03-沟通管理程序(NAPC-QP5.5-01-2012)
QP-05合同管理控制控制程序
4程序内容
4.1报价作业
4.1.1接到客户电话或书面询价需求时，销售人员依客户需求，收集相关的参考数据，评估后进行报价。
4.1.2若客户报价需求为旧机种时，需参考该机种历史报价数据，并佐以业务报价经验，直接填写[报价单]，呈总经理签核后，进行报价。若客户需求样品，则进行合同维护作业，建立样品合同需求，安排出货送样。若客户有提供报价单格式，依照客户要求。若客户未规定格式，统一使用公司报价单格式。
3)与产品有关的法律法规要求﹔
4)组织确定的任何附加的要求。
4.3合同变更的管理
4.3.1合同变更包括客户要求的变更和公司内部的变更两种；
4.3.2客户要求的变更的处理：销售部收到客户的变更要求后应组织相关部门按照合同评审进行评审，评审通过后，销售部回复客户及通知相关部门执行；评审不通过时，销售部负责与客户沟通，必要时再评审。
4.1.3若客户报价需求为新机种时，透业务参考价格，业务以报价经验及参考价格填写《报价单》，呈总经理核准后，进行报价。
4.2合同评审
4.2.1当收到客户新产品下单时，销售部应组织项目部、采购部进行评审。
项目部：负责设备能力、技术能力的评审（只有在样品通过客户确认后，研发部才能评审通过），负责检验能力、检测设备能力的评审；
生效日期
2012-03-14
主题
合同管理控制程序
1目的
通过对客户产品要求的评审与控制，确保公司能够完全理解客户要求，并能按合同所规定的要求交付合格的产品给客户。
2范围
适用于公司所有销售合同/定单审查、确定和协调工作。
3职责
3.1销售部负责合同的受理、确定、签订、跟踪落实，对外处理合同事宜。
内部沟通控制程序
内部沟通监控程序1.0 目的公司应建立适当的内部沟通渠道，保证有效的沟通过程，确保对体系的有效性进行充分的沟通。
2.0 范围公司内部各单位、层次之间的沟通。
3.0 职责3.1 管理者代表负责保障沟通渠道的建立，汇总各单位的沟通信息。
3.2 单位主管负责本部门内部沟通，并乐观与相关单位进行有效沟通。
3.3 每位职工或职工或员工应注意日常信息收集，为内部沟通提供良好的素材。
4.0 程序4.1 部门间的沟通4.1.1 各部门应建立每周一次的例会制度，会议由部门主管负责召开。
4.1.2 例会内容以总结上周工作履行状况和部署下周工作为主，并以会议签到的形式保留相关记录。
4.1.3 部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系，有必要对本部门下周开展工作的状况与相关部门联系，并将联系的状况填写在《内部沟通记录》上。
4.1.4 各部门保留本部主动沟通的关于记录，对关心其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。
4.1.5 部门间的沟通的形式有以下几种：1)参加对方例会2)与对方人员沟通3)由主管领导组织关于部门主管的会议4.1.6 部门间的问题传递由发觉部门填写《公司总部问题转呈单》，并由对方签字确认。
4.1.7 各部门应对本部门接手的事项及时、认真处理。
4.2 部门与管理处的沟通4.2.1 在管理处发觉问题后，对一般的问题由管理处电话通知或上访到相关部门即可。
4.2.2 对较复杂或较严峻的问题，由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》，并及时反馈到相关部门。
4.2.3 相关部门应及时处理，并及时反馈到管理处，并由主任签字认可。
4.2.4 部门主动反馈到管理处的信息，接听电话人员必需及时将关于信息准确登记，属公司内部事务的登记在工作记录上，属顾客信息类的应登记在《与顾客沟通登记表》中，并加以注明由部门转告。
4.3 管理处间的沟通4.3.1 管理处间应主动加强沟通和沟通，方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。
QAM-04沟通管理程序
5.4.5公司之内部意见沟通之各项记录，依“品质记录管制程序”规定办理。
6.有关及支持文件
6.1合同评审操纵程序
6.2品质记录操纵程序
6.3客户反馈治理程序
6.4采购治理程序
7.表单
7.1内部联络单
7.3会议记录
修改日期
版本：
01
修改号：
0
公布日期
3.3有关利益团体之处理与回复：行政部。
3.4品质政策宣达：总经理。
4.定义
4.1内部沟通：公司内部所有事务之沟通。
4.2外部沟通：包括客户、供应商及有关利益团体等的沟通。
5.作业程序内容
5.1作业程序流程图：略。
5.2内部沟通：
5.2.1各部门对任何有关品质或其他议题的建议，可用书面形式知会有关部门，针对意见进行处理。有必要时，有关各方可共同讨论解决。
QAM-04沟通管理程序
沟通治理程序
编号：QM03
治理體系能達成公司內部之共識,并建立與公司外部相關團體對品質治理之承诺与绩效沟通之管道。
2.范畴
凡本公司内部各阶层人员及公司外有关团体与供应商、承包商等均适用之。
3.责任
3.1内部意见归集处理：有关部门。
3.2外部意见归集、处理与回复：业务或有关部门。
5.2.2讨论结果由有关部门转达处理信息予提议部门。
5.2.3若建议有助于改善品质治理系统之效益，可由行政部将此提议纳入稽核操纵或有关部门进行追踪。
5.2.4对建议事项和处理结果，应由有关部门归档记录。
5.2.5品质或有关议题宣达：
5.2.5.1总（副）经理或治理层应选用适当的方式，宣达公司品质政策、品质目标、品质打算及产品有关规定，也可透过训练教育或会议等方式进行宣导，让公司全员了解。同时通过教育训练或会议，使全员熟悉品质治理系统的流程运作。
内部沟通管理程序( ISO13485程序 )
程序文件编号：NK/QSP-553-01版号：A/0发布日期：2018年02月01日实施：2018年02月01日拟制：审核：批准：受控编号:受控印章:1目的规范公司内部各层面的沟通，确保质量管理体系的有效性。
2适用范围适用于公司内总经理与管理层、管理层之间，管理层与被管理层之间的有关质量管理体系过程，信息及有效性的交流。
3职责3.1总经理或管理者代表定期召开关于质量体系有效性的沟通会议。
4.2各部门主管就质量体系有关事宜可随机向管理者代表提出“沟通申请”。
4控制程序4.1信息类别a）下级员工（部门）对上级领导（部门）的意见和建议；b）上级领导（部门）对下级员工（部门）的要求和指示；c）同级员工（部门）间的建议和意见；d）公司质量管理方面的信息。
4.2信息交流方式4.1.1会议方式：如每周工作例会、月度工作总结会、年度总结会、员工座谈会等，通过会议可以相互传递有关的信息，办公室负责作好各种会议的签到和《ZX/QR-553-02会议记录》，对于重要内容要以会议决议形式分发给相关人员。
4.1.2公告方式：公司向部门或员工传达信息时，可由总经理以通知、通报等公文形式下发。
4.1.3意见邮箱：公司为了收集公司员工的意见和建议，可设立意见邮箱。
公司员工可以任何电子邮件形式提出意见或建议，管理者代表负责管理意见邮箱，并把收集到的意见传达到相关责任部门。
4.1.4 2.4沟通申请单方式：下级员工（部门）对上级领导（部门）或同级员工（部门）提意见和建议时，可填写《NK/QR553-01信息联络单》或其他书面形式，将填写的书面东西可交管理者代表转交或直接交责任人进行处理。
4.3信息处理反馈4.3.1各责任部门（人）收到《NK/QR553-01信息联络单》或其他信息交流资料后，要认真对待，积极处理，并给当事部门（人）一个明确答复。
5.4信息库的建立和应用4.4.1管理者代表负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈的信息，按照载体的不同，提供相应适宜的环境分别存放，统一保存。
沟通管理程序
一、物资流淌治理程序1.目的使物资验收、托运、防护及交付过程程序化、规范化，确保过程的正确、安全高效和受控。
2.范畴适用于公司各部门进出仓库的物品。
3.职责3.1仓库治理中负责物资入库前的验收及入库登记、入库后的防护、出库时的登记工作。
3.2各部门负责各自物资的运输工作。
3.3总经理/副总经理决定物资是否能够将付。
4.程序要求4.1验收及入库。
4.1.1采购物资入库前，仓库治理员依照《供应商送货单》核实物资数量、质量、包装等，如货单相符，则验收合格，并填写《检验单》。
4.1.2《检验单》一式三联，验收并填写完毕后由仓库治理员把第二联、第三联分别交给物资所属部门和财务部储存。
4.1.3验收时如发觉不合格或货单不符时，由仓库治理中通知物资所属部门及时与供应商协商解决。
4.1.4仓库治理员负责将已验收合格物资搬入仓库，摆放在正确的区域，并按《标识和可追溯性操纵程序》的要求对入库物资进行标识。
4.1.5物资所属部门与仓库治理员依照《检验单》分别填写《库存明细表》以备核查。
4.1.6入库记录应明确、完整、清晰，做到账、物、单相符。
4.2搬运搬运过程必须使用正确的搬运方法和必要的搬运设备、工具，严禁野蛮装卸，防止搬运过程造成物资的损坏。
4.3防护4.3.1物资储存场所应采取必要的防潮、防火、防盗等措施。
4.3.2依照产品特性，有专门防护要求的物资应按要求对其进行防护，确保物资在存放期间不损坏、不变质。
4.3.3仓库治理员应每半月检查一次库存品状况，并记录于《检验单》，发觉已损坏、变质的物资应及时通知物资所属部门进行处理。
4.4交付。
4.4.1物资交付时由物资所属部门开具《送货单》（一式四联），经副总经理/总经理或被授权人员批准盖章后，交仓库治理员，仓库治理员依照《送货单》要求进行备货。
4.4.2物资交付前必须由仓库治理员重新确认产品状况，并将最终确认结果记录于《检验单》上。
4.4.3物资的交付工作，由各职能部门与仓库治理员按“先进先出”的原则进行。
沟通管理程序
文件名称沟通管理程序页次1/3 生效日期文件变更修定履历序号日期修订记录页次版次修订人审核人12345678910分发部门□总经理□行政部□资材部□品管部□市场部□开发部□生产部□采购部受控印章批准审核编制编制单位市场部文件名称沟通管理程序页次2/3 生效日期1.目的:建立适当的内外部沟通过程, 增强内外部人员相互了解, 确保公司内部能及时、准确地收集、传递及反馈相关信息，达到相互信任的目的。
2.范围:包括公司与顾客之间的沟通、公司内部沟通、公司与供货商之间的沟通。
3.定义:无4.权责:4.1 市场部：同顾客之间的沟通；4.2 采购部：同外部供方之间的沟通；4.3 各部门：公司内部各层次、各职能间相互沟通；5.作业内容:5.1 采购员同外部供方沟通：5.1.1 外部供方物料之样品经工程部确认合格后，采购员及时同外部供方联系，要求报价，报价单经核准后及时以传真或E-mail方式传送供货商, 并以电话确认收到情况。
5.1.2 采购员将以传真或E-mail方式传送给合格外部供方, 外部供方收到【采购单】签名回传至公司采购或以电话方式告之采购人员。
5.1.3 若外部供方不能按【采购单】要求的交货日期交货, 采购人员以口头或文件方式跟催。
5.1.4 IQC检验来料连续三次不合格时（同一外部供方），填写【外部供方品质改善通知书】，由采购传送至外部供方, 并由采购联络外部供方进行处理。
5.1.5 采购品质问题，品质部以电话或【外部供方品质改善通知书】方式随时同外部供方沟通,解决双方理解不一致之处。
5.2 公司内部沟通：5.2.1 各部门之间就质量管理体系、产品、过程有关的各种信息或以张贴通告或内部联络单的方式横向联系，理解不一致、含糊不清或矛盾的问题。
5.2.2 总经理就质量管理体系的过程及其有效性，包括质量要求、质量目标和完成情况有关的信息、数据, 以电话、会议或【内部联络单】的方式传达相关部门和人员。
5.2.3 各部门负责人就体系、产品、过程有关的信息、数据以电话、会议或【内部联络单】的方式纵向传达给下属。
GBT19001-2016质量管理体系程序文件-003内部沟通管理程序
６．质量记录
内部联络单
会议记录
受理人
处理沟通事项
结果反馈
管制文件------非经管理者代表核准不得任意拷贝
并提供合理化建议，一般问题可以报告直属主管或行政主管，重大或保密事项可以直接 报告总经理或将书面意见投入公司专设意见箱； 受理人必须及时确认处理问题并回复当事人，员工合理性建议应及时上报总经理审核、 公司审议后组织实施。 4.4会议及会议记录 4.4.1重要性、广泛性事务问题，由公司相关部门或相应职位管理者组织会议沟通处理，
版 次：03 修正码：1.0
深圳市xxx科技有限公司 內部沟通管理程序
文件编号： QP-003 页 次： 1 OF 2
１．目的 明确内部沟通渠道及方式，加强公司内部工作协调，有效预防和及时解决生产经营环节出 现的各种矛盾问题，确保质量体系正常运作。 ２．范围 公司各部门、各事务信息沟通。 ３．职责 3.1总经理负责向全体员工就公司的经营状况，公司质量方针等进行沟通。 3.2管理者代表负责向总经理及公司各部门进行质量体系运行状况信息的沟通。 3.3品质部负责向相关部门进行品质信息的沟通。 3.4生产部负责向相关部门进行生产信息的沟通。 3.5业务部负责向相关部门进行业务信息的沟通。 3.6工程部负责向相关部门进行技术信息的沟通。 3.7管理部负责向相关部门进行人力资源、设备设施、客户调查等信息的沟通。 ４．说明
并作好完整会议记录，适当整理修改后报总经理或组织人审批、参会人员确认，责 任部门组织实施相关决议事项，非保密性质的会议记录应在相关范围内公告宣传。 4.4.2总经理可以通过员工大会、厂务会议、管理评审会议及公告等方式向相关部门员工 传达公司重大决议、发展战略、经营状况、质量政策目标等。 4.4.3管理者代表随时检查监督质量体系运作，通过相关会议向各部门通报体系执行情况 ，并通过内部质量审核和內审报告向总经理汇报体系运行状况，跟踪监督相关责任 部门质量内审不符合事项整改落实。 4.4.4业务部获得客户有关质量、交期、服务、技术等信息时，应及时传达各部门；
QP03 信息沟通运作控制程序
QP03信息沟通运作控制程序1、目的为了及时、准确地对收集传递及反馈有关信息的管理，特制定本程序。
2、适用范围适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。
3、职责3．1安全小组组长负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理，建立信息库，保存和管理相关的信息。
3．2 各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。
4 工作程序4．1 信息的分类4．1．1 外部信息包括：A 质量技术监督局、商检局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；B 政策法规标准类信息，如环境、质量法律、法规、条例、产品标准等;C 相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等；D 其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术，质量管理等方面的信息。
4．1．2 内部信息包括：A 正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；B （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；C 紧急信息，如出现重大质量、安全卫生、事故等情况下的信息与记录；D 其它内部信息（如员工的建议等）。
4．2 信息的收集、处理与沟通工具信息可采用书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。
4．2．1 外部信息的收集与外理4．2．1．1 安全小组和质量部负责质量技术监督局、商检局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由安全小组传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施管理程序》的要求进行处理。
4．2．1．2 政策法规标准类的资料信息由质量部门负责收集、更新、整理、交综合办保存，详见《文件控制程序》。
4．2．1．3 仓储、销售、质量部分类负责与原辅料供应商、运输公司、计量所等到服务供方进行信息沟通，对其提供的产品质量施加影响，销售部负责与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面要求；综合办负责与公司上级主管部门、媒体等的沟通，了解相关的信息。
HXQP003内部沟通管理控制程序
通过畅通高效的沟通渠道与方法,使与日常工作与质量管理体系有关的信息在各级各部门与全体工作人员之间得到及时传递,从而在系统内部形成相互熟悉、相互信任、团结协作、全员参与的良好氛围.二.范围：习惯于本公司范围内就质量体系的运作事项进行的沟通.三.权责：无四.定义：4.1对外会议：指上级单位、行业单位与第二方、第三方等单位来本公司检查、审查工作、洽谈业务、参观访问等需要组织召开的会议.5. 2.管理会议：对全公司有重大影响的会议,包含董事长、总经理主持的会议,与月末大会、工作例会、生产质量等专题会议.6. 3.专案会议：对某一工作事项或者工作流程召开有针对性主题的会议.7. 4.部门会议：指处理部门（车间）内部事务,通常由本单位人员参加的会议.8. 5.视觉沟通：指通过看板、黑板、公告栏、海报与标语等视觉交流的形式,把公司的决定、通知与质量、生产、顾客反馈等信息与员工进行沟通.五.参考文件：无六.作业流程：七.作业内容:7.1.沟通的方式：本公司除使用质量体系内其它文件中规定的文件、表格进行信息传递与沟通外,还使用了如下的沟通方式：A.电话联络：电话联络方式适用于各部门间、部门内就简单事项的联络进行沟通.B.工作联络单：在没有书面文字可能导致错误产生或者在部门负责人认为有必要时,就特定事项进行联络时使用.C.班前会：主持:生产部门主管/组长参会人员:生产部员工会议内容:熟悉生产进度及产品质量状况,布署当天的工作任务,协调解决本部门内的工作.D.早会：主持:行政部主管参加人员：公司全体员工.会议内容:意识,观念宣导及各有关工作事项传达.E.管理会议：主持：（副）总经理参加人员:各部门主管会议内容:工作状况的总结与下阶段工作的安排.F.专题会议：主持:有关负责人参加人员:各部门主管及有关负责人.会议内容:熟悉专案现状与运作的管理现状,协调解决专案推动中所发现的问题,并安排下阶段工作.7. 2.会议管理：7. 2.1管理职责：A.公司行政部是会议室使用的归口管理部门.B.行政部前台负责公司级会议的组织、督办,并公布公司级会议的通知.C各部门主管负责本部门会议的组织、召开、会议决议的实施与督办工作.D.会议主持人负责制定会议议程,确定议题及参加会议人员名单.E.会议主持人或者指派专人负责会议记录及会议纪要的起草、发放,会议纪录需经由主持人审核确认.F.与会人员应服从会议安排,遵守会议纪律.G.会议主持人应亲自或者指派专人对会议制订的整改计划、纠正/预防措施进行跟踪、验证,并在下一次同类会议时进行讲评.H.各部门应指定一名看板管理人员，负责本单位管理看板内容的更新.8. 2.2.会议管理规定：A.当多个会议在同一时间或者空间上有冲突时,实行小会服从大会,通常会议服从紧急会议的原则.B.公司工作例会应按规定准时召开,无特殊情况不得延期,不必每次通知.C.需召开对外会议时,接待部门应提早1天通知行政部，以便商定会场,确定参加会议人员及其它会前准备工作.D.召开部门会议需要使用会议室时,该单位应提早4小时通知行政部，以便安排会场.E.会议上的个人发言一律讲普通话,发言内容应提早准备,不得长篇大论,不得偏离议题或者对他人进行人身攻击.主持人有权对任何讲话予以制止.9. 2.3.会议纪律:A.与会人员务必准时到会,会议期间未经主持人同意不得擅自离席,对违反者将罚款10元/次.B.会议开始前,参会人员务必将手机调为振动或者关机,会场内禁止接听电话,对违反者将罚款10元/次.C.会场内严禁吸烟,违反者罚款50元.D.接到会议通知且无故缺席者，罚款20元/次,中层以上干部罚款50元/次.E.会议通知者未及时通知,造成缺席时,将对会议通知者罚款10元/次.注：罚款由会议主持人负责当场兑现,作为会议经费.F.参会人员务必保持肃静，爱护会场设施，保持会场清洁.7.3.视觉沟通管理：7.3.1.看板的设置:在每个部门分别设立管理看板,公司在门卫室旁设立公告栏.7.3.2.看板内容的管理:看板上能够张贴公司的质量方针、质量目标、质量目标完成情况、工作进度计划、月度质量信息、产量信息、顾客反馈信息、纠正预防措施与公司决定、决议、公告、通知等内容.部门根据工作需要能够在看板上公布本单位管理工作的有关信息.7.3.2,每块看板应确定管理负责人，由其及时更新有关信息.7.3.3.表彰好人好事的海报能够在公司公告栏或者宣传栏上张贴.7.3.4.未经行政部同意,不得擅自在公司视觉沟通设施上公布私人信息,禁止涂鸦、更换公司公布的决定、通知等文件,对违反者将视情节与后果罚款50-100元.7.4.公司同时鼓励员工提出合理化建议,公司各部门主管负责调动员工合理化建议的积极,并负责收集与传达,公司每年对产生效益的合理化建议的提出人员进行表彰与奖励.7. 5.信息的处理：7. 5.1.对收集到的信息，各部门根据实际需要,有目的地加以整理、分析,编制出可利用信息、，向有关部门提供有价值信息.8. 5.2.对发现的质量问题，品质部应查出原因,建议责任部门采取有效的相应措施,关于存在重大隐患的,应立即向管理者代表汇报.八.附件：8.1.工作联络单8. 2.会议记录。
ISO体系程序文件总汇
目录QP01 《文件控制程序》QP02 《记录控制程序》QP03 《信息沟通运作控制程序》QP04 《管理评审控制程序》QP05 《人力资源控制程序》QP06 《基础设施、工作环境控制程序》QP07 《危害分析和预防措施控制程序》QP08 《确定关键控制点控制程序》QP09 《建立关键限值控制程序》QP10 《关键控制点监控控制程序》QP11 《应急准备和响应控制程序》QP12 《验证控制程序》QP13 《过敏源控制程序》QP14 《采购控制程序》QP15 《标识和可追溯性控制程序》QP16 《监视和测量控制程序》QP17 《测量仪器控制程序》QP18 《不合格品/召回控制程序》QP19 《内部审核程序》QP20 《纠正预防控制程序》QP21顾客沟通及满意度控制程序QP22 生产过程控制程序QP23顾客财产控制程序QP24产品防护控制程序QP25 质量控制管理程序QP26 有毒有害物品控制程序QP27建立食品安全防护计划程序QP01 文件控制程序1.目的对本公司质量安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。
2.范围适用于与质量安全管理体系有关的文件和资料的控制。
3.职责3.1综合办是文件控制的归口部门，负责质量手册的编制，及质量安全管理体系文件的定期评审,评审结果上报管理者代表,收集整理有关法律、法规、标准，确保体系文件有效实行。
并负责文件统一编号、发放、整理、更改及作废文件的收回销毁。
3.2总经理负责批准发布质量手册。
3.3管理者代表负责质量手册的审核，程序文件和第三级文件的审批。
3.4各部门负责编写各自的程序文件、编写和审核各自使用的程序文件和第三级文件并设计记录表格，负责本部门有关文件的保管和使用。
4.工作程序4.1.文件分类4.1.1.质量手册：包括质量方针、质量目标。
4.1.2.程序文件4.1.3.第三级文件：包括管理制度、岗位职责、作业指导书、行业标准、相关法规、质量记录表格等。
沟通管理程序
6.作业内容：
6.1内部
6.1.1讯息的收集与处理：
6.1.1.1正常讯息：如公司方针、目标、指标、管理评审与内部评审报告，检验检测记录及体系正常运作时的记录等。
6.1.1.2不符合讯息：如内部评审不符合报告，改善与预防措施，客户质量投诉讯息与记录等。
6.1.1.3其它讯息：如员工的建议、各职能部门工作报告及公司行政会议等。
6.5处理与响应
6.5.1于接收时已响应之信息由质量管理代表判断须宣达，再响应或结案归档。
6.5.2其它尚未响应之接收信息由质量管理代表判断属宣达或响应各依下列程序处理。
6.5.3须响应之信息
6.5.3.1鉴别、决议，由质量管理代表依状况自行或邀请最高主管及相关部门主管共同与会或书面讨论检讨、鉴别、响应权责人员及决议响应相关事项，鉴别及决议过程／结论应予记录备查。
6.2.1.7新产品开发之窗口为开发部门/业务部门。
6.2.2外部沟通方式：
6.2.2.1品质部门负责质量技术监督部门、认证机构等监测、检查结果及反馈的讯息的收集，并传递到相关部门，当监测或检查的结果出现不符合情况时，由责任部门按照本公司「矫正与预防措施管理程序」的要求进行处理。
6.2.2.2政策法规标准类讯息由各相关部门负责收集、更新、整理。
6.2外部：
6.2.1外部讯息：
6.2.1.1客户之窗口为业务部门和品质部门。
6.2.1.2紧急事件窗口为人事部门。
6.2.1.3供货商、协肋商之窗口为采购部门/货仓部门和品质部门。
6.2.1.4政府机关、民众之窗口为人事部门。
6.2.1.5质量之窗口为品质部门。
6.2.1.6工程技术之窗口为工程部门。
6.5.3.2书面答复之权责人员预定答复响应由质量管理代表或具指派人员将其载录于相关文件内并追踪了解进度.
沟通管理程序(完整资料).doc
文件编号Document No: RY-B/Q/XZ-01 版本Rev:A0 发行日期Issue Date:2013.1.16页码Page:11/11文件编号Document No: RY-B/Q/XZ-01 版本Rev:A0发行日期Issue Date:2013.1.16页码Page:11/11确保公司管理体系的内外部进行有效性的沟通，并确保在各部门和各岗位发现的问题，以及顾客抱怨、供方信息得到及时反馈、及时解决，以达到相互了解，实现全员参与的目的，尽量避免差错的出现。
2.适用范围适用于公司内部各部门/本部门之间的沟通、公司与顾客的沟通和服务、公司与供方的沟通和合作。
3 定义（无）4 职责4.1管理者代表负责质量管理体系相关信息的管理。
文件编号Document No: RY-B/Q/XZ-01 版本Rev:A0发行日期Issue Date:2013.1.16页码Page:11/11 4.2销售部负责顾客抱怨、服务信息的收集和传递。
4.3质量部负责产品、过程质量有关信息的收集和传递。
4.4技术部负责过程开发所需要的信息的沟通管理。
4.5物流部负责采购信息与供方的沟通。
4.6各部门负责就公司已确定的产品、过程和体系要求有关方面的问题，本部门与公司相关部门实施沟通，并对沟通的有效性负责。
5. 过程绩效指标(参见质量手册附录：质量目标)5.1顾客抱怨信息处理及时率（及时处理的抱怨/总抱怨）6 工作程序文件编号Document No: RY-B/Q/XZ-01 版本Rev:A0 发行日期Issue Date:2013.1.16页码Page:11/11文件编号Document No: RY-B/Q/XZ-01 版本Rev:A0 发行日期Issue Date:2013.1.16页码Page:11/11文件编号Document No: RY-B/Q/XZ-01 版本Rev:A0 发行日期Issue Date:2013.1.16页码Page:11/11文件编号Document No: RY-B/Q/XZ-01 版本Rev:A0 发行日期Issue Date:2013.1.16页码Page:11/11文件编号Document No: RY-B/Q/XZ-01 版本Rev:A0 发行日期Issue Date:2013.1.16页码Page:11/11文件编号Document No: RY-B/Q/XZ-01 版本Rev:A0 发行日期Issue Date:2013.1.16页码Page:11/11文件编号Document No: RY-B/Q/XZ-01 版本Rev:A0 发行日期Issue Date:2013.1.16页码Page:11/11长沙润宇塑业有限公司沟通管理程序文件编号Document No: RY-B/Q/XZ-01 版本Rev:A0发行日期Issue Date:2013.1.16页码Page:11/117 相关文件RY-B／Q／XS-01服务管理程序RY-B／Q／WL-06 合同评审管理程序RY-B／Q／JS-01产品质量先期策划管理程序RY-B／Q／WL-01采购管理程序RY-B／Q／WL-02供方管理程序RY-B／Q／ZL-02 纠正和预防措施管理程序RY-B／Q／XZ-04记录管理程序8 所属记录RY-D／Q／XZ-18会议记要【最新整理，下载后即可编辑】。
iatf16949-2016标准与程序文件对照表
4.3.2顾客特殊要求
QM-01-2017质量手册
表单 矩阵关系图，要增加风险机遇
程序文件修改的重点
新要求 新要求
全面 顾客特殊要求评审表
全面
4.4.1.1 产品和过程的符合性
国家规定的测试及CCC认证
பைடு நூலகம்
4.4.2 略
4.4.1.2 产品安全
保存安全方面的记录（必要时） 国家规定的测试及CCC认证，指导书增加
考虑用乌龟图策划如何实现质量
\
目标
6.3 变更的策划 7 支持
7.1 资源 7.1.1 总则 7.1.2 人员 7.1.3 基础设施
7.1.4 过程运行环境
7.1.3.1 工厂、设施和设备策划
7.1.4.1 过程操作的环境-补充
7.1.5 监视和测量资源 7.1.5.1 总则 7.1.5.1.1 测量系统分析 7.1.5.2 测量的可追溯性 7.1.5.2.1 校准/验证记录 7.1.5.3 实验室要求 7.1.5.3.1内部实验室 7.1.5.3.2外部实验室
QP-01组织环境分析控制程序 新程序
QP-02相关方需求和期望控制 程序
新程序
组织内外部环境分析报告（SWOT 报告）--最高管理者的战略分析 。
相关方需求及期望一览表。
4.3 确定质量管理体系的范围
QM-01-2017质量手册
顾客特定要求评审表
4.3.1确定质量管理体系的范围-补充
4.4 质量管理体系及其过程 4.4.1 略
8.3.3.1 产品设计输入 8.3.3.2 制造过程设计输入 8.3.3.3 特殊特性
8.3.5 设计和开发输出 8.3.6 设计和开发更改
8.3.4.1 监视 8.3.4.2 设计和开发确认 8.3.4.2 原型样件方案 8.3.4.4 产品批准过程
QP-03沟通管理程序
沟通管理程序
文件编号： ALMAX-QP-03 版本/ 次： 制订日期： 生效日期： A/0 2012.9.1 2012.9.1
批准
审核
制定
文 件 修 改 记 录
版本/次 修订理由与内容摘要 修订页次 修订日期 修订人
管制文件---非经管理代表核准不得任意拷贝 第 1 页，共 4 页
相关部门
会议记录
部门文员
会议记录
《会议记录表》
管制文件---非经管理代表核准不得任意拷贝 第 2 页，共 4 页
深圳奥尔麦克斯电子有限公司
ALMAX-QP文件编号 03 制定部门 行政部 生效日期 2012.9.1 版 本 号 A/0
沟通管理程序
正式内部沟通： 1）公司每年召开一次由各部门主管参 加的管理评审会议， 记录会议内容并形成决 议， 经公司负责人核定后， 由行政部分发给 各部门。 2）品质部应根据每周质量状况定时的 召开“品质周例会”， 检讨本周客户投诉与处 理情况和产品质量的改善， 提出纠正和预防 措施， 记录会议内容并由品质部分发给相关 相关部门 正式沟通 部门， 具体事项依 《纠正和预防措施管理程 序》执行。 3）生产部应根据每月生产状况不定时 的召开“生产例会”， 检讨本月产品生产的情 况， 提出纠正和预防措施， 记录会议内容并 由品质保部分发给相关部门，具体事项依 《纠正和预防措施管理程序》 。 3）行政部应根据每月管理情况定时的 召开 “ 员工管理例会 ” ，检讨公司的管理情 况，向员工进行宣导和沟通。 4）总经理每月不定时跟各部门主管进 管制文件---非经管理代表核准不得任意拷贝 第 3 页，共 4 页 《内部联络单》
为处理客户抱怨和客户满意度调查， 《 客 户 服 务 管 理 程 业务部须与客户进行良好的沟通，具体依 《客户服务管理程序》 。 资材部采购在材料采购上选择合格供 应商， 并与其建立良好沟通， 以达成物料需 求计划，具体依《采购管理程序》 。 序》 《采购管理程序》
5,QP05信息交流管理程序 WORD9001程序
文件修改记录目的为了确保本公司质量管理体系信息的及时、准确地收集、传递及反馈，作好信息的管理工作，特制定本制度。
2范围适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部相关方的信息交流、经验交流。
3术语和定义无。
4职责和权限4.1管代负责本制度的归口管理。
4.2生产运营中心负责统筹公司内部有关质量信息收集、传递和处理。
4.31业务中心负责与顾客的信息的收集、传递和处理。
4.4采购部负责与外部相关方的信息的收集、传递和处理。
5工作流程及要求5.1 信息交流的内容5.1.1内部信息交流的内容包括：a质量方针和质量目标；b质量体系负责人的任免和变更；C各部门、岗位在质量方面的职责、权限；d绩效监视和测量的结果；e内审、管理评审的结果；f不合格的信息。
5.1.2外部信息交流的内容包括：a国家和地方颁布的与质量有关的法律、法规、标准；b上级质量主管部门发布、要求提供的质量信息；C顾客沟通的质量信息；d与其他外部相关方（主要是外部供方）沟通的质量信息。
5. 1.3紧急信息a产品和服务提供过程中的严重不合格信息；b顾客的严重质量投诉；c上级质量主管部门产品抽查不合格的信息。
5.2信息交流的时机1. 2.1内、外部交流的正常信息，由相关部门按照相关文件的规定直接收集并传递。
5. 2.2紧急信息由相关部门在接收到的一个小时内传递给归口部门处理。
6. 2.3信息交流的方式和载体有：a公司的内部网站、内部邮件、宣传栏、公告栏、内刊等载体；b电话、传真、互联网等工具；cQQ、微信等电子媒体；d纸张、磁碟、光碟、胶片、照片、音像制品、硬盘、U盘等；e参加会议、交流会、研讨会、展览会等。
6记录公司管理程序中规定的相关记录。
QP-01质量信息沟通管理程序
质量信息沟通管理程序QP-01编制人：研发中心日期：2013年5月02日审核人：吴道禹日期：2013年5月02日批准人：谢家明日期：2013年5月02日1.0 目的为了使质量管理制度达成内部共识，建立组织各部门之间的交流及传达有关信息。
2.0 适用范围本公司所有人员。
3.0 职责3.1 各部门负责人负责执行内部沟通工作。
3.2 管理者代表、部门经理以上人员负责内部意见的处理。
3.3 外部信息处理：业务部、品管部。
4.0 工作程序4.1下图表为本公司内部信息的沟通方式:4.2内部沟通内容4.2.1管理评审会议内容详见：《管理评审控制程序》有关条款。
4.2.2内审会议详见：《内部审核程序》有关条款。
4.2.3每月质量例会内容包括：检验人员每月汇报上月质量情况及本月需采取的纠正预防措施。
4.2.4经理例会、部门会议的内容不规定。
4.3公司的质量/环境方针、质量/环境目标由管理者代表负责以各种形式宣传(公司标语、专题、及各种会议等)，要求全体人员了解。
4.4各部门的质量目标由部门负责人在部门会议上进行宣传。
4.5公司全体员工如有与质量/环境管理体系有关的意见建议时，须先填写《内部联络单》。
提出人将填写好的《内部联络单》交给部门负责人，经部门负责人确认合理后，交给管理者代表。
管理者代表需认真审查，并将处理情况转达于意见的提出者。
如有必要，由管理者代表提出《纠正和预防措施报告》。
《内部联络单》由提出的部门保存。
4.6外部信息传达4.6.1业务部负责将公司质量方针传达给客户及相关方。
4.6.2品管部应在对外交流中宣传公司的质量方针。
5.0相关记录《内部联络单》QP-01-B01《纠正和预防措施报告》 SP-08-B016.0相关文件《管理评审控制程序》 SP-04《内部审核程序》 SP-06。
沟通管理程序
C.管理部须追踪确认以确保决议事项有被执行且有效,将确认结果填写于确认栏内.
7.附件
7.1附件一：会议记录
7.2附件二：联络单
7.3附件三：环境管理调查表(保存期限三年)
7.4附件四：环境沟通处理单(保存期限三年)
XX精密电子有限公司
文件类别
品质程序
制订日期
2021.06.08
发行章
文件编号
版本次
1.00
页数
3
沟通管理程序
修订记录摘要
项次
修订日期
修订页次
版本变次
修订内容简述
核准
审查
制订者
XX精密电子有限公司
文件类别：品质程序
文件编号：XX-52-002
版本：1.00
文件名称：沟通管理程序
页次：1/3
制订日期：2021.06.08
量面管理程序”执行之.
6.6厂商环境管理调查：
6.6.1国内之原物料、化学品、溶剂、机器设备等供货商、承包商、废弃物清
除商,应视其影响程度由资材部以“环境管理调查表”(附件三)实施环境管理调查,以了解交易厂商环境管理程序及相关环境冲击,作为后续管理之依据.
6.6.2回收之“环境管理调查表”,保存于管理部,依照其对环境之影响程度,决定是否需进一步进行厂商重大环境考虑面沟通.
4.3资材部:厂商环境考虑面调查及外部意见接收窗口.
5.参考数据:
5.1环境考虑面管理程序
5.2环境法规管理程序
5.3文件数据管制作业程序
5.4环境稽核作业程序
6.内容:
6.1内部主动沟通：
6.1.1内部主动沟通倡导由管理部透过公告或其他方式将质量管理、环境管理、
沟通与交流管理程序
沟通与交流管理程序1目的和范围为对公司内部及外部信息沟通交流渠道进行有效策划并实施，确保内外部信息得到有效沟通及处理，制定本程序。
本程序适用于公司及所属各单位内、外部信息协商与交流管理工作。
2 术语和定义无3职责3.1 办公室(党委办公室）（以下简称办公室）3.1.1 负责公司内部重大突发事件信息的报送管理；3.1.2 负责公司一类会议管理，协助业务部门办理二类会议，以及负责文件载体信息的接收、传递与处理。
3.2 技术中心负责公司信息门户网站的技术支持和运行维护。
3.3 党群工作处3.3.1 负责公司信息门户网站的管理；3.3.2 负责收集、落实职工代表意见和建议。
3.4 机关各部门负责组织召开公司二、三类会议，以及职能范围内各类信息的接收、传递、处理，并对相关信息处理情况进行监督检查。
3.5 所属各单位3.5.1 负责本单位突发事件信息的报送管理、各类会议管理、文件载体信息的接收、传递与处置；2018-06-15发布 2018-06-15实施3.5.2 负责本单位信息门户网站的建设与管理。
4 管理内容4.1 信息分类信息分为：内部信息和外部信息两大类。
4.2 信息沟通方式4.2.1 内部信息沟通方式，包括各级会议（如公司年度工作会议、党代会、职工代表大会；领导干部会议；生产经营例会；总经理办公会、党委会、安委会；各业务年度会议等）、统计报表（如安全、环境月报表/季报表等）、文件收发、电话、内部信息门户等。
4.2.2 外部信息沟通方式，包括信函传递、电话、座谈会、电子邮件、传真、培训学习、投诉处理等。
4.3 信息沟通内容4.3.1 外部信息沟通内容：a) 上级或行业主管部门对公司监督检查的结果；b) 认证机构对公司管理体系审核的有关信息；c) 有关的政策、法律、法规、标准等信息；d) 相关方反馈的信息及其投诉信息等；e) 各部门直接从外部获取的信息；f) 地方政府及主管机构的管理相关通报材料。
4.3.2 内部信息沟通内容：a) 各管理过程的实施情况；b) 管理体系内部审核、管理评审及各级检查情况；c) 存在或潜在的不符合信息以及纠正与预防措施的实施情况；d) 紧急情况下信息，如突发事故、事件；e) 员工参与协商、交流的相关信息：职工代表大会提案、员工合理化建议、意见及投诉等形成的信息；f) 生产经营各类管理信息。
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利用有效的沟通方式，使本公司全体员工保持一致的思想观念和明确的目标，借以建立团队精神；使本公司与顾客、供应商之间在平等互利的基础上建立良好的关系。
2 适用范围
适用于本公司全体员工、各职能部门以及与顾客、供应商等相关方。
3 职责
3.1 综合管理部负责内部横向、纵向的沟通协调工作；
3.2 营销部负责与顾客之间的沟通；
3.3 生产制造部负责采购信息与供应商之间的沟通；
3.4 技术质量部负责过程开发所需要的信息沟通；负责产品、过程质量有关信息的收集和传递；负责处理顾客抱怨与服务；负责处理供应商不良材料的沟通。
4 程序
4.1内部沟通
4.1.1正式沟通
4.1.1.1每年由总经理主持召开一次由各部门主管参加的管理评审会议，记录会议内容并形成决议，经总经理核定后由综合管理部分发给各部门；
4.1.1.2 每月由总经理主持召开一次由各部门主管参加的运营业绩分析会，总结当月生产、质量、市场以及运营管理等情况；各部门主管在会前，应做好充分的汇报准备，通过分析各类数据对目标完成情况进行监视，发现异常及时作出决策，记录会议内容并形成纪要，经总经理核定后，由综合管理部分发给各部门；
4.1.1.3 根据经营状况以及企业管理提升等需要，总经理定期、不定期的召开工作或专题会议，进行内部横向、纵向之间的信息传递和交流以达成经营共识；4.1.1.4每月由技术质量部主持召开一次各部门主管参加的质量例会，讨论并通报当月质量目标的实现情况和顾客抱怨、投诉以及服务的处理情况并针对产品实现过程及产品本身质量的监视和测量状况提出纠正和预防措施，记录会议内容并形成纪要，经分管副总经理审核后由技术质量部分发给各部门；
4.1.1.5每周由生产制造部主持召开一次安全、生产、质量综合性调度会，检查本周各部门工作的达成情况和相关疑难问题并提出改进意见和措施，记录会议内容并形成纪要，经分管副总经理审核后由生产制造部分发给各部门；
4.1.1.6 生产车间每天7：30～7：45召开早会，由车间主任小结昨日工作达成情况，同时对当日工作任务和注意事项进行布置、宣导和沟通；
4.1.1.7 部门内部沟通由各部门主管决定沟通方式，及时监视和测量部门质量目标的实现情况及存在问题，以便及时采取相应的纠正或预防措施；
4.1.1.8部门与部门之间沟通，属简单容易处理的事宜可用口头方式或电话方式沟通；属较重要的事宜可用《内部质量信息反馈单》方式沟通，但书面沟通必须确保相关信息能及时传递并追踪其有效性，以免贻误处理问题的时机；
4.1.1.9 职能部门应建立检查制度，每周至少一次按职能要求进行对口业务检
编号：NAPC / QP5.5-01-2012 发行版本：D 修改码：0 页码：2 / 2
查，并填写相应记录，针对问题及时在现场纠正或按纠正和预防措施的要求限期纠正；
4.1.1.10其它沟通方式，如培训、工作简报、通报、公示等。
4.1.2 非正式沟通
4.1.2.1 工作之外的感情沟通，如定期、不定期举行的各项活动等。
4.2 外部沟通
4.2.1营销部为使顾客订单上的每一项要求都能明确掌握、传达和有效实施，应收集、整理与顾客相关的信息，还应顾客抱怨、服务信息及顾客满意度调查等方面与顾客建立良好的沟通；
4.2.2 生产制造部在材料采购选择方面，应与供应商建立良好沟通；
4.2.3 技术质量部在处理顾客抱怨与服务和处理不良材料方面，应与顾客、供应商建立良好的沟通。
5相关/支持性文件
NAPC/QP8.4-01-2012《数据分析管理程序》
6 质量记录
NAPC/QR5.5-01-1《内部质量信息反馈单》
附加说明：
本程序起草人：吕玉勇
本程序会签人：张桂才张德祥林斌朱玲陈道锋李庆秦礼平
本程序审核人：徐玉银
本程序批准人：陈勇。