计量确认体系记录控制通用程序

合集下载

记录控制通用程序

质量管理体系

计量确认体系

环境管理体系

职业健康安全管理体系

1 目的：对与管理体系有关的记录进行有效控制和管理，以保证提供管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据。

2 范围：本程序适用于与质量、计量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。

3 术语：参照本公司管理手册中的术语解释。

4 职责

4．1 技术质量部负责管理体系内、外部审核和管理评审记录的整理、归档、保存和管理。4．2 各单位/部门负责收集、整理、保管本单位/部门的记录，并按本程序规定的要求具体实施记录的控制。

5 工作流程

5．1 记录的控制范围与分类

5．1．1 记录的控制范围包括：管理体系文件中规定提供的记录，以及在管理体系运行中形成的其他记录（包括声像记录、磁带、照片、软盘、文字资料等）。也包括来自相关方的记录。

5．1．2 记录的分类包括：各项管理记录、各项检测、操作记录、各种监视和测量记录及各种报告等原始记录。

5．2 记录的填写

5．2．1 填写记录时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名，记录不得用铅笔填写。

5．2．2 记录的内容要完整、齐全，提供的数据资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录应尽量使用原始件（包括记录表格本身规定的复写件），顾客提供的记录可使用复印件。5．2．3 各项管理记录和各种报告要及时填写，各项检测、操作记录，监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。

5．2．5 记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯

性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡以涂、贴、刮等方式改动的记录一律作废。

5．2．6 管理手册、程序文件和其他管理文件规定的记录，由责任部门或人员按相应的格式随工作进展如实填写；应由分包方生成的记录，由项目部相应责任人员及时收集。

5．3 记录的标识

5．3．1 有编号设置的记录应按下列规则统一编号整理：顺序号—年度（如001─2003）。5．3．2 与管理体系有关的活动中形成的声像记录如磁带、照片及软盘等，在其包装上标识该记录的名称内容、制作时间、制作人等相关信息。

5．4 记录的保存、保护

5．4．1 所有与管理体系文件有关的记录由公司、区域/专业公司、经理部三级实施管理，各层次部门和人员应保管的记录参照“记录管理目录”（见附录）。

5．4．2 下列记录应由公司或区域/专业公司档案室归档保存：

a 项目工程技术资料；

b 管理评审记录及有关决议；

c 内部审核报告；

d 第三方审核的有关资料；

e 其它需要归档保存的记录。

5．4．3 记录应存放在通风、干燥、安全且便于查找的地方。

5．4．4 记录应保存的期限参照《记录管理目录》。（见附录）

5．5 记录的借阅/查阅

借阅/查阅记录必须经记录管理部门（单位）负责人同意后，方可借阅/查阅。与记录内容无直接关系的人员，无权借阅/查阅。

5．6 记录的处理

5．6．1 记录保存期满后，保管人请示本部门（单位）负责人，由本部门（单位）负责人做出处理决定。

5．6．2 批准销毁的记录由保管人负责销毁。若仍有参考价值予以留存时，由保管人在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样。

6 相关文件

《文件控制程序》、其他相关文件。

7 记录