国际商务跟单理论与实务

第一章跟单员的国际营销理念
第一节国际商务跟单员与国际市场营销概述
国际商务跟单员与国际市场营销概述
（一）、广义国际商务跟单员，指从事一切以国际市场营销为目标的各种产品或服务从投产到效益最终体现的各类商务单据和官方证件形成与流转的业务掌控人员。

狭义国际商务跟单员，专门指国际床单或国际合同的获得与执行的主管人员。

一名优秀的国际商务跟单员，同时必须是一名优秀的国内商务跟单员，国际商务市场营销要以国内市场为基础或目标。

对于出口业务，国内市场是出口产品的货源地，对于进口业务，国内市场是产品的最终消费地。

所以，跟单员必须放眼国际国内两大市场，关注出口和进口的两在商务通道，要善于观察市场和研究动向，我国已于2001年12月11日加入世界贸易组织，正式融入了国际大市场，中国已经是世界大市场的重要组成部分。

因此，我们可以在本教材中将国际商务跟单员简称“跟单员”。

总体来讲，跟单员工作集中突出了两个“一”的清晰思路：首先它是一条业务流程的时间线；其次，它是一套业务流程的跟踪单证。

“一条时间线”要求跟单员要突出商务行为在合情合理的各个时间段或时间点上具体业务行为的有效率性；“一套单证”则要求跟单员必须系统性地明确各种业务行为的依据、标准和历史记录，突出商务行为跟单性的跟踪操作特点。

（二）跟单员是企业与市场相互因果关系的纽带与桥梁。

跟单员产商务活动承上启下的业务向导，是“事本位”市场营销最具体最直接的商务总指挥，他，立足本企业，放眼国际国内两大市场要求国际国内各方面的人员打交道，是一位超级外交官，是本企业的形象大使。

就跟单员所接触的国际国内各个方面的业务来讲，其业务性质的复杂性、多层性和技术性可通过以下图形清晰可见：（以生产型自营出口企业为例）
表1：跟单员企业内部业务管理一览表
备注:跟单员一般在营销部门负责出口业务,自由代理型出口眼单员可参照。

表2跟单员对外业务管理一览表：
三、跟单员的管理策略
我们将以下10大管理策略作为跟单员的驰骋商界的制胜法宝，这些技巧或绝招要锻炼到“炉火纯青”的境地，呈现为个性化、常规化。

策略1：要把主动权时刻抓在手里
跟单员既要行为主动，还要突出行为主导性，如果放弃主导权，跟单员将不成其为跟单员！
在一个企业，我们身边会有很多人，当我们面对一件工作的时候，往往会有多个人员或多个相关部门统一协调行动，共同来完成。

此时，我们很容易放弃主导权或主导权不知不觉旁落了，具体表现有：
1、我们习惯认为对方或别的某个人或部门在负责跟踪此事，而实际上却根本没有人跟踪，
其结果是此事被搁置下来了，最后我们自己挨责骂、受批评，这里的问题就是出在了我
们放弃了主导权；
2、我们错误地以为“已经报告给上级主管了，主管应该去处理”，结果我们将此事忘到九霄
云外了；
3、我们错误地以为部下人员有能力处理好某事，实际上却不是这样，结果把事情搞得十分
糟糕、被动。

作为一名主管，跟单员把主导权时刻抓在手上很重要，这意味着：一来他可以跟踪工作进程和规范业务行为，二来可以避免改正人员玩伎俩、弄权术。

一个主管能否时常把主导权抓到手上，与以下几方面有关：一是他的责任心和事业心，责任心强的人他不敢撒手放弃主导权，事业心强的人人不愿意让人在他的范围内胡作非为，卧榻之侧，岂容他人酣睡。

要尽量别在主管面前露馅，要及时有效地跟踪工作进程、规范业务行为，这是因为很多人都会拖拉，很多人都是懒人，你要等到他们明白如何把事情做好，那无异于等死。

如果你面对的是一群人，那么你的跟踪监督就更显重要！因为一群人的责任心会很容易降到最低，甚至无人负责，比一个人不负责任更加无可救药！
策略2：权力是你做事得来的，工作是你的义务，更是你的权力；
工作是你的上方宝剑，这是对传统的“官本位”组织作风的一种超越，我们要建立的是“事本位”工作伤风无论是什么人，均应按标准和原则办事。

在工作中我们总会遇到各种困难，而经常感到困扰的是我们对横向平级部门的权力有限，我们会抱怨说缺少权力。

由此，我们发现：权力是你去做事得来的，你手上的工作权力就是你的上方宝剑！一方面你不必与你人斤斤计较，要站在公司的立场上，用“事本位”的原则立场对那些上司分工不明确或交代不清楚的事项，你不妨再多做一点或多问一下，另一方面你要有办法把需要他人做的事情表达得清清楚楚，要有“白纸黑字”，要有签名留底，经备后查，要能够把事情摊到桌面上去，也就是说，他该不该做，以及做到什么程度，都应让他十分清楚，孰是孰非，有据可查，一目了然。

为了办事权力的充分发挥，跟单员要学会借力打力，“狐假虎威”不是我们不立于不败之地狐假虎威，借力使力，而是由于我们太“仁义道德”，太“温良恭俭让”，太怕“出风头”，太怕“招人反感得罪人”了。

在不影响大局的稳定和团结的基础上，要匚用手中的权力，去营造一种“事本位”的工作原则的大格局。

策略3：要身体力行，一竿子插到底。

要象古代皇帝“微服私访”那样，对事情的真实情况了如指掌，跟单员不能只听别人一句话，不能仅凭报表看事、做事、断事。

要做到全局性的超级稽查，个别安全事件一的具体突破。

让工作重心落到实处；并且震慑你的直接下属人员，让他们佩服你的机智，欣赏你的谋略。

策略4：站在信息潮头，努力克服信息不对称；
跟单员的工作最具有预见性、计划性和管理性，信息对于跟单员简直就是生命！如果你的企业学没有一套套的信息反馈机制，诸如“生产进度”、“产出日报”、“设计变更通知”、“新产品目录”等等你所必备的信息资料，还没有一套完事的制度体系来保证你拿到最新版本的信息数据，那么，你就应该想想办法了。

作为跟单员，你必须站在信息的潮头上。

……
策略5：善于开会，有话摊到桌面上来说
就算跟单员是总经理特别助理，也仍然不是其他部门的“顶头上司”，此种情况下，巧妙利用开会，便可以提醒相关部门你不是“么下求他”，而是站在公司的角度要他配合。

对较大的一些公司，
开会的妙用尤其表现在以下一些方面：
……
每次开会都应在以下三个方面有所准备：
草拟开会通知资料准备要具体而详实整理会议记录
策略6：缮写业务报告及业务异常报告
业务报告及业务异常报告的缮制和整理是跟单员工作重要性的具体表现形式。

说你不会写报告，你一定很不服气，但能否把报告写好，确实并非易事。

让人不满意的报告大致有以下几点不足：
1、报告竟然没有主题或标题；
2、报告表达不具体、不全面；
3、表达不直接明白、观点含糊；
4、报告思路不清晰、逻辑紊乱；
5、资料数据欠说服力，、或报告的目的不够明确。

业务异常报告也十分重要。

跟单员对所管辖的手下业务要了如指掌，随时调度监督，为了向你的上司及时汇报，你要随时关注正常业务的发展状况，一要让部下做工作周报，二要让部下做好业务异常记录，并随时设法解决问题和纠正错误。

策略7：要四两拨千斤，降低综合管理成本；
为了降低为“事”成本和达到管理高效的目的，要旅行区域管辖责任制不要越级直接干涉下级主管的具体人和事，分工明确，责任到人。

例如某企业一成品仓库的仓库主管发现其手下的三名员工在包装区睡觉，由于劝阻不当，影响正常工作，来向你举报并列出名单，让作为总经理助理的你处罚这三位员工。

此时，你该如何处理上事？你应该批评或处罚这位所谓的“举报人”仓库管，因为上时的“举报”已毫无意义，问题是“你这位仓库主管是如何管理的？”你可以给他一些主意，并相信他作为仓库主管有能力解决此事。

借力使力，以人制人，正是四两拨千斤、轻松管理的妙招，这也才得以充分发挥你跟踪管理的作用，同时也降低了时间成本和物质成本。

策略8：时间是金钱，及时出效率
时间对每个人都是等量供应的，但能否有效利用？方法因人而异，其结果会迥然不同。

跟单员有效利用时间的要决：
1、事有千千件，先从紧处来；
2、凡事预则立，不预则废。

事前要有准备、有筹划；
3、工作要干练、简化、果断、高效；
4、第一次就应把事情努力做好；
5、今日事今日毕；
6、读书和学习是节省时间的长期有效的方法；人经常生出即时“灵感”，要善于动笔记录，拓展
想象空间。

摆脱闲聊的方法：
1、避免惹人注意，尽量让别人忽略你的存在；
2、办公室不要布置得像接待室；
3、站起来和客人打招呼；
4、少寒暄，回答尽量简明。

太过热情，客人会不好意思离开。

尽快做出结论；
5、露同不想聊的心情，冷淡或保持缄默，让客人自己感到无聊。

并说声对不起；
6、不停地看表，表示你有重要事情须马上办理或离开；
7、实话实说，告诉对方你手头正在忙着，没时间再聊。

并说声对不起；
策略9：经济实用的看板管理
最新最直接的业务行情数据明明白白写在一个小白板或小黑板上，这是最经济最这次的信息传递方式。

它可以对工作人员起到业务提醒和业务监督及业务引导的作用。

在跟单员的办公室内，甚至在跟单员的心里，看板管理是很觉的日常业务进展的重要记录，可以起到一目了然、画龙点睛、且事半功倍的作用，但要注重它的实用性和合理性：
1、看板管理不只是一个漂亮的小白板，它其实是一种管理理念及团队人员工作伤风的集中体现；
2、是一个及时、具体而直观的高效实用的信息发布中心；
3、看板管理不只是一个可以让上级主管以及任何来访看得到我们在做什么，让我们可以表现的
小小空间，更是一个业务进度通报栏，一个能让相关人员脚踏实地地进行简单明了的业务跟踪及跟单监督核查的管理中心。