外贸部门管理规章制度.doc

外贸部门管理规章制度1

外贸业务员管理

（一）日常工作

1.8：00之前打开电脑，查收邮件，查看询价信息。

2.综合整理一天要做的事情，列出每天的六点计划，把要处理的事情分为

四类：

（1）紧急；（2）重要；（3）日常（4）临时

3. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘

出来存入备忘录。

4. 工作结束之前确认一天的工作结果，将完成和未完成的标注出来。注明

完成进度，如有未完成的工作，写清未完成的原因。

5. 每周一上午8点部门经理给业务员开晨会，安排本周工作计划，每周六

下午三点前交本周工作总结，并于下午4点开总结会议，做工作反馈和

总结。

总结内容应包括：

（1）所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，本周进程，下周计划。

（2）总结一周内遇到的技术性问题。

（3）总结在业务上遇到的问题

6. 每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格

条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。

7 对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作

总结，进行客户评价分析。

8.对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和

计划。

（二）客户开发前期工作

1.收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，

及时跟踪和处理。

2.在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与部门经理或研

发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司及办证机构联系，进行办理。

3.业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到

付帐号。不能取得样品费又不能到付，须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。

（三）报价及合同签定

1.收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，

应与部门经理确认相关信息后在给客户报价，做报价单或形式发票给客户，并要求客户签字回传。

2.收到客户签字确认形式发票后，严格按照公司合同范本制作销售合同。

销售合同必须包含全部客户所需单据，需支付的订金。需支付佣金需与

客户签定佣金协议。

3.将填写完整的合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。

4.合同盖章后，扫描发给客户确认签字。

5.如客户对销售合同有异议，合同修改后重新确认。

6.双方签字盖章后，合同签订完毕，须将签字盖章原件备案。

（四）安排生产（备货）

安排跟单员安排生产订单及报关发货！

1.业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后，通知

跟单员及时制作销售订单，经部门经理签字后，安排生产。

2.业务员需要和生产部计划好生产包装，发货和单据制作的时间表。

3.业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情

况。

4.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。

5.跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。

（五）发货

1.FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，

如果是CIF

条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确

认合适的轮班和发货时间。

2.货物报关出口后，把所有单据包括商业发票，箱单，原产地证，提单等

扫描存档，并发给客户，进行确认。

（六）文件资料管理

业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。

（七）文件管理

1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件，按固定格式统一存放，保证所有资料在对应的文件夹下都能找到。

2. 文件存放说明：Business Report 下存放业务进展，工作总结。Customer File 下存放来往邮件，传真，及报价。Packing 下放置与包装有关的文件，图片。Shipping document下按合同号设置文件夹，分别存放各合同与出货有关的单据。保证所有与客户有关的往来文件，原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。

（八）邮件管理

统一使用XX邮箱管理。邮件记录需保存。总经理，部门经理有权查看工作邮箱。

（九）产品报价程序

业务人员对外报价不得低于底价，如有特殊情况低于底价时，需要向总经理，主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对外报价。

（十）合同号登记本

业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品名称，数量，预计发运日期，目的地。

合同号登记本统一挂在部门白板上，以确保所有信息公开透明。

（十一）单证保管

货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。

（十二）奖惩制度

业务员严格按照以上规定执行，对于严格执行者给予激励加分，如违反以上规定第一次给予警告，第二次给予扣分。