项目部文件管理规章制度

项目部文件管理制度

为了规范施工项目部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，特制订项目部文件管理制度。

一、项目文件分类及收集归档分工

二、项目文件分类说明

1、总承包人项目规划文件。包括：项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等。这类文件由项目部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报业主确认，作为项目指导控制类文件。

2、合同协议类文件。包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。

3、总分包资质备案文件。包括：分包资格报审、现场管理体系核查。该类文件需要向业主/监理报审。

4、计划进展类文件。包括：

（1）、开工报告。包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。

（2）、施工总进度计划，季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表。

（3）、工程暂停/复工令，工程延期审批。

（4）、项目施工（月）进展报告。

5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写，施工经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目秘书归档。工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格。

6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。

业主/总包会议纪要，纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成；监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成；总包/分包会议纪要，纪要由总包方形成；其他，纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发，项目秘书收集保管。

7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。

8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方，可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。

（1）、总包/业主工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。

（2）、总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。

（3）、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。

（4）、分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。

9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经理/施工经理统一签发，必须有分包商的回复文件，文件存放需要闭合。

10、造价费用控制文件。应由造价员(师)组织整理，包括对业主的资金计划、付款申请及审批，

对分包商的进度款审批，变更费用控制文件，竣工结算。其中现场签证、报价确认单等与施工管理密切相关工作。

11、安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下：

（1）、总包人安全管理规划、方案，管理规定。

（2）、分包人安全资质、人员资格资料备案审查文件。

（3）、安全专项方案及报审文件。

（4）、总包人现场核查记录文件。

（5）、总包人内部人员培训文件。

（6）、总包人安全检查文件。

（7）、总包人安全管理总结文件。

12、现场采购文件。应由采购组整理，还需及时将业主采购的设备/构配件/材料的质量保证资料，做详细统计，以备工程验收需要。

13、图纸。除按合同规定向有关方提供的施工图纸外，工程项目部现场应至少保存两套完整的施工图纸，由项目资料员按专业统一编目保管。图纸原则上不外借，内部借阅需报项目经理批准，并办理借阅手续。借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责。

14、现场施工文件。包括：

(1)、综合部分（施工组负责整理、汇总）。包括：

A、设计交底、图纸会审，设计变更、洽商。按照专业分类，编制资料统计表，标明专业、已发单位。

B、施工组织设计、施工方案及审批文件。编制资料统计表，标明专业、分包单位。

C、设备/构件/材料报验资料。包括：报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告。编制资料统计表，标明专业、涉及部位、采购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份数。业主采购设备/构件/材料的资料按前述“12”执行。

（2）、土建（建筑与结构）工程部分：包括测量定位资料、地基资料、施工试验记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、质量检验记录、质量事故处理记录等。由各专业组形成整理、专业组负责人审核、施工组汇总。当为分包项目时，分包人负责按照要求形成整理，总包专业负责人审核、施工组汇总。

（3）、安装工程部分：包括非标设备(件)制安、工业设备、工业管道、电气装置、自动化仪表等安装工程的质量检验及报验表、质控表、中间交接表、隐藏工程检查记录、相关试验检测记录等。由机电安装组（或专业技术人员）形成整理、施工组汇总。当为分包项目时，分包人负责按照要求

形成整理，总包专业负责人审核、施工组汇总。

15、竣工验收文件：包括竣工总结、竣工验收记录、工程交接证书等。由项目经理负责，施工组具体组织实施。

16、文件收/发放记录（包括图纸发放记录）。

上述文件应按类别存放于按国家标准定制的档案盒中，建立目录统计，随工程进展同步。工程竣工时，经相关人员检查统计后形成最终卷内目录，形成卷内备考表。同时在条件允许时应建立一套电子版档案。

三、项目文件形成和往来

1、项目文件要以项目工程的特点、《建筑工程资料管理规程》、《城建档案管理规定》、《施工合同》、《造价管理规定》以及甲方、监理的要求和现场的实际情况为依据形成。

2、形成文件时一定要真实、及时。尤其是经济签证文件，原则上要坚持先签证后施工。未及时签证的，一定要在签证事项发生后规定的时效内，补送签证文件。技术性文件要同步工程进展及时收集整理归档。

3、以项目部名义向外发送文件必须经过项目经理的签发。要求外发文件：规范、文体一致、诉求明确、用词准确、言之有物、有礼有据有节。

4、当特殊情况下需要以总公司名义向业主、监理或其他相关部门和单位行文时，项目部先起草稿，经总公司领导审定后再行正式文。

5、文件往来一般采用直接送达和挂号信两种方式进行。直接送达时须收文方进行签收。直接送达成本高或有可能拒收（签）时采用挂号信寄发，寄发后须保存好存根（存根交资料员保管），以备用。

6、项目部内部文件往来实行收发文本登记制度。收文方既要在发文方的发文本上签收，又要在己方的收文本上登记。

7、收发文登记要记录序号、文件名称、收发文方、收发日期、收发人等内容。登记要及时，以免漏记错记。

四、项目部发文管理

1.项目部上报下发正式文件的权力集中项目部经理。项目部业务各部门或个人一律不得自行向上、向下发送正式文件。项目部上报下发的正式文件一律需加盖项目部公章后方可生效。