当前事业单位档案的数字化管理

当前事业单位档案的数字化管理【摘要】现如今，档案管理成为事业单位管理工作中不可缺少的一部分，如果仅仅依靠传统档案管理的模式进行管理是不可能满足现代事业单位的需求的。

近年来，随着我国信息技术的迅猛发展，现代化的网络档案管理技术成为提高档案管理工作效率最有效的工具。

目前，有很多事业单位已经通过互联网技术开展网上服务，这已经是提供档案服务最主要的形式。

本文主要对当前纸质档案和电子档案共存的基本现状进行了深入的探讨和分析，并且对数字化管理工作中存在的诸多问题加以详细阐述，同时分析了数字化管理未来的发展趋势。

【关键词】事业单位；档案数字化；现状；问题；解决对策；展望0.前言所谓档案数字化具体指的是通过数据库技术、压缩技术、扫描技术等手段，把传统与当前的社会组织、个人的经济、技术、宗教等活动所形成的对国家与社会有较大利用价值，可以供社会共享的，将纸质、声像以及归档保存的档案，都组织成一个有序的结构，借助0与1数字编码表达出档案信息库。

待经过数字化处理以后，不仅能够大大提高计算机检索信息的速度，而且也节省了不少档案储存空间，这样一来，大大缓解了库房挤压的压力，减少档案因多次使用而出现磨损的现象，这样一来，极大的发挥了档案信息存储的优势，增加网络信息资源，与此同时，还要加大对档案信息资源的开发和利用，这样一来，更好的为档案部门的特色服务打下牢固基础。

1.事业单位档案数字化管理的概述1.1档案数字化的主要原因近些年以来，随着现代化信息技术的迅猛发展，获取信息、处理各种事务以及人们日常交往等诸多方面对网络通信技术、计算机技术、其他现代化先进的新兴技术的依赖性越来越大。

现代人们在进行各种各样的活动时，信息的处理与信息的获取是不可或缺的有机组成部分，作为重要的一种信息来源，档案开始逐渐的受到越来越多人的重视和青睐，所以，为了促进档案资源利用率的提高，为了尽快实现档案资源的信息共享，为了推动档案资源信息传递的加快，实现事业单位以往传统档案的数字化工作就显得越来越迫切以及必要。

除此之外，在事业单位的档案实现数字化以后，能够切实的保存好档案的原件，在日常的运用当中通过数字化的档案资料，便能够大大的促进原始档案的可靠保存。

1.2档案数字化的内在涵义按照《现代汉语词典》，可以将“数字化”当中的“化”具体解释成“转变为某种状态或者某种性质”，而所谓的“数字化”则指的是“转变为数字”的意思，具体而言，“档案数字化”的意思在字面上可以理解成“档案转变为数字”，能够把档案数字化解释成：把记录方式不同以及载体形态不同的档案信息借助于计算机设施处理、转化以及录入等多种多样的形式，将声音、图像和文字等相关信息切实的转变成由1与0组成的一系列数码序列，进而将这些数码序列在光盘、磁盘等物理载体上进行存储的整个过程。

1.3档案数字化的主要内容从总体上来看，档案数字化的主要内容通常包含着不同的两个层次，其中，一方面是档案目录的数字化，档案目录数字化的主要目标是对档案目录数据库加以构建，其中尤为关键的便是档案著录标引的规范化，同时对档案目录数据库结构进行科学的选定；另一方面便是档案全文的数字化，一般档案全文的数字化能够借助于扫描录入的方式，把档案全文根据其原貌逐项逐页的以图像文件的形式加以存储，同时为其编制出有序的目录索引，或者通过光学字符的技术识别以后，以文本的格式对档案的内容进行存储。

在档案数字化的整个过程当中，应当按照档案自身所具备的诸多特点把这两种不同的方式有机的结合起来。

1.4档案数字化所存在的诸多风险就电子档案而言，电子档案的完整性与电子档案的真实性是其作为电子档案的形式所存在的重要条件，甚至可以说是最为重要的条件，档案数字化所存在的风险主要有以下几个方面：1.4.1人为修改所造成的风险通常数字档案的可操作性会使诸多人为因素在电子档案完整性及真实性上发挥着不可或缺的作用。

在当今电子档案的使用过程当中，极有可能通过无意的行为或者有意的行为摧毁、更改或者增删电子档案的本质要素，而数字档案所具备的可操作性的显著特点则大大的决定了一旦数字信息被改变，那么必将难以辨别，不留痕迹，人们通常很难借助于表面现象发现电子档案信息所发生的一系列变化，而且也不能逆向的恢复电子档案信息，所以电子档案管理所面临的难题之一便是电子档案信息的完整性。

为了将这一难题加以解决，通常可通过设局加密文件加密技术。

1.4.2信息迁移所带来的风险正是因为数字信息读写的软件和硬件始终处在不断的发展当中，需要对数字信息进行长期性的保存，只要不断的随着信息技术的迅猛发展来对信息技术平台进行不断的迁移，从而使得旧技术环境当中所形成的数字档案信息能够在现代化全新的读写技术当中依旧能被读出来，在数字信息迁移的进程当中，往往极有可能会导致信息的丢失，在不同程度上造成电子档案完整性与真实性的破坏。

1.4.3网络攻击所带来的风险由于数字信息有着较强的流动性，这便使得数字档案在使用当中不断的遇到更多网络攻击的风险，进而对数字档案的完整性与真实性带来直接的影响。

一方面，网络协议的开放性以及因特网信息传输的广域性，使得因特网时常面临十分严重的诸多不安全因素。

以往传统的计算机设备的使用，较多的都是数据的共享，并且促进军事部门、开发机构、政府研究机构和高等院校的科学研究方面的工作。

当时，能够入网的单位和机构往往被一致认为是可信任的、可靠的，然而当美国国家科学基金会将互联网中不得进行任何商业活动这一限制取消后，大大的增加了互联网的机构，从而使得很多不法分子想方设法的闯入到互联网当中，对竞争者的商业数据进行恣意盗用，造成了资源的破坏，这便使得信息安全问题更为突出。

在此类状况下，入驻互联网的数字档案也无法避免的被网络黑客所攻击；另一方面，由于因特网是资源共享的，除了处理信息与存储信息以外，还需要对信息加以传输，这便使得因特网受到攻击的可能性大大增加。

网络攻击技术主要有：网络侦查，也就是在进行攻击前需要窃取互联网中的有关信息，一旦网络侦查获得成功，那么便会严重的威胁到正在传输中的以及系统中的电子档案；拒绝服务攻击，也就是服务器无法正常的工作及运行；程序攻击，也就是木马程度或者病毒的植入等等，进而使得电子档案的保存系统不能顺利进行；缓冲区溢出攻击等。

在以前的档案管理中，最为常见的攻击形式就是缓冲区溢出的安全漏洞，甚至缓冲区溢出漏洞会占据绝大多数的远程网络攻击，此类攻击能够使匿名的因特网用户趁机获取主机的全部控制权或者部分控制权。

2.纸质档案和电子档案共存的基本现状从最初的人类发明了纸张后，纸质档案就开始替代了其它的载体档案，是档案管理的主宰体。

然而，随着纸质档案的不断发展以及推广和使用，充分证明了它的优势所在。

其中这种优势主要体现在以下几点：第一，直读性。

人们直接利于视觉就能够给读取档案信息。

第二，易取性。

有了纸张后，这便成为了传递信息的主要载体，这主要是由材质的易取性所决定的，与此同时，也更好的解决了纸质档案长时间占据馆藏档案的主体地位。

第三，便捷性。

和其它档案存储类型相比，纸质档案不仅重量轻，而且所占用的空间也较小，同时，存储的信息量也是非常大的，这样一来，便利人们的携带。

第四，稳定性较强。

和电子档案相比较来说，纸质档案信息不容易让他人修改与备份，表现出了较强的稳定性。

上述这几点都是利用纸质档案存储的优势，从而人们更加偏爱这种存储方式，使纸质档案长期的发展下去。

但是，每一张事物都具有两面性，既有好的一面，也有不好的一面，所以，纸质档案存储也势必会存在一定的问题。

其中，纸质档案的存储存在的缺陷是由本身的物理特性所决定的，主要体现在以下几点：第一，有较强的易燃性。

我们所使用的纸张都是由植物的纤维生产得到的，所以，有很强的易燃特性。

这样一来，防火安全也就成为了纸质档案管理首要解决的问题，但是，它所消耗的成本是非常大的，而且过于持久。

第二，耐用性能较差。

耐用性指的是在搬运纸质中保持原有品质的程度。

但是，由于人为搬运的疏忽，很容易使纸质档案难以长时间的保存下去。

第三，纸质档案字迹褪色速度较快。

这是由字迹色素的稳定性所决定的，另外，和制造的干湿程度与酸碱程度都有密切的联系。

而字迹是人们获得档案信息的主要来源，一旦字迹被破坏，那么档案信息也不够完整。

所以，人们在管理纸质档案时，最重要的是保存字迹免受其它因素影响。

当前，字迹褪色快是影响档案实际使用价值最主要的威胁之一。

由此看来，人们所高度关注的重要任务就是保存好纸质档案的字迹。

第四，对周围环境要求偏高。

在档案管理室内，重点强调防火、防潮、防虫等工作，而这些也都是持久保持纸质档案应该必须满足的环境条件。

因此，对档案存储室建设、实施配置、管理等都要求非常高。

第五，档案查阅要到现场。

长期以来，传统档案存在一定的局限性，并不能实现空间上的流动，所以，人们在查阅相关的纸质档案时，就必须要到档案保管室，同时，同一档案在同一时间只能供一人使用，所以，无论是在时间还是在空间上都给档案使用者带来了极大的不变。

然而，如果是电子档案，那么完全不存在此类弊端，在时间和空间上都可以随时使用。

通过上述的论述，我们必须要进一步加快档案信息化建设，克服到档案管理室查阅信息的弊端。

可以说，无纸化办公是一大型档案办公改革。

对于无纸化办公来说，主要指的是利于网络与计算机在网上进行办公，这样一来，势必会产生大量的电子档案，从而逐渐取代纸质档案而快速发展起来。

由此看来，纸质档案在逐渐被电子档案所替代。

然而，我们对数字化档案运行的结果加以展望。

第一种结果，大量的电子档案应该及时做好归档工作。

将电子档案进行集中管理，就应该建立电子档案集群，等同于传统档案管理室。

第二种结果，数字化的档案管理表现出较强的虚拟特性，所以，我们不可以和读纸质档案一样，在不借助其它设备就可以查阅到相关的档案信息资料。

因此，由于长期受纸质档案管理的影响，因此，在短时间内很难改变纸质档案阅读的习惯。

第三种结果，电子档案代替纸质档案是发展的必然结果。

人们不能确保电子档案可以持久的适应新设备的需求，所以，存在过多的顾虑。

第四种结果，电子档案稳定性不强，例如：电子档案的信息很容易被他人修改或者是复制，黑客又成为攻击电脑的主要对象。

和纸质档案相比较来说，我们在保管电子档案还需要付出更多的代价，所以，电子档案的使用特性需要经历一个较长的时期，所以，档案管理人员在收集与管理电子档案过程中，也必须相应的保管好某些纸质档案。

总体来说，在一较长的发展阶段内，纸质档案和电子档案共同存在的局面是发展的一种必然趋势。

受两方面因素影响，即电子档案和纸质档案。

对于电子档案来说，计算机与网络存在已经成为事实，所以，很多电子档案应该及时进行归档整理，这已是电子档案的来源的唯一途径。

另外，馆藏纸质档案数字化，势必会产生很多相关的电子档案。