合同管理制度(示范)

（示范）
单位名称
合同管理制度汇编
二00四年五月
施工合同管理机构网络图
合同管理制度
为了加强项目部合同管理，依据《中华人民共和国合同法》等法律、法规和行政规章结合本项目部实际，指定本制度：
（一）项目部设立合同管理工作小组，由项目经理担任组长，现场执行经理、担任副组长，资料室负责人及资料员为组员，项目部为合同归口管理部门(资料室)，选派具有相当业务素质的管理人员担任合同管理员。

（二）由项目部领导小组定期组织合同管理人员和合同承办人员认真学习《中华人民共和国合同法》等法律、法规，使他们熟知和掌握国家的各项法规、法令和新近颁布的法律，每月双周的周末为学习日。

（三）项目经理要亲自主持项目部的合同管理工作。

（四）凡与客户订购产品，应签定书面合同，推荐使用合同示范文本，对合同条款应据实详细填写。

（五）合同签订人员，必须持有法定代表人《授权委托书》，并在授权权限内签约；超过授权权限的合同，必须有法定代表人重新授权追认或由其他具备授权权限的人员签约，并在签约后及时报合同管理员。

（六）合同必须按“合同评审管理程序”进行评审后才能签约。

（七）合同依法成立，由合同管理人员按合同种类分类建立合同登记台帐，并抄报各相关部门，监督合同履行情况。

合同履行完毕后，由合同管理人员对合同履行中附加协议、技术要求、有关合同内容变更的传真、电话记录等文件资料逐份随正式合同按顺序整理登记，装订成册存入档案并设有专柜。

（八）合同签订后，如需要变更、解除合同，必须有书面依据，若客户采用电话等口头形式告知的，应做好记录并存档。

（九）对合同签订人员的考核以合同履约率、销售额、应收帐款进行。

（十）合同专用章落实专人保管使用，对合同专用章的领取必须办理登记手续，合同专用章若不慎丢失或被盗，应立即向厂办（项目部办）报告，并采取措施防止产生不良后果。

（十一）除不可抗力和对方违约外，合同履约率应达到100%。

（十二）任何人不得假借合同搞非法交易，一经发现，必须追究其行政、经济责任。

合同管理工作岗位责任制
（一）合同管理领导小组职责。

1．负责制订、修订本企业合同管理制度。

2．督促、检查合同管理员、合同签订人员工作的开展。

3．严格把好合同的审批关。

4．总结合同管理工作经验，制订全年合同管理工作计划。

5．负责安排领导小组人员、合同签订人员有关人员学习培训工作。

（二）合同管理员工作职责
1.认真学习有关合同管理方面法律、法规、规章制度，做好学习记录。

2.努力贯彻执行本单位合同管理制度。

3.严格把住审查合同关，确保合同的合法性和有效性。

4.努力为合同签订人员依法签订合同提供法律、法规依据。

5.督促合同签订人员努力提高签约率，认真履行合同。

6.建立好合同台帐，做到记录完整、清晰，真实反映合同履行情况。

7.凡遇合同变更解除，必须做好书面依据的归档工作。

8.负责保管好合同专用章，不在空白合同上盖章。

9.负责办理合同签订人员的法定代表人授权书的申领、转换、收缴工作。

10.准确、及时地做好合同统计报表，为领导决策提供可靠依据。

(三)合同签订人员的工作职责
1.具有强烈的工作责任心和较全面的法律、法规知识。

2.提高签约率的自觉性，广泛承揽加工定作业务，完成和超额完成厂部下达的年度指标。

3.坚持自身持证签约的同时，做到验看对方的有关证件，杜绝签订无效合同。

4.合同内容不得超越签约的经营范围，确保合同效力。

5.在企业法定代表人授权权限内认真签约，保证企业资金及物资不受损失。

6.签订合同时，做到条款齐全、手续完备、内容清楚、责任明确。

7.草签的合同，交合同管理员审查定稿。

8.重视自身合同履行能力，严格依约履行。

9.合同需要变更时，做好书面证据（信件、电报、电话记录）的收集工作，并及时交合同管理员保存归档。

10.积极参加有关合同法律、法规的学习、辅导、培训、考核活动。

合同学习制度
（一）签约法定代表人、分管领导、合同管理员、合同签订人员应认真学习、贯彻执行合同法律、法规，掌握订立、履行合同的基本要求和法规知识。

提高业务素质、确保所签合同条款齐全、内容合法、责任清楚、手续完备。

（二）合同管理员和合同签定人员由厂（项目部）领导小组定期组织《合同法》等法律、法规的学习。

每月双周的周末为学习日。

（三）新增合同签订人员由厂（项目部）合同管理领导小组负责培训并办妥法定代表人的授权资格。

（四）合同签订人员换证由合同管理员统一办理，并在换证前组织《合同法》再学习。

（五）对本厂（项目部）在经济合同履行过程中出现的新问题、新情况，由合同管理员报请厂（项目部）分管领导同意后，适时组织针对性的学习。

合同专用章的保管使用制度
（一）企业合同专用章专人保管。

（二）本厂（项目部）合同专管员和厂长（董事长）是企业合同专用章的保管人员。

（三）合同专用章不得借用其他人或其他单位使用。

（四）合同签订人员需带合同专用章外出签订合同，必须经厂长（董事长）同意后方可外带。

（五）合同专用章不代替其他章使用。

法人授权委托书制度
（一）代表本厂（项目部）对外签订合同的人员，必须取得工商行政管理部门统一印制的，法定代表人颁发的《法人授权委托书》或法定代表人签发的临时授权委托证明，未取得《法人授权委托书》或法定代表人签发的临时委托证明者，一律不准对外签订合同。

（二）受委托人领取《法人授权委托书》，必须参加过工商行政管理部门认可的有关培训并取得考试合格结业证书，且从事经营工作两年以上，有一定实际工作经验，遵纪守法，执行国家法律、法规和本厂（项目部）的规章制度。

（三）受委托人必须妥善保管好自己的《法人授权委托书》，不得借给他人，若遗失要及时登报公告。

（四）受委托人必须在《法人授权委托书》授权的范围、权限和有效期限内对外签订合同，不得超越授权范围、权限和期限。

（五）受委托人因业务需要，需扩大签订合同的范围、权限和期限，应及时到工商行政管理部门办理相关手续或报请厂长（董事长）授权追认。

（六）受委托人若调离本工作岗位，其所在部门应当将《法人授权委托书》及时收回，并向相关客户或有关媒
体上公告解除受委托人的聘任关系。

合同签订评审管理制度
（一）合同签订必须遵守国家有关法律，符合国家政策及厂内（项目部）的有关规定。

（二）任何个人不得利用合同进行违法活动，谋取私利，损害国家、企业的利益。

（三）签订合同的当事人双方，应取得《法人授权委托书》或厂长（董事长）签署的临时授权委托证明。

（四）合同签订人超越委托权限签订合同，应报厂长（董事长）授权追认后方可生效。

合同纠纷的处理办法
（一）在履行合同中发生纠纷，合同经办人员必须做好有关资料的收集工作，并主动与对方取得联系，争取协商解决。

（二）合同发生纠纷后，双方协商不成可采用调解方式解决，即：当事人可向双方主管部门或行政职能部门请求行政调解。

（三）合同发生纠纷后双方当事人经过协商或调解仍不能达成一致协议的，可直接向人民法院起诉或向仲裁机构申请仲裁。

合同台帐登记及合同资料的归档制度
（一）合同管理员负责本厂（项目部）所签的合同进行分类建立台帐登记。

（二）合同台帐按合同签约的时间顺序分类建立。

内容包括合同签约基本情况和合同履行情况两大部分。

（三）合同经办人员应将与合同有关的信、电、函等资料及时收集，并及时报合同管理员保管，作为合同附件备存。

（四）对方当事人营业执照复印件、合同签订人员的授权委托书等材料作为合同签约的要件，合同管理员也应随合同完备一并保存。

（五）合同管理员负责把已经履行完毕的合同及相关资料按档案各类要求装订归档。

合同管理考核奖惩制度
（一）合同管理员、合同签订人员有下列情况之一的，可授予荣誉称号，并给予奖金、记功、升级或职务等奖励。

1.尽职、工作有显著成绩的，连续三年合同签订金额，收款金额均名列前茅；
2.防止或挽救事故有功，使国家和企业利益免受重大损失的；
3.其他应该给予奖励情形的。

（二）合同管理员、合同签订人员有下列情形之一，给企业造成经济损失的，按其情节轻重分别给予相应的行政处分或经济处罚，情节严重触犯刑律的依法移送司法机关处理。

1.对应以书面形式签订的非即时结清的合同，没有采用书面形式或应该款到发货而没有执行造成签约经济损失的；
2．无权代理、越权代理或实施恶意串通的代理行为，造成签约经济损失的；
3．对对方的主体资格、履行能力不进行调查研究，盲目签订合同，造成签约经济损失的；
4．丢失合同文本及合同附件或其他疏于职守行为，而致合同不能成立，无法履行或无效，从而造成经济损失。