院内文字材料格式规范-商洛职业技术学院

商职院发〔2017〕14号
商洛职业技术学院
关于规范院内文字材料格式的通知
各处室、系部、职教中心、附属医院：
为规范学院公文、党委会、院务会使用材料处理程序，提高文字材料制作水平和处理效率，根据《国家行政机关公文处理办法》等有关要求，结合学院实际，现将规范院内文字材料要求如下：
一、适用范围
院内文字材料，包括但不限于党委会、院务会等会议材料；各类调研、检查汇报及支撑材料；计划、总结、工作方案、请示、报告、工作信息报送等。

二、用纸格式
采用国际标准A4型纸。

三、书面格式
文字材料一般由标题、正文、附件说明、部门署名、成文日期、印章、附件和页码组成。

（一）标题
标题应完整、准确、简要；方正小标宋简体、二号、居中；分一行或两行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜。

（二）正文
仿宋GB2312、三号，编排于正文下空一行，每个自然段左空二字，回行顶格；结构层次序数，第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”；小标题可加粗；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。

层次序数可以越级使用。

行距一般为30磅，特殊情况可稍作调整。

（三）附件
如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标冒号和附件名称；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXXX”），序号上下行对齐;附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件一般另面编排，与材料正文一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字第一行顶格编排；附件标题居中编排在第三行。

附件顺序编号和附件标题要和附件说明的表述一致。

附件格式要求同正文。

（四）部门署名、成文日期和印章
部门署名一般位于正文后空一行，右空四字编排；成文日期在部门署名下方，以部门署名为准居中编排成文日期；如成文日期长于部门署名，应当使成文日期右空四字编排，并相应增加部门署名右空字数。

成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

印章用红色，端正、居中下压部门署名和成文日期。

（五）页码
一般用四号宋体阿拉伯数字，在页面底端外侧编排,形状为“”；附件页码与正文连续编排。

四、其他说明
（一）材料中引用公文的，应注明发文时间、单位、标题和文号。

引用上级指示，使用人名、地名、数字和有关材料，要核对准确，时间、出处要写具体、清楚。

（二）使用简称时，先用全称，并加以说明。

（三）应当使用国家法定计量单位和规范字。

标点符号、数字的使用要符合国家标准GB/T15834-2011和
GB/T15835-2011。

（四）公文中的数字，除部分结构、层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。

同一公文中，数字的使用应前后一致。

（五）上报文字材料中涉及表格、表单类文档，原则上参照以上要求执行。

必要时可根据实际需要，适当调整字体、格式，但要求排版整齐、美观、节约。

五、相关要求
1.规范学院公文和会议使用材料，提高文字材料制作水平和处理效率，既是内部质量“诊改”工作要求，也是建立健全制度标准的要求。

因此，各部门要高度重视，组织所辖教职工认真学习，对照要求，逐步规范公文材料格式。

2.严格按照格式要求准备材料，如没有特殊要求，所有公文、材料均要采用双面打印。

3.严格公文材料审批程序。

所有上报、印发、公开发布的文字材料要经部门负责人审核后，报分管院级领导审定，然后按照《商洛职业技术学院公文处理办法》办理，其中工作信息报送由宣传统战部审核后发布。

4.原《商洛职业技术学院公文处理办法》中公文格式与本通知意见不符的，以本通知为准。

5.从即日起，各部门所有上报、下发的公文材料，凡不符合以上格式要求的，将不予受理，给予退回。

附件：1.党委会、院务会等汇报材料格式示例
2.学院文件格式示例
3.会议纪要格式示例
商洛职业技术学院
2017年6月5日
附件1 党委会、院务会等汇报材料格式示例
关于xxxxx的汇报〔标题〕
Xxxx〔汇报单位〕
（年月日）〔汇报时间〕
〔空一行〕
党委会（院务会）：
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。

〔正文〕
汇报部门
20xx年x月xx日
附件2 文件格式示例（以院发、院字文件为例）
1.平行文格式
〔空行1〕
〔空行2〕
〔空行3〕
〔空行4〕
〔空行5〕
〔空行6〕
〔空行7〕
〔空行8〕
商职院发〔20xx〕号
〔空行1〕
〔空行2〕
标题（方正小标宋简体二号）
〔空一行〕
各处室、系部、职教中心、附属医院：
正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文。

附件：1.附件名称
2.附件名称
商洛职业技术学院
20xx年x月xx日
正文段落格式调整图
抄送：学院各位领导。

商洛职业技术学院委员会办公室20xx年x月xx日印发
2.上行文格式
〔空行1〕
〔空行2〕
〔空行3〕
〔空行4〕
〔空行5〕
〔空行6〕
〔空行7〕
〔空行8〕
商职院字〔20xx 〕 号
〔空行1〕
〔空行2〕
标题（方正小标宋简体二号）
〔空一行〕
XXX ：
正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文。

商洛职业技术学院办公室 20xx 年x 月xx 日印发
附件3会议纪要格式示例（以学院党委会纪要为例）
〔空行1〕
〔空行2〕
〔空行3〕
〔空行4〕
〔空行5〕
〔空行6〕
〔20xx〕x号
中共商洛职业技术学院党委办公室20xx年x月xx 日
x月xx日，xxxxx主持召开20xx年第x次xxx会议。

现将议定事项纪要如下：
一、听取关于xxxx的汇报
会议听取了xxxxx。

会议强调，xxxxxxxx。

会议确定：
1.xxxxxxx。

2.Xxxxxxx。

出席：xxx xxx
列席：xxx xxx
抄送：学院党委委员、各党总支负责人
抄送：省教育厅、市政府办、各位院级领导
商洛职业技术学院办公室 2017年6月6日印发
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