附加资料3盒内备考表式样
城建档案归档操作指导书资料
招商局地产控股股份有限公司
城建档案归档操作指导书
本指引适用于各区域总部/城市/项目公司及项目部的档案管理人员，旨在规范档案的日常管理的工作标准。
一．城建档案的归档时间
1．根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
2．各公司/项目应在项目施工过程中督促施工单位及时收集工程文件并整理立卷，定期组织专业工程师、监理单位对归档的建设工程文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。
3．各公司/项目应在项目竣工后及时组织施工单位进行档案验收，并及时向当地城建档案馆移交项目竣工档案。
二．城建档案归档的质量要求
1．纸质文件归档的质量要求
⑴.归档的文件材料应为原件；
⑵.归档文件材料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施
工、监理等方面的技术规范、标准和规程；
⑶.归档文件材料的内容必须真实、准确、与工程建设实际相符合；
⑷.归档的文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，
不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复
写纸、铅笔等；
⑸.归档的文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续
完备；
⑹.归档的文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面
(297mmX210mm)，图纸采用国家标准图幅；
⑺.归档文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张；
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不
得使用计算机出图的复印件。
⑻.所有竣工图应加盖竣工图章，且应满足以下要求：
①竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、
卷内目录填写
图C 卷内目录式样注：1、尺寸单位统一为：mm
2、比例1:2
1
2
附录D 卷内备考表式样
注：1、尺寸单位统一为：mm
2、比例
1:2
图D 卷内备考表式样
五、会计档案整理
五、会计档案整理
1、分类
会计档案大类代字为kj,分四个属类:
kj1：会计报表(永久或长期）;kj2:会计帐簿(２5年);kj３:会计凭证(15年);ｋj4：其他(永久或长期）。
2、组卷
报表、其他类：一年或一套报表组一卷；
帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。
3、排列
按时间顺序排列。
４、编页号
凭证类不需编页码;
报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。
5、装订
帐簿、凭证类一般保留原装订；
报表、其他类如已有封面则保留，无封面时,可以白纸加封面，并拟定案卷标题。案卷标题格式为：
单位名称＋时间+会计材料名称
类别号=大类代字＋属类代号+帐套代号；
案卷号：同类同年度案卷排列流水号。
7、电脑著录
利用电子档案馆系统进行著录。各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。“标题”应按照“单位+时间＋会计材料名称”的模式著录。
８、编制目录
会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》,会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。
9、装盒上架
装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。
上架排列:一般先分属类,再按年度和案卷号顺序进行排架
附表1：会计档案目录
全宗号：×××类别：kj3.1 年度：
附表２：
会计档案目录
六、科技(基建)档案整理
基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。成套性和阶段性是基建档案的基本特点。
一、归档范围
基建项目报建阶段：主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计(初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。
档案管理培训资料
归档文件整理培训资料
一、档案的定义：
档案是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
这个定义有以下四个方面的函义：
1、档案是各机关、组织、和个人在其社会实践活动中形成的；
2、档案是由文件材料有条件地转化而来的；
（1）办理完毕的文件；
（2）要有价值的文件；
（3）经过科学的整理；
3、档案载体形式多样；
4、档案的本质属性：具有原始记录性。
二、什么叫全宗：
全宗就是一个独立的机关、团体、企事业单位及著名人物在其社会实践活动中形成的全部档案。
按全宗整理档案是我国档案整理工作的一个重要原则。
档案构成全宗是有条件的，并不是任何单位形成的档案都能构成全宗，只有独立的机关的机关形成的档案才能构成全宗。机关内部组织机构是机关的组成局部，不是一个独立的机关，它所形成的档案就不能构成全宗。所以，各单位内部组织机构、各科、股室不能单独收集、整理档案。
构成全宗的三个要素：
1、有独立的人事任免权；
2、有独立的对外行文权：
3、有独立的财政预、决算权；
三、档案管理的基本原则：
1、统一领导、分级管理国家全部档案；
2、维护档案的完整和安全；
3、便于党和国家各项工作利用；
四、什么是归档文件：
立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件的收集
归档文件的收集，就是将分散在业务部门或领导或相关人员手中的文件集中起来，以备整理的过程。文件材料的收集，是归档文件整理的首要环节，它主要是通过建立健全文件材料的归档制度来实现的。
组卷归档相关表格式样
附件1 卷内目录式样
尺寸单位统一为：mm
比例1:2
附件2 卷内备考表式样
尺寸单位统一为：mm
比例1:2
附件3 案卷封面式样
卷盒、卷夹封面A×B=310×220
案卷封面A×B=297×210
尺寸单位统一为：mm 比例1:2
附件4 案卷脊背式样
D=20、30、40、50mm
尺寸单位统一为：mm 比例1:2
附件5 案卷目录样式
说明：本表为案卷移交单位填写工程全部归档案卷目录
附件6 竣工图章示例
80
15
7
7
50
7
7
7
20
20
20
20
竣工图章尺寸为：50mm ×80mm 。 竣工图章应使用不易褪色印泥，应盖在图标栏上方空白处。
文书档案归档操作指引
文书档案归档操作指引
1适用范围
本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案整理工作。
2 定义
2.1 归档文件
立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。
2.2 归档文件整理
2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。
2.2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3.整理方法
3.1件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。
3.2 装订
3.2.1归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附
件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。
3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。
3.3分类
3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。
3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。
安全监管监察部门许可证档案管理办法——安监总办〔2017〕27号
安全监管监察部门许可证档案管理办法
安监总办〔2017〕27号
第一条为规范安全监管监察部门许可证档案管理，根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》和《安全生产许可证条例》（国务院令第397号）和其他有关法律、法规，制定本办法。
第二条本办法适用于具有许可证颁发和管理职责的各级安全生产监督管理部门和煤矿安全监察机构（以下统称许可机关）。
第三条本办法所称安全监管监察部门许可证档案，是指许可机关在许可证颁发和管理过程中形成并归档保存的文字、图表、证照、电子数据等不同形式和载体的文件材料。涉及的许可证种类有：煤矿企业安全生产许可证、非煤矿矿山企业安全生产许可证、危险化学品生产企业安全生产许可证、危险化学品经营许可证、危险化学品安全使用许可证、非药品类易制毒化学品生产许可证、非药品类易制毒化学品经营许可证、烟花爆竹生产企业安全生产许可证、烟花爆竹经营（批发）许可证、烟花爆竹经营（零售）许可证。
许可证档案是许可机关行使安全监管监察职能的历史记录，是矿山、危险化学品、非药品类易制毒化学品、烟花爆竹企业（以下统称企业）获得相关安全生产、使用和经营资质的原始凭证，是国家专业档案资源的重要组成部分。
第四条国家安全监管总局负责组织协调并依法保障许可证档案管理工作。各级许可机关负责本机关颁发的各类许可证档案管理工作，并接受同级档案行政管理部门对许可证档案管理的监督和指导。
上级机关委托下级机关实施许可证颁发管理工作的，相关许可证档案由受
委托许可机关管理。
第五条许可机关应保证许可证档案工作开展所必需的人员、经费、库房、设施设备，确保档案安全。在建立、完善许可证网上审批系统时，要按规定做好电子文件归档及电子档案的管理。
竣工资料封面备考表卷内目录标准格式
.
案卷题名：用工程施工xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
工报告及大事记电10KV供电专用线路施
合同工程：工对外交通程
1.5~2cm
中点单位工程：
分部工程：
分项工程：
单元工程：
体楷小四总页数20 页
中其.
.
页20 文字
张纸图体楷一号张片照
体楷二号为立卷单位
xxxxxxxxx有限公司XXXX年XX 月XX日至XXXX年XX月XX日
5cm
为卷内文件的起止时间.
：3 附件.
2号仿宋卷内备考表黑体小三华文新魏小三参见号：号：档事记告及大线电专用路施工报工案卷题名：xxxxxxxxx工程施用电10KV供
. .
附件4：卷内目录格式仿宋24号～11号9 12仿宋号仿宋Excel用制作
.
.
附件５：竣工图章式样见下图
xxxxxxxx工程竣工图.
案卷目录及其封面备考表式样
附件4案卷目录及其封面、备考表式样
案卷目录
图4-1 案卷目录式样
填写要求：
1.序号：填写案卷号。
2.档案编号：填写每卷的档案编号。
3.案卷题名、页数：按图3-1要求填写。
4.年度：填写每卷文件的起止年度，中间用“/”连接。
5.期限：填写永久。
6.备注：填写案卷需要说明的问题，如文件的密级或其他。
图4-2 案卷目录封面式样
填写要求：
编制单位：填写档案编制单位全称，即XX省（自治区、市、县、区）第二次全国地名普查领导小组办公室。
图4-3 案卷目录备考表式样
(档案管理)档案工作印章、目录、标签样式(通用)
档案工作印章、目录、标签样式
（通用目录45 种）
1、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2
2、文书档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3
3、卷内备考表（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4
4、案卷目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5
5、卷内文件目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6
6、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈7
7、归档文件目录（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈8
8、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈9
9、科技档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈10
10、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11
11、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12
12、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
13、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14
14、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈15
15、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16
施工资料管理规程上册
附表
附表A 封面、目录、备考与移交书
案卷封面式样
卷内目录式样
卷内备考表式样
城市建设档案移交书
向城市建设档案馆移交档案共计卷。其中：图样材料卷，文字材料卷，其它材料张（）。
附：建设工程项目档案移交清单一式三份，共（）张。
移交单位：接收单位：
单位负责人：单位负责人：
移交人：移交人：
移交日期：年月日
建设工程项目档案移交清单
编号（）号
：
你单位工程档案，共计卷，已移交我馆，特此证明。
业务接收科业务接收人接收日期
档案移交目录
本表一式三份，建设单位、城建档案馆、移交单位各一份
建设工程竣工档案验收意见书编号：（）
本表一式三份：建设单位、备案机构、城建档案馆各一份附表B 湖北省建筑工程施工资料统一用表
（上册）
目次
A类工程管理资料 (151)
B类工程技术资料 (164)
C类工程测量记录 (170)
D类工程施工记录 (176)
E类工程试验检验记录 (211)
F类工程物资资料 (281)
G类施工质量验收资料 (381)
工程竣工验收资料···················（见下册）
（安装部分、建筑节能质量验收用表、工程竣工验收资料见下册）
A类工程管理资料
1、工程概况表（表A1） (152)
2、施工现场质量管理检查记录（表A2） (153)
3、工程开工报告（表A3） (154)
4、工程竣工报告（表A4） (155)
5、工程停工报告（表A5） (156)
6、工程复工报告（表A6） (157)
7、施工进度计划表（表A7） (158)
8、项目大事记（表A8） (159)
9、施工日志（表A9） (160)
10、不合格项处置记录（表A10） (161)
卷内备考表式样【模板】(2)
附件3 卷内备考表式样
卷内备考表
填写说明：
1.本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
2.立卷人：XXX立卷者签名。
3.检查人：XXX质量审核者签名。
4.立卷时间：填写立卷完成的日期。
建设工程资料归档规范【范本模板】
建设工程档案归档整理规范
第一章建设工程文件归档的基本职责
一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：
（一)在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；
（二)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档；
（三)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；
(四)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
（五）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可文件,不得组织工程竣工验收；
（六)对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。
三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
四、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位.建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
五、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导.在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后,须出具工程档案认可文件.
组卷要求及顺序
白音华煤提质（科技改进完善）工程第一套干燥系统施工单位竣工技术资料
整理范围、组卷要求及排列顺序
批准：
审核：
编制：
白音华煤提质厂
2013年4月
案卷整理范围要求及排列顺序
一、案卷整理范围及装订
1．甲供材料、设备的说明书、合格证、材质单、检测报告等由公司主管部门统一整理归档，不需要施工单位移交。施工单位自采的材料、设备相关资料要同时工资料一并移交。
2．有施工蓝图的工程，所移交的施工资料不需要移交竣工图；无施工蓝图的工程，所移交的施工资料必须包含合格的施工图纸，加盖竣工图章。
3．各施工单位对本单位所应组卷的工程资料进行整理、完善，经专业监理工程师与工程部对口专业验收合格后，在竣工资料验收申请表上确认签字。再到资料室审核无问题后，经电子版扫描完成，再按照规定进行胶装、移交资料室。
4.文字材料组卷以件为单位，每件文件应装订成册，图纸以张为单位装盒；每份文件装订时要去掉原装订金属物及污物，并保持案卷整洁
5．需要完善的施工图纸，由工程部各专业主管与设计院主设人沟通，补充完善，必要时可以考虑去设计院催图。
6．资料移交、归档完成后，由工程部联系设计院出工程竣工图，预计在12月份完成。
二、排列原则
1.文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件、委托与验收不能分开，并按批
复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后，委托在前、验收在后的顺序排列。
2.图纸按专业排列（顺序为总图、土建、机务、输煤、电气、热工、水工、暖通、其它），同专业图纸按图号顺序排列。
建设工程资料归档规范
建设工程档案归档整理标准
第一章建设工程文件归档的基本职责
一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行以下职责：
〔一〕在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；
〔二〕收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档；
〔三〕负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；
〔四〕收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
〔五〕在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；
〔六〕对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。
三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
四、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
五、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。