试论文件生命周期理论不符合中国档案工作的实际

试论文件生命周期理论不符合中国档案工作的实际
作者：龙英婷
来源：《学习导刊》2013年第11期
内容提要：本文从我国的文件、档案概念，档案工作管理原则，档案机构的改革和全宗理论的改革等四个方面阐述文件生命周期理论不适合中国档案工作实际，不适宜用它来作为指导我国档案工作的改革的理论基础。

关键词：文件生命周期理论档案工作实际
“文件生命周期理论”是西方档案学者最早提出来的，是伴随着文件中心产生而诞生的。

它认为：文件（自形成到销毁或永久保存）是一个完整的生命过程；文件具有不同的价值及作用，依据文件的不同价值和作用可以把它划分为三个不同的运动阶段：即现行文件阶段、半现行文件阶段（又叫休眠阶段、中间阶段）和非现行文件阶段；根据文件在每个阶段特定的功用和价值差异性，其保存场所也有所不同，即现行文件保存在其形成者或使用者的办公室，半现行文件保存在文件中心，非现行文件保存在档案馆。

自文件生命周期理论传入中国以来，我国档案界对其进行了深入细致的研究，仁者见仁，智者见智，归结起来主要有以下两种截然对立的观点：一种认为该理论揭示了文件运动的普遍规律，是现代档案学理论的基础，它对我国档案工作的改革有很大的启发。

一种认为该理论不适合我国档案工作的实际，不宜在中国推行；笔者赞同后一种观点，认为文件生命周期理论不符合我国的国情和档情，不宜用来指导我国档案工作的改革。

一、不符合我国对文件、档案概念的认识。

西方国家对档案概念的认识是有所不同，它们的档案概念外延有大有小，如：美国把文件划分为三种，即现行文件、半现行文件和非现行文件。

文件只有演变成了非现行文件才能称为档案，因而档案就是具有永久保存价值的非现行文件。

而西班牙、法国却认为文件自形成或收到之日起就是档案，换言之文件就是档案，档案就是文件。

虽然西方国家对档案概念的认识有差异，但其都是依据文件生命周期理论，都是根据文件所起的不同作用给文件划分不同的保管阶段，同时又给予其不同的名称。

然而，我国的文件、档案概念并不完全依据文件所起的作用进行划分的，它既不同于美国的现行文件、非现行文件概念，也不同于法国、西班牙的文件、档案的概念，它具有自已的特色，“现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案，正承办中的文件，仍具有现实执行效用和直接使用的材料均不属档案。

所谓现实使用完毕或办理完毕，是相对而言的。

主要指为履行当时的职责而直接使用材料告一段落，或完成了文书处理的程序；并不是说以后不再利用、或
文件内容针对的具体事务全部办完，该文件才算办理完毕。

”①我国认为文件与档案属于同一事物，处于同一事物的不同阶段，认为文件与档案是既有联系又有区别的两个概念，文件不是档案，档案也不是文件。

假设我们用文件生命周期理论来解释我国的文件、档案概念，就会存在两种说法：一种认为档案是现行文件；一种认为档案是非现行性文件。

如果档案是现行文件，即文件自形成或收到之日起就是档案，如此，文件与档案就是同一概念，这就抹煞了文件与档案的区别。

这跟“我国认为文件与档案是既有联系又有区别的两个概念”的理解大相径庭。

如果档案是非现行性文件，那么现行性文件就不是档案，但我国一直把半现行文件和非现行文件一起作为档案来看待的。

由此可见，我国与西方国家对文件、档案概念的理解是大相径庭的，运用文件生命周期理论来解释我国的档案概念显然是不合适的。

二、不符合我国档案工作管理原则。

文件生命周期理论认为：文件价值与文件运动存在着一种内在的关系，并明确指出：文件价值的变化在文件保管场所的选择上具有决定性的作用。

因此，当文件处在现行阶段时，它对形成机关的第一价值最为突出，是控制现行工作的工具，其本身尚处于动态之中，且利用频率十分高，因此基本上应存放在现行工作人员附近。

例如：设备档案只要它具有现行价值，一般都保存在企业的设备管理部门。

而我国则习惯于采用比较适合非现行文件的管理方法来对待已经归档的现行文件，即：已经归档的文件，不论其是否有现行价值，一般要集中档案室进行统一管理。

如果我们用文件生命周期理论指导我国档案工作，则会出现这样一种现象：某些已经归档却仍然有现行价值的机器设备文件，在办理归档手续后继续交由企业的设备部门管理，不必集中到企业档案室内进行统一管理，企业档案室只要保管其目录并履行监督指导的责任就足够了。

这种做法似乎合情合理，却是行不通的，因为它违背了我国的档案工作管理原则。

我国《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

”由些可见，集中统一管理是我国档案工作管理原则的核心。

这里明确表明企业档案室的任务并不是“保管目录并履行监督指导的责任就足够了”。

假如按照文件生命周期理论的逻辑，因设备在运转，设备档案就是现行文件，所以设备档案就应由设备管理部门保管；同理，建筑物在使用，尚需维修，工程竣工档案也属现行文件，也要由基建部门保管；有些产品正在生产或改进，相应的产品档案也是现行文件，也应由生产部门进行保管，……如果这样，企业的档案都将作为现行文件分散保存在各职能部门，档案室岂不变成了目录室？又如何体现集中统一管理原则呢？当然，如果工作实际需要，我们觉得部分设备文件归档后由设备管理部门暂时使用是无可厚非的，但从整体上衡量，不能因为它们是所谓的现行文件就交有关职能部门保存，动摇我们“集中统一管理”的管理原则。

三、不适宜用来改革我国的档案机构。

文件中心在国外具有很强的生命力，而文件生命周期理论是文件中心的理论依据。

鉴于目前我国机关档案室工作相对薄弱的状况，有人提出运用文件生命周期理论改革我国的档案机构，即在原有档案机构的基础上增建文件中心或取消机关档案室，建立文件中心。

他们认为，建立文件中心既可以精简机构，缩减工作人员，提高工作效率，又有利于对档案文件的控制和
管理。

这种做法的出发点是好的，但违背了我国历史和现实的档案工作实际，是行不通的，理由有三：第一、文件中心建立后，并不是说机关形成的文件就可以不经过整理，而直接交给文件中心，由文件中心来负责对机关文件处理，换句话说，文件中心建立前的文件整理，还是由机关档案室来完成的。

既然文件中心设立后，机关档案工作并不能被取消，因此，也不会从实质上起到精简机构的作用；第二、我们真正要精简的是那些重叠、人浮于事的机构，而我国的绝大多数机关档案室都是机关的内部机构，其成员可以说是相当精炼的。

一般说来，其成员是由几个真正从事档案管理人员组成，有的机关档案室仅有一两个人，在一些基层单位，这一两个人还兼职的。

相反，我们设立的文件中心是一个实实在在的独立机构。

它既然作为一种独立机构，按照惯例，又得配备一些行政、勤杂人员，这岂不是在增加机构和人员吗？如果在我国基层单位已普遍设立档案保管机构的基础上，增设文件中心，这实际上给档案工作的管理增加了一个环节，不利于对档案文件进行管理和控制，同时也会降低工作效率。

第三、如果为了设立文件中心而取消原有的档案室，这种做法也是不可取的。

因为我国档案室从其性质上来看，是一个过渡性的档案保管机构，这与文件中心既有不同点，也有共同点。

实际上，欧美一些国家因为在政府部门和其他机构内没有设立类似于中国机关档案室的专职文件管理机构，才建立文件中心，以便于集中管理档案。

他们的文件（档案）先（分散）保存在各职能部门，再由各职能部门移交到文件中心（集中），最后才移交给国家档案馆。

他们的文件（档案）在文件中心才能实行集中管理。

而我国则由职能部门（分散）到机关档案室（集中），最后也移交国家档案馆。

我国的档案在机关档案室就实现了集中管理。

由此看来，欧美国家文件中心就起了我国机关档案室的作用，既然如此，我们何必弃现成的档案室不用，而却浪费巨大人力、物力去建立文件中心呢？
文件生命周期理论首先产生于欧美国家，其理论内涵不符合我国档案工作实际。

因此，用它来指导我国档案工作的改革在理论上是行不通的。

当然，文件生命周期理论作为西方档案学理论的重要组成部分，有其合理性和科学性，对我国档案工作、档案学理论研究具有一定的影响，但我们不能无视我国的国情、档情，一味地去诠释、深化它，而应采取“拿来主义”的态度，取其精华，去其糟粕。

注释：
①吴宝康：《档案学概论》，中国人民大学出版社1998年版第36页
参考文献：
①黄霄羽、张恩庆、韩玉梅：《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社 1995年11月第11版
②和宝荣、丁永奎、吴宝康：《档案学概论》，中国人民大学出版社 1988年11月第1版
③曾三：《曾三档案工作文选》，档案出版社 1990年第1版。