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高校院系教学秘书的素质和能力探讨
作者：张晓梅赖剑明
来源：《教育与职业·理论版》2007年第12期
［摘要］文章从当前高校教学管理的现状出发，从思想政治素质与敬业精神、管理理念、管理能力、档案管理等几个方面，探讨了做好教学秘书工作应具备的素质和能力。

［关键词］高校教学秘书素质能力
［作者简介］张晓梅（1969- ），女，江西赣州人，赣南师范学院美术学院讲师，教学秘书，实验师；赖剑明（1963- ），男，江西赣州人，赣南师范学院音乐学院副院长，副教授。

（江西赣州341000）
［中图分类号］G642.1［文献标识码］A［文章编号］1004-3985（2007）18-0191-02
科学严格的管理是高校提高教学质量的重要保障。

要提高教学质量，就必须提高管理人员的素质，拥有一支高素质的管理队伍。

教学秘书作为高校教学管理队伍的重要成员之一，处于学院教务管理的重要岗位，是联系校系与师生工作的桥梁，是学院各种政策和制度落实的关键环节，更是领导的重要助手，在教学管理中肩负着极其重要的职责。

教学秘书的综合素质和能力的高低，直接影响着教学管理工作的好坏和教学工作的正常运行。

因此教学秘书应是具备较高综合素质的复合型管理人才。

笔者根据自己多年从事教学秘书工作的实践，就高校教学秘书的基本素质和能力谈几点看法。

一、良好的思想政治素质和修养
高校人才的培养不单是教师的授课工作，也包含教学管理人员的工作，教学秘书作为重要管理人员虽不直接进行教学，但由于处在管理一线，经常与学生广泛联系，其言行举止对学生同样产生重要影响。

因此，一方面教学秘书必须具备良好的思想政治素质，懂得用良好的言行来影响和培育学生，为人师表，真正成为学生的良师益友。

另一方面，由于教学秘书工作职责范围广、责任大、压力大，工作中难免会碰到很多实际困难，甚至得不到别人的理解，教学秘书必须学会调整自己的心态，提高自身修养和人格魅力，克服不良情绪。

良好的思想政治素质和修养是做好教学秘书工作的前提。

二、敬业认真的工作精神
教学秘书工作非常具体，包括教学管理的方方面面，具有综合性和繁杂性的特点。

除了要面对大量的文件、通知、电话、来访等，还要处理学生注册、选课、成绩管理、学籍管理、课程安排、材料撰写、突发事件处理，等等。

琐碎而重要的工作贯穿于整个工作过程，繁杂的工作易使人烦躁和疲惫，在这种情况下教学秘书必须有较强的开拓创新意识和敬业精神，面对繁重的工作懂得变压力为动力，树立服务育人、管理育人的理念，把全心全意为师生为教学服务
作为崇高的精神支柱，在老师、学生中树立一个优秀的“公仆”形象。

同时工作中要有强烈的责任心和一丝不苟的态度。

面对繁琐的教学管理事务要细致认真，讲究工作规范，树立良好的秘书形象。

三、科学的管理理念
教学秘书是高校重要的教学管理人员，承担着大量系部教学管理事务性和服务性工作。

近年来随着高校办学规模的扩大，教学体制的改革和学分制的实施，教务日常管理工作也日趋繁重、复杂，标准越来越高，相应的对系部教学秘书工作的要求也越来越严格。

因此，教学秘书必须明确自己岗位的重要性，工作性质决定了教学秘书必须积极主动地思考每一项工作，要摸清新形势下高等教育教学管理的内在规律，理解教学管理的根本任务、方法，学会用科学的方法去分析、处理、解决工作中所碰到的问题，并对传统的教学管理理念、模式、方法和手段进行客观分析和取舍。

积极探索新形势下教学管理工作改革的新思路、新方法，树立起科学的管理理念。

要强化规范管理的意识，确立以现代教育理论为指导的教学管理创新理念，提高教学管理水平。

科学的教学管理理念是提高管理效率的重要保证。

四、网络信息化管理能力
21世纪是现代信息技术突飞猛进的时代，计算机及网络技术的掌握成为现代办公室人员最基本的能力。

高校教学管理也不例外。

很多高校实行信息化教务管理，以教务管理为中心，将教学计划管理、课程管理、学籍管理、学生网上选课、网上评教、教室管理、排课调课管理、成绩查询、毕业实习及毕业论文、毕业资格审查等纳入教务管理系统。

信息网络技术广泛渗透到教学管理的全过程。

教学管理的现代化、信息化、网络化对教学秘书的综合素质提出了更高的要求，他们不能只具备一般的文字打印能力，还必须具备熟练使用现代信息技术的能力和技巧。

将信息技术与先进的管理思想有机融合，熟练运用基于网络技术的教学管理信息系统，利用教务系统对有关数据进行分析处理和评价，分析影响教学运行的各种因素，协调好各相关系统及各方面的关系，及时发现并处理教学管理中的问题，提高教学与管理的效率，成为技术型、复合型、创新型的高素质教学管理人员，从而构建信息时代教学管理的新模式。

五、科学的档案管理能力
教学档案是高校教学实践和教学研究过程中形成的重要文献材料，反映了教学管理工作的每一个步骤，是学校教学工作的历史积淀，更是高校管理工作的真实记录和重要的信息资源。

加强教学档案管理，收集整理并科学地积累教学资料和教学档案，为学院工作及时提供所需资料和数据，是教学管理工作的重要组成部分和衡量教学管理水平及教育质量的重要标准之一，更是高校教学秘书的重要工作。

每学期在上级部门和学院的统筹管理及教学各系部的工作运作当中，都会形成很多档案资料，如计划、总结、通知、课表、试卷、分析、教学资料、教学研究、教研科研成果、教学活动运行记录、图片、学生实习实践材料、学生第一第二课堂对接材料，等等。

这些都是非常珍贵的资料，经过科学整理归档后能为今后的教学工作提供经验、参考和思路，对深化教学改革具有重要的借鉴价值。

因此，教学秘书作为系教学管理的一线工作
者，必须把教学档案整理收集工作列入自己的工作计划，掌握档案管理工作的基本原理和具体方法，具备科学的档案管理能力。

实现教学档案管理的标准化、规范化和现代化，有效地发挥教学档案的作用。

教育部于2003年确立了五年一轮的本科教学评估制度，而教学评估中所需的信息和材料则大部分来自于学校的教学资料、教学档案。

教学档案工作在高校本科教学水平评估中发挥着极其重要的作用。

因此，教学秘书在日常工作中要做好教学档案的收集与归档工作，创新教学档案工作思路，积极做好材料收集和整理汇总工作。

六、教学管理基本素质
教学秘书是学校教学管理中的重要力量，其工作质量和工作效率对学校教学管理工作有直接影响。

因此，教学秘书除了具备以上素质能力外，还必须具备以下最基本的管理素质：
1.讲究工作方法。

既要有工作的原则性，又不墨守成规，要尽己所能为师生提供教学帮助和解决各种教学困难。

在新形势下，不能局限于具体的、传统的管理事务，要不断地研究教学规律和社会需求，不断完善和创新工作方法，要具备科学预见和主动参与的意识，为上级部门决策提出建设性建议。

2.良好的人际关系。

要善于团结同事，以诚相待，谦虚谨慎，真诚、愉快地面对每一位师生。

处理好各种人际关系，要有强烈的团队意识和协作精神。

和谐的人际关系，为教学秘书顺利完成各项工作创造了良好的人文环境。

3.协调沟通能力。

教学秘书作为学校与系部、系部与师生的纽带，起着上传下达、相互沟通的重要作用，在日常教学管理工作中要注重加强与其他部门的合作与联系，要具备办公室人员特有的协调、沟通能力，经常主动与师生沟通，拓展师生之间信息交流的渠道，了解学校各部门和师生对教学管理的要求，协调工作中不同的矛盾与冲突，为教学工作的顺利开展提供帮助。

4.学习创新能力。

在当今知识经济时代，教学秘书应当自觉地关注和学习教育教学改革新动态，学习工作所需的相关知识和技能，不断充实、完善自己，才能跟上高校快速发展的步伐，真正具备适合管理工作的德与才。

教学秘书在高校管理中所处的重要位置，决定了其必须具备较高的综合素质和能力，建设一支高素质创新型的教学秘书队伍对于提高教学管理水平、提高教学质量和人才培养质量具有重要意义。

［参考文献］
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