办公室实务基本内容

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办公室工作实务讲解(表格)

目录一、文书档案管理1、集团公文处理办法12、档案管理责任制度173、公司文件管理办法26二、信息化管理1、公司信息员管理办法（暂行）442、关于明确综合信息管理员的通知483、关于规范公司企业邮箱管理的通知484、关于组织新上项目使用综合项目管理系统的通知52三、印信证照管理1、关于修订下发公司“印信证照”管理使用规定的通知572、关于进一步明确印章管理有关事项的通知61四、办公设施管理1、公司办公用品管理办法682、项目部（分公司）电脑配置暂行办法793、关于明确使用机关会议室有关问题的通知814、公司机关节能降耗暂行办法83五、合同信访纠纷管理1、公司合同管理办法852、公司机关信访事项受理和答复处理有关问题的规定125六、其他关于加强请示汇报工作的通知126公司公文处理办法第一章总则第一条为提高公司公文处理的质量和效率，实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据《总公司公文处理办法》制定本办法。

第二条公司公文，是企业实施领导和处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第三条公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条各单位领导应当高度重视公文处理工作，认真执行本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条各级办公部门是公文处理的管理机构，主管本单位并负责指导下级单位的公文处理工作。

第八条各级办公部门要分工一名领导分管公文处理工作，并应配备专职人员负责公文处理工作。

各业务部门也要有兼职人员负责公文处理工作。

专兼职人员应当相对稳定。

每个机关工作人员都应当学习掌握公文处理办法。

第二章公文种类第九条公司的公文种类主要有：一、决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

办公室实务

师办公室,护士办公室,厂长办公室,院长办公室等. ❖ (3)特指的:党和政府机关,企事业单位内的综合办事机构.级别高的又称
办公厅.如:中共中央办公厅,上海市人民政府办公厅,中级的或基层的称办公室,如江苏省昆山市人民雅座办公室,三星公司办公室等. ❖ (4)专指的:某种专门的独的工作机构.如:国务院台湾事务办公室,上海市渍东新区征兵办公室. ❖ 1.2办公室的职能与特征 ❖ 服务性,分散性,专业性,主动性,繁杂性. ❖ 2,办公室实各的范围和内容
办公室实务
概述
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教学目的
❖ 了解办公室管理含义 ❖ 掌握办公室事务管理特征，以及我国文
秘工作，国际文秘人员工作，我国外资企业与合资企业办公室实务内容。
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教学重点
❖ 办公室的职能 ❖ 办公室实务 ❖ 主要办公器械的使用权 ❖ 办公用品的准备，办公室和接待的管理
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教学难点
❖ 办公的职能 ❖ 办公室实务 ❖ 办公室和接待的管理
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教学过程
❖ 一.办公室的含义与职能 ❖ 1.1办公室的含义 ❖ 办公室,一个常用的很普通的名词 ,却有着多种含义.如果具体分析,办公
室有以下风种不同的含义. ❖ (1)广义的:泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用于生产的车间,
或是医疗,实验室等 ❖ (2)狭义的:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所.譬如:教
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办公室实务课程讲解(共15页)

办(Ban)公室实务重点、难点辅(Fu)导第(Di)一章和第二章、办公室和文员实务概述〔一(Yi)〕、办公室实务概(Gai)述1、办公室的含义与本能机能〔1〕、办公室的含义第一、泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于出产的车间，或是医疗室、尝试室等。

第二、是指某一类职业人员的办公场所。

第三、党和当局机关、企事业单元内的综合处事机构。

第四、某种专门的独立的工作机构。

本书述及的办公室为第三种含义〔2〕、办公室的本能机能与特征办公室工作具有两大本能机能：政务效劳〔主要是中高级文秘人员的工作〕和事物打点〔就是为确保有效、快捷的政务效劳而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不成缺少的重要组成局部〕。

特征：效劳性分散性专业性主动性繁杂性2、办公室实务的范围和内容办公室实务,就是指办公室的工作事务和操作实务.我国办公室实务的主要内容国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容我国外资、合资企业办公实务主要的内容3、办公室环境的安插和打点〔1〕、办公室环境安插的目的第一、缔造舒适而又工作效率高的环境第二、塑造组织形象第三、成立挡驾制度第四、有利于保密工作〔2〕、办公室环境安插的内容与要求〔3〕、办公室的整理4、办公器械的使用信息社会的办公器械机的使用复印机的使用录音机的使用投影机的使用5、办公用品的筹办熟悉本单元(Wei)本部分办公用品的筹办的种类订购(Gou)和储(Chu)藏办公用(Yong)品6、办公室零(Ling)用现金打点成立零星出入基金用零用现金付账补充基金严格当真对待零用现金的打点〔二〕、文员实务1、文员的工作挨次文员工作指导思想文员在工作时，首先要仔细制定方案。

然后按照这个方案去实施，并严格查抄其成果，使得这个成果对下一次的方案有所帮忙的启示。

只要按照制定方案、实施、查抄这三个步调进行，文员工作就能科学、高效地完成任务。

按照“优先挨次〞处置工作第一阶段：先将本身想做的工作以重要程度为尺度第二阶段：其次以紧急程度为尺度第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于此刻该做的重要且紧急的事情决定优先挨次。

行政办公室操作实务

行政办公室操作实务行政办公室（以下简称“办公室”）是一个公司或组织中极为重要的部门，它负责着各个部门之间的衔接、沟通协调，以及对外联系和交流等工作。

对于办公室来说，操作实务的熟练程度不仅关系到工作效率的高低，更关系到公司或组织的形象和声誉。

下面将为您介绍一些关于办公室操作实务的内容。

一、文件管理文件管理是办公室操作实务中最基本的一环，好的文件管理能够让工作井然有序，提高工作效率。

文件的管理要做到分类明确、文件夹名称清晰、文件归档规范，并且要养成每日整理文件夹的习惯，以免堆积如山。

二、会议管理在公司或组织中，会议是比较常见的沟通、协调手段。

对于办公室来说，会议管理就显得十分重要。

会议策划要做到主题明确、时间安排合理、与会人员牢记。

在会议进行过程中，办公室需要提前做好文件准备、会场布置等工作，确保会议顺利进行。

三、通讯录管理在一个公司或组织中，联系人的情况是非常复杂的。

因此，办公室经常需要建立并更新各类分公司、客户、供应商、合作伙伴等各类联系人的通讯录。

通讯录的管理包括信息的保密、保护个人隐私等。

要做好通讯录管理，一定要注意保密性，确保各类联系人信息不会有外泄的风险。

四、邮件管理随着业务的不断扩张，在一个公司或组织中，邮件的收发数量越来越多，如何进行邮件管理显得尤为重要。

邮件的管理要做到及时查收、及时回复、分类存储、不压缩附件等。

另外，对于内部邮件，一定要格外注意红头文件和私人内容，确保不泄露信息。

五、行程管理办公室负责着公司或组织中重要人员的出行安排，行程管理能够有效地解决因出行而造成的各种问题。

行程管理需要考虑出行交通方式、住宿、餐饮以及会客等细节问题。

行程管理还有一个很重要的环节，就是安全防护的考虑，确保各种风险控制得当。

六、工资和社保管理办公室还负责公司或组织内员工工资和社保的管理。

这个涉及到个人隐私、金钱安全等多个方面的考虑。

在工资和社保管理上，办公室要做到准确无误、保密安全、便捷快速，并且及时了解市场变化，进行调整。

办公室工作实务培训

办公室工作实务培训办公室工作实务培训一、培训背景和目的办公室是一个企业运转的核心部门，办公室人员负责处理各项日常事务，确保企业的日常运作顺利进行。

为了提高办公室人员的职业素养和工作能力，本次培训旨在系统地介绍办公室工作实务知识和技巧，从而帮助办公室人员更好地应对工作中的挑战和困难。

二、培训内容1.办公室文书处理办公室文书处理是办公室工作中不可或缺的一部分。

培训将重点介绍各种常见文书的写作格式和注意事项，包括公告、通知、备忘录、报告等。

掌握正确的文书处理方法可以提高工作效率和减少沟通误差。

2.办公设备的应用办公室工作需要熟练使用各种办公设备，培训将向参与者介绍办公设备的基本操作方法和常见问题的解决办法，包括复印机、传真机、打印机等。

在实践中熟练掌握这些设备的使用技巧，可以加快工作进度和减少设备故障。

3.会议组织和记录办公室人员常常需要组织会议，并负责会议记录。

本次培训将详细介绍会议的组织流程和技巧，包括会议前的准备、会议中的主持和引导、会议后的记录和归档等。

通过培训，办公室人员可以更好地组织和记录会议，提高会议的效率和质量。

4.时间管理和优先级排序办公室工作往往繁杂多样，时间管理和优先级排序能力是办公室人员必备的能力。

培训将介绍时间管理的基本原则和方法，并向参与者提供优先级排序的实际案例。

通过培训，办公室人员可以学会更好地合理规划工作时间，提高工作效率和自我管理能力。

5.公文处理和档案管理办公室人员常常需要处理各种公文和文件，并负责档案管理工作。

本次培训将向参与者介绍公文处理的基本要求和档案管理的方法，包括文件的分类、编号和归档等。

通过培训，办公室人员可以更好地处理和管理公文和文件，提高工作的整体效率和质量。

三、培训方法1.理论讲授培训将通过讲师进行理论讲解，向参与者介绍各项实务知识和技巧。

讲师将针对每个内容模块进行详细讲解，并结合实际案例进行说明。

参与者可以通过听讲和提问的方式与讲师互动，理解和掌握培训内容。

行政机关办公室工作实务

行政机关办公室工作实务第一章概述第一节办公室的地位和作用第二节办公室工作的性质和特点第三节办公室工作的基本原则第四节办公室工作的基本任务第二章机构设置第一节办公室机构设置的原则第二节现阶段中国的办公室机构第三节办公室机构的领导与管理第三章工作人员第一节办公室工作人员的素养第二节办公室工作人员的能力要求第三节办公室工作人员的职业道德要求第四节办公室群体结构的优化第四章调查研究第一节调查研究的内涵及特点第二节调查研究的基本原则第三节调查研究的程序和方法第四节调研报告的撰写第五节调研成果的评估与应用第五章政务督查第一节政务督查的涵义与意义第二节督查工作的原则第三节督查工作的内容第四节督查工作的方法第六章政务协调第一节政务协调的内涵及特点第二节政务协调的原则第三节政务协调的内容与类型第四节领导活动的安排第五节协调工作的方法与艺术第七章政务信息第一节政务信息的内涵及特点第二节政务信息的内容和范围第三节政务信息的种类和质量第四节政务信息工作的原则与方法第五节政务信息网络的建设第六节政务信息工作的运行程序第八章信访与市长公开电话工作第一节信访与市长公开电话工作的涵义和性质第二节信访和市长公开电话工作的任务第三节信访和市长公开电话工作的基本原则第四节信访和市长公开电话工作的基本要求第九章公文写作第一节公文的内涵及特点第二节公文的分类第三节公文的结构形式第四节公文的撰制程序第十章公文处理第一节公文处理的任务和意义第二节公文处理的原则和要求第三节收文处理第四节发文处理第五节公文立卷第十一章档案管理第一节档案管理工作的内涵及特点第二节档案管理的内容第三节档案管理的方法及应注意的问题第十二章印章管理第二节印章的标准化和刻制、启用程序第三节印章管理中应注意的问题第十三章保密工作第一节保密工作的意义第二节保密工作的特点第三节保密工作的方针与内容第四节办公室工作与保密第十四章办公自动化第一节办公自动化的内涵及特点第二节办公自动化的应用范围第三节办公自动化的开发与利用第四节办公自动化设备第十五章会议和会务第一节会议第二节会务工作的内容第三节会务工作的原则第四节会务工作的要求第五节会议的组织程序第十六章值班工作第二节值班工作的作用和任务第三节值班工作制度和工作要求第四节值班工作应注意的几个问题第十七章行政接待第一节接待工作的职能及作用第二节行政接待工作的类型第三节接待工作的原则及要求第四节几种常见的礼宾活动第十八章机关事务管理第一节机关事务管理的内涵及特点第二节机关事务管理工作的分类第三节机关事务管理工作的原则第四节机关事务管理工作中应注意的问题第十九章工作考核第一节工作考核的内涵和办法第二节考核的原则和内容第三节考核方法第二十章人事管理第一节人事管理的涵义及其地位、作用第二节国家公务员的职位分类第三节国家公务员制度基本原则和内容第四节人事管理机构第二十一章机关环境第一节机关环境及其与工作人员行为的关系第二节办公室的布置第二十二章社交礼仪第一节办公室工作与社交礼仪第二节日常基本礼仪第三节服饰礼仪第四节涉外活动的礼仪第五节执行公务时的礼仪第六节其他时间的仪表举止附录：（一）国家公务员暂行条例（二）中华人民共和国保守国家秘密法。

办公室实务基本内容（合集五篇）

办公室实务基本内容（合集五篇）第一篇：办公室实务基本内容第一章办公室实务概述【教学要求】通过本章教学，使学生对办公室的基本职能、业务范围和主要工作内容有比较全面的了解和认识，能够比较熟悉一般办公室常用设备的基本性能，并能够较为熟练地进行运用和操作，正确管理办公室及接待室。

一、一般了解：1．办公室的含义。

2．办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。

3．我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。

4．办公室环境的布置和管理二、基本掌握: 1．办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。

2．办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。

办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或文秘人员工作。

3．主要办公器械的使用。

4．办公用品的准备。

5．办公室和接待室的管理【教学建议】1．组织学生对我国文秘及国际文秘人员的工作实务进行对比讨论；2．模拟开展办公室环境的整治； 3．模拟开展常用办公设备的操作演练；第二章文员实务知识与能力1．文员工作指导思想2．“优先顺序”处理工作3．文员管理时间的方法4．文员的工作方法：请示方法与报告方法；计划方法和总结方法；受意方法；传达方法；进言方法；变通方法和挡驾方法；分工方法与合作方法；第二章文员实务教学要求【教学要求】通过本章教学，使学生了解文员工作的基本程序，特别注意掌握“优先顺序”处理工作的原则，能够较好地运用和管理时间，能够较好地了解和运用各种工作方法。

一、一般了解：1．计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤；2．传达方法； 3．进言方法； 4．变通方法和挡驾方法二、基本掌握: 1．文员管理时间的方法； 2．受意方法； 3．分工方法与合作方法三、重点掌握： 1．“优先顺序”处理工作 2．请示方法与报告方法；3．计划方法和总结方法；【教学建议】1．指导学生合理计划和安排工作时间；2．对各种工作方法进行分类对比，如请示与报告、计划与总结、受意传达与进言、变通与挡驾等。

办公室工作实务培训

办公室工作实务培训办公室工作实务培训办公室作为企业内部重要的工作场所，承担着众多的职能和责任。

为了提高办公室工作人员的综合素质和工作效能，办公室工作实务培训非常必要。

下面将介绍一些办公室工作实务培训的重点内容。

一、企业文化与价值观培训办公室作为企业内部的重要组成部分，需要深入了解和贯彻企业的文化和价值观。

培训内容包括企业的使命、愿景和价值观的宣讲，以及企业文化的内涵和外延等。

通过此培训，办公室工作人员能够更好地认同企业的文化和价值观，以此为导向来指导和开展工作。

二、办公室常用软件的使用培训办公室工作人员需要熟练掌握办公软件的使用，提高工作效率。

培训内容包括Word、Excel、PowerPoint等办公软件的基本操作和常用功能的应用。

通过培训，办公室工作人员能够灵活运用办公软件来处理文档、数据和演示等工作，提高工作效率和质量。

三、沟通与协调能力培训办公室工作人员需要与各种不同的人群进行沟通和协调，因此他们需要具备良好的沟通与协调能力。

培训内容包括沟通技巧、表达能力、人际关系建设以及协调与冲突处理等。

通过培训，办公室工作人员能够更好地与同事、领导和外部客户进行有效的沟通和协调，达到工作目标。

四、时间管理与工作计划培训办公室工作人员需要合理安排自己的工作时间和工作计划，提高工作效率和执行力。

培训内容包括时间管理的原则和方法、工作计划的制定和执行等。

通过培训，办公室工作人员能够更好地管理和利用时间，合理安排工作计划，提高工作效率和工作质量。

五、跨部门合作与团队合作培训办公室工作人员需要与各个部门进行跨部门合作，并且需要与同事一起组成一个高效的团队来完成工作目标。

培训内容包括团队合作的意义与重要性、团队建设与管理等。

通过培训，办公室工作人员能够更好地与不同部门的同事进行跨部门合作，构建一个高效团队，提高工作效能。

六、办公室保密与信息安全培训办公室工作人员需要处理大量的敏感信息和机密文件，因此需要具备良好的保密和信息安全意识。

《办公室实务》课程综述

《办公室实务》课程综述《办公室实务》课程综述前言办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。

办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。

随着我国社会经济不断迈进，与办公室实务有关的法律法规也逐渐健全；而计算机信息技术的迅速发展，互联网的广泛应用，对文秘人员在电子化环境下的“办公办会办事”能力也提出了更高的要求。

办公室即政府机关、企事业单位内的文员、秘书人员、机要员、打字员、接待员等文职人员的办公场所。

办公室工作具有两大职能：政务（或业务）服务和事务管理。

事务管理就是为确保有效、快捷的政务服务（业务）而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。

事务管理做得好，将会对政务（业务）工作和组织整体功能起到推动作用。

事务管理具有以下特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。

一.办公室实务的主要内容办公室实务第一章讲述了办公室实务的含义，并简单概述了办公室实务的具体内容。

办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。

事务管理作为办公室工作重要组成部分，是否做好对政务（业务）工作和组织整体功能起到推动作用，具有服务性、分散性、专业性、主动性和繁杂性的特点。

第二章主要介绍了办公室文员工作实务，其指导思想是“计划—实施—检查”，并按照“优先顺序”处理工作。

另介绍了多种文员管理时间、费用和具体办公室实务工作方法。

第三章介绍办公室实务中电话、电子通讯。

传统办公室实务对电话的依赖性很高，使用电话要注意三点：正确、有效、礼貌；介绍了新型电子媒体和新型电子工具的运用。

第四章介绍了普通邮件和电子邮件的处理实务。

第五章介绍办公室文员接待实务，文员接待工作一般是指在公司内迎接、招待来访的客人。

从接待时的心理准备、礼仪环节两方面分别对接待平时来访者和接待计划中来宾实务进行论述。

来访者若经由文员的接待和服务，不但有助于建立彼此的良好人际关系，而且足以显示公司的形象与业绩。

办公室实务概述

第二章
文员实务
一、文员的工作顺序二、文员管理时间、费用的方法三、文员的工作方法一、文员的工作顺序 1、文员工作指导思想：先作计划、付诸实施、然后检查结果，围绕“计划—实施—检查”这样一个滚动的过程。（这三个步骤并不是分开独立的，而是互相联系形成一循环）计划的步骤：（1）先充分了解即将开始的工作内容（2）思考以什么方法进行效率会最佳（3）上司分派两项以上工作时，排优先顺序实施的步骤：检查的步骤：分析计划和实施的差异；把以前做过的和别人做过的与目前自己所做的相同性质的工作加以比较分析。
四、办公器械的使用
文员使用的办公器械主要有：电话（固定、移动）、电脑、打文员使用的办公器械主要有印机、传真机、复印机、照相机、录像机、摄录机、幻灯机、投影机等，其中电脑、传真、复印机、录音机是最常用的器械。传真机的使用复印机的使用录音机的使用投影机的使用
五、办公用品的准备
1、办公用品的准备。办公室队了各种器械之外，还有桌椅等其他设备，以及经常使用易耗损的用品和用具。如桌椅、信封、纸张、铅笔、软盘等 2、订购和储备办公用品
二文员管理时间费用的方法管理好文员自己的时间文员要学会节约开支1请求方法与报告方法2计划方法和总结方法3受意方法4传达方法5进言方法适事适时适地适度1电话挡驾6变通方法和挡驾方法2来访挡驾3会议活动挡驾7分工方法与合作方法第三章电话电子通讯
第一章办公室实务概述
一、办公室的含义与职能
(一)办公室的含义办公室：办公室：办公室是办公的场所。具体分析办公室有以下几种有同的含义：（1）广义的：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等。（2）狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。（3）特指的：党和政府机关、企事业单位内的文员、秘书人员、）特指的：机要员、打字员、接待员等文职人员的办公场所。（4）专指的：某种专门的独立的工作机构。

办公室管理实务

三、我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容
1、我国文秘工作：主要包括：文书撰写；文书制作；文书处理；档案管理；会议组织；调查研究；信息资料；信访工作；接待工作；协调工作；督查工作；日程安排；日常事务；办公室管理；其他临时交办的事项。
2、国际文秘人员工作：主要包括：以速记记下上司留在录音机中的吩咐；档案管理；阅读并分类信件；以电话往来维持和外界的良好公共关系；替上司定约会并做好记录；按照上司的口头或者书面指示完成信函；在权限内按自己的意思发出信函；接待来访宾客；替上司接洽外界人士；自动处理例行的事务；为上司安排旅行或考察；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话等；准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；协助上司准备书面的财务报告、研究报告等；整理并组织好粗略的资料；替上司保管私人的、财务的或者其他的记录；协助上司申报所得税及退税；督导一般职员或速记员；安排会议事务，并做会议记录或纲要；复印资料。
3、我国外资企业与合资企业办公室实务内容：办公室环境的布置和整理；通讯事务、电话、信函和邮件处理；执行上司交办事项；照料上司身边的琐事；接待宾客和员工的来访；记录上司指令及会谈、会议内容；打印文稿及表格；收
集及整理各种信息；保管办公室设备及用品；外出办事，如银行、邮局、税务所等。
2、三个步骤是：制定工作计划、按计划开展工作、进行工作总结。
相互关系是：开展并完成工作是目的，制定工作计划是实施工作的前提和依据，进行工作总结可以进一步完善工作，也可以促进下一个工作计划的充实和完善。
参考答案：
1．打扫办公室、擦洗桌面 2．打开水 3．到政府领取文件 4．呈送领导审阅文件 5．转╳╳科办理 6．到邮局寄信 7．写材料 8．看书，接听电话等

第一章办公室实务讲解

办公室实务概述
挂画、摆设：用毛刷拂尘
废物筒：每天清倒，且不可倒掉机密文件。
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（3）文员办公室的布置
原则：简单实用，注重效率，保持良好的工作氛围
体现“5S”原则
办公室实务概述
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注意以下事项：
桌椅摆设
电话、电脑摆设
随时准备文件夹和笔
基本办公用品随时备用
购买和分配办公用品：
公司有专门的采购部门，向采购部门申请
自己采购：比较价格、降低交易成本、提前订购
办公
分发办公用品，应做好及时的记录，杜绝浪费
室
实
务
概
述
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储备办公用品
实时了解库存
估计一个周期的需求量，预计短缺及时
补充
物品摆放整齐
办公室实务概述
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6. 办公室和接待室的管理
文员应该注意以下几点沙发干净？
桌子和办公器械
窗帘
钟表是否准
废纸篓、垃圾袋
盆景、挂画
办公
报纸是否更新
室
实务
书架摆正？
概
述
办公用品印象体现于细节
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（2）清理和清扫的方法
办公桌椅：抹布擦拭沙发：刷、换桌布
办公用品：定期擦拭抽烟工具：检查清楚
书架：没有灰尘
地毯：吸尘器清洁
办公室实务概述
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问题：
明星助理属不属于办公室秘书？
你最熟悉的是哪一种？
干什么工作？在哪里办公？
办公室实务概述
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1.2 办公室的职能和特征
两大职能：政务（或业务）服务和事务管理
事务管理是为政务（或业务）服务而开

办公室工作实务

入职流程 (1)离职流程 (2)请、休假流程 (3)公章使用流程 (4)文件档案的归档管理及借阅流程 (5)公文办理流程 (6)公文传阅 (7)文件资料发放流程 (8)办公用品及日常用品的采购、发放流程 (9)日常故障处理 (10)处理突发事件 (11)会议室的使用及管理 (12)车辆使用流程 (13)来宾用餐流程 (14)填写《报名登记表》部门负责人组织面试合格者试工三天(应聘部门)相关负责人允许试用进入试用期填写《录用登记表》正式入职上交公司所需入职资料人力资源管理员录入人事档案存档上交《离职申请书》填写《员工离职交接表》填写《解除劳动合同协议书》各分公司、部门负责人、财审部、人力资源部签名分管领导签名公司领导签名填写《员工离职流程表》人力资源部办理员工档案移交存档填写《员工请(休)假申请表》直接主管审批各分公司、部门负责人审批分管领导审批(2－3 天假期) 人事部审核、填写意见(年假、婚假等超过 3 天长假期)分管领导审批总经理审批2 天以上假期销假(病假销假时需将医院证明附上)填写《印章申请表》各分公司、部门负责人审批办公室审批总经理审批办公室监印人员盖章、登记各类合同(含意向书)、协议书、上报文件综合办公室留存一份备案文件、资料采集分类整理编号立卷归档装订成册存放借阅文件、档案借阅登记签收、登记(急件、特急件随到随办)审核拟办公司领导批示办复存档公文登记、分类传阅处理签办存档文件、资料接收分类整理办公室审阅上传下达各单位、部门签收各部门、分公司办公用品等故障处理申请办公室工作负责人查明原因、联系相关维修人员处理完办公室人员登记维修记录待事后备查各分公司、部门填写《物品采购申请表》办公室、财审部等相关负责人审批总经理审批物品采购检查验收领用登记表公司领导使用会议室办公室安排会务准备工作会后清理工作检查设备设施各分公司、部门使用会议室填写《会议室使用申请表》(使用前一天)使用分公司、部门申请总经理审批办公室登记、借车突发事件浮现主要情况采集及时汇报领导妥善解决处理处理结果汇报定期盘点库存帐物相符监督检查检查车辆、设备用车补贴申请(1 元/公里)执行报销程序申请用餐事项(时间、地点等)相关负责人、总经理审批办公室安排就餐事项简餐 30 元/人、普通酒席 60 元/人、贵宾席 100 元/人引导就餐。

办公室实务课程讲解

办公室实务课程讲解办公室实务课程是一门帮助职场新手掌握各种办公室技能并适应工作环境的课程。

在这门课程中，学员将学习到基本的商业礼仪、沟通技巧、文件管理和时间管理等方面的知识。

本文将讲解这门课程的具体内容及其重要性。

一、课程内容1. 商业礼仪：商业礼仪是指处于商业活动中应遵守的行为准则和社交规范。

学员将学习到如何正确地应对各种商业场景，提升自己在职场中的形象和信誉。

2. 沟通技巧：在办公室里，沟通技巧是非常关键的。

学员将学习如何正确地与同事、上司和客户进行交流，并了解如何在工作中发挥积极的作用。

3. 文件管理：在办公室工作中，文件管理是必不可少的一环。

学员将学习如何正确地分类、保存和归档文件，并了解如何在需要的时候快速地找到所需文件。

4. 时间管理：时间管理是办公室生产力的关键。

学员将学习如何制定清晰的工作计划，规划自己的时间，提高自己的工作效率。

5. 办公软件：在办公室工作中，我们必须熟练掌握各种办公软件，如Word、Excel和PPT等。

学员将学习如何使用这些办公软件进行文档编辑、数据分析和演示报告等操作。

二、课程重要性1. 提升职场竞争力：在如今竞争日益激烈的职场中，学习办公室实务课程可以帮助我们提升自己的竞争力，更好地适应工作环境，从而取得更好的职业发展。

2. 提高工作效率：学习办公室实务课程可以帮助我们更好地管理时间和文件，提高工作效率，更好地完成工作任务。

3. 全面提升素质：办公室实务课程涵盖了商业礼仪、沟通技巧和办公软件等多个方面，学习这门课程可以帮助我们全面提升自己的素质和能力，更好地适应职场工作。

4. 增强信心：通过学习办公室实务课程，我们将更好地掌握各种办公技能并适应工作环境，从而增强自己的信心和自信心，更好地面对职场挑战。

最后，办公室实务课程是适合职场新手的一门课程，可以帮助我们掌握各种办公技能并适应工作环境。

通过学习这门课程，我们可以提升自己的竞争力，提高工作效率，全面提升素质，增强信心。

办公室实务（第2版）

办公室实务（第2版）•目录：•第一章办公室实务概述•1.办公室的含义与职能•2.办公室实务的范围和内容•3.办公室环境的布置和管理•4.办公器械的使用•5.办公用品的准备•6.办公室和接待室的管理•7.办公室零用现金管理••第二章文员实务•1.文员的工作顺序•2.文员管理时间、费用的方法•3.文员的工作方法••第三章电话、电子通讯•1.电话接打•2.新型电子媒体的运用•3.新型电子工具的利用••第四章邮件收发•1.邮件的收取•2.邮件的分拣•3.邮件的拆封•4.邮件的处理•5.上司不在时邮件的处理•6.邮件寄发前的准备•7.邮件的寄发•8.电子邮件处理实务••第五章接待实务•1.文员与接待•2.接待的基本礼节•3.接待平时来访者的实务•4.接待计划中来宾的实务••第六章信访实务•1.来信的受理与处理•2.来访的接待与处理•3.来电的接听与处理•4.企业信访工作实例••第七章会议及会谈实务•1.文秘人员与会议•2.会议的基本知识•3.会议的计划和准备•4.会议中的实务•5.会议记录的制作•6.会议后的实务•7.编写会议简报和会议纪要•8.为上司参加会议作安排•9.和同事一起开会•10.会见与会谈实务•11.召开各种形式会议的方法•12.提高会议效率••第八章日程安排•1.日程安排与文秘人员•2.日程安排的意义•3.文秘人员在日程安排中的工作•4.日程安排计划表的种类和管理•5.日程安排计划管理••第九章差旅事宜•1.文秘人员的职责•2.与上司一起旅行•3.差旅的预订工作•4.国(境)外旅行•5.旅行结束后的工作••第十章照料上司身边琐事•1.照料身边琐事的意义•2.照料身边琐事的准备•3.照料身边琐事的做法••第十一章交际与礼仪•1.日常举止规范•2.握手礼仪与名片的使用•3.交际应酬的内容和信息收集•4.喜庆实务和宴会礼仪•5.丧事实务和吊唁礼仪•6.与社会团体扩大交往的准备•7.礼品和贺卡的处理•8.捐赠记录的保存••第十二章办公室用语•1.文员和口头语言•2.敬语的使用•3.接待用语的使用•4.说话的方法•5.听话的方法•6.社交话题的选择••第十三章印信、值班工作•1.印章的制发和使用•2.介绍信的保管和使用•3.电子签名和电子印章的制作及使用•4.保密工作的范围和内容•5.值班工作的任务和要求••第十四章文书与档案实务•1.公务文书的特点和作用•2.公务文书的种类和格式•3.文书处理的内容和方法•4.文书管理的内容和要求•5.档案收集的对象和制度•6.立卷归档的标准和做法•7.档案的保管和利用•8.文书归档新规则的内容和方法••第十五章电子文档实务•1.电子文档的特征和类型•2.电子文件的收集和积累•3.电子文档的传输•4.电子文件的整理和著录•5.电子文档的存储•6.电子文件的归档•7.电子文档的利用与管理•附一：调查表•附二：实务测试•主要参考书目。

办公室管理实务内容与方法

如何决定工作的优先顺序呢？
应该做的事，
第一阶段：以工作的重
A、是否应该做的事？
集中精力做。
要程度为标准分解工作.
B、是否做或不做都无所谓的事？
C、是否不可以做的事？
A、重要且紧急的事；
第二阶段：以工作的紧急程度为标准分解工作.
B、紧急但不重要的事； C、重要但不紧的事；
Ｄ有价值，但不紧急，也不重要；
找理由编织“美丽谎言”应对，记下内容、转告领导
2、领导不愿参加会议或活动的挡驾：对没有必要的会
议和活动，委婉谢绝
3、领导不愿见来访者挡驾：
1、找借口打发来访者，或请示领导能否指定别人代替，若可以，则礼貌地请来访者与指定人员会见会谈。
2、如果来访者坚持要见领导，而领导实在不想见，则一方面要为领导挡架，让来访者明白今天想会见是无论如何都不行的；另一方面让对方留下电话和会面时间、要求，表示将及时禀告领导，待领导决定
但要注意防止不要把上司不成熟意见、质疑、设问误认为是上级的指示，不要自作聪明，弄巧成拙。
2021/3/8
21
⒋传达方法
传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。
一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。
另一种的非正式传达：由文员有意识的吹风
7、制作感谢信
8、整理档案
9、制作某主任发言PPT（下周用）
2021/3/8
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文员的时间管理
▲ 支配时间秘诀：
—充分地利用你最显效率
的时间。首先，要确定每天的目标
和日程安排。（专家说，要像刷牙一样养成每天把要做的工作排列的习惯。虽要花一点点时间，但益处良多。）其次，要尽量把最重要的工作任务安排在一天里你最有效率的时间中去做。（刚上班半小时一定要抓住）

办公室实务概述

办公室实务概述一、办公室实务的定义办公室实务是指在办公室日常工作中所涉及到的各种管理和操作实践，包括文件处理、会议管理、日程安排、邮件沟通、协调配合等工作内容。

二、办公室实务的重要性办公室实务是保障办公室正常运转和高效工作的基础。

合理的办公室实务管理能够提高办公效率，优化工作流程，减少错误发生，提升整个办公室的工作水平和绩效。

三、办公室实务内容3.1 文件处理办公室实务中常涉及到文件的处理和管理，包括文件的收发、归档、整理和保管等工作。

合理的文件处理流程能够确保办公室工作的顺利进行。

3.2 会议管理办公室通常会组织各种会议，办公室实务管理也包括会议的策划、组织、记录和跟进等工作。

有效的会议管理能够提高会议效率，达成会议目标。

3.3 日程安排办公室实务中需要合理规划和安排各种工作日程，包括个人的日程安排和团队的协调安排等。

良好的日程安排能够提高工作效率，避免工作冲突。

3.4 邮件沟通邮件是办公室工作中常用的沟通方式，办公室实务管理也包括了邮件的发送、接收、回复和管理等工作。

高效的邮件沟通能够及时传递信息，提升工作效率。

3.5 协调配合办公室实务管理还需要进行各种协调和配合工作，包括与部门的沟通协调、与同事的合作配合等。

良好的协调配合能够提高整个办公室的团队协作能力。

四、办公室实务管理的方法4.1 制定规章制度在办公室实务管理中，需要建立相应的规章制度，明确各种工作流程和规范，使全体员工能够遵守统一的管理标准。

4.2 采用办公软件现代办公室实务管理可以借助各种办公软件来提高工作效率，如日程管理软件、邮件管理软件、文档管理软件等，能够更加便捷地处理各项工作。

4.3 建立沟通渠道办公室实务管理中重要的一环是建立良好的沟通渠道，确保信息的流通和反馈，促进协作配合，提高团队合作效率。

五、办公室实务管理的挑战5.1 多任务处理在办公室实务管理中，常常需要处理多个任务和项目，挑战在于合理安排工作时间和优先级，保证各项任务的高效完成。

办公室工作实务2--3

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情景案例
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周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。导致她今天工作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很多：
1、处理发给总经理的函件，封面上有“急件”字样； 2、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 3、处理寄给人事部刘部长的包裹； 4、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意见：“交各部门负责人传阅”； 5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去； 6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等印刷材料； 7、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公司催要广告宣传单等文字材料。
❖ 素质点：培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识养成严谨、规范的办公室工作习惯
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第三节办公室的邮件处理工作
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处理邮件的注意事项
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1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收发制度；
2、要了解各种邮政业务，如信函业务、邮政包裹业务、特快专递业务等，特别是要熟悉一些邮政操作方面的小常识，如如何填写业务单式；如何封装包裹；如何查询、更改、撤回邮件等。
3、领导外出不在公司，秘书仍应按规范程序和要求处理各种邮件，但一定要和领导保持联系和沟通，重要邮件要及时请示汇报，处理过的各种来信应保留至领导返回后，请他逐一阅读处理。
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