行政秘书技能培训教材(PPT48页)
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行政文秘人员培训(ppt 208页)
行政文秘发型的基本特点 自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、 无雕琢之意的发型。
选择发型的原则 1）需要考虑发质 2）需要考虑脸型 3）需要考虑身材
行政文秘发型选择的注意事项
2019/12/30
69
（二）头发的保养
做到常梳理、少烫发、慎染发、防损 伤、适时洗发。
2019/12/30
26
行政文秘
年
能
轻
干
貌
会
美
说
身
不
体
贪
好
功
2019/12/30
27
第二讲
职业形象设计
28
课程安排
行政文秘专业形象设计 行政文秘的专业仪态
2019/12/30
29
谁是合适的行政文秘人选？
2019/12/30
30
行政文秘的服饰设计
行政文秘服饰的基本要求 女性行政人员的服装 男性行政人员的服装
2019/12/30
31
行政文秘服饰的基本要求
与环境、身份相协调 与体形相协调 行政文秘穿着注意事项
2019/12/30
32
（一）与环境、身份相协调
在平时工作中 参加他人的婚礼或庆典 陪同上司参加外交活动
2019/12/30
33
（二）与体型相协调
（1）颜色
体形瘦小者、纤细者
反应迅速。
2019/12/30
24
小测试：你适合做文秘吗？（表三）
序
检测内容
号
15 有组织观念和团队精神。
良一差
般
16 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。
17 能参与企业具体项目的开展。
《秘书培训》PPT课件
承担责任 乐于助人 积极主动 擅于沟通 渴望学习 接受挑战
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
行政秘书培训ppt课件
立
• 做错事要知道错的原因
自 信
• 了解上司的喜好，客户的喜好
， 努
• 将相关资讯提供上司，适时给予建议
力
• 了解上司及自己人际风格，然后加以配合
扮 演
• 体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
好 秘
• 知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标
书
• 知道上司的缺点能从自身改进其缺点，不致影响大局
角 色
• 不在
• 交谈时注视对方
• 给予访客及时、热情的关注
• 交谈时不双手抱于胸前 • 与保安保持良好的工作关系
秘书不再只是同事之间人际关系的润滑剂，更不是花瓶，已是企业重要位置的资讯中枢地位
电话接听标准要求
• 电话铃响三声内接起 • 热情问候 • 表明自己的身份 • 说话时保持微笑 • 礼貌地称呼对方 • 调整好音量和语速 • 表示兴趣和关注
• 保持冷静与礼貌 • 将留言记录在留言簿 • 重复对方的话 • 及时转达留言 • 请求对方等候先询问 • 告知对方要等多久 • 掌握简单的英语会话
秘书必须具有明晰的头脑、敏于应变、冷静、谦虚、有气度、办事能力强、效率高等能力
待客小贴士
• 预先登记即将来访的客人的基本信息 • 清楚了解办公室同事的职责范围 • 公司有重大活动须事先知道 • 了解同事当天的外出情况 • 永远礼貌待人 • 永远不嫌“对不起”、“谢谢您”说得太多
没有人天生就精通秘书十八般武艺，但一位称职的秘书人员必须怀抱一份上进的决心
工作职责
• 负责处理中外方经理的一些个人及日常行政事务
• 负责制定和控制全公司办公用品的预算
• 建立和实施有效的全公司办公用品的领用制度
• 配合财务部作好月末清点工作
2024版《秘书培训》ppt课件
提升职业技能
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
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05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
秘书人员培训教材(PPT)
团队协作的重要性
提升工作效率
通过协作，团队成员可以 共享资源、知识和经验， 从而提高工作效率和生产 力。
促进创新
团队协作鼓励成员之间相 互交流和分享想法，有利 于激发创新思维和创造性 解决方案。
增强团队凝聚力
良好的团队协作可以增强 成员之间的信任和归属感， 提高团队凝聚力和向心力。
建立良好人际关系的方法
用简洁明了的语言表达 自己的观点和想法，避 免使用模糊或含糊不清 的措辞。
非语言沟通
注意自己的肢体语言、 面部表情和声音语调， 确保它们与口头语言一 致，传递出积极、自信 的形象。
反馈与跟进
及时给予他人反馈，跟 进沟通结果，确保双方 对沟通内容有共同的理 解和行动计划。
感谢您的观看
THANKS
尊重他人
尊重每个团队成员的意见和贡献， 认可他们的价值和努力。
积极沟通
保持开放和诚实的沟通，及时传达 信息，解决问题和误解。
建立信任
通过诚实、可靠和一致的行为来建 立信任关系，成为团队中可信赖的 成员。
有效沟通技巧和策略
01
02
03
04
倾听技巧
积极倾听他人的意见和 反馈，理解他们的观点 和立场。
表达清晰
工作计划制定与执行
工作计划制定
1
明确任务目标，制定详细计划
2
设定时间节点，确保按时完成
3
工作计划制定与执行
01
考虑潜在风险，制定应对措施
02
工作计划执行
03
遵循计划，按部就班进行工作
工作计划制定与执行
及时记录进度，反馈问题
调整计划，应对突发情况
提高工作效率的策略
提高个人技能 学习新知识，提升专业能力 掌握高效工具，如快捷键、模板等
优秀的行政秘书技能培训(12月6日)
陈默
1 秘书的类别…
A 行政秘书……
他们在机关或企事业单位内处理函件， 收集资料，管理档案，接待来访，办 理会务，编制工作程序表；管理办公 室设备、器材、用品和小额现金，购 置办公物品；办理上司交办事项，安 排上司的会晤＼差旅事宜等等。
培训ppt行政秘书技能培训}
陈默
1 秘书的类别…
B 公司秘书……
培训ppt行政秘书技能培训}
陈默
3 秘书工作的性质与特点…
综合性……
陈默
2 秘书的职业特征…
服务的直接性……
A 秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导 做什么秘书也做什么；
B 秘书做工作几乎都是领导亲自指派＼直接安排 的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；
C 秘书做工作是直接对领导负责的，其结果＼成 败与领导直接有关。
培训ppt行政秘书技能培训}
陈默
2 秘书的职业特征…
培训ppt行政秘书技能培训}
陈默
2 秘书的职业特征…
女性化……
从世界范围来看，女性秘书在人数上占绝 对优势。这是由女性的心理素质决定的。 西方国家的中、初级秘书女性达到90％, 而高级秘书侧重于调查研究＼出谋划策， 侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变 动和挑战性，因此男性较多。欧美国家 大多数女性秘书是初级秘书，是“文 员”，被称为“Office girl”。
又称“董事会秘书”、“执行秘书”。 他们执行董事会决议或董事会指示，监 督并管理公司财务＼人事＼对外联络事 务；与公司总经理及各部门经理保持公 务联系，做好协调工作；组织董事会， 向董事会汇报公司财务、人事等情况， 答复董事质询等。源自培训ppt行政秘书技能培训}
陈默
1 秘书的类别…
C 通讯秘书……
文秘工作培训教材(PPT 56张)
参考
案例
钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚 乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间中复印纸已所剩无 几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲 置；还有的同事三天两头来领同一种物品……后来，钟苗认真学习了有 关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办 公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好 评。
二、办公室环境优化
（一）改善办公室环境的办法
1.办公室的绿化
2. 空气的优化 (1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一 般在20～22℃，夏季在23～25℃之间为最宜。 (2)湿度。 (3)清洁度。 (4)流动速度。 3.光线的优化 办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。
办公用品 类别
文具
小工具
纸张
常用耗材
（二）办公用品采购流程：
（三）办公用品订购方式
办公用品 大多数的日常办公用品都可以通过电话 订购方式 从供应商处订购。
直接去 商店购买
电话订购
传真订购
网上订购
不论采用哪种订购方式，秘书人员一定要保留一张购货订单，收到货 物时，要将实物与订单一一核对，以防出错。
二、办公室环境优化
刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品 分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要 的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让 他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过 一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来， 问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外 卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻 到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其 他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打 开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？
行政秘书技能培训(ppt92张)
第一章:
秘书的角色
1 秘书的类别…
2 秘书的职业特征…
3 秘书工作的性质与特点… 4 秘书的作用……
1 秘书的类别…
秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。
如服务于政府机关的统称为“机关秘书”，眼务于工 矿企业的统称为“企业秘书”，服务于私人的则统称 为“私人秘书”，此外，还有“商业秘书”、“涉外 秘书”等等。
我很难忘的一件事情…
让别人看看你的…… 肢体语言 形象礼仪… 还有… 有声语言 流利的表达 和蔼可亲 而且… 很难忘的 ……！ :)
秘书写作与文档管理…
一、秘书写作概述…
秘书写作的内容相当广泛，题材多样。因工作和业务需要，各有所 侧重。大致如下……
1．公文类 国务院所规定的行政公文共有13类14种： ①命令(令)；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥ 通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑩意见； ⑩函；⑩会议纪要。 2．法规类 主要有：规定、条例、办法＼细则等。
4 秘书的作用……
信息、枢纽作用……
以往的秘书最主要的工作就是处理书面信 息。现代秘书则又从接待、联络＼调研 ＼电话等工作中接触大量的口头信息。 秘书的办公室可以说是机关＼公司的信 息集散地。秘书为上司和整个机关＼公 司起着信息的提供＼反馈＼传递等枢纽 作用。
4 秘书的作用……
公共关系作用……
同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其工
作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关 中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书”，主 要管理机密文件的被称为“机要秘书”，主要从事撰 文拟稿的被称为“文字秘书”，高等院校的院、系则 有“教学秘书”＼“科研秘书”和“行政秘书”之分。
1 秘书的类别… A 行政秘书……
专业秘书与行政助理培训教材
使用
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•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的办公室事务
让我们快乐地工作 快乐地生活
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•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
专业秘书与行政助理发展训练（三） •拉近关系的谈话技巧
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专业秘书与行政助理培训教材
工作语言“规范”沟通
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
什么样的人适合做行政人员？
¡ 个人条件
➢ 学历 ➢ 年龄 ➢ 外貌 ➢ 体质 ➢ 视力 ➢ 听力 ➢ 性别
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•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
什么样的人适合做行政人员？
¡ 个性要求
自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快
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•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
•行政人员需具备的能力
（一）沟通能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
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•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的角色扮演
角色扮演图
•总调度 •参谋和助手 •行政人员 •桥梁和枢纽
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•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
有效的信息收集
•范围
经济信息 科技信息 政治信息 社会信息 生活信息
•意义
辅助决策 参考依据 工作基础 管理依据 协调依据
•来源
•信息处理
政府信息网络 大众传播媒介 专业信息机构 各大科研机构 综合专业网站
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•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的办公室事务
让我们快乐地工作 快乐地生活
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•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
专业秘书与行政助理发展训练（三） •拉近关系的谈话技巧
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专业秘书与行政助理培训教材
工作语言“规范”沟通
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
什么样的人适合做行政人员？
¡ 个人条件
➢ 学历 ➢ 年龄 ➢ 外貌 ➢ 体质 ➢ 视力 ➢ 听力 ➢ 性别
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•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
什么样的人适合做行政人员？
¡ 个性要求
自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快
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•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
•行政人员需具备的能力
（一）沟通能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
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•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的角色扮演
角色扮演图
•总调度 •参谋和助手 •行政人员 •桥梁和枢纽
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•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
有效的信息收集
•范围
经济信息 科技信息 政治信息 社会信息 生活信息
•意义
辅助决策 参考依据 工作基础 管理依据 协调依据
•来源
•信息处理
政府信息网络 大众传播媒介 专业信息机构 各大科研机构 综合专业网站
行政秘书技能培训课件(PPT 92张)
陈默
4 秘书的作用……
助手作用……
秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的 助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘 书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关， 接听电话的把关，发出文件＼信函的把关，接 待＼会议以及办公室费用开支的把关等等。董 事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公 司和下属人员还有着‘‘监理’’作用。
Essential Skills for Executive Secretary
行政秘书技能培训
{行政秘书技能培训}
陈默
行政秘书技能培训…
秘书的角色…
秘书商务礼仪…
秘书写作与文档管理
秘书时间管理…
沟通与协调……
{行政秘书技能培训}
工作 自信 成长…
陈默
Chapter 1:
The Role of the Executive Secretary
{行政秘书技能培训} 陈默
4 秘书的作用……
参谋作用……
中、高级秘书具有参谋作用。他们为上司调 查研究＼收集和提供信息、提供咨询，他们辅 助上司决策，为上司草拟计划或实施方案，或 组织专家论证、选定最佳方案。高级秘书还能 充当领导人的“顾问”和“智囊”，解决领导 的疑难问题，为领导主动出谋划策。
d 技术秘书……
这类秘书人员服务于政府技术部门 或工程技术公司。他们从事记录＼ 编写技术资料、文件、科技合同， 绘制图表，编制技术项目预算；保 管技术性文稿、图纸＼表格等。
{行政秘书技能培训} 陈默
1 秘书的类别…
E 医学秘书……
这类秘书人员服务于医院或私人诊 疗所。他们负责与病人约定诊疗时 间、挂号、收费，办理住院手续； 打印病史资料和医疗护理记录；帮 助配药、送药；负责订购药品、医 疗器材和办公用品等。
行政秘书技能培训
•高瞻远瞩 脚踏实地
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行政秘书技能培训
•职业生涯规划 •对个人职业生涯的建议
•为成功再添砖加瓦
PPT文档演模板
•◆ 。。。。。。下施展才华 •◆ 构筑。。。能力 •◆ 利用公司职业发展 的。。。。。。
行政秘书技能培训
• 第一部分 职业素养篇
• 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 • 二、秘书/助理的职业生涯规划 • 三、秘书/助理商务礼仪规范
PPT文档演模板
行政秘书技能培训
• 第一部分 职业素养篇
• 二、秘书/助理的职业生涯规划
• 1、什么是职业生涯规划？ • 2、为何要进行个人职业生涯规划？ • ◇ 分析自我，确立人生的方向 • ◇ 准确评价个人特点和强项，发挥个人优势 • 3、职业生涯规划的简单步骤 • ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
• 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心
• 悟 性—领悟上级或领导的真实想法
• 自 信—积极 向上
• 勤 奋—不断学习 提高能力
•
承受压力
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行政秘书技能培训
•善待工作的每一天，是你职业发展进步的阶梯
• 第一部分 职业素养篇
• 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 • 二、秘书/助理的职业生涯规划 • 三、秘书/助理商务礼仪规范
交际能力 分析能力 协助决策能力 阅读概况能力
•借力能力 •应变能力
•——视频案例
PPT文档演模板
行政秘书技能培训
•角色定位与素质
•2、角色定位与胜任素质
•领导者 • 替身
•参 谋
•决策支持
•领导
•协•调人
• 事务 •执行者
•服务• 人员
•
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行政秘书技能培训
•职业生涯规划 •对个人职业生涯的建议
•为成功再添砖加瓦
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•◆ 。。。。。。下施展才华 •◆ 构筑。。。能力 •◆ 利用公司职业发展 的。。。。。。
行政秘书技能培训
• 第一部分 职业素养篇
• 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 • 二、秘书/助理的职业生涯规划 • 三、秘书/助理商务礼仪规范
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行政秘书技能培训
• 第一部分 职业素养篇
• 二、秘书/助理的职业生涯规划
• 1、什么是职业生涯规划？ • 2、为何要进行个人职业生涯规划？ • ◇ 分析自我，确立人生的方向 • ◇ 准确评价个人特点和强项，发挥个人优势 • 3、职业生涯规划的简单步骤 • ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
• 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心
• 悟 性—领悟上级或领导的真实想法
• 自 信—积极 向上
• 勤 奋—不断学习 提高能力
•
承受压力
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行政秘书技能培训
•善待工作的每一天，是你职业发展进步的阶梯
• 第一部分 职业素养篇
• 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 • 二、秘书/助理的职业生涯规划 • 三、秘书/助理商务礼仪规范
交际能力 分析能力 协助决策能力 阅读概况能力
•借力能力 •应变能力
•——视频案例
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行政秘书技能培训
•角色定位与素质
•2、角色定位与胜任素质
•领导者 • 替身
•参 谋
•决策支持
•领导
•协•调人
• 事务 •执行者
•服务• 人员
•
行政文秘培训ppt课件
二、秘书人员事务处理技能
2、什么是良好的办事能力
注意事项 ——要明白职权范围，不越权，讲实效 ——要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急 ——要善于交往，能同
各种人打交道 ——要掌握挡驾艺术，设
法减轻领导者的负担
二、秘书人员事务处理技能
3、事务处理中的关键点
理：事务本身的内在逻辑性 ——技术层面的原理 ——哲学层面的哲理 ——人际关系中的做人的道理 情与法： ——情理与法理 ——注重平时感情的积累 ——心中的法制观念 ——大事讲原则，小事讲团结
五、企业公文的类型与应用
1、企业公文的概念及作用 概念 ——是将企业领导管理思想和意图，通过文字
表达，形成公文文稿的过程 公文的作用 ——规范标准作用 ——领导指挥作用 ——广告宣传作用 ——沟通信息作用 ——凭证记载作用
1、角色认知
秘书人员常扮演的六种角色
三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书角色的重要意识 ——心理意识
A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识
三、秘书人员的自我角色定位
3、容易出现的误区
主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
A、能协助处理内部人际事务，调解纠纷 B、能外部公共关系协调 ——艺术气质，能主持一定的文艺活动 ——计算机熟练，英语优秀 ——摄影、驾驶等
一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
高级文秘人员的知识技能 ——具备初、中级文秘人员的基础 ——有良好的文字处理能力，能策划大型文案 ——有良好的沟通协调能力，授权：
专业能力技巧培训之秘书与行政助理培训教育PPT讲授课件
文明语言服务三要素
忽然，眼前飘来了许多雪白、晶莹的 花朵， 像柳絮 在漫夭 飞舞。 我急忙 伸出手 想捧住 它，想 留住它 。于是 ，雪花 在我手 中绽开 又害羞 地转瞬 消失。 久违了 ，剔透 的花儿 ，害羞 的花儿 。
忽然，眼前飘来了许多雪白、晶莹的 花朵， 像柳絮 在漫夭 飞舞。 我急忙 伸出手 想捧住 它，想 留住它 。于是 ，雪花 在我手 中绽开 又害羞 地转瞬 消失。 久违了 ，剔透 的花儿 ，害羞 的花儿 。
与上司沟通的技巧
领导的眼睛
久久不眨眼盯着你看：
他想知道更多，继续
友好、坦率，偶尔眨眨眼睛：
对你评价高，想鼓励你
不抬头，不看人：
不良征兆，轻视，走为上
向室内凝视，并不时微微点头：
糟糕信号，领导希望员工完全服从
领导的手势 忽然，眼前飘来了许多雪白、晶莹的花朵，像柳絮在漫夭飞舞。我急忙伸出手想捧住它，想留住它。于是，雪花在我手中绽开又害羞地转瞬消失。久违了，剔透的花儿，害羞的花儿。
“学历？”
不问婚否
“国际惯例”
用别人喜欢听的句式来说话
句式一：用“我理解……”平息 不满与矛盾
同 事：“这台复印机的质量太差了，才回来几天 就不能 用了，你们秘书是不是专买不合格产品阿？”
行政人员：“我非常理解你的心情！如果我 是你我 也会这么想，让我们一起来看看，有什么办法能够 补救吧。”
忽然，眼前飘来了许多雪白、晶莹的 花朵， 像柳絮 在漫夭 飞舞。 我急忙 伸出手 想捧住 它，想 留住它 。于是 ，雪花 在我手 中绽开 又害羞 地转瞬 消失。 久违了 ，剔透 的花儿 ，害羞 的花儿 。
01
与上司沟通的注意事项
02
忽然，眼前飘来了许多雪白、晶莹的 花朵， 像柳絮 在漫夭 飞舞。 我急忙 伸出手 想捧住 它，想 留住它 。于是 ，雪花 在我手 中绽开 又害羞 地转瞬 消失。 久违了 ，剔透 的花儿 ，害羞 的花儿 。
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IST
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
专业技能---通知
＃ 通知的格式
仿宋_GB2312,三 号，加粗；日期 要具体写明：年、 月、日。
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正文三号 仿宋 _GB2312, 段落开头 空四个字 符； 内容简明 正式
IST
行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改 等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 环境的整理准备
上司办公室和会 客室的整理、清 扫、装饰、更换 摆设、办公室配 置、上司办公室 的桌面整理、用 品、消耗品的准 备和管理。
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
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IST
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行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
IST
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行政秘书的日常事务
＃ 印章管理
企业印章是企业身份和权力的证明。盖有企业印章的 文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着企业对文件 的内容承担法律责任。企业印章如被他人盗用或冒用，很 可能给企业带来不必要的纠纷和企业无法承担的责任。
公文种类主要有决议、决定、通告、意见、通知、通报、 报告、请示、批复、函、纪要、讲话稿、总结、红头文件等 等。
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专业技能---通知
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＃ 通知的格式
一、标题字体用宋体，二号，加粗，居中； 二、正文与标题间距为0.5倍行距； 三、正文字体用仿宋_GB2312,三号，段落开头空四个字 符； 四、落款字体用仿宋_GB2312,三号，加粗；日期要具体 写明年、月、日，日期落款的“零”用“○”, “○”可在 插入菜单的插入特殊符号中插入；
C 秘书做工作是直接对领导负 责的，其结果成败与领导直接有 关系。
IST
行政秘书的职业角色
2、知识化...
A 秘书以处理书面信 息为工作内容，以办公 室为主要工作地点，以 笔墨、打印机复印机、 电话电脑等现代工具为 主要工作手段。
B 秘书必须具有中等 以上的文化和专业知识 为基础。
IST
行政秘书的职业角色
④ 文书档案的管理 ⑤ 接待工作技巧
IST
一个称职的行政秘书应该了解哪些......
行政秘书的 职业角色
日常事务
必备工作技 能
会务管理
沟通技巧
IST
行政秘书应具备的技能....
秘书的角色....
秘书商务礼仪....
秘书写作与文档 管理....
秘书时间管理....
沟通与协调....
工作 自信 成长...
专业技能---通知
＃ 通知
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或 者执行的事项，批转、转发公文。有明显的时效性。通知事 项一般是要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培教程ppt
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＃ 文件的处理及保管 ＃ 决策支持性工作 ＃ 信息收集整理
IST
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第三章
专业技能--公文写作
＃ 公文类型
做好公司相关公文的组稿。 做好文案的收集、管理、 文书起草及编写、公文制定、起草领导讲话稿等工作；
行政秘书技能培训教材(PPT48页)
Essential Skills for Executive secretary
行政秘书 技能培训
行政秘书技能培训教材(PPT48页)
IST
什么是秘书？
一、个人素质 二、专业技能
IST
个人素质
行政文秘的时间管理 现代商务礼仪 沟通技巧
IST
专业技能
办公室事务管理 会议的筹划与管理 公文写作技巧
IST
秘书的类别....
1、法律秘书 2、医学秘书 3、行政秘书 4、公司秘书 5、 .........
IST
第一章 行政秘书的职业角色
1、服务的直接性.....
A 秘书的工作内容和领导的工 作是一致的，即领导做什么秘书 也做什么；
B 秘书做工作几乎都是领导亲 自指派的，秘书也是直接向领导 请示汇报的；
3、助手作用...
A 秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的助手作用。 B 这些助手作用还包括在某些方面秘书应该为上司把关，
譬如： ＃ 上司会见来访者的把关 ＃ 接听电话的把关 ＃ 发出文件信函的把关 ＃ 接待/会议以及办公室费用开支的把关等等。
IST
行政秘书的职业角色
3、保密意识...
A 秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，后来演变发展为 “秘密文书工作者”。不管是机关、企业、私人的秘书，其工作 内容都会涉及到 纪要和秘密，善 于保守秘密是秘 书人员的首要职 业道德。
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专业技能---通知
＃ 通知的格式
仿宋_GB2312,三 号，加粗；日期 要具体写明：年、 月、日。
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正文三号 仿宋 _GB2312, 段落开头 空四个字 符； 内容简明 正式
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行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改 等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 环境的整理准备
上司办公室和会 客室的整理、清 扫、装饰、更换 摆设、办公室配 置、上司办公室 的桌面整理、用 品、消耗品的准 备和管理。
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
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行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
IST
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行政秘书的日常事务
＃ 印章管理
企业印章是企业身份和权力的证明。盖有企业印章的 文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着企业对文件 的内容承担法律责任。企业印章如被他人盗用或冒用，很 可能给企业带来不必要的纠纷和企业无法承担的责任。
公文种类主要有决议、决定、通告、意见、通知、通报、 报告、请示、批复、函、纪要、讲话稿、总结、红头文件等 等。
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＃ 通知的格式
一、标题字体用宋体，二号，加粗，居中； 二、正文与标题间距为0.5倍行距； 三、正文字体用仿宋_GB2312,三号，段落开头空四个字 符； 四、落款字体用仿宋_GB2312,三号，加粗；日期要具体 写明年、月、日，日期落款的“零”用“○”, “○”可在 插入菜单的插入特殊符号中插入；
C 秘书做工作是直接对领导负 责的，其结果成败与领导直接有 关系。
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行政秘书的职业角色
2、知识化...
A 秘书以处理书面信 息为工作内容，以办公 室为主要工作地点，以 笔墨、打印机复印机、 电话电脑等现代工具为 主要工作手段。
B 秘书必须具有中等 以上的文化和专业知识 为基础。
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行政秘书的职业角色
④ 文书档案的管理 ⑤ 接待工作技巧
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一个称职的行政秘书应该了解哪些......
行政秘书的 职业角色
日常事务
必备工作技 能
会务管理
沟通技巧
IST
行政秘书应具备的技能....
秘书的角色....
秘书商务礼仪....
秘书写作与文档 管理....
秘书时间管理....
沟通与协调....
工作 自信 成长...
专业技能---通知
＃ 通知
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或 者执行的事项，批转、转发公文。有明显的时效性。通知事 项一般是要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延。
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第三章
专业技能--公文写作
＃ 公文类型
做好公司相关公文的组稿。 做好文案的收集、管理、 文书起草及编写、公文制定、起草领导讲话稿等工作；
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Essential Skills for Executive secretary
行政秘书 技能培训
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什么是秘书？
一、个人素质 二、专业技能
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个人素质
行政文秘的时间管理 现代商务礼仪 沟通技巧
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专业技能
办公室事务管理 会议的筹划与管理 公文写作技巧
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秘书的类别....
1、法律秘书 2、医学秘书 3、行政秘书 4、公司秘书 5、 .........
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第一章 行政秘书的职业角色
1、服务的直接性.....
A 秘书的工作内容和领导的工 作是一致的，即领导做什么秘书 也做什么；
B 秘书做工作几乎都是领导亲 自指派的，秘书也是直接向领导 请示汇报的；
3、助手作用...
A 秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的助手作用。 B 这些助手作用还包括在某些方面秘书应该为上司把关，
譬如： ＃ 上司会见来访者的把关 ＃ 接听电话的把关 ＃ 发出文件信函的把关 ＃ 接待/会议以及办公室费用开支的把关等等。
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行政秘书的职业角色
3、保密意识...
A 秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，后来演变发展为 “秘密文书工作者”。不管是机关、企业、私人的秘书，其工作 内容都会涉及到 纪要和秘密，善 于保守秘密是秘 书人员的首要职 业道德。