十分重要的,特别是在被协调者意见难以统一的时候,传达权威领导人的意见,常常能使问题迎刃而解。

但这种方法只能在必要时慎重使用,尽可能少用。

协调的主要手段是协商,应以平等的态度倾听各方意见。

不能因为你是协调的主持者,就以领导自居,自以为是,听到不同声音就进行打压,那样必将引发对立情绪,给以后的协调工作制造障碍。

秘书工作中的沟通技巧:把握好分寸,不把简单的问题复杂化在协调工作中,需要把握好分寸,做到“四不”:不把复杂的问题简单化,不把简单的问题复杂化,不把小事扩大化,不把明白的事情神秘化。

在办公室的日常工作中,需要协调的事,无时不有,只要脑勤、眼勤、腿勤,随时注意发现需要调节的问题,说几句调节的话,便可把矛盾化解在萌芽状态。

涉及重大原则的事、权力或利益冲突较大的事、具有广泛群众性的事,需多方听取意见,公开处置。

一般的、发生在日常工作中的责、权、利不平衡的事,处理时应是能私下解决的就不公开解决,能会下协调的就不开协调会,即便需要开会协调的,也应在条件具备时、在宽松的环境中来召开。

秘书工作中的沟通技巧:把握好火候,既不失时机也不急于求成要搞好协调,时机十分重要。

抓住有利时机,就可取得事半功倍的效果。

当不同部门急需完成同一任务,工作又难以有序展开时,我们需及时出面理顺关系。

当时机不成熟,若此时十分勉强地去统一认识,统一行动,反而会扩大矛盾,容易形成误解或成见。

掌握沟通的时机是非常重要的,善不善于捕捉沟通的良机,是反映秘书工作者思想水平和工作能力的重要标志。

秘书沟通交谈礼仪

秘书沟通交谈礼仪

秘书沟通交谈礼仪推荐文章轻松搞定领导的沟通技巧热度:不善于沟通怎么办热度:人际沟通技巧心得热度:如何与孩子沟通交流热度:当夫妻双方无法沟通怎么办热度:秘书最常用的就是沟通礼仪了,那么你知道沟通礼仪有那么规范吗?下面店铺给大家介绍关于秘书沟通礼仪的相关资料,希望对您有所帮助。

秘书沟通礼仪(1)语言与话题的选择在对外交往中,选用的语言是有讲究的。

在正式的官方活动中:需要使用本国的国语,以体现国家主权的尊严。

在非官方的商务活动中:可以使用国际通用的语言或是双方都懂的语言,或者配备翻译。

话题的选择,不仅仅是技巧问题、礼仪问题,有时甚至可以成为政治问题,以致造成外交方面的纠纷,所以务必要小心.以下的话题,是应该避开的:①政治话题。

②个人隐私问题。

③非议他人④庸俗下流的话题。

(2)谈话的态度在对外交往中,我们总会发现双方的观点、处理问题的方法有许多不同之处。

在谈话态度上表现在以下几个方面:①诚恳坦率。

②明确直率。

③坚持原则。

(3)声音与语气在涉外工作中,秘书特别要注意控制自己的音量。

中国人说话的声音一般比较大。

但在国际礼仪中,以说话声音适度为有修养。

所谓的适度:是以能让参加者听清而不影响其他的人为准,这样的音量相对于中国人来说是偏低的。

另外,语气很重要:一方面语气要体现礼貌,多用谦词敬语;另一方面,不论对方单位规模多大、多么著名,己方也要不卑不亢,不能曲意奉承、委曲求全,以至于丢失了自己的人格和国格。

(4)倾听者的礼貌作为倾听的一方,相对比较被动。

倾听者应该学会从谈话中获得有益的信息。

作为倾听者,要和说话者有眼光上的交流和语言上的呼应。

五、姿态举止的礼节1.正确的站姿、坐姿、行姿正确的站、坐、行姿态是其他礼节的基础,是举止正派的表现。

正确的站姿关键要把腰挺直,收腹、挺胸、收臀;头要正,要有向上顶的感觉,目光平视前方,双臂自然下垂;腿要并拢,脚后跟要贴紧,脚尖微微外撇。

男性的腿可以分开一点。

不可以靠着墙或门框站着,这样容易让人觉得散漫、懒惰甚至不正派。

《秘书职业概论》第六章 秘书的沟通与协调工作

《秘书职业概论》第六章  秘书的沟通与协调工作
(4)群众关系的协调 秘书的工作性质决定了秘书人员要与各方面的群众打交道。协调好群众与单位的关系, 使群众对单位有一种向心力、凝聚力和归属感,是群众关系协调的努力方向和目标。
第六章
秘书的沟通与协调工作
第二节 秘书的协调工作
二、协调工作的原则
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服从全局原则
实事求是原则
平等协商 原则
第六章
第六章
秘书的沟通与协调工作
第一节 秘书的沟通工作
二、有效沟通的原则
1.可信赖性原则 2.一致性原则 3.内容的针对性原则 4.明确性原则 5.持续性原则 6.渠道恰当性原则
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第六章
秘书的沟通与协调工作
第一节 秘书的沟通工作
三、沟通的基本方法与技巧
积极倾听, 做好记录
1
2
有效的提问
把握好沟 通的时机
第六章
秘书的沟通与协调工作
第二节 秘书的协调工作
第 13 页
2.关系协调
(3)同级关系的协调 同级部门的协调往往是处理某个问题,涉及几个相关部门的管理权限时,由秘书部门代 表本单位向相关部门说明情况、沟通信息、征求意见和交换看法。认识基本一致后,协 商制订出大家认同的方案,相关部门联名向上行文请示或向下行文决议,充分运用各部 门的管理职权协调统一地解决问题。
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第六章
秘书的沟通与协调工作
(四)协调工作中的语言技巧
第二节 秘书的协调工作
以情动人。说服别人的时候,有时激起对方的感情比激起对方 的理性思考更为有效。
巧妙利用数字。在对列举的事实作精确的统计时,设法让干巴 巴的数字生动起来,会有更强的说服力,并给人以更深的印象。
重复强化。把一件事重复申述是加深对方认识的常用方法, 特别是那些新鲜的观点。

秘书的沟通协调工作

秘书的沟通协调工作

秘书的沟通与协调工作【知识要求】1、了解秘书沟通与协调工作的内容;理解沟通与协调的概念和内容,2、了解秘书协调工作的内容和方法以及进行协调工作的原则;3、熟悉沟通与协调的基本步骤和方法,4、了解造成沟通障碍的原因;5、认识秘书协调工作的重要性,有懂得秘书具备较强协调能力才能胜任秘书工作的意识。

6、理解协调的概念和基本原则;熟悉协调的基本步骤和方法。

【能力要求】1、掌握沟通与协调的原则和技巧,掌握不同关系协调的程序与方法,能够按照沟通与协调的基本步骤和方法进行沟通、协调;2、能够正确处理上下级和平级的关系,并与他们和谐相处。

【案例引入】〖案例1〗小李:我们领导今天对我发了一通脾气,说我目无领导,让他难堪。

小张:什么事你让他下不来台?小李:他刚进外事处工作,没有谈判经验,但又不虚心向即将离任的老处长学习,撇开老处长自己另搞一套,结果外方不想跟我们合作了。

老外希望跟原来的处长谈。

我把外方意见翻译给他听了,他说,不谈拉倒,抬起腿就要走。

我提醒他这次谈判是在前二次谈判基础上进行的,要珍惜前二次谈判成果,要注意自己的社交礼貌。

他马上说我目无领导……。

连ABC都不懂,还当外事处领导?小张:你很傻,不管他有没有本事,懂不懂A、B、C,他是领导,你就听他的,你是秘书,领导怎么说,你就怎么干,这样能讨领导喜欢,不会下岗……。

问题:1、秘书小李应如何处理协助领导谈判这件事?2、如何正确处理与领导的关系?(资料来源:《百度网站·2008-5-18 14:11)〖案例2〗某省委决定于某月某日召开一次重要会议,省委主要领导同志指定省委的C领导同志一定要参加。

交办此事的一位办公厅领导同志还特别交代,要提前发通知,以便于C 领导预先安排工作等等。

值班同志马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到C领导的秘书,并要他及时向上汇报。

但到开会的前一天,C领导有事与主要领导通电话,电话中C领导说:“没有接到通知,我已安排明天有会,有几十人参加,怎么办?”那位主要领导马上找发通知的值班室查问,经查实,某月某日某时已通知到C的秘书。

秘书如何提高自身的社交交际能力

秘书如何提高自身的社交交际能力

秘书如何提高自身的社交交际能力在当今竞争激烈的职场环境中,作为一名秘书,拥有出色的社交交际能力是至关重要的。

这不仅有助于更好地协调工作、处理人际关系,还能为职业发展打下坚实的基础。

那么,秘书如何提高自身的社交交际能力呢?首先,良好的沟通技巧是秘书提高社交交际能力的基石。

清晰、准确、有礼貌的语言表达是与他人建立有效沟通的关键。

秘书在日常工作中,无论是与上级领导交流,还是与同事、客户沟通,都要注意措辞的恰当性和语气的温和性。

避免使用模糊不清或容易引起歧义的词语,尽量用简洁明了的语言传达信息。

同时,要学会倾听,给予对方充分的表达机会,不随意打断,通过眼神交流、点头等肢体语言表示关注和认同。

在交流过程中,还要注重非语言信息的传递,比如保持微笑、姿态端正,展现出自信和亲和力。

其次,提升自身的情商对于秘书来说尤为重要。

要能够敏锐地感知他人的情绪和需求,并做出恰当的回应。

比如,当领导工作压力大、心情不佳时,秘书要能察言观色,通过贴心的服务和适当的安慰来缓解领导的情绪。

在与同事合作中,要理解他人的立场和观点,尊重差异,避免因意见不合而产生冲突。

当面对客户的抱怨或不满时,要以平和的心态耐心倾听,表达理解和歉意,并积极寻求解决方案,让客户感受到被重视和关心。

另外,丰富的知识储备也是提高社交交际能力的重要因素。

秘书需要了解各方面的知识,包括行业动态、时事热点、文化艺术等,这样在与不同背景的人交流时,都能找到共同话题,展开有意义的对话。

通过不断学习和积累知识,能够拓宽视野,增强自信心,使交流更加顺畅和深入。

例如,在参加商务活动时,如果对相关行业的发展趋势有一定的了解,就能与业内人士进行更专业的交流,提升自己在他人眼中的形象。

再者,积极参与社交活动是锻炼社交交际能力的有效途径。

秘书可以参加行业研讨会、培训课程、社交聚会等,扩大自己的社交圈子。

在这些活动中,主动与他人交流,结识新朋友,学习他人的社交技巧和经验。

同时,也可以通过参与团队合作项目,与团队成员密切配合,提高沟通协作能力和解决问题的能力。

秘书沟通常识:沟通中应注意的问题.docx

秘书沟通常识:沟通中应注意的问题.docx

---真理惟一可靠的标准就是永远自相符合秘书沟通常识:沟通中应注意的问题一、选择合适的方式1、直接沟通在一般情况下,秘书应选择直接的方式与对方沟通,只有在不得已1的情况下通过第三方传话与对方迂回沟通。

一般来说,如果双方关系密切,有一定的交情,交流的内容又不希望被另外的人所知道的话,那就采用直接沟通的方式进行交流。

如果你与对方关系不太密切,你又认为对方不太好打交道的话,那就请朋友帮忙,用间接的方式迂回沟通。

秘书在直接沟通过程中有些问题应当注意。

比如总经理直接让你调查某件人事纠纷,虽然你上面还有办公室主任,但由于事属机密,所以,你调查的结果还是应该直接向总经理汇报,不适合由主任转给总经理。

你越级向总经理报告,一般来说,即使主任知道了,他也不会介意。

但是,你也不能大肆张扬,否则就有可能让主任感到没面子。

但是,如果只是一般性的工作,你就不应越级汇报,这样可以避免不必要的误会。

如果一般性的工作也越级汇报,那就会被人当作打小报告,不仅办公室主任会疏远你,其他的同事也会讨厌你这种小人行径。

如果出急情况需要立即示,那你首先要向自己的直属上司示,如果找不着,你才能越示。

不,事情理完之后,你要立即将事情的来去脉完整地向直接上司,以免造成会。

2、迂回沟通迂回沟通就是透第三方把你想的告方。

比如,秘因会而遭到理的批,如果不及明情况,自己背黑在其次,最后会影响工作。

怎么?如果直接找理明真相,理怒气未2尽,在去找他只能再挨批。

于是,秘向自己的上司公室主任明情况,主任代自己向理明自己的苦衷。

主任了解了事情的之后,可能会上找个机会向理明了情况,,罩在秘上的云上散开了。

就是迂回沟通的效果。

二、学会“ ”秘在沟通程中,特是在你在不成方点的候,你一定要注意先肯定方,比如“您的些我非常理解,不,我是不是也可以么来看⋯⋯” 种先方以肯定的方式就叫;能起到一种冲的作用,使双方不会陷入关系,你既明了自己的点,方也不会你反了他。

于雪是去年的公司裁当秘,能力有目共睹。

秘书在工作中的沟通技巧

秘书在工作中的沟通技巧

秘书在工作中的沟通技巧作为公司的秘书,沟通是其日常工作中必不可少的一部分。

良好的沟通可以提高工作效率、促进团队合作以及保持良好的工作关系。

在这篇文章中,我们将分享一些秘书在工作中的沟通技巧,帮助他们更好地完成工作任务。

1. 有效的听取对方意见有效的沟通不仅是说话者能够清晰表达想法,也包括听者可以理解对方想法的能力。

因此,秘书在工作中要能够有效地理解和倾听他人的意见。

在聆听对方时,秘书应保持专注,提出问题并确认自己的理解,以避免出现误解或失误。

在听取完毕对方的意见后,秘书可以提出自己的建议或反馈,以促进更好的工作合作。

2. 清晰而简洁的沟通方式有效的沟通需要秘书清晰明确地表达自己的意见和要求。

使用简明扼要的语言可以让对方更快速地理解和回应,同时也可以避免不必要的歧义。

秘书可以在书写和口头表达中应用这种策略,以确保他们与同事之间的信息传递效果更佳。

3. 应对负面反应尽管秘书会尽力确保与同事之间的工作氛围积极和谐,他们还是会面临各种各样的情况,如同事的挑衅、负面反应或者是不满情绪。

在这种情况下,秘书们需要冷静地处理面对的问题,并采取有效的方式解决问题。

秘书可以采用沟通技巧,比如说积极倾听、耐心与同事交流,以缓解紧张情绪并加快问题解决。

4. 选择恰当的沟通工具正确地选择沟通工具以达到与同事之间更好的沟通效果也很重要。

秘书们可能会使用的工具包括电话、电子邮件、聊天应用程序等等。

在选择工具时,秘书需要考虑消息的重要性和急迫程度,以选择正确的沟通工具。

例如,在需求更迫切的情况下可以使用电话或即时通信工具来进行及时沟通。

5. 提供帮助秘书应时常关心同事们的需要,主动提供帮助。

当同事有需要帮助时,秘书要尽力提供资源、支持并指导,以帮助其顺利地完成工作任务。

此外,秘书应保持积极的工作态度,用鼓励和赞美的话语来表达自己的支持和感激。

6. 关注工作进展最后,秘书应时常关注工作进展情况。

通过及时了解工作进展情况,秘书可以快速地回应同事的问题和需要。

论文秘工作者的沟通能力

论文秘工作者的沟通能力

现代经济信息62论文秘工作者的沟通能力吴芷菁 河南省劳动干部学校摘要:文秘工作是一个公司或一个机关单位实现机关职能的重要手段,也是领导者做好日常工作的重要辅助部分。

文秘工作上承领导下接公司职能部门,是领导者与公司员工之间的纽带。

可以说,一个好的文秘工作者能够提高公司的日常领导工作效率,而一个好的文秘工作者需具备的素质之一就是拥有良好的沟通能力。

良好的沟通能力可以在传递信息的过程中利用各种沟通技巧,做好与领导、同事、客户之间的沟通与信息传达。

沟通能力对于文秘工作者能否做好本职工作极其重要,而沟通能力也需要从不同的方面来进行提升。

从与领导、同事、客户不同群体沟通面临的不同角色出发,分析所需沟通能力与技巧,得出针对性地沟通能力提升策略。

关键词:文秘工作;沟通;技巧中图分类号:C931.46 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2019)021-0062-01文秘工作者的沟通能力与人际间共通的沟通能力既有相同之处也有独立的特色。

在表达能力、倾听能力、设计能力三个沟通能力中,文秘工作者在面对不同沟通客体时需要着重体现其中某个方面的能力。

比如,在与领导沟通时,文秘工作者需要着重体现自己的聆听能力,做到听懂领导者的话。

在与公司同事与公司外的客户人员沟通时,要着重体现自己的表达能力,做到传达对领导的话。

在日常的文秘工作中,还要着重体现设计能力,知道什么能说,什么不能说,该怎么说等问题。

本文就从这三个方面来研究文秘工作者的沟通能力,只有解决了面对不同沟通群体需展现的不同沟通能力这个问题,文秘工作者才能把日常的沟通工作做好。

一、文秘工作者面对领导的沟通能力(一)与领导间沟通存在的问题文秘工作者在与领导进行沟通工作时,会面临自身定位的问题、领导性格不同、正确领会和传达领导意图等问题。

具体来讲,首先文秘工作者在与领导进行沟通工作时应该时刻明确自己作为领导工作的助手定位,把领导交代的分内之事做好做精,对于领导交代之外的事情不私自处理,做好公司工作的汇报、请示工作。

秘书工作中如何提高自身的沟通能力

秘书工作中如何提高自身的沟通能力

秘书工作中如何提高自身的沟通能力在当今快节奏的工作环境中,秘书作为组织内部的重要协调者和信息传递者,拥有出色的沟通能力是至关重要的。

良好的沟通能力不仅能够提高工作效率,还能促进团队合作,增强组织的凝聚力。

那么,秘书在工作中如何提高自身的沟通能力呢?首先,要学会倾听。

倾听是有效沟通的基础,也是对他人尊重的表现。

作为秘书,在与领导、同事或客户交流时,要全身心地投入,专注于对方的话语、语气和表情。

不要急于表达自己的观点,而是要先理解对方的意图和需求。

在倾听过程中,可以适当点头、微笑或者用简短的语言回应,让对方感受到你的关注和认同。

例如,当对方讲述一个问题时,你可以说“我明白了”“原来是这样”等,这样可以鼓励对方继续说下去。

其次,要提高语言表达能力。

清晰、准确、简洁的语言表达能够让信息传递更加顺畅。

秘书要注重语言的规范性和逻辑性,避免使用模糊、含混或歧义的词汇。

在汇报工作、传达信息时,要提前组织好语言,有条理地陈述重点和关键内容。

同时,要根据不同的对象和场合,调整语言的风格和语气。

与领导交流时,要保持尊重和严谨;与同事沟通时,要亲切友善;与客户打交道时,要热情专业。

再者,要掌握非语言沟通技巧。

非语言沟通包括肢体语言、面部表情、眼神交流等,它们在沟通中往往能传递出比语言更丰富的信息。

秘书要注意自己的姿态、手势和眼神,保持良好的形象和仪态。

比如,站立或坐姿要端正,与人交流时要保持眼神的接触,微笑要真诚自然。

此外,还要学会观察对方的非语言信号,读懂其背后的情绪和态度,从而更好地调整自己的沟通方式。

另外,要增强同理心。

设身处地地为他人着想,能够更好地理解对方的感受和立场,从而建立起良好的沟通关系。

当面对他人的问题或困难时,秘书要表现出关心和理解,而不是冷漠和敷衍。

比如,同事在工作中遇到挫折,你可以说“我能理解你现在的心情,我们一起想想办法解决”,这样可以拉近彼此的距离,增强沟通的效果。

提高沟通的灵活性也是非常重要的。

秘书基础知识第三章沟通基础

秘书基础知识第三章沟通基础
2、预期反应,主观片面; 3、注意力分散,心猿意马; 4、匆忙下结论。缺乏耐心; 5、对某些信息习惯反感,产生迅速反映; 6、试图回避推托,怕负责任; 7、工作随意,缺乏主动思考。
秘书基础知识第三章沟通基础
(4)实现有效倾听的准备
沟通时应全神贯注的倾听; 排除杂念专心致志的倾听; 只评判对方提供的信息,不批评对方; 准备好记录用的纸和笔。
秘书基础知识第三章沟通基础
2.横向沟通中的障碍
秘书在接待中要正确倾听来访者的要求,及时 作出回应并引导客户完成预期目标。
倾听中要排除杂念,专心理解对方的语意,用 适当的体态语鼓励对方表达,及时调整好情绪对所 听信息进行思考回馈,并做好记录。
秘书基础知识第三章沟通基础
•秘书在倾听中应做到(录像题常考)
1、经常检查自己的倾听习惯; 2、适时沉默,用关注的面部表情鼓励对方表达自己的
秘书基础知识第三章沟通基础
(五)需要沟通的工作关系
1.与客户沟通
(1)首先要会区别对待客户。主要包括: 是新客户或老客户,进行有效的沟通。 是内部客户或外部客户,始终贯穿尊重和平等服
务思想。
(2)其次秘书要会及时准确发现客户需求。主
要包括: 不同的客户需求 掌握了解客户需求的方法:(访谈、调查问卷、
秘书基础知识第三章沟 通基础
2020/11/30
秘书基础知识第三章沟通基础
•第一节 沟通的基本概念与内容
重点一:什么是沟通
l 沟通:是一种信息交换的过程,是人们为了 既定的目标用一定的语言符号、把信息、思想 和情感进行传递的过程。
秘书基础知识第三章沟通基础
• 障碍
•信息源
•信
•通


•信息 •接受人

秘书沟通

秘书沟通


秘书乙:“你感到很难受,因为你已经非常 努力地争取,但还是没有做成这单业务。” 秘书丙:“你投入了这么多精力和时间在这 单业务上,却由于始料未及的原因没能成功, 一定非常难过,但整个过程中你积累了丰富 的经验,并注意加强公司内部的沟通协调, 今后的展业一定会顺当很多,公司内部协调 方面以后我们加强配合!
案例

当一个生气的顾客说;“我上月订了那个 东西,你说这星期会到货的,今天都是周 日,却一直没到货。我看你是想占我的便 宜。”你作为秘书,你怎样以七种不同的 方式来回复这个顾客?
二、沟通的一般技巧--说


鸟不会被自己的双脚绊住,人则会被自己 的舌头拖累; (一)说的类型 社交谈话 感性谈话 知性谈话
声音技巧
热情自信 1 • 一个温和、友好、坦诚的声音 能使对方放松,增加信任感, 降低心理屏障 • 热情的展现通常和笑容联在一 起 ,将电话铃声作为开始信号, 只要铃声一响,微笑就开始 4 音量标准
• 音量太弱会令人觉得呼叫中心座 席员缺乏信心,从而导致客户不 重视呼叫中心座席员
2
语速适中
• 太快易让客户听不明白,会感觉 你在敷衍他,太慢会使客户分散 注意力,而且也浪费了双方的时 间 • 语速掌握中应注意“匹配”,即 对快语速的客户或慢语速的客户 都试图接近他们的语速
Where?

(九)影响信息传递的因素 第一个因素是过滤,指有意操纵信息 第二个因素是选择性知觉,接受者会根据 自己的需要、动机、经验、背景及其他个 人特点有选择地去看或者去听信息。


第三个因素是情绪,不同的情绪感受会使 个体对同一信息的解释截然不同。 第四个因素,语言、年龄、教育和文化背 景将影响着一个人的语言风格以及他对词 汇的界定。

文秘需要具备的基础能力范文(2篇)

文秘需要具备的基础能力范文(2篇)

文秘需要具备的基础能力范文文秘基础:沟通能力一、文秘工作为什么要重视沟通技能?沟通是人与人之间产生活力的源泉,也是人群行程凝聚力的基础。

沟通的效果和沟通对象的理解以及参与沟通的态度,程度紧密相联。

所以学会与人良好的沟通能力是秘书最基础也是最重要的技巧之一。

二、沟通的基本要素和过程1、有效沟通的基本要素:首先要有效沟通的前提,比如相互尊重、相互理解。

然后是把握沟通的关键,比如有效倾听、构建良好的倾听环境、克服倾听的障碍、实现有效倾听的准备、提问要分清类别和适用的问题形式、自信地提出要求、学会礼貌拒绝等等。

2、有效沟通有哪些原则原则:A、“7C”原则 (1)可信赖性(彼此信赖)(2)保证沟通计划与沟通环境的一致性(3)内容(准备好进行沟通的信息内容)(4)明确性(简单明了的语言)(5)连贯性(不要忽视补充新的信息内容,对客户进行必要的跟进,联系)(6)渠道(尽量选择已经有的,客户习惯用,熟练使用的信息沟通渠道)(7)准确判断接受能力(对方的接受能力了解后有针对性地表达信息)B、用心去听,不要在乎对方的表达方式(这是避免冲突的重要条件)C、积极去想,分析出弦外之音(限于一些复杂的因素影响,有些沟通目标不会被直接表达出来,这就需要我们去理会)3、有效沟通的目标:(1)说明事物(2)表达情感(3)建立联系(4)和谐工作环境4、有效沟通的过程:(1)做好沟通前的准备(明确自己的目标,对方的背景)(2)确认对方的需求(3)正确地阐述自己的观点(4)关注对方的反应(5)实施有效的提问(6)积极、认真地倾听(7)及时确认,应对(反馈)(8)适时进行总结。

以上1和4是本题的答案其它为了解或补充可以可以不答。

5、需要沟通的工作关系:(1)与客户沟通)(2)与同事沟通(3)与上司沟通三、说明秘书沟通的方法和技巧1、及时明确沟通对象(用以下两个方法来帮助自己:一是熟悉制作和使用必要的沟通记录工具;二是恰当询问回使已有的信息更具有针对性)2、了解沟通对象的行为习惯和工作风格3、正确选择沟通渠道(面谈、书面、会议、演讲、电子媒介等)技巧:面对面谈话的技巧——礼貌,尽快记住对方的基本情况语言精简明白、互动、投机和谐。

文秘沟通常识

文秘沟通常识

秘书交流沟通常识:沟通的方式一、“听”的学问无论是什么人,都要说话,也要听人家说话,因为表现自己与认识自己是我们人类的本能之一。

而语言正是我们人类相互之间交流思想、表达感情最基本的工具,所以,尽管有些人说话说得不那么好,词不达意,但并不一定讨人嫌,因为有许多人就喜欢听人家说,让人家说出自己的心里话,从而得到一种精神上的自我表现的满足。

人们的交流是从“听”开始的,所以有“听比说难”的老话。

有些秘书由于害怕上司的责备,经常对自己没听懂的地方不敢问第二遍。

当然,秘书在接受上司的指示时,精神应该高度集中,但是,对上司的指示确实有没听明白的地方或者觉得上司有些含糊其词的时候,秘书则绝对不能有半点含糊,特别是在安排工作日程的时候,对于一些时间和地点的安排,如果有不清楚的地方,哪怕是让上司说你这个人太哆嗦,你也得问个明白。

在工作中经常会出现这样一种情况,由于某件意外事情的影响,上司的工作日程被打乱,并引起一连串反应,必须调整后面各项工作的时间。

比如原定上午10点接待天成公司的赵总,现在必须推迟到下午一点半;而原计划安排下午2点去昌盛公司的计划则不得不取消……面对这种多米诺骨牌效应,秘书必须及时通知有关方面。

但是,当秘书向上司汇报与各方面联系的结果时,上司可能还在心里想着下午怎样向天成公司赵总道歉的事,显得心不在焉,所以,在这时秘书要大胆地问,必须得到上司明确的指示才行。

与“说”相比,“听”难就难在不仅要熟悉对方“说”的习惯,而且要能听出对方说话的言外之意。

所以说,要想“听”好确实不是一件容易的事情。

在“听”的时候一定要注意以下几点:1、小声附和当对方说到关键的地方或者快要说完的时候,秘书应当点点头或者小声附和,表示同意对方的说法;如果在对方说话时,你毫无表情,无动于衷,或者显得非常紧张,一动也不敢动,那对方就不明白你究竟是不是听懂了他说的意思,所以,当对方说话时,你无论如何要有所表示,让对方明白你已听懂了他的意思。

秘书沟通常识沟通能力

秘书沟通常识沟通能力

秘书沟通常识沟通能力随着企业管理的日益复杂化,秘书作为企业的重要组成部分,其工作也不再仅仅是简单的文秘助理,更需要具备较高的沟通能力,并能在企业的运作中扮演更为重要的角色。

因此,本文将主要阐述秘书在沟通中需要具备的常识和能力。

一、秘书沟通常识1.了解对方需要什么:在沟通过程中,首先要对对方有一个初步的了解,包括对方的职业、人际关系、性格特点等。

通过对对方的了解,能够更为准确的进行沟通,也更容易达成目标。

2.关注细节:在秘书的工作中,细节关系到整个团队、公司的形象。

因此,在沟通中应该注意自己的形象和语言,以示专业和精准。

3.对话交流有方向:秘书在沟通中要做到有目标、重点明确、深入思考。

要注意到对方的立场和意见,并能够清晰而有力的表达自己的想法。

4.注意非言语传递:在沟通中,非言语传递也是非常重要的部分,包括身体语言、肢体语言、声音语言等。

秘书应该注意自己的言行举止,传达出职业形象和清晰准确的沟通信息。

二、秘书沟通能力在日常的工作中,秘书有很多的沟通任务,包括对内和对外的沟通,团队的协调和组织等等,因此,要成为一名优秀的秘书,需要具备以下的沟通能力:1.良好的口头表达能力:秘书需要能够清晰而准确的表达意见和想法,以便更快地为其负责的企业创造价值。

2.有效的书面表达能力:秘书的工作质量很大程度上依赖于书面文档的质量,因此,需要具备优秀的写作能力,能够快速完成各种文稿的撰写工作。

3.聆听和解决问题的能力:秘书需要具备良好的倾听和理解能力,能够有效的解决团队成员在工作中遇到的问题和困难。

4.沟通与协调能力:作为一个秘书,需要扮演好协调者的角色,积极协调工作中出现的问题,保证事情的顺利进行。

5.敏锐的语言理解和第六感:在工作中,有时需要化解团队成员之间的矛盾,因此,秘书需要具备敏锐的语言理解能力和感知能力,很好地化解矛盾和导向团队成员间的和谐关系。

综上所述,作为一名公司的秘书,要具备较高的沟通能力和相关的常识。

秘书学中的沟通技巧与有效交流

秘书学中的沟通技巧与有效交流

秘书学中的沟通技巧与有效交流沟通是人们日常生活与工作中不可或缺的一部分。

在秘书学领域,沟通技巧和有效交流更是至关重要的能力要求。

秘书作为企业或组织中的重要一环,需要与领导、同事、客户等人进行良好的沟通,以实现工作目标并确保工作的顺利进行。

本文将探讨秘书学中的沟通技巧与有效交流,并提供一些实用的建议。

一、秘书学中的沟通技巧1.倾听技巧倾听是有效沟通的基础。

秘书需要学会聆听他人的意见、建议和需求,并且要表现出真诚的兴趣。

在与领导或同事交流时,要保持专注、全神贯注地倾听对方,不打断或中断对方讲话。

倾听也包括理解并重述对方的观点,以确保自己正确理解对方的意思。

2.语言表达能力秘书作为组织的沟通纽带,语言表达能力是非常重要的。

秘书需要以简洁明了的语言表达自己的观点,避免使用复杂或难以理解的术语。

此外,秘书还需要注意语气的选择和措辞的得当,以避免造成误解或冲突。

3.非语言沟通除了语言表达外,秘书还要重视非语言沟通的重要性。

非语言沟通包括肢体语言、面部表情、眼神接触等。

秘书应该学会观察和运用这些非语言信号,以更好地理解对方的意图并传达自己的信息。

4.电子沟通技巧在现代秘书工作中,电子邮件、即时消息等电子沟通工具的使用广泛而普遍。

秘书需要掌握合适的电子沟通技巧,包括用清晰简洁的语言书写邮件、避免使用不当的表情符号或缩写、及时回复邮件等。

此外,秘书还应该遵守企业或组织的电子沟通规范,确保信息的安全和保密。

二、秘书学中的有效交流1.有效会议管理秘书在会议中起着组织和协调的重要作用。

为了确保会议的有效进行,秘书应提前准备议程和会议材料,并将其发送给与会人员。

在会议过程中,秘书应时刻掌握会议进展,记录重要决议和行动项,并及时发送会议纪要给相关人员。

此外,秘书还需注意维持会议秩序,引导讨论,确保每个人都能充分发表意见。

2.信息管理与分发作为秘书,信息管理与分发是重要的职责之一。

秘书需要及时收集、整理和筛选来自不同渠道的信息,并将这些信息传达给相关人员。

秘书沟通常识:沟通能力

秘书沟通常识:沟通能力

‎‎‎‎秘书沟通常‎识:沟通能‎力沟通能‎力的含义一‎般说来,沟‎通能力指沟‎通者所具备‎的能胜任沟‎通工作的优‎良主观条件‎。

简言之,‎人际沟通的‎能力指一个‎人与他人有‎效地进行沟‎通信息的能‎力,包括外‎在技巧和内‎在动因。

其‎中,恰如其‎分和沟通效‎益是人们判‎断沟通能力‎的基本尺度‎。

恰如其分‎,指沟通行‎为符合沟通‎情境和彼此‎相互关系的‎标准或期望‎;沟通效益‎,则指沟通‎活动在功能‎上达到了预‎期的目标,‎或者满足了‎沟通者的需‎要。

表面上‎来看,沟通‎能力似乎就‎是一种能说‎会道的能力‎,实际上它‎包罗了一个‎从穿衣打扮‎到言谈举止‎等一切行为‎的能力,一‎个具有良好‎沟通能力的‎人,他可以‎将自己所拥‎有的专业知‎识及专业能‎力进行充分‎的发挥,并‎能给对方留‎下“我最棒‎”“我能行‎”的深刻印‎象。

因此建‎议程序员们‎在某些场合‎还是要注意‎一下仪表,‎不能邋里邋‎遢蓬头垢面‎,讲话要有‎力,要有自‎信,沟通能‎力的必要性‎人是社会的‎动物,社会‎是人与人相‎互作用的产‎物。

马克思‎指出:‎“人是‎一切社会关‎系的总和。

‎”“一个人‎的发展取决‎于和他直接‎或间接进行‎交往的其他‎一切人的发‎展。

”因此‎,沟通能力‎是一个人生‎存与发展的‎必备能力,‎也是决定一‎个人成功的‎必要条件。

‎1.职业工‎作需要沟通‎能力各行各‎业,无沦是‎会计、社会‎工作者、工‎程师,还是‎医生、护士‎、教师、推‎销员,沟通‎的技能非常‎重要。

整体‎护理活动的‎实践表明.‎护士需要7‎0%的时间‎用于与他人‎沟通,剩下‎30%左右‎的时间用于‎分析问题和‎处理相关事‎务。

很显然‎,如同其他‎职业一样,‎护理不仅需‎要专业知识‎和技能,而‎且越来越需‎要与他人沟‎通的能力。

‎2.社会活‎动需要沟通‎能力人们在‎生活中每时‎每刻都离不‎开实践活动‎,总不免要‎与他人沟通‎。

但是,沟‎通本身也不‎是非常容易‎的事。

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秘书沟通常识:沟通能力【考试大:中国教育考试第一门户】沟通能力的含义一般说来,沟通能力指沟通者所具备的能胜任沟通工作的优良主观条件。

简言之,人际沟通的能力指一个人与他人有效地进行沟通信息的能力,包括外在技巧和内在动因。

其中,恰如其分和沟通效益是人们判断沟通能力的基本尺度。

恰如其分,指沟通行为符合沟通情境和彼此相互关系的标准或期望;沟通效益,则指沟通活动在功能上达到了预期的目标,或者满足了沟通者的需要。

表面上来看,沟通能力似乎就是一种能说会道的能力,实际上它包罗了一个从穿衣打扮到言谈举止等一切行为的能力,一个具有良好沟通能力的人,他可以将自己所拥有的专业知识及专业能力进行充分的发挥,并能给对方留下“我最棒”“我能行”的深刻印象。

因此建议程序员们在某些场合还是要注意一下仪表,不能邋里邋遢蓬头垢面,讲话要有力,要有自信,沟通能力的必要性人是社会的动物,社会是人与人相互作用的产物。

马克思指出:“人是一切社会关系的总和。

”“一个人的发展取决于和他直接或间接进行交往的其他一切人的发展。

”因此,沟通能力是一个人生存与发展的必备能力,也是决定一个人成功的必要条件。

1.职业工作需要沟通能力各行各业,无沦是会计、社会工作者、工程师,还是医生、护士、教师、推销员,沟通的技能非常重要。

整体护理活动的实践表明.护士需要70%的时间用于与他人沟通,剩下30%左右的时间用于分析问题和处理相关事务。

很显然,如同其他职业一样,护理不仅需要专业知识和技能,而且越来越需要与他人沟通的能力。

2.社会活动需要沟通能力人们在生活中每时每刻都离不开实践活动,总不免要与他人沟通。

但是,沟通本身也不是非常容易的事。

要向他人表达一个意思,始终说不清楚;要为他人办一件好事,但有可能弄巧成拙;本来想与他人解除原有的隔阂,但可能弄得更僵。

所以说,现实的实践活动需要有一定的沟通能力。

3.沟通也是个人身心健康的保证与家人沟通,能使你享受天伦之乐;与恋人沟通,能使你品尝到爱情的甘甜;在孤独时,沟通会使你得到安慰;在忧愁时,沟通会使你得到快乐。

英国著名文学家、哲学家培根有句名言;如果把快乐告诉朋友,你将获得两个快乐;如果你把忧愁向朋友倾吐,你将被分担一半优愁。

提高沟通能力的方法(1)悉心倾听:不打断对方,眼睛不躲闪,全神贯注地用心来听;(2)勇敢讲出:坦白讲出自已的内心感受、想法和期望;(3)不能口出恶言:恶言伤人,就是所谓的“祸从口出”;(4)对事不对人;(5)理性沟通,有情绪时避免沟通;(6)敢于认错,勇于承担责任;(7)要有耐心,也要有智慧;(8)学会拒绝;沟通需要注意以下几点:在与别人沟通的时候,需要注意如下问题:1 沟通目的:每个沟通,都会有一个目的或目标,就是想通过这次沟通达到或实现什么,其他的都是为实现这个目的服务,在沟通中也必须时刻检查是否符合这一目的2 沟通主体:在区分沟通主题的时候,除了要注意沟通双方的身份之外,还应该要考虑到谁是这次沟通的发起者,一般说来,沟通总是实现信息的传递,而要传递信息给对方的人就要负责将沟通保持在正确的渠道上,避免偏离。

3 沟通媒体:这里讲的沟通媒体,除了选择最恰当的交流方式,比如电话,面谈等,更主要是指采用什么介质,比如图片,文字,还有就是用什么方式,比如介绍,演示等。

4 沟通语言:语言毫无疑问是最重要的,除了要避免使用方言外,还要注意使用双方理解一致的词,在有专业词汇的时候,一定要使用专业词汇,但要注意对方的反应,适时地给予解释。

秘书沟通常识:沟通管理来源:考试大2010/4/13 【考试大:中国教育考试第一门户】模拟考场视频课程字号:T T沟通管理所谓沟通,是人与人之间的思想和信息的交换,是将信息由一个人传达给另一个人,逐渐广泛传播的过程。

著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。

没有沟通,就没有管理。

沟通不良几乎是每个企业都存在的老毛病,企业的机构越是复杂,其沟通越是困难。

往往基层的许多建设性意见未及反馈至高层决策者,便已被层层扼杀,而高层决策的传达,常常也无法以原貌展现在所有人员之前。

沟通管理是企业组织的生命线。

管理的过程,也就是沟通的过程。

通过了解客户的需求,整合各种资源,创造出好的产品和服务来满足客户,从而为企业和社会创造价值和财富。

企业是个有生命的有机体,而沟通则是机体内的血管,通过流动来给组织系统提供养分,实现机体的良性循环。

沟通管理是企业管理的核心内容和实质。

没有沟通,就没有管理企业管理有四种职能:计划、组织、领导、控制,而贯穿在其中的一条主线即为沟通。

沟通为实现其管理职能的主要方式、方法、手段和途径。

没有沟通,就没有管理,没有沟通,管理只是一种设想和缺乏活力的机械行为。

沟通是企业组织中的生命线。

好像一个组织生命体中的血管一样,贯穿全身每一个部位、每一个环节,促进身体循环,提供补充各种各样的养分,形成生命的有机体。

企业的日常管理工作离不开沟通。

日常管理工作即业务管理、财务管理、人力资源管理,全部借助于管理沟通才得以顺利进行。

业务管理的核心是在深入了解顾客和市场的基础上,向企业的目标市场和目标顾客群提供适合其综合需要的服务和产品,而与市场进行互动,就需要沟通。

财务管理中财务数据的及时获得和整理、分析、汇总、分发、传送,更是企业管理层监督企业运行状态的权威依据,为典型的沟通行为。

人力资源管理更是直接以一刻也离不开沟通的人为管理对象,只有良好的管理沟通才能打通人们的才智与心灵之门,激励人,挖掘人的潜能,更好的为企业创造价值。

沟通管理是创造和提升企业精神和企业文化,完成企业管理根本目标的主要方式和工具。

管理的最高境界就是在企业经营管理中创造出一种企业独有的企业精神和企业文化,使企业管理的外在需求转化为企业员工自在的观念和自觉的行为模式,认同企业核心的价值观念和目标及使命。

而企业精神与企业文化的培育与塑造,其实质是一种思想、观点、情感和灵魂的沟通,是管理沟通的最高形式和内容。

没有沟通,就没有对企业精神和企业文化的理解与共识,更不可能认同企业共同使命。

沟通管理更是管理创新的必要途径和肥沃土壤。

许多新的管理理念、方法技术的出台,无不是经过数次沟通、碰撞的结果,以提高企业管理沟通效率与绩效为目的,其根本目的是提高管理效能和效率。

某种意义上讲,现代企业管理就是沟通,沟通的确就是现代企业管理的核心、实质和灵魂。

建立内外部沟通机制知道管理沟通的重要性后,不仅仅停止在理念层面,而应落实到执行层面,必须通过内、外部沟通机制来协助执行,以执行到位,效果更好。

管理沟通分外部沟通和内部沟通。

外部沟通一是通过公共关系手段,利用大众传媒、内部刊物等途径,与客户、政府职能部门、周边社区、金融机构等,建立良好关系,争取社会各界支持,创造好的发展氛围;二是企业导入CIS企业形象识别系统,把理念系统、行为系统、视觉系统进行有效整合,进行科学合理的传播,树立良好企业形象,提高企业的知名度、美誉度、资信度,为企业腾飞和持续发展提供好的环境。

内部沟通一是建立健全规范公司会议系统,使公司各种指令、计划信息能上传下达,相互协调,围绕企业各项指标的完成统筹执行。

通过月会、周例会、调度会、座谈会、班前班后会等形式,快速地将信息进行有效的传递,使大家按计划有条不紊进行,步调一致,方向目标明确,提高工作效率和效能,使目标完成得到保障。

二是针对公司全体员工展开“合理化建议”活动,设立合理化建议箱和合理化建议奖。

无论是技术改造、成本控制、行政管理等各领域,全面展开。

从为企业发展到献计献策,树立主人翁精神,获得好的效果,从经济各个角度收获很大。

三是建立公司内部刊物,每月一期,发致公司各个层面,把公司生产经营动态进行有效汇总,整合公司信息,统一全体员工思想。

各车间定期办黑板报、报纸专栏,丰富职业精神生活,同时也是沟通的一种形式。

五是把每周五定为公司“沟通日”。

公司总经理的门是敞开着的,欢迎各级层员工进来沟通谈话。

无论是意见,还是建议一并笑纳,快速做出改进,了解各级层员工的需求动态,尽可能满足他们,真正实现“以人为本”,提高员工满意度,把员工当作绩效伙伴而非“打工者”雇员,形成命运共同体,而非单纯利益共同体。

六是每月集中给该月生日的员工过“生日餐会”,公司给每位生日员工发生日蛋糕、聚餐的同时,送上总经理签名的生日卡,使很多员工都很感动,感到企业大家庭的温暖,更是一心一意为公司做贡献,提升对公司的忠诚度和凝聚力。

还有定期举办的联欢会、运动会、表彰会、优秀员工干部旅游活动等,使大家干得起劲、玩得开心,觉得自己与公司已密不可分,人企合一,共同成长,把公司当成自己创业、施展才能的大舞台,产生良好的效果。

沟通在管理中的作用1、沟通有助于改进个人以及群众作出的决策。

任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。

每当遇到这些急需解决的问题,管理者就需要从广泛的企业内部的沟通中获取大量的信息情报,然后进行决策,或建议有关人员作出决策,以迅速解决问题。

下属人员也可以主动与上级管理人员沟通,提出自己的建议,供领导者作出决策时参考,或经过沟通,取得上级领导的认可,自行决策。

企业内部的沟通为各个部门和人员进行决策提供了信息,增强了判断能力。

2、沟通促使企业员工协调有效地工作。

企业中各个部门和各个职务是相互依存的,依存性越大,对协调的需要越高,而协调只有通过沟通才能实现。

没有适当的沟通,管理者对下属的知道也不会充分,下属就可能对分配给他们的任务和要求他们完成的工作有错误的理解,使工作任务不能正确圆满地完成,导致企业在效益方面的损失。

3、沟通有利于领导者激励下属,建立良好的人际关系和组织氛围,提高员工的士气。

除了技术性和协调性的信息外,企业员工还需要鼓励性的信息。

它可以使领导者了解员工的需要,关心员工的疾苦,在决策中就会考虑员工的要求,以提高他们的工作热情。

人一般都会要求对自己的工作能力有一个恰当的评价。

如果领导的表扬、认可或者满意能够通过各种渠道及时传递给员工,就会造成某种工作激励。

同时,企业内部良好的人际关系更离不开沟通。

思想上和感情上的沟通可以增进彼此的了解,消除误解、隔阂和猜忌,即使不能达到完全理解,至少也可取得谅解,使企业有和谐的组织氛围,所谓“大家心往一处想,劲往一处使”就是有效沟通的结果。

如何使沟通更顺畅有资料表明,企业管理者70%的时间用在沟通上。

开会、谈判、谈话、做报告是最常见的沟通方式,对外拜访、约见等。

另外企业中70%的问题是由于沟通障碍引起的,无论是工作效率低,还是执行力差,领导力不高等,归根结底都与沟通有关。

因此,提高管理沟通水平显得特别重要。

那么,如何使沟通更顺畅呢?(一)首先让管理者意识到沟通的重要性沟通是管理的高境界,许多企业管理问题多是由于沟通不畅引起的。

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