物业公司程序文件：文件控制程序
文件控制程序
文件检查记录表
XX-44-01-09
文件补发单
XX-44-01-06
6.6.1.4文件和资料控制所产生的记录按《质量记录控制程序》规定予以保存。
6.3.4办公室编制体系文件的《文件分发清册》，由总经理批准，办公室按此表进行发放；技质部编制技术文件的《文件分发清册》，由总经理批准，技质部按此表进行发放。
6.3.5文件发放时，领用部门在《文件签发、回收记录》
上签字领取。
文件签发/回收记录
XX-44-01-03
文件分发清册
XX-44-01-02
6.4文件的控制：
6.9受控的有效文件、文件管理记录
7．附件：
一、文件修改记录表
附件一、本文修改记录表
序号
更改日期
更改条款
更改内容
更改标记
更改申请表号
更改人
1
2
3
6.4.1分发到有关部门和使用部门的文件均需盖红色“受控”印章进行标识，无此标识的文件为无效版本。
6.4.2作废的管理文件由办公室负责按《文件签发/回收记录》所分发的去向和数量回收（技术文件由技质部执行）。文件回收后，填写《作废文件处理单》，由管理者代表批准销毁，销毁时须由两人监督操作，需要时留一份作为保留资料保存。留底资料保存二年。
6.4.3为法律和积累知识的目的而作为资料保留的作废文件加盖“保留”印章，并隔离存放。
6.4.4顾客提供的图纸/协议/技术规范，由技质部组织相关部门进行评审，评审周期不超过两个工作周。
物业质量管理体系文件控制工作程序
物业质量管理体系文件控制工作程序
物业质量管理体系文件掌握程序 1 目的 对与公司质量管理体系有关的文件进行掌握，确保各相关场所使 用文件为有效版本。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的文件掌握。 3 职责 3.1 总经理负责批准发布质量手册和程序文件。 3.2 副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。 3.3 管理者代表负责审核质量手册和程序文件。 3.4 物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定 期评审及修改和资源提供。
d〕任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文 件的清楚、易于识别和检索。
4.7.2 文件的作废与销毁 a〕全部失效或作废文件由相关部门资料员准时从全部发放或使 用场所撤出，并标注"作废"字样，确保防止作废文件的非预期使用； b〕为某种缘由需保存的任何已作废的文件，都应进行适当的标 识； c〕对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》， 经管理者代表批准后，由物业部授权相关部门销毁。 4.7.3 文件的复制 复制与质量管理体系有关的文件，由相关部门负责人按规定权限
3.5 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 3.6 各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收 集、整理和归档等。 4 程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1 质量手册和程序文件由综合部备案保存。 4.1.2 第三级文件可分为两类： a〕部门岗位职责，由各相关部门自行保存并报综合部备案存档； b〕其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质 量打算其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。 由各相应的业务部门保存、使用。 4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的 管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等及管理标 准〔部门管理制度等〕部门质量记录文件等，由综合部保存。
物业管理质量程序文件
物业管理质量程序文件物业管理质量程序文件是一份规定物业管理公司业务流程和管理体系的文件，它的主要目的是确保物业服务的质量，提高居民满意度和维护业主利益。
本文将从文档概述、内容要素、流程图、实施方法等多个方面阐述物业管理质量程序文件的基本知识。
一、文档概述物业管理质量程序文件通常包括以下主要内容：1.物业管理质量目标和计划：包括目标的制定、实现计划的具体措施和执行时间。
2.组织结构：为了落实质量管理方案，物业管理公司需要明确组织结构的设置和各部门的职责。
3.流程控制：包括各项业务流程、管理程序和标准作业流程等，以确保运作的规范和高效。
4.培训计划：为了提高员工素质，设定针对不同层次和岗位的培训计划。
5.客户服务管理程序：为了提高客户满意度，制定了一系列客户服务管理程序，包括客户投诉处理、追溯调查等。
6.质量评审：定期对物业服务进行评估和审核，以及对管理程序进行更新和改进。
二、内容要素物业管理质量程序文件的内容需要符合ISO9000国际质量体系标准，其中包括以下要素：1.质量政策：管理者要对物业服务的质量下达明确的指导方针。
2.计划、标准和工作指导书：明确整个管理流程中的每个环节的标准和要求，从而确保质量水平的稳定和提高。
3.程序文件和作业指导书：明确每个业务流程的操作规程，包括工作内容、责任、工作指导方法等。
4.记录和文件：保留过程数据和操作记录，用于评估和分析之后的质量管理。
5.内审和管理评审：定期内部审查，查找问题和改进对于质量管理体系缺陷的检查。
三、流程图物业管理质量程序文件的制定需要具体流程图，主要包括以下环节：1.制定程序：由物业管理公司负责人授权制定。
2.审核程序：审核文件并确定是否通过。
3.批准程序：由管理者决定是否批准。
4.公布程序：向质量体系内人员公布。
5.执行程序：在执行过程中对质量管理体系进行监督。
四、实施方法物业管理质量程序文件的实施需要考虑以下几个方面：1.理解标准：在制定和推广质量管理文件之前，要确切理解和遵循ISO9000质量管理体系标准。
文件控制程序
更改历史
页码
第3页，共5页
七、作业说明：
（一）文件编写格式的各项说明如下： 1.格式内容：
（1）目的：说明该程序文件执行的目的；
（2）范围：说明该程序文件执行时所涵盖的内容； （3）参考文件：列出可当程序文件参考的文件；
（4）权责：说明与程序文件有关的执行单位的责任；
（5）定义：说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义；
（6）流程图：绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程；
（7）作业说明：详细列出完成此程序所需的步骤，必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程；
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制 回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。
文件控制程序
一、文件控制程序1 目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。
2 范围适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。
3 定义3.1 受控文件是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。
3.2 外来文件是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。
4 职责4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。
4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。
4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。
4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。
5 工作程序5.1 本公司文件按其性质进行分类如下：A、管理手册（含方针和目标）A、程序文件C、管理文件（如管理制度、管理标准）D、作业文件（如操作规程、检验规范）E、其他文件（如质量计划、产品说明）F、外来文件G、质量记录5.2 文件的编号5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表：注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序号依次为01、02、03、……。
5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。
5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。
5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。
5.3 文件的编写与审批5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。
5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。
5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。
5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。
5.4 文件的发放5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。
文件控制程序管理办法
文件控制程序管理1. 目的对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制,确保各相关场所使用的文件均为有效版本。
2. 适用范围本公司所有文件的控制。
3. 职责3.1. 综合部负责质量环境手册、质量环境程序文件,以及其他公司级文件的编制、使用、更改;负责所有文件(包括外来文件)的标识、保管、发放、回收、作废等控制。
3.2. 各部门负责编制、保管、使用、更改相关职责范围内的作业文件、记录和其它管理文件。
3.3. 总经理、管理者代表、主管副总分别负责质量环境手册、质量环境程序文件、及公司的技术文件和其它相关文件的批准。
4. 管理程序4.1. 文件编制:4.1.1. 根据质量环境管理体系规定和各项质量活动的需要,相关责任部门(见附表1)负责组织职责范围内文件的编写工作。
4.1.2. 各部门根据实际工作的需要增编新文件,须填写《文件编制/更改审批表》,经总经理或管理者代表或主管副总批准,方可以组织文件的编写工作。
4.2. 文件审核、批准:4.2.1. 文件(含附件)审核,包括文件格式审核和文件内容审核两部分。
文件格式见ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有关规定》。
4.2.2. 文件编写完成后,由编写人将文件交综合部,首先进行文件格式审核;待格式审核通过后,由综合部按照附表1的规定报相关审核人审核、或进行会签(会签部门不少于三个)。
4.2.3. 文件审核通过后,报相应的批准人批准。
4.3. 文件发放:4.3.1. 本公司所有文件均通过综合部发放。
4.3.2. 文件发放前,首先由文件批准人确定文件发放范围,综合部负责登记《文件发放、回收记录》。
4.3.3. 文件发放时,须由领取人签字。
4.4. 文件保管:4.4.1. 综合部保存并填写《受控文件清单》。
4.4.2. 各文件使用部门应填写本部门《受控文件清单》,包括管理范围内所有正在使用的有效文件。
4.4.3. 借阅与质量环境管理体系有关的文件,应填写《文件/记录借阅、复制清单》,由综合部批准;综合部应督促借阅人按时归还借阅的文件。
文件控制程序
1. 目的对文件进行控制,以确保文件处于受控状态，确保正确有效的文件及时到达各使用场所，防止使用作废的文件，防止文件的遗失及泄密。
2. 适用范围适用于下列与质量管理体系有关文件的编制、审批、发放、更改、使用、作废等控制活动，不论是书面或电子版的文件：1)质量手册、程序文件；2)作业文件：图纸、标准、规范、规程、指导书、管理办法等；3)外来文件：采用的法律法规、外来图纸、技术要求和标准(非顾客提供)等；4)其它与质量管理体系有关的文件。
3. 职责3.1总经理负责本公司质量手册、质量方针、质量目标的批准及颁布。
3.2管理者代表(质量负责人)负责组织编制质量手册和程序文件，批准程序文件。
3.3质量部负责质量手册、程序文件的发放与控制。
3.4各部门负责工作范围内的作业文件的编制、发放与控制，并协助对日常使用的文件进行控制；作业文件由各部门负责人批准。
3.5外来文件由质量部进行控制。
3.6行政性文件由办公室负责管理（行政性文件不在本程序所控制之范围）。
4. 图示程序附录1 文件控制流程图5. 工作程序5.1 总则5.1.1 文件的编制到销毁的整个过程都必须实施有效控制。
5.1.2 本程序发布实施之日前产生的文件,如需继续使用,应重新进行审核、批准,确保其适用性并按本程序控制。
本程序发布实施之日前已在使用的标准、规范等外来文件应重新进行确认,确保其为最新有效。
5.1.3相关作业场所或人员应持有其工作必需的，作为作业与控制依据的质量手册、程序文件、标准、规范、图纸、作业指导书等文件。
5.1.4各部门或人员所持有的文件应受控、清晰、完整,发现文件的内容由于复制等原因而无法辨认,则应及时报请文件控制部门,并换发清晰的文件。
5.1.5文件上应有编号、修订状态等标识,以便于对文件的识别；文件受控标识包括：1）文件“受控”章2）文件编号3）修订状态4）分发号（电子版文件除外）5.1.6文件适用范围内的部门和相关人员，必须严格遵守文件的各项规定，任何部门和个人不得擅自更改文件，若需更改必须按程序进行更改。
文件控制程序(含表格)
文件控制程序（IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001）1.0目的1.1为了规范公司的文件管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文件或资料的符合性、适宜性和有效性，防止作废文件或资料的非预期使用，特拟制本程序。
2.0适用范围2.1 公司所有与产品或服务有关的管理体系文件、资料、图纸、电子文档等，包括外来文件。
3.0定义3.1 一级文件：手册类文件。
该类文件是针对某项管理而制订的纲领性、根本性文件。
3.2 二级文件：程序类文件。
该类文件是针对某项管理和作业而规定的工作过程和顺序，它是对手册类文件的支持。
3.3三级文件：分技术文件、管理规定、外来文件三类。
技术文件含工位作业指导书、工艺参数、检验标准、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文件引出的作业指引、各部门制订的规章、规定、制度类。
外来文件含各类公司批准采用的国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客户或供应商提供的文件等。
3.4 四级文件：记录、表格、联络单等。
3.5外发文件：指公司向客户、供应商或者其他单位发放的公司内部使用的文件。
4.0主要职责与权限4.1 总经理：负责质量手册的审核和批准。
4.2 管理者代表：负责手册编制、程序文件、外来文件和外发管理类文件的批准。
4.3 行政部：负责公司文件的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对各部门的文件管理工作进行稽核与监督。
4.4各职能部门：负责各部门程序文件的编制，及三级、四级文件的编制和审批。
4.5各部门文员负责本部门的文件管理，文件管理应根据本部门的文件特点对其进行定期整理和归档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。
5.0作业流程图（参考附件）序号 文件控制运作流程责任部门流程说明相关记录总经办； 相关部门；一级文件总经办编写，二、三级文件相关部门编写。
《文件、表格发放/修改申》文件编写模板总经理 总经办 相关部门一级文件总经理审核，二级文件管理者代表审核，三级文件部门主管副审核。
物业管理 程序文件目录
目标、指标及管理方案控制程序
SZCD-P026
C/1
27
化学品控制程序
SZCD-P027
C/1
28
危险废弃物管理程序
SZCD-P028
C/1
29
服务质量环境安全环境安全检查监测程序
SZCD-P029
C/1
30
数据分析程序
SZCD-P030
C/1
31
应急准备和响应控制程序
SZCD-P031
C/1
32
C/1
39
标识管理程序
SZCD-P039
C/1
SZCD-P013
C/1
14
环境因素识别与评价控制程序
SZCD-P014
C/1
15
危险源辨识及风险评估与风险控制程序
SZCD-P015
C/1
16
信息交流控制程序
SZCD-P016
C/1
17
能源资源综合利用控制程序
SZCD-P017
C/1
18
监视和测量控制程序
SZCD-P018
C/1
19
环境及职业健康安全运行控制程序
SZCD-P007
C/1
8
纠正和预防措施控制程序
SZCD-P008
C/1
9
监视和测量装置控制程序
SZCD-P009
C/1
10
客户投诉控制程序
SZCD-P010
C/1
11
相关方环境职业健康安全控制程序
SZCD-P011
C/1
12
法律法规和其他要求获取识别更新控制程序
SZCD-P012
C/1
13
文件控制流程
文件编码：LL-PR-HR001 版本号：01 日期：2018年12月25日1目的为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，确保文件为正确、有效之版本，特制定本规定。
2适用范围所有员工。
3定义3.1 一级文件：手册类文件；3.2 二级文件：程序类文件；3.2.1管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。
3.3三级文件：制度流程类文件：3.3.1流程图、生产责任单、作业指导书等。
3.4四级文件：表单记录类。
4职责4.1 人事行政部：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。
4.2 各部门：负责根据程序文件的总体要求制定相应的三级规定类文件，由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。
5程序内容及要求5.1公司内部文件的控制5.1.2文件编码说明文件编码：LL-PR-HR001 版本号：01 日期：2018年12月25日5.1.2.1文件编码原则为：LL — BK — HR0015.1.2.2文件编码代码为：文件的类型及代码部门代码如：人事行政部一级文件-手册的编码为：LL-BK-HR0015.1.2.3各部门制定自己的受控文件和记录清单，对本部门的文件按照5.1.3内容进行管理。
5.1.3文件的编写、审核、批准、发放文件在做成前，由文件编制部门到相关部门就文件编制需求进行调查及文件内容确认，和相关人员交换意见。
文件限制部门根据文件编制需求、调查情况、相关法律法规及标准的要求等进行文件编制。
应确保在使用场所可获得适用文件的有效版本。
文件的发放、回收由各编写部门进行，同时填写《文件签收单》、《文件回收单》。
文件编码：LL-PR-HR001 版本号：01 日期：2018年12月25日文件分为“受控”和“非受控”两大类。
“受控”，主要是跟踪修订状态，确保在使用时可获得适用文件的有效版本，所有“受控”文件必须在该文件受控状态处加盖受控印章，并注明分发号；5.1.5文件发放控制（1）人事行政部负责一、二、三级类文件的管理及副本文件的发放。
文件控制程序
1．目的本程序规定了文件编制、修订、审核、批准、发布、替换或撤销、复制、保管、销毁、使用的控制要求，为了保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行。
2．适用范围本程序适用于公司质量体系运行中有关的所有文件，包括相应的外来文件。
3.职责3.1 质量部负责公司所有质量管理体系文件的归档管理；3.2技术开发部负责技术文件的管理和控制。
3.3各部门负责本部门形成支持性文件和记录的编制、审核，填写及日常归档保管工作。
4.工作程序4.1文件分类和保管4.1.1质量管理体系文件有质量手册、程序文件、质量控制文件（支持文件）、质量记录表单如质量计划等组成，其中质量控制文件（支持文件）包括各种管理规定、操作规程、技术文件（产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件）等；4.1.2与质量管理体系有关的所有文件（含记录格式）均由质量部备份电子版并进行归档管理；4.1.3各部门负责受控发放文件及本部门完成质量记录的日常保管及归档管理；4.2文件编号4.2.1管理体系文件编码规则管理手册 XXX- QM-□文件发布年号质量体系代公司代号程序文件程序文件顺序号程序文件代号公司代号支持性文件 XXX-□□-□□文件顺序号部门代号（支持性文件）公司代号记录/表格XXXRD- □□-□□□注：顺序号由“01”开始；版本号由“A”开始；部门代号：部研发-KF 生产部-SC 质量部-ZL 采购部-CG 行政部-XZ 财务部-CW 销售部-XS 4.2.2文件的控制状态以各印章表示：受控文件非受控文件作废作废保留4.3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册由质量部组织各职能部门编写手册草案，管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件由各过程主责部门编制、修改，相关部门负责人会签，管理者代表批准。
4.3.3质量控制文件（支持文件）由负责该项工作的专业人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。
文件控制程序
文件控制程序1 目的本程序规定了文件的批准、发放、更改和保管的控制要求及办法，以确保现场使用的文件都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件。
2 范围本程序适用于本公司与质量管理体系有关的所有文件（包括与体系有关的外来文件）。
3 职责3.1 质量手册、程序文件由质保部部长组织人员编写，分管体系副总审核，总经理批准。
3.2 第三级文件由各部门编写，分管体系副总审批。
3.3 所有与质量管理体系有关的文件均由质保部负责统一发放。
3.4 各个部门指定专人负责本部门的质量管理体系文件和质量记录的保管、收集、整理、归档。
3.5 员工调离时，质量管理体系文件、质量记录等由本部门负责人指定专人进行交接。
4程序本公司的文件包括质量手册、程序文件和第三级文件。
4.1 文件编号规则a)质量手册JQM /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）质量手册文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）质量手册文件代号（见《文件编号规范》）b)程序文件JQ /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）程序文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）c)管理制度QG/SPR.XX XX A-YYMM发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字01、02、03......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）d)作业文件、验收准则、技术规范SPR/JS-XX XXX A.XXXX发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）部门编号（见《文件编号规范》）企业代号缩写（见《文件编号规范》）e)质量记录文件SPR / X- X. I- 001顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）版本号（用罗马数字I、II、III.....表示）子分类编号（见《文件编号规范》）总分类编号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）注：以上“X”和代号间无空格须连续书写。
物业公司文件控制管理工作程序
物业公司文件控制管理工作程序简介物业公司的文件管理是一项非常重要的工作。
在日常管理中，大量涉及合同、协议、规章制度、会议记录、工作报告、技术资料等文件的编制、签署、存储和使用，如何有效地掌控这些文件不仅关系到公司的运营效率，还关乎公司的声誉和形象。
本文将详细介绍物业公司文件控制管理工作程序。
步骤1.文件编制物业公司文件的编制应该遵循规范化、标准化、科学化的原则。
为了使文件做到精炼、明确、易懂，同时不失严谨性和规范性，需要对文档中的各种符号、术语、格式等进行科学规范的处理。
2. 文件签署文件签署是物业公司文件控制与管理的关键一环，应该按照编制相关文档的程序和规定完成。
如有需要，还应按照有关法律法规和公司的规定进行复核、审批、报批等环节。
3.文件存储物业公司的文件应按照文件保存期限和机密级别进行分类存放。
对于有生命、财产、安全、重大装备等效益关连的文件，应备份多份，进行重要信息防窃、备灾备忘等工作。
此外，还应制定好相关存档的标准和操作规程，并确定存档责任人和操作流程。
4.文件使用在物业管理工作中，每个人都有可能要查看、使用和分享文件。
这时，要进行分类授权，设立权限等级，规范文件传办和接收流程，切实防止文件的泄露与损坏。
5.文件销毁根据文件的保存期限和机密级别，经过复核、审批程序，可以考虑实施文件的保密或科学销毁。
结论物业公司文件管理工作程序需要经过从文件编制、签署、存储、使用、销毁等一系列环节的科学规范化处理，以达到信息传递、控制、管理、保密和保存的目的。
实践证明，文件控制管理良好的物业公司，其高效、优质、安全、稳定的管理和服务水平，往往能为业主和合作伙伴所认同和肯定，从而提高公司的声誉和市场竞争力。
新版4.2文件控制程序
文件代码：QCR/D·02·4.2 页码：1/7 1 目的和范围为保证质量管理体系文件和记录的管理符合标准要求,利于企业管理，特制定本程序。
本程序适用于集团公司质量管理体系文件和记录的管理。
2 职责2.1企业策划部是本程序编写的责任部门,负责组织相关单位和部门对质量管理体系文件和记录的编写及控制，并负责编写和控制质量管理手册、文件管理、内部质量管理体系审核、绩效工资管理、企业资产管理、法律事务管理类文件和记录。
2.2董事会秘书负责编写并控制董事会的文件和记录。
2.3总经理办公室负责编写并控制集团公司日常行政管理、印鉴管理、保密工作管理、信访工作、文明办公管理、档案管理类文件和记录。
2.4党委工作部负责编写并控制党委的文件和记录。
2.5团委负责编写并控制团委的文件和记录。
2.6工会负责编写并控制工会的文件和记录。
2.7纪检监察室负责编写并控制纪委的文件和记录。
2.8审计部负责编写并控制审计管理类文件和记录。
2.9技术部负责编写并控制技术性文件和记录。
2.10生产部负责编写并控制供热生产、服务、热费收缴及全部设备管理类文件和记录。
2.11综合经营计划部负责编写并控制综合经营计划管理类文件和记录。
2.12财务部负责编写并控制财务、核算管理类文件和记录。
2.13人力资源部负责编写并控制人力资源管理类文件和记录。
2.14物资部负责编写并控制物资的采购和管理的文件和记录。
文件代码：QCR/D·02·4.2 页码：2/72.15保安部负责编写并控制安全管理类文件和记录。
2.16稽查大队负责编写并控制供热稽查管理类文件和记录。
2.17开发建设公司负责编写并控制供热开发建设管理类文件和记录。
2.18燃料公司负责编写并控制煤炭的采购与管理文件和记录。
2.19运输公司负责编写并控制内部运输管理文件和记录。
2.20物业公司负责编写并控制物业管理类文件和记录。
2.21各单位、部门要落实专人做好文件的保管和执行，对文件规定内容的执行情况进行监督检查，并对文件执行中所出现的问题提出改进意见。
《文件控制程序》word版
1 目的对与公司质量体系有关的文件，包括适当范围的外来文件，以及国家、省、市、行业的法律、法规、标准等进行控制，确保各相关场所的使用文件为有效版本。
2 适用范围适用于与质量体系有关的文件控制。
3 职责3.1 总经理负责批准发布质量手册，程序文件；3.2 管理者代表负责审核质量手册，程序文件；批准各部门工作手册；3.3 各部门负责各自业务范围内工作手册的编制、使用和保管；3.4办公室负责质量手册，程序文件及其他相关文件的编制，负责所有质量体系文件（包括外来的文件）的总体控制，包括分类、编号、更改、整理、发放和存档等工作。
3.5各部门文件管理人员负责本部门与质量体系有关的文件的发放、收集、更改、整理和归档。
4 程序4.1质量体系文件的制定、审核、批准4.1.1 文件发布前应得到批准，以确保文件是充分与适宜的。
文件的制定、审核、批准按下表规定执行：4.1.2文件经审核批准后，列入《受控文件清单》中，存入软盘的文件也由文件管理员进行归档登记。
4.1.3 质量体系文件编号办公室负责将文件按如下方式分类编号：A．质量手册(包括程序文件)：HW-ZS-1-2002注：HW为“东海物业”的拼音缩写、“ZS”为质量手册的拼音缩写、“1”为质量手册的版本号、“2002”为年代号。
B．工作手册（或作业指导书、管理制度等）：HW/管理处代号-工作手册类别-文件顺序号-年代号HW/JT—BA —01—2002表示：湖编物业公司笑哈哈管理处，保安工作手册第一个文件，2002年发布实施。
注：工作手册类别按下列规定：BA—保安 CG—车辆管理 BJ—保洁 LH—绿化XF—消防 ZG—综合管理 BG—办公室 GL—管理处WX—维修C．外来文件不单独编号，以原文件编号为标识。
D．质量记录表格a. 程序文件中质量记录编号QR-标准条款代号-顺序号QR-7.3-01表示设计和开发控制的第一个质量记录b. 工作手册中质量记录编号QR-类别代号-顺序号QR-XF-01表示消防管理的第一个质量记录4.2 文件的评审与更新必要时，办公室组织人员对文件进行评审，各部门结合平时使用情况，必要时予以更新与评审，经再次批准后发布实施。
《文件控制程序》
1 目的对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3 术语和定义文件：信息及其承载媒体。
4 职责4.1总经理负责批准发布质量手册,方针，目标。
4.2管理者代表负责审核质量手册、批准程序文件.4。
3质量部经理负责审核程序文件。
4.4各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4.5质量部负责组织对现有体系文件的分发与回收，负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
5 作业内容5.1文件的分类及保管5.1。
1质量手册、质量方针、质量目标、程序文件、作业指导书、质量记录等,由质量部归档保存。
5。
1.2本公司第三级质量管理体系文件分为两类:1)部门工作文件,作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等)；工作标准（岗位责任制等);技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）等。
此类文件由各相关部门自行保存，并报质量部存档；2）其他质量文件：可以是针对特定项目或合同编制的质量计划、或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。
由各相应的业务部门保存使用。
5。
1。
3公司内管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由质量部登记、保存。
5。
2文件的编号5。
2。
1质量手册的编号：SP —上海铂砾耐材料科技有限公司代号QM —质量手册代号5。
2。
2程序文件的编号：SP —QP —#＃QP —代表程序书 ＃#—程序序号5.2.3作业指导书的编号:单位代码-QW —＃＃岗位和部门代码：5.2.4 质量记录的编号： 部门代码—QR-#＃QR —质量记录代号 ＃＃—记录序号5。
2.5 外来文件的编号：OD —＃#OD —外来文件代号 #＃-外来文件序号5.2。
6 管理文件编号：部门代码-MD-##MD —管理文件代号 ＃＃-管理文件序号文件发布年月最后两位数质量手册代码铂砾耐公司代码5。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
物业公司程序文件：文件控制程序
物业公司程序文件：文件控制程序提要：各单位文件管理员负责质量体系文件和资料的接收、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作
房地产资料下载
物业公司程序文件：文件控制程序
1．0
目的
通过对质量体系文件和资料的控制管理，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、管理和更改的规定。
2．0
范围
适用于所有质量体系文件、资料的管理和控制。
各单位是指各部门和各管理处的统称。
3．0
职责
3．1
质管部对各单位质量体系文件的控制进行指导和监控。
3．2
各单位文件管理员负责质量体系文件和资料的接收、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作。
4．0
程序
4．1
质量体系文件和资料的制定、审核、批准
公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。
序号
文件名称
文件级别
制定及修改
审核
批准
1
质量手册
一级
质管部
管理者代表
总经理
2
程序文件
二级
质管部
质管部主管
管理者代表
3
作
业
指
导
书
部门管理手册三级
各部门
部门经理
主管领导
管理处工作手册三级
各管理处
管理处主任
管理者代表
4
质量记录表格
四级
相关单位
单位主管
单位主管
5
法规标准等外来文件
五级
外部机构
单位主管
单位主管
5法规标准等外来文件五级外部机构单位主管单位主管4．2
质量体系文件和资料的发放
质量手册的《文件发放名单》由总经理审批，由质管部建立发放记录。
程序文件的发放名单由质管部确定，并建立发放记录。
作业指导书由相关制定单位确定发放名单，并建立发放记
录。
工程类标准、技术图样等由工程部建档、编号，设备标准、图纸等由工程部负责管理。
法规和条例由质管部控制，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。
法律法规类文件由质管部负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等。
以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，管理处应在收文后2日内填写《收文记录》。
文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。
4．3
质量体系文件和资料的保管
质量手册、程序文件、部门的工作手册、项目管理方案、质量记录表格及法规、国家及行业标准类（工程、设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在质管部备案一份复印件。
文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。
对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。
存档作废文件在封面加盖”作废章”。
4．4质量体系文件和资料的有效性控制
为确保公司质量体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。
版本号用A、B、c……表示第一、第二、第三版……；用0、1、2……表示未经修改、第一、第二次修改……。
当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升c版等依次执行。
相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。
4．5质量体系文件和资料的更改
文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并执行，填写《文件修改记录》报主管领导审批。
质量体系文件和资料的更改一般由原审批人批准，如因特殊情况必须获得审批的需提供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。
4．6质量体系文件和资料的分类和编号
质量手册：yGjyPm――Qm（标准号码）（文件名称）
程序文件：yGjyPm――coP（要素序号）（文件名称）
作业指导书：yGjyPm――wI/（单位代码）-（三位自然数序号）（文件名称），如《人事工作管理手册》中wI/R-001
“人力资源部职责”。
部门单项工作手册：yGjyPm--wI/（相关文件简称），如工程部的《建筑、装饰管理手
册》为wI/ZX。
标书：yGjyPm――BS/（单位代码）-（名称）
管理方案：yGjyPm――FA/（管理处代码）-（文件名称）技术图样：yGjyPm――jT/（单位代码）-（名称）
图纸：yGjyPm――TZ/（单位代码）-（名称）
标准：yGjyPm――BZ/（单位代码）-（名称）
法规：yGjyPm--FG/（单位代码）-（名称）
程序文件记录表格：yGjyPm――QR-（程序编号）-（两位自然数序号）
各单位记录表格：yGjyPm--QR-（三位自然数序号）（单位代码）
4．7文件借阅
根据工作需要，经单位主管批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。
文件管理人员和借阅人有责任在双方协议期内沟通，并办理相关归还手续。
对借阅文件应妥善保管，不得损坏或私自复印。
4．8公开文件的控制
公开文件是指公司面向顾客公布或发放的各类文件，如业主公约、住户手册、住户须知、收费标准、通知、公开信等。
公开文件的内容和标识的控制由负责编制或收集的单位负责。
公开文件的标识应结合实际给予管理，如业主公约、住户手册等印刷品不必有状态标识，但在文件清单中应有明确编号和状态号；通知则应按公司统一格式和要求进行标识。
各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给顾客，审批记录应留用备查。
5．0
相关文件与记录
《文件发放名单》
《文件清单》
《文件修改记录》
《发放记录》
《收文记录》
《借阅记录》
《五类文件清单》房地产资料下载。