档案管理规划

档案管理计划与预算

一、档案管理流程

1、档案分类:

(1)可将档案大类分为

a)文书档案

b)会计档案

c)人事档案

d)科技档案

e)声像、电子档案

f)实物档案

(2)各个大类再按部门细分。

2、档案收集:

(1)建立档案归档责任体系,明确分管领导及主管部门,各部门需指定专、

兼职资料员。各个部门负责人就是本部门档案归档质量的第一责任人。

(2)制定好各个类别的档案的归档期限及基本原则。

3、档案整理:

(1)档案移交时,应填写“归档文件资料移交清单”一式两份并备好电子版。

(2)归档密级文件时,要同时填写“归档文件密级登记表”。

(3)档案验收:

a) 核查归档文件的完整性、准确性。

b)鉴定归档文件的价值。

c)文件材料所使用的书写材料、纸张、装订要符合归档要求。

d)作为凭证使用的归档文件材料要为原件。

(4)接收的文件资料,应根据公司《档案管理规定》等有关文件进行整理、

组卷、编目、排架工作。并同时完成档案检索目录。

(5)入库档案实行分类集中的原则,不同类别的档案资料存放于不同的地

方,同一类别的档案按照档案号从小到大顺序排架,每排柜架上的

档案按从左往右、从上往下顺序排架,每一排架外侧均设置标签,

标签上准确标明该排架的排号、存放档案的类别及档案号。

4、档案保管:

(1)根据档案管理有关规定与公司具体情况,设置好档案保管期限。

(2)保密档案严格管理,防止密级档案资料泄密。

5、档案利用:

(1)查阅、复印、借用档案要签批权限。

(2)填写“档案查阅、借用申请表”,注明借用原因及借用期限,并按时

归还。

(3)对到期为归还档案进行催交,或者重新办理续借手续。

6、档案统计:包括档案数量统计、鉴定情况统计、利用情况统计及归档工

作情况统计。

7、鉴定销毁:对通过鉴定的已过期的无保存价值的档案编制销毁清册。销

毁清册存档备查。

8、监督检查:每年都要对目录的完整性进行审核、抽查。

二、工作流程图:

三、

1、加强宣传,增强档案意识,将档案管理法规制度落到实处。

(1)利用局域网络资源共享,宣传档案法规及档案知识,增强档案意识,提高工

作自觉性。

(2)参加专、兼职档案人员的业务培训班,通过档案业务学习,提高业务水平。

(3)修订各门类档案管理办法等规章制度,做到依法管档。

2、提高认识,加强对档案目标管理活动的领导。

3、加强硬件建设:

安装遮光窗帘、添置档案柜,除湿设备、温湿度计、灭火器。保持档案库房清洁、宽敞、明亮、通风,并达到防盗、防光、防尘、防潮、防虫鼠、防高温等七防要求。

4、积极推进档案现代化管理,使用好档案管理软件,提高工作效率。

(1)利用好档案管理软件,积极组织档案目录的录入工作,编制各门类档案管理

检索工具,建立数据库。

(2)与人事等有关职能部门联合,利用企业局域网络资源共享,开展档案信息查

询工作。

(3)做好档案软件的维护开发、优化工作。在不断探索总结经验基础上规范企业

档案的现代化管理工作。

5、规范操作程序,依法科学管理。

(1)制定好科学合理的档案分类方案。

(2)做好档案收集、整理、保管、利用、统计工作。做到管理规范、利用方便。

(3)做好日常工作。清理积压档案,按要求完成鉴定、立卷、归档工作。

(4)对超时保管期限的档案进行鉴定,按严格的组织程序予以处理。

(5)在做好档案实体基础工作的同时,开展内部检查、评估、评比工作,为企业

经营管理做好档案工作方面的准备。

(6)配合企业的各项改革管理工作,以积极主动热情的服务态度,做好档案提供

利用工作,树立良好的窗口服务形象。

6、加强档案管理工作的培训,加强档案知识修养,提高业务水平。

7、加强档案信息化建设。

8、严防死守档案安全保管工作。

四、经费预算

1、基本办公用品:(单价)

档案柜:400-600 文件夹:5-7 文件袋:1、5-2、5

档案袋:0、5-1 拆封刀:5-6 裁纸刀/切纸刀:50-70

固体胶水:1、5-2 液体胶水:1、5-2 标识牌:10-15

剪刀(不锈钢):10-15 档案封条:10/100张装书机:15-25

档案盒(塑料):6-8

2、办公用品数量:

档案柜:6 文件夹:50 文件袋:50

档案袋:50 拆封刀:6 裁纸刀/切纸刀:2

固体胶水:3 液体胶水:3 标识牌:1

剪刀(不锈钢):3 档案封条:100 装书机:6

档案盒(塑料):20

3、办公用品总金额:3099-4693