大地财保办传[2014]10号(关于清理业务档案的通知)

关于清理业务档案的通知
各分公司、公司营业部：
为解决分支机构档案存储空间不足的问题，公司自3月7日起，组织对全系统已过保管期限的业务档案进行全面清理。

具体事项通知如下：
一、变更业务档案保管期限
根据国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、国家档案局最新编写的《〈企业文件材料归档范围和档案保管期限规定〉实施指南》（2013年7月出版）中的《财产保险业务档案保管期限（参考）》，并结合同业标杆公司档案管理的先进经验，公司决定在清理系统分支机构业务档案前，对目前可清理业务档案的保管期限进行调整（详见附件1）。

其余业务档案的保管期限待修订公司档案管理制度时一并调整。

系统传真
编号：大地财保办传[2014]10号 总页数： 5 页 主送单位：各分公司、公司营业部 抄送单位：车辆险部、意健险部、财产险部/农险部、理赔管理部
签发人：张仁江
发件日期：2014年3月7日
办公室
二、清理工作步骤
（一）分支机构办公室（综合管理部）要对现有业务档案情况进行全面梳理，制作拟销毁清单（见附件2），由相关业务部门、档案保管部门共同组成鉴定小组，并根据销毁清单对档案实物进行再次鉴定，形成正式的销毁清单。

（二）销毁清单经业务档案所属机构（限二级、三级机构和二级机构直管的四级机构）业务主管部门、办公室（综合管理部）主要负责人签字后提交机构主管领导审批，并报请上级机构办公室综合管理部批准后销毁。

销毁的业务档案由所属机构办公室（综合管理部）在相应业务档案目录中注明“已销毁”字样。

（三）各分公司须于4月30日前以总分传真上报业务档案清理情况报告。

特此通知。

附件：
1、业务档案保管期限调整情况表
2、业务档案销毁清单
办公室
2014年3月7日
附件一
业务档案的保管期限调整情况表
承保单证
项目
公司现行业务档案管理规定的保管期限
根据国家档案局规定变更
后的保管期限 （一）各险种新开办业务第一张承保单证永久 各险种新开办业务第一张至第五张保险单证 永久
（二）机动车辆保险
金额一般无特殊价值 10年 5年 金额巨大有特殊保存价值
30年 （三）人身险
一年期业务 10年 5年 超过一年期的业务
永久 （四）非车险
1、家庭财产保险 一年期业务 10年 5年
2、国内货运保险 10年 5年
3、涉外货运保险
10年
理赔案卷
项目
公司现行业务档案管理规定的保管期限
根据国家档案局规定变更
后的保管期限
（一） 机动车辆保险
100万元及以上
永久 大于1万元（含1万元）
10年， 1万元以下5年 10万元（包括10万元）～100万元30年 1万元～10万元 20年 1万元以下 10年 （二）人身险
10万元及以上或发生了诉讼/仲裁纠纷的赔案 永久/30年 5年
一般赔案 10年
附件二
业务档案销毁清单
卷号 保单号/赔案号 年份 保管期限（调整后） 销毁原因 备注
业务部门主要负责人（签字）： 年 月 日 办公室综合管理部主要负责人（签字）： 年 月 日 分管档案工作的班子成员（签字）： 年 月 日
第 5 页共 5 页。