采购合同归档管理
采购合同档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司采购合同档案的管理，确保采购合同的真实性、完整性和有效性，维护公司的合法权益，提高采购工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购合同的档案管理，包括采购合同、补充协议、变更协议等。
第三条采购合同档案管理应遵循以下原则：（一）真实性：确保采购合同档案内容真实、准确、完整。
（二）完整性：确保采购合同档案的收集、整理、归档、保管等环节完整无缺。
（三）安全性：确保采购合同档案的物理安全和信息安全。
（四）可追溯性：确保采购合同档案的查询、检索、利用等环节可追溯。
第二章管理职责第四条采购部门负责采购合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第五条采购部门应指定专人负责采购合同档案管理工作，具体职责如下：（一）负责采购合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
（二）负责采购合同档案的编号、分类、归档和查询等工作。
（三）负责采购合同档案的定期检查、清理和销毁等工作。
（四）负责采购合同档案的安全保密工作。
第三章收集与整理第六条采购合同档案的收集应包括以下内容：（一）采购合同的原件或复印件。
（二）合同签订过程中的相关文件，如谈判记录、报价单、审批文件等。
（三）合同履行过程中的相关文件，如验收报告、付款凭证等。
（四）合同变更、解除或终止的相关文件。
（五）其他与采购合同相关的文件。
第七条采购合同档案的整理应遵循以下要求：（一）按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类。
（二）对收集到的采购合同档案进行编号，建立档案目录。
（三）对整理好的采购合同档案进行归档，确保档案的完整性和连续性。
第四章归档与保管第八条采购合同档案的归档应遵循以下要求：（一）按照档案类别、签订时间、合同编号等进行归档。
（二）归档时，应确保档案的完整性和连续性。
（三）归档后的档案，应建立档案目录，方便查询。
第九条采购合同档案的保管应遵循以下要求：（一）采购合同档案应存放在安全、干燥、通风的场所。
（二）采购合同档案的保管应遵循国家档案管理规定，确保档案的安全。
2024年-(适用复杂情况)采购合同归档管理办法最新
合同编号：[合同编号]合同名称：采购合同归档管理办法最新甲方（采购方）：[甲方全称]乙方（供应方）：[乙方全称]第一条合同归档范围1.1本合同及其附件；1.2与本合同有关的招投标文件、报价单、技术规格书、设计方案等；1.3与本合同有关的往来函件、通知、变更单、索赔单等；1.4与本合同有关的支付凭证、验收单、发票等；1.5其他与本合同有关的文件和资料。
第二条合同归档责任2.1甲方负责将本合同及其附件、招投标文件、报价单、技术规格书、设计方案等文件归档；2.2乙方负责将本合同有关的往来函件、通知、变更单、索赔单等文件归档；2.3甲乙双方共同负责将支付凭证、验收单、发票等文件归档。
第三条合同归档程序3.1合同签订后，甲乙双方应按照本办法的规定将合同及相关文件进行归档；3.2归档时应按照文件的性质、内容进行分类，并按照时间顺序进行编号；3.3归档后，甲乙双方应建立合同档案目录，以便查阅。
第四条合同归档保管4.1合同档案应放置在干燥、通风、防火、防盗的地方；4.2合同档案的保管期限为合同履行完毕后五年；4.3合同档案在保管期限内，未经甲乙双方书面同意，不得擅自销毁。
第五条合同归档查阅5.1甲乙双方有权查阅合同档案；5.2查阅合同档案时，应办理查阅手续，填写查阅申请表；5.3查阅合同档案时，应保持档案的完整，不得涂改、损坏、遗失。
第六条合同归档保密6.1甲乙双方应保守合同档案的秘密，未经对方书面同意，不得向第三方披露；6.2合同档案的保密期限与合同履行期限相同。
第七条违约责任7.1如甲乙双方违反本办法的规定，导致合同档案的丢失、损坏、泄露等，应承担相应的法律责任；7.2违约方应赔偿因违约给守约方造成的损失。
第八条争议解决8.1本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用法律；8.2合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。
第九条附则9.1本办法自合同签订之日起生效；9.2本办法未尽事宜，可由甲乙双方另行协商补充；9.3本办法一式两份，甲乙双方各执一份。
采购文件归档管理制度范本
采购文件归档管理制度范本一、总则1.1 为了加强采购文件的管理，确保采购活动的可追溯性和资料的完整性，提高采购工作效率，依据《企业内部控制基本规范》和《企业档案管理规定》，制定本制度。
1.2 本制度适用于公司采购部门进行的各类采购活动的文件归档管理。
二、采购文件归档要求2.1 采购文件应包括采购申请、采购计划、采购合同、供应商评估报告、采购订单、验收报告、付款凭证等相关资料。
2.2 采购文件应采用统一的文件格式，文字表述准确、清晰，数据准确无误。
2.3 采购文件应按照采购项目、供应商、时间等分类归档，便于查阅和管理。
2.4 采购文件应由专人负责归档，归档应及时、完整、准确。
三、采购文件归档流程3.1 采购活动结束后，采购人员应按照归档要求整理相关文件，确保文件的真实性、完整性和准确性。
3.2 采购人员应将归档文件按照分类原则进行整理，编制归档目录，便于查阅。
3.3 归档文件应按照采购项目、供应商、时间等顺序进行编号，编号应具有唯一性。
3.4 归档文件应采用电子文档和纸质文档双重管理方式，纸质文档应存放在安全、防火、防盗、防潮的档案柜中。
3.5 电子文档应存储在公司的服务器或专用存储设备中，确保数据的安全性和可追溯性。
四、采购文件归档管理职责4.1 采购部门负责人应负责对采购文件的归档工作进行指导和监督，确保归档文件的完整性和准确性。
4.2 采购人员应按照归档要求及时整理、归档相关文件，确保文件的真实性、完整性和准确性。
4.3 档案管理员应负责对归档文件进行统一管理，确保文件的安全性、可追溯性和查阅便利性。
五、采购文件归档的查阅和借阅5.1 采购文件的查阅和借阅应按照公司的档案查阅和借阅规定进行，确保文件的安全性和保密性。
5.2 查阅和借阅采购文件应填写查阅和借阅申请表，经部门负责人批准后方可进行。
5.3 查阅和借阅人员应遵守公司的档案查阅和借阅规定，不得泄露、损坏或遗失归档文件。
六、采购文件归档的监督与检查6.1 采购部门应定期对采购文件的归档工作进行自查，确保归档文件的完整性和准确性。
采购合同归档管理制度
采购合同归档管理制度采购合同归档管理制度第一条基本信息1.本制度适用于公司内所有采购合同。
2.采购合同应包括以下基本信息：合同名称、合同编号、买方（公司名称、地址、电话、传真）、卖方（公司名称、地址、电话、传真）、签订时间、合同有效期、合同金额、结算方式、交付方式、验收方式、商品名称、数量、单价、总价、质量标准、包装标准、售后服务等信息。
第二条各方身份、权利、义务、履行方式、期限、违约责任1.买方应具备法律规定的经营资格和履行能力，履行采购义务，按合同约定支付货款，并保证收取的产品符合相关的质量标准和规范。
2.卖方履行合同义务，确保产品的质量达到国家标准并符合销售合同中的规定。
卖方应及时交付货物，按照合同约定的期限和要求履行采购合同。
3.双方应严格按照合同中的条款执行，合同中规定的权利和义务应得到双方的认可。
4.买方或卖方违反合同规定，应承担违约责任。
5.采购合同的期限应在合理范围内内，经各方商定或根据法律规定确定。
第三条遵守中国的相关法律法规各方应遵守《中华人民共和国物权法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，不得违反法律法规的内容。
第四条明确各方的权力和义务各方的权力和义务应在合同中明确，如产生纠纷，应根据采购合同中所规定的方式进行解决。
第五条明确法律效力和可执行性采购合同具有法律效力，各方均应认真履行合同中规定的义务，合同一旦签订，任何一方不得单方面撤销。
第六条其他1.采购合同归档应妥善保管，防止泄漏或发生意外。
2.如发生争议，双方应通过友好协商解决。
在友好协商无法解决争议的情况下，应当依法向仲裁委员会申请仲裁或向法院提起诉讼。
3.制定和修改采购合同归档管理制度应符合公司法律法规的规定，做到公平公正，遵循合法程序。
采购合同归档管理制度应根据公司实际情况和采购合同特点不断进行完善和更新。
国内竞争性招标货物采购合同的归档与保管
国内竞争性招标货物采购合同的归档与保管在现代社会，国内竞争性招标货物采购已经成为了一种常见的采购方式。
这种方式不仅能够保证采购过程的公正、公平和透明，还能够确保采购货物的质量和价格。
然而，对于采购合同的归档与保管，很多人却存在着一些疑惑和误解。
本文将就国内竞争性招标货物采购合同的归档与保管进行详细的介绍和解析。
我们需要明确什么是采购合同的归档与保管。
采购合同的归档，指的是将采购合同的相关文件资料进行整理、分类、编号，并按照规定的要求和格式进行存储和管理的过程。
而采购合同的保管，则是指对采购合同的存储、保护、查询、利用等管理工作。
在国内竞争性招标货物采购中，采购合同的归档与保管非常重要。
一方面，采购合同的归档与保管是采购合同履行的基础和保证。
只有对采购合同进行了规范的归档和妥善的保管，才能够确保采购合同的履行和执行。
另一方面，采购合同的归档与保管也是采购合同管理和监督的重要手段。
通过采购合同的归档与保管，可以对采购合同的执行情况进行监督和管理，及时发现和解决问题。
那么，在国内竞争性招标货物采购中，应该如何进行采购合同的归档与保管呢？需要明确采购合同归档与保管的责任主体。
根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国合同法》的规定，采购合同的归档与保管责任主体为采购人和采购代理机构。
采购人是指依法进行采购的机关、企事业单位和其他组织；采购代理机构是指依法接受采购人的委托，代理采购人进行采购活动的社会团体或者其他组织。
1.采购合同的归档应当及时、完整、准确。
也就是说，采购合同的相关文件资料应当尽快进行归档，确保所有文件资料的完整性，避免遗漏，同时保证文件资料的准确性，避免出现错误。
2.采购合同的保管应当安全、保密、便捷。
也就是说，采购合同的相关文件资料应当存放在安全的地方，避免丢失或者损坏，同时保证文件资料的保密性，避免泄露出去，对采购合同的执行造成影响，还要保证文件资料的便捷性，方便查询和利用。
1.归档前的准备。
采购合同管理存档制度范本
采购合同管理存档制度范本一、目的和适用范围1. 目的：为了加强采购合同的管理和存档工作，确保采购合同的完整、准确和及时更新，提高采购合同的使用效率，制定本制度。
2. 适用范围：本制度适用于公司所有采购合同的管理和存档工作。
二、职责和分工1. 采购部门负责采购合同的签订、执行和管理工作。
2. 档案部门负责采购合同的归档、保管和查询工作。
三、采购合同的签订和审批1. 采购部门在签订采购合同时，应确保合同的内容符合公司的采购政策和要求，合同条款明确、合理，具备法律效力。
2. 采购合同需经相关部门审批后方可签订。
审批部门应按照权限和程序对采购合同进行审批，确保合同的合法性和合规性。
四、采购合同的归档和管理1. 采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本和相关附件提交给档案部门进行归档。
2. 档案部门应对采购合同进行分类、编号，并建立索引体系，确保合同的完整和可追溯性。
3. 档案部门应定期对采购合同进行审查和更新，确保合同信息的准确性和及时性。
4. 档案部门应建立健全采购合同的查询和借阅制度，确保合同的便捷性和安全性。
五、采购合同的保管和维护1. 档案部门应指定专人负责采购合同的保管工作，确保合同的安全和保密。
2. 档案部门应定期对采购合同进行盘点和检查，确保合同的完整和未被篡改。
3. 档案部门应采取适当的措施，防止采购合同的丢失、损坏或泄露。
六、采购合同的借阅和复制1. 采购合同的借阅应经过相关部门的批准，并填写借阅申请表。
2. 借阅人在借阅期间应妥善保管采购合同，不得泄露、损坏或篡改。
3. 采购合同的复制应经过相关部门的批准，并确保复制的文件与原合同内容一致。
七、采购合同的销毁1. 采购合同的销毁应经过相关部门的审批，并建立销毁记录。
2. 销毁采购合同时，应确保合同内容无法恢复，防止信息泄露。
八、制度的修订和解释1. 本制度如有变更或修订，应经过相关部门的审批，并及时通知相关人员。
2. 本制度的解释权归公司管理层所有，如有争议，由公司管理层进行解释。
采购归档档案管理制度
一、总则为加强采购档案的管理，确保采购活动的规范化和透明化，提高采购效率，保障企业合法权益，特制定本制度。
二、归档范围1. 采购计划、采购合同、采购申请、采购订单等相关文件；2. 供应商资质证明、产品合格证明、技术参数等资料；3. 采购验收报告、质量检验报告、入库单、出库单等；4. 采购发票、付款凭证、结算凭证等；5. 采购纠纷处理、投诉反馈等文件；6. 其他与采购活动相关的文件。
三、归档要求1. 归档文件应完整、准确、真实，符合国家法律法规和公司规定；2. 归档文件应按照时间顺序排列，便于查阅；3. 归档文件应分类存放，分别设置目录，便于检索；4. 归档文件应使用统一规格的档案盒、文件夹等存储材料；5. 归档文件应妥善保管，防止损坏、丢失。
四、归档流程1. 采购部门在采购过程中，应按照本制度要求收集相关文件；2. 采购部门在采购完成后，将收集到的文件整理、归类，并填写《采购归档文件清单》；3. 采购部门将整理好的文件报送档案管理部门；4. 档案管理部门对报送的文件进行审核，确认无误后进行归档；5. 档案管理部门定期对归档文件进行清理、整理，确保档案的完整性和安全性。
五、查阅与借用1. 查阅归档文件应遵循保密原则，未经批准，不得擅自复制、摘抄、外传；2. 查阅归档文件应填写《查阅申请表》，经批准后方可查阅；3. 借用归档文件应填写《借用申请表》，经批准后方可借用，并确保按时归还；4. 查阅和借用归档文件时，应保持文件整洁，不得涂改、损坏。
六、档案销毁1. 归档文件达到保管期限，经审核确认后，可予以销毁；2. 销毁归档文件前，应进行登记、编号，并编制《档案销毁清单》；3. 销毁归档文件时，应由两人以上在场监督，确保销毁过程符合规定；4. 销毁后的档案，应由销毁人员填写《档案销毁记录》，并妥善保管。
七、责任与奖惩1. 各部门应按照本制度要求，认真做好采购档案的归档、查阅、借用和销毁工作；2. 对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄密等行为的，将依法追究责任；3. 对在采购档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
采购资料管理归档制度范本
采购资料管理归档制度范本一、总则为了加强采购资料的管理，确保采购活动的合规性、有效性和可追溯性，提高采购工作效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有采购项目的资料管理，包括原材料、辅料、设备、服务等的采购。
三、采购资料归档要求1. 采购资料应按照项目进行归档，每个项目单独建立档案。
2. 归档资料应包括采购申请、采购计划、采购文件、供应商资质文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。
3. 归档资料应按照时间顺序进行排列，确保资料的完整性和连贯性。
4. 归档资料应使用统一的档案袋，标签上应注明项目名称、项目编号、归档日期等基本信息。
5. 归档资料应由专人负责，确保资料的安全性和保密性。
四、采购资料归档流程1. 采购活动结束后，采购部门应按照归档要求整理相关资料。
2. 资料整理完毕后，由采购部门负责人进行审核，确保资料的完整性和准确性。
3. 审核通过的资料应尽快进行归档，由归档人员填写档案袋标签，并将资料放入档案袋中。
4. 归档资料应存放于专门的档案柜中，由专人负责管理。
5. 归档资料的借阅、复制、销毁等应按照公司的相关规定执行。
五、采购资料归档管理要求1. 采购部门应定期对归档资料进行检查，确保资料的完好无损。
2. 采购部门应建立归档资料的索引体系，便于查询和管理。
3. 采购部门应按照公司的规定，对归档资料进行定期整理和归档。
4. 采购部门应确保归档资料的安全和保密，防止资料的丢失、损坏或泄露。
六、责任与处罚1. 采购部门应按照本制度的要求，对采购资料进行归档管理，如有违反，公司将按照相关规定进行处理。
2. 归档资料的丢失、损坏或泄露，应由相关责任人承担责任，并根据公司相关规定进行处罚。
3. 对于违反本制度的行为，公司将依法进行追究，并有权采取相应的法律措施。
七、附则本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由公司领导决定。
采购合同的档案管理制度[2]
![采购合同的档案管理制度[2]](https://img.taocdn.com/s3/m/0650dcc06429647d27284b73f242336c1eb930f4.png)
采购合同的档案管理制度一、总则为规范企业的采购合同档案管理工作，保证采购活动的合法性和合规性，提高档案管理效率和安全性，订立本采购合同的档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于企业内全部与采购活动相关的部门和人员，包括但不限于采购部门、合同管理部门、法务部门以及其他相关部门。
三、档案管理职责1.采购部门负责采购合同的起草、审核、签订等工作，并负责采购合同的档案管理工作。
2.合同管理部门负责采购合同的归档、分类、索引、整理、借阅以及档案保管等工作。
3.法务部门负责对采购合同的合法性和合规性进行监督，供给法律咨询和看法，并参加采购合同的审查和管理。
四、档案管理标准1.采购合同的档案应依照合同的类型、日期、供应商等进行分类归档，确保每份合同都有明确的档案编号。
2.每份采购合同应至少包括以下信息：合同编号、合同名称、合同签订方、合同签订日期、合同金额、合同有效期、合同履行情况等。
3.全部采购合同的原件和复印件应分别存放，原件存放在档案室的保险柜中，复印件存放在合同管理部门的柜子中。
4.采购合同的档案应定期进行整理，确保档案的完整性和可查阅性。
5.档案管理人员应依照规定程序和权限进行档案借阅，借阅记录应认真记录借阅人、借阅日期、借阅目的等信息，并经过主管核准后方可借阅。
6.档案管理人员应定期进行档案保管设施和设备的检查和维护，确保档案的安全性和牢靠性。
7.采购合同的档案应依据法律法规的要求进行备份和保密，禁止私自复制、外传和泄露档案信息。
五、档案管理考核标准1.采购部门应按时、按量完成采购合同的起草、审核、签订等工作，并按时归档相关档案。
2.合同管理部门应按时、按要求对采购合同进行归档、分类、索引、整理等工作，并按需供给档案借阅服务。
3.法务部门应适时参加采购合同的审查、管理工作，供给法律咨询和看法，并定期进行合规性检查和评估。
4.档案管理人员应依照规章制度和程序进行档案管理工作，并做好档案保管设施和设备的检查和维护工作。
采购合同归档管理目录模板
采购合同归档管理目录模板采购合同归档管理目录模板一、合同基本信息1. 合同编号2. 合同名称3. 合同类型4. 合同签订日期5. 合同生效日期6. 合同截止日期7. 合同参与方信息（甲方、乙方）8. 合同金额9. 合同付款条件二、合同附件1. 合同正本2. 合同副本3. 相关协议4. 补充协议5. 合同变更通知书6. 合同解除通知书7. 其他补充材料三、合同执行情况1. 合同履行进度2. 合同履行情况记录3. 合同变更记录4. 合同履约证明文件（如交付证书）5. 合同付款记录6. 合同索赔记录7. 合同纠纷处理记录四、合同审核和审批文件1. 合同评审意见2. 合同审批流程记录3. 合同审批意见4. 合同批准材料五、合同到期续签或结束处理1. 合同到期提醒2. 合同续签或终止决策文件3. 合同终止通知书4. 合同续签文件（如续签协议）六、合同文件备份1. 电子文档备份2. 纸质文档备份七、合同归档位置1. 归档柜编号2. 归档柜位置3. 文件柜编号4. 文件夹编号八、合同归档责任人1. 归档人员姓名2. 归档人员联系方式3. 归档日期九、合同查阅和借阅记录1. 查阅人员姓名2. 查阅人员联系方式3. 查阅日期4. 查阅时限5. 借阅记录以上为采购合同归档管理目录模板，用于规范和统一采购合同的归档管理工作。
根据具体情况，可以对模板进行适当调整和补充。
合同归档管理目录的建立可以帮助企业更好地管理和利用合同信息，提高合同执行效率，减少合同风险。
采购合同档案管理制度
采购合同档案管理制度采购合同档案管理制度为规范政府采购代理资料的分类组卷及归档内容，严格政府采购代理资料的管理，制定采购合同档案管理制度,制度内容如下!篇一：采购合同档案管理制度第一条为加强政府集中采购档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国政府采购法》及有关规定，结合工作实际，制定本制度。
第二条本制度所称的档案，是指采购中心开展政府集中采购业务时，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。
档案资料除特殊情况外均要求为原件。
第三条政府集中采购应归档的基本资料有：(一)采购办下达的采购任务通知书;(二)采购中心政府采购询价记录;(三)政府采购纪要;(四)已监章的政府采购合同;(五)其它应保存的有关资料。
第四条招标采购档案除包括第三条所列基本资料外，还应包括：(一)招标公告(主要指公开招标采购);(二)招标文件;(三)投标文件;(四)开标会议记录。
记录内容包括开标参与人员、开标时间、开标地点、唱标记录等;(五)中标情况公示。
第五条邀请了相关专家评标的招标项目除包括第三条、第四条所有资料外，还应包括：(一)参与评标的专家记录;(二)评标办法;(三)评标记录。
记录内容包括评标参与人员、评标时间、评标地点、评标程序、评标结果等。
第六条采购中心工作人员在采购活动中，应注意采购活动资料的收集与整理，避免出现资料遗失现象。
采购活动各环节工作移交时，要核对上一工作环节有关资料是否齐全。
每一个项目完成后，负责最后采购环节的人员应主动将收集完毕的业务资料移交档案管理人员。
第七条档案管理人员和借阅人员要树立保密观念，自觉遵守保密制度，妥善保管、保存经手的档案资料，严禁失密、泄密和档案遗失现象的出现。
第八条对于达到保存期限应于销毁的档案，档案管理人员要进行认真的鉴定，无误后提出销毁意见，经中心主任批准后方可销毁;销毁的档案必须登记造册，采用粉碎或焚烧的方式进行。
篇二：采购合同档案管理制度一、合同管理总则1、目的和依据为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。
工程采购合同归档规定
工程采购合同归档规定一、目的和依据为规范工程项目采购合同的归档管理，确保合同文件的完整性和可追溯性，根据《中华人民共和国民法典》、《建设工程质量管理条例》等相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本规定。
二、适用范围本规定适用于本单位负责的所有工程项目的采购合同，包括但不限于材料采购、设备采购、服务外包等相关合同文件。
三、归档原则1. 真实性原则：所有归档的合同文件必须是原件或经过认证的复印件，确保内容的真实性。
2. 完整性原则：归档的合同文件应包括合同、附件、变更协议等所有相关文件，保证信息的完整。
3. 及时性原则：合同签订后应在规定时间内完成归档工作，确保资料的时效性。
四、归档内容1. 合同及附件；2. 合同审批记录；3. 供应商资质证明文件；4. 合同变更、补充协议等相关文件；5. 付款凭证、验收记录等履约证明材料；6. 其他必要的支持文件。
五、归档流程1. 合同签订后，项目负责人应将合同文件及相关资料整理齐全，交由合同管理部门进行审核。
2. 合同管理部门负责审核合同文件的完整性和合规性，确保无误后进行编号登记。
3. 登记完成后，合同文件应按照分类标准归档入档，电子文档需备份至少两份，一份存储于内部网络服务器，另一份异地备份。
4. 归档后的合同文件应由专人负责管理，确保安全、保密。
六、档案管理1. 定期对合同档案进行检查，发现问题及时整改。
2. 对于已经结束的合同，应按照国家有关规定和企业档案管理制度进行长期保存或销毁。
3. 合同档案的借阅应严格遵守企业信息保密制度，非相关人员不得随意查阅。
七、责任追究违反本规定，导致合同文件丢失、损坏或泄露的，将根据情节轻重对相关责任人进行处理。
八、附则本规定自发布之日起实施，由合同管理部门负责解释。
如有与国家法律法规相抵触的地方，以国家法律法规为准。
采购合同归档管理
采购合同归档管理篇一：集中采购资料归档以及管理方案采购资料归档以及管理方案目录一、总则1 目的 ................................................ ................................................... ........................... 32 范围 ................................................ ................................................... ...........................3 3 权责 ................................................ ................................................... ........................... 34 采购资料归档制度 ................................................ ................................................... ...... 3-5采购资料归档范围 ................................................ ................................................ 3-4采购资料归档要求 ................................................ ................................................... .4 采购资料归档流程 ................................................ ................................................ 4-55 采购资料保密制度 ................................................ ................................................... ......... 5 6 采购资料调阅制度 ................................................ ................................................... ......... 6 7 采购资料销毁制度 ................................................ ................................................... (6)二、采购资料管理1 产品资料管理 ................................................ ................................................... ................ 72 供应商资料管理 ................................................................................................... .......... 7-8供应商编码制度 ................................................ ................................................... ....7 供应商产品台账制度................................................. . (8)供应商资料管理要求................................................. . (8)三、采购资料归档以及管理流程图四、附件清单一、总则篇二：采购合同存档流程采购合同存档流程1 概述家居乐超市采购部同供应商新签订的合同需要进行备份后归档留存，以便以后查阅的方便。
采购合同归档管理办法最新
采购合同归档管理办法一、背景随着企业的发展，采购活动在企业中起着重要的作用。
为了保护企业的权益，确保采购合同的合法性和有效性，以及方便后续的查阅和管理，制定一套合理的采购合同归档管理办法至关重要。
二、目的本文档的编写目的是规范和指导企业的采购合同归档管理工作，确保采购合同的归档方式、归档流程、归档材料的保存期限等方面符合法律法规的要求，并为后续的审计、查询提供便利。
三、适用范围本文档适用于企业内部的采购合同归档管理工作，所有涉及采购合同的部门和人员都应遵守本文档的规定。
四、采购合同归档管理流程1.合同签订阶段：–采购部门与供应商协商达成一致后，将采购合同打印成纸质版；–采购部门将合同送交合同管理部门进行归档。
2.归档阶段：–合同管理部门收到采购合同后，对其进行编号；–合同管理部门将采购合同的重要信息录入电子档案系统；–合同管理部门将采购合同存档，并登记入库。
3.归档材料的保存期限：–根据法律法规的规定，采购合同的保存期限为五年，合同到期后，纸质档案可进行销毁处理。
五、归档材料的组成采购合同归档材料应包括以下内容：•采购合同正本及副本；•相关的协议、附件等补充文件；•合同签订流程的相关文件（如审批表、会议纪要等）；•合同变更、终止的相关文件；•其他与合同有关的重要文件。
六、归档材料的存储方式为了确保采购合同的保存安全可靠，可以采取以下存储方式：•电子档案存储：将采购合同的电子版本存储到企业的电子档案管理系统中，确保数据的安全和可检索性。
•纸质档案存储：采购合同的纸质版应存放在专门的档案室中，采取防火、防潮、防虫等措施。
七、归档材料的检索和借阅为了方便查询和使用，合同管理部门应建立相应的归档材料检索和借阅制度：•归档材料的检索：可以按照合同编号、合同签订日期、供应商名称等进行查询。
•归档材料的借阅：合同管理部门负责控制归档材料的借阅，必须经过合同管理部门的批准，并有明确的借阅期限。
八、归档材料的销毁处理采购合同的销毁处理应遵守相关法律法规和企业规定：•归档材料的销毁程序：合同管理部门应按照企业规定的销毁程序进行废纸的销毁处理。
采购合同的档案管理制度
采购合同的档案管理制度1. 前言采购合同是企业采购过程中不可缺少的环节，也是企业与供应商商定采购条款的紧要依据。
合同的签订和执行对于企业的进展和利益都具有紧要意义。
因此，合同的档案管理制度显得尤为紧要。
本文旨在探讨采购合同的档案管理制度，明确采购合同档案的管理要求，规范采购合同档案的保存和运用。
希望能对企业的采购合同档案管理供给肯定的启示。
2. 采购合同档案管理的紧要性采购合同档案作为企业紧要的合同文件，具有以下紧要性：2.1 法律要求《中华人民共和国档案法》规定，任何单位或者个人有编制或者把握档案、文书等有价值的资料，都有保存、交换、利用和保护的责任。
因此，采购合同档案作为企业的紧要资料，也需要遵从《档案法》的相关规定进行管理。
2.2 证明合同权利采购合同是企业与供应商商定采购条款的证据，具有法律效力。
因此，当需要证明合同权利时，采购合同档案就具有紧要的证据价值。
2.3 纠纷解决的依据在合同执行过程中，由于各种原因，可能会发生采购纠纷。
此时，采购合同档案就是企业和供应商解决争议的紧要依据。
3. 采购合同档案管理的流程采购合同档案管理的流程包括采购合同档案的建立、归档、保存、查询和调阅。
实在流程如下：3.1 建立合同采购部门需要和供应商交流，达成采购协议，最后形成采购合同。
3.2 归档合同归档部门依照相关规定，对采购合同进行归档。
归档时，应注意采购合同的编号、存放时间和存放位置等信息，以便管理和查询。
3.3 保存合同采购合同存档后，需要对合同进行长期保存，并加以保密和防火防灾措施。
3.4 查询和调阅各部门在需要查询和调阅采购合同时，可以向归档部门提出申请，由归档部门供给相关的采购合同。
4. 采购合同档案管理的注意事项4.1 合同的编号采购部门建立采购合同时，应为合同建立编号，并将编号填写在采购合同上。
便利以后归档和查询。
4.2 合同的存放位置归档部门需要统一规划采购合同存放位置，并严格依照存放位置进行归档。
采购合同归档说明模板
采购合同归档说明模板一、编制目的为确保采购合同的管理工作规范化、制度化，提高合同归档质量，便于查询和监督，根据国家有关法律法规和公司相关规定，特制定本说明。
二、归档范围1. 本说明适用于公司所有采购合同的归档管理。
2. 采购合同包括：框架协议、购销合同、补充协议等。
3. 归档范围包括：合同正本、附件、相关审批文件、往来函件、验收报告、发票、支付凭证等。
三、归档要求1. 归档应及时，确保合同执行完毕后一个月内完成归档工作。
2. 归档资料应完整、真实、有效，不得遗漏、涂改、伪造、损毁。
3. 归档资料应按照合同编号、日期等顺序进行排列，便于查阅。
4. 归档资料应使用耐久、防潮、防蛀、防磁的载体，确保长期保存。
5. 归档资料应统一编号，编制目录，目录应包括合同名称、合同编号、签订日期、签订主体、归档日期等内容。
6. 归档资料应由专人负责管理，确保资料的安全、保密。
四、归档流程1. 采购部门在合同执行完毕后，对相关资料进行整理、筛选，确定归档内容。
2. 采购部门将归档资料提交给档案管理部门，档案管理部门对资料进行审核，确保资料的完整、真实、有效。
3. 档案管理部门对审核通过的归档资料进行编号、编制目录，并办理归档手续。
4. 归档资料应存放于专用档案柜或档案室，确保安全、保密。
5. 档案管理部门应定期对归档资料进行查验、维护，确保资料的完好无损。
五、查询与借阅1. 归档资料原则上不得外借，如确需借阅，应提交借阅申请，经档案管理部门负责人审批同意后，方可借阅。
2. 借阅人应按照规定的期限归还归档资料，如有特殊情况，需办理续借手续。
3. 借阅人在借阅期间应妥善保管归档资料，不得涂改、折叠、损毁，确保资料的完整、真实、有效。
4. 归档资料的查询、借阅应遵循保密原则，确保信息安全。
六、法律责任1. 违反本说明规定，造成归档资料遗失、损坏、泄密的，应依法承担相应的法律责任。
2. 归档资料归档、查询、借阅过程中，如有滥用职权、玩忽职守、泄露秘密等行为，应依法承担相应的法律责任。
采购归档档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司采购归档档案的管理，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用，提高采购工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购归档档案的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：1. 规范化：严格按照国家档案管理的相关法律法规，建立健全采购档案管理制度。
2. 完整性：确保采购档案的完整性，不得遗漏、损坏或篡改。
3. 准确性：采购档案内容必须真实、准确，符合实际情况。
4. 安全性：采取有效措施，确保采购档案的安全，防止失密、泄密。
5. 效率性：提高采购档案的管理效率，为采购工作提供有力支持。
第二章管理机构与职责第四条公司档案管理部门负责采购归档档案的全面管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定采购档案管理制度，并组织实施。
2. 指导、监督各部门采购档案的归档、整理、保管和利用工作。
3. 负责采购档案的收集、整理、分类、归档、保管、鉴定、销毁等工作。
4. 负责采购档案的数字化、信息化建设。
5. 为公司领导和各部门提供采购档案的查询、借阅、复制等服务。
第三章采购档案的归档第六条采购档案的归档范围：1. 采购计划、采购申请、采购合同、采购订单等。
2. 供应商资质证明、产品检验报告、验收报告等。
3. 采购过程中的各类会议记录、函件、文件等。
4. 采购项目的变更、终止、撤销等文件。
5. 采购项目的总结、评价、审计等文件。
第七条采购档案的归档要求：1. 采购档案的归档时间：自采购项目结束后30日内完成归档。
2. 采购档案的归档材料应当齐全、完整，符合归档要求。
3. 采购档案的归档材料应当分类、编号、装订整齐。
4. 采购档案的归档材料应当填写归档目录，归档目录应当详细、准确。
第四章采购档案的保管与利用第八条采购档案的保管：1. 采购档案应当存放在符合国家档案保管标准的档案室。
2. 采购档案的保管应当采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。
采购合同存档流程
采购合同存档流程一、引言合同是企业间进行业务活动的重要手段之一，对于采购合同来说，存档是确保交易安全和法律依据的重要步骤。
采购合同存档流程的建立和执行对于企业的运营和管理至关重要。
本文将从采购合同存档的定义、流程的具体操作以及存档后的管理等方面进行详细说明。
二、采购合同存档的定义采购合同存档是指将已签订的采购合同文件妥善保存并记录相关信息的过程。
存档的目的是确保合同的法律效力和监督，以及在需要时能够方便地查阅、调取和使用。
三、采购合同存档流程的具体操作1. 归档前准备工作在采购合同存档前，需要做好以下准备工作：- 完整的合同文件：确保合同文件的完整性，包括所有附件和补充协议，并进行编号和标识。
- 相关信息记录：记录合同的基本信息，如合同名称、签订日期、合同金额等。
- 合同审核：对于涉及较大金额或重要业务的合同，需要进行内部审核和审批。
2. 归档程序归档程序是采购合同存档的核心步骤，包括以下流程：- 分类归档：根据合同的内容和性质进行分类，如按照项目、金额或供应商进行分类。
- 编目登记：为每个归档的合同文件进行编目，并记录在统一的合同档案管理系统中。
- 文件复制：将原始合同文件进行复制，并保存在指定的存档文件夹中。
- 文件封存：封存归档文件，确保其完整性和安全性。
封存后的文件应放置在安全的库房或文件柜中。
- 存档记录：记录归档日期、档案号、存档人等相关信息，并在档案管理系统中进行备案。
3. 合同存档后的管理合同存档后，需要进行相关的管理工作，包括：- 档案整理与维护：定期对存档文件进行整理和维护，确保档案的完整性和易查性。
- 档案审定与审核：定期对档案进行审定和审核，确保档案的合规性和准确性。
- 档案保管与访问：对档案进行安全保管，限制存取权限，仅授权人员可以访问和查阅。
- 档案销毁：根据法律法规和企业内部规定，对于不需要保留的合同文件进行及时销毁。
四、结论采购合同存档流程的建立和执行对于企业的合规运营和风险控制起着重要作用。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
编号：_______________本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载采购合同归档管理甲方：___________________乙方：___________________日期：___________________篇一：集中采购资料归档以及管理方案采购资料归档以及管理方案目录一、总则1 目的 ....................................................................... 3 2 范围 ....................................................................... 3 3 权责 ................................................................. 3 4采购资料归档制度 ....................................3-5采购资料归档范围 .............................. .............................. 3-4采求..…购资料归档要.4程.... , 采购资4-5料归档流度..…5采购资料保密制度..…5 6 采购资料调阅制67 采购资料销毁制度 ............................... (6)、采购资料管理理 .......1产品资料7 2供应商资料理 ................................... 7-8供应商编码制度 ...................................7 供应商产品台账制度 ............................... (8)供应商资料管理要求 ............................... (8)三、采购资料归档以及管理流程图四、附件清单一、总则篇二：采购合同存档流程采购合同存档流程1概述家居乐超市采购部同供应商新签订的合同需要进行备份后归档留存，以便以后查阅的方便。
为了明确签收合同所需要的原附件与签收过程，现制定该流程。
2关键字采购合同签收归档3适用范围适用于家居乐超市各门店4流程主体5关键控制点合同签订完需总裁审批加盖合同专用章。
采购支持部留存的采购合同除文本外必须同时具备以下二个附件的原件及复印件：家装战略协议、促销员管理协议。
6应参加培训人员采购部、采购支持部、商务部成员应参加此流程的培训。
7附件20XX年采购部合同签订明细表发信息部开通B2B权限表合同借用登记表20XX年采购部合同签订明细表1.供应商编号：新建供应商时由系统生成。
2.合同类别：分为新增、续签、补充三种类型。
3.合同有效期：合同签订生效日期与截止日期。
发信息部开通B2B权限表1.2.供应商帐号：新建供应商时由系统生成的供应商编号。
供应商密码：新建供应商后由信息部开通B2B权限的供应商密码。
合同借用登记表培训试题：1）已签订的采购合同，采购支持部是否要对合同进行电子备档（）。
■ A是口B否2 ）为了便于采购合同日后归档和查阅，在商务部审核采购合同时需要关注正式文本中是否已填写（）。
■ A正确的部门■ B正确的地区■ C品牌和大类■ D交货时限3）签订的采购合同，采购支持部除留存文本外还必须具备（）附件的原件及复印件。
口A合同补充协议■ B家装战略协议■ D促销员管理协议4 ）集团有关人员（如：采购），需借用采购合同的，可以向（）借阅。
口A财务部■ B商务部口。
采购部■D采购支持部5）新建的供应商，由（）填写《发信息部开通B2B权限表》，开通B2B权限。
□ A米购专员■ B米购支持文员□C商务专员篇三：合同档案管理制度合同档案管理制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。
四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。
六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。
七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。
八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。
十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
销售合同号14位,其余均为12位。
文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。
基本模式：ST - 20XX - XS - 0001 - HT公司号年度号分类号顺序号部门代码1.年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2 .分类号：分类号是档案号的主体 ,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。
3.顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ••…，表示公司当年某一类合同的序号4.部门代码：部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写〈〈档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。
档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。
七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。
第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。
三、档案销毁1 .任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2.各档案管理人员应定期对档案进行检查。
3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
4.凡是超过保管期限乂确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。
第六章档案借阅一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。
若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。
档案材料的复印手续同借阅。
三、借出档案借用期限为一周。
借阅人应到期归还。
确因工作需要继续借用的。
必须再次办理借阅手续（续借）。
对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100 元；四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元;如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。
第八章附则一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。
该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订，修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。
公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。
三、附件附件1《档案移交单》附件2《档案借阅单》附件3《档案销毁清单》附件4 《合同登记本》附件1:附件2:附件3:篇四：采购合同管理流程企业是大家的，报酬是顾客给的，工作是为自己而做！篇五：2-采购档案管理规定1.目的加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法归档内容分类采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质H返馈单等相关资料。