办公室实务第五讲
办公室实务
办公厅.如:中共中央办公厅,上海市人民政府办公厅,中级的或基层的称 办公室,如江苏省昆山市人民雅座办公室,三星公司办公室等. ❖ (4)专指的:某种专门的独的工作机构.如:国务院台湾事务办公室,上海市 渍东新区征兵办公室. ❖ 1.2办公室的职能与特征 ❖ 服务性,分散性,专业性,主动性,繁杂性. ❖ 2,办公室实各的范围和内容
办公室实务
概述
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教学目的
❖ 了解办公室管理含义 ❖ 掌握办公室事务管理特征，以及我国文
秘工作，国际文秘人员工作，我国外资 企业与合资企业办公室实务内容。
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教学重点
❖ 办公室的职能 ❖ 办公室实务 ❖ 主要办公器械的使用权 ❖ 办公用品的准备，办公室和接待的管理
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教学难点
❖ 办公的职能 ❖ 办公室实务 ❖ 办公室和接待的管理
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教学过程
❖ 一.办公室的含义与职能 ❖ 1.1办公室的含义 ❖ 办公室,一个常用的很普通的名词 ,却有着多种含义.如果具体分析,办公
室有以下风种不同的含义. ❖ (1)广义的:泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用于生产的车间,
或是医疗,实验室等 ❖ (2)狭义的:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所.譬如:教
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办公室实务课程讲解(共15页)
办(Ban)公室实务重点、难点辅(Fu)导第(Di)一章和第二章、办公室和文员实务概述〔一(Yi)〕、办公室实务概(Gai)述1、办公室的含义与本能机能〔1〕、办公室的含义第一、泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于出产的车间，或是医疗室、尝试室等。
第二、是指某一类职业人员的办公场所。
第三、党和当局机关、企事业单元内的综合处事机构。
第四、某种专门的独立的工作机构。
本书述及的办公室为第三种含义〔2〕、办公室的本能机能与特征办公室工作具有两大本能机能：政务效劳〔主要是中高级文秘人员的工作〕和事物打点〔就是为确保有效、快捷的政务效劳而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不成缺少的重要组成局部〕。
特征：效劳性分散性专业性主动性繁杂性2、办公室实务的范围和内容办公室实务,就是指办公室的工作事务和操作实务.我国办公室实务的主要内容国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容我国外资、合资企业办公实务主要的内容3、办公室环境的安插和打点〔1〕、办公室环境安插的目的第一、缔造舒适而又工作效率高的环境第二、塑造组织形象第三、成立挡驾制度第四、有利于保密工作〔2〕、办公室环境安插的内容与要求〔3〕、办公室的整理4、办公器械的使用信息社会的办公器械机的使用复印机的使用录音机的使用投影机的使用5、办公用品的筹办熟悉本单元(Wei)本部分办公用品的筹办的种类订购(Gou)和储(Chu)藏办公用(Yong)品6、办公室零(Ling)用现金打点成立零星出入基金用零用现金付账补充基金严格当真对待零用现金的打点〔二〕、文员实务1、文员的工作挨次文员工作指导思想文员在工作时，首先要仔细制定方案。
然后按照这个方案去实施，并严格查抄其成果，使得这个成果对下一次的方案有所帮忙的启示。
只要按照制定方案、实施、查抄这三个步调进行，文员工作就能科学、高效地完成任务。
按照“优先挨次〞处置工作第一阶段：先将本身想做的工作以重要程度为尺度第二阶段：其次以紧急程度为尺度第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于此刻该做的重要且紧急的事情决定优先挨次。
办公室实务基本内容（合集五篇）
办公室实务基本内容（合集五篇）第一篇：办公室实务基本内容第一章办公室实务概述【教学要求】通过本章教学，使学生对办公室的基本职能、业务范围和主要工作内容有比较全面的了解和认识，能够比较熟悉一般办公室常用设备的基本性能，并能够较为熟练地进行运用和操作，正确管理办公室及接待室。
一、一般了解：1．办公室的含义。
2．办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。
3．我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。
4．办公室环境的布置和管理二、基本掌握: 1．办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。
2．办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。
办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或文秘人员工作。
3．主要办公器械的使用。
4．办公用品的准备。
5．办公室和接待室的管理【教学建议】1．组织学生对我国文秘及国际文秘人员的工作实务进行对比讨论；2．模拟开展办公室环境的整治； 3．模拟开展常用办公设备的操作演练；第二章文员实务知识与能力1．文员工作指导思想2．“优先顺序”处理工作3．文员管理时间的方法4．文员的工作方法：请示方法与报告方法；计划方法和总结方法；受意方法；传达方法；进言方法；变通方法和挡驾方法；分工方法与合作方法；第二章文员实务教学要求【教学要求】通过本章教学，使学生了解文员工作的基本程序，特别注意掌握“优先顺序”处理工作的原则，能够较好地运用和管理时间，能够较好地了解和运用各种工作方法。
一、一般了解：1．计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤；2．传达方法； 3．进言方法； 4．变通方法和挡驾方法二、基本掌握: 1．文员管理时间的方法； 2．受意方法； 3．分工方法与合作方法三、重点掌握： 1．“优先顺序”处理工作 2．请示方法与报告方法；3．计划方法和总结方法；【教学建议】1．指导学生合理计划和安排工作时间；2．对各种工作方法进行分类对比，如请示与报告、计划与总结、受意传达与进言、变通与挡驾等。
《办公室实务》课程综述
《办公室实务》课程综述《办公室实务》课程综述前言办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。
办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。
随着我国社会经济不断迈进，与办公室实务有关的法律法规也逐渐健全；而计算机信息技术的迅速发展，互联网的广泛应用，对文秘人员在电子化环境下的“办公办会办事”能力也提出了更高的要求。
办公室即政府机关、企事业单位内的文员、秘书人员、机要员、打字员、接待员等文职人员的办公场所。
办公室工作具有两大职能：政务（或业务）服务和事务管理。
事务管理就是为确保有效、快捷的政务服务（业务）而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。
事务管理做得好，将会对政务（业务）工作和组织整体功能起到推动作用。
事务管理具有以下特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。
一.办公室实务的主要内容办公室实务第一章讲述了办公室实务的含义，并简单概述了办公室实务的具体内容。
办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。
事务管理作为办公室工作重要组成部分，是否做好对政务（业务）工作和组织整体功能起到推动作用，具有服务性、分散性、专业性、主动性和繁杂性的特点。
第二章主要介绍了办公室文员工作实务，其指导思想是“计划—实施—检查”，并按照“优先顺序”处理工作。
另介绍了多种文员管理时间、费用和具体办公室实务工作方法。
第三章介绍办公室实务中电话、电子通讯。
传统办公室实务对电话的依赖性很高，使用电话要注意三点：正确、有效、礼貌；介绍了新型电子媒体和新型电子工具的运用。
第四章介绍了普通邮件和电子邮件的处理实务。
第五章介绍办公室文员接待实务，文员接待工作一般是指在公司内迎接、招待来访的客人。
从接待时的心理准备、礼仪环节两方面分别对接待平时来访者和接待计划中来宾实务进行论述。
来访者若经由文员的接待和服务，不但有助于建立彼此的良好人际关系，而且足以显示公司的形象与业绩。
第五章 办公室实务
重要的文件资料保存好
电子教案模版配色（3）
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三、接待规格与接待计划
（三）具体准备接待工作
制作日程表 根据接待规格、接待形式制订合理的接待日程，领导批准后
以便提前做好接待准备且让对方心中有数。
日程安排科学合理 时间安排得当 较为详细、全面 提前发给陪同及来宾 电子教案模版配色（3）
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（二）接待的类型
无约 接待
接待 类型
有约 接待 外宾 接待
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（二）接待的类型
从接待对象的国别来看，有内宾接待和外宾接待； 从接待的组织关系来看，有上级来访接待、下级来访接待、
平级来访接待和公众来访接待；
从来访的目的来看，有视察、检查接待，参观、考察接待、 一般的事务接待、会议接待等。
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1
接待规格的确定
基本流程 制订接待计划 2 接待方案一览表 准备接待工作 3
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（二）制订接待计划
基本流程图
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接待方案一览表
接待方针 接待规格 接待形式 接待日程安排 即接待思想 礼仪活动的多少、规模、隆重程度、陪同人员 具体的接待方式、方法。 工作安排 生活安排 业余生活安排 接待的经费开支 接待经费的预算
要得到领导的批准
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三、接待规格与接待计划
（三）具体准备接待工作
准备内容 确定活动日程表 安排好具体行程 安排好其他生活事项
科学、提高效率 参观、会谈、接见、送行、娱乐
餐饮、住宿、交通、购物、订票等
电子教案模版配色（3）
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办公室实务 第2版 项目五 常规办公室工作
学习目标
知识目标
• 了解印章的作用、种类、样式 • 掌握印章管理的基本要求
素养目标
• 使学生养成良好的执业行为习惯，严格遵守各项规章制度 • 合规操作，注重细节，培养责任心 • 坚持原则，严于律己、杜绝“关系章”、“人情章”。
任务描述
中信集团的小林是一位刚毕业的大学生，因为总经理秘书刘小姐即将升任公关部 经理，总经理安排小林跟随刘小姐学习，有意让她接任刘小姐的位子。一天，刘小姐 与总经理外出开会，小林自己留守办公室。
在印章启用通知所规定的生效日之前，所刻印章 不得使用
为安全起见，取公章应实行双人同行制 取回后，立即交办公室负责人拆封检验，指定专 人保管
启用新公章时，将印模和启用日期报送上级主 管部门。上级主管部门和使用单位都要把印模
和启用日期的材料立卷归档，永久保存。
一、印章
4.印章的使用 印章使用程序
申请用印 正确用印 用印登记
应届大学毕业生小林近日在跨国化妆品企业华润公司实习，其职位是经理秘书。 经理让小林先负责电话的接打工作。请问小林应注意哪些方面的问题？
理论知识 理论知识
一
特殊电话处理技巧
一、接听电话的技巧
1.接听电话程序
做好记录笔记
响铃不过三 接听电话礼貌应答
认真做好记录 礼貌结束通话
三、特殊电话处理技巧
Q1 1．接听上级来电
认真记录 核对内容 及时传达
Q3 3．接听直接找上司的电话
问清身份 酌情处理
Q2 2．接听下属来电
马上请示 马上转达 马上决策
Q4 4．接听推销电话
态度明确 柔中带刚 礼貌拒绝
办公室实务（第2版）
办公室实务（第2版）•目录：•第一章办公室实务概述•1.办公室的含义与职能•2.办公室实务的范围和内容•3.办公室环境的布置和管理•4.办公器械的使用•5.办公用品的准备•6.办公室和接待室的管理•7.办公室零用现金管理••第二章文员实务•1.文员的工作顺序•2.文员管理时间、费用的方法•3.文员的工作方法••第三章电话、电子通讯•1.电话接打•2.新型电子媒体的运用•3.新型电子工具的利用••第四章邮件收发•1.邮件的收取•2.邮件的分拣•3.邮件的拆封•4.邮件的处理•5.上司不在时邮件的处理•6.邮件寄发前的准备•7.邮件的寄发•8.电子邮件处理实务••第五章接待实务•1.文员与接待•2.接待的基本礼节•3.接待平时来访者的实务•4.接待计划中来宾的实务••第六章信访实务•1.来信的受理与处理•2.来访的接待与处理•3.来电的接听与处理•4.企业信访工作实例••第七章会议及会谈实务•1.文秘人员与会议•2.会议的基本知识•3.会议的计划和准备•4.会议中的实务•5.会议记录的制作•6.会议后的实务•7.编写会议简报和会议纪要•8.为上司参加会议作安排•9.和同事一起开会•10.会见与会谈实务•11.召开各种形式会议的方法•12.提高会议效率••第八章日程安排•1.日程安排与文秘人员•2.日程安排的意义•3.文秘人员在日程安排中的工作•4.日程安排计划表的种类和管理•5.日程安排计划管理••第九章差旅事宜•1.文秘人员的职责•2.与上司一起旅行•3.差旅的预订工作•4.国(境)外旅行•5.旅行结束后的工作••第十章照料上司身边琐事•1.照料身边琐事的意义•2.照料身边琐事的准备•3.照料身边琐事的做法••第十一章交际与礼仪•1.日常举止规范•2.握手礼仪与名片的使用•3.交际应酬的内容和信息收集•4.喜庆实务和宴会礼仪•5.丧事实务和吊唁礼仪•6.与社会团体扩大交往的准备•7.礼品和贺卡的处理•8.捐赠记录的保存••第十二章办公室用语•1.文员和口头语言•2.敬语的使用•3.接待用语的使用•4.说话的方法•5.听话的方法•6.社交话题的选择••第十三章印信、值班工作•1.印章的制发和使用•2.介绍信的保管和使用•3.电子签名和电子印章的制作及使用•4.保密工作的范围和内容•5.值班工作的任务和要求••第十四章文书与档案实务•1.公务文书的特点和作用•2.公务文书的种类和格式•3.文书处理的内容和方法•4.文书管理的内容和要求•5.档案收集的对象和制度•6.立卷归档的标准和做法•7.档案的保管和利用•8.文书归档新规则的内容和方法••第十五章电子文档实务•1.电子文档的特征和类型•2.电子文件的收集和积累•3.电子文档的传输•4.电子文件的整理和著录•5.电子文档的存储•6.电子文件的归档•7.电子文档的利用与管理•附一：调查表•附二：实务测试•主要参考书目。
《办公室管理》教案
知识要点：
来访者进门要主动打招呼.如果来客人时你正在接电话,可用另一只手按一下话筒,对来客点一下头,说"你好!请坐",再继续打电话,打完后进一步接待： 如果来客时你正办着急事,可先起身招呼:"你好!,对不起,请先坐下."办完手上的急事后再进一步接待,要尽量抓紧时间少让客人等候.继续接待时,应向客人说"对不起,让您久等了,我刚才办的是急事."打完招呼后:
（7）对于上司不想见的来访者的接待.当文员确定上司因太忙或其他原因不想见来访者时,要委婉地拒绝来访者.
三、引见
1．通过前面确认来访者的身份，得知来访者是上司想接见的，文员就把来访者引见给上司。重点考察文员的带路法，场景是在走道上、上下楼梯时、上下电梯时、开关会客室时以及在会客室内将客人带到座位上时文员的最佳位置、姿势和表情等。从没有参加演示的小组抽选一名代表，扮演公司文员，其他每个小组推选一名代表扮演B公司的考察团员，由文员将考察团员从3楼的接待室带到4楼的会客室，打开会客室门，将考察团员带到座位上。
教师先评价各组的表现，以鼓励优点为主，同时指出学生的努力方向。接着再与同学门一道，回顾接待实务中初见来访者、传达有关人员、向有关人员引见及介绍的方法和注意事项，要求同学门能在工作实际中掌握应用。
教学后记
本节课广泛调动学生参与，学生学习积极性高，在合作学习中增进了同学们的了解，也为学生提供了展示才能的平台，非常受学生欢迎，教学目标圆满完成。
（2） 对上司个人预约的来访者.当来访者事先和上司约好会面时,文员要先联络上司予以确认,然后引见来访者和上司会面.
（3）对于没有事先预约的来访者的接待.当有来访者随机来访时,应首先询问对方的单位,姓名,来访目的,确认后,文员应站在上司的立场上加以判断,然后在传达.
《办公室工作实务》PPT课件
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实践训练
（一）课堂讨论
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？ 2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？ 3、办公室内布置的一般要求是什么？
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实践训练
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2、 因为要赶经理下午开会要的一份材料，一上班，秘书孙琴就急急 忙忙坐到放在办公室角落里的电脑前，专心致志地准备起材料来。忙 碌了一会，她感觉有些异味，扭头一看才发现办公室窗户没开，她刚 打开窗户，电话响了，孙琴三步并作两步跑到了自己的办公桌前，拿 起电话，是一个客户找经理的电话，孙琴告之经理不在，对方要求留 言，孙琴赶忙去找可以用来记录的纸笔，在抽屉里翻找没有，又在堆 满文件、报刊及各种物什的办公室桌上寻找，终于在一堆零食下面找 到了纸笔。记录完毕，孙琴将其放到了临窗的经理的办公桌面上，然 后又回到电脑前。刚坐下来，营销科的一位员工来请孙琴帮他找一份 文件资料并要求复印，孙琴起身走到靠门的文件柜前找资料，可发现 光线太暗，看不清楚，又走到另一侧开灯，再回来找资料。文件找到， 孙琴利索地走到办公桌旁的复印机旁，很快就印好了。回到电脑前在 键盘上敲了没几下，突然，沙沙一阵响声，孙琴一抬头，发现天好像 要下雷阵雨的样子，眼看着自己放在经理桌面上的电话留言被风吹到 窗台上了，孙琴赶紧过来“抢救”，可一着急，不知道被什么绊了一 脚，“呯”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗，原来，前两天办公 室的空调坏了，还没修，因为天气热，孙琴用插板连接电插座，在电 脑旁边放了台风扇，孙琴就是被电线绊倒的。
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室 工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔 独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体 （如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单a会lle做ry.c事om 会做人
《办公室实务管理》课件
简介：《办公室实务管理》PPT课件介绍现代办公管理的基本原则、管理手段、 常用工具和应用技巧，以及对企业和职场人士的意义和启示。
一、背景介绍
定义
办公室实务管理是指有效组织和管理办公室工作的一系列行为和措施。
作用
办公室实务管理可以提高办公效率、保障工作安全、节省时间和资源，促进协作和沟通。
办公用品
如笔、纸、文件夹等，提供日常办公所需的各 种用品。
通讯设备
如电话、传真机、复印机等，促进内外部沟通 和协作。
会议设备
如投影仪、音响设备、白板等，支持有效的会 议和演示。
四、办公室实务管理的重要管理手段
文件管理
建立科学的文件管 理制度，确保文件 的安全、完整和易 于查找。
信息管理
有效组织和处理各 种信息，保护信息 安全和隐私。
二、办公室实务管理的基本原则
1 效率原则
2 安全原则
通过合理规划、组织和控制，提高工作效 率和质量。
确保办公环境安全，预防事故和意外发生。
3 简洁原则
4 灵活原则
简化工作程序，减少冗余和不必要的环节。
根据实际情况灵活调整管理方法和流程， 适应变化的需求。
三、办公室实务管理的常用工具
电子设备
如电脑、打印机、扫描仪等，提高办公效率和 信息处理能力。
时间管理技巧
4
如制定优先级、避免拖延和合理规划 工作时间。
六、结语
办公室实务管理对现代企业的意义
提升组织效果和工作效率，促进创新和协作。
对职场人士的启示
重视综合素质和专业技能培养，不断学习和适应变化。
时间管理
合理安排和利用时 间，提高工作效率 和个人效能。
办公室实务PPT课件
支撑。不断提升自己的专业能力，保持学习成长的态度，能够使自己在
工作中更具竞争力。
05
办公室安全与保密
信息安全
信息安全概述
信息安全是保护组织免 受潜在威胁的重要措施， 包括数据保护、网络安 全和物理安全等。
信息安全策略
制定和实施信息安全策 略是确保组织信息安全 的关键，包括员工培训、 政策制定和监督执行等。
着装要求
正式场合着装
在正式的商务场合，着装应大方得体，符合场合的氛围。男士应 着西装、领带、皮鞋等，女士应着职业装或礼服。
休闲场合着装
在较为休闲的办公场合，着装应舒适自然，同时也要注意保持专业 形象。选择合适的牛仔裤、休闲裤、衬衫等搭配。
配饰选择
配饰的选择也是着装的重要组成部分，如领带、手表、首饰等，应 与服装搭配协调，展现出整体的美感。
THANKS
感谢观看
以便及时传递信息、解决问题和协调工作。
04
办公室礼仪与职业形象
商务礼仪
商务场合介绍
在商务场合中，如何恰当地介绍他人以及自我介绍，是建立良好人 际关系的第一步。
握手礼仪
握手是一种常见的商务礼仪，通过正确的握手方式，可以展现出自 己的自信和尊重。
名片交换礼仪
名片是商务场合中的一种重要沟通工具，掌握正确的名片交换礼仪能 够提升个人形象。
选择经济实惠且符合需求 的交通和住宿方式。
跨部门协作成功案例
详细描述
建立定期沟通机制，如周会、邮 件或即时通讯工具，确保信息畅 通。
根据项目需求明确责任分工，避 免任务重叠或遗漏。
总结词：通过建立良好的沟通机 制、明确的责任分工和及时的反 馈，实现跨部门的高效协作。
鼓励团队成员及时反馈问题或提 出建议，以便及时调整计划或解 决障碍。
《办公室实务》第五讲
男士的着装修饰（一）
正式场合应穿西装打领带。 穿西装不配高领衫、Ｔ恤衫、 毛衣； 西装以深色为主，避免穿花 格子或颜色艳丽西服； 西服分单排扣和双排扣
穿单排扣时，两粒扣子的只系 上面一粒，三粒扣子的只系上 面两粒，最下面一粒不系。 穿着双排扣西服，应系好所有 纽扣。
文秘人员获得信任的原因
工作和时间的调配上，掌握了足够的知识和信息； *了解每一项业务的轻重缓急； *知道每一个与上司约会的人在上司心目中的重要性 *对方的地位、身份的高低； *其他外在环境的要求等。 掌握说话的技巧 *能够了解要求约会者的心理，巧妙地推掉某人的要 求，而不得罪对方。
日程安排表的种类
其他问题
约会发生撞车怎么办 *知道上司半小时有空； （用善意的谎言） *不知上司何时结束约会 （说实话） 怎样防止 *每天固定时间与上司协调 *主动告诉上司为其安排了 哪些约会 *以书面为准 约会安排的顺序、记录 *三看： 一看议题的重要性； 二 看各方分别是谁，哪些应优 先安排；三看提议时间先 后。 *记录 记内容（姓名、时间、 地点、联系方法、议题等） 备忘录、记事卡、工作日程
四、国（境）外旅行：
1、申领护照； 2、办理签证； 3、办理 黄皮书 4、购买机（车、船）票 5、办理出 入境手续； 6、旅行过程安排。
五、旅行结束后的工作
1、整理票据，准备报销； 2、写出工作报告，准备汇报； 3、恢复正常工作； 4、整理结识的单位和人员，做好备用档案； 5、对给予帮助的有关部门去函去电表示感谢。
预定计划的提示
电子提示系统 *利用电脑软件的提示功能，建立“报警系统”； 人工提示系统 *基本办公日程表 *固定活动日期一览表； *使用提示性备忘录； *准备上司的日程安排表（卡片） *准备交往提示文件
办公室管理5实务内容与方法共29页文档
25、学习是劳动，是充满思想的劳动。——乌申斯基谢ຫໍສະໝຸດ ！办公室管理5实务内容与方法
41、俯仰终宇宙，不乐复何如。 42、夏日长抱饥，寒夜无被眠。 43、不戚戚于贫贱，不汲汲于富贵。 44、欲言无予和，挥杯劝孤影。 45、盛年不重来，一日难再晨。及时 当勉励 ，岁月 不待人 。
21、要知道对好事的称颂过于夸大，也会招来人们的反感轻蔑和嫉妒。——培根 22、业精于勤，荒于嬉；行成于思，毁于随。——韩愈
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预定计划的确认（一）
预定计划是以电话决定时，根据备忘录以书面形式 确认
在会议的前一、二天，确认时间、日期、地点等 上司和秘书必须在周末核对下周的行动计划，隔天
傍晚核对第二天的行动计划。 每月底、周末前、每天早上把下个月、下周、或当红线。
约会； 4、对待的约会和非对
等约会
安排约会的原则 1、双方一致的原则
（对举行约会取得一致； 对有关细节取得一致。）
2、互相尊重的原则； （主动约会或被动约会时 都应考虑对方实际。）
3、互讲信用原则。 （守约，不能轻易变动）
约会时间、地点的安排
时间（何时、多长） *上司指定的时间，不
应安排约会的时间； *主动时，第一个约会
相关人员的联系方法。
预定计划的提示
电子提示系统 *利用电脑软件的提示功能，建立“报警系统”；
人工提示系统 *基本办公日程表 *固定活动日期一览表； *使用提示性备忘录； *准备上司的日程安排表（卡片） *准备交往提示文件
约会的安排
约会的种类 1、公务约会和私人约
会； 2、正式约会和非正式
约会； 3、例行约会和非例行
预定计划的确认（二）
会议的主办者是上司，要提前二、三天确认会议 室，如临时邀请其他上司参加，应再电话联系所属的 秘书。 会议、面谈所必需的文件及资料，在前一天准备好 重要的会议资料要请上司查核。 如果会议或面谈的时间太长，即将接近下一个预定 计划时间，秘书写便条，悄悄交给上司，使上司能简 便回答。 上司出差时，确认预约，调查当天火车、飞机的交 通或误点情况。
预定计划的变更与调整
制作日程安排计划时保留宽裕的时间； 上司与秘书之间必须有密切的联系； 需要与有关人员的秘书们彼此联络，以便能预先获
得信息，并通知上司； 变更及信息的追加，每一次都要在日程安排计划表
上填写，同时及时通知上司及所有相关人员； 行动被注销时，要立即和上司联系，以便能够得到
别的行动计划编入； 为能快速地应对，（建立通讯网）要事先准备好与
便对方作准备，涉及机密的不可以说； 明确具体地说出自己建议的时间、地点； 对约会的时间、地点等细节准备好第二方案； *思考题：
掌握说话的技巧 *能够了解要求约会者的心理，巧妙地推掉某人的要
求，而不得罪对方。
日程安排表的种类
年预定表：是企业在每年度例行的主要业务活动，及 有关公司活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大 会、董事会。公司创立纪念日是、年休假等。 月预定表：是从年预定表中抽出一个月的预定计划， 以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、 访问等预定计划 周预定表：是一个月预定计划中的一周计划，此预定 计划比月预定表于更详细。 日预定表：是从周预定表里写出一天的预定计划，进 一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。
时间短一些； *被动时，询问对方，
平时注意观察。
地点 *我方、对方、第三方 *主动约会时，提议对
方单位； *被动被约时，接受对
方提议的地点； *考虑约会本身需要。
（保密、休闲）
不宜安排约会的时间
星期一早上，周末下午； 即将下班之前的那段时间； 午餐前后约会，会影响吃饭时间； 对方的休息日、节假日或 有特殊情况和宗教意义的日子； 公司有重大活动的那一天。
安排约会的方法
打电话： 适用各种类型的约会（谒见性约会即求 见身
份、职位高的外）安排紧急约 会，比较微妙的约 会等。 写信 ：
安排本单位外部的，需讲究礼仪、规格的约 会，细节比较复杂的约会。 当面说：
内部各种约会。
安排约会应注意的问题
让对方明白是经理授权来安排这次约会； 约会的议题是否说？不涉及机密的可以说，以
上司所负责业务的类型； 上司的性格； 文秘人员本身的能力及经验； 上司对文秘人员的信赖程度； 上司和文秘人员的合作年资及其内容。
文秘人员获得信任的原因
工作和时间的调配上，掌握了足够的知识和信息； *了解每一项业务的轻重缓急； *知道每一个与上司约会的人在上司心目中的重要性 *对方的地位、身份的高低； *其他外在环境的要求等。
日程安排的意义
所谓日程安排就是“关于管理者的会议、面谈、出差、 访问等作计划、实行、变更及调整”。概括地说，是指
“秘 书为使管理者（上司）能够有效发挥其功能所作的辅佐活 动”。 企业管理者的行动需要周密的计划 形势发生变化，必须加以变更、调整 管理者行动有二部分
*自行决定的部分 *与企业内外人员有关的部分 日程计划制作并不困难，联络、调整等是个问题，需 要文秘人员协助，目的是为了减少领导和上司的精力。
年预定表
周预定表
日预定表
上司日程安排
原则
*工作效率与上司健康相兼顾（要留有余地） *长期计划与短期安排相结合； *适当保密 *事先确认（预先征得上司同意）
预定表编制注意事项
年、月、周、日预定表分别制作； 表明日期、时间或耗时刻度； 时间刻度应早于上班时间，晚于下班时间； 用备注栏说明有关事项； 每日日程表最好用铅笔，便于修改； “暂时保留”或“可能变卦”可用符号表明，如下
办公室管理名言
有人说办公室工作十分清苦， 是件苦差、杂差、大多数 人不愿干，就是在干的人 也千方百计想离开。但我 要说办公室工作是一首歌， 只要你细心耕耘，精心谱 曲，照样能苦中取乐，弹 奏出精彩的乐章!我将一如 继往痛并快乐的工作着…
第八章 日程安排
【知识与能力考核点】 1．日程安排的意义 2．日程安排计划表的种类和管理 【考核要求】 一、 一般了解： 1．日程安排计划的变更和调整 二、基本掌握: 1．日程安排计划表的种类 2．日程安排计划表的制作和填写 3．日程安排计划管理
文秘人员在日程安排中的工作
上司和秘书在日程安排中工作的分担
日程安排计划管理
日程安排计划
上
日程安排计划的制作
重要部分
简要部分
司
填写日程安 计划表
日程安排
文秘 人员
上
司
文
秘人
员
上司
文
秘
人
员
日程安排中工作分担的原因
企业的经营性质与形态和习惯 *外资、合资、国有企业、私营企业等 *特别是有关分派文秘人员时的习惯