浅析新时期秘书人员应必备的素养

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第1卷 第3期 武汉航海(武汉航海职业技术学院学报) Vol.1 No.3 2006年9月 Wuhan Marine(Journal of Wuhan Marine College) Sep.2006

—————————————— ※收稿日期:2006-08-25

作者简介:王飞飞,女,武汉航海职业技术学院。

[文学赏评]

浅析新时期秘书人员应必备的素养

王飞飞

(武汉航海职业技术学院,湖北 武汉 430062)

【摘要】在21世纪,伴随着信息社会的发展和经济的全球一体化,社会竞争变得日趋激烈。

处在这样的社会大背景下,秘书人员作为领导的参谋和助手,仅仅具有一定的专业知识和技能是远远不够的。因此,对他们综合素质的要求也越来越高。为了适应新形势的要求,秘书人员应该审时度势,不断提高自身的素养,在继承和发扬优良传统的基础上不断加以创新。本文从秘书人员的智能素养、秘书人员的工作技巧以及秘书人员的社会认知等不同视角,较深入地分析了秘书人员在新时期应该必备的素养。

【关键词】新时期;秘书人员;必备;素养

【中图分类号】C931.4 【文献标识码】A 【文章编号】2160/SG(2006)03-0024-09

随着我国改革的深入、开放的扩大和加入WTO ,社会对秘书的需求量越来越大,同时也越来越受到人们的重视。因此,秘书成为当今社会最重要、最广泛的职业之一。为了更好地完成社

会对秘书人员赋予的新时期的使命,秘书人员必须具备一定的素养,才能胜任自己的工作。谈及到素养,它并不等同于素质或者修养。素养的含义包括两方面的内容:一方面指在长期训练和实践中所获得的技巧或能力;另一方面指平日的品行、气质等修养。从概念的范围来看,素养包括素质和修养。素质一般是人和事物的本来特点,

而修养就是个人道德、知识、能力、性格、心理等方面经过学习和锻炼后所达到的水准。由此可见,秘书人员要想能够真正适应不断发展的新形势的要求,他们就必须不断提高自身的素养,力争使自己成为适应社会发展的复合性人才。

一、秘书人员的知识素养

作为新时期的秘书人员,对他们知识素养方面的要求显得更严格、更全面,甚至更苛刻一些。常言道:知识就是力量。因而,秘书人员的成功同样离不开知识的积累。面对当今知识经济的大潮,秘书人员要发挥主动性,围绕目标获取和积

累知识,使之达到最优的效果。秘书所掌握的知识是发展秘书能力的基础,秘书要提高自己的能力,就要不断的学习新的知识,提高素养,才能在激烈的竞争中占有一席之地。那么,秘书人员应该具备哪些知识呢?

(一)基础知识和理论

基础知识是知识结构的根基,是学习专业知识和辅助知识,掌握业务能力的前提条件。基础

知识越是丰厚,获取专业知识就越是有力,发挥创造的潜力就越大。是否具备一定的基础知识是衡量秘书人员是否称职的首要条件。基础知识主要包括这样几个方面的内容:

首先是哲学知识。表面看起来哲学知识与秘书工作没有什么关系,实际上,哲学教会我们抛开一些细节性的东西,从更高层次上思考问题、认识问题、解决问题。秘书工作面对的事务特别繁多,每天要解决各式各样的大小问题,如果不学会一些哲学的思维方法,就可能陷入烦琐的事务漩涡,使秘书人员产生力不从心之感。

其次是文史知识。这些知识不仅有利于增强秘书人员的表达能力,

提高艺术修养和审美品味,而且使秘书人员开阔眼界,提高精神境界,培养清廉公正的美德。学习文学和语言学的知识,更重要的是提高秘书人员的艺术鉴赏能力,提升艺

术趣味,在人际交往中既有实事求是的科学态度,又有随机应变的工作艺术;语言知识的学习有助于提高语言表达能力,对于秘书人员来说,它是不可忽视的知识基点;历史知识对于秘书人员来说,历史知识有利于引导他们摒弃封建“奴性”思想,坚持实事求是的科学态度,不弄虚作假。

第三是要具备一定的自然科学知识和科技知识,这里面包括数学、物理、化学、天文、地理、生物等学科的基础知识,还要关注一些对于人类历史的发展有重要影响的新技术、新成果。这一点尤为重要。因为秘书队伍中的绝大多数人来自

于文科专业,对自然科学、科技知识知之甚少,这不仅造成秘书人员进行创新思维时缺乏科学精神的支持,而且造成工作上的被动。

第四是要有计算机及相关的办公软件、互联网知识。先进的电子技术设备使秘书人员的工作

第3期王飞飞浅析新时期秘书人员应必备的素质·25·

效率大幅度提高。而且,作为领导助手的秘书还应该学习互联网知识,它使秘书真正可以做到“秀才不出门,而知天下事”。这点是当今社会对秘书人才提出的新要求。

(二)专业知识

精深、牢固的专业知识是秘书人员知识结构的主体,也是秘书人员有别于其他专门人才的标志。没有这些知识,就不可能从事秘书工作,更无法做好秘书工作。秘书专业知识包括秘书业务知识和秘书服务单位的专业知识两部分。

秘书业务知识,是秘书知识结构体系中的核心部分。只有精通并能熟练运用秘书业务知识,才能成为合格的秘书人才。这部分知识包括秘书业务理论知识(如秘书学、文书学、行政学、档案学、情报学等)和工作方法技能(如公文和应用文写作、文书制作和文书处理、档案保管、办公室管理、调查研究、会议组织、信息处理、公关协调等)。

单位专业知识。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围,了解这些知识能使秘书人员写材料不说外行话、提建议不当门外汉,使工作更具有针对性和科学性,当好领导者的参谋和助手。如在政府机关工作的就需要具有行政管理、政治制度、公务员制度等方面的知识;在工厂企业工作的,要通晓产品设计、技术引进、工作流程、质量管理等方面的工业知识;在商店公司工作的就要了解市场营销、商品流通、商店陈列等方面的知识。其他处在教育、军事、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员,也应分别具有各自的行业基础知识。

(三)独立于专业知识以外的相关知识

秘书的相关知识是秘书人员为适应时代的需要,做好工作,应不断学习和掌握的知识。这些知识涉猎广泛的相关学科领域,有助于丰富头脑、开阔视野、提高工作效率。与秘书工作联系最密切的相关知识有下面几类:

管理学知识。学习和掌握管理学知识,有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律,协助领导者实施管理。

公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公关性质,比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等都涉及公共关系。掌握公关知识,有助于秘书人员运用公关这一手段塑造良好的组织形象。

心理学知识。秘书人员的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中,秘书、领导、公众都会表现出一定的心理特征。学习和掌握心理学知识,不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征,提高心理素质,也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征,并用以指导秘书与领导者和公众之间的交往,提高交往的质量和效果。

经济学知识。在经济建设发生日新月异变化的今天,没有经济头脑的领导者显然是不称职的,而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。秘书人员应十分注意对经济理论和经济知识的充实,提高辅助领导管理经济工作的能力。

其它知识。秘书人员还应当掌握一些诸如系统论、信息论、控制论等学科知识和社会学、政治学、领导科学、传播学的一些基本理论。

总之,这类知识是秘书人员知识结构中的较高层次,学习这些知识,可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。

二、秘书人员的基本素养

秘书既是领导者身边的工作人员,也是整个组织上下左右协调、沟通的桥梁和纽带。从秘书人员在其职业环境中所扮演的角色和所发挥的作用来看,秘书人员的基本素养可分为思想政治素养、职业道德素养和心理品质素养等几个方面。(一)思想政治素养

秘书人员必须具有很高的思想政治素养,才能在纷繁复杂的事务面前保持清醒的头脑,认清自己的角色地位,从而无怨无悔地服务于单位,服务于国家,服务于人民。从这个意义上说,秘书人员思想政治素养的重要性无论怎样强调也不过分。秘书人员的政治理论素养本质上说是马克思主义素养。我国是一个社会主义国家,秘书人员必须具有坚定、正确的政治立场和高度的党性修养。为此,秘书人员要加强对马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习,加深对国情的认识,及时、准确地领会党中央的意图。同时,秘书人员还要坚决执行党和国家的路线、方针、政策,与党中央保持政治上、思想上的一致。一名优秀的秘书人员应该具有很强的政治敏感性,能够吃透中央及上级部门政策规定的精神内涵,理解各项政策的精神实质,才能把它们贯彻到各项具体的实践中去,使单位的工作在党和国家政策的指引下做得更好。

(二)职业道德素养

所谓职业道德,是指从事某种行业、担负着一定社会责任的人员应当遵循的道德准则。它往往通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用,成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度,从而促使人们不断增强职业道德观念,提高工作质

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