行政办公制度【精】

行政办公制度

第一节文件审批管理规定

一、本规定适用于集团公司及集团各下属子公司。

二、文件管理职责部门

（一）集团公司总裁办公室是集团文件管理的最高机构。

（二）子公司人事行政部作为二级管理部门，负责公文管理工作的具体执行。三、公文种类

公文常见的包括：决议、决定、报告、请示、批复、通知、通告、命令（令）、函、会议纪要几种形式。根据行文的方向不同，将公文分为：

（一）内部行文

1、上行文：下级单位向上级单位呈送的公文，有请示、报告、申请。

2、平行文：向同级部门或直属子公司之间送交的公文，即《工作联系函》。

3、下行文：上级单位向下级单位送交的公文，有决议、决定、命令、批复、

通知、通告。其中，决议为集团公司董事会、总裁办公会，其他部门或子公司不得使用。

4、公文可以以上述形式行文，也可以会议纪要形式行文。

（二）对外行文：函

四、公文的写作要求

公文的写作基本要素应由三个部分组成：文头、主体（又称行文部分）和文尾，每一部分又由若干要素构成。格式内容包含为：发文单位名称、发文字号、密级等级、紧急程度、签发人、正文、附件、文尾。详细要求如下：（一）文头部分（由公司统一标准文头）

1、发文单位名称：使用各公司按集团VI手册统一印制的抬头纸。

2、标题：即主题，由发文单位根据文件内容性质按上述确定的公文种类及行

文方向选择拟订标题。标题必须准确概括正文所表述的所有内容。

3、发文字号：公文编号按同一年度公文顺序排列，包括发文单位代字、发文

年份和文件顺序号三项内容。在发文字号中加上一个反映文件的业务内容的类别或归属的标志。

4、秘密等级：公文的文头部分要注明其秘密等级。

5、紧急程度：对于紧急公文，要在文头部分注明“特急”或“急”的字样。

6、签发人：核准并签发文件的领导人签署名字。

（二）正文部分

1、主送部门：负有公文处理责任的受文部门。

2、正文：这是公文的核心部分。要求内容充实、中心突出、表意明确、条理

清楚。正文一般由开头、主体、结尾三个部分组成，内容要求言简意赅、条理清楚、表意准确。

3、附件：附件是附在主件之后，对文件内容起说明和补充作用的文字材料，

如有附件，“附件”两字应标注在正文之下，空两格处，后面填写附件名称和页数。

4、落款印章：填写和加盖发文单位的名称和印章。落款应在正文右下方，隔

二、三行处书写；印章位置要求端正，骑年盖月，且不压成文，印章下压必

须清晰。

5、成文时间：公文发出或生效的日期。

（三）文尾部分

1、抄报、抄送部门：指同公文所写事项有关，需要了解公文内容或协助完成

工作的部门。公文送交有关同级或下级部门称抄送，呈交上级部门则称抄报。

2、印制及存档说明。

五、公文审批权限及流程

（一）公文审批权限

公文审批权限根据公文的性质、内容按公司制定的各项规章制度中确定的流程及审批权限执行。

（二）公文签发审批权限

1、集团公司的公文由集团公司董事会或总裁审批后签发。

2、集团公司及下属子公司对政府各部门的外行文一律由集团公司董事会审批或

授权后方可签发。

3、子公司内部行文、上行文以及非涉及到公司经济利益的对外行文一律由子

公司总经理审批后方可签发；涉及到公司经济利益的对外行文必须报集团公司分管副总裁、总裁审批。

4、部门之间（包括子公司）的平行文一律由发文部门最高负责人（或发文公

司总经理）审批后方可签发。

5、各类协调会形成的会议纪要一律由会议主持人核准后方可签发。

6、违反上述审批权限的公文一律视为无效公文。

（三）公文审批及传递流程

1、集团公司本部行文审批一般流程（如下图）

1）上行文

2、子公司行文及子公司与集团公司公文往来审批一般流程（如下图）

1）上行文

2）下行文：参照集团公司下行文流程。

3、部门之间、子公司之间平行文审批传递一般流程（如图）

六、公文性质、内容签发管理要求

（一）集团公司内部各级办公室必须根据行文方向严格使用本规定第三条公文种类界定，各部门之间或各子公司之间平行文严禁使用除《工作联系函》以外其他种类公文形式。

（二）与财务活动有关的公文一律使用《款项审批汇签单》或《合同审批汇签单》，与财务活动无关的公文一律使用《文件审批汇签单》。

（三）各子公司内部行文涉及到管理方面内容的公文不得与集团公司颁布的各项规章制度有原则冲突。如有冲突，即使已经签发，也视为无效公文。（四）各子公司内部行文涉及到业务方面内容的公文不得与集团公司的经营方针、经营目标、经营计划有冲突，如有冲突，则必须上报集团公司审批，如无集团公司审批自行发文，即使已经签发，也视为无效公文。

（五）“决议”、“决定”、“通知”、“通告”、“批复”类公文，经授权人审批后，行政管理部门加盖公章后下发；其余类公文经授权人签字后即可签发。（六）所有子公司内部文件，必须抄送集团公司总裁办公室。所有上行文，发文部门（或子公司）无确定抄送权，所有抄送权由报文单位负责人确定抄送

部门、公司及人员。

（七）为了提高工作效率，减少文件数量，各类“请示”、“报告”先应得到最高权限审批人确认，再进入拟文程序。各部门或子公司之间的沟通、配合、协助、协调等工作，能口头协商妥善解决，则不必进入发文程序。

七、公文传递及传达管理要求

（一）集团公司除平行文以外各类公文一律集中由集团公司总裁办公室负责收

发，子公司除平行文以外各类公文一律由子公司行政部门负责收发。（二）子公司对集团公司的上行文由集团公司总裁办公室负责收文，统一集中处理、统一办理传递，汇签手续后反馈至发文部门或子公司，原件交由集团公司总裁办公室档案管理人员存档。

1、对违反行文规定、审批程序的公文，集团公司总裁办公室有权拒绝收文或签

发。

2、所有公文必须由收发经办人员在收发簿上签字，并注明收发日期。除特殊

情况下，收发经办人员在办理完收发手续后一个工作日内未转发则可视为经办人员失职。异地发文采用传真方式，传真号应相对固定。收文单位在收文传真时应有记录，发文单位在发完传真后应向收文单位电话确认。八、公文的密级传达

（一）传达范围

1、绝密：相关经办人、相关分管领导、总裁、董事会。

2、保密：相关部门、相关分管领导、总裁办公会成员、总裁、董事会。

3、限制：公司部门副经理级以上。

4、一般：公司全体员工。

（二）为了公司政令得到充分贯彻实施，任何文件必须根据密级及时传达至传达范围内所有人员，如未即时传达或未传达，公司将追究有关责任人责任。

九、公文格式

（一）公文必须使用各公司按集团VI手册统一印制的抬头纸，所有的文件由集团公司制定统一的字体、格式。

（二）如文件是以会议纪要的形式形成，则会议纪要必须使用各公司按集团VI手册统一印制的抬头纸，格式按集团公司统一模式，字体、字号均同公文设定。

十、如权限审批人身兼数职，则按权限审批人所兼职务中最低权限履行审批权利。十一、本制度由集团公司人事行政部负责解释。

附件1、《文件审批汇签单》

2、《公文模式》

3、《会议纪要模式》

4、《文件收发登记表》