关于档案管理办法及实施细则{新版}

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档案管理办法

篇1:档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

第一条

为规范公司档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和有关工程建设管理法规、制度，结合公司实际，制定本办法。

第二条

公司档案是指在党群、行政、工程监理、商务、财务审计、干部人事、科学研究、试验仪器、基本建设等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条

档案工作是公司工作的组成部分，是衡量公司管理水平的一个重要尺度，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。任何人都有维护公司档案完整和安全的义务。各部门应把档案工作纳入公司规划和管理制度，配合档案工作，保证档案工作的积极开展。

第二章管理机构与职责

第四条

公司档案工作由公司一名领导分管，各分公司、部室应有一名负责

人分管档案管理工作。

第五条

公司档案室是保存和提供利用公司档案的部门，各分公司、部室应配合档案室工作，按规定定期移交档案，任何人不得将档案材料据为己有或无故拖延归档。

第六条

公司档案室的职责是：

一、贯彻执行《档案法》和有关档案工作的方针政策，规划公司档案工作；

二、制定公司档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

三、负责收集、整理、鉴定、统计、保管公司的技术、文书、商务等档案资料；

四、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

五、开展档案的开放和利用工作；

六、利用档案积极开展多种形式的企业文化教育活动；

第七条

各分公司、部室档案工作的职责是：

一、学习和执行档案工作方针、政策和公司关于档案工作的各项规章制度；

档案管理办法

一、总则

档案是组织机构和个人活动的产物，是记录历史事实和信息的重要载体。为了规范档案管理工作，提高档案工作的效率和质量，特制定本办法。

二、档案管理的基本原则

1. 国家法律法规的规定

档案管理工作必须遵守国家法律法规的规定，不得违反国家法律法规进行档案的收集、整理、保管和利用。

2. 全面、系统、规范

档案管理工作必须全面、系统、规范，包括档案的收集、整理、保管、利用等方面的工作，确保档案管理的科学性和规范性。

3. 相对独立性

档案部门在组织机构中应该拥有相对独立的地位，有权制定和执行有关档案管理的规章制度，独立行使档案管理的职责。

4. 公开透明

档案管理工作要保持公开透明，依法向社会公开档案信息，为社会公众提供查询和利用的便利。

5. 批文备查

涉及档案管理的重要事项必须有上级机构的批准，并备有书面批文，以备后续查阅。

三、档案管理的机构设置和人员配备

1. 机构设置

设置档案管理部门，统一负责组织、协调、指导本单位的档案管理工作。

2. 人员配备

档案管理部门的工作人员应当具备相关的专业知识和技能，经过相应的培训和考核合格方可从事档案管理工作。

四、档案的收集

1. 档案收集的依据

档案的收集必须有明确的依据，包括国家法律法规、政府文件、组织机构的规章制度等。

2. 档案收集的程序

档案的收集必须按照规定的程序进行，包括收集、整理、分类、标识等环节。收集的档案必须与单位的职能工作相关，不能随意收集无关档案。

3. 档案的保存期限

档案的保存期限必须根据国家法律法规的规定确定，不得随意更改。对于已经过期的档案，必须按照国家法律法规的规定进

档案管理办法(精选11篇)

档案管理办法（精选11篇）

档案管理方法篇1

第一条目的：为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度。

其次条人事档案保管制度原则

1、保密原则;

2、爱护人事档案材料完整，防止材料损坏;

3、准时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性;

4、合理有效的使用档案，使其发挥作用。

第三条人事档案保密

1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备;

2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。

3、任何人包括公司领导在内，无特别缘由，不得随便查调个人档案。

4、查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失。

5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

第四条档案接收：

1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定;

2、在档案底账上注明接收档案;

3、填写《回执单》，退回原单位;

4、把档案放置档案室内保存，并编号登记。

第五条档案转出

1、取出要转走的档案;

2、在档案底账上注销;

3、填写《转递人事档案材料的通知单》;

4、最终按发文要求包装密封;

5、接收档案单位将收到档案的回执退回。

第六条档案爱护

1、档案室备有必要的防火、防潮器材;

2、档案室保持清洁，不准存放无关物品;

3、无关人员不得进入档案室;

4、离开时关灯、关窗、锁门保证平安。

第七条新形成的档案材料应准时归档，并按以下流程进行操作。

1、对材料进行鉴别是否符合归档要求;

2、按材料分类确定其相应位置补填档案名目;

3、将材料放入档案内。

第八条检查核对

检查核对是保证人事档案完整平安的重要手段。一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等;也包括对档案保管的环境检查。

(最新)档案管理办法及实施细则

（最新）档案管理办法及实施细则档案管理规定

第一章总则

第一条目的

为了加强、规范公司档案管理工作，有效保护和利用档案，维护其完整性、安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《哈尔滨市档案条例》、《哈尔滨市企业档案管理办法》和《黑龙江省城市建设档案管理规定》等有关条例，特制定本规定。

第二条定义

公司档案指公司筹建以来各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。

第三条适用范围

本规定适用于及下属各项目分公司。

第二章管理部门及其职责

第四条管理部门

档案管理实行统一领导，分级管理的原则。

档案管理工作由总经理/项目分公司经理领导，集团行政部所属档案员直接负责各部门和所属各项目分公司的具体档案管理工作。各项目分公司行政部设专职或兼职档案管理人员担任项目档案管理专员，负责各自项目分公司日常档案管理工作。各部门专职或兼职档案管理人员负责本部门档案管理工作。第五条管理职责集团总部档案室、各项目分公司、各部门及专职或兼职档案管理人员应严格执行档案管理办法，履行各自管理职责。档案管理专员在档案工作上接受档案负责人的领导，档案负责人接受行政人事总监领导(部门及岗位管理职责详见附件二)。

第三章文件材料的收集与归档

第六条集团总部及下属各项目分公司、各部门日常工作中产生的文件材料必须及时收集、整理，按年度立卷。

第七条一项工作若涉及几个部门参与办理，由主办部门负责收集立卷。第八条项目工程档案资料的收集应与项目建设同步进行。

第四章档案的管理

第九条集团总部及各项目分公司应设专门的档案库房对档案进行存放、保管，并指派专人负责档案库房的管理工作。

公司档案管理办法及实施细则最新版

第一章总则

第一条为规范公司档案管理工作，促进档案资源的合理利用，保障公

司各项业务活动的顺利开展，特制定本办法。

第二条公司档案管理遵循的原则是科学性、规范性、实用性、保密性。

第三条公司档案管理的范围涵盖公司一切业务活动的有关档案。

第二章档案的定义与分类

第四条公司档案是指公司在经营活动中形成的与公司业务活动相关的

一切纸质和电子形式的文件、档案、记录等。

第五条公司档案分为机关档案、业务档案、人事档案、财务档案等不

同分类。

第六条公司档案应按照文件的形式、内容的特点和保存期限的长短进

行分类，确保档案的管理和使用方便。

第三章档案的管理

第七条公司应建立健全档案管理机构，明确档案管理人员的职责和权限。

第八条公司档案的归档、借阅、销毁等操作应按照档案管理流程进行，确保操作规范、审批严格。

第九条公司应建立档案管理系统，实现对档案信息的集中管理、查询

和利用。

第四章档案的保管

第十条公司应提供安全、干燥、通风、无虫害等保管条件，确保档案

的安全性和完整性。

第十一条公司应制定保密管理制度，对涉及商业机密、个人隐私等敏

感信息进行保护。

第十二条档案的保管期限应按照规定进行，及时进行归档和转存，避

免档案遗失和损坏。

第五章档案的利用

第十三条公司应制定档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和要求。

第十四条档案利用应符合法律法规的规定，不得违反国家利益和社会

公共利益。

第十五条公司应建立档案借阅制度，确保档案利用的正当性和及时性。

第六章档案的销毁

第十六条公司应严格按照规定的销毁程序和方法进行档案的销毁，确

人事档案管理实施细则

人事档案是企业管理中的一项重要组成部分，包含员工的基本档案、工作经历、薪酬福利等信息。人事档案管理的实施细则是指在企业内部规范、管理人事档案的具体实施方法和操作指南，在保障信息安全的前提下，提高档案管理的效率和规范化水平，保证员工档案的真实性、完整性和准确性。

一、人事档案管理责任制度

规范人事档案管理必须建立责任制度，明确管理人员的职责和权利。具体细则包括：

1.制定人事档案管理制度，确保档案信息的真实完整性。

2.明确档案管理负责人，确保档案管理的责任人员明确，

分工明确，有明确的管理职责。

3.提高档案管理人员的职业素质，安排必要的技能和知识

培训，提高其管理档案的能力。

二、人事档案的分类和存档

为保证数据的完整性，需要对人事档案进行分类存档，具体细则包括：

1.按照员工的个人信息建立人事档案，包括个人基础信息、教育经历、工作经验、资格证书和薪酬福利等信息。

2.采用电子化管理手段，将人事档案以PDF或Word文档等形式进行存储，保存在安全的电脑或云盘系统中，以便随时查看。

3.将所有员工的档案进行分类管理，按照员工的入职顺序或人事部门指定的方式分类存档，便于查找和管理。

三、人事档案查看权限管理

对人事档案进行管理需要按照不同权限制定具体的政策和措施。具体细则包括：

1.根据员工的职级、岗位和工种，制定相应查看权限管理规定。对于高级管理人员和敏感岗位人员的档案，需严格授权查看。

2.建立审批机制，对于员工自己的档案和管理人员操作，需要另外指定相应审批人确保信息的真实性。

四、人事档案信息保密管理

档案管理制度细则

一、背景

在当代社会中，每个组织或个人都会产生大量的档案和文档，这些档案和文档的管理对于组织和个人的正常运作至关重要。有效的档案管理制度能够提高组织工作效率，确保信息安全，促进知识共享和传承。因此，建立健全的档案管理制度是组织管理的基础。

二、档案管理的目的

1.维护组织的知识产权和历史资料。

2.保护组织合法权益。

3.提高组织工作效率。

4.促进信息共享和传承。

5.符合法律法规和监管要求。

三、档案管理制度的内容

1. 档案的分类和归档

•档案应根据内容、形式等进行分类，建立明确的归档体系。

•各类档案应设置统一编号和索引，方便查阅和管理。

2. 档案的存储和保管

•按照档案的重要性和保密等级确定存储和保管措施。

•采取防火、防水、防盗等安全措施，确保档案的安全性和完整性。

3. 档案的利用和处置

•提供必要的档案查询和借阅服务，保证档案的及时利用。

•根据规定的保管期限和流程规范处理档案的销毁或归档。

4. 档案管理责任

•设立档案管理和监督机构，明确工作职责和权限。

•保障档案管理人员的培训和素质，提高档案管理水平。

四、档案管理制度的执行

1. 档案管理制度的宣贯和培训

•向全体员工宣传档案管理政策和制度，提高员工的档案意识。

•对档案管理人员和相关工作人员进行培训，确保他们了解和遵守档案管理规定。

2. 档案管理制度的监督与评估

•定期组织对档案管理制度的执行情况进行检查和评估。

•根据评估结果对档案管理制度进行调整和改进。

五、档案管理制度的意义

建立并完善档案管理制度对于组织和个人来说具有重要的意义。首先，它能够保障档案的安全性和可靠性，确保信息的完整性和可用性。其次，有效的档案管理制度能够提高工作效率，减少信息检索的时间和成本。再次，档案管理制度能够促进知识的共享和传承，加强组织内部协作与沟通。总的来说，建立健全的档案管理制度是现代管理中不可或缺的一环，对组织的发展和运作至关重要。

档案管理办法实施细则

为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定最新档案管理办法，欢迎阅读! 最新档案管理办法实施细则全文

第一章总则

第一条根据《中华人民共和国档案法》(以下简称〈档案法〉)的规定，制定本办法。

第二条〈档案法〉第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围;属于集体所有的，个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。

第三条各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。

第四条国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。

第五条县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工

作的领导，保障档案工作依法开展。

第六条有下列事迹之一的，由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励;

(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;

(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

(三)对档案学研究做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的;

(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第二章档案机构及其职责

部门档案管理办法及实施细则

根据部门档案管理的需要和要求，可以制定以下部门档案管理办法及实施细则：

一、档案管理原则

1. 法定性原则：遵循法律法规，执行国家档案管理政策和规定。

2. 科学性原则：依据档案学原理和方法，科学地组织、保管、利用和管理档案。

3. 规范性原则：制定明确的管理制度和规范，确保档案管理的规范性和一致性。

4. 真实性原则：保证档案的真实性、完整性和准确性，防止篡改、丢失和损毁。

5. 便捷性原则：提供方便和快捷的档案查阅服务，满足各部门的信息需求。

二、档案管理职责

1. 设立档案管理部门，负责部门档案的统一管理和协调工作。

2. 负责制定部门档案管理制度和规范，确保档案管理工作的有序进行。

3. 组织档案的归档、整理、检索和销毁工作，确保档案的安全和保密。

4. 定期进行档案审查和鉴定，保证档案的完整性和可信度。

5. 提供档案查询和借阅服务，满足各部门和个人的档案需求。

三、档案管理流程

1. 归档：对部门的文件和资料进行整理、分类，按照一定的目录和编号进行归档。

2. 借阅：对有需要的部门或个人提供档案借阅服务，并记录借阅的目的、时间和责任人。

3. 检索：根据部门或个人的需求，查询和检索档案，提供相关档案的复制和提供服务。

4. 销毁：对已经过期或无用的档案，按照规定的程序和方式进行销毁。

5. 审查：定期对档案进行审查，核实档案的完整性和准确性。

6. 鉴定：根据需要对重要档案进行鉴定，确保档案的真实性和可信度。

四、安全措施

1. 建立档案库房，确保档案的安全和保密。

2. 配备专门的档案管理人员，负责档案的管理和保管。

档案管理细则15篇

【第1篇】档案管理实施细则范本

档案管理是人事管理的一小部分,下面企业管理网就为大家整理了档案管理实施细则,大家可以阅读下文。

第一章总则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,特制定本细则。

第二章公司管理档案的范围及管理权限划分

第一条公司级档案管理范围,由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件:

1.司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;

2.公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;

3.财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);

4.政府、项目批文、合同;

5.公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);

6.工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;

7.公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;

8.公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);

9.公司有效证件、印章;

10.具有法律效力及保存价值的文件;

11.公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

12.本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第二条部门档案管理范围,由各部门指定专(兼)职文书管理,于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部门级档案文件如下:

1.各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报;

公司档案管理制度实施细则

第一章总则

第一条目的与依据

第二条适用范围

本制度适用于公司内的所有部门和人员，所有涉及公司档案的管理活动都应符合本制度的规定。

第三条档案管理的原则

1.法定原则：符合国家法律法规和相关规范性文件的要求；

2.统一原则：公司内部统一制定档案管理政策、规范和标准；

3.全程原则：从档案的产生到销毁，全程跟踪和管理档案的存储和运用；

4.安全原则：确保档案的完整性、可信性和机密性；

5.档案经济原则：合理利用档案资源，提高档案资源的效益。

第二章档案管理的基本流程

第四条档案的分级管理

公司档案按照密级分为绝密、机密、秘密和普通级别，分别采取相应的保密措施。根据档案的形式、内容、用途和保存期限等因素，公司还可以对档案进行分类管理。

第五条档案的整理和归档

公司应设立专门的档案管理部门负责档案的整理和归档工作。在整理

过程中，要对档案进行分类整理，编制档案目录，并制定编号规则。归档时，应按照规定的文件分类和编号进行存放，并做好相应的档案标识。

第六条档案的检索和借阅

第七条档案的保存和销毁

第三章档案管理的职责和权利

第八条档案管理员的职责

第九条档案使用的权限和限制

第十条档案管理的监督

公司档案的管理工作应定期进行内部和外部的监督检查，确保档案管

理制度的有效执行。监督检查的结果应及时反馈给相关责任人，对存在的

问题要进行整改和处理。

第四章附则

第十一条本制度的解释权归公司档案管理部门所有。

第十二条本制度自颁布日起生效，并由公司档案管理部门负责解释和

修订。

以上为公司档案管理制度的实施细则，旨在确保档案管理工作的规范、有效进行，提高档案管理水平，保障公司档案的安全和可靠性。

机关档案管理办法

档案管理实施细则（试行）

第一章总则

第一条为加强档案工作管理，妥善保管、利用好档案，为机关各项工作做好服务，根据《中华人民共和国档案法》、《天津市档案管理条例》及《天津市药品监督管理局档案管理实施细则》的有关规定，结合我局实际情况，制定本细则。

第二条凡机关各科室在工作中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，须按规定，统一管理，任何科室和个人不得将其据为己有。凡调离机关的工作人员必须在交结清档案文件资料后调离。

第二章档案工作的组织管理

第三条局机关对档案工作实行统一集中管理，档案室暂设在办公室，配置专门人员负责。各科室须配备兼职人员负责本科室文件材料管理、归档整理及上缴工作。

第四条本机关档案受上级主管部门领导及同级档案行政管理部门的监督与指导。

第三章文件材料归档范围

第五条凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档材料范围，包括机关在工作活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书稿、照片、录音、录像、盘片、实物等各种门类和各种载体。具体有以下四个方面：

(一)上级机关的文件材料：

1、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。

2、上级机关召开的执行的会议主要文件材料。

3、上级机关领导视察、检查本系统、本机关工作时的重要批示、讲话、题词、照片、留言和具有重要保存价值的录音、录像等材料。

4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

5、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。（二）本机关政务活动中形成的文件材料：

1、以局名义召开的工作会议、专业会议的整套文件材料（包括会议安排、通知、议程主席团名单、开幕词、工作报告、讲话材料、经验材料、技术材料、会议总结、会议纪录、会议简报、决定、纪要以及先进集体、个人名单和先进事迹等以及照片、录音、录像材料等）。

档案管理制度细则

第一章总则

第一条为规范和加强档案管理工作，提高档案管理水平，保护和利用档案资源，落实档案管理的法律、法规和规章制度，特制定本细则。

第二条本细则适用于国家机关、事业单位、社会团体和其他组织的档案管理工作。

第三条档案管理是指组织对档案的采集、整理、保存、利用、鉴定和销毁等工作的全过程管理。

第四条各级组织和领导人员应当加强对档案管理工作的重视，切实加强档案管理工作。

第五条本细则所称档案包括：全国公文、文件、合同、协议、图纸、照片、录音、录像、电子文档等载体的记录材料。

第二章档案的采集

第六条各级组织应当建立档案管理工作机构，并配备专门的档案管理人员。

第七条档案管理工作机构应当根据工作需要，制定档案采集计划，并组织相关人员进行档案的采集工作。

第八条档案管理工作机构应当不断完善档案采集制度，采取多种形式进行信息化管理，确保档案内容的完整性和真实性。

第九条档案管理工作机构应当建立完善的档案信息系统，对档案的采集进行分类、编号、登记和归档处理。

第十条档案管理工作机构应当积极开展档案调查和遗产档案收集工作，完善档案的收集工作。

第三章档案的整理

第十一条档案整理是指对采集到的档案进行分类、编目、整理、修复和鉴定等工作。

第十二条档案管理工作机构应当建立档案整理制度，明确档案整理的程序和要求。

第十三条档案管理工作机构应当设定档案整理的工作标准，统一整理档案的工作流程和标准。

第十四条档案管理工作机构应当配备整理档案的专门人员，并对其进行培训和考核。

第十五条档案管理工作机构应当建立档案整理的档案保管要求，并对整理后的档案进行保管。

国务院档案管理办法实施细则2022年最新版

（经典版）

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序言

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部门档案管理办法及实施细则

是指规范和管理部门档案的方针、原则、方法和具体操作方式的文件，以确保档案的安全、完整、准确、便捷使用。下面是一个可能的部门档案管理办法及实施细则的内容：

1. 部门档案管理的目标

- 确保部门档案的安全、完整、准确、可靠。

- 提供档案信息的快速、便捷获取和利用。

- 保护部门档案的机密性，严禁泄露、篡改、滥用档案信息。

2. 档案管理的责任

- 部门领导负责档案管理工作，统一协调和决策相关事项。

- 档案管理员负责具体档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索、借阅、销毁等。

3. 档案的收集和整理

- 按照规定的文件分类标准和档案编研制作要求，对文件进行分类、编号和整理。

- 制定档案保存期限及鉴定方法，对档案进行定期归档和鉴定，及时淘汰和销毁无用档案。

4. 档案的存储和保管

- 部门应设立专门的档案室或档案柜，按照保密级别和重要性划分存放区域，确保档案的安全和完整。

- 制定档案借还、查阅、复制等操作流程，同时记录档案的使用情况和流转轨迹。

5. 档案的检索和利用

- 制定档案检索的规则和方式，建立档案目录、索引和数据库等查询工具，方便查找和利用档案。

- 对于需要提供给其他部门或外单位的档案，按照有关法律法规和规定的程序提供。

6. 档案的保密和安全

- 制定档案保密管理制度，明确档案的保密级别和管理权限，加强档案信息的安全控制和防护措施。

- 对于无用档案和过期档案，按照规定的程序和方法进行销毁，并做好销毁记录。

7. 档案的移交和接收

- 部门之间或部门与档案管理机构之间进行档案移交和接收，按照规定的程序和要求进行操作，确保档案的平稳过渡。

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关于档案管理办法及实施细则【2019年第一版】为进一步完善公司的管理体系，完加强全公司档案的收集、整理、归档的效率与措施，确保档案的完整性、准确性和系统性，促进公司的持续健康发展，结合实际，制定本办法。

一、总则

1.1为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本办法。

1.2本办法所称的档案是指过去和现在的公司各部门、各项目及员工从事作业、经营、管理、宣传及行政类文件、人事类文件、各类合同、财务管理等，直接形成的对公司有保存价值的各类文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电子文件、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

1.3档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

1.4档案管理工作采用“双部门管控，共同管理”原则，由综合管理部统一管理。

1.5档案管理指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、登记、归档、装订、封存、销档等活动。

1.6档案材料收集整理归档工作应遵循真实、全面、及时、规范、系统的原则。

二、归档范围

2.1公司资料：公司章程、注册资料、验资报告、资质证书（原件、申办资料、变更记录、年检记录）、机构变革记录、公司大事记、公司年报/推文、各类固定资产资料（包括车辆）、企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、照片、录音等形式的历史记录。

2.2行政类档案：流程制度类文件、行政法规性文件、会议记录、各类公文、公司重大事件记录、政府职能部门颁发需要公司执行的各种行业标准、公司对外的正式发文与相关机构来往的函件、物资采购（物资采购、库存、保管、调派等）管理中形成的各种文件材料。

2.3人事档案：员工履历、学历及技能证书、考评、晋升、薪酬调降记录、奖惩

记录、员工培训、工作总经、考勤资料、保险资料、人事任免、劳动纠纷、部门职责、岗位职责、操作规程、员工手册、员工合同、员工花名册、员工月度异动记录、组织结构变更与变革、年度组织发展规划、人员配比评估记录、进出人才库记录等。

2.4合同类：购销合同、租赁合同、广告合同、保险合同、项目合同、投资协议和其他合同（协议）等。

2.5财务类：申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。

2.6项目档案

①办公室：项目轨迹照片、简报、项目往来函件、温馨提示、通知通告、催收费记录、电子台账、项目会议记要、制度学习文件、上墙职责与行为规范、各类应急预案、维修资金申请材料等。

②设施设备类：维养记录、维修更换凭证、外包协议、

③安全管理类：消防巡查记录、巡逻打点记录、车辆人员进出登记记录、

④环境卫生类：清洁卫生记录与照片，园林绿化养护、栽种、修剪等记录与照片、清淘污水/雨水井记录与照片、建渣清运记录与照片等。

⑤客户服务类：业主/住户投诉意见台、邻里协调、入住业主的权属情况记录、变更档案、装饰装修管理档案等。

2.7电子档案：电子版档案遵循纸质分类建立文件夹，每月25日压缩打包发至综合管理部备档。

三、档案级别划分

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件（总经办及股东成员）

二级为秘密文件（经理以及重要涉岗核心成员）

三级为机密文件（主管以上管理人员）

四级为普通文件（普通管理人员）

3.1会议材料（除总经办中高层会议）、通知、报告、决议、总结、会议记录、文化推广、团建活动等属于普通文件，划分等级为四级；

3.2公司对外的正式发文与有关单位来往的文书，此类型文书属于秘密文件，划分等级为二级；

3.3公司的各种请示、批复、高层管理会议记录等中高层管理过程中形成的重要议题与文件，划分等级为二级；

3.4公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料，属于人事方面档案均为二级秘密文件；

3.5除与业务部门相关联的收费台帐、票据、通知/通告等相关数据为三级机密文件，其它如公司财务报表、财务帐簿报表、统计报表等属于财务方面的档案均为一级绝密文件。

3.5公司的大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等，属于机密文件，划分等级为三级。

3.6项目业务运营及工作轨迹文件材料,除项目往来函件为二级秘密文件，其它均列为四级普通文件。

3.7固定资产、行政法规性文件、与各机构往来函件等为二级秘密文件。

3.8公司资质、行政类其它文件为三级机密文件。

四、文件归类原则

4.1归档文件的整理单位：一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件；文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；月报刊、报表、维修资金等每批次/册为一件；会议记录一份为一件，可装订成册保存。

4.2归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.3归档文件的整理要求：归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；归档的

文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

4.4归档文件的整理方法：归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件批复结果在在前，请示文件在后。此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。

4.5归档文件的保管期限分类：根据文件的不同价值保管期限为短期（3-5年）、中期（5-10年）、长期（15-25年）、永久（50年以上）；此期限中的短期、中期、长期年限为该档案失效后保存的年限。

五、档案编码标准

5.1公司资料HLY-A（年份）

（1）HLY-A1公司资料：组织结构变更与变革、年度组织发展规划、各类证照/证书、等资料。

（2）HLY-A2企业文化建设：公司年报、宣传推文及公司企业文化建设和社会活动中直接或间接形成的有保存价值的素材等。

5.2行政类编号：HLY-C（年份）

（1）HLY-C1会议记要：总经办会议记要、周例会议记要、议程上会讨论会议记要、安全生产会议记要、全体职工大会议记要等各类会议记录与照片等资料；（2）HLY-C2印鉴管理：印章管理资料、资质办理资料等。

（3）HLY-C3采购资产：物资采购、库存、保管、调派等管理中形成的各种文件材料。

（4）HLY-C4行政法规文件：公司行政法规性文件、行业行政法规性文件、与相关机构来往的函件、公司重大事件记录等。

（5）HLY-C5固定资产：公司固定资质采购、调派、报废、转移等资料、公车管理与使用记录等。

5.3人事类编号：HLY-R（年份）

（1）HLY-R1员工基础档案（履历、学历及技能证书、离职证明等个人材料）（2）HLY-R2员工培训（计划、调查、评估、外/内部培训记录等）

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