文秘工作培训教材(PPT 56张)
合集下载
秘书人员培训教材(PPT)
团队协作的重要性
提升工作效率
通过协作，团队成员可以 共享资源、知识和经验， 从而提高工作效率和生产 力。
促进创新
团队协作鼓励成员之间相 互交流和分享想法，有利 于激发创新思维和创造性 解决方案。
增强团队凝聚力
良好的团队协作可以增强 成员之间的信任和归属感， 提高团队凝聚力和向心力。
建立良好人际关系的方法
用简洁明了的语言表达 自己的观点和想法，避 免使用模糊或含糊不清 的措辞。
非语言沟通
注意自己的肢体语言、 面部表情和声音语调， 确保它们与口头语言一 致，传递出积极、自信 的形象。
反馈与跟进
及时给予他人反馈，跟 进沟通结果，确保双方 对沟通内容有共同的理 解和行动计划。
感谢您的观看
THANKS
尊重他人
尊重每个团队成员的意见和贡献， 认可他们的价值和努力。
积极沟通
保持开放和诚实的沟通，及时传达 信息，解决问题和误解。
建立信任
通过诚实、可靠和一致的行为来建 立信任关系，成为团队中可信赖的 成员。
有效沟通技巧和策略
01
02
03
04
倾听技巧
积极倾听他人的意见和 反馈，理解他们的观点 和立场。
表达清晰
工作计划制定与执行
工作计划制定
1
明确任务目标，制定详细计划
2
设定时间节点，确保按时完成
3
工作计划制定与执行
01
考虑潜在风险，制定应对措施
02
工作计划执行
03
遵循计划，按部就班进行工作
工作计划制定与执行
及时记录进度，反馈问题
调整计划，应对突发情况
提高工作效率的策略
提高个人技能 学习新知识，提升专业能力 掌握高效工具，如快捷键、模板等
文秘工作培训教材(PPT 56张)
参考
案例
钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚 乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间中复印纸已所剩无 几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲 置；还有的同事三天两头来领同一种物品……后来，钟苗认真学习了有 关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办 公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好 评。
二、办公室环境优化
（一）改善办公室环境的办法
1.办公室的绿化
2. 空气的优化 (1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一 般在20～22℃，夏季在23～25℃之间为最宜。 (2)湿度。 (3)清洁度。 (4)流动速度。 3.光线的优化 办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。
办公用品 类别
文具
小工具
纸张
常用耗材
（二）办公用品采购流程：
（三）办公用品订购方式
办公用品 大多数的日常办公用品都可以通过电话 订购方式 从供应商处订购。
直接去 商店购买
电话订购
传真订购
网上订购
不论采用哪种订购方式，秘书人员一定要保留一张购货订单，收到货 物时，要将实物与订单一一核对，以防出错。
二、办公室环境优化
刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品 分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要 的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让 他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过 一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来， 问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外 卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻 到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其 他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打 开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？
文秘培训教材课件
PPT学习交流
16
文秘---事务管理之会议管理
会议纪录者应强化的多项技能：
◆反应快。对于大家提到的问题，能够迅速反应。
◆写字快。做会议记录，写字速度当然有一定要求。
◆知识面广。在做会议记录时，经常会听到一些专业术语， 没有相对广的知识面，对这些专业术语，你可能既听不懂， 也不会写。这属于一个会议记录者的硬件能力。
D、积P极PT学心习交态流 ，亲切态度。
3
文秘----角色意识培养
• A、培养强烈的服务意识及责任感 • B、培养积极的参与意识 • C、培养较强的公关意识 • D、培养较强的制度意识 • E、培养较强的保密意识
书(Secretary) 缘于拉丁文secretar-ius，
意即“可靠的职员”
PPT学习交流
PPT学习交流
15
文秘---事务管理之会议管理
会议记录的写作技巧 ：一快、二要、三省、四代 一快，即书写运笔要快，记得快 二要，即择要而记 。关键内容为：围绕会议议题、会议主持 人和主要领导同志发言的中心思想 三省，即在记录中正确使用省略法 四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法 。如用姓代表全 名，用拼音代表文字等
•要点不漏:决议、建议、问题和发言人的观 点、论据材料等要记得具体、详细。
时间控制
初步诊断并提交诊断报告
•过程中提醒会议主持者 控制会议进度
会议进行过程工作的成功是会议成效的保证
PPT学习交流
13
文秘---事务管理之会议管理
前会期议准任备务
项目准启备动工作
会议进 调查分行析
方案设计会议踪跟培 实训 施和
•大型会议/中型会议/小 型会议
•公司内部会议/公司外 部会议（略）
秘书人员培训教材(PPT50页)
第二节、秘书人员的思想修养和职业道德
一、秘书的政治理论修养 二、秘书的思想作风修养 三、秘书的职业道德
一、秘书的政治理论修养
1、认真学习和掌握马列主义理论和经济理论 2、坚持正确的政治方向、树立远大的理想 3、具有较高的政策水平和较强的法制观念 4、具有强烈的忧患意识，为党和人民忧患。 5、要思想敏锐，正确地服从领导。
极情绪。为了有效地工作和正常地生活，秘书人员要克服 不良的嗜好和不良心理影响；善于调适自己的心理，保持 稳定、乐观、健康的心态，淡泊名利，乐于奉献。 5、形成良好的的性格 乐观开朗、敏捷稳健、坚毅自律、幽默自信
二、秘书人员的性格要求
1、开朗
乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热 情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难
三、秘书的业务能力要求
书面写作能力 口头表达能力 听知理解能力 阅读概括能力 社交活动能力 沟通协调能力 观察分析能力 随机应变能力 设备操作能力
公文和事务应用文的写作能力 标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要
耐心倾听并正确理解他人的发言 善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键 精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持
四、女性秘书的自我保护
讨论： 年轻漂亮的女秘书，如何处理上司的关系？ 即女性秘书的自我保护策略
四、女性秘书的自我保护
1.正确的认识和心态。秘书出卖的是智力和劳力，充当工作中 的参谋和助手，绝不是花瓶和色相。女性要自尊、自爱、自 重。坚持原则，灵活对付，防微杜渐。情人绝不是秘书，也 不可能当好秘书，只能是秘书的异化，亵渎了秘书的神圣性 和重要性。
二、秘书的知识结构
秘书知识结构要求具有博与专的兼容性，成 “T”型展开。秘书应有的三层知识结构：
1、基础知识：即具有相当于高中
《文秘培训》课件
03
文秘的文书处理能力
公文写作
01
02
03
04
公文写作
掌握公文的基本格式和规范， 能够撰写通知、通报、报告等
公文。
公文语言特点
了解公文的语言特点，如准确 、简练、庄重，能够运用合适
的措辞和语气。
公文处理流程
熟悉公文的收发、登记、传阅 、归档等流程，确保公文处理
的及时性和准确性。
公文写作技巧
掌握公文写作的技巧，如结构 清晰、条理分明、逻辑严密，
提高公文的质量和效率。
商务信函写作
商务信函格式
商务信函语言特点
掌握商务信函的基本格式和规范，包括称 呼、正文、结尾敬语和签名等部分。
了解商务信函的语言特点，如礼貌、专业 、简洁，能够运用合适的措辞和语气。
商务信函内容
商务信函写作技巧
熟悉商务信函的常见内容和要点，如建立 业务关系、询盘、报价、订货等，能够根 据不同情境撰写合适的信函。
《文秘培训》ppt课件
contents
目录
• 文秘的职责与角色 • 文秘的沟通技巧 • 文秘的文书处理能力 • 文秘的行政能力 • 文秘的职业素养
01
文秘的职责与角色
什么是文秘
定义
文秘是指在企业和组织中担任行 政、秘书等职务的人员，负责处 理日常办公事务、文件管理、沟 通协调等工作。
特点
具备扎实的文字功底和组织协调 能力，能够高效处理各类办公事 务，保障企业日常运营的顺利进 行。
定期对文件进行备份，以防数据丢 失，确保文件安全。
文件传递与保密
确保文件传递过程中不泄露机密信 息，采取适当的保密措施。
时间管理
制定工作计划
根据任务优先级和时间安排，制 定详细的工作计划。
文秘基础知识培训课件(2024)
2024/1/28
保密宣传教育
积极参加保密宣传教育活动，提高保密意识和能力。
29
信息泄露风险防范措施
涉密信息管理
严格控制涉密信息的知悉范围， 按照“最小化、必要化”原则进 行涉密信息的传递、存储和处理
。
防范网络攻击
加强网络安全防护，定期更新病 毒库、修补系统漏洞，防范网络
攻击和数据窃取。
物理安全防护
27
CHAPTER 06
保密意识培养与信息安全防 护
2024/1/28
28
保密法律法规和政策要求
《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规
明确规定了国家秘密的范围、保密义务、法律责任等内容，要求文秘人员严格遵守。
保密政策与制度
了解并遵守所在单位的保密政策与制度，如保密工作责任制、涉密信息系统管理等。
文件登记
建立文件登记簿，详细记录文件的收 发日期、来文单位、文件编号、标题 、页数等信息，方便后续查找和管理 。
2024/1/28
12
档案分类、保存和借阅制度
档案分类
根据档案的性质、内容和时间等 因素，采用逻辑分类方法进行档 案分类，确保档案条理清晰、易
于查找。
2024/1/28
档案保存
制定档案保存期限表，对不同类型 的档案设定相应的保存期限，定期 进行档案鉴定和销毁工作，确保档 案的安全和完整。
文秘基础知识培训课 件
2024/1/28
1
目 录
2024/1/28
• 文秘概述与职业素养 • 办公室管理技能 • 文件处理与档案管理 • 接待礼仪与商务洽谈技巧 • 时间管理与工作效率提升方法 • 保密意识培养与信息安全防护
2
CHAPTER 01
2024版文秘知识培训教材PPT课件ppt范文
05
信息收集、整理与传递
信息收集途径和方法
互联网搜索
利用搜索引擎，输入关键词进行 信息检索。
社交媒体
关注行业专家、意见领袖，获取 最新动态和观点。
专业数据库
利用图书馆、学术机构等提供的 专业数据库进行深度查询。
调查问卷
设计问卷，针对目标群体进行调 查，收集一手数据。
信息筛选、分类和整理
信息筛选
会议纪要整理和发布
整理会议记录，提炼关键 信息和重要观点
编写会议纪要，包括会议 主题、时间、地点、参会 人员、主要内容和结论等
校对和修改会议纪要，确 保内容准确、简洁明了
根据需要，将会议纪要发 布到公司内部网站或其他 平台上，以便更多人了解 会议内容和结果
将会议纪要发送给参会人 员和相关领导，以便及时 了解和掌握会议情况
密要求。
企业保密规章制度
了解并遵守企业内部的保密规章 制度，确保企业商业秘密和敏感
信息不被泄露。
企业保密制度遵守
涉密人员管理
严格执行涉密人员审查、培训、考核和离岗离职脱密期管理等制度， 确保涉密人员符合保密要求。
涉密载体管理
加强涉密载体（如文件、资料、硬盘等）的制作、收发、传递、使 用、复制、保存和销毁等全过程管理，确保涉密载体安全可控。
Excel数据处理
02
学会数据输入、公式与函数应用、数据排序、筛选与分类汇总
等操作，提高数据处理能力。
PowerPoint演示文稿制作
03
掌握幻灯片创建、布局设计、动画设置、多媒体插入等技巧，
制作专业且生动的演示文稿。
文件管理方法与规范
文件分类与命名
按照文件性质、内容进行 分类，采用规范的文件命 名方式，方便文件查找与 管理。
《秘书培训》PPT课件
承担责任 乐于助人 积极主动 擅于沟通 渴望学习 接受挑战
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
文秘培训课件
应对突发情况的策略
来宾迟到
保持耐心和礼貌，主动与来宾 联系并询问是否需要帮助。
来宾临时变更计划
灵活应对，及时调整接待计划 并与相关部门协调。
来宾提出特殊要求
尽量满足来宾的合理要求，如 无法满足则礼貌解释原因并提 供替代方案。
遇到紧急情况
保持冷静和镇定，迅速采取应 急措施并与相关部门联系。
04
沟通技巧与表达能力提升
和关注度。
接待流程与规范
迎接来宾
热情周到地迎接来宾，主动介 绍自己并引导来宾至指定地点 。
茶水服务
及时为来宾提供茶水服务，注 意茶具清洁和茶叶品质。
接待准备
了解来宾信息，制定接待计划 ，准备接待用品。
安排座次
根据来宾身份和场合要求，合 理安排座次并引导来宾入座。
送别来宾
礼貌周到地送别来宾，主动询 问是否需要帮助并道别。
多读书
阅读可以丰富自己的词汇和表达方式 ，提高表维和 表达能力。
参加辩论或演讲
参加辩论或演讲可以锻炼自己的口头 表达能力和思维能力。
学习外语
学习外语可以拓宽自己的视野，提高 跨文化交流能力。
倾听与反馈的艺术
积极倾听
理解对方观点
在倾听他人时，要给予积极的反馈和回应 ，鼓励对方继续表达。
团队协作的重要性
提升工作效率
通过团队协作，可以充分利用各 成员的专业技能和知识，从而提
高工作效率和质量。
促进信息交流
团队协作有助于促进成员之间的信 息交流，使信息更加畅通，减少误 解和沟通障碍。
增强团队凝聚力
良好的团队协作可以增强团队凝聚 力，使成员更加认同团队目标和价 值观，提高工作积极性。
领导力培养途径
文秘培训课件
详细描述
2. 文件存储与备份：掌握如何进行文件的存储和备份 ，以避免文件丢失或损坏。
03
商务礼仪与沟通技巧
商务场合着装要求
职业装
在商务场合，应选择正式、得体 的职业装，如西装、职业套裙等 。避免穿着过于随意的服装，以 免给客户留下不专业的印象。
颜色搭配
选择合适的颜色搭配，以深色系 为主，避免过于花哨的颜色。同 时，注意服装颜色的搭配要得体 ，如黑色西装搭配白色衬衫或黑 色高跟鞋等。
文秘的工作技能要求
优秀的组织能力
文秘需要具备优秀的组织能力，包 括时间管理、任务管理以及协调沟 通等方面的能力。
熟练掌握办公软件
文秘需要熟练掌握办公软件，如 Word、Excel、PowerPoint等。
出色的沟通能力
文秘需要具备出色的书面和口头沟 通能力，以便协调内外部沟通。
关注细节与注重效率
文秘需要注重细节，同时注重工作 效率，确保工作质量。
沟通技巧与人际关系处理
倾听技巧
良好的沟通技巧需要具备良好的倾听能力。在与人沟通时，应认真倾听对方的意见和建议 。避免打断他人或过早地表达自己的看法。
表达技巧
在表达自己的观点和看法时，应清晰明了、言简意赅。同时，注意表达的方式和语气，以 避免引起误解或产生冲突。
人际关系处理
在商务场合，应处理好各种人际关系，如与客户、同事、上司等的关系。尊重他人的权利 和意见，积极协助他人解决问题。同时，要善于维护良好的人际关系，提高自己的社交能 力。
05
文秘工作常见问题与解决方 案
文件处理常见问题与解决方法
• 文件分类不明确：文件柜分类不清晰，文件摆放混乱，影响工作效率。 • 文件存储方法不规范：纸质文件随意存放，容易损坏或丢失。 • 文件查找时间过长：文件查找时间长，影响工作效率。 • 解决方案 • 建立明确的文件分类体系：根据文件性质、类型、紧急程度等分类，将文件摆放整齐，方便查找。 • 规范文件存储方法：纸质文件需进行防火、防潮、防虫等处理，及时存档备份。 • 建立电子化文件管理系统：使用电子化文件管理系统，提高文件查找速度和效率。
《秘书培训》PPT课件
七、接待礼仪
1、接待实施原则
诚恳热情 讲究礼仪 细致周到 按章办事 俭省节约 保守秘密
接待咨询工作："一听、二问、三记、四分析"
2、对来访者所反映的问题和要求 处理原则：
要求合理、按政策应当解决的问题： "分级负责， 归口办理"
要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还难 以解决的问题：解释说明
秘书工作指南
一、什么是秘书?
什么是文员?（文员即领导的助手） 什么是秘书?（秘书小姐是公司的形象的代言人） 企业需要秘书懂得什么?（请问在坐的：把自己怎样
定位的）
二、秘书应具备的能力
1、21世纪专业秘书应具备的能力： 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力
三、秘书岗位职责
➢ 提醒领导次日的重要日程安排、做好纪录 ➢ 文书拟写与处理（文书拟写/收发文处理/文档
管理） ➢ 接电话的技巧（不要什么事情都去打扰领导） ➢ 收发邮件、传真，并进行分类整理。 ➢ 会议管理（会前筹备/会中服务/会后落实） ➢ 接待来访客人、准备会见资料 ➢ 汇总各部门的营业报表，以报总经理审阅。
6、接待应约而来的客户
起立并热情招呼客人 询问他是否有约 询问他与哪位老板有约 询问他及其公司的姓名 请他坐等 茶水或咖啡（递上报纸或公司简介） 通知与客人约好的上司
八、接听电话的技巧
❖ 电话铃响三声内接起 ❖ 热情问候 ❖ 表明自己的身份 ❖ 说话时保持微笑 ❖ 礼貌地称呼对方 ❖ 调整好音量和语速 ❖ 表示兴趣和关注
自 信 ， 角努 色力 扮
体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
演
好
知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标 秘
文秘知识培训教材
文秘知识培训教材主讲：康静;;茫;第一章文秘角色认知;;职位：生产制造文员工作定位：事务性工作岗位职责：部门内部人事资料的建立；新进人员的入职引导；每月月申请的申购和临时申请物品的追踪；受控文件的登记、发行、维护过期无效文件的回收与作废。
资料的保管、整理与归档。
本部门每月绩效与优秀员工评比的监督电子档的录入与存档；负责车间5S的监督；本部门人员出勤状况的管理；本部门人员人事问题的呈报处理各部门间文件信息的传达；上岗证的考核；奖罚与请假人员的统计且录入保存为电子档；每周周会的记录；协助课长处理日常事务；;角色定位案例：;第二章文秘素质要求;主动而不越位服从而不盲从沟通而不封闭挡驾而不阻拦;;三.文秘人员所要具备的知识;第三章文秘办事技能;;个人礼仪;一.礼仪的原则;办公礼仪;电话; ;语气练习:; ; ; ; ;名片交换的礼仪;替上司接待客人;接待礼仪访客接待四大禁忌;内部沟通;企业管理过去是沟通现在是沟通未来还是沟通----松下幸之助;沟通语言;一.沟通的要领;案例：;高效沟通行动方案;组织流程;第一阶段：会前的计划与筹备;会议议题确定邀请与会者安排会议日程及议程确定会议地点布置会议发送会议通知;议程;便函式会议通知__领导：兹定于_月_日（星期_）下午14：00在公司会议召开部门经理会议讨论下半年的工作请准时参加。
__公司总经理办公室 _年_月_日;东莞劲胜精密组件股份有限公司;会议准备工具清单;;写作技巧;一主旨二材料三结构四语言;指挥性文书：指示规范性文书：章程报请性文书：请示知照性文书：通知联络性文书：信函记录性文书：会议记录指导性文书：新闻法律性文书：合同;第一步：制定正确的行动目标;请分析你的行动目标经理让你组织本部门组长级以上人员召开部门重要会议你确定了时间和地点后拟一个通知发给所有组长。
行动目标：的行动“我要在会议前一个星期让每个组长确定能否参加”被动目标：的意愿“我要通知每个组长会议的时间和地点”;正式指数：你本人很了解对方吗？目标读者比你地位低吗？是好消息吗？;第三步：决定文章的总体风格;48;公文的五大主要层次：连贯式：按照事情的发展经过、时间顺序如：事故调查报告并列式：层次之间为并列关系如：报告、总结、建议分析问题式：提出问题、分析问题、解决问题如：指示、命令、情况、公告、通知、决议问答式：用问答来组织全篇如：操作指南、采访稿行动结果：直指事情的结果如：介绍信、信;列出大纲的目的：七分想三分写磨刀不误砍柴工提炼想法定出框架建立合理次序;抛砖引玉鼓作气如“冲刺”冲出初稿后再修改不要“十步九回头”;时间管理矩阵图 ;53;54;如果你有行动力你就会成功；如果你有创造力你就会卓越如果你有影响力你就会有成就！ ---牛根生;谢谢大家!;9、青少年是一个美好而又是一去不可再得的时期是将来一切光明和幸福的开端。
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
一、办公室日常维护的内容 1、办公空间 2、办公桌椅 3、办公用品 4、计算机等自动化办公设备。
二、办公室的安全隐患及处理
办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患：
1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患； 2、光线、通风、噪音、温度、通道隐患； 3、办公家具隐患； 4、办公设备及操作隐患； 5、工作中大意造成伤害的隐患； 6、工作中大意造成泄密的隐患； 7、火灾隐患
四、文秘在5S中的作用
上班后的细琐工作：
1、开窗通风透气
2、整理室内的花卉植物 枯叶 3、整理办公桌和茶几上的物件 4、调节室内温度和湿度 5、检查审视墙壁和柜架上的饰物、书籍资料是否 端正 6、将报刊杂志堆放排列整齐，准备好各类办公用 品，将日历翻到当天
四、文秘在5S中的作用
• 下班前：当天的文件摆放好，办公桌上要收拾干净整齐，不推 放文件材料。 • 下班后关闭所有办公设备，切断主电源，关好门窗，确认无误 后，锁门离开办公室 。 • 日常办公室：保证办公设施、抽屉、柜筒文件柜等的标识 • 物品摆放要合理规划，容易寻找；物品摆放要整齐 。 • 办公场所保持清洁。 • 每日整理，将不需要的物品清除，将需用的物品妥善放置。
二、办公室环境优化
刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品 分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要 的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让 他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过 一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来， 问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外 卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻 到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其 他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打 开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？
目录
办公环境 会议室及车辆预定 办公用品采购与管理
用章管理 报销流程
01
办公环境
一、 办公室环境格局设计
任务情境
某公司准备在上海开办一个销售分公司，租用了某写字楼其 中的一层大厅，秘书小张接到了布置办公室的任务。对于一层大 厅的格局需要重点考虑的是该公司的产品需要一块两百平米的展 区，同时还要合理布置正副经理的办公区、接待区、销售部、财 务部。小张将整个一层大厅设计为当今很流行的全开放式办公室 和半开放式办公室，大厅的前半部区域用作产品展厅，大厅后半 区域作为销售分公司的办公区，每个区域都使用能站立并能够移 动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。 思考：这样的办公环境布局是否妥当可行？
(2)封闭式办公室的缺点 ① 建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修。 ② 难以监督员工的活动。 ③ 难以进行沟通。员工被分隔开，易感觉孤独。
（三）办公室布置的原则 • 1、有利于沟通 • 2、便于监督 • 3、协调、舒适
（四）办公室结构和布局需要考虑的因素
(1)职工的人数。人数多，需要的空间就大，费用也要增加。
一 、办公室环境格局设计
（一）办公室环境
硬环境：建筑设计、室内空气、光线、颜色、 办公设备等 软环境：办公室的工作气氛、人员的素养、 团体凝聚力等
一、办公室环境格局设计
（二）办公室布局 1.开放式办公室
一、办公室环境格局设计
(1)开放式布局的优点
① 建筑成本的降低。 ② 空间利用率的增加。 ③ 重新布局的灵活性。 ④ 易于沟通，便于交流。 ⑤ 易于管理。 ⑥ 容易集中化服务及共享办公设备。
二、办公室环境优化
（一）改善办公室环境的办法
1.办公室的绿化
2. 空气的优化 (1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一 般在20～22℃，夏季在23～25℃之间为最宜。 (2)湿度。 (3)清洁度。 (4)流动速度。 3.光线的优化 办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。
(2)购买或租用的面积。面积越大，费用也越高。
(3)机构的建制和办公空间的分类。如需要多少个部室。 (4)组织经营的性质或内容。 (5)便于部门间的工作联系，以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不 必要的重复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少工作人 员和文件流动的次数和距离。 (6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。如开放式办公室的设 计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。 (7)走廊、楼梯、通道的宽窄要适宜畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。 (8)办公室随组织的发展变化也要变更，需要具有灵活性。
一、办公室环境格局设计
(2)开放式布局的缺点
① 缺乏单独办公的机会。 ② 不容易集中精力。 ③ 很难进行机密性工作。 ④ 噪声太大。
一、办公室环境格局设计
2.封闭式办公室
一、办公室环境格局设计
(1)封闭式办公室的优点 ① 比较安全，便于锁门。 ② 可以保证工作的机密性。 ③ 易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作。 ④ 保护私人空间，易于保护隐私。
4、色调的优化
暖色调：红、橙、黄 冷色调：绿、蓝、紫
中间色：黑、白、灰
二、办公室环境优化
（二）办公室色彩搭配
三、办公室环境维护与安全管理
秘书小张每天上班和下班前都将自己的工作区域清 洁整理得干干净净，同时她也主动清洁整理自己常用的 复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当 她看到复印纸零乱堆积，公用字典扔在窗台，废纸装满 了没人倒，她都及时做些清洁整理工作，以维护办公环 境的整洁。 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常 用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等 都摆放有序。下班前也将办公桌收拾得干净整齐，从不 把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理 和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔 机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常让别人找不到， 从而影响了工作。
三匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘， 办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的 文件总是东查西找，每日常用的“访客接待本”也总是 找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他 处。
思考：上述三位秘书的办公室环境维护与管理能力如 何？
三、办公室环境维护与安全管理
二、办公室的安全隐患及处理
办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患：
1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患； 2、光线、通风、噪音、温度、通道隐患； 3、办公家具隐患； 4、办公设备及操作隐患； 5、工作中大意造成伤害的隐患； 6、工作中大意造成泄密的隐患； 7、火灾隐患
四、文秘在5S中的作用
上班后的细琐工作：
1、开窗通风透气
2、整理室内的花卉植物 枯叶 3、整理办公桌和茶几上的物件 4、调节室内温度和湿度 5、检查审视墙壁和柜架上的饰物、书籍资料是否 端正 6、将报刊杂志堆放排列整齐，准备好各类办公用 品，将日历翻到当天
四、文秘在5S中的作用
• 下班前：当天的文件摆放好，办公桌上要收拾干净整齐，不推 放文件材料。 • 下班后关闭所有办公设备，切断主电源，关好门窗，确认无误 后，锁门离开办公室 。 • 日常办公室：保证办公设施、抽屉、柜筒文件柜等的标识 • 物品摆放要合理规划，容易寻找；物品摆放要整齐 。 • 办公场所保持清洁。 • 每日整理，将不需要的物品清除，将需用的物品妥善放置。
二、办公室环境优化
刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品 分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要 的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让 他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过 一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来， 问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外 卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻 到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其 他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打 开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？
目录
办公环境 会议室及车辆预定 办公用品采购与管理
用章管理 报销流程
01
办公环境
一、 办公室环境格局设计
任务情境
某公司准备在上海开办一个销售分公司，租用了某写字楼其 中的一层大厅，秘书小张接到了布置办公室的任务。对于一层大 厅的格局需要重点考虑的是该公司的产品需要一块两百平米的展 区，同时还要合理布置正副经理的办公区、接待区、销售部、财 务部。小张将整个一层大厅设计为当今很流行的全开放式办公室 和半开放式办公室，大厅的前半部区域用作产品展厅，大厅后半 区域作为销售分公司的办公区，每个区域都使用能站立并能够移 动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。 思考：这样的办公环境布局是否妥当可行？
(2)封闭式办公室的缺点 ① 建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修。 ② 难以监督员工的活动。 ③ 难以进行沟通。员工被分隔开，易感觉孤独。
（三）办公室布置的原则 • 1、有利于沟通 • 2、便于监督 • 3、协调、舒适
（四）办公室结构和布局需要考虑的因素
(1)职工的人数。人数多，需要的空间就大，费用也要增加。
一 、办公室环境格局设计
（一）办公室环境
硬环境：建筑设计、室内空气、光线、颜色、 办公设备等 软环境：办公室的工作气氛、人员的素养、 团体凝聚力等
一、办公室环境格局设计
（二）办公室布局 1.开放式办公室
一、办公室环境格局设计
(1)开放式布局的优点
① 建筑成本的降低。 ② 空间利用率的增加。 ③ 重新布局的灵活性。 ④ 易于沟通，便于交流。 ⑤ 易于管理。 ⑥ 容易集中化服务及共享办公设备。
二、办公室环境优化
（一）改善办公室环境的办法
1.办公室的绿化
2. 空气的优化 (1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一 般在20～22℃，夏季在23～25℃之间为最宜。 (2)湿度。 (3)清洁度。 (4)流动速度。 3.光线的优化 办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。
(2)购买或租用的面积。面积越大，费用也越高。
(3)机构的建制和办公空间的分类。如需要多少个部室。 (4)组织经营的性质或内容。 (5)便于部门间的工作联系，以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不 必要的重复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少工作人 员和文件流动的次数和距离。 (6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。如开放式办公室的设 计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。 (7)走廊、楼梯、通道的宽窄要适宜畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。 (8)办公室随组织的发展变化也要变更，需要具有灵活性。
一、办公室环境格局设计
(2)开放式布局的缺点
① 缺乏单独办公的机会。 ② 不容易集中精力。 ③ 很难进行机密性工作。 ④ 噪声太大。
一、办公室环境格局设计
2.封闭式办公室
一、办公室环境格局设计
(1)封闭式办公室的优点 ① 比较安全，便于锁门。 ② 可以保证工作的机密性。 ③ 易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作。 ④ 保护私人空间，易于保护隐私。
4、色调的优化
暖色调：红、橙、黄 冷色调：绿、蓝、紫
中间色：黑、白、灰
二、办公室环境优化
（二）办公室色彩搭配
三、办公室环境维护与安全管理
秘书小张每天上班和下班前都将自己的工作区域清 洁整理得干干净净，同时她也主动清洁整理自己常用的 复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当 她看到复印纸零乱堆积，公用字典扔在窗台，废纸装满 了没人倒，她都及时做些清洁整理工作，以维护办公环 境的整洁。 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常 用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等 都摆放有序。下班前也将办公桌收拾得干净整齐，从不 把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理 和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔 机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常让别人找不到， 从而影响了工作。
三匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘， 办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的 文件总是东查西找，每日常用的“访客接待本”也总是 找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他 处。
思考：上述三位秘书的办公室环境维护与管理能力如 何？
三、办公室环境维护与安全管理