行政秘书常识课程
1第一章行政秘书学的基础知识1概述2秘书机构
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生活中的辛苦阻挠不了我对生活的热 爱。21. 2.321. 2.3Wednesda y, February 03, 2021
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人生得意须尽欢，莫使金樽空对月。1 6:00:4 516:0 0:4516 :002/ 3/2021 4:00:45 PM
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做一枚螺丝钉，那里需要那里上。21. 2.316:00:451 6:00F eb-213-Feb-21
各级各类秘书部门的设置
1．各级秘书工作机构 （1）中央机关的秘书机构 （2）省、市、县级的秘书机构 （3）基层单位的秘书部门 2．各类秘书工作机构 （1）人民解放军的秘书工作机构 （2）企事业单位的秘书机构 （3）民主党派和人民团体的秘书工作机构 3．临时秘书工作机构
中国2010年上海世博会组织机构
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日复一日的努力只为成就美好的明天 。16:0 0:4516:00:45 16:00Wednes day, February 03, 2021
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安全放在第一位，防微杜渐。21.2.32 1.2.31 6:00:4 516:00 :45February 3, 2021
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加强自身建设，增强个人的休养。20 21年2 月• 初级秘书：包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助 理等。职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一 些，在职者的年龄一般不超过25岁。
企业秘书的各种类型
• 总经理行政助理Executive Assistant
Manager
总经理助理Assistant to General Manager
• 总经理秘书Executive Secretary 总经理秘书Secretary to general Manager 行政秘书Executive Secretary 行政助理Administrative Assistant 机要秘书Secretary 接待文员Clerk
(行政文秘)秘书资格证书培训基础知识讲稿
秘书资格证书培训基础知识讲稿(基础班)基础班以讲基础知识为主，要求大家掌握基础知识点，学会案例分析，完成工作实务。
柴世民第一讲秘书资格证书考试及应用文书的概念与制发程序国家秘书职业资格证书是由原国家劳动和社会保障部推出，迄今已有十余年时间，现在由人力资源与社会保障部颁发。
考试内容分为秘书（涉外）、秘书（普通）两个种类，每个种类分国家职业资格五级、四级、三级和二级共四个级别。
其中，秘书（涉外）专业外语考核设英语、日语、俄语3个语种，报考人员可根据自己的专业语种，任选一种语言应试。
秘书（涉外）专业的其它考试与秘书（普通）考试相同。
正在上大学本科或大专的学生可以直接报考三级秘书，当参加秘书工作以后，可以报考二级秘书。
下面我们介绍秘书资格鉴定的考试内容。
秘书职业资格考试鉴定内容包括职业道德、理论知识、案例分析、工作实务等四方面基本内容。
考试分为两部分试卷。
第一部分包括职业道德（25题，25分）和理论知识（100道题，100分）。
职业道德考试分两部分，一部分为职业道德基础理论与知识部分，（第一至十六题），第二部分为职业道德个人表现部分，（第十七至二十五题）；关于第一部分是单选题与多选题，考试内容基本上在国家职业资格培训教程《职业道德》教材里面。
关于第二部分为职业道德个人表现部分为离散选择。
例如，18，上班路上，你碰到一个生病老人时（）。
A，加快脚步走开。
B，赶紧上前帮助。
C，当做什么事也没有发生。
Ｄ，没有什么感觉。
答案是A:0,B:1,C:0,D:-0.1。
所以，职业道德考题不难，认真看看教材与考题，有所重视，一般都能通过。
希望大家把这两年的考题看一看案。
理论知识部分满分１００分，单选题６０分，多选题４０。
内容基本上在秘书基础知识部分与秘书三级秘书教材里面。
基础知识占30%左右，三级秘书实务占70%左右。
所以，同学们要认真看书，把能够出单选与多选的题都划出来看。
另外如果要把握考试的知识点，最好把这几年的考题归一个类，就会发现不仅许多考题有重复性，考点也有重复性。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
专业技能---通知
＃ 通知的格式
仿宋_GB2312,三 号，加粗；日期 要具体写明：年、 月、日。
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正文三号 仿宋 _GB2312, 段落开头 空四个字 符； 内容简明 正式
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行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改 等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
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第二章 行政秘书的日常事务
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
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行政秘书的日常事务
＃ 环境的整理准备
上司办公室和会 客室的整理、清 扫、装饰、更换 摆设、办公室配 置、上司办公室 的桌面整理、用 品、消耗品的准 备和管理。
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
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行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
办公室行政文秘必备知识
办公室行政文秘必备知识（实用版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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精品(行政文秘)专业秘书训练教程
★課程提綱——通過本課程，您能學到什麽？第一講秘書角色扮演與人際應對1．引言2．秘書的自我定位3．人際關係與溝通技巧第二講辦公室禮儀1. 同事之間的相處之道2. 要有敬業精神3．指令的接受與彙報第三講數位時代的檔案管理1．檔案管理的原則及常用方式2．檔案管理的方法3．名片的檔案管理4．運用電腦管理檔案第四講專業形象塑造1．如何建立專業形象2．男性的穿著藝術3．女性專業形象塑造第五講訪客接待與拜訪禮儀1．訪客接待禮儀2．拜訪的禮儀第六講中餐禮儀1．引言2．宴會前的準備工作3．食具的擺放與使用4．餐桌上的形態禮儀第七講西餐餐桌禮儀1．引言2．怎樣準備西餐宴會3．西餐桌上的禮儀4．如何成爲稱職的主人和受歡迎的客人第八講公司內部及國際性會議禮儀1．會前的準備2．跨國會議的安排3．會議上的禮節第九講商務活動規劃與上司行程安排1．上司出差前的準備工作2．上司出差當中的工作處理3．上司出差回來後的工作處理4．陪上司出差應擔負的職責第十講企劃案撰寫與公文寫作1．企劃案的撰寫2．公文寫作技巧秘書的自我定位 (6)1．秘書的工作內容 (7)2．秘書應該具備的能力 (8)人際關係與溝通技巧 (8)認知人際關係 (8)1．增進人際互動 (8)2．人際交往的流程 (9)3．人際交往的四種態度 (9)1．影響人際交往的客觀因素 (9)2．影響人際交往的主觀因素 (10)促進人際關係的技巧及人際交往失敗的原因 (10)1．促進人際關係的技巧 (10)2．人際交往失敗的原因 (11)職場人際關係的建立 (12)1．如何與上司相處 (12)2．如何與同事互動 (12)3．怎樣與客戶建立良好的關係 (12)同事之間的相處之道 (12)1．樹立男女平等的意識 (13)2．規範禮貌的稱呼 (13)3．言行謹慎 (13)4．工作積極主動 (14)5．遵守公衆禮儀 (14)6．慎重對待辦公室戀情 (14)要有敬業精神 (15)1．端正工作態度 (15)2．樹立專業形象 (15)指令的接受與彙報 (15)指令的接受 (15)1．接受直接上司的指令 (15)2．接受其他部門主管的指令 (16)指令的彙報 (16)檔案管理的原則及常用方式 (17)檔案管理的基本原則 (18)常用的檔案管理方式 (18)1．抽屜式直立檔案 (18)2．開放式橫向檔案管理 (18)3．穿孔式文件夾 (18)4．檔案盒 (19)5．金屬文件夾 (19)6．透明資料袋 (19)7．兩層或四層資料盒 (19)檔案管理的方法 (19)1．運用顔色管理 (19)2．尺寸要統一 (20)3．檔案堆放的技巧 (20)4．檔案的分類方式 (20)名片的檔案管理 (21)1．管理名片的工具 (21)3．名片的整理方法 (21)運用電腦管理檔案 (21)1．利用文件夾管理檔案 (22)2．定期備份檔案 (22)3．對重要文檔進行加密 (22)如何建立專業形象 (23)1．從容不迫的走路姿勢 (24)2．優雅得體的站姿 (24)3．穩重端莊的坐姿 (24)4．適當的肢體語言 (24)男性的穿著藝術 (25)1．正裝 (25)2．服裝配件 (25)3．禮服 (26)女性專業形象塑造 (27)1．髮型 (27)2．化妝 (27)3．服裝 (28)4．配件 (28)5禮服 (29)訪客接待禮儀 (30)如何接待訪客 (30)1．保持親切燦爛的笑容 (30)2．溫馨得體的招呼語 (30)3．運用視線功能 (30)如何引導訪客 (31)1．用手勢引導客人 (31)2．引導過程中的禮儀 (31)3．搭乘電梯的禮儀 (31)會見過程中的禮儀 (32)1．長幼有序的介紹 (32)2．合體的握手 (32)3．恰到好處的收遞名片 (32)4．奉茶的禮儀 (33)5．謙恭有禮的送客 (33)拜訪的禮儀 (34)1．拜訪的基本禮儀 (34)宴會前的準備工作 (35)1．邀請函的製作 (36)2．座次的安排 (36)食具的擺放與使用 (38)1．筷子的使用 (39)2．舉菜的禮儀 (39)餐桌上的形態禮儀 (40)1．注意動作的雅觀 (40)2．保持桌面的整潔 (40)3．照顧同桌 (40)4．餐桌上的酒文化 (40)引言 (41)1．對西餐的認識 (41)2．西餐的菜譜與上菜次序 (41)怎樣準備西餐宴會 (42)1．宴會的準備工作 (42)2．邀請賓客 (43)3．準備宴會時的注意事項 (43)西餐桌上的禮儀 (44)1．座次的安排 (44)2．食具的擺放與使用 (45)如何成爲稱職的主人和受歡迎的客人 (46)如何成爲稱職的主人 (46)如何成爲受歡迎的客人 (47)會前的準備 (47)1．明確會議的目的 (47)2．準備會議的6Ｗ原則 (47)3．準備會議的注意事項 (48)4．會場的器材準備 (48)跨國會議的安排 (50)1．與會議有關的安排 (50)2．外賓的食宿安排 (50)3．接待外賓的注意事項 (50)會議上的禮節 (50)1．開會應有的禮節 (50)2．會議上的失禮行爲 (51)上司出差前的準備工作 (52)2．旅程中的安排 (52)3．注意事項 (53)上司出差當中的工作處理 (54)1．向上司彙報工作 (54)2．處理力所能及的事務 (55)上司出差回來後的工作處理 (55)1．迎接上司歸來 (55)2．上司回來後的後續工作 (55)陪上司出差應擔負的職責 (56)1．做上司的助手 (56)2．不要喧賓奪主 (56)企劃案的撰寫 (57)對企劃案的認知 (57)企劃案的撰寫要點 (57)1．主題及副題的擬定 (57)2．企劃目的 (57)3．企劃商品 (57)4．企劃物件 (58)5．企劃內容 (58)6．企劃目標 (58)7．活動場合 (58)8．活動日程 (58)9．店面裝飾 (58)10．宣傳 (58)11．營運計劃 (59)12．企劃成效 (59)13．做企劃案時的注意事項 (59)公文寫作技巧 (60)1．公文的分類 (60)2．公文寫作的原則與注意事項 (60)3．公文的格式 (60)秘書的自我定位當記者問美國一家石油公司的董事長西牟艾特，其一生經營企業的秘訣時，他說“要請一位好秘書”，由此可見，秘書在企業中的位置有多麽重要。
(行政文秘)秘书三级技能及基础知识讲义
第一章会议管理第一节会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。
学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。
一、会议筹备方案的拟订(一) 、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程4、确定会议的时间和地点5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作7、确定会议与会代表的组成8、确定会议经费预算9、确定会议住宿和餐饮安排 10、确定会议的筹备机构(二) 、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织2、确保会议服务质量和沟通协调到位3、确保领导的意图得以贯彻执行(三) 、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1) 电话会议交流信息的特点A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息C. 可以搭配使用其它通信方式D. 适用于分公司不远、规模不大的企业2) 电话会议信息工作的要求A. 准确发出开会信息B. 认真分发会议书面信息材料C. 合理安排会场信息传输设备D. 按时接通电话E. 通报出席情况F. 做好会议记录2、视频会议1) 视频会议的特点A. 实现声音和图像同时传送B. 打破空间的限制C. 节省时间、费用D. 交流效果较好E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛2) 视频会议信息工作的要求A. 发出开会信息B. 分发文件信息资料C. 布置会场D. 设置与检查会场信息传输设备E. 做好会议信息准备F. 采用先集中后分散的形式G. 汇总情况信息(四) 、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短2、筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论4、专人负责远程会议设备(五) 、会务机构分工的要求1、根据会议的规模和类型组织人员队伍2、会务机构要分工明确、责任到人3、加强协调、定期沟通(六) 、工作程序1、组建会议筹备委员会2、分成筹备小组3、形成筹备方案4、领导审核方案二、检查会务的筹备情况(一) 、会务筹备情况检查的主要内容1、会议准备是否充分2、会议期间能否排除各种干扰3、环境条件与用品准备4、文件材料的准备情况5、会场布置情况的检查6、会议保卫工作的检查1) 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠2) 确保会场内消防设施齐全有效3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效4) 确保会场的防盗设施处于运行状态5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场7、检查的其他内容1) 颁奖大会——奖品、颁奖顺序2) 选举会议——票箱、投票、计票3) 现场会——参观现场、参观顺序、线路4) 摄影座次(二) 、会务筹备情况检查结果的形式1、书面形式2、口头形式3、协调会形式(三) 、会务筹备情况检查的方法1、听取会议筹备人员的汇报2、会前现场检查1) 确保所有事项都条理清晰2) 注意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 准备接待休息室6) 安排接待、服务人员(四) 、工作程序1、开会检查的程序1) 自我检查，将检查结果上报领导小组2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实2、现场检查的程序1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正(五) 、注意事项1、会务筹备情况检查的汇报材料1) 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查2) 突出问题，提出对策，注重实效3) 有量化检查的数据，不能过于笼统2、对检查所发现问题的纠正1) 先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度2) 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法3) 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备4) 责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报三、审核会议文件(一) 、会议文件的类型1、有关会议立项方面的文件2、有关会议筹备工作的文件3、有关会议内容的文件4、有关会议宣传报道的文件5、有关会议管理与服务方面的文件6、不同载体的信息材料7、各种形式的文件材料1) 指导文书2) 主题文书3) 程序文书4) 参考文书5) 管理文书6) 成果文书7) 宣传、传达文书(二) 、会议文件审核的内容1、准确性和完整性2、具体内容1) 审核会议文件与会议主题的关系2) 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容3) 审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符4) 提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。
行政秘书的技能培训教程
行政秘书的技能培训教程行政秘书是一个组织中非常重要的角色，负责处理和安排行政事务，协助管理层日常工作。
要成为一名高效的行政秘书，需要具备一定的技能和知识。
以下是一份行政秘书的技能培训教程，帮助提升行政秘书的能力。
一、沟通技巧1. 口头和书面沟通：行政秘书需要具备良好的口头和书面沟通能力。
提升口头表达能力，包括清晰、准确地传达信息，使用适当的语气和态度。
提升书面表达能力，包括撰写专业的邮件、备忘录和报告等。
2. 社交技巧：行政秘书需要与各种人群进行有效的社交。
学习如何与不同的人相处，包括如何处理复杂的人际关系、尊重他人的观点和意见等。
3. 倾听技巧：行政秘书需要倾听和理解他人的需求和要求。
学习主动倾听，包括注意细节、不打断他人说话、提问以澄清信息等。
二、组织能力1. 时间管理：行政秘书需要管理和安排时间，以确保任务的及时完成。
学习如何设定优先级、制定日程安排等时间管理技巧。
2. 文件管理：行政秘书需要负责处理和管理各种文件和文件夹。
学习如何建立有效的文件分类系统、制定文件命名规则等。
3. 会议组织：行政秘书需要协助组织和管理会议。
学习如何准备会议议程、发送会议邀请函、记录会议纪要等。
三、技术能力1. 办公软件使用：行政秘书需要熟练使用办公软件，包括电子邮件、文字处理、电子表格等。
学习如何利用这些工具提高工作效率。
2. 数据处理：行政秘书需要处理各种数据和信息，包括整理和分析统计数据等。
学习如何使用电子表格和数据库软件处理数据。
3. 网络技能：行政秘书需要在互联网上搜集信息和与他人进行交流。
学习如何使用搜索引擎、社交媒体和在线协作工具等。
四、人际关系管理1. 团队合作：行政秘书需要与不同部门和团队合作。
学习如何有效地与他人合作，包括分享信息、解决问题、参与团队活动等。
2. 服务态度：行政秘书需要以服务为导向，满足他人的需求和期望。
学习如何提供专业和友好的服务，包括回应他人的请求、处理投诉等。
3. 机密性和保密：行政秘书需要处理机密和敏感信息。
行政秘书基础培训
内容
一：专业定位——行政秘书的角色。 二：时间与会议管理——提高工作效率与质量。 三：高效能沟通技巧——沟通与协调。 四：形象塑造——优雅的形象表征。 五：商业礼仪——有礼走变天下。
行政秘书的工作内容是什么？
请写出你目前主要的工作内容： 1：时间：五分钟。 2：用最快的速度写下，不用思考。 3：至少写下十个。
二：时间与会议管理——提高工作效率与质量。
• “不能管理时间，便什么都不能理。” ——彼得·德鲁克
一：常见的时间管理误区
• 事务性、重复性工作太多 • 打扰（电话或没有预约客人） • 没有目标、次序和计划 • 缺乏自律 • 资料不完整或有所延误 • 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 • 工作没有效率
整理、用品、消耗品的准备和管理。
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设 立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准 备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其他大型活动的准备，运 作及事后的管理。
企业行政秘书的工作内容
项目
4：照顾身边琐事
5：会计方面的业务
发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访人的疏导、急病及意外事故 的处理、非法入侵者的处置、劳动问题决裂和纷争是的处理，发生紧急情况 时，对公司内、外的联络。
企业行政秘书的工作内容
项目
7：接待、应酬工作
8：沟通支持性工作
内容
面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备） 接送、上司办公室及会客室的安排。 电话接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时 的应付。 媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理。
中级秘书：分担上司的工作
• 主要工作有： • 起草公文、文件及其它需要的文字工作； • 沟通协调各种关系； • 管理公司工作日程； • 组织、召集相关的会议； • 收集相关信息资料等； • 公司内、外的简单事务的处理； • 语言要求；
行政秘书培训课程
行政秘书培训课程2篇行政秘书培训课程（一）行政秘书是对公司和组织的日常事务进行组织和管理的重要角色。
良好的行政秘书不仅需要具备专业的知识和技能，还需要具备高度的组织能力和沟通能力。
为了帮助行政秘书提升自己的能力和水平，许多机构和培训机构提供了行政秘书培训课程。
行政秘书培训课程旨在帮助行政秘书掌握必要的知识和技能，以更好地履行自己的职责。
这些课程通常包括以下几个方面的内容。
第一，基础知识的学习。
行政秘书需要学习一些基本的知识，如办公室管理、文件管理、时间管理等。
这些知识的学习可以帮助行政秘书更好地组织和管理公司的日常事务。
第二，技能的培养。
行政秘书需要具备一定的技能，如计划和安排会议、撰写文件、处理邮件等。
通过培训课程，行政秘书可以学习这些技能，并将其应用到实际工作中。
第三，沟通能力的提升。
作为一名行政秘书，良好的沟通能力是必不可少的。
培训课程可以帮助行政秘书提升沟通能力，包括口头沟通和书面沟通。
第四，专业素养的提高。
行政秘书作为公司的代表，需要展现出一定的专业素养。
培训课程可以帮助行政秘书了解公司的文化和价值观，并更好地融入其中。
通过参加行政秘书培训课程，行政秘书可以提升自己的能力和水平，并更好地履行自己的职责。
同时，这些课程还可以提供一个交流和学习的平台，行政秘书们可以通过与其他行政秘书的互动，分享经验和心得，从而不断进步和成长。
行政秘书培训课程（二）随着社会的不断发展和公司组织的不断壮大，行政秘书的角色和职责也在不断扩展和深化。
为了适应这种变化，行政秘书培训课程不断推陈出新，以满足行政秘书们日益增长的需求。
一、进一步提升管理能力行政秘书是公司的管理者之一，需要具备一定的管理能力。
因此，行政秘书培训课程将重点培养行政秘书的管理能力，包括团队管理、决策能力、问题解决能力等。
通过这些课程的学习，行政秘书可以更好地管理自己的团队，并有效地解决问题。
二、拓宽专业知识面随着社会的发展，各行各业的专业知识日新月异。
专业行政秘书的培训课程
专业行政秘书的培训课程课程名称：专业行政秘书培训课程课程目标：本课程旨在培养学员成为专业行政秘书，在提供高效行政支持的同时，具备良好的沟通、组织和时间管理能力。
通过掌握专业技能和知识，学员将能够胜任行政秘书的岗位，并在工作中提供高质量的服务。
课程时长：20周（共100个小时）课程安排：第一周：行政秘书的角色和职责（2小时）- 行政秘书的定义和职责概述- 行政秘书与其他职能部门的合作和沟通第二周：高效沟通和协调技巧（4小时）- 成功的沟通技巧- 如何与各个层面的人员进行有效沟通- 协调和解决问题的方法第三周：组织和安排会议（4小时）- 会议策划和准备- 会议记录和跟进- 解决会议中的问题和冲突第四周：文件和资料管理（4小时）- 文件和资料的分类和整理- 电子文档和纸质文件的管理- 相关法规和合规要求第五周：时间管理和优先级规划（4小时）- 时间管理的基本原则- 制定个人工作计划和目标- 应对紧急情况和优先级冲突第六周：行政事务处理（4小时）- 准备和处理行政文件，如会议纪要、报告等- 行政事务日常管理- 了解办公室技巧和工具第七周：公共关系和对外沟通（4小时）- 公共关系管理的基本原则- 对外沟通和协调的技巧- 处理媒体和公众关注的事项第八周：商务礼仪和形象管理（4小时）- 商务礼仪的基本规范和原则- 合理运用职业形象进行沟通- 个人形象和言行规范的管理第九周：人际关系和团队合作（4小时）- 发展良好的人际交往能力- 解决冲突和建立合作关系的技巧- 建设性参与和支持团队工作第十周：个人成长和职业发展规划（4小时）- 激励和自我激励的原则和方法- 设定个人职业目标和发展计划- 提升个人品牌和职业形象第十一周：应对工作压力和情绪管理（4小时）- 了解工作压力的原因和影响- 应对工作压力的策略和技巧- 情绪管理和心理健康的保持第十二周：职业伦理和法律意识（4小时）- 职业伦理和道德规范- 法律意识和合规要求- 避免职业道德和法律纠纷第十三周至第二十周：实践项目（52小时）- 学员根据所学知识和技能，完成一个实际行政秘书工作相关的项目- 导师提供指导和反馈，帮助学员应用所学知识和技能以上是专业行政秘书的培训课程安排，希望通过本课程的学习，学员能够成为优秀的行政秘书，在工作中发挥积极的作用，提供出色的行政支持。
行政秘书基础培训
行政秘书基础培训行政秘书基础培训第一章：行政秘书的角色和职责1.1 行政秘书的定义和职责行政秘书是一个组织或公司中非常重要的角色，主要负责提供高效的行政支持和协助，确保公司各项活动的顺利进行。
行政秘书的职责包括但不限于：安排会议和日程安排、撰写和编辑文件和报告、处理电话和邮件、维护文件和档案、协助人力资源管理和招聘等。
1.2 行政秘书的技能要求作为一名优秀的行政秘书，需要具备以下技能：1) 出色的组织和时间管理能力；2) 优秀的人际交往和沟通能力；3) 高度的保密性和机密性；4) 具备协调和解决问题的能力；5) 熟练的办公软件操作能力。
第二章：行政文件管理2.1 文件和档案的分类和管理行政秘书需要熟悉文件和档案的分类和管理方法，确保各类文件和档案的整理、存储和检索工作的高效进行。
例如，可以将文件分为临时文件、长期存档文件和待办文件等各类，采用数字化存储和标签分类的方式管理，以提高工作效率。
2.2 文件和档案的保密性和安全性行政秘书处理的文件和档案通常包含公司的敏感信息，因此对于文件和档案的保密性和安全性有较高要求。
行政秘书需要确保文件和档案的妥善存放，合理控制文件和档案的访问权限，避免信息泄露和丢失。
第三章：会议和日程管理3.1 会议的组织和安排行政秘书需要协助安排会议，并确保会议的顺利进行。
行政秘书可以负责会议的准备工作，包括发送会议通知、收集参会人员的材料和意见、安排会议场地和设备等。
3.2 日程的安排和管理行政秘书需要根据领导或团队成员的日程安排，合理安排各项活动，确保时间的高效利用。
行政秘书可以采用日历或电子日程表来管理和监督日程，并提前做好准备工作，如预订机票、酒店等，以确保各项活动的顺利进行。
第四章：撰写和编辑文件4.1 文档的撰写和编辑技巧行政秘书需要掌握文档的撰写和编辑技巧，包括但不限于：准确表达、简明扼要、清晰易懂、逻辑性强等。
可以参考一些写作指南和模板，以提高文档的质量和效果。
企业行政秘书培训课程
企业行政秘书培训课程企业行政秘书培训课程一、课程简介企业行政秘书在企事业单位中扮演着至关重要的角色，其工作内容涉及到行政管理、文秘工作、会议组织、邮件撰写等多个方面。
为了提高企业行政秘书的工作能力和综合素质，本培训课程将全面介绍企业行政秘书的职责、技能要求以及相关工作流程。
二、培训目标通过本课程的培训，学员将掌握以下能力：1. 熟悉企业行政秘书的工作职责，了解公司组织架构以及行政管理的基本原则。
2. 掌握行政秘书的基本技能，包括文件起草、收发文、会议组织、行程安排等。
3. 培养良好的沟通能力和协调能力，能够与不同部门和各级领导进行高效沟通。
4. 提高工作效率，能够灵活应对各种工作任务，并能够合理安排自己的时间和能力。
三、培训内容第一部分：企业行政秘书的工作职责和要求1.1 企业行政秘书的角色定位和工作职责1.2 行政秘书的基本素质和能力要求1.3 行政秘书的职业道德观和职业操守第二部分：行政秘书的基础知识和技能2.1 文秘工作技巧及文件的起草和处理2.2 会议组织技巧和会议记录的撰写2.3 邮件和文件的正确收发和管理2.4 办公室常用办公软件的使用技巧第三部分：行政秘书的沟通与协调能力培养3.1 沟通技巧和沟通方式3.2 与不同部门和各级领导的沟通3.3 提升协调能力和处理工作冲突的技巧第四部分：提高行政秘书的工作效率4.1 时间管理和任务优先级的确定4.2 工作计划的制定和执行4.3 应对工作压力的方法和技巧第五部分：案例分析和实操演练5.1 实际案例的分析和讨论5.2 真实场景的模拟演练四、培训方法本课程采用理论与实践相结合的教学方法，包括讲授、案例分析、小组讨论、角色扮演和实操演练等。
通过多种教学手段，提高学员的学习积极性和实际应用能力。
五、培训师资本课程将邀请经验丰富的企业行政管理专家和实践经验丰富的行政秘书担任讲师，确保培训内容的权威性和实用性。
六、培训效果评估为了确保培训效果，我们将采用多种评估方法，包括考试、实操演练评估和学员反馈等。
行政秘书培训课程
行政秘书培训课程行政秘书培训课程随着现代化办公环境的不断发展，行政秘书的角色变得越来越重要。
行政秘书在保证公司正常运转、提高工作效率和推动业务发展方面起着关键作用。
为了培养合格的行政秘书人才，许多培训机构开始开设行政秘书培训课程。
行政秘书培训课程旨在为学员提供必要的知识和技能，使其能够胜任行政秘书的工作。
这些课程一般包括行政管理、办公自动化、组织协调、沟通技巧等内容。
首先，行政管理是行政秘书必备的核心能力之一。
在课程中，学员将学习如何协助上级进行日常办公事务的管理和安排，包括会议安排、文件处理、行程安排等。
他们还将学习如何处理机密文件和保护公司的利益。
通过这些课程，学员能够掌握行政管理的标准操作流程，高效地完成工作任务。
其次，办公自动化技术在现代办公环境中扮演着重要角色。
行政秘书培训课程将教授学员如何使用办公自动化工具，包括电子邮件、办公软件、会议管理系统等。
学员将学习如何高效地利用这些工具来提高工作效率、加强与同事和客户的沟通，并能够处理各种办公自动化工具出现的问题。
此外，组织协调是行政秘书十分重要的技能。
在企业中，行政秘书通常需要协调不同部门之间的工作，并确保工作的顺利进行。
行政秘书培训课程将教授学员如何合理安排各项日常工作，如会议安排、行程安排等。
通过这些课程，学员将学习如何在多任务的情况下进行优先级处理，提高组织和协调能力。
最后，沟通技巧是行政秘书必备的技能之一。
行政秘书通常需要与各级管理层、同事和客户进行沟通。
行政秘书培训课程将教授学员如何进行有效的口头和书面沟通，包括会议记录、撰写报告、处理电话等。
通过这些课程，学员将学习如何清晰地表达意见、有效地解决问题，并能够在各种工作场合中展现自信和专业素养。
总的来说，行政秘书培训课程为行政秘书提供了必要的知识和技能，使其能够胜任工作。
通过学习这些课程，行政秘书可以提高工作效率，增强组织和协调能力，有效地与他人沟通，为公司的正常运转和业务发展做出贡献。
行政秘书培训
4.文档分装工作规范—文件夹
5.文档销毁工作规范
6.保密文档的管理
7.名片的分类管理
模块三：行政秘书重大事务工作方法与技巧
一.行政秘书的工作技巧常用的工作方法
公式法
法：循环工作步骤图
快速决策法
4.头脑风暴法
5.甘特图
6.鱼骨分析法
二.日程安排
1.总体日程安排
2.出差日程安排
3.日程安排表的制作
【时间安排】
共18小时，天天6小时
【课程内容】
模块
要点
具体内容
时间安排
模块一：行政秘书的岗位与角色认知
一.行政秘书工作的地位与作用
上司选择行政秘书的标准
第一天
行政秘书的感觉……
行政秘书的三难、四说、五多
行政文秘人员工作职责的定位
行政秘书的工作职掌与权责
行政秘书的重要价值与作用
二.行政秘书的综合素质和业务技能
3.接听电话
4.电话记录的处理
5.通话过程中可能出现的问题及处理方法
6.案例:林秘书如何打电话
二.收发传真
1.传真的格式标准
2.传真的方法
3.传真需要特别注意的事项
三.收发邮件
1.邮件的分类
2.邮件的存档
3.邮件收发与传阅注意事项
4.案例:应怎样处理一封信
四.文件管理
1.阅读文件与判断文件
2.文档分类工作规范
三.行政秘书如何辅助上级及相处
1.如何接受上级的指示
2.与上级沟通的要点
3.如何与不同性格的上司沟通
4.与上级沟通的注意事项
5.如何给上级提建议
---案例：忙碌时如何接受其它工作？
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• 挪出一段時間專門來整理你的辦公桌. • 可以將這個時間再分成幾個小段,每小段專心清理一個抽
屜或桌面. • 與工作毫無關連的書籍雜物等,都應該立即清掉. • 一年半載內不會再用到的東西,考慮把它扔掉.想一想,扔
掉這個東西最壞的結果是什麼?如果沒什麼大不了,就別猶 豫了. • 運用5S技巧－－整理、整頓、清掃、清潔、教養.
EG: 1>每日比主管到得早,走得遲; 2>不把任何個人情緒帶到工作中;
最重要的是保持微笑! 4
一.行政秘書應具有的觀念(2) 2.平衡的心態:
行政秘書是一份聽命行事的工作,雖不是工作的管理者,但 隻要有意願與平衡的心態扮演好follower角色一樣是一個 成功的管理者.
秘書的工作做好,可以分擔一些主管不必要花費的時間與精 力,節約主管時間,創造無形的效益.
EG:個人工作體會交流
5
一.行政秘書應具有的觀念(3)
3.比別人多一顆心:
多一點細心:
各位主管的簽文均代表其形象.隻有秘書細心將各份呈文 先過濾,退件送文人員及時糾正;簽出文件發出前先檢查,才 會減少漏洞與避免的明顯錯誤發生.
細心觀察留意,才會對異常問題有敏感性.
秘書的工作繁雜瑣碎,學會細心整理,周全地處理,才會有 條不紊統籌管理好例行各項事務.
根據緊急性與重要性決定: •重要而且緊急:馬上辦. •重要而不緊急:好好規劃. •不重要但很緊急: 1.馬上辦,但只要花一點時間; 2.請人代辦; 3.集中處理. •不重要也不緊急:有空再辦.
要將你的百分之百的時間,用於關鍵問題的處理
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三.找出自己最有效率的時段以安排工作內容
• 08:00-10:00am:精力顛峰,適合做規劃. • 10:00-12:00pm:註意力及短暫記憶力最強,適合腦力激蕩會議/訓練. • 13:00-14:00pm:昏昏欲睡,比較適合進行互動溝通的工作. • 14:00-16:00pm:開始清醒,長期記憶力最強,適合閱讀、思考. • 16:00-17:00pm:適合技術性作、處理衝突問題.
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四.工作技巧交流分享(3)
3.學會換位思考,工作才會盡善盡美:
工作呈報與呈文中注意資訊的附列的全面性:即主管同意此項某項決意要 整理出能說服其的所有理由. 有問題能自已找答案,提出多種方案,盡量給主管做選擇題,而非是非題. 瞭解你的主管;設身處地為主管考慮,理解主管的決策意圖.
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四.工作技巧交流分享(4)
• 記事本裡最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會欄及雜記欄. • 列出待辦事項，可以分為每天、每週或未來數週. • 把預定做的事登錄到預定的時程裡，確定的事項用鋼筆或原子筆書寫，可能有變
數的就先用鉛筆書寫. • 隨時記錄一些新想到的做法. • 達成的項目就劃掉，但不要劃得亂七八糟，以免日後要察看會看不懂.
4.注意收集整理各類有用的資訊-內部資訊:
收集方式:透過多種管道,細心觀察留意
常用電話通訊方式備忘整理 常用的表單收集 主管簽核檔習慣要補附的檔備忘 各類呈文簽核流程整理 留存各種不同主題的文函. 主管習慣瞭解的資訊收集.
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四.工作技巧交流分享(5)
4.注意收集整理各類有用的資訊-外部資訊:
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二.行政秘書應具有的基本素養(1)
1.恪盡職守,忠誠可靠
忠誠是讓主管與同仁相信你的最重要的人格特質.
忠誠是人際交往與工作中的重要因素,忠誠的人也會贏得 對方的信賴與尊重.
2.頭腦冷靜,成熟穩健
穩健成熟地處理事務才會讓主管放心.
成熟穩健來自於工作不斷的學習進取,經驗的累積. 頭腦冷靜,遇事才能舉止把握有度. 情緒問題能夠自行排解,力求成熟穩重.
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一.事先規劃好時間與步驟,以收事半功倍之效
• 每天空出一段時間來規劃事情. • 拿一個小時來訂計劃,可以有二到三倍的效果出現. • 你可以在上班之前比較安靜的環境(家裡或辦公室)
訂計劃,或是當作上班的第一件事,或是在下班前訂 第二天的計劃. • 將時間加以分段,最好是以十五分鍾為一段.並要 求自己把原本要花比較多時間的工作,在一段段時 間裡加速完成. • 學習絕對專心,同時做兩三件事,像電視機選台器 一樣.
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四.工作技巧交流分享(1)
1.四“Guan”心得:
“慣” 良好的習慣
“觀” 細心觀察
“管” 優秀的管理
“關” 關懷之心
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四.工作技巧交流分享(2)
2.切實把握工作的原則:
工作始終將效率放第一位. 忠於職守,認真負責. 文件事務分類處理:尤其分清輕重緩急. 嚴格遵循流程,又要注意結合實際靈活變通. 凡事一定實際執行去做,不可投機取巧. 追根究底,一絲不苟;堅決杜絕模棱兩可的工作.
注意:找對人,才能做對事.
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三.行政秘書應具有的基本技能
1.良好的協調溝通技能. 2.嫻熟的辦公自動化應用能力 3.時間統籌管理技巧 4.會議的召集與全面安排能力 5.資訊整合與分析能力 6.資料公文建檔與歸檔能力 7.行政事務處理與良好的組織能力 8.良好的語言表達與寫作能力 9.電話接聽與待人接物的禮儀 10.不斷學習實踐拓展工作所及的範圍
像所有其他的計劃一樣,有效的時間安排最好是在紙上作業.
四.工作技巧交流分享(7)
6.終身學習,完善自我: 學習如逆水行船,不進則退
充分利用在辦公室的一切時間與機會,多用心,多學習. 隻有多學習,增加一技之長,也會為未來人生開辟更多的機會,在工作中不斷突 破,亦可轉換跑道,開拓更寬廣的人生視野.
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行政秘書通識課程系列二
時間統籌合理管理
----秘書工作也可達到事半功倍
「做正確的事」要比「按正確的方法把事情做對」來得重要
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二.分析工作的優先順序,按照輕重緩急作處置
依據優先順序 •要掌控時間,就必須先能掌控自己。 •設定個人目標,以便根據目標,分析工作的優先順 序,按照輕重緩急做處置。 •經常評估所設定的優先順序。
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二.分析工作的優先順序,按照輕重緩急作處置
5.樂觀向上,直面挫折:
工作的新理念:
Work Hard
Work Smart Work Together
Work Smoothly
面對挫折,自我激勵: “一生中最大的快樂來源於工作過程中成長時的蛻變”.
--愛因 斯坦
成長:意味著工作中的酸甜苦辣,意味著摔下去又爬起來,更意 味著勇於超越自我.
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8
一.行政秘書應具有的觀念(6)
4.學會“自重”“自信”“自省”:
自重才會人重
身為部門重要銜接作用的秘書一定要潔身自愛,以身作則,以免 落人話柄,招致批評.
自信才會提升個人價值
努力增進 個人實力
提升自 信心
向更高的 方向努力
自已的收獲進步之處;檢討工作 中的缺失,警惕再犯,才會真正提高自身的素質與能力.
整理方法:把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站: • 每天要用到的東西,放的位置愈靠近座位;不是每天要用的,可以集中到較
遠的角落去。 • 將出、入、檢討之用的檔分別以不同的抽屜檔案或籃子收集,一收到文件
就加以分類,有效縮短文件傳遞的時間。 30
五.活用記事本管理時間
找一本口袋大小的記事本帶在身邊：
•在效率最高的時段: 你可以集中精力於棘手或困難的問題、創造性思考、復雜的 工作、討論或訂定工作計劃. •在效率中等的時段: 你可以專心做與他人交換意見、處理回信、規劃行程表. •在效率最差的時段: 你可以處理例行性事務、電話聯絡事情、接待訪客、基本行 政工作.
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四.組織你的辦公桌及辦公室,提升工作效率
『時間管理篇』
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序言—時間管理意義
一.時間的獨特性
供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復得
二.何為時間管理
指個人對時間的來臨與消逝的這種無從改變與無可奈何的事實,以有限的資 源換取無限的價值,化不確定為具體可行的計劃,順利達成目標,換而言之:時 間管理就是進行自我管理,自我超越,是指 “改變習慣以令自己更富績效”.
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二.行政秘書應具有的基本素養(3)
5.擅提問題,善於溝通
遇不瞭解的事情寧可多問,也不要擅自做決定地做, 如此只會導致差錯的發生.
6.處理工作注重細節性,完整性,精確性
工作中多觀察,注重每一處細節. 工作中遵循流程,切忌不可投機取巧. 主管要求搜集的資料一定確保精確才能對主 管有重要的參考價值.
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一.行政秘書應具有的觀念(1)
1.高度的服務熱忱
具有高度的服務熱忱是做好秘書工作的關鍵.“服務便愉 樂”是行政秘書最散發出魅力之處. 對於主管或同事而言,一個部門的秘書是不是具有高度服 務熱忱,樂意提供貼心服務,他們是最直接的感受者,往往也 是他們拿此點做為衡量一個秘書表現優劣的標準. 一個具有高度服務熱忱的人,她的心胸必定寬大.也必然 時時能將做雜事當作做善事,樂於助人,熱心公益.
行政秘書通識課程系列介紹
[職場觀念篇]觀念正確你可做到很專業 [時間管理篇]時間管理可讓你事半功倍 [溝通禮儀篇]行政秘書的溝通禮儀 [情緒管理]打開職場女性的情緒抽屜
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REV.A 2014.07.03
行政秘書通識課程系列一
觀念正確
--你也可以做到很專業!
『觀 念 篇』
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目錄
(一).行政秘書應具有的觀念 (二).行政秘書應具有的基本素養 (三).行政秘書應具有的基本技能 (四).工作技巧交流分享
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一.行政秘書應具有的觀念(7)
5.樂觀進取的觀念:
樂觀的人處處受歡迎.
樂觀的態度可以影響周圍的同仁,化解辦公室內緊張的氣 氛,也令你在交往中易與人溝通,工作遊刃有餘.
不斷進取的人生,才會永葆魅力.
要不斷的閱讀,不斷的學習,不斷的充實自己;多問,多想,多 積累思考,才會做到八面玲瓏. 學會深入到具體工作中,強化多方面的專業技能創造工作 的附加價值,才不會被淘汰取締.