合同管理办法(文本)

中铁六太法律[2006]88号关于印发《中铁六局集团太原铁路建设有限公司项目部合同管理办法(试行)》的通知公司各单位：为加强项目部的合同管理，现将《中铁六局集团太原铁路建设有限公司项目部合同管理办法(试行)》印发给你们,请认真组织学习,遵照执行。

二OO六年五月十六日中铁六局集团太原铁路建设有限公司项目部合同管理办法（试行）第一章总则第一条：为了适应日益规范的建筑市场要求，减少和避免经济纠纷，维护公司的合法权益，加强公司的合同管理工作，建立健全以事前防范为主、事中控制和事后补救为辅的合同管理体系，规避经营风险，减少法律诉讼，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》、《中铁六局集团有限公司合同管理实施办法》及有关法律、法规，结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条：本办法所称合同是指公司及所辖各项目部在施工生产及经营过程中与公司以外自然人、法人、其他组织之间签订的平等、自愿、公平的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

本办法所称合同管理是指各单位实施的合同签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、监督检查、奖惩等行为。

本办法所指的合同，包括建筑工程施工合同、劳务分包合同、设备租赁合同、物资采购合同、周转材料租赁合同、房屋租赁合同、委托加工合同。

第三条：合同管理工作应当遵循下列原则：（一）依法签订合同，保证合同内容、程序合法（二）规范履行合同，提高合同的履约率（三）妥善保管合同管理过程中的各项文书、单据，保证合同管理资料的完整性（四）及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益第四条：任何单位和个人不得利用合同从事扰乱社会经济秩序和单位生产经营管理秩序、损害单位利益、国家利益和社会公共利益等违法活动。

第五条：任何人不得以任何方式泄漏在合同管理过程中知悉的商业秘密。

第六条：本办法适用于公司所有项目部。

第二章合同管理机构、人员及职责第七条：公司成立合同管理领导组，负责统一管理公司范围内所有的合同管理，合同管理领导组是本系统内合同管理工作的权力机构。

合同管理领导组的人员组成：组长：总经理党委书记副组长：总经济师总会计师总工程师副总经理成员：工程管理中心法律事务部财务部审计部安检部第八条：合同管理领导组及各部门的职责：（一）合同管理领导组：1．负责制定和修改涉及公司的合同管理规章制度2．监督和定期检查合同管理制度的落实情况，指导各项目部合同管理工作3．组织编写公司内的合同示范文本4．组织对各项目部合同管理人员的学习和培训工作，并对其合同管理绩效进行考核5．全面负责公司范围内合同的评审、签订、监督，对于合同的会审必须在10个工作日内给予答复，日期不顺延，以便于合同管理的及时进行6．解决合同纠纷的申诉、应诉、索赔7．其他有关合同管理的工作（二）工程管理中心：1．负责收集各项目部上报的草拟合同，组织公司合同管理小组进行评审2．负责审核确认合同的工期、数量、单价（指标）、金额、质量等条款3．根据承包预算、责任成本预算，监督合同的实际执行情况4．负责审核外协队伍的准入资格，办理外协队伍的准入手续（三）法律事务部：1．负责制定及下发合同标准文本2．负责审核合同条款，防范风险3．对评审合格的合同加盖公司合同专用章4．负责办理法定代表人授权委托书（四）财务部：1．负责收取外协队伍的履约保证金，扣缴外协队伍的质量保证金2．负责审核合同约定的付款方式，在合同执行过程中控制资金的支付（五）审计部1．负责合同执行过程中的监督检查，对违反合同规定的事项提出处理意见2．参与合同的评审、签订、过程控制、变更及终止的全过程管理（六）安检部负责审核与安全、质量、环保、职业健康等相关的条款第九条：项目部要成立合同管理小组，项目部对外签订合同，必须经合同管理小组会审同意后方可草拟，并需派合同管理员按公司相关要求及时报送。

合同管理小组组成：组长：项目经理、党工委书记副组长：项目副经理、总经、总工成员：合同管理员、各职能部门负责人项目经理是项目部合同管理的第一责任人，对项目部合同的签订、履行、终止全过程负责。

合同管理小组的主要职责：（一）制定具体的合同管理制度（二）宣传、组织学习并贯彻执行有关合同的法律、法规政策（三）草拟和初步审查合同的各项条款，确保合同内容、条款等符合合同订立人的意志和有关法律的要求（四）配合公司参与合同纠纷的申诉、索赔和应诉（五）坚决制止单位和个人利用合同进行违法活动（六）承办其他有关合同管理工作第十条：项目部要设立专（兼）职合同管理员，并报公司法律事务部备案，在进行必要的法律培训后，方可上岗。

合同管理员是项目部合同的综合归口管理责任人，对项目部涉及经济事项的合同全过程负责。

合同管理人员主要职责：（一）组织制定本项目部的合同管理工作实施细则（二）建立健全合同管理台帐，作好和合同有关档案材料的保管工作（三）负责草拟合同（四）监督合同的履行过程，对可能出现的问题进行分析，及时以书面形式向法律事务部汇报（五）合同终止或项目部解体后合同未履行完毕的将情况书面写明，报法律事务部备案（六）经公司授权，进行资质预审（七）承办其他有关合同管理工作第十一条：委托代理制度及程序：（一）项目经理经公司董事长书面授权，并经书面批准后，方有权代表企业在授权范围内进行活动（二）合同当事人必须在代理权限范围内实施代理行为，超越代理权的代理人无权订立合同，其行为由行为人承担民事法律责任（三）委托代理必须采用书面形式，委托书应当载明代理人的姓名或名称、代理事项、代理权限、有效时间和委托日期，并由委托人签名或盖章；第三章合同的签订、履行分工及权限第十二条：合同的签订（一）签订合同应当遵守国家法律、法规、规章和政策的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则（二）要采用公司统一制定的合同示范文本来对外签订合同，合同内容可根据施工现场实际情况填写，但是付款方式、争议解决方式和违约责任严格按照范本内容，特殊经济事项没有示范文本的，可以采用“协议书”的形式，要本着平等但利于我方履行的原则，协议书的条款应严谨、无漏洞，符合国家相关法律法规的规定（三）除可及时清结的小型经济活动外，合同必须采用书面形式（四）对外草拟的合同，必须经项目部合同管理小组集体讨论、会签。

项目部专（兼）职合同管理人员应及时将草拟合同报送公司工程管理中心，距离较远的，也可以通过电子邮件或公司网络办公平台上报。

除建筑工程施工合同和劳务分包合同外，合同金额在5万元以下的，经公司董事长书面授权，委托项目经理在授权范围内签订，已签订的合同要按月进行统计，并上报公司备案。

未经授权，项目部不得对外签订合同。

合同金额在5万元以上的，要将会签手续连同草拟的合同一并报公司工程管理中心，由公司合同管理领导组负责审核、签订，公司合同管理领导组每周一对各项目部送审的合同进行评审，评审通过后，项目经理签字，加盖合同专用章，合同生效。

对于单项合同，项目部不得分解签订。

对外草拟的合同，应先加盖对方的有效印鉴，未经公司同意，项目部不得在草拟的合同上签字和盖章，更不得对外提供担保。

草拟的合同要讲求时效性，必须是事前合同，严禁先履行经济事项，后签订合同，公司对此类合同不予办理，由此产生的后果由项目部承担，并追究相关人员的责任。

签订合同应当加盖骑缝章。

合同签订后，除项目部留存的副本外，还应将两份合同副本送法律事务部、工程管理中心归档备案。

（六）对外签订的合同原则上都应加盖公司合同专用章，但为适应现场实际，减少审批手续，经公司董事长书面授权，并属于以下事项之一的，可用项目部公章代替合同专用章。

1．一次性配合费、验交费事项2．代甲付款，包括拆迁、青苗补偿3．施工用水、电4．合同金额在5万元以下的事项建筑工程施工合同和劳务分包合同不在以上授权范围内。

（七）对于建筑工程施工合同、劳务分包合同，应按单位工程签订，一项单位工程一份合同，并附详细的工程量清单，两家队伍同时施工一项单位工程的，应分清各自的工作内容，分别签订。

对外协队伍实行准入资格制度，外协队伍在取得公司签发的准入证后才有资格与公司签订建筑工程施工合同或劳务分包合同，在提供履约保证金交纳票据后方可正式签订合同。

外协队伍必须就安全、质量、机械设备、保证金等方面写出“承诺书”，作为合同附件，承诺书具有与合同正文内容同等的法律效力。

严禁分包单位将其承包的工程再分包。

（八）合同依法成立后，即具有法律约束力，合同双方应按合同的条款严格履行。

（九）严禁向对方提供盖有我方印鉴的空白纸张，在未对清有关帐目及征得项目经理同意前，严禁随意为对方书写欠条或进行帐目确认。

（十）项目分部和作业队没有对外签订合同的权利，必须由所在项目部签订，项目部应监督管理其所属项目分部和作业队的全部对外经济事项。

第十三条：项目部发生本办法规定的经济事项，必须首先按照规定程序签订合同，未签订合同，外协队伍不能进场施工，不能向供应商支付任何款项。

第十四条：所有合同原则上必须事先明确单价、数量、合同总金额，不允许出现类似“确定单价，数量按实际结算”的条款；也不能只有总金额，而不约定详细的数量、单价。

由于设计、图纸等问题，发生数量与总价不能确定的事项，在图纸到达后必须在一周内完善合同手续，避免结算纠纷。

第十五条：合同评审的主要内容包括：合同项目的可行性，合同项目的经济性，合同中技术性内容的适应性，合同内容的合法性。

在合同评审中，按照归口把关、分工负责的原则，有关部门对合同中的技术性及经济商务内容的适宜性负责；合同管理员对合同内容的合法性负责。

项目部负责提供合同评审所需的资料，并对资料的真实性、可靠性负责，资料中应包括合同会审情况记录、项目部合同评审表。

第十六条：签订合同应当做到主体合格、内容合法、条款齐全、手续完备、权责明晰、表述准确。

第十七条：合同管理员应当将合同的有关情况在合同管理台帐中记录。

合同管理员应当将各方签字、盖章齐全的合同原件一份及合同评审表原件、合同登记表原件等其他相关资料整理归档备查。

第十八条：合同生效后，应当履行合同，以合同执行部门为主，其他有关部门应当密切配合。

合同中约定的生效条件尚未成就的，不得履行。

第十九条：对于建筑工程施工合同及劳务分包合同，实际结算数量不得超过合同中的清单工程量。

对于因设计变更引起的工作量变化，项目部必须在排除了不确定因素后，按照本办法规定的程序，就变更部分单独签订补充合同。

项目部在支付工程款时，应以双方签订的合同及结算单为依据，不允许擅自支付外协队伍预付款；履行过程中的款项支付严格按照项目部资金管理办法执行。

第二十条：由于非我方原因致使合同无法履行，应采用书面形式及时通知对方，不得采用口头形式，及时采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。

合同管理员同时应将相关情况报送公司合同管理领导组。

第二十一条：发现对方不履行或不完全履行合同时，合同执行部门除督促对方继续履行外，应立即将情况向合同管理员和项目经理报告，并注意收集、保全相关证据。