1文件控制程序
1文件控制程序
文件控制程序编号:DYBZ/CX-01版本:A1 目的和范围对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。
防止误用失效或作废的文件和资料。
本程序适用于质量/环境/职业健康安全管理体系有关文件的管理和控制。
2 职责2.1 办公室负责体系文件的归口管理，办公室负责外来文件及公司其他文件的归口管理。
2.2 总经理负责批准和发布质量/环境/职业健康安全体系管理手册。
2.3 管理者代表负责审核管理手册、程序文件；以及三级文件的审批。
2.4 办公室负责对公司现有体系文件定期评审。
2.5 各部门负责相关三级管理文件的编制、使用和保管。
3 工作程序3.1 文件的分类3.1.1 按文件性质分类a)质量/环境/职业健康安全管理手册（包括形成文件的质量/环境/职业健康安全方针、政策、目标）；b)形成文件的程序（为质量/环境/职业健康安全管理体系所编制的程序文件）；c)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所制定的文件（如管理考核文件、工艺文件、检验试验规程文件、设备操作维护文件、培训需求文件等）；d)标准要求的记录；e)外来文件（包括法律法规/标准和顾客提供的图样、政府部门的有关文件等）。
3.1.2按文件载体分类：a)纸张性文件；b)非纸张性文件。
3.2文件的编号3.2.1 手册编号（见右图）DYBZ/SC-年号DYBZ---东营宝泽能源科技有限公司代号SC---手册代号3.2.2 程序文件编号 DYBZ/CX-00CX---程序文件代号00----指文件编号3.2.3体系三级文件的编号 DYBZ/QEO-00体系代码的表示：Q代表质量管理体系E代表环境管理体系O代表职业健康管理体系3.2.4 记录的编号DYBZ/JL-00（见02程序文件）3.3 文件的编写和审批3.3.1 质量/环境/职业健康安全管理手册由办公室组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
3.3.2 程序文件由相关部门编写，部门主管审核，管理者代表批准。
1文件控制程序
1、目的对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。
2、适用范围适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。
3、术语、缩略语本程序采用质量手册中的术语、缩略语。
4、职责和权限4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准；4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核；4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。
其他部门为协办及配合部门；4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。
5、工作程序5.1文件的分类及编号5.1.1 管理体系文件的分类1）质量手册(包括质量方针、质量目标)；2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）；3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定；4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。
表1：文件分类表5.1.2 文件编号本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册QM-JH-XXX-X/X版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号；5.1.2.2程序文件QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号；5.1.2.3第三层次文件除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如下规则：XX-XX-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始同代码文件流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始；文件代码，具体见下表2；本公司文件类型（TSP、SOP、SOR等）；表2 第三层次文件代码5.2文件的编制、审核、批准文件的编制（起草）人原则上是责任编制（起草）部门中的最佳人选（一人或多人），是最熟悉所编制（起草）的文件涉及内容的人员或职责所要求其熟悉所编制（起草）文件内容的人员，编制人必须了解文件体系的结构和内容，并了解文件的编写要求。
1文件控制程序
— 为构成管理体系的各种活动提供基本的和具体的程序文件。
5.1.2 由公司最高管理者制订质量方针、安全方针，并批准管理手册，文控中心负责管理手册的发放和管理。
5.2程序文件
5.2.1程序文件是战术性文件，确定谁、做什么、何时做，目的在于为执行构成管理体系的所有主要活动规定程序和方法，并明确具体的职责和权限，操作程序说明每个活动的内容、原因、时间、责任人、相关部门、结果记录方法等。
3.2文控中心负责受控印章的保管，任何其它部门不得私自雕刻、使用印章。
3.2文控中心负责整个质量、食品安全卫生体系的标准化审核。
3.3文控中心负责质量、食品安全卫生管理体系手册的拟制，管理者代表负责手册的审核，总经理批准发布。
3.4程序文件由各职能部门拟制，文控中心负责审核，总经理或管理者代表批准。
DG-HM-SC-XX
—DG-HM表示公司名称缩写
—SC表示管理手册专用代码
—XX表示手册修订次数
发行日期：手册最初版次制订发行日期。
修订日期：手册修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件版次：首次发行，版次为A，第二次发行版次为B，依此类推。
5.5.2程序文件编号方式， 发行日期，修订日期，修订次数，文件版次
DG-HM-CX-XXX
—DG-HM表示公司名称缩写
—CX表示程序文件专用代码
—XXX表示顺序号
发行日期：程序文件最初版次制订发行日期。
修订日期：程序文件修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
1 文件控制程序
1 文件控制程序山东樱花五金集团编号：YH-CX-01 版次：C/0 修订时间：2021-11-01文件控制程序 1.目的对质量环境管理体系所要求的文件的编写、标识、更改、评审、批准、发放、使用、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用的文件和资料为现行有效版本，保持公司质量环境管理体系合规运行。
2.范围适用于本公司质量环境管理体系文件的控制。
3.职责企管处对质量环境体系文件进行控制。
4.工作程序（流程图见附录） 4.1文件编号一级文件：质量环境手册樱花/管理手册--04/00 樱花 / 管理手册― **/** 第**次换版/第**次修订公司代号管理手册代号二级文件程序文件樱花/KCX第( )号―04/00 樱花 / KCX第( )号文件代号文件序号公司代号三级文件：樱花/ ― --04/00 版本号作业文件樱花/文件类别[2021] 第 ( )号**** 公司代号类别：技术要求、操作规程、作业指导、管理文件…..。
四级文件：樱花/** JL ― ****号樱花 / ** JL 记录代号公司代号记录类别：生产、环境、程序、检验 4.2文件的编写、签署和审批第( )号序号 [****] 最近修改年份― ****号序号（1）质量环境手册由管理者代表组织编写，总经理批准发布，明确发布日期和实施日期。
（2）程序文件由相应的职能部门编制，分管副总经理审核，总经理批准。
（3）技术文件由技术部门编写，分管副总经理批准发布。
（4）行政管理文件由各分管副总负责编制，总经理批准，企管处登记、发放。
（5）外来行政文件由接收部门签收识别，报总经理处理；（6）外来技术文件，由接收部门识别并负责传达给相关部门，相关部门根据文件的内容向分管副总报告，决定是否执行。
4.3文件的受控状况（1）文件分为：“受控”和“非受控”两大类。
（2）与管理体系运行紧密相关的为受控文件，由各主管部门按规定执行。
所有受控文件须在封面上加盖受控状态印章，并注明分发号。
1文件控制程序
1 目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 适用范围适用于质量管理体系有关的文件控制。
3 职责3.1 质量管理部负责全部质量管理体系文件的发放、回收、归档。
3.2 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4工作程序4.1文件分类与编号4.1.1公司一级文件为管理手册（包含所有过程控制和程序文件）由质量管理部备案保存；4.1.2公司第二级质量管理体系文件包括各作业文件、外来文件、各类管理文件等。
4.1.3文件分为受控和非受控两大类，受控文件接受更改控制，非受控文件不接受更改控制。
4.1.4质量管理体系文件的编号a)一级文件管理手册：公司名称代号-QM-版本号，手册中各章以节号区分。
例如：JD-QM/DC001 A/0，表示公司管理手册第A版。
b)二级文件：例如：JD-QP/DC001 A/0，表示公司文件控制程序第A版c)三级文件：部门代号-文件顺序号-年号。
例如：LG-05-2003，表示质量管理部于2003年发放的第5号文件。
部门识别代码：办公室：BG；综合管理部：ZG；管理策划部：GL；工程部：SC。
绿化清洁部：LQ;保安部：BA，采购部：CG, 质量管理部，LG, 财务部：CW。
b)质量记录表式；QR-GB/T19001:2000的条款号（通用记录替以TY）记录编号例如：QR—5.6—01，表示5.6管理评审中的第1个质量记录文件。
4.2 文件的编写与审批4.2.1 管理手册由管理者代表领导，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2 其它有关公司管理活动的规定由管理者代表批准。
4.2.3 文件审批以在文件上签字的形式予以记录。
4.3 文件的发放与管理4.3.1 经批准发放并经复印后的文件原件交质量管理部归档。
4.3.2 质量管理部发放前制定《受控文件发放范围清单》，交管理者代表批准后，在文件上加盖“受控”印章，在发放的文件和资料上注明分发号，按分发号发放，文件领用者应在《文件发放回收登记表》上签收。
1.文件控制程序
1.文件控制程序1、文件控制程序在当今的工作环境中，文件作为信息传递和工作依据的重要载体，其管理的规范性和有效性至关重要。
文件控制程序就是确保文件从创建、审批、发布、使用、更新到废止的整个生命周期都能得到妥善管理的一套流程和方法。
文件控制程序的首要目的是保证文件的准确性和一致性。
想象一下，如果不同部门依据的是不同版本或内容相互矛盾的文件来开展工作，那必然会导致混乱和错误。
例如，在一个生产企业中，工程部依据的是旧版的生产工艺文件，而生产部门使用的却是最新修订的版本，这就可能造成产品质量问题和生产效率低下。
文件的创建是整个控制程序的源头。
在创建文件时，必须明确文件的目的、适用范围和主要内容。
这需要对相关的工作流程、业务需求和法律法规有清晰的了解。
例如，制定一份质量手册，就需要充分考虑企业的质量方针、目标以及各项质量控制流程。
创建者还应遵循一定的格式和规范，确保文件的结构清晰、易于阅读和理解。
文件的审批环节是保证其质量和适用性的关键。
审批人员通常是具有相关专业知识和管理权限的人员，他们会对文件的内容进行仔细审查，确保其符合公司的政策、法规要求以及实际业务需求。
对于重要的文件，可能需要经过多个层级的审批，以充分考虑各方面的意见和建议。
文件发布后，需要确保使用者能够及时获得有效的文件。
这可以通过建立文件分发清单，明确哪些部门和人员需要接收哪些文件。
同时，要建立文件的存档机制，以便在需要时能够快速查找和检索。
在文件的使用过程中，使用者应严格按照文件的规定执行工作。
如果发现文件存在错误或不适用的情况，应及时向上级反馈。
例如，在操作一台新设备时，操作人员必须按照设备操作手册的要求进行操作，如果发现手册中的步骤不清楚或不正确，应立即报告给相关负责人。
文件的更新是为了适应业务的变化和法律法规的要求。
当出现新的业务流程、技术改进或法规变更时，相关文件应及时进行修订。
更新文件时，要遵循与创建和审批相同的流程，确保更新后的文件仍然准确和适用。
1文件控制程序
1 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保对质量管理体系起重要作用的各个场所均能得到适用文件的有关版本。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3 职责3.1总经理批准质量手册和质量目标。
3.2管理者代表兼质量负责人批准形成文件的程序、各类检验文件、规程和其他文件。
3.3 工艺文件由负责工艺生产管理的副总批准。
3.4质保部负责质量手册、形成文件程序、及各类检验规程的编制。
3.5开发部负责设计和开发文件的管理及工艺文件的编制。
3.6各类规程和其他文件由所涉及的条款的主管部门编制。
3.7 办公室负责各类文件的发放、更改、回收，以及外来文件的发放及回收。
3.8 任何发放的文件记录办公室(资料室)必须保存一份正本。
但其中f类的’财务票据’由财务室保存；收发货单、各类派工单等由相关部门自行保存；I类：《人事档案》由综合部办公室管理；《设备档案》由质保部管理；《研发产品档案》由开发部及综合部办公室管理；《生产产品档案》由质保部管理；《供应商档案》由生产部供应部管理；《进货检验档案》由质保部管理；《客户档案》由市场部管理；《应付帐款档案》和《应收帐款档案》由综合部财务室管理。
3.9文件使用部门应建立文件受控清单。
4 工作程序4.1文件、记录的分类A.公司资质、证书：营业执照、税务登记证、荣誉证书、型号注册卡、制造计量器具许可证等；B.检验报告：型式试验、抽检报告等；C.标准、规约、技术条件、招标技术要求、外来文件等；D.技术文件：设计文件、工艺文件、操作规程、检验方法、母片、源程序、光盘（所有文件连同电子版同时保存）等；E.管理文件：质量体系文件;内部管理文件等;其中质量体系文件分为：E-A.质量手册；E-B.质量目标；E-C.形成文件的程序；F.票据：财务票据、收发货单、各类派工单等；G.合同、协议书：认可合同、采购订单等；H.书刊：图书、杂志、报刊等；I.各种档案I-A.《人事档案》I-B.《设备档案》I-C.《研发产品档案》I-D.《生产产品档案》I-E.《供应商档案》I-F.《进货检验档案》I-G.《客户档案》I-H.《应付帐款档案》I-I.《应收帐款档案》R－记录（见RDK/R 4.2.4 记录控制程序）。
1文件控制程序
1.1文件控制程序1目的对本公司良好农业规范管理体系运行所涉及的有关文件进行控制，以保证本公司涉及到该管理体系的各个岗位有效版本文件的使用。
2 范围适用于本公司良好农业规范管理体系运行所用文件的控制。
3 职责3.1 市场部负责本公司良好农业规范管理手册和程序文件的编制、修改；办公室负责发放、回收、作废的管理。
3.2 生产部负责本部门管理制度和作业指导书等文件的编制、修改。
3.3 场长负责管理手册所涉及的各场的记录表格的编制。
3.4总经理负责手册的批准。
3.5外来文件根据性质不同，由办公室发放给生产部并进行存档，有文件更新时，旧的存档文件自动作废。
4 工作程序4.1 文件控制范围4.1.1良好农业操作规范管理手册、质量安全方针、质量安全目标；4.1.2 生产部的作业指导书、记录表格；4.1.3 其它管理性文件、其它质量和安全文件；4.1.4 外来文件包括：适用的法律法规、行业标准、强制性标准。
4.2 文件的编制与审批4.2.1 文件层次：文件分为三个层次：第一层次：管理手册：纲领性文件，是阐述公司的管理框架；第二层次：程序文件：阐述工作流程及与此有关的各部门间的业务接口关系；第三层次：规章制度、作业指导书、外来文件：是操作性文件。
4.2.2文件编号规定：本公司GAP管理手册、程序文件、作业指导书均执行以下编码：SYPX A（B/C/W） 001公司代码 GAP管理体系代码顺序码文件类别代码文件顺序号，即从001开始，依次顺延。
4.3文件管理4.3.1文件的发放、回收和作废由办公室负责，同时在标识等方面执行本规定的管理流程和要求；领用人在《文件发放和接收记录表》上签字，并负责保管领用的文件。
4.4 文件的更改4.4.1 管理体系运行后，所涉及的文件需要进行更改时，由生产部提交《文件更改申请表》，说明更改原因及理由，经管理者代表审核更改后，经总经理批准实施。
4.5 文件的作废和销毁4.5.1 当管理手册涉及的文件经多次修改，或当国家标准、法规有重大修改时，管理者代表适时换版，并填写相应记录。
01文件控制程序_secret
文件控制程序1.目的对与管理体系有关的文件及资料进行控制，确保所有使用场所都能得到适用文件的有效版本。
2.适用范围适用于与本公司管理体系有关的文件和资料的控制。
3. 职责3.1本程序的归口管理部门为总经办和工程部（以下称：文件管理部门）。
3.2总经办负责管理类文件和资料的编写、发放、更改、标识、回收和作废、归档等全过程活动的管理。
3.3工程部负责技术类文件和资料的编写、发放、更改、标识、回收和作废、归档等全过程活动的管理。
3.4最高管理者负责管理手册的批准发布3.5管理者代表负责管理体系程序文件和其他文件的批准发布。
3.6各职能部门及项目部对所使用的文件和资料按要求进行控制。
4.工作程序4.1文件的编制、审核、批准和发布4.1.1管理体系文件a.管理手册由管理者代表组织编制并审核、最高管理者批准发布；b.管理性程序文件由管理者代表组织编制并批准发布。
4.1.2 技术性文件和资料a.技术性文件由工程部组织编制并审核、总工程师批准实施；b. 工程部应确保施工验收规范的有效性。
4.1.3 其他管理性文件由各部门编写、部门负责人审核、公司分管领导批准。
4.1.5文件经审批后，原版文件分别送总经办和工程部保管，总经办和工程部负责识别现行修订状态（版本、第几次修改），进行编号，在《有效文件一览表》上登记并发放到相关部门。
4.1.6《有效文件一览表》至少应包含以下内容：a.（收）发文日期；b.文件编号；c.文件名称；d.版号/修订状态。
4.2 体系文件编号规则4.2.1 管理手册ZBJ/QEO1-2006年号管理手册识别号管理体系文件浙江标力集团建筑工程有限公司4.2.2 程序文件ZBJ/ QEO 2 □□--□□□□年号程序文件序号程序文件识别号安全管理体系文件浙江标力集团建筑工程有限公司4.2.3 第三层次文件ZBJ/ QEO 3□□□-□□-□□□□编制年号文件分序号文件序号第三层次文件识别号管理体系文件浙江标力集团建筑工程有限公司说明： G-管理性文件识别号，J-技术性文件识别号4.2.4 记录表格编号ZBJ/ QEO 4 □□—□□记录表格序号对应程序文件序号记录表格识别号管理体系文件浙江标力集团建筑工程有限公司4.3 文件的发放和回收4.3.1管理手册和程序文件由总经办负责发放，在《文件资料发放登记表》上作好记录。
1-文件控制程序
批准页1 目的为对质量、环境管理体系文件和资料进行控制，保证对质量、环境管理体系有效运行起作用的各个场所都使用相应文件的有效版本，制定本程序。
2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系的文件和资料的控制，如：体系文件：质量手册、环境管理手册、程序文件。
技术文件：标准—含国家标准、行业标准、公司制定的环境管理制度、工艺标准作业指导书、产品/原材料的技术规范(含验收准则)、包装要求等以及客户提供的技术要求；质量记录规范表格的控制规定于“记录控制程序”中。
3 参考资料**-**-** 记录控制程序4 定义4.1 受控本受控文件其分发、修订或更换均须按书面规定的控制程序进行，保证文件始终反映现行要求。
4.2 非受控本受控文件其分发按文件控制程序规定，但不保证其完全反映现行要求。
5 职责5.1 人事部负责质量、环境管理体系文件、技术文件的分发控制，并编制文件一览表。
5.2 各部门应对本部门使用的质量、环境管理体系文件、技术文件编制文件一览表。
6 程序6.1 文件编号指南6.1.1 质量手册编号WD-QM-XXXXYWD > *********公司QM > 质量手册XXXX > 版本编定年份Y > 版本号，同年第一版不必注明，第二版为A，第三版为B如：WD-QM-2010 表示：*********公司2010年版的质量手册6.1.2 环境管理手册编号WD-EM-XXXXYWD > *********公司EM > 环境管理手册XXXX > 版本编定年份Y > 版本号，同年第一版不必注明，第二版为A，第三版为B如：WD-QM-2015 表示：*********公司2015年版的环境管理手册6.1.2 程序文件编号WD-QP-XXQP > 质量管理程序及管理体系通用程序文件，如EP则是环境管理体系文件。
XX > 程序文件顺序号 2位阿拉伯数字如：WD-QP-06 表示，程序顺序号为《风险管理控制程序》。
1-1文件控制程序
1.目的加强对文件和资料的管理工作，使质量、环境、职业安全健康管理体系（以下简称体系）文件和资料处于受控状态，确保与体系有关的所有场所的文件和资料都是有效版本，严格防止使用作废文件。
2.适用范围本程序适用公司制定的与各体系有直接关系的文件和资料控制工作。
本程序适用于公司各体系所覆盖的组织机构。
3.职责3.1公司总经理负责各体系手册的批准发布，管理者代表负责体系程序文件的批准发布。
3.2综合管理部负责各体系手册、程序文件的统编、修改和发放、回收和登记。
3.3各业务分管领导负责所分管业务系统有关文件的签发和会签，部门领导负责本部门发文的审核。
3.4综合管理部负责经综合管理部下发的体系文件的审核、编号、打印、登记和工程竣工文件、资料的分类、整理、归档、贮存和保管，以及对外来文件的签收、转发和登记。
3.5工程管理部负责公司范围内技术性文件和资料的统一管理。
3.6各单位分别负责本单位所签订的合同文件的保存。
3.7公司直属项目经理部负责项目经理部范围内文件和资料的统一管理。
3.8各单位资料员和项目经理部资料员分别负责本部室／单位内文件和资料的管理。
4.程序4.1受控的体系文件和资料的范围4.1.1质量、环境、职业安全健康管理手册，体系程序文件，质量、环境、职业安全健康管理计划。
4.1.2对外签订的工程施工合同、保修合同、采购合同、工程分包合同及劳务合同；与工程质量、职业安全健康、环境保护有直接关系的文件和资料：施工组织设计，包括有关的法律法规、部门规章、行业要求，国家、部委、地方政府、行业和上级主管单位制定下发的和装饰分公司内部制定下发的有关文件，各种技术和操作规程、施工规范、工艺标准、检验和试验及评定标准、图册、图集、工法、图纸、设计手册、施工手册、施工方案、技术交底、设计变更、工程洽商、合格供应商名册、合格分包商名册、合格劳务企业名册、作业指导书等。
4.1.3 与职业安全健康和环境活动相关的现场作业指导书或操作规程、技术交底。
1文件控制程序
改人。
文件控制程序
文件编号
HX/QP-4.2.3
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4.7.4更改文件和资料可以以任何媒体方式保存，如纸张、磁盘、光盘、照片、样件等，在任何媒体形式的文件应参4.5文件和资料的管理执行。
4.7文件和资料的更新评审
4.7.1由文件的主管部门结合平时使用情况在适当时以及在必要的情况下组织对现有的文件适宜性、充分性进行评审，再次批准。
4.7.2文件和资料的更改由更改提出的部门填写文件更改申请单，经由原审批部门审批更改状态，并在更改一览表中做好标识。（如由其它部门审批，则应附有背景资料）方可实施更改。更改后文件发放部门及时将更改内容发到各场所使用。
6.6收文薄QR4.2.3—6
6.7文件和资料借阅登记QR4.2.3—7
6.8文件和资料销毁审批表QR4.2.3—8
c.其他管理性文件，（如企业档案管理文件）
质量体系文件的编号规定如下：
质量手册程序文件
HX/QM××－××××HX/QP－××××
年号标准条款号
版本号
质量手册代号程序代号
公司代号公司代号
文件控制程序
文件编号
HX/QP-4.2.3
版本号/修改次数
B/00
页数
共4页第2页
作业文件质量记录
HX/QW××QR×××－××
3.2综合办负责质量体系文件的组织编制。
3.3技术部负责技术文件和资料的控制。
3.4各部门的文件和资料应定期按档案管理办法交综合办，实行统一归档，分级管理。
4、工作程序
4.1文件和资料的分类及编号
01-文件控制程序
01-文件控制程序1 目的规范公司管理体系运行中文件的管理，实施对文件的有效控制，确保各个部门及生产等使用场所持有适宜的文件，并防止非预期的误用。
2 范围适用于公司质量/环境/职业健康安全管理体系和强制性产品认证管理体系文件,以及与体系相关的外来文件的控制和管理。
3 术语和定义3.1 文件文件是指“信息及其承载的媒体”，包括管理手册、程序文件、作业性文件、制度规范、图样、报告、标准、记录表单等。
3.2 程序程序是指为进行某项活动或过程所规定的途径与规则，含有程序的文件可称为“程序文件”。
3.3 作业性文件指具体规定工作细则或操作细节要求的管理性和技术性文件。
3.4 受控文件指当文件的批准、发放、使用、更改等处于按本程序要求进行控制的状态时，该文件称为“受控文件”；当文件处于非受控状态时，称为“非受控文件”。
3.5 外来文件指与管理体系有关的国家法律法规、上级文件、各类外来标准、相关方提供的文件等。
4 职责4.1 行政课a）是本程序的归口管理部门；b）负责组织管理手册、程序文件的编制；c）负责管理体系文件和外来文件的发放、回收、作废，以及组织管理体系文件的评审、更改等工作。
4.2 其他职能、生产部门a）负责组织管理体系中与本部门主要职责有关的程序文件和作业性文件的具体编制；b）负责组织本部门内部使用的文件的编制。
4.3部门主管a）负责管理体系中与本部门主要职责有关的程序文件和作业性文件的初步审核；b）负责本部门内部使用的文件的直接审批。
4.4 管理者代表负责管理手册审核及程序文件、作业性文件的批准。
4.5 总经理负责管理手册、公司管理制度的批准。
5 工作程序5.1 文件分类a) 管理手册（包括方针、目标）；b) 程序文件；c）作业性文件；d）记录表单；e）外来文件。
5.2 文件的编写5.2.1 管理体系手册、程序文件的编写由行政课负责组织相关部门编写；手册、程序文件应按照相应的管理体系标准要求编写，同时应符合本公司实际，使手册、程序文件既符合标准要求、又具有可操作性。
01文件控制程序
3.0职责
3.1总经理负责方针、目标/指标、手册、程序文件的批准与发布。
3.2管理者代表负责主持方针、目标指标、手册以及程序文件的编制、修订及实施检查工作，负责工作文件、记录表格的批准与发布，并对其内容进行解释。
3.3各部门负责对相关程序文件、工作文件及记录的编制，以及在实施过程中对其可操作性方面进行适宜的修改。
G文件的作废
目标、手册、程序文件、工作文件在整体或部分换版时除留一份经标识（盖“作废保留”章）后存档以外，其他皆作废并即时销毁。在日常运作过程中有页次的修改时，回收的旧文件皆作销毁处理。体系文件的销毁由文控人员立即执行。
I文件的管理、归档
文件的管理应有标识、有较好的贮存环境、有保存期限、易于检索、保持清晰、目录归类
5.0.支持Байду номын сангаас文件
5.1《记录控制程序》
6.0.质量记录
6.1《文件发放清单》
6.2《文件更改申请表》
6.3《法律法规一览表》
4.2.1质量管理体系文件编号方法，
A QEM（质量环境手册）
QEM –00
文件序号
质量环境手册代号
B COP（程序文件）
COP – XX
文件序号（01~99）
程序文件代号
C WI（工作文件）
WI –XX - XX
文件序号
部门代号
工作文件代号
4.3文件内容的编制原则和方式
4.3.1程序文件包括以下内容：
A文件编制需求
由各职能部门依据GB/T19001-2008/GB/T24001-2004标准的要求和运作的需求提出。
B文件的编制
a）方针、目标/指标、手册及程序文件的编制工作由管理者代表主持，各相关部门负责本部门主要程序文件的编写。
(ISO体系程序文件1)文件控制程序
程序文件文件编号：QY1S/QP-01~23版本号：A/O受控状态：受控分发号：________________持有人：________________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01文件控制程序文件编号：QY1S/QP-O1版本号：A/0受控状态：受控分发号：_____________持有人：_____________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01建立本公司有关质量管理活动的文件和资料控制方法，使所用的相关文件、资料均得以有效控制，以达到一致性，适用性及可追溯性，从而实现质量方针和目标。
2.0适用范围适用于所有质量管理活动相关的文件和资料经编制、审核、批准、识别、分发、修改、作废、管理、保存、维护等活动的单位和个人。
3.0职责和权限3.1《文件控制程序》的编制及维持由文控中心负责。
3.2文件和资料编制、审核、批准、分发控制依下表实施。
3.3分发给各个部门的文件，由使用部门依规定建档、管理、保存与维护。
4.0工作程序：4.1公司受控文件分类：4.1.1内部受控文件：a.质量手册b.程序文件；c.质量管理作业文件（包括管理制度/规范/标准/作业指导书等）d.记录4.1.2适用的外来受控文件a.国家、行业标准，国家法律法规；b.设备资料、顾客提供的文件和资料等；c.外来信息和市场动态等方面资料。
4.2.1质量管理手册和程序文件由管理者代表负责组织编写，各部门负责人参与会审，经管理者代表审核，报总经理批准、发布、实施。
4.2.2技术文件、工艺文件由技术部门编制，操作规程、作业指导书由相关操作使用部门编制，记录由相关部门编制；部门负责人负责审核，管理者代表负责批准。
4.2.3文件批准后，由文控中心负责于原件背面加盖“正本”章并在《受控文件清单》上登记。
4.3文件发放：4.3.1文件发放范围，由文件编制部门提出，管理者代表确定。
1文件控制程序
文件控制程序1目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件2适用范围适用于质量管理体系有关的文件（含外来文件）的控制3职责3.1总经理负责批准发布质量手册、各部门工作手册。
3.2管理者代表负责审核质量手册、各部门工作手册。
3.3各部门负责本部门业务范围内文件的编制、使用和保管。
3.4办公室负责公司质量管理体系文件、行政管理性文件、外来文件、及技术档案的归口管理。
4程序4.1文件分类、编号4.1.1 文件分为以下几类：a) 质量手册（包括质量方针和质量目标）；b) 形成文件的程序；c) 为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业、工作规范、管理制度、管理规定等）以及外来文件（法律、法规、标准、上级文件等） d) 质量记录4.1.2 文件的编号质量管理体系文件的编号：Q / KD — X / XX — 200Xa) 第一层次文件：质量手册：Q/KD —A/XX —200Xb) 第二层次文件：程序文件：Q/KD —B/ XXX —200Xc) 第三层次文件：1）人事管理制度、规范：Q/KD —C/RS —200X2）行政管理制度、规范：Q/KD —C/XZ —200X3）房产管理制度、规范：Q/KD —C/FC —200X4）仓储管理制度、规范：Q/KD —C/CC —200X5）住宅小区物业管理制度、规范：Q/KD —C/ZZ —200X6）办公楼物业管理制度、规范：Q/KD —C/BG —200X7）安全防范管理制度、规范：Q/KD —C/AF —200X8）绿化养护管理制度、规范：Q/KD —C/LH —200X9）院区清洁管理制度、规范：Q/KD —C/QJ —200X10）公共维护管理制度、规范：Q/KD —C/WX —200X11）外来文件：Q/KD —C/WL —200Xd ）第四层次文件：质量记录：Q/KD —D/JL —200X 企业标准 成都凯迪物业管理有限公司文件层次 年 号 代 码4.2 文件的编写、审核、批准4.2.1质量手册由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，报总经理批准发布；4.2.2程序文件由办公室组织编写，各部门负责人讨论通过，经会签后由总经理批准发布；4.2.3各部门作业、工作规范、管理制度、管理规定由归口管理部门编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准发布；4.2.4各部门业务范围内的对外书函、通知、告示（含记录），由相关人员编写，须报部门负责人批准；4.2.5应保证文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本。
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1、目的
对与质量体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用的有效版本。
2、适用范围
适用于本公司范围内，与质量体系运行有关的管理性文件和技术性文件的控制。
3、术语、缩略语
本程序采用质量手册中的术语及缩略语。
4、职责
4.1 总经理负责质量方针、质量目标、质量手册等文件的批准与发布；
4.2 管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写负责系统审核；
4.3办公室文件的归口管理部门,并负责文件的组织编写负责系统审核;
4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理.
5、工作程序
5.1 文件的分类及编号
5.1.1质量体系文件的分类
a、质量方针和目标
b、质量手册
c、质量体系程序文件
d、表格（质量体系要求文件和作业性文件的表格，记录是文件中特殊的一种，由4.2.4《记录控制程序》控制）
5.1.2文件编号
企业管理标准（文件）的编号由办公室控制并给定代号，其代号组成：
X1/XXX2 XX3.XXX4. X5-XX6X7
X1:企业标准代号，以大写的拼音字母表示，一般以“Q”表示；
XXX2：企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“KNB”表示；
XX3：文件类号，本公司文件类号见图1
图1：公司文件类号
XXX4：章节号，按照YY/T0287-2003标准编制，详见图2
X5：表示同一文件不同的顺序号，例如Q/KBN 03.423.A-13A《文件控制程序》中记录部分,若引起的相
关记录有5份,则用Q/KBN 04.423.A-13A ,Q/KBN 04.423.B-13A ,Q/KBN 04.423.C-13A等进行编号;
质量手册封面用“＊1”表示，程序文件封面用“＊2”表示。
XX6：2013：年号，即文件发布批准的年份代号，如2013年发布，就用13表示；
X7：文件的版本号，如文件的版本是：“O/A”版，即用“A”表示
图2：公司体系文件章节号
5.2文件的编制
5.2.1总经理制定质量方针、确保质量目标的制定；
5.2.2管理者代表组织各责任部门/人员编制质量手册、程序文件以及相关的作业文件，办公室负责协调；
5.2.3文件的编写格式
质量文件的格式执行Q/KBN 05.423.A-13A《质量体系文件编写导则》。
5.3文件的审核与批准
5.3.1质量方针和质量目标由总经理批准发布；
5.3.2质量手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准；
5.3.3其他文件同各职能部门编制，各部门负责人审核、总经理授权批准。
5.4 文件的发放
5.4.1办公室负责所有与本公司质量管理体系有关文件的发放。
5.4.2办公室根据需求确定文件的发放范围，文件发放时填制“文件发放/回收登记表”，并实施发放。
外来文件一般情况不实行发放，采用借阅的方式，借阅时填写“文件借阅登记表”。
5.4.3本公司使用的文件均为受控文件。
对外提供的文件分为受控与非受控文件。
受控文件均应加盖“受控”标识章，非受控文件除质量手册和程序文件应注明非受控状态，其他可不加盖“非受控”章。
5.4.4所有经批准发放的文件，均应有文件分发号。
文件分发号的制定与控制执行《质量体系文件编写导则》中的有关规定。
5.4.5因文件破损需补发新文件时，新补发的文件分发号仍沿用原文件的分发号；因文件丢失需补发新文件时，应给予新的分发号，并注明丢失文件原分发号作废。
5.5 文件的领用、借阅
5.5.1所有文件的领用，由文件领用人在“文件收发记录表”----发放信息栏中签名。
5.5.2当需要使用文件的人员，未得到文件时，不得随意借阅他人的文件复印，统一到办公室办理领用手续。
5.5.3当文件严重破损使用时，文件使用人应办公室办理更换手续，交回破损文件。
5.5.4当文件使用人将文件丢失时应向办公室说明情况，经相关部门/人员批准后重新办理补领手续。
5.5.5本公司以外人员(顾客或认证审核等除外)需借阅文件，经总经理批准后到办公室办理借阅手续。
本公司人员借阅，登记即可。
5.6文件的更改
5.6.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门负责人填写“文件制定、修改、废止申请单”(需要时可增加附页)说明更改原因及更改状况。
5.6.2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时由接替其岗位的人员审批。
当须指定其它部门审批时，该审批部门应查获审批所依据的背景资料。
5.6.3文件更改批准后，由办公室实施更改，更改采用换面方式，并注明修改状态。
当该页更改后的内容增多，更改后的更改页变成数页时，则页码的标注方法为：更改的第一页仍为原页码，更改的第二页为原页码加A，更改的第三页为原页码加B，依次类推。
到换版时页码重新排列。
5.7文件的换版与作废
5.7.1经过评审，文件需要换版或文件经多次更改(一般为九次)或文件需大幅度修改时应进行换版，换版由原审批人批准。
原版文件进行作废/作废保留处理，办公室对原版文件进行回收，将相关信息记录在“受控文件档案记录表”上，并换发新版本。
5.7.2作废文件由管理部门报经总经理批准后，由办公室按规定收回作废文件，并加盖“作废”印章。
由办公室过期作废的文件从发放和使用场所及时收回，并在每年年初集中销毁上一年度已作废的文件，填制“作废文件销毁记录表”。
5.7.3对医疗器械产品，办公室统一留存一份作废文件，并确定其保存期限。
本公司现在体系覆盖二个产品有关作废文件保存期为自作废日期起保留三年，应确保在本公司所规定的医疗器械使用寿命期内可以得到此医疗器械的制造和试验的文件。
留存的文件须加盖“作废留存”印章。
5.7.4需作为资料留存的作废文件由文件使用部门报经办公室负责人批准后，加盖“作废留存”印章，方可留存。
5.8 文件的管理
5.8.1由办公室建立“受控文件清单”，按记录表实施文件管理。
外来文件按“外来文件登记表”实施管理；
5.8.2质检部负责核查所使用的技术性国际标准、国家标准、行业标准等外来技术性文件是否有效版本，并通知办公室及时更换过期文件。
5.8.3办公室负责核查除技术性以外所使用的国际标准、行业标准、法律、法规等外来文件是否有效版本，及时更换过期文件。
5.8.4 外来文件由办公室负责识别并归档管理，填写“外来文件登记表”，外来文件的借阅参照5.4条规定执行。
6 相关文件
Q/KBN 05.423.A-13A《质量体系文件编写导则》
Q/KBN 03.424.A-13A《记录控制程序》
7 记录。