档案馆工作基础

第一讲文件与文件的管理

一、文件的概念

是指人们在社会管理，交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。

文件的种类通用公务文件（普遍适用有效的公务文件）

公务文件

根据来源和专用公务文件（一定专业系统专业领域适用有效的公务文件）使用范围划分私人文件

通用公务文件特点：有鲜明的政治性

有法定作者

有法定的权威

有特定的格式

有现实的效用

作用：依据作用

法规作用

联系作用

传达与保存作用

二、我国现行主要的通用公务文件

1、文种（文件的种类及名称）

2、我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种（15种）

命令（令）、决议、决定、公报、公告、通报、通告、请示、批复、通知、报告、意见、议案、纪要、函

常用通用公务文件举例

请示：下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项的呈批性公文。

批复：

通知

通报

报告：

函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。一种平行文。

会议纪要：

三、文件处理

1、文件处理部门

是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。

文件处理部门基本职能：

具体负责建立起本单位文件的拟制、处理和管理的工作及有关制度；文件拟制过程的管理、文件的转运管理、文件的保管和立卷归档工作等。

2、行文制度

行文关系、行文方式和行文规则的合称。

行文关系是指机关单位之间文件往来而形成的关系，包括上行、下行、平行关系三种。

行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类，包括上行文、下行文和平行文三种。

行文规则就是监管之间行文时所遵循的原则的总称。

3、现行机关单位的文件处理程序

主要包括收文处理程序和发文处理程序。

发文处理程序：拟稿——核稿（审稿）——签发（会签）——缮印——校对——用印——注办——登记——装封——发出——归档（销毁）

收文处理程序：签收——启封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办——清退——归档（销毁）

四、文件的整理与归档

1、文件的分类和归档范围

机关文件分类的基本原则：根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的自然联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。

文件特征：就是人们根据文件的各种构成归纳总结出的文件的共性特点。“六大特征”就是问题、作者、时间、地区、名称、通讯者。

归档范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

2、立卷工作

就是文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。

立卷特征：按文件特征分类和组卷。问题、作者、时间、地区、名称、通讯者特征。

一般按问题、作者、时间特征立卷三种立卷特征为主。具体结合运用的形式有以下四种：“年度——组织机构”、“年度——问题”、“组织机构——年度”、“问题——年度”分类法

立卷特征在组卷中的具体运用主要是：

①一般应以按问题特征组卷为主。

②抓住一组文件的主要共同点或联系点进行组卷，即按文件的主要共同特征组卷。

③根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。

立卷程序包括七个工作环节：

拟（修）定立卷类目

归类和组卷

确定案卷的保管期限

拟写案卷标题

案卷的编目与编号

填写与装订

归档

案卷质量要求总原则：

案卷必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

3、立卷改革和《归档文件整理规则》

立卷工作存在问题的突出表现：

机关办公自动化与手工立卷的矛盾；

机关人员精简与立卷业务复杂、立卷人员工作繁重的矛盾。

立卷工作改革的目的主要有：

简化立卷方法；立卷技术的普及；立卷工作现代化

立卷工作改革的方向主要有：

继承和发扬正确的传统立卷基本原理和思想，改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和手段相适应。

以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。

立卷工作与档案工作一体化。

归档文件的整理

以件为单位，进行装订——分类——排列——编号——编目——装盒，使之有序化；机关文件再分类方案的最底一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。

最基本保管单位确定为件。

第二讲、机关档案工作基础

一、机关档案工作

1、机关档案

是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累并归档保存的档案的总称。

具有双重性：机关档案即是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。

2、机关档案工作

是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。

具有双重地位：机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。

3、机关档案工作的具体任务

机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理的双重职能。具体任务是：

4、机关档案工作基本制度

机关档案工作人员岗位责任制

机关文件材料立卷归档制度

机关档案保管制度

机关档案保密制度

机关档案鉴定工作制度

机关档案利用制度

二、机关档案室工作

1、机关档案室

是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。

机关档案室的工作内容主要有：

起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度对本机关文

件材料的形

成、积累和

立卷归档工

作进行业务

监督和指导

负责对本机

关所属机构

或单位的档

案工作进行

具体业务监

督和指导

组织开展机

关档案业务

培训、咨询、

协作交流、

检查评比及

目标管理活

本机关档案

的管理。包括

机关档案的

手机、整理、

保管、一觉、

鉴定、统计和

贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立、健全本单位的档案工作规章制度对本单位

文件材料

的形成、积

累和立卷

归档工作

进行业务

监督和指

导

收集、管理本单

位各种门类和载

体的档案，积极

提供利用，为机

关各项工作服

务，并按规定向

有关档案馆移交

档案

在档案工作

“统一领导，

分级管理”原

则下，负责对

所属机构的档

案工作进行监

督和指导