档案馆工作基础

第一讲文件与文件的管理一、文件的概念是指人们在社会管理，交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。

文件的种类通用公务文件（普遍适用有效的公务文件）公务文件根据来源和专用公务文件（一定专业系统专业领域适用有效的公务文件）使用范围划分私人文件通用公务文件特点：有鲜明的政治性有法定作者有法定的权威有特定的格式有现实的效用作用：依据作用法规作用联系作用传达与保存作用二、我国现行主要的通用公务文件1、文种（文件的种类及名称）2、我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种（15种）命令（令）、决议、决定、公报、公告、通报、通告、请示、批复、通知、报告、意见、议案、纪要、函常用通用公务文件举例请示：下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项的呈批性公文。

批复：通知通报报告：函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

一种平行文。

会议纪要：三、文件处理1、文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。

文件处理部门基本职能：具体负责建立起本单位文件的拟制、处理和管理的工作及有关制度；文件拟制过程的管理、文件的转运管理、文件的保管和立卷归档工作等。

2、行文制度行文关系、行文方式和行文规则的合称。

行文关系是指机关单位之间文件往来而形成的关系，包括上行、下行、平行关系三种。

行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类，包括上行文、下行文和平行文三种。

行文规则就是监管之间行文时所遵循的原则的总称。

3、现行机关单位的文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。

发文处理程序：拟稿——核稿（审稿）——签发（会签）——缮印——校对——用印——注办——登记——装封——发出——归档（销毁）收文处理程序：签收——启封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办——清退——归档（销毁）四、文件的整理与归档1、文件的分类和归档范围机关文件分类的基本原则：根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的自然联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。

文件特征：就是人们根据文件的各种构成归纳总结出的文件的共性特点。

“六大特征”就是问题、作者、时间、地区、名称、通讯者。

归档范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

2、立卷工作就是文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。

立卷特征：按文件特征分类和组卷。

问题、作者、时间、地区、名称、通讯者特征。

一般按问题、作者、时间特征立卷三种立卷特征为主。

具体结合运用的形式有以下四种：“年度——组织机构”、“年度——问题”、“组织机构——年度”、“问题——年度”分类法立卷特征在组卷中的具体运用主要是：①一般应以按问题特征组卷为主。

②抓住一组文件的主要共同点或联系点进行组卷，即按文件的主要共同特征组卷。

③根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。

立卷程序包括七个工作环节：拟（修）定立卷类目归类和组卷确定案卷的保管期限拟写案卷标题案卷的编目与编号填写与装订归档案卷质量要求总原则：案卷必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

3、立卷改革和《归档文件整理规则》立卷工作存在问题的突出表现：机关办公自动化与手工立卷的矛盾；机关人员精简与立卷业务复杂、立卷人员工作繁重的矛盾。

立卷工作改革的目的主要有：简化立卷方法；立卷技术的普及；立卷工作现代化立卷工作改革的方向主要有：继承和发扬正确的传统立卷基本原理和思想，改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和手段相适应。

以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。

立卷工作与档案工作一体化。

归档文件的整理以件为单位，进行装订——分类——排列——编号——编目——装盒，使之有序化；机关文件再分类方案的最底一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。

最基本保管单位确定为件。

第二讲、机关档案工作基础一、机关档案工作1、机关档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累并归档保存的档案的总称。

具有双重性：机关档案即是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。

2、机关档案工作是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。

具有双重地位：机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。

3、机关档案工作的具体任务机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理的双重职能。

具体任务是：4、机关档案工作基本制度机关档案工作人员岗位责任制机关文件材料立卷归档制度机关档案保管制度机关档案保密制度机关档案鉴定工作制度机关档案利用制度二、机关档案室工作1、机关档案室是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。

机关档案室的工作内容主要有：起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导组织开展机关档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理活本机关档案的管理。

包括机关档案的手机、整理、保管、一觉、鉴定、统计和贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立、健全本单位的档案工作规章制度对本单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导收集、管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并按规定向有关档案馆移交档案在档案工作“统一领导，分级管理”原则下，负责对所属机构的档案工作进行监督和指导2、机关内设档案工作机构类型按承担机关档案工作职能形式划分：完全职能型、非完全职能型、非职能型按管理本单位档案形式划分：综合、文书、科技、专门档案室机关档案室的辅助类型：联合档案室、文件中心……三、机关档案综合管理1、机关档案综合管理的含义是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理形式。

机关档案综合管理就是集中统一管理本单位的档案和档案工作的一种模式。

2、机关档案室档案综合管理的模式集中存放式、分开存放式机关档案工作必须做到四个统一：“统一领导，统一机构，统一制度，统一监督指导”。

机关档案工作实行网络化管理，机关档案实行综合管理。

四、机关档案收集工作1、收集方法接收；征集2、收集范围收集与本机关档案有关的资料和实物。

五、机关档案整理工作1、机关档案分类方案是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称机关档案分类大纲。

机关档案分类方案的内容：机关档案分类的层次和划分原则；类目顺序和名称；需要说明的事项……2、案卷归类和排列方法和步骤：按档案的门类、载体分开排列按档案的保管期限分开排列按机关档案分类方案顺序归类按机关立卷类目的顺序排列案卷3、案卷目录编制包括案卷目录封面、案卷目录页和案卷目录备考表。

应横向排版书写，一式三份。

编制案卷目录的原则主要有：不同门类、不同载体的档案应分开编目；不同保管期限的档案应分开编目；一本案卷目录内案卷数一般不超过（不含）1000卷；同一门类或载体、同一保管期限、同一年度的案卷应按案卷排列的顺序编在一起；填写案卷目录时应逐卷逐条填写，字迹规范、工整、清晰、耐久。

机关档案保管工作1、机关档案管理用房机关档案管理用房要求坚固、实用，应满足机关档案的安全保存、阅档和整理三种实际需要，做到“三分开”：机关档案库房、阅览室、整理室。

2、机关档案库房管理“八防”措施：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。

七、机关档案移交工作1、机关档案的移交是指按照《档案法》及其实施办法的有关规定和机关档案工作的任务要求，机关档案部门定期向有关档案馆移交档案的一项重要义务性档案业务工作。

机关档案部门移交档案的范围和内容：3、机关档案部门移交档案的手续清点核对、填写档案交接文据、实体移交（接收）、签字确认。

机关档案鉴定工作1、内容 制定机关档案保管期限表判定保管期限 对到期档案的鉴定鉴定后档案的处理2、机关档案保管期限表的内容条款号、条款名称、保管期限、备注鉴定后的档案处理上升保管期限销毁机关档案统计工作1、建立机关档案统计工作制度2、机关档案的登记3、建立机关档案数量状况统计台账4、机关档案工作基本情况统计年报十、机关档案利用工作1、机关档案利用的方式 包括提供利用和开发利用两大类：提供利用的方法主要包括：调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等。

开发利用较为常用的形式：档案资料的编研、档案资料专题信息服务、参与性研究利用等。

2、全宗指南的编制全宗指南是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书，又称全宗介绍。

全宗指南的结构：封页、正文、备注。

第三讲 档案馆工作基础一、档案馆1、含义是专门收集、保管和利用档案史料的科学文化机构。

档案馆的性质主要表现在：科学文化机构的性质、档案管理专业性质2、档案馆在国家档案事业中的主体地位是由以下几个当面的因素构成： 重要的文书档案、科技档案和各种专门的档案 在机关立卷以及档案管理中形成的立卷说明、全宗指南、案卷目录、文件目录、机读目录数据库和管理软件、移交清册、交接凭证、分类方案、全宗单、组织机构沿革、大事记等有关文件材料 有关的资料和实物档案馆是保管档案的基地；档案馆是档案工作服务于社会的主要承担者；档案馆是实现档案工作现代化的支柱；档案馆是比较国家和地方档案事业发展规模与水平的重要标尺。

3、档案馆的基本任务一是维护党和国家历史真实面貌是档案工作的出发点。

二是集中统一的管理党和国家的档案及有关资料室档案馆工作的物质基础。

三是维护档案的完整与安全是档案馆管理档案的基本要求。

四是积极提供利用，为社会主义现代化建设服务室档案馆工作的根本目的。

上述四个方面的内容是一个有机的整体，充分体现了档案馆科学文化机构的性质及其所承担的社会职能，反映了档案馆工作的客观规律。

4、我国档案馆的类型国家档案馆是指具有国家性质、保管国家所有的档案，由国家或地方档案行政管理部门直接管理的永久性档案馆，包括国家综合档案馆和国家专门档案馆。

部门档案馆包括部门综合档案馆和部门专业档案馆。

企业、事业及其他社会组织单位档案馆二、档案馆工作档案馆工作有广义的和狭义的两种解释。

广义的包括档案馆的所有工作。

狭义的仅指档案馆业务工作。

1、档案馆的工作内容接收和收集档案科学的管理档案开发档案信息资源，为社会提供服务2、档案馆工作制度化档案馆各项工作按照制度有规可循，有计划、有步骤、正常有序地开展。

三、全宗和立档单位1、全宗是指一个立党单位形成的内部有机构成的全部档案，是档案馆内的一个档案保管单位。