公文处理纸质文本格式

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办公室公文发文格式

引言概述：

办公室公文发文是工作中常见的一项任务，正确的公文发文格式对于信息传达的准确性和效率至关重要。本文将介绍办公室公文发文的格式要求，包括纸张规格、标题、正文、附件等方面的内容。

一、纸张规格

1.1 A4纸张：办公室公文发文通常采用A4纸张，尺寸为210毫米×297毫米。这种标准尺寸的纸张方便打印、复印和存档，也符合国际通用的文件处理标准。

1.2 白色纸张：公文发文应使用白色纸张，这样可以保持文档的清晰度和专业性。避免使用彩色纸张或者过于花哨的装饰，以免影响公文的正式性。

1.3 纸张质量：为了确保公文的可读性和持久性，选择质量较好的纸张，避免使用过于薄弱或者易退色的纸张。

二、标题格式

2.1 公文种类：在公文发文时，应明确标注公文的种类，例如通知、备忘录、报告等。这样可以使读者迅速了解公文的性质和目的。

2.2 公文编号：为了方便管理和检索，每份公文都应有惟一的编号。编号可以按照年份、部门和序号的方式进行，例如2022年财务部的第001号公文。

2.3 发文日期：在公文标题中标注发文日期，以便读者了解公文的时效性和参考时间。

三、正文内容

3.1 标题层次：在公文正文中，应根据内容的层次结构使用标题，以便读者快速浏览和理解文档的结构。可以使用一级标题、二级标题等方式，使文档结构清晰明了。

3.2 文字排版：公文正文应使用宋体、黑体等常见字体，字号普通为小四号或者五号。行间距和段间距要适中，使得文字易于阅读。段落之间应有明显的间隔，以便区分不同的段落。

3.3 内容准确性：公文正文应准确、简明地表达所要传达的信息。避免使用含糊不清、摸棱两可的措辞，以免给读者造成误解或者歧义。

公文标准格式

公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。

行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

单一机关发文带“文件”二字

多个发文机关联合发文不带“文件”二字

发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

公文格式及公文处理(讲稿)

９．附件
附件应另页编排，不管前一面留有多少空白，都需要另起一面。
附件排在版记之前，与正文一起装订。
附件正文左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”，有几个附件时还应标注顺序号。如“附件1”、“附件2” 等，其后不加冒号。
附件标题应与“附件”两字空开一行。
（三）版记部分要求包括抄送机关、印发机关、印发日期三部分
1. 一般用4号半角白体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。
2. 单页码居右空一字，双页码居左空一字。 3. 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。
四、公文格式常见错误（案例）
0000001
机密★1年特急
毕节市× ×局文件
（５）请示性公文只能送一个主送机关。受双重领导的机关，也只能主送一个上级机关，必要时抄送另一个上级机关。
３．正文
➢（１）正文一般用3号仿宋，如果转发文件前面的引言，则用楷体。
➢（２）正文的每个段落首行前面空２个字，段尾避免单字成行、单行成页。回行顶格，数字，年份不回行。
➢（３）每个段落之间一般不空行，但特殊情况的文件，为了突出层次，可在段落之间加入一个空行。主送机关和正文之间不能空行。
３．紧急程度
000001
机密★1年特急
××××文件

行政文书的格式和样式规范

行政文书是行政机关用于处理行政事务、行政管理和行政执法活

动的书面文件。行政文书的格式和样式规范对于保证行政文书的规范性、准确性和权威性具有重要意义。本文将介绍行政文书的格式和样

式规范，以帮助读者正确书写和使用行政文书。

一、行政文书的格式规范

1. 纸张规格：行政文书一般使用A4纸张，尺寸为210mm×297mm。

2. 页边距：行政文书的页边距应保持一致，一般为上边距 2.5cm，下边距2cm，左边距2.5cm，右边距2cm。

3. 字体和字号：行政文书的字体一般选择宋体、黑体或仿宋，字

号一般为小四号（12磅）或五号（10.5磅）。

4. 行距和段距：行政文书的行距一般为1.5倍行距，段落之间应

保留一个空行。

5. 标题和页眉：行政文书的标题应居中书写，字号一般为二号

（22磅）或三号（16磅），可以使用加粗或加大字体突出标题。页眉

一般包括行政文书的名称和页码，页码一般位于页眉右侧。

6. 段落格式：行政文书的段落应采用首行缩进的格式，缩进距离

一般为2个字符。

7. 标点符号：行政文书的标点符号应符合标点符号的使用规范，

标点符号与前面的文字之间应保留一个空格。

8. 附件和页脚：行政文书的附件应按照一定的顺序编号，并在正

文中引用附件编号。页脚一般包括行政文书的名称和打印日期，位于

页面底部居中。

二、行政文书的样式规范

1. 标题：行政文书的标题应简明扼要地概括文书的内容，避免使

用模糊、笼统的词语。标题应突出文书的性质和目的，便于读者快速

了解文书的主题。

2. 正文：行政文书的正文应清晰、准确地表达行政机关的意图和

公文特定格式与用纸格式

Introduction

在公文撰写和传递过程中，格式与用纸的选择十分重要。公文的特定格式能够体现出正式和专业性，而选择适当的用纸也能增加公文的正式感。本文将介绍公文的特定格式和用纸格式的要求和建议。

公文特定格式

头部信息

公文的头部信息包括机关名称、文号、发文日期等主要内容。以下是头部信息的具体要求：

•机关名称：机关名称位于公文的最顶端中央位置，使用大号字体（如标题字体）。通常以“中华人民共和国”开始。下一行是具体机关的全称，使用正常字体和大小。

•文号：文号位于机关名称下方，使用正常字体和大小。文号由机关名称的字母缩写、 2 位数字代表的发文年份和表述发文字母加流水号组成（例如“XX/XX/XXXX”）。

•发文日期：发文日期位于文号下方，使用正常字体和大小。日期格式为“年-月-日”。

标题

公文的标题应该简明扼要地概括公文内容，使用大号字体。标题的位置一般在头部信息之后的新行上，并居中对齐。

正文

公文的正文应该使用正常字体和大小，并按照一定的段落结构进行组织。正文的开头应该通过段落首行缩进来区分段落，每段之间应有一定的间距。

签名和印章

公文在结尾通常需要附带签名和机关印章。签名应该在正文之后留出足够的空白处，并使用机关领导的姓名。印章应该在签名下方留出一定的空白处，使用机关的公章。

用纸格式

纸张选择

传统上，公文使用的纸张尺寸为A4（210mm × 297mm）或B5（176mm ×

250mm）。选择合适的纸张尺寸是为了确保公文能够容纳全部内容，并且方便传

递和存档。

纸张质量

由于公文的重要性和长期存档的需要，选择适当的纸张质量也是必要的。公文

公文写作稿纸格式

[公文标题：办理请示]

尊敬的XXX领导：

您好！我是XXX单位XXX部门的XXX，特向您请示有关办理XXX事宜，请您批示。

一、事由：

XXX事项是我单位急需解决的一项重要问题，涉及XXX方面的工作。为了保障工作的顺利进行，我们诚恳请示您的意见和批示。

二、情况：

根据调查和分析，我们发现XXX存在以下问题：

1. XXX问题

2. XXX问题

针对以上问题，我们认为需采取以下措施进行解决：

1. XX措施

2. XX措施

三、解决方案：

为了解决上述问题，我们拟定以下具体方案：

1. XXX方案

2. XXX方案

四、预期效果：

通过我们的努力，我们预计可以达到以下效果：

1. XX效果

2. XX效果

五、职责分工：

为了顺利执行方案，我们将按照职责分工如下：

1. X部门负责XXX

2. X部门负责XXX

六、时间安排：

为保证工作进度和效果，我们拟定了以下时间安排：

1. XX时间完成XXX

2. XX时间完成XXX

七、经费预算：

为实施上述方案，我们估计需要以下经费支出：

1. XX经费

2. XX经费

八、请示意见：

针对上述事项和方案，请您批示并给予具体意见。敬盼您的关注和支持！

此致

敬礼

XXX单位

XXX部门

XXX

联系电话：XXX

标准国家行政机关公文排版格式

国家行政机关公文格式

《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发〔2000〕23号）

一、纸型、纸质

复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）,厚度定量60—80g/m2。

二、封面

文件必须按《国家行政机关公文格式》执行。材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要的文字和徽标，但不使用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。

三、标题

标题使用2号小标宋体或宋体加粗，顶行。副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。

四、正文

1．正文文字字体、字号

正文使用3或4号仿宋、宋体。

2．正文内标题字体、字号

1级标题文字使用3或4号黑体，2级标题文字使用3或4号楷体，3级标题文字使用3或4号宋或仿宋体，4级标题文字使用3或4号宋或仿宋体。标题单独成行时，均无需标点。

不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏

书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持公文严肃、文

面整洁。

3. 结构层次序数、标点

第1层为“一、”，第2层为“（一）”，第3层为“1.”，第4层为“（1）”。不使用不规范的序号，如：1）、A、a等。

4.段落

每段文字前空2格，第2行起均顶格。

5.表格

正文中表格一般作附件，置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。

6.数字

数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

公文特定格式与用纸格式

公文是国家机关、政府部门、企事业单位等机构为了公开、固定地记录、传达、保存和执行文件、文件意见、决议、决定、通知、通告等正式文件所采用的一种书面形式，具有严谨、规范、权威等特点。公文的格式和用纸要求是确保公文规范统一的重要因素。

1.公文的格式要求

（1）页眉：页眉部分包括文件标识和文件标题。文件标识可

以包括机关名称、文件字号、日期等。文件标题则是对文件主题的概括性描述。

（2）文件字号：文件字号是公文特有的标识，它包括机关代号、年份、序号。机关代号是指文件发文机关的具体代号或全称。年份是指文件发文的年份，一般以四位数字表示。序号则是指该年发文机关的顺序号。

（3）文件日期：文件日期一般置于文件年号之前，以全称表

示的年、月、日的顺序。

（4）标题：标题是对文件的简洁准确的描述，应言简意赅、

语言通顺，避免使用模糊、主观、夸张的词语。

（5）正文：正文是文件的主体部分，内容应包括表格、文字、附件等。正文采用中文，一般使用宋体或新宋体字体，字号以

小四号或小五号为主。

（6）骑缝线：骑缝线位于文件纸张的左上角处，用于装订文件，骑缝线的格式应符合国家有关规定。

（7）签发人和印章：签发人是指文件的发起机关负责人或授

权人，签发人应在正文结尾处留出足够的空间，署名和签名处应与文件内容保持一定的距离。印章是指文件发起机关的公章，一般设在签发人的右下方。

2.公文的用纸格式要求

（1）用纸：公文一般采用A4纸，也可以使用B4、A3等规格，但纸张大小应适合所使用的便携式文件袋或文件夹。

公文行文标准格式

公文是指政府机关、企事业单位和其他组织依法公开发布的文件。公文的纸张尺寸、字体、字号、行距、边距等格式要求都有着严格的规定，这有助于提高公文的规范性和专业性。下面是一份关于公文行文标准格式的详细介绍。

一、纸张尺寸

公文的纸张尺寸一般采用A4标准尺寸（210mm×297mm），符合国家GB/T148-1997标准。

二、页边距

公文页边距的设置要符合标准规定。通常，上边距为30mm，下边距为15mm，左右边距均为25mm。

三、字体和字号

公文中使用的字体一般为宋体。标题和正文的字号需要区分开，一般采用小四号宋体字体（即12磅）。特殊情况下，标题可以采用一号或二号黑体字。

四、行距和段间距

公文的行距和段间距也需要符合标准规定。行距一般为1.5倍行距或2倍行距，段落之间应有一定的段间距。

五、标题格式

公文的标题格式一般要求居中，字号相对较大，使用黑体字。标题前不需要空行，标题之后需要空两行。

六、正文格式

公文的正文格式要求对齐且行间距统一。正文的段落要求首行缩进2个字符，段首不空行。正文中的重要内容可以使用加粗、加下划线或者使用引用符号进行标记。

七、页眉和页脚

公文的页眉一般包含机关名称或者单位名称，位置要求居中并设有边框。页脚一般包含页码和个人化的附注信息，也需要设置边框。

八、特殊要求

在公文中，有时还需要按照特定的要求进行排版。需要按项目编号对公文进行分类，

需要在特定位置设置签章和日期等。这些特殊要求需要根据实际情况进行设置，以满足相

关规定和要求。

以上是关于公文行文标准格式的一些基本要求。通过遵循这些格式规定，可以提高公

公文处理格式

公文处理是指对公文进行处理、整理和归档的过程。合理的公文

处理，能够提高工作效率，减少人力资源浪费，保证工作的有序进行，确保公文的准确传达和保存。下面将为大家介绍一下公文处理的格式

及相关注意事项。

一、公文处理的基本格式

1. 公文标题：应准确简洁，突出主题，尽量避免使用生僻词汇或

专业术语。

2. 发文机关：应将机关全称署名，如果有特别指定的主管机关也

要一并署名。

3. 发文字号和日期：发文字号是公文的唯一标识，日期是指公文

发出的具体时间，要保证准确无误。

4. 正文：正文要求行文简练、明确、逻辑清楚，使用规范的文字、术语和公文用语，表达要准确，不可含糊其辞。

5. 印发部门：公文完成后需要盖章并注明印发部门及具体时间。

二、公文处理的注意事项

1. 严格遵守公文格式：公文处理应严格按照规定格式进行，遵循

相关规范和标准，不得随意变动和修改。

2. 注意文字表达：公文处理中要求使用规范的文字和公文用语，避免使用口语化和随意应用俗语成语。

3. 公文密级要求：处理公文时要严格遵守公文密级要求，确保信息安全。

4. 公文保密措施：公文处理过程中要注意保密工作，防止信息泄露。

5. 公文归档管理：处理完的公文要进行适当的归档管理，以方便今后查阅。

综上所述，公文处理是工作中必不可少的一项重要工作。正确的公文处理格式能保证公文的传达准确、工作高效。希望大家能够根据这些指导意见，合理处理公文，提高工作效率。只有做到了这些，我们才能更好地推动工作的开展，提高工作效率。

公文处理规范及格式

? 狭义公文：新《条例》确定党政机关公文主要文种 15个，分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
? 广义公文：还包括机关常用应用文。主要有综合性工作总结、计划（包括纲要、规划、工作要点、方案、预案等）、调查报告、大事记、述职报告、典型材料、简报、专用书信、讲话稿、规章制度（如章程、细则、制度、守则、公约等）。
3/23/2020
党政机关公文处理工作条例
? 平行文和联合行文规则
（1）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。各联合行文机关行政层级应相当；有共同管理的事项或者有关联的事项；联合行文应当确有必要；应当明确主办机关，主办机关一般排列在前。
（2）党委、政府的部门依据职权可以相互行文。
3/23/2020
? 2. 中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（ GB/T 9704— 2012)
3/23/2020
党政机关公文处理工作条例
? 《条例》全文共8章42条 ? 第一章总则：目的、适用范围、概念、负责
机关等 ? 第二章公文种类：明确了15种党政机关公文
文种 ? 第三章公文格式：对公文的格式作出规定。
出规定。 ? 原《办法》有9章56条，与其相比，更为精简。

公文格式与规范处理

在现代社会中，公文是指政府机关、事业单位、企事业单位以及其

他组织机构为了正式事务交流、信息传递及文件管理等目的而使用的

书面文件。公文的格式与规范处理对于保证公文的准确传达、有效运

作起着关键作用。本文将介绍公文的格式和规范处理，以便读者更好

地理解和运用公文。

一、公文的格式

1.信头：信头是公文的开头部分，通常包括写信单位的名称、地址、电话和传真等联系方式。信头需要放置在纸张的上方，在页面的左上

角或右上角，方便读者快速识别信件的来源。

2.日期：日期是公文中标明文件发出时间的部分。日期需要置于信

头之下，一般放在信头的右上角。日期的格式可以按照年、月、日的

顺序排列，例如：2022年1月1日。

3.称谓：称谓是公文中写信人称呼收信人的词语，主要包括“尊敬的”、“敬爱的”、“致等”等，根据不同的情况选择适当的称谓。

4.主题：主题是公文中表明文件内容的简要说明，需要置于称谓之下，一般位于页面的中间位置。主题要简洁明确，能够概括公文的目

的和内容。

5.正文：正文是公文的核心内容，包括发出单位的讲话、决议、指

示等具体内容。正文一般从信头向下书写，需要按照逻辑和行文要求

组织内容，适当分段，以保证内容的清晰明了。

6.落款：落款是公文中写信人签名、单位名称和职务的部分。落款

一般置于正文之下，右下角，需要注明签发人的真实姓名、职务以及

单位名称，以确保公文的真实性和权威性。

7.附件：附件是公文中附上的其他支持文件、材料或者相关资料。

附件需要在信件之后，留一行空行后书写，列明附件名称和数量。

二、公文的规范处理

公文处理纸质文本格式

公司绝（机、秘）密★一年

×××××××有限责任公司文件

×××﹝2012

﹞×号签发人：×××

关于××的决定（决议、批复、函）

××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××

发文字号、签发人：三号，仿宋GB-2312

发文机构：宋体，字号不限，可适当调整至于一行

公文密级和保密

期限：三号黑体

该页为下行文或平行文首页格式

标题：二号、

黑体、加粗

正文：小三、仿宋GB-2312

主送单位：小三、仿宋GB-2312

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1.××××× 2.×××××

二Ｏ一二年×月×日

主题词：××× ××× ×××

报： ××× ××× 抄报：××× ××× 抄送：××××

××××有限责任公司 2012年×月×日校对：××× 打印：××× （共印×份）

附件：正文下空一行，空两格，四号仿宋GB-2312字体

成文日期：与正文右对齐，字号同正文

词目：之间空一字，不超过四个，小三，仿宋GB-2312，加黑

公司行政常用公文格式规范及模板

公司行政公文格式规范及模板

一、文件行文规范：

（一）上行文：报告、请示、申请、汇报、总结

1、标题：二号黑体加粗字、居中、无缩进；

2、二级标题：

三号宋体加粗字体，首行缩进两字符；

3、正文：

三号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值28磅。

4、收尾落款与日脚：

三号宋体加粗字体，居中；

日脚为插入文体字样日期；

通过左缩进至右下脚位置；

（二）平行文、下行文；通知、通报、批复、函、意见、纪要、工作联系单。

1、标题：

二号黑体加粗字，居中，无缩进。

2、二级标题：

三号宋体加粗字，首行缩进两字符；

3、正文：

四号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值25磅；

4、文尾落款和日脚：

四号宋体加粗字、居中，左缩进到右下角。日脚为插入文体字样日期。

二、行文规定：

（一）公文用纸：

1、文本文件：为A4型白纸：210mm×297mm。

2、图纸文件：为A3型白纸：29.7mm×42mm。（二）装订：

1、文件（红头文件）：单面装订；

2、常规文件：单面或双面装订；

3、普通文书：双面装订；

297mm

26mm

二、公文模板

X矿业股份有限公司文件

新矿司X发[XXXX]XX号签发：XXX

XXXXXXXXXXXX

XXX：

XXXX

X股份有限公司

XXXX年XX月XX日

主题词：设置组织机构通知

抄报：董事长法人董事会成员

抄送：总经理矿长工程师副矿长矿属各单位印发：综合管理办公室存：档案室

（一）决定

001．重要事项决定

×××公司关于×××（事由）

的决定

××××（主送单位）：

为了×（目的），根据×（依据），经研究，决定××（决定事项）。

一、×××。

二、×××。

公文标准格式

公文标准格式是指国家行政机关在制发公文时所遵循的一种规范，包括纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则等。以下是对公文标准格式的详细介绍：

一、公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

二、公文版面尺寸

公文页面上边距为：37mm；公文页面下边距为：35mm；公文页面左边距为：28mm；公文页面右边距为：26mm；版心尺寸为：156mm×225mm。

三、排版规格

1. 行距：如无特殊说明，正文用3号仿宋体字，行距为30磅。一般每面排22行，每行排28个字，特定情况可以作适当调整。

2. 段落：段落之间应留有空白，首行缩进2个字。

3. 标题：标题应简洁明了，一般不超过20个字，可分为主副标题。

4. 段落编号：如有需要，可对段落进行编号，如一、二、三等。

四、印刷要求

1. 双面印刷：公文应采用双面印刷，以减少纸张使用量。

2. 页码套正：页码应套正，两面误差不得超过2mm。

3. 字体：正文采用3号仿宋体字，行距为30磅。

五、装订要求

1. 装订方式：左侧装订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm。

2. 骑马订钉锯：骑马订钉锯均订在折缝线上。

3. 平订钉锯：平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm。

六、页码

1. 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。

2. 单页码居右空一字，双页码居左空一字。

3. 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

行政公文的纸质和电子文档归档规范

行政公文的纸质和电子文档归档规范随着信息技术的快速发展，纸质文档逐渐被电子文档所替代，行政

公文的归档工作也出现了新的变化和挑战。纸质和电子文档归档规范

的制定和落实，对于行政机关保障信息安全、提高工作效率具有重要

意义。本文将就行政公文的纸质和电子文档归档规范进行论述，并提

出相应的规范建议。

一、纸质文档归档规范

1. 存储环境

纸质文档的归档需要提供合适的存储环境，以确保其质量和长期保存。建议行政机关在归档室内设置恒温、湿度适宜的空调系统，避免

纸质文档受潮、变形或腐蚀。此外，还应注意避免阳光直射、灰尘堆

积等对纸质文档的损害。

2. 文件编号与分类

每个行政公文都应进行编号，并按照文种、主题等因素进行分类，

以便于管理和检索。编号可利用阿拉伯数字、字母、符号等进行组合，应根据行文机关的具体情况而定。分类需科学合理，可以根据法律法规、行政部门的职责、项目等进行划分。

3. 归档材料标识

在纸质文档上进行标识是保证归档效果的重要手段。建议使用标签

或者封面印刷行政机关的名称、文件标题、文件编号和存放日期等重

要信息，以便快速了解文件的信息和归档位置。

4. 存档期限

行政机关应根据法律法规和文件的实际情况规定存档期限。对于重

要文件需要长期保存的，可以采取数字化技术进行备份和归档，保证

其安全可靠。

二、电子文档归档规范

1. 文件格式和命名规范

电子文档归档需要统一的文件格式和命名规范，以便于标识和检索。建议采用广泛通用的文件格式，如PDF、DOC等，避免使用过于专业

化或特定软件才能打开的格式。命名规范应简明扼要、具有一定规律性，包括文件主题、文件编号和存档日期等信息。例如，“2021年度财

公文处理纸质文本格式

办公室公文发文格式

公文 标准 格式

公文格式及公文处理(讲稿)

行政文书的格式和样式规范

公文特定格式与用纸格式

公文写作稿纸格式

标准国家行政机关公文排版格式

公文特定格式与用纸格式

公文行文标准格式

公文处理格式

公文处理规范及格式

公文格式与规范处理

公文处理纸质文本格式

公司行政常用公文格式规范及模板

公文 标准格式

行政公文的纸质和电子文档归档规范

公文标准格式

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