文件归档管理规定
文件归档整理档案管理制度
一、目的与依据为加强本单位档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和便于利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有文件、资料的归档整理工作。
三、档案管理职责1.档案管理部门负责制定、实施档案管理制度，组织实施档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。
2.各部门、各岗位负责人负责所辖范围内文件资料的收集、整理、归档工作，并配合档案管理部门进行档案的鉴定、销毁等工作。
3.全体员工应积极参与档案管理工作，遵守档案管理制度，共同维护档案的完整、准确、安全和便于利用。
四、档案收集与整理1.文件资料的收集（1）各部门、各岗位负责人应按照档案收集范围，及时收集应归档的文件资料。
（2）收集的文件资料应齐全、完整、真实可靠，确保反映本单位的工作面貌。
2.文件资料的整理（1）档案管理部门应根据文件资料的性质、内容、形成时间等因素，对收集到的文件资料进行分类、编目、整理。
（2）整理文件资料时，应遵循以下原则：a.保持文件资料之间的有机联系；b.区分不同价值，便于保管和利用；c.逐步推进卷件融合管理。
（3）档案整理应遵循以下流程：a.确定整理单位；b.揭示档案之间的内在联系；c.确定整理单位之间的顺序。
五、档案保管与利用1.档案保管（1）档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的完整、准确、安全和便于利用。
（2）档案管理部门应定期对档案进行检查、维护，发现问题及时处理。
（3）档案保管应遵循以下原则：a.防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防霉变；b.科学排列，便于查找；c.保持档案室整洁卫生。
2.档案利用（1）档案利用应遵循以下原则：a.保护档案的完整性和真实性；b.确保档案的安全；c.满足利用者的需求。
（2）档案管理部门应建立健全档案查阅制度，方便利用者查阅档案。
六、档案鉴定与销毁1.档案鉴定（1）档案管理部门应根据档案的价值、保管期限等因素，对档案进行鉴定。
文件归档整理档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。
2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。
3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。
4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。
第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。
第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。
2. 指导各部门做好文件归档整理工作。
3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。
4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。
第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。
2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。
3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。
4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。
5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。
第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。
2. 文件材料分类准确，排列有序。
3. 文件材料编号规范，便于查找。
4. 文件材料编目完整，便于检索。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。
2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。
3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。
文件归档管理制度
文件归档管理制度•相关推荐文件归档管理制度（通用6篇）在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。
那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。
文件归档管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。
第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。
按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。
具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。
第三条公文的签收1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。
在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。
第五条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。
文档档案管理制度(5篇)
文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。
公司内部文件归档及存档规定通知
公司内部文件归档及存档规定通知尊敬的各位员工：为了规范公司内部文件管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本《公司内部文件归档及存档规定通知》。
一、文件归档范围公司内部文件包括但不限于各部门制定的工作计划、会议纪要、合同协议、报销单据、人事档案等。
所有文件均应按照规定进行归档管理。
二、文件归档责任各部门负责人应指定专人负责文件的归档工作，并确保文件的准确性和完整性。
归档人员需严格按照规定分类、编号、整理文件，并做好相应的记录。
三、文件存档期限根据文件的重要性和保留价值，公司将文件存档期限分为永久存档和临时存档两类。
具体期限由各部门负责人根据实际情况确定，并在文件上做好标识。
四、文件存储方式公司内部文件应采用电子化管理为主，纸质文件作为辅助。
电子文件应保存在公司指定的网络硬盘或云端存储空间中，确保信息安全和便捷查阅。
五、文件检索权限不同级别员工在查阅公司内部文件时，需遵守权限管理规定，确保信息的安全性。
涉密文件仅限相关人员查阅，禁止外传或私自复制。
六、文件销毁程序根据存档期限和保密等级，公司将定期对文件进行清理和销毁。
销毁程序需经过相关部门审批，并由专人进行操作，确保信息不被泄露。
七、违规处理措施对于故意篡改、私自销毁或外传公司内部文件的行为，公司将视情节严重程度给予相应处罚，甚至追究法律责任。
希望各位员工能够严格遵守以上规定，共同维护公司内部信息安全和秩序。
如有任何疑问或建议，请及时向公司行政部门反馈。
特此通知。
公司管理办公室日期：XXXX年XX月XX日。
公司文件归档管理规定
公司文件归档管理规定
1. 文件分类，根据文件内容和用途进行分类，包括但不限于人事档案、财务报表、合同协议、行政文件等。
2. 文件命名规范，文件命名应清晰明了，包括文件内容、日期和版本号，避免使用含糊不清的命名方式。
3. 文件存储位置，根据文件分类，确定合适的存储位置，确保文件易于查找和管理。
4. 文件归档流程，规定文件的归档流程，包括文件的收集、整理、归档和备份等环节。
5. 文件保密性，对于涉及公司机密的文件，应设立相应的权限和保密措施，确保文件安全。
6. 文件销毁规定，对于无用或过期的文件，应有明确的销毁规定，包括销毁方式和流程。
7. 文件查阅权限，规定文件的查阅权限，确保只有经过授权的人员可以查阅相关文件。
8. 文件管理责任，明确文件管理的责任人和部门，确保文件管理工作的落实和监督。
以上规定，旨在规范公司文件的管理和归档流程，确保文件的安全、便捷和可控。
任何违反规定的行为将受到相应的处罚和责任追究。
法务部文件归档制度范本
法务部文件归档制度范本一、总则第一条为加强法务部文件的管理，规范文件归档工作，保障文件的安全、完整和可用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于法务部在工作中产生的各类文件归档管理工作。
第三条法务部文件归档工作应遵循真实性、完整性、及时性、安全性的原则。
二、文件归档范围和分类第四条文件归档范围包括：1. 法务部制定的各类规章制度、政策文件；2. 法务部与其他部门签订的合同、协议等法律文件；3. 法务部收到的各类来文、函件、电子邮件等；4. 法务部发出的各类文件、函件、电子邮件等；5. 法务部内部会议记录、工作总结、工作报表等；6. 其他具有保存价值的文件资料。
第五条文件应按照内容、形式和来源等进行分类，具体分类方案由法务部制定并报公司档案管理部门备案。
三、文件归档要求第六条文件归档应遵循以下要求：1. 文件应使用统一的文件格式和印章，字迹清晰，表述准确；2. 文件应注明密级、保密期限、紧急程度等标识；3. 文件应按照分类方案进行归档，目录清晰，便于查找；4. 文件归档应填写归档登记表，记录文件的基本信息；5. 文件归档应确保原件和复印件、电子文件和纸质文件齐全、一致；6. 文件归档应及时，不得拖延或遗漏。
四、文件归档流程第七条文件归档流程如下：1. 文件产生部门对文件进行审核、审批；2. 文件产生部门将审批通过的文件交法务部；3. 法务部对文件进行归档，填写归档登记表；4. 法务部将归档文件整理、装订、编号，并存放于指定的档案柜或档案室；5. 法务部定期对归档文件进行查阅、复制、借阅等操作，并做好相关记录；6. 法务部对归档文件进行定期检查、维护，确保文件的安全、完整和可用。
五、文件归档管理人员的职责第八条法务部负责人为本部门文件归档工作的第一责任人，负责对文件归档工作的组织和监督。
第九条法务部档案管理人员负责具体实施文件归档工作，履行以下职责：1. 负责文件归档的接收、审核、登记、归档；2. 负责文件归档资料的整理、装订、编号、存放；3. 负责文件归档资料的查阅、复制、借阅等操作；4. 负责文件归档资料的定期检查、维护；5. 负责文件归档资料的统计、报告工作；6. 履行其他与文件归档相关的职责。
档案归档工作制度
档案归档工作制度一、总则为了加强档案归档工作，规范档案管理行为，保障档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施细则、《企业档案工作规范》等法律法规和标准，制定本制度。
二、档案归档范围和分类1. 档案归档范围：包括企业内部管理、生产、技术、科研、财务、人事、法律、安全、环保等各个方面的文件材料。
2. 档案分类：按照档案的内容、形式和特点，分为党群、行政、生产、技术、财务、人事、安全、环保等类别。
三、档案归档要求1. 归档文件应当是原件或者具有法律效力的复制件，应当清晰、完整、真实、有效。
2. 归档文件应当遵循“谁产生、谁归档”的原则，由产生单位或者个人负责归档。
3. 归档文件应当按照档案分类和档案编号规则进行编号，编号应当具有唯一性、连续性和可追溯性。
4. 归档文件应当填写档案归档清单，清单应当包括文件名称、文件编号、文件形式、归档单位、归档日期等内容。
5. 归档文件应当及时归档，一般应当在文件产生后3个月内归档。
6. 归档文件应当按照档案保管期限进行分级，永久保管的档案应当单独存放，定期保管的档案应当按照规定的期限进行保管。
四、档案归档流程1. 产生单位或者个人应当在文件产生后，对文件进行整理、分类、编号，并填写档案归档清单。
2. 归档单位或者个人应当将归档文件按照档案分类和编号规则进行归档，并将其放置在专用档案盒中。
3. 归档单位或者个人应当将归档文件清单提交给档案管理部门进行审核。
4. 档案管理部门应当对归档文件进行审核，审核合格的，应当予以接收，并纳入档案管理系统进行管理。
5. 档案管理部门应当对归档文件进行登记，建立档案目录，并定期进行档案保管和维护。
五、档案借阅和利用1. 档案借阅应当遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人应当具备相应的权限和条件。
2. 档案借阅应当填写档案借阅申请表，并由档案管理部门进行审批。
3. 档案借阅人应当遵守档案借阅规定，不得涂改、污损、剪裁、拍照、复制档案。
文件归档与保管制度
文件归档与保管制度第一章总则第一条目的为了规范企业的文件归档与保管工作，提高文件管理效率和信息安全性，订立本《文件归档与保管制度》（以下称为“本制度”）。
第二条适用范围本制度适用于本企业内全部文件的归档与保管工作。
第三条定义1.文件：指企业内产生的各类纸质文件、电子文件和其他载体上的文书资料。
2.归档：指依据肯定的规定将文件存放到指定的存档位置，并进行记录的过程。
3.保管：指对已归档文件进行定期检查、整理、防止丢失和损坏的相关工作。
第二章文件的归档第四条文件归档责任1.企业内各部门应指定专人负责文件归档工作，并明确其职责和权限。
2.文件归档责任人应具有肯定的文件管理和归档知识，能够娴熟操作归档系统。
第五条文件归档流程1.文件归档应依照订立的文件归档规定进行，包含文件的分类、编号、归档位置和归档期限等。
2.文件归档前，应进行文件整理、鉴定文件紧要性并进行密级标识。
3.文件归档后，应及时更新归档记录，并确保归档位置的安全性和可靠性。
第六条文件归档规定1.文件分类：依据文件性质、用途和管理需求，将文件分为公文、合同、报告、会议记录、档案等不同类别。
2.文件编号：采用统一的编号规定，标识文件的类别、年度和序号，确保每个文件都能独立编号并能够快速检索。
3.归档位置：依据文件的紧要性和保密级别，将文件存放在特地的文件柜、文件架或电子存储设备中，并进行记录。
4.归档期限：依据法律法规和企业内部规定，对文件的保存期限进行明确规定，并及时进行备案和更新。
第七条文件归档记录1.文件归档记录包含文件分类、编号、归档位置、归档责任人、归档日期等信息。
2.文件归档记录应及时录入归档系统，并定期进行备份和归档系统的维护。
第三章文件的保管第八条文件保管责任1.文件保管责任人应依照规定的时间和频率对已归档文件进行保管工作，并明确其职责和权限。
2.文件保管责任人应定期对文件进行检查、整理和修复，并确保文件的安全和完整性。
第九条文件保管流程1.文件保管应依照订立的文件保管流程进行，包含定期检查、整理、修复、借阅和销毁等环节。
文档管理和归档规定
文档管理和归档规定协议书：文档管理和归档规定本协议由以下各方共同订立，各方同意遵守本协议，并在其经营和管理过程中严格执行以下文档管理和归档规定：第一条目的与范围1.1 本规定的目的是为了确保所有相关文档的有效管理和妥善归档，以提高文档访问和使用的效率，保护机构信息的安全性。
1.2 本规定适用于所有机构内部产生的文档，包括电子文档和纸质文档。
第二条文档创建和标识2.1 所有文档都应有正确的命名、编号和创建日期，并在合适的目录或文件夹中进行存储。
电子文档的文件名应简洁明了，纸质文档应在文件夹上标注明确的名称和编号。
2.2 各部门应按照管理规定对其负责的文档进行分类和归档，确保文档被存储在适当的位置。
第三条文档存储和备份3.1 机构应建立统一的文档存储和备份系统，确保文档的安全存储和及时恢复。
电子文档应定期进行自动备份，并在纸质文档的标注上注明存储位置。
3.2 机构应确保所有文档的存储介质具备稳定性、可靠性和安全性，有效防止数据丢失和恶意篡改。
第四条文档访问和权限控制4.1 机构应建立文档访问权限控制机制，确保文档的安全与保密。
各部门应合理设置文档访问权限，遵守需要授权才能访问敏感文档的原则。
4.2 文档的访问权限应根据员工的工作职责和需要来划分，机构应定期检查和更新权限设置，离职员工的访问权限应及时撤销。
第五条文档保管和销毁5.1 机构应制定文档保管期限和销毁规定。
根据法律法规和业务需求，机构应及时销毁不再需要保留的文档，防止信息泄露和占用存储空间。
5.2 文档销毁应采用专业的方法，包括切割、粉碎或焚烧等方式，确保文档无法恢复和利用。
第六条违规与处罚6.1 若发现违反本规定的行为，机构有权采取纠正措施，并根据违规情况对相关人员进行相应的处罚。
严重违规者将面临工作调整、奖惩性降薪或解雇等处理。
6.2 对于滥用文档访问权限、故意删除或篡改文档的行为，机构将保留追究法律责任的权利。
第七条其他条款7.1 本规定的修改和解释权归机构所有。
公司档案管理制度归档时间
一、引言为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确和系统性，提高档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、归档时间规定1. 归档周期（1）一般文件：公司各部门应于每月月底前将当月形成的各类文件材料整理归档。
（2）重要文件：涉及公司重大决策、重要项目、重要会议等内容的文件，应在形成后3个工作日内整理归档。
2. 年度归档（1）年度归档时间：每年12月31日前，各部门应完成本年度档案的整理、立卷和归档工作。
（2）年度归档材料范围：包括但不限于以下内容：①公司年度工作报告、总结、计划等；②年度财务报表、审计报告等；③年度生产经营指标完成情况；④年度重要会议记录、纪要等；⑤年度合同、协议等；⑥年度人事变动情况；⑦年度其他重要文件材料。
3. 特殊情况归档（1）涉及国家秘密、商业秘密的文件材料，按照国家有关保密法律法规的规定进行归档。
（2）公司内部文件材料，因特殊情况需要延长归档时间的，应向公司档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。
三、归档要求1. 归档材料应完整、准确、系统，确保档案的真实性和完整性。
2. 归档材料应按照档案分类、编目、立卷等要求进行整理。
3. 归档材料应按照档案保管期限进行分类，妥善保管。
4. 归档材料应实行电子化和数字化管理，提高档案的利用效率。
四、归档流程1. 归档申请：各部门在归档前，应向公司档案管理部门提交归档申请。
2. 归档审核：公司档案管理部门对各部门提交的归档申请进行审核，确保归档材料符合要求。
3. 归档整理：各部门按照归档要求，对归档材料进行整理、立卷。
4. 归档入库：公司档案管理部门对归档材料进行验收、登记、入库。
5. 归档利用：各部门和个人需查阅档案时，应按照档案管理部门的规定进行。
五、附则1. 本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
2. 本制度由公司档案管理部门负责解释。
3. 各部门应认真执行本制度，确保公司档案管理工作规范化、制度化。
公司文件归档规定通知
公司文件归档规定通知
尊敬的各位员工：
为了更好地管理公司文件，提高工作效率，特制定了公司文件归档规定，现将相关内容通知如下：
一、文件归档范围
公司文件归档范围包括但不限于以下几类文件：
会议记录：包括会议议程、会议纪要等；
合同协议：包括与外部单位签订的合同、协议等；
财务报表：包括财务审计报告、资产负债表等；
人事档案：包括员工入职资料、离职手续等；
项目资料：包括项目立项申请、执行计划等。
二、文件归档原则
分类归档：根据文件内容和性质进行分类，建立清晰的归档目录结构；
时限归档：根据法律法规和公司规定，对文件进行及时、有序的归档；
密级管理：对涉密文件进行严格管理，确保安全性和保密性；
备份存储：定期对重要文件进行备份存储，防止文件丢失或损坏。
三、文件归档流程
文件整理：对待归档文件进行整理，清除冗余信息，保留必要内容；
标注分类：在文件上标注清晰的分类信息，便于后续查找和管理；
归档存储：按照规定的目录结构将文件进行归档存储，并填写相
关登记表格；
备份处理：对重要文件进行备份处理，确保数据安全性。
四、文件查阅权限
内部查阅：公司员工可根据工作需要向所在部门申请查阅相关文件；
外部提供：对外部单位或个人提供公司文件需经过相关部门审批，并签署保密协议。
以上为公司文件归档规定通知，请各位员工严格遵守相关规定，
共同维护公司文件管理秩序。
如有任何疑问，请及时与行政部门联系。
感谢各位的配合！
此致
敬礼
公司行政部时间：XXXX年XX月XX日。
文件归档与管理制度
文件归档与管理制度一、总则为规范文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件安全，保证机构运行顺利，制定本文件归档与管理制度。
二、适用范围本制度适用于机构内各部门、各单位的文件管理工作，所有工作人员必须遵守本制度的规定。
三、文件归档规范1.重要文件归档所有机构的文件均有重要性，但对于重要性较高的文件，需进行单独归档。
重要文件包括但不限于决策文件、协议文件、财务文件等。
这些文件归档后应按照规定进行管理，并保证安全性。
2.文件归档分类根据文件的性质和用途，应进行分类归档。
一般可以分为行政文件、财务文件、人事文件、工作计划文件等。
每种分类下的文件应有明确的标识和归档位置。
3.文件归档时间文件归档时间应按照规定及时进行，对于要求长期保存的文件，应做好定期更新工作，以保证文件的完整性和可查性。
4.文件归档位置为了方便管理和检索，应设立专门文件室或文件柜进行文件归档存放。
同时，文件室或文件柜的管理应有专门负责人，对文件进行监管和维护。
5.文件归档编制归档文件应按照一定的编制格式进行，包括文件ID、文件名称、文件日期、归档位置等信息，使得文件管理更加规范和便捷。
6.文件安全保护对文件归档和管理过程中的文件保密性和安全性应当给予重视，严格遵守相关隐私保护规定，并制定相应的措施和管理办法。
四、文件管理流程1.文件的产生和合理利用文件的产生应当具有明确的目的和合法性，避免无谓的文书繁琐，为了提高工作效率，应合理利用文件。
2.文件的审核和批准对于重要文件，应设定审核和批准的程序，确保文件的真实性和合法性。
审核和批准应由相关部门或负责人负责。
3.文件的传递和传阅文件的传递和传阅应当遵循规定的程序和权限要求，不得私自转交，以避免信息泄露或失误。
4.文件的归档和保存文件归档和保存应当按照规定的要求，对文件进行分类、编制、归档，并加强定期检查和更新工作，保证文件的完整性和可检索性。
5.文件的销毁和报废对于已经失效或过期的文件，应及时进行销毁和报废处理，严禁私自保存或外借，避免造成文件混乱和泄露风险。
文件归档与保存规定
文件归档与保存规定第一章总则第一条本规定旨在规范我公司的文件归档与保存工作，确保文件的真实性、完整性、及时性和可追溯性，提高公司管理效率和风险防范能力。
第二条本规定适用于我公司所有部门和员工在日常工作中产生的各类文件，包括但不限于电子文件和纸质文件。
第三条我公司应建立健全文件归档与保存制度，明确各部门的职责和权限，确保文件归档与保存工作得到有效执行。
第二章文件归档第四条文件归档工作应遵循文件的生命周期原则，即将文件从产生、使用到归档、销毁的全过程进行有效管理。
第五条文件归档应遵循分类清晰、层级分明、易于检索的原则，确保文件能够在需要时迅速找到。
第六条文件归档应包括以下内容：1.文件原文：确保文件内容的准确性，不得篡改、删除或隐藏文件原文中的关键信息。
2.文件附件：与文件相关的图表、数据、图片等附件应一并提供。
3.文件批注：记录文件在审批、传阅过程中的重要意见和决策。
4.文件修订版本：文件在修改、更新过程中的每一个版本都应予以保留。
第七条电子文件归档应采用专业的电子文件管理系统，确保文件的安全性、稳定性和可追溯性。
第八条纸质文件归档应采用符合国家档案保管标准的档案盒，分类、分级存放，确保文件不受损坏。
第三章文件保存第九条文件保存应遵循安全、保密、便于查阅的原则，确保文件在保存过程中不受损坏。
第十条文件保存环境应满足以下条件：1.温度：控制在16℃-22℃之间，相对湿度：控制在45%-60%之间。
2.防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防有害气体及尘埃。
3.确保文件存储设备（如硬盘、U盘等）的安全性，防止数据丢失。
第十一条文件保存期限应根据国家档案法规和企业具体情况确定，按照文件的重要性、用途和性质进行分类保管。
第十二条每隔一段时间，应对文件进行定期检查和清理，确保文件保存的完整性和准确性。
第十三条对于重要文件，应进行备份，备份文件应存放在安全的地方，以便在原文件受损或丢失时能够迅速恢复。
第四章文件查阅与借阅第十四条文件查阅与借阅应遵循快速、高效、安全的原则，确保文件在查阅、借阅过程中的完整性。
文件传递及归档管理规定
文件传递及归档管理规定1. 引言2. 文件传递规定2.1 文件传递方式（1）内部传递：内部传递主要通过组织内部的网络传输和公共文件共享平台进行，包括电子邮件、即时通信工具、内部网盘等。
（2）外部传递：外部传递主要通过加密邮件、加密文件传输协议等安全手段进行，确保文件在传递过程中的安全性和机密性。
2.2 文件传递注意事项（1）文件发送方应在传递前对相关文件进行必要的检查和整理，确保文件的完整性和准确性。
（2）文件接收方应在接收文件后及时查看并确认，如有问题应及时与发送方进行沟通。
（3）对于机密文件的传递，应使用加密文件传输协议，并在传递过程中定期更改加密密钥。
3. 归档管理规定3.1 归档分类（2）合同文件：包括合同、协议、责任书等相关文件。
（3）人事文件：包括员工档案、培训记录、绩效评估等相关文件。
（4）财务文件：包括采购订单、发票、报销单据等相关文件。
3.2 归档命名规则（1）按文件类别和日期进行命名，例如：项目文件20220101。
（2）文件名应简洁明确，避免使用过长或含有特殊字符的命名。
3.3 归档存储和备份（1）归档文件应存储在统一的文件归档系统中，确保文件易于查找和访问。
（2）定期对归档文件进行备份，并保存在离线、安全的地方，以防止文件丢失或损坏。
4. 其他规定（1）禁止私自复制、传递或删除他人的文件，如有需要应经过授权和确认。
（2）对于无需归档的临时文件，在使用完毕后应及时删除，以保证文件存储空间的有效利用。
（3）严禁使用不合法或侵犯他人权益的文件进行传递和归档管理。
5. 飞机邮件责任对于违反文件传递及归档管理规定的行为，将根据组织相关规定进行相应的处理，并可能承担相应的法律责任。
6. 结论为了保证文件传递的准确性和安全性，归档管理的规范性和有效性，各部门及员工应严格遵守本规定，并能够随时接受组织的监督和检查。
只有如此，才能更好地推动组织的信息化建设和工作效率的提升。
文件存储与归档管理规定
文件存储与归档管理规定第一章概述本规定旨在规范企业对文件存储与归档管理的处理，确保文件的安全性、完整性和可访问性，提高工作效率和信息管理水平。
第二章文件存储管理1. 文件存储要求1.1 所有文件应按照文件类型和重要性进行分类，并采用统一的命名规范。
1.2 涉及机密或敏感信息的文件应加密存储，并设置权限和访问控制措施。
1.3 文件存储设备应定期进行巡检，确保正常运行并备份数据以防止数据丢失。
2. 文件存储位置2.1 企业应建立统一的文件存储位置，并设立专门人员负责管理。
2.2 文件存储位置应具备防火防水、防尘防震等基本保护措施，以确保文件的安全性。
3. 文件归档流程3.1 文件归档前，应经过事先约定的流程审批，确保归档的文件真实准确且符合法律法规要求。
3.2 归档文件应编制归档目录，包含文件名称、编号、归档日期等信息，以方便后续查询。
第三章文件归档管理1. 归档文件的保管1.1 归档文件应设置专门的存放区域，并采用标识、分类等措施便于查找和管理。
1.2 归档文件的保管人员应定期进行巡检，确保文件的保存完好，并记录相关巡检情况。
2. 文件借阅与归还2.1 借阅文件应出具书面申请，并经过所属部门负责人批准。
2.2 借阅期限一般不超过7天，如需延期应提前申请并经过批准。
2.3 文件归还后，应进行检查，确保文件的完整性和安全性。
3. 文件销毁管理3.1 文件的销毁应经过书面审批流程，并由专门的部门进行销毁操作。
3.2 文件销毁应严格按照企业的数据安全政策和法律法规要求进行，并留存相应的销毁记录。
第四章文件存储与归档管理的责任与义务1. 部门负责人部门负责人应负责制定文件存储与归档管理制度，并监督下属人员的执行情况。
2. 文件保管人员文件保管人员应负责具体的文件存储、归档和保管工作，确保文件的安全性和准确性。
3. 员工员工应依照文件存储与归档管理规定，妥善使用和保管文件，并确保文件的安全不被丢失或泄露。
第五章结束语文件存储与归档管理是企业信息管理的重要组成部分，它直接关系到企业的工作效率和信息安全。
关于文件归档管理的通知
关于文件归档管理的通知各部门：为了加强公司文件的规范化管理，提高文件的查询和使用效率，确保公司各类文件的完整、准确和安全，现将有关文件归档管理的相关事宜通知如下：一、文件归档的范围1、公司各类行政文件，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函件等。
2、公司的业务文件，如合同、协议、项目计划书、项目报告、市场调研报告等。
3、公司的财务文件，包括财务报表、预算报表、审计报告等。
4、公司的人事文件，例如员工档案、招聘文件、培训资料、考核文件等。
5、公司的会议文件，包括会议纪要、会议决议等。
二、文件归档的要求1、完整性归档的文件应齐全完整，不得遗漏重要文件或文件的重要部分。
对于有附件的文件，应将附件一并归档。
2、准确性归档的文件内容应真实、准确，文件的日期、文号、主题等信息应清晰明确。
3、规范性文件的整理和装订应符合规范要求。
按照文件的类别、时间等进行分类整理，采用统一的装订方式，确保文件整齐有序。
4、及时性各部门应在文件办理完毕后的规定时间内进行归档，一般不超过一个月。
对于重要或紧急的文件，应及时归档。
三、文件归档的流程1、收集各部门指定专人负责文件的收集工作，确保应归档的文件全部收集到位。
2、整理对收集的文件进行初步整理，按照归档要求进行分类、编号等。
3、审核部门负责人对整理好的文件进行审核，确保文件的完整性和准确性。
4、移交审核通过后，将文件移交至公司档案管理部门。
5、接收档案管理部门对移交的文件进行接收登记，并进行再次审核。
6、入库审核无误的文件入库保存，按照档案管理的规定进行存放和管理。
四、文件的保管和利用1、保管档案管理部门应确保文件保管环境的安全、干燥、通风，采取必要的防火、防潮、防虫等措施，保证文件的安全。
2、利用公司员工因工作需要查阅文件时，应按照规定填写查阅申请单，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。
查阅过程中应遵守相关规定，不得损坏、涂改、转借文件。
五、责任与处罚1、各部门应严格按照本通知的要求进行文件归档管理工作，如发现未按要求归档的情况，将对相关部门和责任人进行通报批评。
文件归档管理规定
文件归档管理规定一、背景介绍在现代社会，各种各样的文件不可避免地会涌现出来，而这些文件的管理对于组织和个人来说都至关重要。
文件归档管理规定的制定和执行，能够有效地帮助与文件相关的工作更加顺畅、高效进行。
二、文件归档的定义文件归档是指将不再常用，但仍然具有重要参考价值和保留价值的文件按照一定的规则和方法进行整理、分类、封装，并存放在安全合适的地方，以便于后续的检索和利用。
三、文件归档的目的1. 方便文件管理：通过文件归档，可以将大量的文件有序地进行分类和整理，避免文件混乱和丢失的情况发生。
2. 提高检索效率：归档后的文件，可以通过合理的标识和分类，减少在查找文件时所需的时间和精力。
3. 保护文件安全：文件归档管理规定中，应当要求文件归档的存放地点具备防火、防水、防盗等安全保障措施，避免文件遭到损坏或泄露。
四、文件归档管理的步骤1. 文件评估：对将要归档的文件进行评估和筛选，确定哪些文件具有保留的价值，哪些可以进行销毁或删除。
2. 文件整理：对评估过后的文件进行整理和分类，按照文件的性质、种类或时间进行合理的归类，并标注清晰的文件名称和编号。
3. 文件封装：对归类好的文件使用酸性纸、塑料袋或文件夹进行封装，以保护文件不受受潮、变色、虫蛀等损坏。
4. 文件存放：根据文件的重要性和保密级别，选择合适的存放地点，应当具备防火、防水、防盗等安全保护措施。
5. 文件登记：对归档的每个文件进行详细的登记，包括文件的名称、编号、归档时间、存放地点等信息，并建立相应的档案目录。
五、文件归档管理的要求1. 分级管理：根据文件的紧急程度和重要性，建立不同的归档级别，并严格按照级别进行管理和存放。
2. 定期审查：定期对已归档的文件进行审查，及时修正或调整文件的归类和存放位置，确保文件的准确性和时效性。
3. 文件保密：对于具有保密性的文件，应当加强存放地点的安全防护，设置访问权限，避免信息泄露。
4. 知识传承：归档的文件应当通过培训、会议等形式进行知识传承，确保文件的知识和经验能够为组织的发展和决策提供参考依据。
文件归档管理规定
文件归档管理规定1. 引言本文件旨在规范和管理公司内部文件的归档流程，确保文件的安全、便捷和可追溯性。
所有部门和员工必须遵守本规定。
2. 文件归档的定义和作用文件归档是指将公司各类文件按照一定的规范进行分类、整理、存储和管理的过程。
它具有以下作用：- 提供便捷的文件检索和查找功能；- 保证文件的安全性和完整性；- 方便文件的共享和传递；- 提高工作效率和减少重复劳动。
3. 文件归档管理流程本节规定了文件归档的具体流程，包括文件分类、编号、存储和销毁。
3.1 文件分类所有文件需根据其类型和内容进行分类，常见分类包括但不限于：合同文件、报告文件、财务文件、人事文件、行政文件等。
每个部门应确定其特定的文件分类标准，并及时更新。
3.2 文件编号每个文件都应有唯一的编号，以确保文件的唯一性和可追溯性。
编号应包含文件类型、年份和序号等信息。
文件的编号与文件的归档流程绑定，由文件管理员负责管理和维护。
3.3 文件存储文件存储既可以采用电子方式，也可以采用实体方式，具体方式根据文件的性质和公司的要求而定。
电子文件应定期备份，并确保备份数据的可恢复性。
3.4 文件销毁根据相关法规和公司政策，文件在达到一定存储时限后应及时销毁。
销毁方式可以包括文件破碎、文件烧毁、文件清除等。
销毁过程要有明确的记录，并由文件管理员负责监督与执行。
4. 文件归档的责任和监督文件的归档工作由文件管理员负责，并配合各部门负责人进行监督，确保规定的执行。
文件管理员应负责文件编号、存储、销毁等工作，并及时更新归档相关记录。
各部门负责人需要积极配合文件管理员的工作，提供必需的文件和信息。
5. 文件归档的安全性对于重要和机密文件，应有必要的控制措施，包括但不限于：访问权限限制、密码保护、安全存储等。
文件管理员和各部门负责人应加强对文件的安全意识培养，并及时处理因工作调动或离职造成的权限变更。
6. 结束语本文档是公司文件归档管理的规范和指导，是保证文件管理的有效性和安全性的基础。
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档案管理规定
第一章总则
第一条依据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及公司其他相关管理规定，为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，维
护公司合法权益，特制订本规定。
第二条本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动所直
接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设计图纸、
报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件
材料、技术资料、电子文档、电脑盘片、荣誉实物等不同形式的
历史记录。
第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条档案工作实行统一领导、统一监督，分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学化管理。
第五条各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。
档案移交手续要完备。
第二章档案机构及其职责
第六条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。
第七条档案工作由公司总经理统一领导，综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部门的档案接收、收集、整理、立卷、保管
工作。
第八条凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整，装订整齐、牢固，书写字迹清楚、工整，图面清晰，图幅符合要求，签署手
续完备，建立电子版和物理版档案目录，注明序号、编号、归档
资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。
文稿及签
名必须用蓝黑或碳素墨水书写。
第十条归档的照片、底片整理成册，并附有文字说明，注明序号、编号、项目名称、概况、施工单位、时间、地点、人物、事由、专
业技术活动。
第十一条各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。
第十二条各类经济合同签订时至少需要一式四份，财务部、办公室各留一份原件。
份数可按照各部门实际需要增加，但一式不得少于四
份。
第十三条我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等，在办公室保存一份原件或一份复印件。
第十四条综合办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，
采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第三章档案的管理
第十五条按照各部门工作性质的不同归档文件分类整理方法如下：1、综合办公室档案分类方法及台帐科目：
合同/协议书、项目工程合同/协议书、项目前期合同/协议书、项目前期手续、证件、公司会议纪要、工程会议纪要、监理会议纪要、公司内部会签、集团发文/通知、集团审报、公司对外发文、监理来文、监理发文/回文、施工单位来文、工程发文/回文、工程图纸、申请单、报告、规划方案、项目咨询、通知单（书）、统计局报表、公司项目月报、数字/模拟文档、采购出入库、公司管理规定、其它。
2、财务部档案分类方法：
会计凭证、会计账薄、会计报表、合同/协议书、项目工程合同/协议书、拆迁补偿协议、劳务合同、证件、产权证待存、社保、记录单、用印审批表、其它。
3、经营部档案分类方法：
合同审批表、付款审批表、结算审批表、工程招投标文件、监理招投标文件、工程合同/协议书、监理通知、施工单位通知、洽商会签记录、审核意见书、报告审批、电子版招标文件、预算书、其它。
4、设计部档案分类方法：
设计单位发文/回文、设计单位来文、技术文件、其它。
5、工程部档案分类方法：
项目工程合同/协议书、施工单位来文、公司发文/回文、会签记录、洽商会签记录、工程图纸、监理规划计划、监理通知、施工单位通知、进度控制、报告审批、监理工作总结、竣工验收文件、设计变更、基坑验收单、过程验收单、其它。
（工程技术档案可以按工程技术种类的不同进行细分类）。
6、客服部档案分类方法：
销售合同（成套按楼号、楼层、门牌号排序），合同协议书、销售合同会签单、客户档案。
7、拆迁部档案分类方法：
个人资料、拆迁补偿协议、其它。
各部门将本部门所涉及的档案按照以上方法分类，制作全宗名称，内附目录成册。
根据分类和成立时间整理后，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
工程类文档要将已竣工工程整理成卷，未竣工工程资料整理成册。
各类文档应该区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
第十六条过程管理：
1. 属于公司保管的档案，各部门或个人要及时到综合办公室归档，并完成交接手续。
公司各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后的一周内将需要归档的预立卷文件整理成册移交综合办公室保管，任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案，在事件结束后的一周内汇编成册上报办公室。
有需要在各部门长期留用或有关本部门商业机密的档案文件，在项目结束后统一移交综合办公室。
各部门资料员在每年的二月十日前将上一年的档
案总目录、当年预立卷材料的目录交办公室。
第十七条监督：综合办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门档案
的管理工作。
第十八条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十九条公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。
第二十条借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案借阅登记表，明确借阅、归还时间。
外部单位需要借阅或收取我公司文档的，相关
部门应在会签完成《外部单位档案借阅领取会签单》后，交予外
部单位领取人前往本公司综合办公室办理档案借阅领取手续。
员
工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，
需办理档案外借手续，经综合办公室核准后，方可带出，用毕即
归还。
阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、
涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第二十一条分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
第四章档案备份制度
第二十二条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第二十三条各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。
对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》
管理。
第二十四条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在综合办公室保存。
第五章处理条例
第二十五条有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
第六章责任
第二十六条本制度适用于天津海泰北塘度假休闲中心有限公司各员工各部门。
第二十七条本制度监督责任部门为公司综合办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
归档文件内容及原件归档部门(暂定)
公司营业性证件
公司内部管理文件
工程准备阶段文件
前期其他文件
对外来往文件
监理文件
竣工验收文件
经营文件
销售文件
财务文件。